Referat af møde i bestyrelsen, onsdag den. 20. april 2016, kl , i beboerhuset Gladgårdsvænge i Lynge.

Transkript

1 Referat af møde i bestyrelsen, onsdag den. 20. april 2016, kl , i beboerhuset Gladgårdsvænge i Lynge. Deltagere: Flemming Hansen, formand Bent Bech Nielsen Jette Agerlin Jette Schneider Henrik Kjærsgaard Tom Jørgensen, suppleant (afbud) Allan Vendelbo, suppleant Boligkontoret Danmark: Christina Iversen, chefkonsulent S : 1. Forhandlingsprotokol 2. Revisionsprotokol 3. Forenings og afdelingssager til beslutning 4. Orientering fra formandskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Kommende møder 7. Eventuelt Bilag 1. Administrationsaftale, gældende Bilag 2. Ny administrationsaftale

2 1. Forhandlingsprotokol Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 24.februar 2016 er udsendt til bestyrelsen den 10. marts at bestyrelsen godkender referat af bestyrelsesmøde afholdt den 24. februar Revisionsprotokol Bestyrelsen godkendte referat af ordinært møde afholdt i bestyrelsen den 24. februar 2016 uden bemærkninger. Bestyrelsen godkendte tillige referat af ekstra ordinært møde afholdt den 18. marts 2016 uden bemærkninger Der er ikke sket indføring i revisionsprotokollen siden seneste møde i organisationsbestyrelsen. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. Forenings og afdelingssager til beslutning 3.1. Administrationsaftale Nuværende administrationsaftale mellem Lynge Uggeløse Boligforening og Boligkontoret Danmark er indgået i 2010, med en uopsigelighed i perioden fra 1. januar december Aftalen er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Boligkontoret Danmark ønsker en fornyelse af aftalen, for en ny 3-årig periode, således gældende fra 1. januar 2017 til 31. december Ny aftale er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. De væsentligste ændringer fra den gamle aftale er: Generel opdatering med aktuelle priser (8) Ny løbetid for aftalen (11) Vi laver egenkontrol (C.7) Ajourføring sfa. digital tinglysning Ændret fordeling af hvem der kan underskrive hvad (bilag 4, side 12) at organisationsbestyrelsen indgår en ny aftale med Boligkontoret Danmark gældende for en 3-årig periode. Bestyrelsen gennemgik de ovenstående ændringer i forhold til den gamle aftale. Der var enkelte opklarende spørgsmål der blev besvaret undervejs. Bestyrelsen godkendte den vedlagte administrationsaftale, bilag 2. Aftalen blev underskrevet på mødet den 20. april Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. side 2/7

3 Konfliktmægling tilbydes i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. at bestyrelsen vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres og på hvis foranledning. Endvidere indstilles, at hovedbestyrelsen træffer beslutning om udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller foreningen, eller begge udfra en fastsat fordelingsnøgle, samt at der afsættes beløb hertil i de kommende driftsbudgetter. Bestyrelsen drøftede de retningslinjer der skal være gældende for hvornår en konfliktmægler kan rekvireres. Bestyrelsen var enig i, at kompetencen til at godkende brugen af konfliktmægler er hos foreningens bestyrelse. Såfremt det skønnes formålstjenesteligt i en konkret sag. Henset til, at behovet for konfliktmægling kan opstå med et relativt kort tidsperspektiv, besluttede bestyrelsen at godkendelsen kan ske elektronisk, altså via . Bestyrelsen besluttede at udgiften til konfliktmægling betales via foreningen, men fordeles via afdelingerne udfra den fordelingsnøgle der allerede benyttes til fordeling af fællesudgifter. Bestyrelsen besluttede ligeledes, at der ikke skal afsætte et specifikt beløb i kommende års budget. Såfremt det konstateres at der er et voksende behov og et forbrug til konfliktmægler, da vil bestyrelsen drøfte den nødvendige økonomi Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60% i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser. På baggrund af den succesrate, blev der på sidste års repræsentantskabsmøde vedtaget en forhøjelse af administrationsbidraget med 30 kr. pr. lejemål til forankring af projekt Stop udsættelser. side 3/7

4 Det skal sikre at de gode erfaringer og metoder implementeres til gavn for alle vores boligselskaber. Formålet er, før som nu, at hjælpe så mange beboere som muligt, så de kan blive boende i deres bolig, og at undgå unødig tab på udsættelser for boligselskaberne. Tilbuddet forankres under navnet Råd til husleje. Råd til husleje dækker alle BDK s medlemsselskaber, og der tilbydes rådgivningsforløb til beboere i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Råd til husleje dækker også de boligselskaber, der gør brug af ekstern advokat. Det vurderes ikke at medføre en yderligere udgift for boligselskabet. Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold der taler for det. Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3 Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Udvidet rådgivningsforløb koster jf. prisbladet i 2016 kr. 6250,-inkl. moms pr. sag. Hertil kommer transportudgifter. Transportudgiften er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Prisen for transport er 566 kr. Herefter udgør den samlede pris pr udvidet rådgivningsforløb i inkl. moms og transport. at bestyrelsen tager Boligkontorets restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje. Endvidere indstilles, at bestyrelsen godkender at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden, samt godkender at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden. side 4/7

5 Bestyrelsen godkendte at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte endvidere at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden 3.4. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Den boligsociale gruppe tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er, at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Boligkontoret anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik. side 5/7

6 For at styrke datagrundlaget er Boligkontoret igang med udviklingen af en model for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Når det er afgrænset til de afdelinger er det fordi det typisk er i de store boligafdelinger vi ser de boligsociale udfordringer koncentrere sig. Modellen er en samling og vægtning af en række data, der hentes såvel internt som hos Danmarks Statistik. Kvantitativ data er ofte et tungtvejende argument for at få et samarbejde i stand, og kan derfor være et meget anvendeligt værktøj for selskaber med én eller flere store afdelinger. Boligselskaberne vil modtage nærmere orientering om modellen og prisen, når den er færdigudviklet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.6. Regulering af leje af selskabslokale for valgte beboerdemokrater i Lynge Uggeløse Boligforening Bestyrelsen har tidligere haft drøftet, om det skulle være muligt for beboerdemokrater at låne selskabslokalet til privat brug uden at skulle betale herfor. Dette som en anderkendelse af det arbejde som beboerdemokrater ligger i foreningsarbejdet uden at modtage honorar eller anden vederlag. Drøftelsen er sket uden at der er truffet beslutning herom. Det indstilles at bestyrelsen drøfter og beslutter om det skal være muligt for foreningens beboerdemokrater at låne selskabslokalet til privat brug uden at skulle betale herfor. Endvidere at bestyrelsen drøfter og beslutter om dette i givet fald gør sig gældende for samtlige beboerdemokrater eller i et afgrænset omfang. Bestyrelsen besluttede at medlemmer af organisationsbestyrelsen kan gøre brug af selskabslokalet uden at betale herfor, en gang om året. Dog må udlånet ikke være på bekostning af en betalende booking. 4. Orientering fra formandskabet På mødet den 20. april 2016 blev der orienteret om følgende aktuelle forhold. Status på byggeri af 10 boliger Bestyrelsen drøftede byggeri af 10 nye boliger. Bestyrelsen udtrykte en vis bekymring for samarbejdet med Nyt Hjem, idet der er konstateret kommunikationsproblemer med samme. Byggeudvalget (bestående af medlemmerne af organisationsbestyrelsen), havde forinden mødet den 20. april, modtaget et udkast til en skrivelse tiltænkt Nyt Hjem. Henset til skrivelsen karakter, var der ønske om en uddybende forklaring samt et ønske om et møde med Boligkontorets Byggeafdeling, inden skrivelsen drøftes yderligere til godkendelse. Status på tilbygning af ejendomskontor Ulrik Joachim Blad, Rådgiver fra Dines Jørgensen har i mail af 8. april 2016 gjort opmærksom på, at der er behov for geotekniske undersøgelser. Dette medfører en udgift på kr. der ikke oprindeligt er indregnet i de anslåede omkostninger. Byggeudvalget har modtaget skrivelsen som mail forinden møde den 20. april Byggeudvalget (bestående af medlemmerne af organisationsbestyrelsen), godkendte denne udgift og derved også at arbejdet kan rekvireres. Ulrik har modtaget en byggetilladelse med forventer dog at skulle komme med supplerende oplysninger på hvad foreningen gør med tagvandet fra den nye bygning. En dispensations for afvanding til faskine som ved det eksisterende fælleshus og ejendomskontor, bliver nødvendig. Udbuddet forventes færdig og udsendt inden udgangen af april måned. side 6/7

7 5. Orientering fra forretningsførelse På mødet den 20. april 2016 orienterede chefkonsulent Christina Iversen om følgende aktuelle forhold vedrørende forretningsførelsen. Kommende regnskabsafslutning for regnskabsåret 2015/2016 Ny driftschef 6. Kommende møder Næste møde i bestyrelsen er 7. september 2016 kl 18, med behandling af årsregnskaberne. 7. Eventuelt Flemming Hansen Jette Agerlin Bent Bech Nielsen Tom Jørgensen(afbud) Henrik Kjærsgård Jette Schneider (afbud) Allan Vendelbo side 7/7