Bestyrelsesmøde i Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest (DLVV) Referat af møde nr. 12, onsdag den 23. november 2016

Transkript

1 Bestyrelsesmøde i Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest (DLVV) Referat af møde nr. 12, onsdag den 23. november 2016 Til stede på mødet Thomas Svare Ehlers, Aarhus Kredsforening, formand Sandra Langsted, Aarhus Kredsforening, næstformand Maria Lindhardt, Odense Kredsforening Emil Boe Sørensen, Odense Kredsforening Jacob Korsbæk, Aarhus Kredsforening Lisbeth Kjær Lagoni, Region Nord / Aalborg Universitetshospital Bertil Selde Krogh, DLVV Mette M. Sterup ekstern referent Fraværende/afbud Thomas Pazyj, Region Midt / Regionshospitalet Randers Søren Aggestrup, Region Syd / Sygehus Sønderjylland Julie Eg Frøkjær, Odense Kredsforening 1. Godkendelse af dagsordenen Thomas Svare Ehlers konstaterer, at bestyrelsen desværre ikke er beslutningsdygtig, men foreslår at punkterne løbes igennem og så må evt. beslutninger tages på bagkant. Dagsordenen blev godkendt. 2. Underskrift på referat fra tidligere bestyrelsesmøde i DLVV Det godkendte referat fra møde nr. 11, den 22. august 2016 lægges frem til underskrift af de fremmødte. 3. Direktionens beretning Bertil Selde Krogh fortæller, at hvis man kigger på timerne over hele året, så ligger det i gennemsnit på de budgetterede pr. måned og han forventer ved udgangen af 2016 at nå i mål med timer som budgetteret. Direktør Bertil Selde Krogh Mail: berkro@rm.dk Dir. tlf.: Nørre Allé Aarhus C Tlf Hunderupvej Odense M Tlf Web

2 Der spørges ind til hvor mange vagter, der ikke er blevet besat. Bertil Selde Krogh fortæller, at der i august var 40 ubesatte vagter. I september var der 66 ubesatte, i oktober 70 ubesatte og i november til og med den 13. har der været 31 ubesatte vagter. Der er enighed om, at det lyder mærkeligt med så mange ubesatte vagter og der skal arbejdes mere intenst på, at vagterne besættes i december både fra kredsforeningernes side samt fra vagtbureauets side. Forskellige tiltag diskuteres. Blandt andet spørger Jacob Korsbæk, om det er ok, at der lægges et opslag ud på Facebook, og han opfordrer til, at bureauet sender en mail ud. Bertil Selde Krogh bifalder begge dele og fortæller, at der er en tendens til, at det især er vagter om mandagen, der er svære at besætte. Bilag 3.1 der viser en oversigt over timer fordelt på regioner og enheder er sendt til de 3 nye vagtbureauer, så de kan se, hvilken volume de har at arbejde ud fra. Kursusbudgettet Lokaleudgifterne er kendt, så det rammer naturligvis budget, når der korrigeres for de færre hold, der er afviklet. Underviserlønnen afspejler også, at der har været et par kurser færre end forventet, så den post ligger lidt under det budgetterede. Materialer der er købt nok kursusmaterialer ind til resten af året. Evt. overskydende materiale overdrages til regionerne. Følgevagterne afspejler en periodeforskydning udgifterne kommer først til betaling her sidst på året. Kursusløn: består af den bonus der ligger i overenskomsten. Der er nok ca. 6-7 stykker mere, der når op og runder de 200 timer på et år og dermed skal have bonussen. I løbet af året er der afholdt 2 færre SPV kurser end forventet og 1 mindre VT kursus. Overordnet set ser det derfor ud til, at de realiserede udgifter kommer til at ligge under kursusbudgettet, men at det rammes rimeligt fornuftigt set i forhold til afviklede kurser. Administrationsbudgettet Vagttagerløn lægger en smule under budget, mens omsætningen ligger en smule over. Begge dele indvirker positivt på bruttofortjenesten, så den på nuværende tidspunkt samlet ligger på godt kr. Det betyder, at vagterne i princippet burde have været billigere. Jacob Korsbæk siger, at det er ærgerligt, men der er selvfølgelig ikke så meget at gøre ved det nu. Han bliver dog nysgerrig og vil derfor gerne høre næste gang, hvordan det kan passe. Det lyder mærkeligt, at der er besat færre vagter, men det giver mere i fortjeneste. Bertil Selde Krogh lover at dykke ned i det og finde en forklaring til næste møde. Side 2 af 6

3 Gager der er udbetalt feriepenge, fratrædelsesgodtgørelse mv. til de medarbejdere, der er stoppet i vagtbureauet. Derfor er der på nuværende tidspunkt brugt mere end budgetteret, men det indhentes resten af året grundet de lavere lønomkostninger. Personaleudgifter kørsel kommer til at ligge lavere end budgetteret, da Bertil Selde Krogh ikke har været så meget i Odense som budgetteret. Kontorhold forventer nogenlunde at ramme budget. Der købes ikke en masse nyt ind, men man risikerer fx heller ikke, at printeren løber tør for blæk lige inden årsskiftet. Lokaleudgifterne den reelle afvigelse ligger på ca Nogen af udgifterne hører reelt under kursusbudgettet, men er blevet bogført forkert. Det er Bertil Selde Kroghs intention at sørge for, at alle udgifter er kendte og betalt her i 2016 også selv om han fx selv er lønnet bagud. Bertil Selde Kroghs bud er, at bureauet lukkes med et overskud på ca. 1 mio. kr. Overskuddet fordeles til de 3 regioner efter en hel fast fordelingsnøgle. 4. Meddelelser og opfølgning Bertil Selde Krogh fortæller, at der er kommet en afgørelse fra SKAT og det vurderes, at den selvejende institution ikke er skattepligtig. Det var en lettelse at få det på plads. Den daglige drift har været lidt udfordret blandt andet fordi alle er nye, men der har været hyret lidt ekstra hjælp ind til at få bund i bunken af mail mv. Der har som tidligere nævnt været udfordringer med at få vagterne besat, men ved en fælles indsats, vil det forhåbentlig blive minimeret. Maria Lindhardt fortæller, at hun selv og også har hørt andre have en opfattelse af, at der ikke er SPV vagter at få. Derfor har de studerende måske heller ikke haft lyst til at tage kurset, og det kan måske være en forklaring til, at der har været tomme pladser på kurserne. Der opfordres endnu en gang til at få sendt en mail ud fra bureauets side, der fortæller, at der ER vagter at få. I forhold til orientering til de studerende har Bertil Selde Krogh bl.a. været på sundhedsmekka i Odense. Emil Boe Sørensen fortæller, at det fungerede rigtig godt. Udover Bertil Selde Krogh havde han 2 fra det nye vagtbureau med. Det virkede helt klart som om, at folk var rigtig glade for at kunne tale med vagtbureauet så det påtænker Odense kredsforening også at gøre næste år. Bertil Selde Krogh har desuden deltaget i informationsmøde i Aarhus, ligesom der i slutningen af året er planlagt et informationsmøde i Aalborg. Bertil Selde Side 3 af 6

4 Krogh har også været i Stetoskopet igen. Hovedbudskabet har igen og igen været, at der ER vagter at få også i 2017 når vagterne formidles fra det nye vagtbureau i hver af de 3 regioner. Endvidere er der sendt SMS er ud for at informere. Thomas Svare Ehlers har ikke noget at tilføje i forhold til dette punkts meddelelser og opfølgning fra formanden. 5. Lukning af Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest Bertil Selde Krogh fortæller, at han har haft møde med de 3 HR chefer i regionerne. Her har man aftalt overdragelsen af oplysningerne om de studerende. De studerende har tilkendegivet, om/hvor de efter årsskiftet ønsker at stå skrevet op til at tage vagter. Bertil Selde Krogh omdeler en oversigt over hvor mange studerendes data, der er givet videre til regionerne de er endnu ikke videregivet til kredsforeningerne. Der blev udsendt en forespørgsel til ca studerende fra start. Der har ikke rigtig været tradition for at få lukket for oplysningerne, når de studerende ikke længere var potentielle vagttagere. Det blev der ryddet op i, og det reelle billede har vist sig at være ca reelle vagttagere. Da fristen for at svare tilbage nærmede sig, blev der sendt en SMS ud til alle, der har fået løn i løbet af 2016 det gav heldigvis en del ekstra tilbagemeldinger. I forhold til overlevering af data på kunderne, så er det allerede sket til Region Midt, Region Nord og Region Syd. Der vil også blive overført de aftalte data til kredsforeningerne, når de er klar til at modtage data. Rent praktisk i forhold til årsskiftet, så stopper telefonen med at virke for DLVV den 31. december kl Den 28. december 2016 vil Region Syd overtager deres opkald og formidling af vagter. Det vil være medicinstuderende, der kommer til at besvare opkaldene. Region Syd overtager 2 af DLVVs nuværende vagtformidlere, og de vil oplære nogle flere hen af vejen. Region Nord overtager fredag den 30. januar Region Midt regner med at overtage den 31. december De 3 vagtbureauer vil naturligvis også arbejde sammen om at få kunder guidet videre. Der sættes i øvrigt en telefonsvarer på i hele januar måned som guider kunder og studerende videre. Side 4 af 6

5 Bertil Selde Krogh orienterer omkring opbevaring af historik og data ved lukning af bureauet. Der tages en digital kopi af systemet, der lægges over på en server i Region Midt. Hvis der i de 2 andre regioner skulle være behov for at se ned i arkivet, så vil det være Region Midt, der søger oplysningerne frem. Opbevaringen af data skal vare 5 år ud, og det undersøges, om udgiften kan konteres for alle 5 år allerede i indeværende regnskabsår. Det log in de studerende har, vil også virke fremover. Der kan ikke ændres noget, idet systemet låses, men man kan fortsat selv gå ind og finde oplysninger frem (fx gamle lønsedler). Kursusformidling DLVV forsøger at hjælpe regionerne godt i gang med kursusmaterialer, undervisere mv. der hvor det er muligt. Lokalerne i Aarhus og Odense lukkes ned. Der pågår en dialog i Aarhus og Odense omkring, hvor meget der skal ryddes, hvad skal males osv. Hvis regionerne kan bruge noget af inventaret får de det. Fx er der 2 printere der sendes henholdsvis til Region Midt og Region Nord. Lokalerne i Aarhus skal ryddes helt, så der kan lejes ud til nye. Flyttemænd fra Region Midt kommer til slut og rydder det sidste og kører det på deres lager. Bertil Selde Krogh spørger ind til, hvordan bestyrelsen ønsker regnskabet præsenteret i forhold til afslutning i januar måned Jacob Korsbæk synes, det vil være optimalt med en revisor påtegning. Thomas Svare Ehlers nævner, at hvis der kan laves et skriv tilsvarende sidste år om, at regionerne indestår for regnskabet, så kan det måske også være en løsning. Den endelige beslutning aftales efterfølgende via mail. 6. Nedlæggelse af den selvejende institution Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest Idet de tre regioner har opsagt deres samarbejde med den selvejende institution, skal der jævnfør vedtægternes 14.2 ske en revidering af vedtægterne for de resterende parter senest tre måneder før udløbet af det kalenderår, hvor én eller flere parter har ønsket at udtræde. Da der ikke har været et ønske om at videreføre Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest indstilles den selvejende institution Danske Lægestuderendes Vagtbureau Vest til opløsning. Det indstilles, at bestyrelsen jævnfør 15.1 godkender opløsning af den selvejende institution med virkning til regnskabsårets afslutning for Idet bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, foreslår Thomas Svare Ehlers, at beslutningen tages efterfølgende på mail. Der nikkes rundt om bordet. Side 5 af 6

6 7. Afsluttende bestyrelsesmøde Datoen for et afsluttende bestyrelsesmøde aftales også på mail. Thomas Svare Ehlers bemærker, at det er vigtigt, at der er en beslutningsdygtig bestyrelse tilstede ved det afsluttende møde og opfordrer regionerne til at stille med en suppleant, såfremt de nuværende medlemmer ikke kan deltage. 8. Eventuelt Der var ingen punkter. Afsluttende bestyrelsesmøde i starten af 2017: dato besluttes via mail. Side 6 af 6