Bestyrelsen: Lisbet Riis, Lisbet Hansen, Bent Eriksen, Per Larsen, Glenn Rueløkke, John Andersen, Henrik Larsen, Kurt E. Pedersen og Sven Herting.

Transkript

1 Søllerød almene Boligselskab Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmødet tirsdag d. 6. september 2016, kl I Beboerlokalet i Egevang Nord, Egehegnet 108, Nærum - med efterfølgende spisning samme sted. Bestyrelsen: Lisbet Riis, Lisbet Hansen, Bent Eriksen, Per Larsen, Glenn Rueløkke, John Andersen, Henrik Larsen, Kurt E. Pedersen og Sven Herting. Afbud: Fra Boligkontoret Danmark: Ulrik Breidahl Lars Sørensen D A G S O R D E N: 1. Godkendelse af dagsorden side 1 2. Forhandlingsprotokol side 1 3. Revisionsprotokol side 1 4. Selskabssager side 2 5. Meddelelser side 7 6. Afdelingssager side Aktionslisten side Eventuelt, herunder kommende møder side 12 Lisbet R.: bød velkommen og oplyste, at under punktet Nyt fra Boligkontoret vil Ulrik B. orienterer om resultatet af forsikringsmægler udbuddet. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev gennemgået og godkendt. Ad 2 Forhandlingsprotokol, referat af mødet den 7. juni 2016 Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmøde den 7. juni Referatet er udsendt og bedes medbragt. Side 9. John A.: gjorde opmærksom på, at der var kommet en rettelse ud vedr. at der ikke var sket noget nyt i afd. 14. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovennævnte referat. Referatet blev godkendt med de ovenfor anførte bemærkninger.

2 Ad 3 Revisionsprotokol Der er ikke tilføjet noget nyt til revisionsprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Protokollen blev taget til efterretning. Ad 4 Selskabssager a. Implementering af Boligaftalen. Organisationsbestyrelsen er tidligere orienteret om denne implementering samt om, at formændene for hhv. Gl. Holte Boligselskab, Boligselskabet Birkebo, Søllerød almene Boligselskab, Søllerød Sociale Boligselskab, BSB Søllerød har holdt møde omkring implementeringen af boligaftalen. (se seneste referat). Vedr. evt. KåS tabel og analyser som omtalt på organisationsbestyrelsesmødet den 11. maj der afventes fortsat analysen for Gl. Holte Boligselskab. Næste møde i ovennævnte formandsgruppe er mandag den 5. september 2016, kl Der orienteres yderligere på organisationsbestyrelsesmødet. Fredag den 2. september 2016, kl afholdes der på Rudersdal Rådhus møde om implementering af boligaftalen med den politiske styregruppe (formændene for boligorganisationerne) samt den administrative styregruppe. På organisationsbestyrelsesmødet orienteres der fra begge de nævnte møder. Organisationsbestyrelsen besluttede på marts mødet, at iværksætte arbejdet med analyserne hos BDK, Havneholmen: Indhentning af boligstatistiske nøgletal fra Danmarks Statistik for afdeling 1, 2, 8 og 14 særskilt. Udarbejdelse af afdelingsvist boligsocialt lyskryds, som helt enkelt angiver om afdelingen ud fra forskellige vægtede parametre i nøgletallene og fraflytningsstatistik, befinder sig i grøn, gul eller rød kategori. Udarbejdelse af et ca. 1 sides notat pr. afdeling med anbefalinger og opmærksomhedspunkter Materialet skal benyttes til en dialog med kommunen omkring beboersammensætningen i afdelingerne, fritagelse for anvisning af flygtninge i visse afdelinger og evt. fleksibel udlejning. Som tidligere oplyst forventes det, at analyserne er klar medio september 2016 og på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016, blev det besluttet at holde et formandsmøde med gennemgang af analyserne, lige før repræsentantskabsmødet tirsdag den 20. september Det blev endvidere besluttet, at analyserne når de foreligger, tilsendes organisationsbestyrelsen og at afdelingsformændene holder et møde ifm repræsentantskabsmødet den 20. september Analyserne forventes færdige den 15.september 2016 og vil blive udsendt til afdelingsformændene/organisationsbestyrelsen. Lisbet R. og Lisbet H.: orienterede kort fra hhv. mødet den 2. september og den 5. september. Kommunen havde udført en re-visitation af ventelisten og der var flere af dem der stod på listen der ikke længere opfyldte kriterierne, og listen var derfor blevet markant kortere. Borgerne kan ikke længere selv henvende sig for at komme på listen. Det skal ske efter en kommunalvurdering, og der er ikke et kriterie i sig selv, at man ingen bolig har, der skal foreligge andre sociale forhold for de pågældende, som kan være medvirkende til at man kan blive skrevet på denne liste. De boligsociale medarbejdere har været ude i de fleste boligselskaber og har mødt kontaktpersoner der, typisk ejendomsfunktionæren. Der blev talt om den forebyggende indsats i forhold til flygtninge og det at bo i en almen bolig. Der var orientering om fælles boligsociale arrangementer, eksempelvis modtagelse af nye indflyttere, som senere deltog på et møde for de næste nye indflyttere for at fortælle om deres oplevelser som nye beboere i de respektive afdelinger. Der var endvidere drøftelser om bekymringshenvendelser fra andre beboere og fælles husorden oversat til flere forskellige sprog. Der er udarbejdet en pjece om de boligsociale muligheder som snart komme i papir og elektronisk. (Trivsel i boligområderne). side 2/15

3 Der blev ligeledes orienteret fra formandsmødet med deltagelse af lederen af det boligsociale område og en af de boligsocialemedarbejdere. De boligsociale medarbejdere havde været ude og sige goddag til ca. 75 beboere og de fleste havde været korte goddag og farvel møder. De boligsociale medarbejdere var rigtig glade for den indsats der ydes fra ejendomsfunktionærenes side og var overrasket over, at det ikke var så slemt derude i afdelingerne som forventet. Der vil ske en evaluering af implementeringen af Boligaftalen i marts 2017, dette følges op med et møde med borgmester Jens Ive. På formandsmødet var der også drøftelser omkring de analyser som de respektive boligorganisationer er ved at få udarbejdet hos Boligkontoret Danmark. Hvilke parametre skal lægges til grund for eksempelvis fritagelse for kommunalanvisning i en afdeling i en periode? Formændene pointerede på mødet, at det var ekstremt vigtigt, at vi spillede sammen også i denne sammenhæng, for derved at så stå stærkere i forhold til dialogen med kommunen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter orientering fra ovennævnte møder, hhv. den 2. september og 5. september 2016 vedrørende Implementering af Boligaftale. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter orienteringen om status for analysen for SaB. Organisationsbestyrelsen drøftede ovenstående punkter og tog dem til efterretning med de anførte bemærkninger. b. Søllerød almene Boligselskabs fremtid/struktur. Sammenlægning af afdelinger i SaB. Organisationsbestyrelsen er tidligere orienteret om en evt. sammenlægning af afdeling Nærumvænge og afdeling Nærumlund. Arbejdet med denne proces er, også som tidligere oplyst sat på standby, indtil begge afdelinger har et fuldt overblik over de forestående renoveringer samt tidshorisonten og økonomien der er forbundet hermed. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ovenstående blev taget til efterretning. c. Overførsel af afdelinger fra Søllerød Sociale Boligselskab. Organisationsbestyrelsen er tidligere orienteret om arbejdet med overførsel af afd. Linde Allé og afdeling Vedbæk Fjord, pt. begge afdelinger i Søllerød Sociale Boligselskab. Afdeling 2, Linde Allé overføres til Søllerød almene Boligselskab. Den 27. juni 2016 blev der afholdt ekstraordinært beboermøde i afdeling Linde Allé. Her besluttede beboerne enstemmigt, at afdelingen pr overføres til Søllerød almene Boligselskab Afdeling Vedbæk Fjord overføres til Søllerød almene Boligselskab. Den 17. juni 2016, blev der afholdt ekstraordinært beboermøde i Vedbæk Fjord. Her besluttede beboerne enstemmigt, at afdelingen pr overføres til Søllerød almene Boligselskab. På organisationsbestyrelsesmødet orienteres om den kommende proces vedrørende disse overførsler. Ulrik B.: orienterede kort om den videre proces om ændring i de administrative systemer, ligesom der skal udarbejdes og vedtages nye vedtægter samt om uændret ejendomsfunktionær funktion. Endelig skal Kommunen orienteres og Landsbyggefonden skal have afdelingsdata så de fremover kan have afdelingerne med i styringsdialog materialet for Søllerød almene Boligselskab. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter orienteringen omkring processen samt tager den til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog ovennævnte til efterretning. side 3/15

4 d. Effektiv drift & Elektronisk syn, E-syn - tema møde mandag den 1. februar Organisationsbestyrelsen er tidligere orienteret om: (se referat at organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016) Effektiv drift bedre og billigere. En enhed under Finansministeriet har fastlagt, at der kan spares 1,8 mia. kr. om året ved at optimere driften i den almene boligsektor. Kommunerne har gennem styringsdialogen fået til opgave løbende at have fokus på, at boligorganisationerne overholder deres forpligtigelser om at sikre optimeringer af produktiviteten i boligafdelingerne. På bestyrelsesmødet i marts måned blev det oplyst, at den forventede opstart af effektiv drift på Holtekontoret ville være omkring november Grundet de erfaringer man har gjort sig på afdelingskontoret på Fyn i forhold til implementering af de tiltage man fandt frem til ville være effektive der og det arbejde der pågår i Hillerød er den forventede start på Effektiv drift stadig slutningen af 2016 starten af Elektronisk syn har potentiale til at sikre besparelser på flg. områder: Selskaberne, og dermed fraflytterne betale udelukkende for de faktiske antal kvm vægflade, gulv og loft der skal istandsættes ved fraflytning. Besparelse i form af de personaler ressourcer der anvendes ifm fraflytningssyn Indførelse af elektronisk syn baserer sig på, at alle boliger opmåles hvilket koster 1100,00 kr. pr. lejemål. Elektronisk syn et nemt og professionelt driftsværkstøj Der sker heldigvis løbende ændringer og forbedringer i driften, og vi lover ikke for meget, når vi påstår, at digitaliseringen og overgangen til elektronisk syn vil være en omfattende forbedring og effektivisering af gennemførelsen af synsforretningen, samtidig med at det vil medvirke til en øget service overfor fraflytteren. Det elektroniske syn sætter strøm til ind- og fraflytningssynet, og dermed sikres en hurtig og professionel afvikling af synet, hvilket der kan opnås en tidsbesparelse på. Tidsbesparelsen opnås i hovedtræk ved, at de involverede medarbejdere i forbindelse med ind- og fraflytningssynet, sparer tid ved at gøre alt det administrative papirarbejde færdigt i forbindelse med selve synsforretningen, idet man ikke efter ind- og fraflytningssynet skal hjem og prissætte samt gøre synsrapporter færdige, rekvirerer håndværkere og udsende synsrapporter etc. Det sker nemlig i takt med, at selve den elektroniske synsrapport udfyldes i forbindelse med ind- og fraflytningssynet. Ydermere sker der en effektiv arkivering af tidligere synsrapporter som altid er tilgængelig ved synet. Opmåling af boliger. Den fulde effekt af elektronisk syn opnås ved at opmåle fladerne i de forskellige typer boliger i SaB. Det gør den fordi, det dermed sikres, at de data som skal bruges i forbindelse med elektronisk syn, er korrekte, hvilket betyder, at boligafdelingerne i SaB samt fraflytterne alene betaler for de faktiske antal m2 vægflade eller loftflader, som skal males i boligerne i forbindelse med istandsættelse af en flyttebolig. Ved at få opmålt jeres boliger, er det endvidere muligt via det elektroniske syn, at yde den service overfor fraflytteren, at der ved afslutningen af fraflytningssynet kan oplyses en meget nøjagtig pris for fraflytningen indeholdende fraflytters og boligafdelingens andel af den samlede istandsættelsesudgift. Der vil dog være noget arbejde som følge af misligholdelse som der stadig skal indhentes pris på. Det er ydermere muligt, at sende den udfyldte synsrapport på ved afslutningen af indflytningseller fraflytningssynet. Dermed er der sikkerhed for overholdelse af tidsfrister samt korrekt arkivering med billeder i EG bolig. Samlet set bidrager elektronisk syn til en hurtigere og mere sikker gennemførsel af synet. Kombiner udbud af håndværkerydelser i flytteboligerne med Elektronisk syn. Det er naturligvis ikke uden omkostninger at opmåle boligerne samt indføre elektronisk syn, men ved at kombinere udbud af håndværkerydelser i flytteboligerne med indførsel af elektronisk syn og opmåling af boligerne, vil finansieringen af opmålingen af boligerne være tjent hjem inden for få år. Eftersom I allerede har gennemført udbud af jeres istandsættelse af flytteboliger er det helt oplagt, at udvide udviklingen af driften med elektronisk syn. side 4/15

5 Nedenfor er 10 gode grunde til at kombinere Elektronisk syn (herunder opmåling af forskellige typer boliger) med udbud af håndværkerydelser: 1. I sparer penge (boligafdelingerne og dermed beboerne). 2. Jeres fraflyttere sparer penge, og eventuelle tab mindskes. 3. Jeres medarbejdere sparer tid. 4. I sikrer overholdelse af tidsfrister i forbindelse med synet. 5. Større tryghed for fraflytter ved en færdig opgjort flytteregning ved synet. 6. Mindre papirarbejde for jeres medarbejdere. 7. Klare og gennemsigtige aftaler med håndværkere og leverandører. 8. Bedre tid til at servicerer jeres beboere. 9. Større arbejdsglæde for jeres medarbejdere. 10. Let adgang til at sikrer bevisbyrde ved fotodokumentation af mislighold. Tilbuddet fra Boligkontoret Danmark vil indeholder: Opmåling af de enkelte typer boliger Opdaterede og målfaste plantegninger på alle boliger Indlæsning af data i EG Bolig Uddannelse af jeres medarbejdere og løbende support Projektledelse og kvalitetskontrol i hele projektfasen Opgaven med opmåling og implementering af e-syn sker i et partnerskab mellem IT firmaet 3DDD og Boligkontoret Danmark. Arbejdet er organiseret således at Boligkontoret Danmark står for analyse af antal typer boliger, opmåling og registrering af bygningsdele samt kvalitetssikring og projektledelse. 3DDD varetager indlæsning til EG bolig via et særligt udviklet program, optegning af boligerne samt fejlretning. Eftersom arbejdet med e-syn fremadrettet løses i et partnerskab mellem Boligkontoret og 3DDD har I garanti for en lav fejlmargen på opmålingerne og et tæt samarbejde med Boligkontoret således at vi tilrettelægger en proces som imødekommer jeres ønsker og behov. Organisationsbestyrelsen drøftede ovennævnte på marts mødet, og tog her orientering til efterretning og besluttede at sætte emnet på dagsordenen til organisationsbestyrelsesmødet tirsdag den 6. september, Lars S.: orienterede kort om emnet, der tidligere har været oppe til drøftelse. ALT (typer af boliger) vil blive elektronisk registreret. Det er den samme portal/indgang der anvendes af hhv. boligrådgivere, driftschefer og ejendomsfunktionærer. Evt. ændringer i boligen vil blive registreret ved synet og indført i systemet. Sven H.: spurgte til evt. mulighed for fejl. Lars S.: vi kan nok ikke helt undgå fejl, men det vil være minimalt og eventuelle fejl vil blive rettet når de opdages. og en ændring vil ikke blive regnet som en ny opmåling til kr. Bent E.: det også var en fordel i forhold til skift af håndværkere, målene er de samme så håndværkerne kan ikke umiddelbart snyde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter ovennævnte orienteringer om hhv. Effektiv drift samt Elektronisk syn. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter den videre proces omkring såvel Effektiv drift samt Elektronisk syn. Der var enighed om, at man til næste møde ville få udarbejdet et konkret oplæg med priser til beslutning om, hvorvidt elektronisk syn (e-syn) skal indføres i Søllerød almene Boligselskab. e. Målsætninger & God selskabsskik De umiddelbart vigtigste målsætninger vedrørende økonomi og 10 punktsskema er behandlet og vedtaget af selskabet. Den videre behandling af målsætningerne foreslås sat på standby (midlertidigt) ind til det kommende organisationsbestyrelsesmøde har haft drøftelser om hvilken fremgangsmåde man ønsker, at benytte fremover til behandlingen af målsætninger. Dette for at sikre den mest hensigtsmæssige behandling af målsætningerne. side 5/15

6 Ulrik B.: redegjorde for mulighederne som havde været drøftet i chefkonsulenternes erfa-møde, herunder om målsætningerne kunne være et bilag til administrationsaftalen. Der var flere mindre selskaber som havde rigtig svært ved at forholde sig til målsætningerne. En mulighed var, at man gennemgik samtlige målsætninger for herefter at udvælge, hvilke der kunne behandles samlet og så vælge enkelte ud til mere konkret behandling. Sven H.: positivt med en anden måde, at behandle målsætninger på. Det blev bemærket, at det ikke kun var mindre selskaber, men man også i større selskaber fandt det tungt at arbejde med målsætningerne. Ovenstående blev taget til efterretning og på et kommende møde vil der blive forelagt et antal målsætninger som man finder knap så relevante og som evt. kan vedtages samlet. f. Økonomiske retningslinjer for SaB. På foranledning af en henvendelse fra et organisationsbestyrelsesmedlem til formanden, opfordres organisationsbestyrelsen til at tage en drøftelse af, om hvorvidt de økonomiske retningslinjer for SaB fortsat skal indeholde muligheden for, at SaB kan afholde en reception ved de runde fødselsdage som er beskrevet i de økonomiske retningslinjer. Per La.: redegjorde for sit forslag. Per La. mente ikke, at selskabet skal stå for afholdelse af fødselsdage. Glenn R.: var enig i dette synspunkt. John A.: det kan måske i forhold til de beboervalgte ses som en cadeau for deres arbejde. Henrik L.: det var vigtigt, at man trods alt havde været aktiv en bestemt stykke tid. Organisationsbestyrelsen havde kortere drøftelse af emnet og der var enighed om, at tage punktet op til nærmere drøftelse på et formandsmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter hvor vidt en markering af runde fødselsdage som det pt er beskrevet i økonomiske retningslinjer for SaB også fremadrettet skal indebære muligheden for at SaB afholder en reception for fødselaren. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tage punktet op til behandling på et formandsmøde. g. Styringsdialog møde med Rudersdal Kommune. Mandag den 10. oktober 2016, kl afholdes der Styringsdialog møde på Rådhuset. Fra Rudersdal Kommune deltager Henriette Bærentsen, jurist samt Gitte Bylov Larsen, områdechef for anvisningen. Fra Søllerød almene Boligselskab deltager, Lisbet Riis, Lisbet Hansen samt Ulrik Breidahl. Øvrige organisationsbestyrelsesmedlemmer bedes tilkendegive hvorvidt de ønsker at deltage i dette styringsdialogmøde. Emner der bla behandles på mødet, er selskabets og afdelingernes økonomi, beboerdemokrati, kommende opgaver mm. Denne gang drøftes også implementeringen af Boligaftalen, hvorfor Gitte Bylov Larsen, områdechef for anvisningen også deltager. Lisbet R.: hvem deltager? Flg. gav tilsagn: John A, Lisbet H., Henrik L., Bent E., Per Larsen, Sven Herting og Kurt E. Sven H.: vil på styringsdialogmødet rejse problemet om kommunens manglende tagen ansvar for de borgere som anvises af kommunen til boliger i de respektive boligorganisationer. Lisbet R., Glenn R. med flere: Styringsdialogmødet er ikke det rette forum at drøfte dette i, da kommunen følger lovgivningen. Emnet skal rejses helt andre steder, eksempelvis til politikerne på Christiansborg og Boligselskabernes Landsforening og i givet fald belyses med konkrete eksempler. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilkendegiver hvem der ønsker at deltage i styringsdialogmødet, samt drøfter hvilke yderligere emner der fra SaBs side ønskes drøftet på styringsdialogmødet. Organisationsbestyrelsen drøftede Styringsdialogmødets indhold og besluttede iht. til ovenstående hvem der deltager på dette møde side 6/15

7 h. BDK kurser uddannelsesplan. Der henvises til referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni (ny struktur i BDK vedrørende udvikling og afvikling af kurser). Såvel organisationsbestyrelsen som afdelingsbestyrelserne opfordres til, at have fokus på uddannelse og kurser til de respektive bestyrelsesmedlemmer. Ulrik b.: opfordrede bestyrelserne til at melde kursusønsker ind når de respektive beboermøder er gennemført. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager ovennævnte til efterretningen og drøfter eventuelle behov for kurser og temamøder for organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at sætte arbejdsgruppen i beror og opfordrede ligesom Ulrik B. til, at afdelingerne melder kursusønsker ind efter beboermøderne. h. Regnskab for Søllerød almen Boligselskab for 2015/16 Selskabet: Kommer ud af regnskabsåret med et mindre underskud på ca , hvilket primært skyldes ekstraordinære udgifter. Dispositionsfonden udgør ved regnskabsårets afslutning kr., hvoraf de kr. er disponibel dispositionsfond. Den samlede egenkapital udgør kr., og den samlede disponible egenkapital er kr. Den samlede disponible egenkapital svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Heraf udgør den disponible dispositionsfond kr samt den disponible arbejdskapital kr Sidste år havde selskabet 2 afdelinger med karakteren A og 2 med karakteren C. I regnskabsåret 2015/16 er der sket en forbedring således, at selskabet nu har 3 afdelinger med karakteren A og en med karakteren C. Afd. 1. Nærumhuse: Har igen i år fået karakteren A og kommer ud af regnskabsåret med et mindre overskud på ca som skyldes mindre variationer i forhold til budgettet samt overskudsafvikling. Afdelingen har et opsamlet underskud på som vil blive afviklet over kommende års budgetter. Afd. 2. Nærumvænge: Får igen i år karakteren C. Det skal dog bemærkes, at der er sket forbedringer i flere af de parametre der ligger til grund for karakteren. Blandt andet har huslejeniveauet fået en bedre karakter end sidste år. Det samme har eventuelle udlejningsproblemer, hvor afd. Nu får et ettal som er det bedste. Afdelingen kommer ud med et mindre overskud på ca kr. overskuddet opstår i det der er færre offentlige og andre fasteudgifter på ca , færre variable udgifter på ca , positive korrektioner på ca og overskudsafvikling. Dette modsvares delvist af øget afskrivninger på forbedringssager og afvikling af driftsstøttelån på ca Afdelingen har et opsamlet overskud på ca kr. Afd. 8. Egevang Nord: Er gået fra karakteren C til karakteren A i det huslejeniveauet er blevet mere udjævnet i forhold til lignende boliger og der er ikke længere et opsamlet underskud. Afdelingen kommer ud af året med et overskud på ca kr. som primært skyldes færre udgifter til ejendomsskatter, vandafgifter og forsikringer. Afdelingen har nu i stedet for et opsamlet underskud, et opsamlet overskud på ca kr. som vil blive afviklet over kommende års budgetter. Afd. 14. Nærumlund: får igen i år karakteren A. Afdelingen kommer ud af regnskabsåret med et overskud på ca som primært skyldes færre udgifter til vandafgifter, færre udgifter til el og varme til fællesarealer. Afdelingen har et opsamlet overskud på ca som vil blive afviklet over de kommende års budgetter. Ulrik B.: gennemgik regnskabet i korte træk. Sven H.: bemærkede den negativ rente og forklarede, at det skyldes urealiserede kurstab på den obligationsportefølje selskabet har. Teksten på side 2 i ledelsesberetningen er ikke korrekt, idet de nævnte afdelinger overføres til SaB, uden at sammenlægges med afdelinger her. Der var færre udgifter til forretningsførelse. Lisbet H.: spurgte til posten personaleudgifter Ulrik B.: det er blandt andet løn til Jette Jensen ifm hjælp til receptioner og repræsentantskabsmøder. side 7/15

8 Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskabet for SaB 2015/16. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskabet for 2015/16 Revisionsprotokol: Der er på tidspunktet for udsendelsen af dagsorden ikke modtaget et udkast fra revisionen endnu. Protokollatet eftersendes snarest mulig. (Protokollen blev efter sendt). Der var en kort drøftelse af arbejdskapitalen og målsætningen for denne. Der er en begrænsning på, hvor meget der må henlægges om året. I budgetforslaget for 2017/2018 henlægges der ca til arbejdskapitalen. Sven H.: bemærkede, at det overordnet set, er godt at der ikke fra revisors side er bemærkninger i revisionsprotokollen, men fandt, at den var en tynd kop the. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den forelagte revisionsprotokol for 2015/16. Organisationsbestyrelsen godkendte revisionsprotokollen med de anførte bemærkninger. Lisbet R. og Glenn R. bringer bemærkningerne videre til BDK bestyrelsen. Egenkontrol: i egenkontrollen for selskabet er der 2 røde og et gult lys. Det ene røde er fordi selskabet har et mindre underskud, jf. ovenfor. Det andet er for egenkapitalen da selskabet ikke opfylder sin målsætning for arbejdskapitalen. Selskabet opkræver det i loven maksimale beløb i afdelingerne og har til dato en arbejdskapital på og målsætningen er kr. Så det vare lidt før målsætningen kan opfyldes. Den gule for egen trækningsret er fordi selskabet har ca kr. stående på egen trækningsret, men har på skæringstidspunktet ikke udnyttet denne trækningsret. Der vil dog i den kommende sag i Egevang Nord blive benyttet dele af trækningsretten. For afdelingerne er der kun et gult lys og det er for huslejeniveauet der for visse af boligerne er over niveauet i regionen. I forbindelse med budgetlægningen for afdelingerne er der en meget nøje og omhyggelig vurdering af budgettet både i afdelingerne, men også i administrationen og hvis en lejenedsættelse vurderes mulig vil dette også ske. På side 16 er der tab ved fraflytninger. Der har i året været et samlet tab på kr. hvilket er langt mindre end tidligere år, hvor gennemsnittet ligger på ca Det er en meget positiv udvikling. Øvrige relevante grønne lys kan/vil blive gennemgået på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til de i egenkontrollen anførte punkter og tager denne til efterretning. Organisationsbestyrelsen forholdt sig til Egenkontrollen og tog den til efterretning Budget: Grundet fejl i udlæsning af regnskabstal udsendes budget snarest muligt. Budgettet er udsendt elektronisk den Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetudkast for Søllerød almene Boligselskab for 2017/18. Organisationsbestyrelsen gennemgik budgettet som herefter blev godkendt. Ad 5 Meddelelser a. Nyt fra formanden a.1. Evt. byggemuligheder for almene boliger i Rudersdal Kommune. side 8/15

9 Lokalplan 249 for et areal på Henriksholm i Vedbæk, den tidligere forsvarskommando, er på dagsordenen til Kommunalbestyrelsens møde onsdag den 31. august Byplanudvalget har på sit møde onsdag den 17. august 2016 godkendt lokalplanen efter at have behandlet de indkomne indsigelser efter høringsperiodens afslutning. Lisbet R.: kommunalbestyrelsen har på et lukket møde havde godkendt SaB som bygherre på 48 almene boliger på Henriksholm. Næste skridt er, at Boligkontorets byggeafdeling udarbejder skema A som indsendes til godkendelse hos kommunen til kommunalbestyrelsesmødet i oktober måned. Lisbet R.: forslog, at der nedsættes et byggeudvalg bestående af formændene for afdelingerne i SaB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orientering om lokalplan 249 til efterretning. Organisationsbestyrelsen glædede sig meget over muligheden og til at bygge nyt og nedsatte ovennævnte byggeudvalg. a.2. Forberedelse af repræsentantskabsmøde i SaB tirsdag den 20. september 2016, kl i Beboerhuset på Nærumvænge Torv. Indkaldelse er udsendt, og organisationsbestyrelsen skal på organisationsbestyrelsesmødet forholde sig til flg. med henblik på indstilling til repræsentantskabet: Valg af dirigent? Sven H. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen? Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen? Beslutning om forretningsførelse? Skal fortsat administreres af andre. Valg af revisor? Indstiller genvalg Andet? b. Nyt fra Boligkontoret Danmark Børneattester. I forbindelse med en ny bekendtgørelse på området skal der fremover indhentes børneattest på alle frivillige, der har med børn under 15 år at gøre og arrangementerne er af gentagene karakter. Dette vil blandt andet betyde, at frivillige der står for f.eks. fastelavn hvert år skal der indhentes attest på. Der er organisationsbestyrelsen der har ansvaret for, at dette er formidlet ud og bliver fulgt af afdelingsbestyrelserne og andre der arbejder med børn i selskabet. Sundhedstest gode råd. I forbindelse, at der andet sted pågår forsøg med sundhedstjek af samtlige boliger er der udarbejdet en lille infoskrivelse 10-gode råd om indeklima. Skrivelsen er vedlagt som bilag til dagsorden. Ulrik B.: ønskede en drøftelse af fremsendelse af indkaldelser/dagsorden/bilag. Pt. fremsendes de elektronisk og ofte i papir. Dagens dagsorden kostede 58 kr. i porto pr. stk pr. post. Ulrik B.: efterlyste et alternativ? Der var en kort drøftelse af behovet for papir/brug, og brug af IPad. Kunne papirudgaverne uddeles på mødet? Der var et ønske om et oplæg til næste møde om IPads og priser, samtidig var der et ønske om, at de to ejendomskontorer (Jan T. og Steen P.) kom cc. på mail med dagsorden. Derved kunne det enkelte bestyrelsesmedlem gå ned på ejendomskontoret og få materialet til møderne printet ud. Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60 % i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser. På baggrund af den succesrate, blev der på sidste års repræsentantskabsmøde vedtaget en forhøjelse af administrationsbidraget med 30 kr. pr. lejemål til forankring af projekt Stop udsættelser. Det skal sikre at de gode erfaringer og metoder implementeres til gavn for alle vores boligselskaber. Formålet er, før som nu, at hjælpe så mange beboere som muligt, så de kan blive boende i deres bolig, og at undgå unødig tab på udsættelser for boligselskaberne. side 9/15

10 Tilbuddet forankres under navnet Råd til husleje. Råd til husleje dækker alle BDK s medlemsselskaber, og der tilbydes rådgivningsforløb til beboere i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Råd til husleje dækker også de boligselskaber, der gør brug af ekstern advokat. Det vurderes ikke at medføre en yderligere udgift for boligselskabet. Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold der taler for det. Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3 Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Udvidet rådgivningsforløb koster jf. prisbladet i 2016 kr. 6250,-inkl. moms pr.sag. Hertil kommer transportudgifter. Transportudgiften er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Prisen for transport er 566 kr. Herefter udgør den samlede pris pr udvidet rådgivningsforløb i inkl. moms og transport. Det indstilles at boligselskabet beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Om det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden eller indgår i adm.bidraget (er allerede besluttet tidligere) Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Der var en længere drøftelse af rækkevidden af kompetence til at træffe beslutning om behovet for udvidet rådgivning. Det blev nævnt, at det ikke var hensigtsmæssigt, at man ikke at kende omfanget af antal sager. Der var enighed om, at man lige ville følge udviklingen i Søllerød almene Boligselskab og hvordan konceptet udvikler sig i Boligkontoret inden man ikke tager punktet på dagsorden. Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Konfliktmægling tilbydes i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. side 10/15

11 Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. Det indstilles at boligselskabet beslutter hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren. vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Organisationsbestyrelsen besluttede, at afvente evaluering af udfaldet i den konkrete sag fra afdeling Egevang nord. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Den boligsociale gruppe tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er, at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Vi anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. side 11/15

12 Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik. For at styrke datagrundlaget er vi i gang med udviklingen af en model for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Når det er afgrænset til de afdelinger er det fordi det typisk er i de store boligafdelinger vi ser de boligsociale udfordringer koncentrere sig. Modellen er en samling og vægtning af en række data, der hentes såvel internt som hos Danmarks Statistik. Kvantitativ data er ofte et tungtvejende argument for at få et samarbejde i stand, og kan derfor være et meget anvendeligt værktøj for selskaber med én eller flere store afdelinger. Boligselskaberne vil modtage nærmere orientering om modellen og prisen, når den er færdigudviklet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orientering til efterretning og det vurderes, at det ikke på nuværende tidspunkt er relevant for SaB. c. Øvrige meddelelser. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringerne under pkt. a. b. & c. til efterretning. Bestyrelsen tog punkterne a, b og c. til efterretning. d. Debitorer og Statusrapport. Debitorliste og statusrapport udleveres på mødet. NB. Punktet blev ikke drøftet på mødet, så nedenstående er oplysninger tilføjet efter mødet. Debitorlisten: Der var stadig en positiv udvikling i forholdet til størrelsen og mængden af debitorer. Dog var der en ny en flytteafregning på kr. Egevang Nord i august, som muligvis allerede er betalt. Statusrapporten: Siden januar 2016 er antallet af aktive på ventelisten steget fra 877 til 1158 i sept Antallet af opskrivninger i bero er nogenlunde stabilt på ca Fraflytningsprocenten er i 2.kvt på 1,6, hvor gennemsnittet for Holtekontoret ligger på 3,07 Afd. 2 og afd. 8 havde hver 5 fraflytninger i 2. kvt. I afd.2 udsendes der gennemsnitlig 27 tilbudsbreve og i afd det er et fald siden sidste rapport. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter debitor- og statusrapporten. Som nævnt ovenfor blev debitorlisten og statusrapport ikke gennemgået på organisationsbestyrelsesmødet. Ad 6 Afdelingssager Generelt: Indretning af byggeplads(er) mm Pålsson Arkitekter A/S og Rudersdal Kommune har i juni måned haft et møde hvor mulighederne for indretning af byggeplads mm ifm med renoveringssagen i Nærumhuse blev drøftet. Rudersdal Kommune tilkendegav, at de som udgangspunkt vil være imødekommende i forhold til, at stille en mindre del af parkeringspladsen, samt det grønne areal ved Nærum Skole til rådighed under byggesagen. Det blev dog bemærket, at foreningen (SaB) til gengæld, skal medvirke til, at finde en løsning på udfordringer med parkering og opstilling af beboervogne. side 12/15

13 Rudersdal Kommune påpegede, at der i nabobebyggelsen, Nærumvænge. der hører under samme boligselskab er mulighed for at etablere parkeringspladser til beboere og håndværkere langs Nærumvænge og på hjørnet af Fyrrevejen og Fruerlund. (Vedlagt tegning). Afdeling Nærumvænge har til dette tilkendegivet, at de foreslåede arealer her, skal anvendes til selv samme formål, når Nærumvænge-sagen går i gang. Pålsson Arkitekter har atter rettet henvendelse til Rudersdal Kommune vedrørende alternative muligheder for byggeplads og parkeringspladser. Rudersdal Kommune har fremsendt tilbagemelding, hvor de tilkendegiver, at de ikke har nogen alternative løsningsforslag til det der er skitseret. Det kan således konstateres, at parkeringsmuligheder i forbindelse med byggesagen i Nærumhuse, fortsat er et uløst forhold. Rudersdal Kommune holder fast i deres ønske om, at Søllerøde almene Boligselskab skal finde en løsning på udfordringerne med parkeringen under byggesagen. Lisbet R.: opfordrede til en konstruktiv dialog afdelingerne imellem vedrørende arealer til byggeplads(er). Det er vigtigt, at vi får løst denne bundne opgave. Vi får stillet et areal til rådighed af kommunen svarende til det vi selv (SaB) stiller til rådighed. Kan Sletten evt. bruges, dvs. det areal som diverse cirkus bruger. Byggeafdelingen, BDK, v/jonas undersøger med kommunen da den tidligere har været brugt både i forbindelse med cykel-vm og ved byggeriet af Meny. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående orientering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter alternative løsningsmuligheder. Organisationsbestyrelsen drøftede ovenstående og opfordrede alle involverede til en konstruktiv dialog. Bygge afdelingen/bdk undersøger ved Rudersdal Kommune om dele af Sletten kan bruges. Afdeling 1, Nærumhuse Information fra Byggeudvalgsmøde den 17. august 2016 v/ fra Jonas H Stavad, byggeafdelingen. Pålsson Arkitekter oplyste på mødet at kommunen ikke vil godkende udvendig efterisolering af de gule huse. Det blev aftalt på mødet at Pålsson Arkitekter hører kommunen om de eventuelt kan godkende efterisolering med murskaller. Pålsson Arkitekter har efter mødet forhørt kommunen, som oplyser at de heller ikke vil godkende efterisolering med murskaller. Det er på mødet besluttet at ansøge Landsbyggefonden om muligheden for at få en vinduesudskiftning i stedet for efterisoleringen. Derudover skal Pålsson Arkitekter undersøge om der eventuelt er mulighed for hulmursisolering. Landsbyggefondssagen i Nærumhuse er i fuld gang, og Pålsson Arkitekter er på nuværende tidspunkt i gang med at udarbejde udbudsmaterialet. Byggeriet forventes igangsat i sommeren Afdeling 2, Nærum Vænge Da sagen er blevet over dobbelt så dyr som budgetteret er vi i gang med at ansøge om muligheden for udvidelse af aftalen med LBF. Bestyrelsen er i gang med at overveje, hvad der er vigtigst i tilfælde af at der skal skæres til. Information modtaget fra Jimmy la Cour Petersen, byggeafdeling BDK, den 5. august 2016: Vores rådgiver har haft udarbejdet et nyt bud på en finansieringsskitse, med bedste bud på de arbejder, som kunne laves med renoveringsstøtte. Skitsen er sendt til Landsbyggefonden. Jeg har talt med sagsbehandleren og de har ligesom mange andre været ferieramt. Vi har aftalt, at de i sidste halvdel af august, indkalder til et møde i september, hvor vi drøfter sagen. Som beskrevet under afd. 1, Nærumhuse er der også i afdelings 2, Nærumvænge problematikken om at tilvejebringe arealer til byggeplads, parkeringer mm. Sidste nyt er, at der skal tages prøver i 10 % af rækkehusene for skimmelsvamp for at se om ventilationssystem virker efter hensigten. Afdeling 8, Egevang Nord. LBF sagen vedr. renovering af badeværelser, Vi afventer et udspil fra vores Byggeherrerådgiver, som er ved at kigge tingene igennem. side 13/15

14 Afdeling 14, Nærumlund Vi har haft indledende møde med rådgiver omkring renovering af trapper og svalegange, altaner og døre/vinduer. Vi har præciseret vores ændringer og ønsker, som rådgiver arbejder videre med. Det indstilles, at bestyrelsen tager afdelingsorienteringerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. Institutionsbygningen. Der ligger et LBF pantebrev som skal slettes, hvorefter Erik Andrassen fra byggeafdelingen vil kunne afslutte sagen økonomisk. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående ang. Institutionen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Ejerforeningen Nærumvænge Torv. Der afholdes bestyrelsesmøde i Ejerforeningen: torsdag den 1. september Der afholdes generalforsamling i Ejerforeningen: tirsdag den 27. september 2016 SAB Bolignet. Den 1. juli 2016 trådte der ny lovgivning i kraft som betyder, at beboere med stikledningsanlæg frit vil kunne fravælge den tv-udbyder som ellers levere signal til bebyggelsen. Dette har ingen betydning for SaB-Bolignet da vi hele tiden har haft frit valg af pakker og således ikke har været bundet af f.eks. grundpakken. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringerne om Ejerforening Nærumvænge Torv og SaB Bolignet til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog ovenstående til efterretning. Ad 7 Aktionslisten Ajourført aktionsliste er medsendt referatet. Taget til efterretning Ad 8 Eventuelt, herunder kommende møder Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder i 2016: Møde Dato BDK Mandag den 7. november, 2016, kl Mødeplan for Repræsentantskabsmøde 2016: Møde Dato NB. Formandsmøde om Analyserne i SaB 20. september, 2016 kl Repræsentantskabsmøde, Beboerhuset NV Torv 20. september, 2016 kl Andre møder, 2016: side 14/15

15