TIL BEBOERNE I STENAGER 14. marts 2017

Transkript

1 Boligselskabet Birkebo Afdeling 08 TIL BEBOERNE I STENAGER 14. marts 2017 I henhold til selskabets vedtægter fremsendes hermed referat af beboermøde, afholdt: i fælleshuset Bistrupvej 103, 3460 Birkerød. DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg. 2. Afdelingsbestyrelsens beretning Torsdag den 2. marts 2017, kl Forelæggelse af årsregnskab for 2015/2016 til orientering og godkendelse af budget 2017/ Gennemgang af trafiklys 5. Indkomne forslag. 6. Valg. a. Videoovervågning i vaskeri b. Udskiftning af tørretumblere i vaskeriet c. Aktivitetsliste d. Udskiftning af vinduer mm. e. Elektroniske låse f. Afskærmning ved kældertrappe ved selskabslokalet g. Beskæring af frugttræer h. Overdækning eller andet af postkasser a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år, John Birch Nielsen og John Mayer Jensen er på valg. Begge modtager genvalg. b. Valg af suppleanter for 1 år, Ole Henrik Skafte Hansen er på valg og modtager genvalg. c. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Beboermødet beslutter om beboermødet eller afdelingsbestyrelsen udpeger medlemmer til repræsentantskabet. 7. Eventuelt.

2 Valg af dirigent, referent, stemmeudvalg og godkendelse af dagsorden Finn Weidekamp, Boligkontoret valgt som dirigent. Jesper Albretsen valgt som referent. Ole Henrik og Lennart valgt som stemmetællere. Dirigenten kunne konstatere at mødet var lovligt indvarslet. Der var 19 husstande eller 38 stemmer til stede. Dagsorden godkendt. 2. Afdelingsbestyrelsens beretning Formand Jesper Albretsen fremlagde bestyrelsens skriftlige og mundtlige beretning. Den skriftlige beretning. Kære beboere Allerførst skal der fra bestyrelsens side lyde en stor tak for den støtte og opbakning der er oplevet i det forgangne år. Bestyrelsen er med på at nogle emner i beretningen vil være lidt som seneste år. Afdelingsbestyrelsen og beboerdemokratiet Afdelingsbestyrelsen vil ikke lægge skjul på, at det har været et travlt år vi kan godt mærke at vi kun er 3 i bestyrelsen, og det har været endnu et travlt år med ekstraordinært beboermøde, månedlige bestyrelsesmøder, byggeudvalgsmøder, driftsmøder og markvandringer. Bestyrelsen arbejder hele tiden på at forbedre informationsniveauet det kan altid forbedres. Afdelingsbestyrelsen har i årets løb arbejdet med følgende områder: Afdelingens økonomi Udskiftning af vinduer mm. og renovering af ungdomshuset Afdelingens trivsel og beboeraktiviteter Legepladser Løbende drift Varmeforbrug Afdelingens økonomi Bestyrelsen har løbende arbejdet med afdelingens økonomi og den løbende drift. Regnskabet for 2014/2015 er efter bestyrelsens opfattelse endt med et tilfredsstillende resultat, selvom overskud på kr. er lidt i overkanten, men der er sket besparelse på renholdelse, vandforbrug mm.. Afdelingen er fra 2013/14 gået fra rating A til rating C, og det skyldes, at der anvendes af opsparingen til renoveringssagen og flere fraflytninger i forbindelse med at der blev frigivet boliger, der tidligere havde været anvendt til genhusning af beboere fra Kajerød Vænge (bemærkes, at antal fraflytninger igen er på normalt leje der er pt. 2 fra 1.juli 2016 eller fraflytningsprocent på 2,04 pct.) men C er fortsat flot og i den høje ende. Renovering af vinduer mm. og renovering af ungdomshuset Der er afholdt 9 ordinære byggeudvalgsmøder, løbende afstemningsmøder og afleveringsforretning. Der arbejdes nu på at få afsluttet byggeregnskabet, men allerede nu kan siges, at udgifter er holdt inde for budgettet. Der er fortsat mindre fejl og mangler, og bestyrelsen har fokus på hurtig udbedring. Byggeudvalget er i det store hele tilfreds med forløbet af renoveringssagen, og det har pyntet på ungdomshuset og løftet området rent udseende mæssigt. Derudover er der kommet mange og gode tilbagemeldinger omkring bedre indeklima, mindre træk mm. Der er dog én ting hvor Byggeudvalget kunne have ønsket et andet forløb og det er særligt omkring havedøre i stueboligerne. På det ekstraordinære beboermøde den 19.november 2015 skulle vi alle have været skarpere på

3 konsekvensen ved valg af dør og ikke mindst beslutningen omkring håndtag på begge sider, hvilket medførte at døren ikke kunne sættes i lukkeposition, ligesom højden på døren har givet udfordringer. Afdelingens trivsel og beboeraktiviteter Bestyrelsen oplevede lidt støj omkring nedlæggelse af den lille legeplads, ligesom der blev oplevet én stigning i naboklager, hvorfor der i samarbejde med selskabsstyrelse blev udarbejdet naboskabsundersøgelse. Bestyrelsen har lagt vægt på det positive, hvilket også afspejler den nuværende fraflytningsprocent, nemlig at de fleste er glade for at bo i Stenager. Der blev indbudt til beboermøde (workshop) omkring naboskabsundersøgelsen, hvor 9 beboere deltog sammen med bestyrelsen. Bestyrelsen arbejder videre med: Forbedring af information Afdelingens samlede trivsel Gældende husorden dækkende eller er der behov for justering omkring aktiviteter som grill, badebassiner osv. Ses på nedenstående er der i hvert fald plads til forbedring. Vi kunne ønske at flere deltog, men fastelavn og sommerfesten var stor succes. Til sommerfesten var der skattejagt mm. for børnene, og bestyrelsen har modtaget positive tilbagemeldinger. Legepladser Bestyrelsen arbejder pt. på sponsorlegepladser.

4 Løbende drift Bestyrelsen har arbejdet med tilstandsrapporten, der blev gennemgået på ekstraordinært beboermøde. Bestyrelsen er nået i mål med: Vinduer og terrassedøre Traktor Optimering af vaskekælder Opsætning af hegn ved kompostbunke Ventilation og emhætter Renovering af ungdomshuset Der skal arbejdes videre med: Yderligere isolering af boligerne Nedgravede affaldsløsninger Legepladserne i én eller anden form Afdelingen nuværende affaldssystem fungerer ikke altid optimalt, der anvendes mange timer fra afdelingen funktionær på containere, og her anvendes også traktor nedgravede affaldsløsninger kan måske løse problem med affald og ikke mindst spare timer, der kan anvendes til flere opgaver i boligerne. Varmeforbrug Omkring genindvindingsanlæg, håber bestyrelsen, at det store arbejde, der er lagt i optimering af nuværende ventilationssystem, rens, fjernelse af ulovlige emhætter, fjernelse af blokeringer for udsugning og nye motorer kan afhjælpe de største problemer bestyrelsen har i hvert fald modtaget positive tilbagemeldinger og luftskiftet er formindsket med mindre varmeforbrug til følge bestyrelsen følger udviklingen tæt, og håber at nye døre og vinduer vil biddrage yderligere til at holde varmeregningen nede. Det var et stort ønske på det ekstraordinære beboermøde den 19.november 2015, at det næste fokusområde er isolering på 1.sal, hvilket der ses på i Men hovedtal for varmeforbruget er som følger fra 2012 således at udviklingen frem til og med 2016 kan ses: Bemærkning Udgift kr kr. Udgiften steget med kr. Indbetalt aconto kr kr. Aconto steget siden 2012 med kr. Tilbagebetaling kr kr. Tilbagebetaling faldet med kr. eller stort set svarende til stigningen siden Tak Bestyrelsen vil afslutte med at sige tak til afdelingens beboere for et godt samarbejde, ligesom der skal lyde tak til Lennart og Hanne på ejendomskontoret.

5 Den mundtlige beretning. Renoveringssag i Stenager Der er afholdt 9 ordinære byggeudvalgsmøder, løbende afstemningsmøder og afleveringsforretning. Der arbejdes nu på at få afsluttet byggeregnskabet, men allerede nu kan siges, at udgifter er holdt inde for budgettet. Byggeudvalget er i det store hele tilfreds med forløbet af renoveringssagen, og det har pyntet på ungdomshuset og løftet området rent udseende mæssigt. Derudover er der kommet mange og gode tilbagemeldinger omkring bedre indeklima, mindre træk mm. men der er også kommet tilbagemeldinger omkring træk. Der er dog én ting hvor Byggeudvalget kunne have ønsket et andet forløb og det er særligt omkring havedøre i stueboligerne. På det ekstraordinære beboermøde den 19.november 2015 skulle vi alle have været skarpere på konsekvensen ved valg af dør og ikke mindst beslutningen omkring håndtag på begge sider, hvilket medførte at døren ikke kunne sættes i lukkeposition, ligesom højden på døren har givet udfordringer. I og med der er kommet tilbagemeldinger omkring manglende udbedring og træk valgte bestyrelsen at udsende ny liste til indrapportering af de fejl og mangler, der fortsat ikke var udbedret og oplysning om i hvilke boliger og hvor der var oplevelse af træk. Tilbagemeldinger har været del af den gennemgang som Byggeskadefonden som vanligt udfører og efter gennemgangen og ikke mindst gennemgangen af de tilbagemeldinger, der er kommet vil der ske følgende: Der sker stikprøvevis kontrol af isolering omkring vinduer Der aftales dag hvor entreprenør kommer og foretager udbedring af ikke afsluttede fejl og mangler Der aftales dag hvor Rationel foretager gennemgang af alle terrassedøre i stueplan der er konstateret træk gennem nøglehul, ligesom der er døre der ikke kan lukke helt tæt (manglende justering) Der var følgende bemærkninger: Renoveringssagen: Rådgiver burde have stoppet arbejdet ved mistanke om brud på arbejdsmiljø Mærke efter klistermærker kan ses i sollys Fejl og mangler skal efterses i alle boliger Vandløbere på tværs Håndværkere gjorde god figur og arbejdede hårdt Mangler indsats ved nøglehul for at forhindre træk Problemer med trækkanaler svære at åbne og lukke, går i stykker Øvrige bemærkninger: Også juletræ til ungdomsboligerne Ønske om nyhedsbrev mindst hver 3.de måned Beretning enstemmigt vedtaget under klapsalver.

6 3. Forelæggelse af årsregnskab for 2015/2016 til orientering og godkendelse af budget 2017/2018 Årsregnskab gennemgået med den bemærkning, at bestyrelsen har gjort et stort arbejde omkring afdelingens udgifter, og årsregnskabet for 2015/2016 endte med et overskud på kr. Det er bl.a. tidligere afskrevet flyttegæld mm. og betaling fra forsikringsselskab. Budget 2017/2018 gennemgået. Henlæggelser øget for at imødekomme det løbende og stigende vedligeholdelsesbehov. Udgifter til lån i forbindelse med renovering sat til kr. (endeligt byggeregnskab med lånoptagelse under udarbejdelse) som godkendt på ekstraordinært beboermøde i Regeringen og Boligselskabernes Landsforening har indgået aftale om besparelse samlet for alle boligforeninger på 1,5 mia. inden 2020 for at få huslejen nedsat. Boligselskabet Birkebo har derfor arbejdet med besparelsesmuligheder: Udbud på flytteboliger Faste timepriser på håndværkerydelser Energibesparelser Ændret organisering af driftspersonale (fællesdrift) Budget derfor tilskåret, ejendomsskat sat til 2017 niveau (forventer at regeringen fastfryser), henlæggelser til flytteboliger nedsat fra kr. til kr. og alle udgifter derudover vurderet og sat lavest muligt. Årsregnskab for 2015/2016 taget til efterretning. Budget for 2017/2018 enstemmigt vedtaget med huslejeforhøjelse på 2,53 pct. og antennebidrag på 172 kr. Indkøb af robotplæneklipper var til særskilt afstemning og vedtaget med 32 stemmer for og 6 imod. 4. Indkomne forslag Indkomne forslag. a. Videoovervågning i vaskeri b. Udskiftning af tørretumblere i vaskeriet c. Aktivitetsliste d. Udskiftning af vinduer mm. e. Elektroniske låse f. Afskærmning ved kældertrappe ved selskabslokalet g. Beskæring af frugttræer h. Overdækning eller andet af postkasser Ad. a Videoovervågning i vaskeri Vedtaget med 34 stemmer for, 2 imod og 2 der undlod at stemme. Ad. b Udskiftning af tørretumblere i vaskeriet Enstemmigt vedtaget at der skal ske udskiftning med op til 4 nye tørretumblere og fjernelse af strygerulle. Samlet udgift omkring de kr. betales over afdelingens henlæggelser. Der opsættes til start én maskine for at vurdere behov i og med der er ekstra tørretid ved de nye maskiner. Der sker herefter vurdering efter 4 måneder på ekstraordinært beboermøde. Ad. c Aktivitetsliste Gennemgået og enighed om at planlagte aktiviteter skal gennemføres.

7 Ad. d Udskiftning af vinduer mm. Behandlet under bestyrelsens beretning. Ad. e Elektroniske låse Beboere, der ønsker udskiftning henvender sig på ejendomskontoret. Der kan ske udskiftning af 9 låse. Ad. f Afskærmning ved kældertrappe ved selskabslokalet Beboermødet gav forslaget sin anbefaling til selskabsbestyrelsen. Ad. g Beskæring af frugttræer Der sker beskæring af afdelingens træer ved fagfolk. Vedtaget med 36 stemmer for og 2 i mod. Ad. h Overdækning eller andet af postkasser Bestyrelsen arbejder videre med løsninger. Der sker fremlæggelse af løsninger på ekstraordinært beboermøde. 5. Valg Beboermødet besluttede enstemmigt, at bestyrelsen udvides fra nuværende 3 til 5 medlemmer. Valg a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. John Birch Nielsen og John Mayer Jensen valgt for 2 år. b. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 1 år. Morgan Risager og Rikke Sørensen valgt for 1 år. c. Valg af 2 suppleanter for 1 år. Ole Henrik Skafte Hansen (1.suppleant) og Else Kjeldsen (2.suppleant) valgt for 1 år. d. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Beboermødet besluttede, at afdelingsbestyrelsen udpeger medlemmer til repræsentantskabet. 6. Eventuelt Følgende drøftet: Ønske om mere tydelig skiltning om Stenager, adresser mm. Overløb til vandtønder ønskes Der ses på p-plads problemer Der ses på brædder og alger på altaner Kældertrappe skal holdes fri for blade Problemer med tyggegummi Problemer med duer Rep. af de hvide striber på trapper Udsendelse af opdateret husorden Ønske om at fodring af fugle ikke bliver til fodring af rotter

8