ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Odense

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Overordnet er det et særdeles tilfredsstillende resultat, som vi her ved retten i Odense kan præsentere i denne beretning om Vores indsats er blevet målt og vejet på en lang række områder, som i det følgende vil fremgå af tabeller og grafer. Vi har haft stigende produktivitet, og vi har på stort set alle sagsområder levet op til de målsætninger for sagsbehandlingstid, som Domstolsstyrelsen har opstillet. Vi kan oven i købet glæde os over på de fleste felter at have haft fremgang på sagsbehandlingstiderne i forhold til tallene for Og det var vel at mærke et år med sagsbehandlingstider helt i top. Vi har også i 2011 foretaget en målrettet indsats for at vedligeholde en høj kvalitet på vores arbejde og om muligt forbedre den til gavn for de borgere, der kommer til retten. Det er også vores indtryk, at de professionelle aktører, f.eks. medarbejderne i anklagemyndigheden og advokaterne, generelt er tilfredse med vores indsats. Også i forhold til pressen og til lokalområdet generelt, er det vores indtryk, at vi på en afbalanceret måde har kunnet give et indtryk af rettens virksomhed. Også indadtil i vores organisation har vi i 2011 opnået gode resultater. Sygefraværet, der i 2010 var utilfredsstillende højt, er i 2011 faldet til et meget tilfredsstillende niveau. Det eneste forhold, der har kastet en skygge over årets mange gode resultater, var en bevillingsnedgang, der i begyndelsen af året tvang os til at gå ud i afskedigelse af 5 medarbejdere. I det følgende under afsnit 2 præsenterer vi årets resultater på følgende områder: 1: Effektivitet 2: Sagsbehandlingstider 3: Faglig kvalitet 4: Brugeroplevet kvalitet 5: Trivsel og motivation 6: Omdømme De enkelte resultater vil blive kommenteret og uddybet, hvor der er anledning til det. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2012.

3 3 2. Resultater i 2011 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Som det ses af tabel 1 var det samlede sagsantal for 2011 det samme som i Det dækker dog over, at der for såvel straffesager som civile sager var en vis tilbagegang i sagsantallet, som stort set blev opvejet af en stigning i sagsantallet for fogedsagerne. Bevillingerne for 2011 viste sig at være i en størrelsesorden, der nødvendiggjorde afskedigelse af 5 medarbejdere. Allerede forud for bevillingsnedgangen havde vi vist tilbageholdenhed med genbesættelse af stillinger. Reduktionen af årsværkene kan ses af tabel 5. Indskrænkningerne af årsværksforbruget er endnu ikke slået helt igennem i 2011, og produktivitetsforbedringen må således forventes at stige yderligere i 2012 som følge af de initiativer, vi måtte tage i løbet af Vi vurderer det som tilfredsstillende, at årsværksforbruget til ledelse, administration m.v. (tabel 4) ligger samlet for retten på 17%, som er noget lavere end gennemsnittet for alle byretter. Endvidere kan det bemærkes, at procenten har været faldende for retten hvert år siden Afslutningsvis er det værd at fremhæve, at det er lykkedes os, på trods af en nedskæring af årsværksforbruget, der indenfor få år nærmer sig 10%, at fastholde de gode resultater, som fremgår nedenfor - ikke mindst vedrørende sagsbehandlingstiderne. Tabel 1. Oversigt over antal sager ved retten i perioden VÆG TEDE S AGER - Afsluttede Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 1) Notarialforretninger Samlet ) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager. Tabel 2. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2010 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2011 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste Samlet produktivitet ved retten 95,2 100,0 101,7 104,4 1) Der er sket en genberegning af produktiviteten for 2010 på baggrund af de forenklede sagsvægte samt den ændrede vægtning af årsværkene inden for de forskellige personalekategorier.

4 4 Figur 1. Samlet produktivitetindeks for 2010 og 2011 (gennemsnit for byretterne 2010 = indeks 100) Samlet produktivitetsindeks Top-5 Gnst. byretterne Retten 1) Der er sket en genberegning af produktiviteten for 2010 på baggrund af de forenklede sagsvægte samt den ændrede vægtning af årsværkene inden for de forskellige personalekategorier. Tabel 3. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2010 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2011 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste Retssager samlet 97,7 96,5 99,5 104,4 -straffesager 103,2 96,3 91,4 94,4 -civile sager 91,4 94,4 93,9 104,9 Fogedsager 91,2 104,9 106,3 117,1 Skiftesager 90,7 105,2 106,1 118,6 1) Der er sket en genberegning af produktiviteten for 2010 på baggrund af de forenklede sagsvægte samt den ændrede vægtning af årsværkene inden for de forskellige personalekategorier.

5 5 Tabel 4. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner mv. Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv Jurister 1,7 1,5 1,5 7,1% 5,9% 6,0% 48,5 45,5 40,6 11,1% 10,1% 8,8% 1929,9% ###### ###### Kontorfunktionærer 6,6 6,8 6,3 13,0% 12,4% 12,0% 190,5 186,6 174,5 19,9% 18,0% 18,0% 7274,3% ###### ###### Elever 0,4 0,1 0,1 8,1% 3,4% 1,7% 17,2 15,5 15,6 16,1% 15,8% 16,0% 65,8% 7672,5% ###### Beskæftigelsesordning 2,7 3,5 2,7 78,5% 59,3% 66,5% 27,7 30,8 28,3 48,9% 45,0% 43,1% 401,1% 5360,0% 6162,1% Øvrigt personale 5,5 5,0 10,7 97,2% 97,6% 98,5% 97,3 91,2 40,2 86,5% 86,5% 84,6% 577,1% ###### ###### Samlet for retten 16,9 17,0 21,2 18,9% 17,8% 17,0% 381,,1 369,6 299,2 22,8% 21,0% 20,2% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Transport indgår under ledelse og administration mv. Tabel 5. Årsværksforbrug efter korrektion af uddata (ekskl. tinglysningsårsværk) - årsværk - - indeks Jurister 25,2 24, Kontorfunktionærer 55,3 52, Elever 4,2 3, Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 5,9 4, Øvrigt personale 5,2 4, Samlet for retten 95,8 89, Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Tabel 6. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder i 2011 samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 8,8 36,0% 8,0 33,0% 3,3 14,0% 2,7 11,0% 0,0 0,0% Kontorfunktionærer 11,1 21,0% 8,7 17,0% 14,9 28,0% 10,7 21,0% 0,7 1,0% Elever 0,6 16,0% 0,4 11,0% 1,6 41,0% 1,2 30,0% 0,0 0,0% Beskæftigelsesordning mv. 0,1 2,0% 1,3 32,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Øvrigt personale 0,1 1,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Samlet for retten 20,7 23,2% 18,4 20,6% 19,8 22,2% 14,6 16,4% 0,7 0,8% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. 1) Procenten er beregnet i forhold til det samlede årsværksforbrug ved retten inkl. generel ledelse og administration, hvorfor der ikke kan summes op til 100 % for den enkelte ret.

6 6 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Som det ses af tabel 7 og 8 er der for langt de fleste sagskategoriers vedkommende tale om en meget klar målopfyldelse. Samlet for straffesagerne og de civile sager er der ingen tvivl om, at resultatet er klart bedre end endog det 5. bedste resultat samlet for byretterne. For så vidt angår resultatet på 37,5% i tabel 7 for voldtægtssager holdt op mod en målsætning på 55% inden for 37 dage dækker det over en enkelt voldtægtssag. Anklageskrift blev modtaget 1. oktober 2010 og sagen blev berammet til hovedforhandling i slutningen af måneden. I 2. retsmøde blev sagen udsat på udfærdigelse af mentalerklæring. Den forelå ikke til 3. retsmøde i slutningen af januar 2011, men først i februar 2011, hvorefter sagen kunne færdiggøres i april I det væsentlige var der således tale om udsættelser, som var sagligt begrundet, og som retten havde begrænset indflydelse på. For så vidt angår fogedsagerne er der tale om et resultat vedrørende de almindelige fogedsager, som ikke kan anses for fuldt tilfredsstillende, idet vi må notere en lavere opfyldelsesprocent end resultatet i 2010, som også lå under målsætningen. En del af forklaringen skal søges i, at der i 2011 blev gennemført en større organisatorisk ændring i fogedretten, som må forventes på længere sigt at forbedre resultatet. Endvidere har det været en udfordring, at fogedrettens møder i udlægssager i et ikke ubetydeligt omfang er overgået til telefonmøder. Dette er i sig selv en belastning. Et stort antal sager, som tidligere kunne berammes stort set sammenhængende til en eller to advokater, der fungerede som lokal forbindelse, er nu fordelt mellem relativt mange rekvirenter. Det er vores opfattelse, at det i sig selv er et meget ambitiøst mål, at gennemføre 72% af sagerne indenfor 2 måneder for en så stor fogedret, som vi har. Alene tidsforbruget til forkyndelse ligger på 4 uger og en relativ høj andel af disse må gå videre til politiforkyndelse. Fogedretten vil nu efterse arbejdsgange og stramme dem, hvor det er muligt for at vende udviklingen. Tallene for skifteretten viser en meget positiv udvikling for så vidt angår boudlæggene, og er generelt meget tilfredsstillende.

7 7 Tabel 7. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i Straffesager Målsætning for 2011 Resultat Gennemsnit 5. bedste Nævningesager 60 % under 4 mdr. 100,0% 50,0% 43,1% 100,0% 80 % under 6 mdr. 100,0% 66,7% 70,7% 100,0% Domsmandssager 65 % under 3 mdr. 74,6% 66,8% 53,4% 69,4% 90 % under 6 mdr. 90,3% 89,0% 77,4% 90,5% Sager uden domsmænd 65 % under 2 mdr. 84,7% 75,5% 62,2% 79,4% 95 % under 6 mdr. 99,1% 98,3% 92,7% 97,6% Tilståelsessager 62 % under 2 mdr. 64,0% 50,8% 49,1% 63,7% 90 % under 6 mdr. 96,3% 93,3% 83,4% 96,3% Voldssager 60 % inden for 37 dg. 60,5% 41,5% 53,7% 70,0% 75 % under 2 mdr. 76,7% 66,1% 68,1% 82,4% Voldtægtssager 55 % inden for 37 dg. 37,5% 42,9% 24,2% 37,5% 75 % under 2 mdr. 50,0% 57,1% 50,0% 75,0% Civile sager med hovedforhandling "Tunge" alm. sager 45 % under 15 mdr. 69,6% 50,0% 37,8% 50,0% 60 % under 18 mdr. 73,9% 67,7% 51,7% 64,5% Øvrige alm. sager 60 % under 12 mdr. 57,9% 58,6% 30,1% 47,5% 72 % under 15 mdr. 63,7% 68,7% 45,9% 63,4% Alle almindelige civile sager 1) 70 % under 6 mdr. 76,2% 71,3% 67,4% 72,3% 85 % under 12 mdr. 90,4% 86,5% 83,6% 86,9% Ægteskabssager 56 % under 4 mdr. 72,3% 60,5% 52,7% 68,8% 83 % under 6 mdr. 90,8% 80,3% 75,9% 89,3% Forældreansvarssager 2) 60 % under 6 mdr. 51,6% 52,5% 52,6% 65,6% 75 % under 8 mdr. 78,7% 71,2% 70,8% 80,6% Fogedsager Alm. fogedsager 72 % inden for 2 mdr. 57,1% 62,7% 57,1% 77,4% 93 % under 4 mdr. 90,3% 90,0% 85,1% 94,6% Særlige fogedsager 80 % inden for 2 mdr. 81,6% 80,4% 71,4% 89,3% 97 % under 4 mdr. 97,3% 97,1% 93,4% 98,2% Betalingspåkrav 55 % inden for 2 mdr. 76,4% 48,9% 57,8% 76,4% 85 % under 4 mdr. 93,1% 89,9% 85,4% 94,1% 1) Inkluderer også ikke domsforhandlede sager. 2) Inkluderer hovedforhandlede sager, sager sluttet efter forlig og sager sluttet efter retsmægling. Alle byretter Resultater i 2011

8 8 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i Alle byretter Resultater i 2011 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Alm. hovedfhl. civile sager Hovedforhandlede boligretssager Hovedforhandlede småsager Alle civile sager m. forh.maksime Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte Resultat 3: Faglig kvalitet Retssekretariatet har haft et stående udvalg med repræsentanter fra retssekretariatet og fra politiet, der målrettet har arbejdet på at nedbringe antallet af omberammelser i straffesager. Arbejdet har været organiseret således, at der har været holdt kvartalsvise møder. Der er opnået gode resultater, idet omberammelse som følge af manglende forkyndelse er nedbragt til et antal i en størrelsesorden på 50%. Desværre har denne fremgang ikke ført til, at der samlet set er færre omberammelser, idet omberammelser af andre grunde, herunder navnlig som følge af valg af ny forsvarer, er steget tilsvarende. Arbejdet fortsætter, idet såvel retten som Fyns Politi vurderer, at den målrettede indsats er positiv. Informationen har haft et kvalitetsarbejde, der gik ud på at udarbejde arbejdsinstruktioner for afgrænsede sagsområder, og har således gennemført arbejdet for så vidt angår betalingspåkrav. Endvidere har der været arbejdet på effektivisering og kvalitetsforbedring af telefonmøderne i småsagerne. I skifteretten har der fortsat været arbejdet med en inspirationsmappe for insolvenssagsbehandlingen. Endvidere har der været evaluering på kontormedarbejdernes møder i dødsbobehandlingen. Efter at skifteretten er overgået til at foretage skriftlig behandling i dødsboerne, er dette kvalitetsprojekt ophørt.

9 9 I fogedretten er der foretaget kvalitetssikring ved at udarbejde arbejdsinstruktioner for alle arbejdsprocesser. På tvangsauktionsområdet har kontormedarbejderne forbedret forberedelsen af auktionsmødet ved at gøre retsbogen klar og indhente alle nødvendige oplysninger. Endvidere har kontormedarbejdere medvirket i tvangsauktionsmøderne og medvirket til at udfylde retsbogen under auktionen. Efter nogen tid viste det sig, at denne medvirken var unødig ressourcekrævende, og herefter har kontormedarbejderne ikke deltaget i selve tvangsauktionsmødet. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Seneste brugerundersøgelse blev gennemført i Den viste, at der var en generel høj tilfredshed med retten, med vores medarbejdere og med vores sagsbehandling. For at fastholde det gode resultat afholder vi faste møder med Fyns Politi, som vi navnlig drøfter sagstilrettelæggelse og effektivisering af sagsgange med. Endvidere har vi møder med de beneficerede advokater, med Advokatforeningen, Statsforvaltningen og de familieretlige advokater samt med Kriminalforsorgen, hvorunder vi gennem dialog forsøger at tage fornøden hensyn til de ønsker og de synspunkter, som fremkommer fra disse professionelle aktører. Generelt er det vores indtryk, at der fortsat er tilfredshed med vores arbejde. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Den sidste trivselsundersøgelse blev gennemført i 2010 og viste et godt resultat for vores embede. Vi holder en lang række aktiviteter, der blandt andet har til formål at fremme trivslen, herunder to årlige faste temadage, hvor der dels er et fagligt indslag og dels er socialt samvær i tilknytning hertil. Også de enkelte afdelinger arbejder målrettet på at fastholde en god trivsel, bl.a. ved at foretage fælles sociale arrangementer efter arbejdstid. Som det kan ses af tabel 9 er der sket en markant forbedring af sygefraværet, idet vi fra en placering i den absolut tunge ende har haft en fremgang til det 5. bedste resultat for byretterne. Dette er i sig selv glædeligt. Og det må antages at afspejle, at trivslen er på et tilfredsstillende højt niveau. Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i Gennemsnit "5. bedste" Personaleomsætning (% ) 7,8 4,0 20,8 10,5 - Gnst. sygedage pr. medarbejder 9,1 12,6 7,2 9,4 7,2 Kilde: Isola3 (Personalestyrelsen) Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi har i 2011 haft åbent hus i forbindelse med et kulturnatsarrangement, herunder afvikling af processpil. Vi har endvidere forsøgt at løfte hjemmesiden op, ved at lægge flere nyheder ud, herunder domsresuméer. Vi tilbyder fortsat skoleklasser at overvære retssager, idet vi reklamerer herfor på hjemmesiden. Navnlig efter at vi nu pr. 1. januar 2012 har taget en ny stor retssal i brug, er mulighederne for at huse skoleklasser markant forbedret.

10 10 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Som en udløber af arbejdet med at nyformulere værdier, mål og visioner for Danmarks Domstole har vi valgt på ny at sætte særligt fokus på at udvikle vores hjemmeside. Endvidere vil vi i 2012 i særlig grad arbejde med forståeligehed som værdi. Det gælder såvel mundtligt som skriftligt. Det er indlysende, at der er tale om en kerneværdi for en domstol og for de øvrige opgaver, som vi varetager. Derudover er der følgende udviklingsaktiviteter Informationen. Med henblik på at kvalitetssikre arbejdet udfærdiges der arbejdsinstruktioner for alle arbejdsprocesser i Informationen, der endnu ikke er beskrevet. Der arbejdet videre med udarbejdelse af huskeliste med relevante links til retsbog til brug for telefonmøderne. Skifteretten fortsætter arbejdet med at udarbejde en inspirationsmappe i insolvenssagerne med henblik på at opnå ensartethed. Fogedretten sætter særlig fokus på kvalitetssikring af arbejdet med tvangsauktioner. Retssekretariatet foretager følgende Projektet med nedbringelse af antallet af omberammelser i straffesager fortsætter i 2012, stadig i samarbejde med politiet. I juristgruppen gennemføres et forløb over 6 måneder, hvor øvrige jurister booker sig ind hos en dommer i 3 straffesager og 3 civile sager efter eget valg. Dommeren evaluerer såvel retsledelsen som dommen. Aktualiseret af, at dommerne nu får kapper at bære ved hovedforhandlingerne, sætter vi fokus på retssekretærernes rolle i en rolig, værdig og kvalitetspræget afvikling af hoved forhandlingen, således at afviklingen i forhold til brugerne fremtræder professionel og ordentlig. De nærmere retningslinier for retssekretærernes medvirken, f.eks. ved hovedforhandlingens begyndelse og domsafsigelsen vil blive udarbejdet og afstemt med dommerne.