ÅRSBERETNING 2016 bemærkninger til årsnøgletal Retten i Esbjerg

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 bemærkninger til årsnøgletal Retten i Esbjerg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Maj 2017

2 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Esbjerg udøver dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver, herunder strafferet, civilret, skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjerg omfatter Varde, Fanø, Esbjerg og Vejen kommuner med et indbyggertal på ca Retten i Esbjerg består af retspræsidenten, 7 dommere, 7 retsassessorer/dommerfuldmægtige, administrationschef, ca. 40 kontormedarbejdere, elever, it-medarbejder og vagt. Retten har derudover et antal stævningsmænd, der er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder. 2. Resultater i 2016 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2016 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Samlet produktivitet 5. BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager ,9 105,0 99,7 103,4 100,9 106,8 101,1 107,8 107,1 105,5 125,9 132,4 97,4 101,3 95,2 100,1 94,6 98,3 95,7 102,0 97,2 97,4 108,9 112,8 Retten i Esbjerg 92,5 99,2 87,9 92,5 88,0 84,2 87,2 107,2 88,1 97,3 118,7 135,8 1) 1) Indeks 100 svarer til gennemsnittet ved byretterne i ) Tal for 2015 er genberegnet grundet kvalitetssikring af vægtene for de civile sager samt fastsættelse af 2012 som indeks ) "Retssager" svarer til den samlede produktivitet for straffesager og civile sager, "Fogedsager" til den samlede produktivitet for øvrige fogedsager og tvangsauktioner, "Skiftesager" til den samlede produktivitet for Insolvensskifter og Dødsboskifter. 4) Ved beregningen af den samlede produktivitet, samlet for retten, anvendes rettens samlede vægtede årsværksforbrug - dvs. også årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af produktiviteten på de enkelte sagsområder er årsværkforbruget til generel ledelse og administration mv. nøgletalsfordelt, således at forskelle i andele i årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. ikke vanskeliggør en sammenligning af de enkelte retter. Rettens samlede produktivitet er steget med 7 pct. fra 2015 til 2016, mens den er steget med 4 pct. samlet for retterne. Samlet aktivitet målt som vægtede afsluttede sager Samlet Straffesager Civile sager Øvrige Fogedsager Tvangsauktionssager SAMLET BYRETTERNE Retten i Esbjerg Insolvensskiftesager Dødsboskiftesager Notarialforretninger SAMLET BYRETTERNE Retten i Esbjerg ) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager. Der sager og vægtede sager samlet i 2015, efter at der er foretaget en kvalitetssikring af vægtene for civile sager i efteråret Samlet aktivitet målt ved vægtede afsluttede sager. Aktiviteten for retten er steget med 3 pct. målt i vægtede afsluttede sager mod en stigning på 2 pct. for byretterne samlet. Straffesager Antallet af vægtede afsluttede straffesager faldt med 3 pct. fra 2015 til 2016 mod en stigning på 2 pct. for byretterne samlet. Civile sager Antallet af vægtede afsluttede civile sager steg med knap 11 pct. fra 2015 til 2016 mod en stigning på knap 2 pct. for byretterne samlet.

4 4 Fogedsager Antallet af vægtede afsluttede fogedsager steg med 14 pct. fra 2015 til 2016 mod et fald på 1 pct. for byretterne samlet. Skiftesager Antallet af vægtede afsluttede dødsboskiftesager faldt med 6 pct. fra 2015 til 2016 mod et fald på 2 pct. for byretterne samlet. Antallet af vægtede afsluttede insolvensskiftesager steg med 13 pct. svarende til stigningen for byretterne samlet. Notarialforretninger Antallet af notarialforretninger i 2016 er på niveau med antallet i 2015 både for rettens og samlet for byretternes vedkommende. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Også i 2016 har der været fokus på at opfylde de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden i straffesager. Målopfyldelsen i voldssager (37 dage) steg fra 51,5% i 2015 til 60,7% i Retten lå således både over den gennemsnitlige målopfyldelse på 43,4% og den 5. bedste ret på 57,1%. Målopfyldelsen i voldtægtssager steg fra 20% i 2015 til 75% i Retten lå også her både over den gennemsnitlig målopfyldelse på 28,7% og den 5. bedste ret på 50,0%. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager faldt fra 144 dage i 2015 til 141 dage i Gennemsnittet for byretterne var 129 dage. Civile sager I 2016 blev de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden opfyldt for småsager, idet 73,2% af småsagerne var hovedforhandlet inden 9 måneder. 77% af forældreansvars- og ægtefællesager var hovedforhandlet inden 6 måneder, svarende til gennemsnittet for byretterne. Målet om, at henholdsvis 62% i 2015 og 64% i 2016 af almindelige civile sager og boligretssager var hovedforhandlet inden 15 måneder, faldt fra 61, 5% i 2015 til 55,3% i ,8 % af alle almindelige civilesager, boligretssager, småsager og forbudssager var i 2016 hovedforhandlet inden 6 måneder. Her var målet 73%. Fogedsager Produktiviteten på fogedområdet for kontorpersonalet - som foregår både i fogedafdelingen, i rettens fællessekretariat og ved rettens kasse steg i Det samme gælder produktiviteten på juristsiden. Samlet produktivitet for fogedområdet i Esbjerg ligger på landsgennemsnittet. Vedrørende den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige fogedsager og betalingspåkrav indenfor 3 måneder lå fogedretten over det satte mål, idet der blev afgjort 83,5 %, hvilket er over landsgennemsnittet. For særlige fogedsager indenfor 2 måneder lå fogedretten ligeledes over det satte mål, idet der blev afgjort 85,9 %, hvilket er over landsgennemsnittet. For så vidt angår den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage lå den for almindelige fogedsager under landsgennemsnittet, mens den for tvangsauktioner lå over. For tvangsauktioner var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid inden for 5 måneder steget i 2016 men fortsat under det satte mål og under landsgennemsnittet.

5 5 Skiftesager Alle de centralt fastsatte mål for skiftesager blev opfyldt i 2016 og var på niveau med resultatet for byretterne samlet. Med undtagelse af privat skifte var sagsbehandlingstiderne bedre eller på niveau med landsgennemsnittet. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har i 2016 fortsat arbejdet med at styrke videndeling på afdelings-/juristmøder, ligesom vejledninger og koncepter er blevet kvalitetsudviklet. Retten arbejder fortsat på kvalitetsudvikling af vejledninger, arbejdstilrettelæggelse, sagsgange og ensartethed i sagsbehandlingen. Siden 2014 har kompetenceudviklingen af medarbejdere været et særligt tema med henblik på korte sagsbehandlingstider, højere produktivitet og trivsel. Samarbejdet mellem retterne i Sønderborg og Esbjerg samt Syd og Sønderjyllands Politi udvikles fortsat med bl.a. løbende møder også med forsvarerne om tilrettelæggelsen af afviklingen af straffesager. Rettens samlede ledelse deltager i landsdækkende erfagruppemøder og erfaringsudveksling med professionelle brugere og afholder et årligt seminar om ledelsesrelevante emner. Retten har i 2016 fortsat udviklingen af almene og domstolsspecifikke it-kompetencer bl.a. med henblik på at opnå en mere tidssvarende kommunikation. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har i 2016 fortsat arbejdet med særlige indsatser for at styrke en tidssvarende kommunikation mellem retten og dens brugere. Retten har udvidet brugen af telefonforkyndelser også med henblik på med kort varsel at udnytte opstået ledig retstid. Det er opfattelsen, at mange brugere oplever telefonforkyndelser, hvor man taler med en medarbejder fra retten om indkaldelse til et retsmøde, positivt. Retten sender som udgangspunkt udskrifter af domme og retsbøger, indkaldelser til møder o.lign. til brugernes e-boks eller sikre mailadresser. Retten har i 2016 indgået en aftale mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg og Syd og Sønderjyllands Politi om afvikling af digitale hovedforhandlinger i visse straffesager. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet var i 2016 på 7,8 dage mod 9,5 dage i gennemsnit samlet for byretterne. Efter et større generationsskifte i 2015 med en personaleomsætning på ca. 20 pct. var personaleomsætning i 2016 på 6 pct. mod 9 pct. for byretterne samlet. I 2016 fortsatte arbejdet med kompetenceudvikling, således at flere medarbejdere kan varetage forskellige funktioner inden for rettens område for at sikre, at medarbejdere har de kompetencer, som skal være til stede for at varetage rettens opgaver. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har i 2016 fortløbende opdateret hjemmesiden med domsresumeer og oplysninger til brugerne i øvrigt.

6 6 For at brugerne kan have realistiske forventninger til behandling af sager offentliggøres de aktuelle ekspeditions- og berammelsestider på hjemmesiden for typiske sagskategorier. Fokus og indsats på digital kommunikation blev som nævnt øget i 2014, og retten sender nu i overvejende grad alt, hvad der er muligt at sende, pr. mail. Retten deltager i projektet Kend din ret/gymnasieforløb. Retten har løbende besøg af skoleklasser, der overværer retssager. 3. Udviklingsaktiviteter i 2017 Retten fortsætter udviklingen af de projekter, herunder kompetenceudvikling af medarbejderne, som er sat i gang i 2016 og tidligere. I den forbindelse har retten særlig fokus på rapporten om kontorpersonalets fremtidige rolle og opgaver ved retterne afgivet af arbejdsgruppen august Retten igangsatte den 6. november 2015 udviklingsprojektet: I den gode sags tjeneste. Den samlede ledelse har forpligtet sig til at gennemgå sagsgange og sagstilrettelæggelse i samtlige afdelinger i retten. Formålet er at opnå effektiv sagsbehandling og arbejdstilrettelæggelse med færre medarbejdere og at opfylde de centralt fastsatte mål, hvor de ikke allerede er opfyldt. Projektet fortsætter i 2017 og forventes afsluttet med et lederseminar. Retten vil fortsætte arbejdet med videndeling i praksis. Retten har den 1. marts 2017 overtaget forkyndelsesopgaven i domsmandssager fra anklagemyndigheden. Retten har oprettet et berammer team, der skal oprette, beramme og forkynde i alle straffesager. Retten har også fået mulighed for at sende SMS-påmindelser. Retten modtager digitale straffesager til afvikling af digitale hovedforhandlinger efter samarbejdsaftalen mellem retterne i Esbjerg og Sønderborg samt Syd og Sønderjyllands Politi, der trådte i kraft den 1. maj nævningesag er afviklet digitalt. Retten forbereder og forventer implementering af digitalisering af de civile sager, JFS civil, i April 2017 Margit Ø. Laub