IT-løsning til håndtering af renovation BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION

Transkript

1 IT-løsning til håndtering af renovation BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION Sorø Kommune 10. september 2013

2 Indhold Formål... 4 Målsætninger for indkøb af systemløsningen... 4 Fakta om brugerne af systemet... 4 Borgere... 4 Kommunens administration... 5 Renovatøren... 5 Sorø Kommunes projektorganisation... 5 Implementeringsplan... 5 Uddannelse... 5 Tekniske forudsætninger... 6 Afhængigheder... 6 Sikkerhed og brugeradministration... 6 Hosting... 7 Sikring imod tab af data... 7 Historik og arkivering... 7 Ejendomsret til data og exit-aftale... 7 Servicegrader og oppetider... 8 Driftssikkerhed og svartider... 8 Leverancesikkerhed... 8 Udvikling... 8 Fagrelaterede krav Dataside for opkrævningsadresse (den adresse, hvortil opkrævningen sendes) Dataside for forbrugsadresse (den adresse, hvorfra affaldet afhentes) Kort-funktion (interaktivt kort) Søgefunktion Afvigelser (fx manglende indsamling af affald) "Særlige forhold" på datasiden for forbrugsadresser SMS-service Mail-service Side 2 af 19

3 9. Borgers selvbetjening Brugervenlighed Opkrævning Rapporter Rutestyring Side 3 af 19

4 Formål Sorø Kommune ønsker at få tilbud fra en hovedleverandør af systemløsning til den administrative håndtering af renovation. Systemet skal fungere som et administrativt redskab for de af kommunens medarbejdere, som er ansvarlige for renovation, samt for renovatøren. Derudover er det et ønske, at borgerne har mulighed for at betjene sig selv via systemet. Systemet skal indeholde data og oplysninger om hvilke fraktioner der skal indsamles på den enkelte adresse, samt hvilken ugedag og frekvens. Derudover skal systemet indeholde data og oplysninger om hvilke og hvor mange affaldsbeholdere den enkelte adresse har, samt størrelsen på beholderne. Sorø Kommune lægger vægt på, at systemet er bygget op på en måde, som er så anvendelig i det administrative arbejde, som muligt. Det indebærer fx at systemet: Kan lave rapportudtræk til statistiske formål, Kan trække distriktsopdelte køreplaner for de enkelte affaldsfraktioner, Kan forberede afregninger og sende dem til kommunens opkrævningssystem, Kan tydeliggøre forbrugsadresser versus opkrævningsadresser Er opbygget på en brugervenlig og intuitiv måde. Det er en forudsætning at løsningen til enhver tid kan tilpasses lovgivningens ændringer og statens krav. Målsætninger for indkøb af systemløsningen Målsætninger for løsningen er: - Vi ønsker en omkostningseffekt - Vi ønsker en forandringsrobust opgavevaretagelse - Vi ønsker en sammenhængende opgavevaretagelse - Vi ønsker driftsikkerhed - Vi ønsker at udvikle i fællesskab Fakta om brugerne af systemet Borgere Kommunen indsamler affald fra cirka forbrugsadresser, som alle er potentielle brugere af systemets borgerflade. Side 4 af 19

5 Kommunens administration Der er pt. 5 administrative medarbejdere i kommunen, som skal kunne redigere i renovationssystemet, heraf skal 2 være superbrugere. Der skal være mulighed for flere brugere dog max 10. Derudover er der ca. 10 medarbejdere, som skal have kigge-adgang til systemet men ikke kunne redigere i det. Renovatøren Renovatøren har pt. 4 administrative brugere der skal være mulighed for flere alt afhængig af tilbuddets indhold. Sorø Kommunes projektorganisation Sorø Kommune stiller 1-2 medarbejdere til rådighed i samarbejde med leverandøren om implementeringen af renovationssystemet. Sorø Kommune forventer, at leverandøren står for den praktiske del af implementeringen, herunder dataoverførsel fra det nuværende renovationssystem. Til implementering af løsningen anvendes PRINCE2 projektmodel eller lignende model. Implementeringsplan Implementeringsstart: senest 4. november 2013 Driftsstart: 1. februar Leverandøren er ansvarlig for at overføre data til det tilbudte renovationssystem, herunder: data fra kommunens nuværende renovationssystem, samt udtræk af disse, samt yderligere data, som kommunen er i besiddelse af. Med tilbuddet skal leverandøren fremsende en realistisk implementeringsplan med indehold af evaluering og driftsprøve. Uddannelse I implementeringsperioden skal leverandøren stå for en uddannelsesdag af kommunens brugere til superbrugerniveau. Kommunen fastsætter i samarbejde med leverandøren en nærmere dato for uddannelsesdagen. Sorø kommune ønsker beskrivelse af og tilbud på uddannelsesforløb. Uddannelsesforløb er en option, og tages kun i brug, såfremt Sorø Kommune vælger at tage optionen i brug. Side 5 af 19

6 Tilbuddet skal indeholde en opsplitning af uddannelse for superbrugere og brugere af systemet. Herunder en prisnuancering som giver Sorø Kommune option ift. selv at vælge at Sorø Kommunes superbrugere selv forestår uddannelsen eller om leverandører skal afholde denne opgave. Tekniske forudsætninger Beskrivelse af nuværende platform Styresystem: Win7, SP1, 64 bit Kontorpakke: Office 2010, 32 bit Browser: Internet Explorer 9 Alle PC ere er højst 4 år. Nuværende ældste PC eres minimumskonfiguration: Intel Core2Duo E6550, 2.33 GHz, 2 GB ram. Kan udvides til 4 GB ram. Intel Core2Duo T5670, 1.8 GHz, 2 GB ram. Kan udvides til 4 GB ram. Intel Core2Duo P8400, 2.26 Ghz, 2 GB ram. Kan udvides til 4 GB ram. Intel Core i3 M330, 2.13 GHz, 4 GB ram. Snitflade til kommunens opkrævningssystem Sorø Kommune anvender pt. opkrævningssystemet OPUS debitor fra KMD. Snitflade til kommunens fagsystemer Sorø Kommune anvender pt. KMD-Structura og ESR. Afhængigheder Integration til KSP/CICS og LOS Ved overførsel til/fra kontorpakker er MS Office ihht. ovenstående en forudsætning Integration til Digital Post. Sikkerhed og brugeradministration Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav, afgangskontrol, registreringsindsigt og logning mv. som stilles i persondataloven. Løsningen skal inkludere styring af brugerrettigheder. Det skal være muligt, at Sorø Kommune kan definere hvilken rolle og profiler der skal tildeles til den enkelte medarbejder. I løsningen kræves en sikkerheds- og brugerrettighedsstyringsmodel, der gør det muligt at styre og logge enkeltbrugernes adgang til data baseret på brugerprofiler. Side 6 af 19

7 Såfremt lovgivning for systemer eller arkitektur fastsætter nye normer eller standarder for informationssikkerhed, herunder adgangskontrol, logning og dataopbevaring, skal implementering heraf ske uden udgift for kommunen. Hosting Tilbudsgiver skal tilbyde hosting af den samlede løsning, evt. via underleverandør. Tilbudsgivers forhold til eventuel underleverandør er Sorø Kommune uvedkommende, idet tilbudsgiver selv indestår for servicegrader, oppetider, driftsikkerhed, svartider samt datasikkerhed. Det tillades at E&M-data hentes fra Sorø Kommunes netværk. Eventuelle udgifter forbundet hermed (f.eks. software, licenser eller lign.) skal, ligesom selve hostingen, være indeholdt i tilbuddet under drift. Tilbudsgiver bedes levere en løsningsbeskrivelse, som viser dataflow mellem løsningens delkomponenter herunder dataudveksling fra og til Sorø Kommunes netværk. Sikring imod tab af data Løsningen skal være sikret mod tab og forringelse af data. Herunder skal tilbudsgiver sikre, at der etableres hensigtsmæssige processer for back-up/restore samt datalagring. Sorø Kommune tillader kun, at leverandøren kan komme på kommunens netværk ved forudgående tilladelse og godkendelse hos kommunen. Historik og arkivering Løsningen skal kunne genere rapporter, der indeholder den nødvendige historik samt prognosedata. Det skal være muligt enkelt og nemt samt gratis at eksportere data til andre programmer, f.eks. Excel, Word m.fl. Løsningen skal efterleve de fælles offentlige standarder. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af hvordan rapporter udarbejdes. Herunder tidsperspektiv for udtræk, layout og fleksibilitet. Ejendomsret til data og exit-aftale Ved kontraktens ophør er tilbudsgiver forpligtet til, at aflevere en kopi af data og yde vederlagsfri overdragelsesassistance. Parterne har uanset ophørsgrund ikke tilbageholdelsesret i dokumentation, data eller andet materiale der ikke er den tilbageholdelse parts ejendom. Side 7 af 19

8 Servicegrader og oppetider Løsningen skal være tilgængelig i tidsrummet fra kl i alle ugens dage. Målt over et samlet år, skal løsningen have en oppetid på 98% inden for den normale åbningstid for systemet fra kl på alle ugens dage. Løsningen anses for tilgængelig såfremt der ikke identificeres kvalificerede fejl. Leverandøren skal redegøre for klassificeringen af fejl og afhjælpningen af disse i fremsendelse af tilbud. Leverandørens anmeldte service på løsningen beregnes ikke i oppetidsberegningen Der skal være telefonisk support på løsningen i tidsrummet alle hverdage. Driftssikkerhed og svartider Leverandørens tilbud skal indeholde en beskrivelse af driftssikkerheden og systemets svartider. Kommunen lægger vægt på høj driftssikkerhed og at leverandør har en sikring af optimal driftsikkerhed. Høj driftssikkerhed betragtes som 95% af løsningens oppetid eller mere. Leverancesikkerhed Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af leverandørens sikring af økonomi til implementering af projektet, herunder allokering af ressourcer hos leverandøren. Kommunen lægger vægt på, at økonomi og ressourcer kan sikre en høj leverancesikkerhed. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af hvordan leverandøren sikrer leveringssikkerheden i relation til udveksling af informationer (fejlmelding, udviklingstiltag, ændringshåndtering, support) mellem kommune og leverandør. Kommunen lægger vægt på en høj og tilgængelig leveringssikkerhed. Udvikling Udviklingen af løsningen skal ske i samarbejde med Sorø Kommune i det omfang det relaterer sig til løsningens funktionalitet og brugervenlighed. Leverandøren skal redegøre for udviklingsplan og hvordan dette løbende sikres i kontraktperioden. Side 8 af 19

9 Udviklingsplanen skal detaljeres med realistisk tidsplan for konkrete udviklingsinitiativer. Herunder en angivelse af håndtering af tidsmæssigt skred i planen. Kommunen lægger vægt på at udviklingsplanen er detaljeret og troværdig. Fagrelaterede krav Leverandørens besvarelse skal angives i bilag 1A for fagrelaterede krav, som deri er opsat i punkt form og opdelt enkeltvis. Punkter, som er markeret med krav skal opfyldes og besvares. Er punkterne ikke besvaret, betragtes tilbuddet ikke som konditionsmæssigt. User cases, der er tilknyttet et krav skal besvares. Er user-cases, som er tilknyttet et krav ikke besvaret, betragtes kravet som ikke værende opfyldt. Punkter, som er markeret med ønsker eller option skal besvares, hvis de tilbydes. Er et punkt ikke besvaret, vil der ikke blive givet point for punktet under tildelingen. User case der er tilknyttet et ønske eller option, skal beskrives såfremt ønsket eller optionen tilbydes. Tilbydes funktionen ikke, skal der skrives tilbydes ikke ud for den dertil hørende user case. Er der manglende beskrivelse og manglende angivelse med tilbydes ikke af en user case, vil ønsket eller optionen ikke blive tildelt point. 1. Dataside for opkrævningsadresse (den adresse, hvortil opkrævningen sendes) Det vurderes som en fordel, at man på datasiden for en given opkrævningsadresse kan se samtlige forbrugsadresser, der er tilknyttet opkrævningsadressen. Fx: at man kan se alle de adresser, hvor Boligforeningen har ejendomme (forbrugsadresser), på datasiden for Boligforeningens opkrævningsadresse. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af, hvordan datasiden for opkrævningsadressen er bygget op, hvilke informationer, der er tilgængelig på siden og hvordan der navigeres rundt. Derudover kan beskrivelsen indeholde information om hvilke funktioner kommunen hhv. renovatøren / kørselslederen har adgang til. Oplysninger om opkrævningsadresser for private husstande skal holdes opdateret via BBR / OIS, således at kommunen til enhver tid har de korrekte oplysninger om ejendomsforholdet på opkrævningsadressen. Side 9 af 19

10 I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan det sikres, at oplysninger om en opkrævningsadresse er opdateret jf. BBR / OIS, herunder hvor ofte der opdateres. Det vurderes som en fordel, at kommunen adviseres når der i BBR / OIS registreres nye ejendomme, som er beliggende i Sorø Kommune, så kommunen har mulighed for at sikre, at ejendommen tilmeldes de obligatoriske affaldsordninger. Oplysninger om opkrævningsadresser for virksomheder skal holdes opdateret via CVR, således at kommunen til enhver tid har de korrekte oplysninger om virksomhedsforhold. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan det sikres, at oplysninger om en opkrævningsadresse er opdateret jf. CVR, herunder hvor ofte der opdateres. Det vurderes som en fordel, at kommunen har mulighed for, at ændre en opkrævningsadresse manuelt. Fx hvis opkrævningsadressen og forbrugsadressen er på Søvej 2, men det er Svanevej 4, der skal opkræves renovationsafgiften. Kommunen ønsker at ændre opkrævningsadressen til Svanevej 4. Det vurderes som en fordel, at opkrævningsbeløbet for de enkelte gebyrer i det pågældende år angivet på datasiden for opkrævningsadressen. Ofte spørger borgere hvad de betaler, og kommunen kan give et hurtigt og nemt svar, hvis beløbet er angivet. Det vurderes som en fordel, at opkrævningsbeløbet for de enkelte gebyrer i det forrige år er angivet på datasiden for opkrævningsadressen. Ofte spørger borgere, hvad de betalte det forrige år og kommunen kan give et hurtigt og nemt svar, hvis beløbet for det forrige er angivet, så gebyret mellem det nuværende og det forgange år kan sammenlignes. Det vurderes som en fordel, at det på datasiden for opkrævningsadressen er angivet, hvorvidt betaling af den seneste opkrævning er gennemført. Dette gælder særligt for virksomheder. 2. Dataside for forbrugsadresse (den adresse, hvorfra affaldet afhentes) Oplysninger om forbrugsadresser for private husstande skal holdes opdateret via BBR / OIS således at kommunen til enhver tid har de korrekte oplysninger om ejendomsforholdet på forbrugsadressen. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan det sikres, at oplysninger om en forbrugsadresse er opdateret jf. BBR / OIS, herunder hvor ofte der opdateres. Side 10 af 19

11 Oplysninger om forbrugsadresser for virksomheder skal holdes opdateret via CVR, således at kommunen til enhver tid har de korrekte oplysninger om virksomhedsforhold. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan det sikres, at oplysninger om en opkrævningsadresse er opdateret jf. CVR, herunder hvor ofte der opdateres. Det vurderes som en fordel, at det er muligt at se historikken i CVR-oplysninger for en given forbrugsadresse, da fritagelser for virksomheders gebyr bl.a. afgøres på baggrund af, hvornår de er blevet registreret i CVR. Systemet skal kunne administrere hvilke affaldsfraktioner, der er tilmeldt på en given forbrugsadresse samt antal og størrelse på affaldsbeholdere, samt hvilken affaldsfraktion beholderne er knyttet. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktionerne for og hvordan systemet administrerer hvilke affaldsfraktioner der samles ind på en forbrugsadresse, samt hvor mange og hvilken type /størrelse affaldsbeholdere, der er tilmeldt. Det er et ønske, at disse funktioner er effektive og brugervenlige. Systemet skal kunne administrere tømningsfrekvens og tømningsdag for en given forbrugsadresse. Fraktionerne kan have forskellig tømningsfrekvens (flere gange om ugen, 1 gang pr. uge eller med flere ugers mellemrum). Det skal være synligt hvornår hver fraktion tømmes fra den enkelte adresse. Det vurderes som en fordel, at det på datasiden for forbrugsadressen kan angives i hvilke ugenumre en given affaldsfraktion indsamles på forbrugsadressen, da nogle fraktioner kun indsamles med ugers mellemrum (fx hver 4. uge). I tilbuddet ønskes en beskrivelse funktionerne for og hvordan systemet administrerer hvor ofte og hvornår de forskellige affaldsfraktioner indsamles fra en forbrugsadresse. Det er et ønske, at disse funktioner er effektive og brugervenlige. Det vurderes som en fordel, at distriktsnummeret kan vises og ændres på datasiden for forbrugsadressen. Da renovationsbilerne kører i distrikter, og hvert distrikt har sin indsamlingsdag for en given fraktion, kan det let ses hvilken bil der kører på adressen. Side 11 af 19

12 I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan distriktsnummeret for hver enkel fraktion angives på datasiden. Det vurderes som en fordel, at det på datasiden for forbrugsadressen kan ses hvilket chipnummer, der hører til hvilken fraktion på adressen (dvs. chipnummer kan være forskellig for de forskellige affaldsfraktioner). I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan chipnummer på hver enkel beholder til de forskellige fraktioner registreres. Det vurderes som en fordel, at kommune og renovatør har mulighed for at skrive og se notater på datasiden for forbrugsadressen, således at notater for en given forbrugsadresse altid er lette at finde. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan notatfunktionen fungerer, fx med datering og hvor lang tid notaterne journaliseres, hvorvidt kommunen kan bestemme hvilke noter, der skal ses af renovatøren, om der er automatisk indsættelse af dato og brugernavn, om notaterne journaliseres og i hvor lang tid. Det vurderes som en fordel, at opkrævningsbeløbet for de enkelte gebyrer i det pågældende år angivet på datasiden for forbrugsadressen. Ofte spørger borgere hvad de betaler, og kommunen kan give et hurtigt og nemt svar, hvis beløbet er angivet. Det vurderes som en fordel, at der er mulighed for at vedhæftes billeder / dokumenter til en forbrugsadresse. Det kan fx være hvis renovatøren ikke har hentet affaldet pga. en hindring, og har taget et billede af hindringen. Det skal være muligt, at tilmelde indsamling af min. 8 navngivne fraktioner. Fraktionerne skal kunne navngives, efter de fraktioner, der indsamles i kommunen. Pt. indsamles dagrenovation, glas, papir, småt brændbart, batterier, elskrot, storskrald og haveaffald. For at fremtidssikre systemet, i tilfælde af, at kommunen indfører indsamling af yderligere fraktioner, skal det være muligt, at tilføje flere affaldsfraktioner efter behov. Det vurderes som en fordel at systemet kan registrere, at borgere som bor til leje melder sig til indsamling af fx haveaffald, således at gebyret pålægges opkrævningsadressen på en måde, så det er synligt, hvilken forbrugsadresse, der har tilmeldt sig indsamling af haveaffald. Fx Byvolden 1-20 ejes af Sorø Boligselskab. Borgeren på Byvolden 1 melder sig til indsamling af haveaffald i uge 21. Det er muligt for Sorø Boligselskab at se, at det er Byvolden Side 12 af 19

13 1, som har fået hentet haveaffald i uge 21. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan det for ejer (fx Sorø Boligselskab) er synligt, hvilken forbrugsadresse, der har meldt sig til indsamling af fx haveaffald. Det vurderes som en fordel, at kommunen på forbrugsadressens dataside kan se, hvilken ejendomstype der er tale om. Med ejendomstype menes fx etagebolig, rækkehus, enfamilieshus, sommerhus, kommunal institution, virksomhed osv. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan ejendomstypen for forbrugsadressen er angivet. 3. Kort-funktion (interaktivt kort) Det vurderes som en fordel, at systemet har en kort-funktion, så forbrugsadressens beliggenhed kan ses på datasiden. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvilke funktioner og muligheder er der for kortfunktionen. Fx om der kan vises satellitfoto, kan zoomes ind til min. 1:400, er mulighed for på kortet at angive et geografisk område som bruges til rapport generering (til statistik), er adgang til forbrugsadresse ved klik på kort, er mulighed for at lave pin-point punkter (fx angive placering af offentlig tilgængelige kuber). Det vurderes som en fordel, at systemet kompatibelt med KortInfo (Sorø Kommunes kortfunktion), således at det er KortInfo, der anvendes i systemet. 4. Søgefunktion Det vurderes som en fordel, at det er muligt at foretage søgning på en specifik forbrugsadresse. Det vurderes som en fordel, at det er muligt at fremsøge samtlige adresser, som registreret i BBR / OIS. Også selvom der er flere adresser, som er tilknyttet samme forbrugsadresse og/eller opkrævningsadresse. Ex: Moseveænget 1-30 deler affaldsbeholder. Forbrugsadressen i systemet hedder Mosevænget Når der søges på Mosevænget 12, er det datasiden for Mosevænget 1-30, der vises. Side 13 af 19

14 Det vurderes som en fordel, at det er muligt at foretage søgning på en specifik opkrævningsadresse. Det vurderes som en fordel, at det er muligt at foretage søgning på et specifikt ejendomsnummer. Det vurderes som en fordel, at det er muligt at foretage søgning på en ejers navn. Det vurderes som en fordel, at det er muligt at foretage søgning på et stednavn / kaldenavn. Fx Hvis den BBR-oplyste adresse er Blommehaven, men det benyttede navn i daglig tale er Blommeparken. 5. Afvigelser (fx manglende indsamling af affald) Det vurderes som en fordel, at det er muligt at journalisere afvigelser. Afvigelser kan fx være at affaldet ikke er hentet, eller andre årsager for manglende indsamling af affald. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan afvigelser journaliseres i systemet. Fx hvordan journalisering sker for den enkelte affaldsfraktion (som notat eller afkrydsning), og flow for hvordan opfølgning på afvigelsen sker fra hhv. kommunens og renovatørens side. Det vurderes som en fordel, at Kommunen har mulighed for at annullere afvigelser, som borgere har rapporteret (fx hvis borgere melder glemmere, men det ikke er en reel glemmer, skal den kunne annulleres, så renovatør ikke bliver opkrævet for den). 6. "Særlige forhold" på datasiden for forbrugsadresser Systemet skal kunne administrere "særlige forhold" på en forbrugsadresse, så det kan ses om der er givet særlige tilladelser eller påbud om placering af beholder. "Særlige forhold" er fx afstandstillæg meter, over 40 meter, øget tømningsfrekvens, påbud om at sætte beholder til skel. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktionen "særlige forhold", herunder om funktionen fungerer ved afkrydsning (med specifikke navne fx "stativ ved skel") eller ved en notatfunktion, hvor mange "særlige forhold" der kan anvendes, samt om der kan føjes flere "særlige forhold" til efter behov. Det er en fordel, hvis funktionen er nem at bruge. Side 14 af 19

15 7. SMS-service Det vurderes som en fordel, at borgere kan melde sig til at modtage en påmindelse via SMS om indsamling af affald. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktion og workflow for tilmelding til SMS-service. Herunder hvordan borger tilmelder sig funktionen, og hvordan kommunens arbejdsgang er for at registrere tilmeldingen. Det vurderes som en fordel, at borgere selv kan vælge hvilke affaldsfraktioner der skal sendes SMS-påmindelse om. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktion og workflow for udsendelse af SMS er. Herunder hvor lang tid i forvejen SMS afsendes, om afsendelsestidspunktet kan ændres, om der kan opsættes en standardtekst til hver fraktion osv. 8. Mail-service Det vurderes som en fordel, at borgere kan melde sig til at modtage en påmindelse via mail om indsamling af affald. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktion og workflow for tilmelding til mail-service. Herunder hvordan borger tilmelder sig funktionen, og hvordan kommunens arbejdsgang er for at registrere tilmeldingen. Det vurderes som en fordel, at borgere selv kan vælge hvilke affaldsfraktioner, der skal sendes mail-påmindelse om. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af funktion og workflow for udsendelse af mails. Herunder hvor lang tid i forvejen mail afsendes, om afsendelsestidspunktet kan ændres, om der kan opsættes en standardtekst til hver fraktion osv. 9. Borgers selvbetjening Det vurderes som en fordel, at systemet har en selvbetjeningsløsning på hjemmesiden, således at borgere i høj grad kan bruge nettet til henvendelser til kommunen. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af, hvad borgers muligheder på selvbetjeningsløsningen. Herunder beskrives hvordan borger logger på selvbetjeningen samt borgers muligheder for fx at tilmelde sig SMS- eller mail-service, ændre beholderstørrelse, ændre tømmefrekvens an- Side 15 af 19

16 melde glemmere o. lign. Det vurderes som en fordel at systemet har en kalenderfunktion. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af, hvordan kalenderfunktionen fungerer, herunder hvordan kalenderen vises. Det vurderes som en fordel, hvis kommunen og renovatøren kan vælge at få en advisering når borger gør brug af visse selvbetjeningsfunktioner. Fx når en borger anmelder en glemmer, vil det være en fordel hvis kommunen og renovatøren adviseres. renovatøren skal hente det glemte affald, og kommunen vil gerne holde øje med hvor mange glemmere der har været. Det vurderes som en fordel, hvis systemet har en pop-up funktion på selvbetjeningssiden, hvor kommunen kan angive afvigelser i driften, fx at der er ændrede tømmedage omkring jul. På den måde ved borger hvorfor der ikke er hentet affald, inden han anmelder en glemmer. 10. Brugervenlighed Det vurderes som en fordel, at systemet er intuitivt, således at det er nemt for alle at anvende uanset IT-kendskab og således at den daglige arbejdsgang sker så smidigt som muligt. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvad der gør systemet intuitivt. Det vurderes som en fordel, at systemet har genvejsfunktioner, således at musebrug nedsættes mest muligt. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvilke genvejsfunktioner der er i systemet. Det vurderes som en fordel, at systemet har hjælpefunktioner (fx at det angives det hvad en funktion bruges til, når musen køres hen over funktionen). I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvilke hjælpefunktioner, der er i systemet. Det vurderes som en fordel, at systemet har drop-down boks med indtastningsmulighed og automatisk udfyldning. Dvs. når første bogstav på et vejnavn indtastes, kommer systemet med forslag til veje i en drop-down boks. Forslagene indsnævres efterhånden som der skrives flere bogstaver. Side 16 af 19

17 11. Opkrævning Systemet skal kunne forberede afregninger til opkrævninger af gebyr for forbrugsadresserne, og sikre at afregningerne sendes til kommunens opkrævningssystem (ESR) til opkrævning hos den relevante opkrævningsadresse. I tilbuddet beskrives hvordan systemet forbereder fakturaspecifikationer til opkrævninger af gebyr for forbrugsadresserne, og sikrer at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem til opkrævning hos den relevante opkrævningsadresse. Det vurderes som en fordel, at systemet kan administrere hvis en husstand tilmeldes/afmeldes en ordning midt på året, og sikre, at afregningen kun skal gælde for den resterende del af året. Tilmeldes husstanden fx i september skal den kun afregnes for september - december. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af hvordan systemet administrerer, at en husstand tilmeldes en ordning midt på året, og sikrer, at afregningen kun gælder for den resterende del af året. Det vurderes som en fordel, at systemet kan forberede fakturaspecifikationer til opkrævninger af administrationsgebyr hos virksomheder, og sikre at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem til opkrævning hos den relevante opkrævningsadresse. Herunder at systemet kan filtrere hvilke virksomheder der skal opkræves administrationsgebyr, jf. den til enhver tid gældende affaldsbekendtgørelse. Forberedelse til opkrævning af administrationsgebyr er en option, og tages kun i brug, såfremt Sorø Kommune vælger at tage optionen i brug. Beskrivelse af hvordan systemet forbereder fakturaspecifikationer til opkrævninger af administrationsgebyr hos virksomheder, samt sikrer at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem til opkrævning hos den relevante opkrævningsadresse. Herunder beskrives hvordan ændringer i affaldsbekendtgørelsen indarbejdes i systemet, og om det er med i den tilbudte pris. Det vurderes som en fordel, at systemet kan forberede fakturaspecifikationer til opkrævninger af gebyr hos virksomheder, som er tilmeldt kommunens ordning for dagrenovation, og sikre, at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem til opkrævning hos Side 17 af 19

18 den relevante opkrævningsadresse. Beskrivelse af hvordan systemet forbereder fakturaspecifikationer til opkrævninger af gebyr hos virksomheder, som er tilmeldt kommunens ordning for dagrenovation, og sikrer, at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem til opkrævning hos den relevante opkrævningsadresse. Det vurderes som en fordel, at systemet kan forberede fakturaspecifikationer til opkrævninger af gebyr hos virksomheder, som skal opkræves for genbrugspladsgebyr, jf. den til enhver tid gældende affaldsbekendtgørelse, samt sikre, at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem. Beskrivelse af hvordan systemet forbereder fakturaspecifikationer til opkrævninger af gebyr hos virksomheder, som skal opkræves for genbrugspladsgebyr, jf. den til enhver tid gældende affaldsbekendtgørelse, samt sikrer, at fakturaspecifikationerne sendes til kommunens opkrævningssystem. Fakturaspecifikation og opkrævning til virksomheder, skal sendes via kommunens opkrævningssystem, OPUS-debitor. Beskrivelse om og hvordan udseendet af fakturaspecifikation, som sendes via kommunens opkrævningssystem, OPUS-debitor, kan bestemmes via systemet. Beskrivelse af hvordan systemet arbejder sammen med kommunens opkrævningssystem, OPUS-debitor (work-flow), herunder angivelse af hvilken snitflade, der anvendes. Afregningen til private husstande, skal sendes via ESR, hvor opkrævningen sker sammen med ejendomsskattebilletten. Beskriv hvordan udseendet af en eventuel fakturaspecifikation, som sendes via ESR, kan bestemmes via systemet. Beskrivelse af hvordan systemet arbejder sammen med ESR (work-flow), herunder angivelse af hvilken snitflade, der anvendes. Det vurderes som en fordel, at der på fakturaspecifikationen er noteret hvilke forbrugsadresser der opkræves for, og at systemet kan håndtere at der er flere forbrugssteder til ét ejendomsnummer og at fakturaspecifikation kan ses for hvert forbrugssted. Fx Sorø Boligselskab modtager opkrævninger for ca. 100 forbrugssteder. På fakturaspecifikationen kan Sorø Boligselskab se hvor meget der bliver opkrævet for hvert givent forbrugssted. Side 18 af 19

19 Det vurderes som en fordel, at fakturaspecifikation kan opbygges så den er linjeopdelt, så hver gebyr står på en linje for sig, således at fakturaspecifikationen er let gennemskuelig for grundejer. Det vurderes som en fordel at kommunen i systemet kan angive og ændre gebyret (beløbet) for hver enkel service. Det vurderes som en fordel, at kommunen kan vælge, at der på en forbrugsadresse, er stop for afregning midt på året. Fx hvis en virksomhed ikke længere ønsker at benytte sig af den kommunale indsamlingsordning for dagrenovation. Det skal være muligt at overføre a conto beløb for 2014 fra kommunens nuværende system. Kommunen sender a conto opkrævninger ud i december for 2014, som skal overføres og indgå i beregningerne af opkrævningerne for Rapporter Systemet skal kunne genere rapporter som kan trækkes til fx kørelister og statistiske undersøgelser. Der ønskes en beskrivelse af hvordan rapporter kan genereres, herunder hvilke informationer det er muligt at danne rapporter på baggrund af. 13. Rutestyring Det vurderes som en fordel at der kan tilbydes en rutestyringsfunktion, som fx kan anvendes til at optimere indsamlingsruterne eller tracke renovationsbilens placering på et givent tidspunkt. Rutestyringsfunktionen er en option, og tages kun i brug, såfremt Sorø Kommune vælger at tage optionen i brug. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af rutestyringsfunktionen, samt funktionen herfor. Fx om og hvordan systemet: kan registrere om en given beholder er tømt, kan tracke renovationsbilens position, kan angive hindringer på en adresse o. lign. Side 19 af 19