1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.

Transkript

1 REFERAT Referat fra bestyrelsesmødet torsdag, den 3. november 2016, klokken 16:30 på kontoret, Godthåbsvej 44, Bramming. Til stede: Bestyrelsen: (VK) Villy Knudsen Formand (MT) Merete Tolsgård Jensen Næstformand (EN) Eva Feldborg Nielsen Best. medlem (FN) Finn Nielsen Best. medlem (BL) Bo Langendorff Best. medlem Administrationen: (AF) Anders Fabricius Forretningsfører (GT) Günther Thomsen Inspektør Udsendt den: 14. november 2016 Indhold cases/mdr73/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden Meddelelser fra Boligkontoret Danmark Afdelingerne Personale/Kontoret Implementering af Råd til husleje Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Implementering af konfliktmæglerfunktionen Mulighed for feriebytte/feriefremleje Boligkontoret Danmarks Energi og miljø afdeling Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. side 1/7

2 Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Godkendt og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Taget til efterretning. 3 Meddelelser fra formanden Villy orienterede om følgende: Styringsdialog Der har netop været afholdt styringsdialogmøde med Esbjerg Kommune. På mødet blev bl.a. situationen på kontoret, LBFprojekter og nybyggeri drøftet. Kommunen spurgte til en prioritering af nybyggesagerne. Fællesforvaltningen i Boligkontoret Danmark Der fremsendes kvartalsvis oversigt over Bramming Boligforenings indestående i Boligkontoret Danmarks fællesforvaltning. 4 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark Anders orienterede om følgende: Persondataloven Fremstilling: Reglerne i persondataloven er skærpet, dette betyder bl.a. at der ikke længere må oplyses navne på hvem, der er i restance men blot antallet af restancer. Råd til husleje Fremstilling: På baggrund af kontanthjælpsloftet, 225 timers reglen og andre stramninger vil flere lejere blive truet med udsættelse af deres lejemål. Bestyrelsen skal derfor forberedt på øgede omkostninger til udsættelser. Råd til husleje vil naturligvis i det omfang, det er muligt forsøge at hjælpe lejerne, men i mange tilfælde er dette ikke muligt p.g.a. en meget stor nedgang i lejerens ydelser fra kommunen. Forsøg med udvidet åbningstid I hele november måned har Boligkontoret forsøgsvis udvidet telefontid og har derfor åbent helt frem til kl 20:00 mandagtorsdag og til kl 16:00 om fredagen. Forsøget sker for at undersøge om der er behøv for at udvide den eksisterende telefontid. Klagesager Der har været en enkelt klagesag ang. rygning. Klager mener, at Boligforeningen skal finde en anden bolig som følge af røggener fra en anden lejlighed. Klagen er afvist. Boligkontorets hjemmeside På afdelingskontoret Ribes hjemmeside fremgår det, at Boligkontoret administrere Bramming Boligforenings; men kontoret er ikke nævnt. Anders spurgte derfor om Bramming Boligforenings kontoret måtte benævnes som et lokalkontor på afdelingskontorets hjemmeside. Bestyrelsen godkendte dette. Logo huslejeopkrævning Der er fra enkelte beboere blevet spurgt til hvorfor Bramming Boligforenings logo ikke er synligt på huslejeopkrævningen fra Nets. side 2/7

3 Årsagen til dette er at huslejen opkræves via Boligkontoret i en samlet kørsel. Det er dog muligt med eget logo; men det kræver et særskilt opkrævning hos Nets samt løbende gebyr til Nets. Anders orienterede om at der ikke var øvrige medlemmer til knytte afdelingskontoret, der havde særskilt opkrævning hos Nets Bestyrelsen drøftede om det var nødvendigt med logo på opkrævningen og tilkendegav at det ikke var nødvendigt. Rykkerkørsler Anders orienterede om at rykkerkørsler tidligere har været opdelt således, at Ungdomsbo stod for rykkerkørsler i forbindelse med manglende huslejebetaling og Linda stod for rykkerkørsler af fraflyttere. For at strømline dette spurgte Anders om Boligkontoret måtte kører begge rykkerkørsler som for de øvrige medlemmer. Rykkerkørsler gennemføres af en enhed, som laver en stor edb-kørsel og herefter udsendelse rykkere for samtlige medlemmer. En sådan kørsel betyder dog, at det vil være boligkontorets logo, der bliver synlig på rykkerkørslen. Bestyrelsen godkendte, at Boligkontoret står for samtlige rykkerkørsler og at det er Boligkontoret forretningsgange der følges. Lokalrådsmøde Der afholdes lokalrådsmøde i Gram den 21. november. Hele bestyrelsen deltager. 5 Afdelingerne Günther orienterede om følgende: Afdeling 12 Udskiftning af tag på Feilbjergvej er afsluttet, men der skal i forbindelse med tagudskiftning efterisoleres for at leve op til det nye bygningsreglement. Det er aftalt at GT indhenter nogle priser på at efterisolere den enkelte blok og en pris på alle blokke. Der bliver indhentet 3 priser på det. Generelt: Opstart med E-syn er sket uden de store problemer. Der indkøbes en ipad til hver medarbejder, som de skal bruges i forbindelse med syn. Samtidig bliver det muligt at lave rekvisitioner på stedet, hvilket betyder mindre kontortid. Ejendomsfunktionærerne er meget glade for det batteriværktøj, der er indkøbt. Det virker rigtig godt og med tiden vil de gerne have det gamle værktøj skiftet ud med nyt batteriværktøj. Den nye hæksnitter er taget i brug. Den er yderst effektiv, så også der er ejendomsfunktionærerne rigtig glade for, at de har fået nogle nye hjælpemiddeller til deres arbejde. Der har dog været en enkelt beboer, der har klaget over at hæksnitteren smed afklippede grene ind i hendes have. 6 Personale/Kontoret Ejendomsfunktionærerne: Ny ejendomsfunktionær Jacob Johansen er startet den 1. november. Kontoret Günther spurgte til køb af bærbar computer for at lette hans arbejde og bestyrelsen godkendte dette. Der indkøbes derfor en bærbar computer med skærme og den gamle maskine placeres i forkontoret således at det bliver to arbejdsstationer. 7 Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60% i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser. På baggrund af den succesrate, blev der på Boligkontorets repræsentantskabsmøde i 2015 vedtaget en forhøjelse af administrationsbidraget med 30 kr. pr. lejemål til forankring af projekt Stop udsættelser. Det skal sikre at de gode erfaringer og metoder implementeres til gavn for alle vores boligselskaber. Formålet er, før som nu, at hjælpe så mange beboere som muligt, så de kan blive boende i deres bolig, og at undgå unødig tab på udsættelser for boligselskaberne. side 3/7

4 Tilbuddet forankres under navnet Råd til husleje. Råd til husleje dækker alle BDK s medlemsselskaber, og der tilbydes rådgivningsforløb til beboere i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Råd til husleje dækker også de boligselskaber, der gør brug af ekstern advokat. Det vurderes ikke at medføre en yderligere udgift for boligselskabet. Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold der taler for det. Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3 Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Det indstilles at boligselskabet beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Bestyrelsen godkendte: At Boligkontorets restancepolitik anvendes samt at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden 8 Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. side 4/7

5 Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Taget til efterretning 9 Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Den boligsociale gruppe i Boligkontoret tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er, at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Vi anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik. For at styrke datagrundlaget er vi i gang med udviklingen af en model for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Når det er afgrænset til de afdelinger er det fordi det typisk er i de store boligafdelinger vi ser de boligsociale udfordringer koncentrere sig. Modellen er en samling og vægtning af en række data, der hentes såvel internt som hos Danmarks Statistik. Kvantitativ data er ofte et tungtvejende argument for at få et samarbejde i stand, og kan derfor være et meget anvendeligt værktøj for selskaber med én eller flere store afdelinger. Boligselskaberne vil modtage nærmere orientering om modellen og prisen, når den er færdigudviklet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Taget et efterretning. 10 Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Konfliktmægling tilbydes i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. Det indstilles at boligselskabet beslutter hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. side 5/7

6 afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Bestyrelsen besluttede: at udgiften til konfliktmægling pålægges selskabet. Ikke at afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager at Inspektør, chefkonsulent og forretningsfører kan rekvirere konfliktmægleren samt at der sker en orientering til formanden. 11 Mulighed for feriebytte/feriefremleje Blandt såvel danske som udenlandske turister bliver det mere og mere populært, at man bytter sig til en feriebolig i en 2-3 ugers ferieperiode, fremfor at købe dyre hotelovernatninger. Der findes i dag en lang række hjemmesider (eksempelvis og hvor det at bytte sig til en ferieboliger udbydes under ordnede forhold. De nuværende regler omkring fremleje og bytte af almene boliger betyder, at når man bor til leje i en almen bolig, er det imidlertid først en mulighed lovligt at feriebytte/feriefremleje sin bolig, når/hvis organisationsbestyrelsen i den respektive boligorganisation har givet tilladelse til dette. Nærværende oplæg er derfor et oplæg til debat omkring, hvorvidt organisationsbestyrelsen i netop denne boligorganisation ønsker at give beboerne mulighed for at benytte sig af denne mulighed eller ej. Såfremt man i boligorganisationen ønsker at åbne op for muligheden for feriebytte/feriefremleje er det Boligkontorets indstilling, at man opstiller nedenstående regler: Såfremt man i boligorganisationen ønsker at åbne op for muligheden for feriebytte/feriefremleje er det Boligkontorets indstilling, at man opstiller nedenstående regler: 1. Feriefremleje skal være godkendt af din boligforening Kontakt din afdelingsbestyrelse/lokale afdelingskontor for at høre om reglerne og mulighederne for at bytte eller fremleje din bolig i ferien. 2. Skriftlig ansøgning og tilladelse. Du skal have tilladelse til at feriebytte/fremleje af dit lokale afdelingskontor ved at udfylde en blanket til formålet, der findes på Blanketten indeholder navne på aftalepartnerne, lejemålets adresse, den aftalte leje, og ikke mindst hvornår opholdet starter og slutter. 3. Tjek reglerne hos din boligforening for, hvor lang tid du må feriefremleje hos din boligforening/lokale ejendomskontor Som udgangspunkt er det muligt at feriefremleje din bolig i 6 uger indenfor et kalenderår, men der kan være taget beslutninger i din boligforening, som adskiller sig fra dette. 4. Du må ikke tjene penge på at feriefremleje Hvis du bytter bolig, må du ikke opkræve nogen husleje. Hvis du feriefremlejer, må huslejen ikke overstige den leje, du selv betaler. Fremlejer du fx din bolig i 1 uge, må du højst opkræve 7/31 dele af din husleje. 5. Antallet af lejere skal passe til antal beboelsesrum i din bolig Som udgangspunkt skal den familie, du bytter med eller fremlejer til, højst være samme antal personer, som lejlighedens antal beboelsesrum. Har du fx en 3-rumsbolig, må der højst komme en familie bestående af 3 personer. Visse organisationer har dog truffet særregler i forbindelse med denne mulighed. Kontakt derfor dit lokale afdelingskontor for at høre om reglerne for din boligforening. 6. Du bærer ansvaret for din ferielejer Du er ansvarlig for, at dine ferielejere overholder husordenen og andre regler, der gælder i ejendommen. Du bærer selv det fulde ansvar for evt. misligholdelse eller hærværk i din bolig/ejendommen. 7. Spørg dit forsikringsselskab, om du er dækket ved misligholdelse eller hærværk! Det anbefaler Boligkontoret Danmarks advokat Henriette Fabritius Tengnagel. Jeg anbefaler, at du altid spørger dit forsikringsselskab, om de dækker skader i din bolig. Skader som følge af brand, vandskade og indbrud vil som udgangspunkt være dækket. Men ting i din bolig, som bliver ødelagt af din ferielejer, vil næppe, medmindre du tegner en tillægsforsikring, være dækket. Derfor er det en god idé, at du altid tjekker din forsikring, inden du feriefremlejer. side 6/7

7 Da muligheden for at kunne feriebytte/feriefremleje er afhængig af organisationsbestyrelsens godkendelse, indstilles det at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden samt tager beslutning om, hvorvidt det skal være en mulighed for beboerne i boligorganisationen at benytte sig af. Bestyrelsen besluttede, at det ikke er tilladt at foretage feriebytte/feriefremleje 12 Boligkontoret Danmarks Energi og miljø afdeling Der er desværre ikke modtaget et oplæg fra Energi og miljø afdelingen. Der er dog aftalt besigtigelse af Bramming Boligforenings anlæg mandag den 7. november således at der kan udarbejdes et oplæg til næste bestyrelsesmøde. 13 Eventuelt Hjemmeside/info/nyhedsbrev Det skal løbende tilsikres at beboerne modtager den fornødne information Kursus for beboerdemokrater Der var et ønske om at der tilbydes kurser for beboerdemokraterne til foråret. 14 Næste møde Næste møde finder sted: Bestyrelsesmøde med efterfølgende spisning torsdag, den 8. december 2016 Øvrige møder: Lokalrådsmøde mandag, den 21. november 2016 Referenter: Günther Thomsen (punkt 5) og Anders Fabricius side 7/7