Bestyrelsesmødet den 19. maj 2016 kl på afdelingskontoret i Holte, Røjelskær 15

Transkript

1 GL. HOLTE BOLIGSELSKAB REFERAT Bestyrelsesmødet den 19. maj 2016 kl på afdelingskontoret i Holte, Røjelskær 15 Tilstede: Bestyrelsen: Ann Sofie Orth, Bent Nielsen, Lisbet Riis, Claus Hjorting, Jan Bielefeldt (fra punkt 3), Henning Christensen, Per Ysbæk Nielsen, Knud Erik Thurøe Hansen, Karin Batchelor, Eva Anni Salomon, Esma Birdi (fra punkt 6) Observatør fra Holtegårds Jorder: Linda S. Jacobsen. Fra Boligkontoret: Forretningsfører Teit Svanholm Afbud: Ann Sofie Orth Udsendt den 12. maj 2016 Indhold cases/mdr28/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser Malmbergsvej Selskabssager Afdelingssager Ansøgning om brug af trækningsret og låneoptagelse Eventuelt Næste møde...10 side 1/10

2 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referatet er tidligere udsendt. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev referatet fra sidste møde. 2 Revisionsprotokol Der er ingen tilføjelser til revisionsprotokollen. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen blev taget til efterretning. 3 Meddelelser - Debitoroversigt Teit Svanholm omdelte liste over løbende restancer, dvs. boende lejere som var i restance pr. 19. maj Listen er tænkt til at kunne afdække om de løbende restancer forøges når kontakthjælpsloftet træder i kraft. Pt. Er der intet alarmerende, idet restancerne udgør mindre end 3 procent af afdelingens månedlige lejeindtægt. Bilag vedlagt. - Fusion med Holtegårds jorder sker pr. 1. juli 2016, hvor der også sendes et velkomstbrev ud til beboerne. Udkast til velkomstbrev fremsendes til Claus Hjorting og Linda Jacobsen til gennemsyn. - Egebækskolen Informationsmøde om de flygtninge, der flytter ind på skolen. Claus Hjorting orienterede fra mødet, hvor ca borgere deltog. Der var få kritiske ryster. - Planlægning af den gode indflytning Claus Hjorting deltager i en arbejdsgruppe nedsat af Rudersdal Kommune, som bl.a. arbejder med at beskrive emner af væsentlig betydning for en indflytter som ikke er bekendt med danske vaner, regler og adfærd. BDKs boligsociale gruppe er involveret i dette arbejde. Meddelelserne tages til efterretning. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. side 2/10

3 4 Malmbergsvej 1-3 Erhvervslejekontrakter Lejekontrakterne for de fire erhvervslejemål udarbejdes nu af Gl. Holte boligselskabs advokat Henrik Witt, da kontrakterne skal på plads nu og ikke kan vente yderligere. Der er foretaget nye vurderinger af lejemålene hos kroen og smørrebrødsbutikken, da begge lejemål har bedt om forhandlinger angående lejen. Vurderingerne viser begge, at lejen er i det rigtige niveau, således at smørrebrød skal nedsættes lidt ifht. det tidligere lejemål og kroen skal sættes lidt op og betale vandudgift ved siden af lejen. Smørrebrødsbutikken har kun betalt leje to måneder siden september og derfor igangsættes opsigelse, hvis der ikke betales i forbindelse med den nye kontrakt indgåelse. Alle lokaler og lejemål på Malmbergsvej 1-3 er pålagt moms, hvilket også betyder, at selskabslokalet og lejen hertil skal afregnes med moms. Derfor skal der for fremtiden fremgå af opkrævningen andelen af moms. Økonomi status Idet ejendommen er i drift og projektet afsluttet, kan følgende ikke udbetalte udgifter for perioden november 2014 til nu, opgøres. Honorar til byggeudvalget kr , fordelt med kr til Per Ysbæk, kr til Knud Erik Thurøe samt kr til Claus Hjorting. Honorar til rådgiver (Paalson) kr Honorar til BDK herunder byg, regnskab, jura kr Honorar til advokatassistance, herunder kontrakter med Reitan og erhvervslejekontrakter er afholdt løbende, dog mangler slutfaktura. Betaling for Gl. Holtes andel af selskabslokalets ombygning afventer endeligt byggeregnskab. Omkostningerne afholdes af Ejendomsselskabet Malmbergsvej 1-3 ApS. Det forventes fortsat at de samlede omkostninger kan finansieres af et lån fra dispositionsfonden på kr Mangler vedr. ombygningen samles sammen og meddeles til dansk butikstjeneste. Indtil videre handler det om installationer og adgang hertil. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Selskabssager a. Fremtidssikring Skoleparken 2 Til opgaven skal der tilknyttes eksterne rådgivere i form af totalrådgiver og arkitekt. Byg er ved at indhente tilbud herpå og de 3 mest fordelagtige tilbud forventes præsenteret for byggeudvalget ultimo maj. Herefter træffer byggeudvalget beslutning om valg af rådgivere. Claus Hjorting orienterede om og kritiserede at tilbud alligevel ikke kunne foreligge i maj måned. Det er aftalt at der i første omgang vælges rådgiver. Efterfølgende vælger byggeudvalget en arkitekt. side 3/10

4 Organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. b. Ejendomsmesterfunktionen Stillingen som ejendomsmester med ansvar for driften i alle afdelingerne er nu slået op. I den mellemliggende periode er ejendomsmester Tommy Simonsen (Rundforbiparken II) konstitueret. I marts måned opsagde en ejendomsfunktionær i afdeling 1 sin stilling, hvorfor ejendomsfunktionen har kørt på nedsat drift, men med hjælp fra personalet i de øvrige afdelinger, er alle væsentlige arbejdsopgaver og sager udført. Der er ansat ny mand med vvs baggrund til tiltrædelse pr. 23. maj Boligkontoret vil forestå ansættelsen af ny ejendomsmester ultimo maj med forventet tiltrædelse 1. juli Bestyrelsen tager orientering til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c. Fortrinsret for børnefamilier Kommunalbestyrelsen har på mødet i april 2016 godkendt aftale om fortrinsret for børnefamilier til 4 og 5 rums boliger i Gl. Holte boligselskab. Aftalen løber indtil Ansøgning herom er fremsendt senest i 2014, og kommunen har afventet forhandlingerne for Boligaftalen før behandling kunne ske. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. d. Boligaftale med kommunen Siden sidste bestyrelsesmøde den 7. marts 2016 har der været afholdt møde i styregruppen for både de politiske og flere for den administrative gruppe. Der arbejdes med flere opgaver/emner i den administrative styregruppe: 1. Anvisning og proceduren herfor er ændret 1. april 2016 med ny visitationsgruppe og nye kriterier for anvisning 2. Boligsociale medarbejdere er ansat og introduceres i maj måned til boligområderne og ejendomsfunktionærer 3. Udmøntningsaftale, der skal være grundlag for dokumentation for det boligsociale arbejde 4. Materiale til brug for flygtninge og andre der anvises af kommunen til boliger Samtidig arbejdes der på velkomstpakke til flygtninge sammen med kommunens beskæftigelsesområde, som omtalt under punkt 3. Herudover er det boligselskabernes opgave at - ansøge om fritagelse af boligafdelinger side 4/10

5 - opstille kriterier for fleksibel udlejning fra boligselskaberne - planlægge tema møde med deltagelse af de boligsociale medarbejdere. Dette planlægges til efteråret, som et fælles møde for selskaber under BDK i Holte, Gl. Holte og Søllerød/Nærum. Fritagelse af afd. 1 Som aftalt på mødet i marts er der bestilt analyse af afd. 1. Tilbud fra udviklingsafdelingen er vedlagt. Kommunen er ansøgt om fritagelse for anvisning til afd. 1: Som aftalt fremsendes hermed anmodning om fritagelse for to boligafdelinger i Rudersdal kommune. Det er tidligere omtalt på møderne omkring udarbejdelsen af Bolig- og samarbejdsaftalen, at der kan anmodes om midlertidig fritagelse for anvisning i henhold til boligaftalen, så der kan indgås aftale om fleksible udlejning. For at kvalificere ansøgningen er det besluttet, at Boligkontoret Danmarks Udviklingsafdeling kommer med analyser, baseret på undersøgelse af beboersammensætningen for de to afdelinger. Dette analysearbejde igangsættes og varer 1-2 måneder, hvorefter det skal behandles i selskabers bestyrelser i september måned. Indtil endelig behandling anmodes om, at de nævnte afdelinger friholdes for anvisning indtil den 1. oktober 2016 jfr. boligaftale. Det drejer sig om: Gl. Holte boligselskab, afd. 1 Skoleparken Søllerød Almene boligselskab, afd. 8 Egehegnet I Gl. Holte boligselskab afd. 1 Skoleparken er der tilbage i 2013 udarbejdet en analyse, der viser, at beboersammensætning af indvandrede og efterkommende udgør en fjerdedel af beboerne (se vedlagte analyse, opsamling side 4) Efter formandens møde med vicekommunaldirektøren Birgitte Nystrøm forventes det at der gives midlertidig fritagelse i en analyse periode, formodentlig fra 1.august Bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Anvisningsprocedure og kriterier Udmøntningsaftale Tilbud om analyse af afd. 1 Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning og besluttede at acceptere tilbuddet fra BDKs udviklingsafdeling. Fortrinsret til stuelejligheder for gangbesværede skal drøftes, herunder om det skal gælder for afdeling 5 og 7 (haver) eller kun for afdeling 1. e. Boligsocial indsats Boligkontorets boligsociale gruppe tilbyder nedestående - Konfliktmægling - Rådgivning i bekymringssager - Samarbejde med kommune - Økonomisk rådgivning Råd til husleje Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. side 5/10

6 Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales, at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkelt beboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på, at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunen Den boligsociale gruppe tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden, de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Styringsdialogen: Vi anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om, der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik, og der arbejdes på en model i Boligkontorets udviklingsafdeling for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Implementering af Råd til husleje Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold, der taler for det. side 6/10

7 Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3. Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Udvidet rådgivningsforløb koster jf. prisbladet i 2016 kr ,- inkl. moms pr. sag. Hertil kommer transportudgifter. Transportudgiften er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Prisen for transport er 566 kr. Herefter udgør den samlede pris pr. udvidet rådgivningsforløb i 2016 kr inkl. moms og transport. Det indstilles at boligselskabet Vedr. konfliktmægling beslutter hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Vedr. råd til husleje tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af administrationsbedraget til Boligkontoret beslutte, hvem der kan rekvirere udvidede rådgivningsforløb og om udgiften hertil dækkes af afdelingen eller selskabet via dispositionsfonden Vedr. bekymringssager og samarbejde med kommunen tages orienteringerne til efterretning. - Udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen og det er afdelingen sammen med administrationen som træffer beslutning om rekvirering af konfliktmægler. - BDKs restancepolitik blev taget til efterretning - Administrationsbidraget dækkes fuldt ud af det almindelige administrationsbidrag. - Det udvidede rådgivningsforløb kan rekvireres af organisationsbestyrelsens formand i samråd med chefkonsulent og/eller forretningsfører. - Udgiften dækkes af selskabets egenkapital. f. Styringsdialog med kommunen 2016 Kommunen har inviteret til styringsdialogmøde den 15. juni 2016 kl. 14. Rapporter side 7/10

8 Rapporten for selskabet er udfyldt på mødet i marts. Administrationsbidrag: Der er særligt fokus på administrationsbidrag, der ifølge LBFs tal er 4.373, 09 kr. pr. lejemål hvilket er over benchmark på 4.070,09 kr. I Egenkontrollen for Gl. Holte boligselskab er der et grønt trafik lys, da udviklingen i nettoprisindekset har været lavere end boligorganisationens udvikling på bruttoadministrationshonoraret. En stor andel af organisationens udgifter er honorar til Boligkontoret Danmark. I regnskabsåret har honoraret til Boligkontoret Danmark været på kr Henover en periode på de 3 seneste regnskabsår er honoraret steget med kr. 10, hvilket svarer til en stigning på 0,3 %. Nettoadministrationshonorar i regnskabsåret på kr , svarende til kr pr. lejemålsenhed. Gennem de seneste 3 regnskabsår er udgiften pr. lejemålsenhed steget med kr. 184, hvilket svarer til en stigning på 4,5 %. Kritiske nøgletal: Afd. 1 væsentlige problemer med (konto 120) henlæggelser vedligeholdelse kr ,03 har en gul markering af LBF. Benchmark er kr ,59 pr. bolig på konto 120 (årets henlæggelser). I Egenkontrollen er der et rødt lys med forslag til handling: Ved budgetlægning er det vigtigt, at henlæggelsesniveauet vurderes. Er det samlede henlæggelsesbeløb under kr. 250 pr. kvadratmeter bør henlæggelsesniveauet i afdelingen hæves for at tilsikre finansiering af kommende vedligeholdelsesarbejder samt for at imødegå nødvendigheden af anden kapitalanskaffelse. I afd. er årets henlæggelser på konto 120 kr. 82 pr. kvm. i 2014/15 og kr. 71 pr. kvm. i budget 2015/16 og hævet til 84 kr. pr. kvm i budget 2016/17. Afd. 4 har opsamlet underskud med gul markering på kr. -45,56 pr. kvm. Der er opsamlet underskud på kr i regnskabsperioden, som i budget afvikles med kr og i budget 2016/17 med kr Så underskuddet budgetteres afviklet inden for tre år. Afdelingernes rapporter er sendt ud til afdelingsbestyrelserne til udfyldelse med frist 10. maj Alle afdelingsrapporternes vedlægges dagsorden. Til rapporten bliver vedlagt regnskabet, revisionsprotokollen og årsberetning. Emner og deltagere på mødet Bestyrelsen skal som forberedelse til mødet med kommunen tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde, som herefter fremsendes til kommunens tilsyn. Herudover skal bestyrelsen drøfte, hvem der skal deltage til mødet både fra boligorganisationens side, men også hvem fra kommunen som boligorganisationer gerne vil i dialog med, så de relevante modtagere allerede kan være til stede på mødet. Orientering i boligorganisationen Når mødet er afholdt, fremsender kommunen referatet til kommentar og godkendelse. Dette behandles på et efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor det samtidig skal aftales, hvor der orienteres om mødet i resten af boligorganisationerne. Der afholdes en årlig styringsdialogkonference af BL og KL, hvor alle kommuner og boligorganisationer kan deltage. Tidligere har Boligkontoret hertil udarbejdet en inspirationspjece med styringsdialogens årshjul og eksempler fra 11 kommuner i landet. Pjece til styringsdialog side 8/10

9 Bestyrelsen skal - godkende den samlede dokumentationsrapport, - vælge om egenkontrollen skal fremsendes til kommunen og - tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde, - samt hvem der skal deltage på mødet både fra selskabet samt fra kommunens side. Rapporter for afdelingerne. Bestyrelsen godkendte dokumentationsrapporten og de deri beskrevne emner til mødet med Rudersdal Kommune. Styringsdialogmødet får deltagelse af Claus Hjorting og Gitte Weien. 6 Afdelingssager a. Formandsmøde Der er afholdt formandsmøde den 4. maj Referat eftersendes. Orienteringen tages til efterretning. Orientering taget til efterretning. 7 Ansøgning om brug af trækningsret og låneoptagelse I forlængelse af udbygningen af motorvejen, har afdeling 1 og 2 modtaget tilbud om tilskud til udskiftning af døre mv. fra alminelig glas til støjdæmpende glas. Tilskuddet udgør ca. 40 % af de samlede omkostninger. Af vedlagte anlægsbudgetter fremgår det at de samlede omkostninger efter tilskud beløber sig til kr for afdeling 1 og kr for afdeling 2. Finansieringen kan stilles således op: Afd. 1 Afd. 2 Anskaffelsessum i alt kr kr Kreditforeningslån kr kr Trækningsret kr kr Huslejestigning 2,83 % 0,24 % Bestyrelsen beslutter at give tilskud fra trækningsretten til afdeling 1 på op til kr , svarende til 40 % af anskaffelsessummen. Bestyrelsen beslutter at give tilskud fra trækningsretten til afdeling 2 på op til kr , svarende til 40 % af anskaffelsessummen. Anlægsbudgetter Bestyrelsen besluttede at give tilskud fra trækningsretten til afdeling 1 på op til kr , svarende til 40 % af anskaffelsessummen. Bestyrelsen besluttede at give tilskud fra trækningsretten til afdeling 2 på op til kr , svarende til 40 % af anskaffelsessummen. Beslutningerne er med forbehold for afdelingsmødernes godkendelse. 8 Eventuelt Intet side 9/10

10 9 Næste møde På næste møde skal der ske en overordnet drøftelse af hvordan vi håndtere haver i ældrebolig (manglende vedligeholdelse og pasning). Endvidere skal det drøftes om lejere der gentagne gange er i restance, skal henholdsvis kan håndteres af Råd til Husleje. Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder 2016: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte 8. september 2016 kl november 2016 kl Regnskab Selskabsbudget Februar 2017 Styringsdialog Maj 2017 Afd. budgetter Mødeplan for Repræsentantskabsmøde 2016: Møde Dato Repræsentantskabsmøde 8.december 2016 side 10/10