TIL BEBOERNE I AFDELING 53

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 53 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget Skema planlagt vedligeholdelse Indkomne forslag 14. august 2013

2 Dato 14. august 2013 Afdeling 53 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset på Åvænget, Egå tirsdag den 27. august 2013 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget Indkomne forslag a. Dyr på fællesarealer b. Udtynding buske 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 2014 hovedlinjer Afdeling 53 Julsøvej Hvad er budget 2014? tet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger med 1% i 2014 Din husleje stiger med 1% fra 1. januar Priserne i samfundet i øvrigt forventes at stige med 1,5% til Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (65 m2) kr kr. 43 kr. 3-rumsbolig (83 m2) kr kr. 51 kr. 4-rumsbolig (109 m2) kr kr. 64 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler de kan afvige fra din husleje, også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan tet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Anden kapitalfremskaffelse. Det betyder sædvanligvis, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. I enkelte tilfælde kan der dog være tale om tilskud. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2014 henlægger afdelingen 98 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2012 henlagt 397 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste 20 år. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 2014 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx får en mere energibesparende adfærd (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab Ændring Almindelig vedligeholdelse % Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift Renovation m.m % Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter % Ydelser på prioritetslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer % Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af flg. indtægter: Konto Regnskab Husleje Renter Ændring Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 1%. I budgetåret 2014 fordeler udgifterne sig således: Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 1% 4% 11% 13% 52% 7% 11% Du kan få det fulde budget for afdeling 53 på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 53 2 af 2

6 2014 vedligeholdelsesplan Afdeling 53 Julsøvej Vedligeholdelsesplanen beskriver, hvilke arbejder der skal laves i afdelingen i det næste år og et overslag over, hvad der skal laves de følgende 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelsesarbejder på i alt kr., fordi er ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges. I årene fra 2014 til 2033 er der planlagt vedligeholdelsesarbejder for kr. mere, end afdelingen sparer op. Det betyder, at afdelingen må hæve henlæggelserne, hvis der skal være råd til at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep. belægning Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold af udvendig belysning Borde og bænke Vedligeholdelse af borde og bænke Legepladsudstyr Vedligehold og udskiftning på legeplads Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep. og vedligehold af garage og skure Buske Ren./vedligeholdelse af haveanlæg Indvendig dør Rep. og vedligehold af indvendige døre og vinduer Gulv Slib og lakering af gulve Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Tagdækning Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads Vindue Maling af vinduer Vindue Rep. og vedligehold/incl. sålbænke Indervæg Rep. fliser og fuger Ydervæg Rep. fuger og sokkelpuds Opsamling Rep. og vedligehold faldstammer Belysningsanlæg Udskift afbryder/kontakter Elforsyningsanlæg (samlet) Etablering af solceller på taget Vandsystem (samlet) Udskift APV unit Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af varme Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter Køkkeninventar Udskift komfurer Køkkeninventar Vedligehold inventar og nye køkkener Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner Total Tekst PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE ANDEN KAPITAL FREMSKAFFELSE BUDGETTERET HENLÆGGELSE AFGANG/TILGANG NETTO HENLÆGGELSER PRIMO HENLÆGGELSER ULTIMO Boligkontoret Århus afdeling 53

7