Tilbud Trin for Trin. Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk

Transkript

1 Tilbud Trin for Trin Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk

2 Indholdsfortegnelse 1 INTRODUKTION AT HANDLE MED DET OFFENTLIGE Udbudsprocessen kort fortalt KEND REGLERNE FOR UDBUD EU s Udbudsdirektiv Forstå udbudsformerne Udvælgelses- og Tildelingskriterier FORBEREDELSE FASTLÆG DINE MÅLSÆTNINGER OVERVEJ AT INDGÅ I ET KONSORTIUM Sådan håndterer man konsortier SÅDAN FINDER DU UDBUD Følg udbudsbekendtgørelsen Få fat i udbudsmaterialet UDARBEJDELSE AF DOKUMENTATION OG PRÆSENTATION KONTROL AF UDBUDSMATERIALET ER ALT MED? Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet Kontakt til udbyder hvad må du? SKRIV TILBUDDET PLANLÆGNING PRÆKVALIFIKATION Skriv anmodning om prækvalifikation Hvis du bliver prækvalificeret Hvis du ikke bliver prækvalificeret SÅDAN SKRIVER DU TILBUDDET Tilbuddet indgår i kontrakten Beregning: Kan det betale sig? Skriv til din modtager FORBEHOLD OG FORUDSÆTNINGER HVAD MÅ DU? Væsentlige forbehold medfører diskvalifikation Ukonditionsmæssige tilbud ALTERNATIVE BUD HVAD MÅ DU? AFSENDELSE AF TILBUDDET Kvittering for modtagelse Hvis der er fejl i tilbuddet OVERTAGE OPGAVEN OG OPFØLGNING EVALUERING AF TILBUDDET Hvis du vinder opgaven Hvis du ikke vinder opgaven KLAGEADGANG Sådan gør du Tjekliste: Kan jeg klage? SAMARBEJDE

3 4.4 KONTRAKTPERIODEN, -OPSIGELSER, -FORLÆNGELSER OG GENFORHANDLING BILAG BILAG 1 FORSTÅ EU-UDBUDSBEKENDTGØRELSEN BILAG 2 EKSEMPEL PÅ REFERENCELISTE BILAG 3 EKSEMPEL PÅ PRÆKVALIFIKATIONSANMODNING BILAG 4 EKSEMPEL PÅ FØLGEBREV

4 Indledning Denne Tilbud trin for trin -vejledning har til hensigt at hjælpe mindre og mellemstore virksomheder i at byde ind på offentlige opgaver. Vejledningen fører virksomhederne gennem tre faser fra de indledende overvejelser om hvorvidt, der skal bydes, til overtagelse af opgaven og opfølgning. Desuden indeholder vejledningen indledningsvis lidt information omkring offentlige indkøb. Vær opmærksom på, at vejledningen er et frivilligt hjælpeværktøj. Den består ikke af officielle retningslinjer for tilbud på offentlige opgaver. Hvis der er uoverensstemmelse mellem vejledningen og kravene i et konkret udbudsmateriale, skal du altid følge kravene i udbudsmaterialet. Søg eventuelt råd via din brancheorganisation. Vær endvidere opmærksom på, at vejledningen tager udgangspunkt i at der skal bydes ind på en offentlig serviceopgave som er i EU-udbud. Dette betyder, at den beskrevne proces støtter sig til de regler, der er givet ved Udbudsdirektivet (det klassiske Udbudsdirektiv, 2004/18/EF) for så vidt angår serviceopgaver. Ikke alle offentlige opgaver udbydes via EU-udbud. En række udbud er såkaldt nationale udbud. Nationale udbud er underlagt Tilbudsloven - et mindre restriktivt regelsæt end Udbudsdirektivet. Og ikke alle offentlige opgaver, der udbydes er serviceopgaver. Offentlige myndigheder udbyder såvel serviceopgaver som varer og bygge-/anlægsopgaver. Denne vejledning er således ikke udtømmende for alle udbud. Imidlertid er det vores opfattelse at den kan bruges i relation til de fleste udbud, når blot man holder sig in mente at der kan være tale om forskellige regelsæt og forskellige opgaver. Særskilt i forhold til nationale udbud, er der i de tilfælde, hvor det er muligt og vurderes relevant fremhævet de relevante regler i/afvigelser til Tilbudsloven. Herunder illustreres opbygningen af vejledningen: Introduktion Før udbud Under udbud Efter udbud Målsætninger Planlægning Evaluering af tilbuddet At handle med det offentlige Udbudsregler Sådan finder du udbud Udarbejdelse af dokumentation Anmodning om prækvalifikation Tilbudsskrivning Forbehold og Alternative tilbud Klageadgang Indgåelse af kontrakt Overtagelse af opgaven Kontrol af udbudsmaterialet Afsendelse af tilbuddet Opfølgning 4

5 1 Introduktion 1.1 At handle med det offentlige At handle med det offentlige kan være noget anderledes end at handle med kunder fra den private sektor, givet at en offentlig myndighed eller virksomhed adskiller sig fra private virksomheder. Det er en god ide, at sætte sig ind i de særlige aspekter, der karakteriserer det offentlige inden man beslutter sig for at gå ind på det offentlige marked. Altså inden man beslutter sig for at forsøge at få en offentlig myndighed/virksomhed som kunde. Nedenfor skitseres de væsentligste aspekter. Det offentlige udgøres først og fremmest af stat, regioner og kommuner. Herudover tæller de styrelser, råd og decentrale enheder mv., der er tilknyttet henholdsvis stat, regioner og kommuner også som offentlige myndigheder. Dertil hører en række støttede institutioner mv. med til betegnelsen af det offentlige. Med et offentligt indkøb menes, at en offentlig myndighed køber varer eller tjenesteydelser eller får udført anlægsopgaver af en privat virksomhed. Ønsket om at handle med private virksomheder kan dels skyldes det økonomiske aspekt den private virksomhed kan måske løse opgaven billigere end det offentlige men det kan også være et spørgsmål om kompetencer, innovation eller noget helt fjerde. Når det giver mening at tale om offentlige indkøb og på den måde adskille disse indkøb fra de indkøb, der ellers foretages af virksomhederne i samfundet, er det fordi offentlige indkøb er særlige; offentlige indkøb er (af såvel den danske stat som EU) underlagt en række regler! Konkret er offentlige myndigheder eller virksomheder forpligtet til at køre en specifik proces et udbud inden de indgår en kontrakt med en privat virksomhed. De er dermed afskåret fra bare at indgå en kontrakt med en vilkårlig eller selvvalgt privat virksomhed, når de fx ønsker en opgave løst for sig. Det kan dermed være lidt besværligt at være offentlig indkøber. Og omvendt kan det offentlige dermed synes lidt besværlig at handle med! Reglerne kan imidlertid begrundes med, at offentlige indkøb sker for skatteydernes penge. Reglerne har nemlig til hensigt at sikre, at indkøbene er effektive, altså at skatteyderne får så meget for pengene som muligt. Samtidig er procedurekravene med til at sikre en fair konkurrence til glæde for private virksomheder. Flere andre forhold gør offentlige myndigheder/virksomheder til særlige samarbejdspartnere. Først og fremmest skal nævnes den politiske dimension; hvor en privat virksomhed typisk har beslutningskompetencen liggende i en direktion alene, er der i en offentlig myndighed/virksomhed såvel en administrativ som en politisk besluttende enhed. Offentlige myndigheder/virksomheder benytter sig desuden i stigende grad af borgerinddragelse (/bruger-), hvor det vurderes relevant. Heri ligger, at borgerinddragelsen benyttes som et middel eller en metode, der skal sikre at indkøbet rammer plet. Både den politiske dimension og borgerinddragelsen har specielt betydning i relation til udbudsprocessen, som kan blive mere tidskrævende; flere skal høres og flere skal ind over beslutningen og det kan synes 5

6 tungt at skulle vente længere end højst nødvendigt. Imidlertid er det i sidste ende politikerne, der har ansvaret for opgaveløsningerne og det er kun naturligt med en politisk inddragelse. Samtidig er det borgerne, der i langt de fleste tilfælde er de endelige modtagere af indkøbet, hvorfor deres mening er væsentlig. Sat på spidsen er netop den politiske dimension og borgerinddragelsen essensen i et demokratisk samfund som Danmark! Endelig skal det nævnes, at offentlige myndigheder/virksomheder har en række forpligtelser i forhold til medarbejderne ved et udbud. Reglerne kan medføre en større kompleksitet i en udbudsprocedure, men har til hensigt at beskytte medarbejderne og sikre dem en fair behandling. Begrebet offentlig myndighed bruges ovenfor som om det var en fast størrelse. Væsentlig er det dog at huske på, at der naturligvis er lige så stor (om end ikke større) forskel på offentlige myndigheder, som der er private virksomheder imellem. Forskellene er størst, når man sammenligner offentlige myndigheder på forskellige niveauer eksempelvis har regioner helt andre kerneopgaver end kommuner. Imidlertid er der også forskelle inden for offentlige myndigheder på samme niveau; landets 98 kommuner har fx ikke nødvendigvis den samme måde at løse opgaver på. Ligeså vel er den måde de har organiseret sig på og det politiske ståsted forskelligt. På trods af forskellene kan et kendskab til det offentlige i bred forstand sagtens komme en privat virksomhed til gode. Dette skal forstås på den måde, at har man en gang haft en kommune som kunde har man langt lettere ved at sætte sig ind i den næste kommunes situation, behov og ønsker. Og set på den måde åbner der sig et helt nyt marked, når man bliver leverandør til det offentlige! Udbudsprocessen kort fortalt Når en offentlig myndighed/virksomhed skal foretage et indkøb skal den indledningsvist offentliggøre dette. Offentliggørelsen skal sikre gennemsigtighed via offentliggørelsen får private virksomheder at vide, at den offentlige myndighed agter at indgå en kontrakt med en privat leverandør om løsningen af en given opgave (et indkøb) på et givent tidspunkt ude i fremtiden. Offentliggørelsen foregår i praksis ved at udbyder udfylder en udbudsbekendtgørelse. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): Ved en igangsættelse af et såkaldt nationalt udbud udarbejdes en annonce, som offentliggøres på Supplerende med udbudsbekendtgørelsen udarbejder den offentlige myndighed et udbudsmateriale. Udbudsmaterialet skal både indeholde information om opgaven en kravspecifikation, om konkurrencen - udvælgelses- og tildelingskriterier mv., og om driften nogle kontraktvilkår. Hvordan resten af processen ser ud, afhænger af udbudsformen. Lidt forenklet er der tale om to udbudsformer: 6

7 en, hvor den offentlige myndighed indledningsvist udvælger en række relevante virksomheder til at byde på opgaven en hvor muligheden for at byde er åben for alle interesserede virksomheder. Såfremt den offentlige myndighed vælger at prækvalificere en række relevante virksomheder benyttes udbudsformen begrænset udbud og den medfører, at der indledningsvist er en prækvalifikationsfase. Såfremt den offentlige myndighed vælger offentligt udbud, dvs. en åben procedure, er prækvalifikationsfasen sprunget over. I praksis gennemføres prækvalifikationsfasen ved at den offentlige myndighed (via udbudsbekendtgørelsen) opfordrer virksomheder om at give sig til kende såfremt de er interesserede i at byde på opgaven. Den offentlige myndighed angiver samtidig, hvad virksomhederne som minimum skal kunne for at blive udvalgt. Eksempelvis kan den offentlige myndighed stille krav til virksomhedernes tekniske udstyr. Interesserede virksomheder besvarer opfordringen via en anmodning. Udvælgelsen blandt virksomheder på baggrund af deres kunnen er ikke særegen for udbud, der følger udbudsformen begrænset udbud. Ved et offentligt udbud vil der ligeledes blive stillet mindstekrav til virksomhedernes formåen mv. Forskellen er således alene at udvælgelsen holdes adskilt fra resten af processen, altså eksistensen af en prækvalifikationsfase. Når offentliggørelsen er foretaget (og en evt. prækvalifikationsfase er gennemført) kan interesserede (evt. udvalgte) virksomheder rekvirere udbudsmaterialet og gå i gang med at skrive et tilbud, som modsvar til udbudsmaterialet. Tilbudsfasen indeholder også kommunikation mellem den offentlige myndighed, som udbyder og de private virksomheder, tilbudsgiverne, idet der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet. Som regel vil spørgsmålene blive besvaret skriftligt i anonymiseret form af hensyn til ligebehandling, gennemsigtighed mv. Tilbudsfasen ender ved tilbudsfristen, dvs. det tidspunkt hvor den offentlige myndighed har fastsat at den skal have tilbuddene i hænde. Efter tilbudsfristen gennemser den offentlige myndighed de indkomne tilbud. I første omgang bliver det tjekket om det enkelte tilbud er konditionsmæssigt, dvs. om alle de formelle forhold og krav er overholdt. Gennemgangen er væsentlig fordi den offentlige myndighed i visse tilfælde har pligt til at afvise tilbud, der ikke overholder formkravene dette for at sikre en fair og gennemsigtig konkurrence. Næste skridt er at vurdere om tilbudsgiveren lever op til de mindstekrav, der er angivet. Dette skridt er naturligvis kun aktuelt, hvis der ikke indledningsvist er afholdt en prækvalifikationsfase. Endelig vurderer den offentlige myndighed selve de tilbudte løsninger. Og i henhold til et af tildelingskriterierne laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges det mest kvalificerede tilbud. Den offentlige myndighed begrunder afslutningsvist skriftligt overfor tilbudsgiverne det valg, der er truffet, kontrakten underskrives og driftsperioden går i gang. 7

8 Nedenfor illustreres de to mest benyttede udbudsprocesser: Offentligt udbud Begrænset udbud Annoncering Annoncering Interesserede leverandører udarbejder tilbud Interesseredeleverandører udarbejder tilbud Frist for anmodning om prækvalifikation Den offentlige udbyder udvælger kvalificerede tilbudsgivere Frist for tilbud Den offentlige udbyder vurderer indkomne tilbud Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede Prækvalificerede leverandører udarbejder tilbud Frist for tilbud Den offentlige udbyder vurderer indkomne tilbud Offentliggørelse af vinder Den offentlig udbyder offentliggører vinderen og giver samtidig besked til de andre deltagende leverandører Offentliggørelse af vinderen Den offentlige udbyder offentliggører vinderen og giver samtidig besked til de andre deltagere. 1.2 Kend reglerne for udbud Første skridt på vejen til at vinde udbud er, at du og dine ansatte kender til de grundlæggende regler på udbudsområdet. Indledningsvis skal det nævnes, at EU s generelle principper skal overholdes ved et udbud. Det drejer sig om principperne for: - ligebehandling - gennemsigtighed - ikke-diskrimination - offentlighed/åbenhed Herudover skal procedureregler mv. i EU s Udbudsdirektiv overholdes. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): I stedet for EU s Udbudsdirektiv skal afsnit III i Tilbudsloven overholdes. Brug et par minutter på at læse nedenstående, så du kender spillereglerne, inden du går i gang. 8

9 1.2.1 EU s Udbudsdirektiv EU s Udbudsdirektiv træder først i kraft, når der er tale om at den offentlige myndighed indgår en reel aftale om indkøb over et vist beløb. I aftalebegrebet ligger der, at der fx ikke er tale om in-house -aftaler. Sådanne aftaler blandt flere er nemlig undtaget Udbudsdirektivets regler. For så vidt angår beløbsgrænsen tærskelværdien afhænger denne dels af, hvilken en ydelse der er tale om, og hvilken myndighed, der er tale om. De forskellige ydelsestyper er varer, tjenester og bygge-/anlægsopgaver. Som tidligere nævnt omhandler denne vejledning alene tjenester (serviceopgaver). De forskellige myndighedstyper er (i kort form) stat, region og kommune. Tærskelværdierne for tjenesteydelser er henholdsvis x/x/ kr. afhængigt af om der er tale om stat, region eller kommune. Således skal en kommune, der indkøber en tjenesteydelse for et beløb, der overstiger denne beløbsgrænse, følge Udbudsdirektivets procedureregler. Eller formuleret anderledes - hvis en kommune skal indgå kontrakt med en privat leverandør om levering af en tjenesteydelse, skal denne såfremt kontraktværdien overstiger kr. forlods lave et EU-udbud. Se de aktuelle tærskelværdier for varer og bygge-/anlægsopgaver her: Du kan også læse mere om tærskelværdier og kontraktberegninger her: (vejledningen hedder Fakta om tærskelværdier og kontraktberegninger.) Når EU s udbudsdirektiv skal følges, betragtes, træder i kraft eller hvad man vil kalde det betyder det dels, at der er pligt til at lave et EU-udbud. Med andre ord skal indkøbet offentliggøres og en række procedureregler skal følges. Offentliggørelse Indkøbet skal offentliggøres via en udbudsbekendtgørelse i den elektroniske database TED (ted.europa.eu). Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde en række lovbestemte informationer. Procedure Dernæst gælder helt strikse regler for udbudsprocessen. Ved EU udbud findes forskellige udbudsprocedurer med faste regler for bl.a. tidsfrister. Udbud under Tilbudsloven (nationale udbud): Tilbudslovens retningslinjer gælder for indkøb af vare- og tjenesteydelser over kr. og bygge- og anlægsopgaver over kr. Her gælder en pligt til at offentliggøre indkøb i en annonce på 9

10 med information om: beskrivelse af opgaven, tildelingskriterier, evt. krav til tilbudsgiveren, kontaktperson, tidsfrist Forstå udbudsformerne Udbudsdirektivet oplister i alt seks forskellige udbudsformer, hvoraf, som nævnt tidligere, er offentligt udbud og begrænset udbud de to mest benyttede. Hver udbudsform har både fordele og ulemper og nogle udbudsformer kan kun anvendes, hvis særlige betingelser er opfyldt. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): Ved gennemførelse af et nationalt udbud er der frit procedurevalg. Det vil sige, at man principielt kan afholde en proces, som man selv har opfundet. I praksis benyttes en af de udbudsformer, der er angivet i Udbudsdirektivet evt. med et forhandlingsled, hvilket i modsætning til Udbudsdirektivet er tilladt i Tilbudsloven. Følgende er en beskrivelse af de forskellige udbudsformer: Et offentligt udbud, er kendetegnet ved, at alle interesserede aktører kan afgive tilbud. Det giver den bredeste konkurrence, men kan også kræve mange ressourcer for både udbyderen og dig som tilbudsgiver. Eftersom konkurrencen er åben, kan det være svært at vide, hvor mange der er om buddet og derfor er det vigtigt at skrive sit tilbud skarpt og præcist samtidig med det skiller sig ud af mængden. Et begrænset udbud, giver mulighed for at opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Dette gøres via en prækvalifikation, hvor leverandører bliver valgt ud fra økonomisk- og teknisk kapacitet samt personlig formåen. Sammenlignet med et offentligt udbud kan det give udbyderen færre tilbud at vurdere, men det kan til gengæld også forlænge udbudsprocessen. Dette betyder, at leverandørernes tilbud bliver splittet op i to faser. I første fase skal leverandørerne udarbejde en anmodning om prækvalifikation, hvor de skal leve op til nogle udvælgelseskriterier. Såfremt leverandøren bliver prækvalificeret og dermed opfordres til at afgive tilbud, skal leverandørerne udarbejde det endelig tilbud, hvor der konkurreres på baggrund af nogle tildelingskriterier. Udbud efter forhandling, giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er en udbudsform, der dog kun må bruges under særlige omstændigheder. Proceduren kan gennemføres både med og uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Denne udbudsform har naturligvis den fordel at parterne kan indgå i en dialog og forhandle om opgaven. Årsagen til at denne udbudsform kun kan benyttes under særlige omstændigheder begrundes med, at det kan være svært for offentlige myndigheder at leve op til principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. 10

11 Projektkonkurrencer er en udbudsform, der især anvendes ved arkitektkonkurrencer, byplanlægning mv. Der findes flere særlige forhold ved projektkonkurrencer. Blandt andet, at der skal nedsættes en bedømmelseskomité, at udbyder ikke som udgangspunkt har pligt til at indgå kontrakt, og at udbyder derudover har ret til at forhandle med konkurrencedeltagerne. Projektkonkurrencer foregår normalt efter en prækvalifikation, hvor udbyder, på baggrund af kriterierne i udbudsbekendtgørelsen, udvælger deltagerne. Konkurrencen kan dog også være åben, så alle interesserede har mulighed for at indsende deres projekt. Udbyder kan desuden på forhånd udpege og opfordre visse virksomheder til at deltage i projektkonkurrencen. Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal dog fastsættes, så det sikrer reel konkurrence. Den konkurrenceprægede dialog er en udbudsform, der kun kan anvendes ved særligt komplekse kontrakter. Udbudsformen sondrer mellem en dialogfase, hvor man indleder med at drøfte og/eller forhandle med udvalgte ansøgere og en fase, der indeholder den egentlige tilbudsgivning. Denne udbudsform har naturligvis den fordel, at parterne kan indgå i en dialog og forhandle om opgaven. Årsagen til at denne udbudsform kun kan benyttes under særlige omstændigheder begrundes med, at det kan være svært for offentlige myndigheder at leve op til principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. Læs mere om udbudsformerne i Udbud Trin for Trin på Udvælgelses- og Tildelingskriterier For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for den offentlige udbyder: at din virksomhed er egnet til at løse opgaven! Det kan fx handle om, at I har erfaring fra lignende opgaver, at I ikke er ved at gå i betalingsstandsning og meget mere. at dit tilbud er bedre eller billigere end det, konkurrenterne kan tilbyde! Det kan fx handle om, at I tilbyder den bedste service, den højeste kvalitet og meget mere. Den offentlige udbyder støtter sig til en række udvælgelseskriterier, når den skal vurdere om din virksomhed er egnet og i vurderingen af dit tilbud gøres der brug af et tildelingskriterium, herunder evt. under- og delkriterier til dette. Brug et par minutter på at forstå forskellen på og meningen med udvælgelseskriterier og tildelingskriterier. Udvælgelseskriterier Ved et begrænset udbud bruger udbyder udvælgelseskriterierne til at udvælge, hvilke leverandører der skal have mulighed for at afgive tilbud på opgaven den såkaldte prækvalifikation. Ved et offentligt udbud gennemgår udbyder indledningsvis alle de indkomne tilbud i forhold til udvælgelseskriterierne for at vurdere, om nogle af tilbudsgiverne skal udelukkes fra konkurrencen. Uanset om udvælgelsen af virksomheder sker forlods ved en prækvalifikation eller efter afgivelse af tilbud er der tale om en egnethedsvurdering. Udvælgelseskriterierne retter sig altså mod virksomheden og ikke selve den tilbudte løsning (tilbuddet). 11

12 Udvælgelseskriterier kan opdeles i tre kategorier: Personlige forhold Teknisk formåen (eller faglig formåen) Økonomisk formåen (eller finansiel formåen) Personlige forhold Den offentlige myndighed har i nogle tilfælde pligt til at udelukke virksomheder og i andre tilfælde ret til det. Det drejer sig for eksempel om virksomheder som har begået kriminelle handlinger (obligatorisk udelukkelse), er under konkurs (frivillig udelukkelse) osv. Som tilbudsgiver vil du opleve, at du bliver bedt om at dokumentere, at du ikke giver udbyderen grund til at udelukke dig. Eksempelvis er det almindeligt at udbyder beder om en såkaldt Serviceattest. Du kan også blive bedt om at vedlægge en straffeattest. Serviceattesten rekvireres hos Erhvervs- og byggestyrelsen mod betaling. Straffeattesten rekvireres hos politimyndigheden. I Danmark må en offentlig myndighed endvidere ikke indgå en kontrakt med en virksomhed, der har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. Den offentlige myndighed skal bede om en såkaldt Tro- og loveerklæring fra dig som dokumentation for at virksomheden ikke har en sådan gæld til det offentlige. Som regel har udbyder udformet en standardformular som er vedlagt udbudsmaterialet, som din virksomhed bare skal udfylde og underskrive og sende den ind sammen med tilbuddet. Økonomisk (/finansiel) og teknisk (/faglig) formåen Når det drejer sig om virksomhedens økonomiske og tekniske formåen er der typisk tale om, at udbyderen stiller en række mindstekrav, der skal sikre, at leverandøren kan magte opgaven. De virksomheder, der ikke opfylder mindstekravene er udelukket for at byde på opgaven (deres tilbud tages ikke i betragtning). For så vidt angår økonomisk formåen kan et krav fx være en omsætning på et vist niveau. Udbyderen vil da bede virksomheden om at dokumentere, at den har en omsætning, der mindst lever op til dette - fx ved at kræve at tilbuddene er vedlagt virksomhedens sidste regnskab. For så vidt angår teknisk formåen kan et krav fx være en maskinpark af en vis størrelse. Udbyden vil da bede virksomheden om at dokumentere, at den har en maskinpark, der mindst lever op til dette fx ved at kræve at tilbuddene er vedlagt en oversigt over virksomhedens materiel. I forhold til teknisk formåen er det ikke frit for udbyder at vælge, hvilken form for dokumentation der kan kræves (dermed er det indirekte heller ikke frit for udbyder at vælge, hvad der kan kræves). Udbudsreglerne udspecificerer konkret, hvad der kan bedes om. Dette er ud fra et hensyn til tilbudsgiver, der selvfølgelig ikke skal hoppe på tungen for udbyder. Kravene, der bliver stillet skal være relevante og det skal være rimelig dokumentation, der bedes om. 12

13 Tildelingskriterier Tilbuddene vurderes på baggrund af det tildelingskriterium, udbyder har anført i udbudsmaterialet. Der er to tildelingskriterier at vælge imellem: Laveste pris økonomisk mest fordelagtige tilbud Hvis tildelingskriteriet er laveste pris, er det udelukkende prisen, der afgør, hvem der vinder. Hvis tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, vægter den offentlige udbyder også andre ting end prisen (selv om prisen fortsat spiller en rolle) f.eks. leveringstid, kvalitet eller miljø- og sundhedshensyn. Ved brug af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud hører der således en række underkriterier til, herunder pris. Og der kan også høre delkriterier til de enkelte underkriterier, hvis disse udgøres af flere ting. Således kan tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud være sammensat som følger: Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterium 1: Pris Underkriterium 2: Kvalitet Delkriterium 1: Leveringssikkerhed Delkriterium 2: Kvalitetstyring Den offentlige udbyder skal præcisere i deres udbudsmateriale, hvad der menes med og hvad der lægges vægt på ved vurderingen af de enkelte under- og delkriterier. Dette er for at tilbudsgiverne får kendskab til det konkurrencegrundlag, tilbuddene vil blive vurderet på. Udbyderen skal også angive, hvordan tilbudsgiverne skal dokumentere at de opfylder kriterierne. Et eksempel på formulering i relation til et under- og tilhørende delkriterium kan være: Eksempel nr. x Ved Kvalitet menes Leveringssikkerhed og Kvalitetsstyring. Med Leveringssikkerhed forstås: at leverandøren opfylder sine forpligtelser i forhold til rettidig levering I vurderingen vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiveren har detaljerede og troværdige planer for sikring af 13

14 leveringen, herunder planer ved indtrædelse af leveringshindringer. Tilbudsgiveren skal som led i sit tilbud vedlægge: En beskrivelse af planerne for sikring af leveringen, herunder planer ved indtrædelse af leveringshindringer. Den offentlige udbyder vægter underkriterierne indbyrdes, og vægtningen skal oplyses i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet. Vægtningen angives ved en bestemt procentsats eller ved en ramme med et passende maksimalt udsving, fx pct. Er det ikke muligt at vægte kriterierne procentuelt, skal de som minimum rangordnes. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): Ordregiver skal som udgangspunkt altid anføre i udbudsbetingelserne, hvordan de valgte underkriterier relativt vil blive vægtet med henblik på at afgøre, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. At der skal foretages en vægtning af de valgte underkriterier udelukker ikke, at udbyder kan vælge at ligestille to eller flere af kriterierne. Hvor det ikke er muligt at vægte underkriterierne i forvejen, skal ordregiver angive kriterierne i prioriteret rækkefølge med det vigtigste først. Der er her tale om en undtagelsesbestemmelse. Prioritering uden vægtning kan således kun ske i særlige tilfælde, især på grund af kontraktens kompleksitet og ordregiver skal kunne påvise, at det ikke er muligt at vægte underkriterierne. Det er ikke tilladt at anvende underkriterier, der ikke (mindst) er prioriterede. Vægtningen er med til at sikre ligebehandlingen af tilbudsgivere og gør tildelingen mere gennemsigtig. Få mere information om udbudsregler på 14

15 Før udbudsrunden 2 Forberedelse Når I har besluttet jer for at gå ind på det offentlige marked, er det vigtigt at I fastlægger, hvad I vil have ud af det, så I kan planlægge forløbet på den bedst mulige måde. Al begyndelse er svær, men allerede efter første gang I deltager i en udbudsforretning, vil I have fået en forståelse for spillereglerne og dermed klar til at forsøge igen. 2.1 Fastlæg dine målsætninger Konkrete målsætninger er forudsætningen for, at du kan planlægge og gennemføre forløbet med at byde på en offentlig opgave ordentligt. Kun med konkrete målsætninger har du og dine medarbejdere klarhed over, hvor I skal arbejde jer hen imod. Målsætningerne skal også bruges, når du et år eller to efter forløbet skal evaluere og beslutte om du skal forsætte med at byde ind på offentlige opgaver. Det er derfor en god ide at skrive en liste over de mål, I skal nå, og hvornår og hvordan I skal nå dem. Det er vigtigt, at du beskriver målsætningerne, så de er målbare f.eks. Skal samlet set begynde at give overskud efter maksimalt to år, eller Ud af 10 tilbud til det offentlige skal vi vinde de 3. Det gør det nemmere at evaluere i sidste ende, da man har noget konkret at forholde sig til. 2.2 Overvej at indgå i et konsortium Når du skal finde ud af, hvordan du vil gå ind på markedet, er det en god ide at overveje konsortier. At indgå i et konsortium vil sige, at du slutter dig sammen med en eller flere andre virksomheder for i fællesskab at løse en offentlig opgave, som ellers ville have været for stor at løse enkeltvis. Det kan på den måde give små og mellemstore virksomheder mulighed for at vinde udbud, som ellers normalt kun tilfalder de helt store virksomheder i branchen. Virksomhederne skal gerne supplere hinanden, så den offentlige udbyder kan se, at der er mening i at skrive kontrakt med et konsortium i stedet for at vælge en større virksomhed Sådan håndterer man konsortier Man kan lave et konsortium på mange måder f.eks. hvor en virksomhed er hovedleverandør, og andre underleverandører, eller hvor virksomhederne simpelthen deler opgaven imellem sig på ugedage eller geografisk. Du kan enten lave et ad hoc konsortium til en enkelt opgave eller mere permanente konsortier, der byder ind på flere opgaver sammen. Det er dog en god idé at prøve hinanden af som samarbejdspartnere, inden man indgår et permanent konsortium. For et permanent konsortium kan man oprette et selskab i samarbejde med partneren/partnerne. Hvis du ikke opretter et selskab til konsortiet, skal den ene part være ledende virksomhed og indgå kontakt i forhold til den offentlige udbyder. Det er under alle omstændigheder smart, at den offentlige udbyder kun har én fast kontaktperson uanset hvor mange parter I er i konsortiet. 15

16 Uanset om du er i et permanent eller ad hoc konsortium, så sørg altid for at lave en skriftlig aftale med partneren/partnerne om fordeling af opgaver og økonomi allerede inden I afleverer jeres fælles tilbud. Det kan ofte være en svær forhandling, og når I har vundet en opgave, er der typisk ikke tid til at afklare den slags. Husk også at få afklaret, hvem der hæfter for tab i hvilke tilfælde. Hav det juridiske helt på plads inden samarbejdet starter. Læs mere om konsortiedannelse i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: Sådan finder du udbud Alle EU-udbud skal annonceres i TED-databasen (Tenders Electronic Daily: Ted-databasen giver gratis adgang til information om aktuelle udbud. Den opdateres fem gange ugentligt med ca bekendtgørelser om offentlige udbud fra Den Europæiske Union, Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og områder derudover. Tilmelding og brug af Ted-databasen er gratis og tilbyder følgende redskaber; - Adgang til hele TED-databasen, herunder arkivet - Skabe sin egen søgeprofil - Modtage varsler via baseret på din søgeprofil - Få tilpasset RSS-feeds til dine websteder og RSS-læsere Sådan opretter du dig som bruger ted.europa.eu Gå ind på ted.europa.eu Tryk på Registrering i den blå Login boks i venstre side Udfyld felterne tryk på knappen Registrering Derefter bliver du bedt om at logge ind med det brugernavn og password du selv lige har oprettet. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): Pr. 1. april 2012 skal alle offentlige myndigheder benytte når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt dvs. nationale udbud. Udbud.dk henter også dagligt alle EU-udbud annonceret på TED-databasen. Udbud.dk tilbyder følgende redskaber til at finde de udbud, der er mest relevante for din virksomhed: Du kan lave simple/udvidede søgninger eller fritekstsøgninger. Er du logget ind som bruger, kan du desuden: gemme din søgning til senere brug abonnere på en søgning, således at du modtager besked - via eller RSS når der er fundet et udbud, der matcher din søgning gemme et udbud abonnere på et gemt udbud, således at du modtager besked - via eller RSS - om ændringer eller aflysning af dette udbud 16

17 Udbud.dk tilbyder også en funktion, der skal gøre det lettere for små og mellemstore virksomheder at finde relevante partnere til at indgå i konsortier og i fællesskab byde på offentlige opgaver: Er du logget ind som bruger, kan du: på et konkret udbud, søge efter forretningspartnere få dine kontaktoplysninger vist på siden med udbuddet, så andre leverandører kan tage kontakt til dig via telefon eller slette din anmodning om kontakt Sådan opretter du dig som bruger på Udbud.dk Gå ind på udbud.dk Tryk på Login oppe i højre hjørne Tryk på Ny leverandør/bruger Indtast information og tryk på Opret bruger nede i højre hjørne Derefter bliver du bedt om at logge ind med det brugernavn og password du selv lige har oprettet Følg udbudsbekendtgørelsen Når det offentlige sender opgaver i EU-udbud, skal de udfylde en udbudsbekendtgørelse. Det er her den offentlige myndighed beskriver ydelsen, konkurrencebetingelserne samt kontaktoplysninger til yderligere information. Udbudsbekendtgørelsen fungere som en slags offentliggørelsesformular, mens det supplerende udbudsmateriale er det, der skal følges og det, der indeholder de relevante informationer. Du skal leve op til de formelle krav den offentlige udbyder kan være FORPLIGTET til at afvise dig, hvis du ikke gør det, ligegyldigt, hvor god en anmodning om prækvalifikation eller tilbud du ellers afgiver. Se bilag 1 for at få en oversigt til at forstå, hvad de enkelte punkter i udbudsbekendtgørelsen betyder Få fat i udbudsmaterialet Første skridt i udarbejdelse af tilbud er, at få fat på selve udbudsmaterialet. Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, hvordan og til hvem du skal henvende dig til for at få fat på materialet. Som regel skal du sende din anmodning om materialet pr. . Husk at angive, hvilket udbud det drejer sig om. Ved EU-udbud er det offentlige forpligtet til at sende dig materialet senest 6 kalenderdage efter modtagelsen af din henvendelse. Vær opmærksom på, at du måske skal dække forsendelsesomkostningerne. Den offentlige udbyder kan kræve betaling for at sende dig udbudsmaterialet men ikke mere end det koster at sende. 17

18 2.4 Udarbejdelse af dokumentation og præsentation Når man skriver anmodning /tilbud, skal man typisk vedlægge en række standarddokumenter for eksempel referenceliste over tidligere udført arbejde, et dokument, der beskriver hvordan man sikrer, at arbejdet bliver udført ordentligt (kvalitetssikring) osv. Det kan være et stort arbejde at få disse standarddokumenter skrevet, men når det én gang er gjort, kan de bruges igen og igen. Det er dog en god idé løbende at opdatere dem og tilrette dem de konkrete anmodninger/tilbud. Nedenstående tabel beskriver en lang række standarddokumentationer, som der ofte bliver bedt om ved en prækvalifikation eller ved tilbudsgivning. Brug tabellen herunder som tjekliste til udarbejdelse af dokumentationer: Dokument Beskrivelse Status Virksomhedsprofil præsentation Serviceattest Det er en god ide at have en kort introduktion liggende der giver et billede af virksomhedsprofilen. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i Danmark udsteder en særlig serviceattest til brug for virksomheder, der vil deltage i udbudsforretninger. Serviceattesten indeholder de relevante oplysninger, som af myndigheden kan kræves fremsendt senest ved kontraktunderskrivelse. Attesten kan jf. bek. Nr. 712 af kun kræves af den vindende tilbudsgiver. Attesten indeholder oplysninger, fra de forskellige offentlige myndigheder i Danmark, f.eks. ATP, Told & Skat, Skifteretten og Kriminalregistret. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen tilbyder at undersøge alle disse forhold og at sammenfatte dem i én attest. Den koster 725 kr., og det tager ca. to uger at få udarbejdet attesten. Tro- og Loveerklæring Ofte vil den offentlige udbyder kræve, at du i dit tilbud vedlægger en Tro og love erklæring på, at din virksomhed ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. Link til skabelon for Tro og Love erklæring: Referencer Det er et meget stærkt salgsargument, hvis du har stor erfaring med at løse opgaver, der minder meget om den udbudte opgave. Du bør under alle omstændigheder beskrive de opgaver, der minder mest om den udbudte opgave. Ordregiver, beløb og tidspunkt skal 18

19 være angivet, hvis det er efterspurgt af den offentlige udbyder. Eksempel på en referenceliste se bilag 2. Den offentlige udbyder må ikke skelne mellem en reference fra en offentlig myndighed og en privat virksomhed CV er Virksomhedens økonomi Til visse typer opgaver vil den offentlige udbyder måske spørge til CV er eller særlige faglige uddannelsesbeviser for de ansatte. Hvis den offentlige udbyder spørger til CV er, betyder det sandsynligvis, at de lægger stor vægt på de faglige kompetencer og erfaringer, som medarbejderne har. Det skal du sørge for at CV erne viser. Det betyder også, at de lægger vægt på, at det er et mere eller mindre fast projektteam, der er ansvarlige for den løbende drift. Gør derfor noget ud af at beskrive de relevante medarbejdere og nævn tidligere relevante projekter, de har arbejdet på. Du skal kunne godtgøre, at din virksomhed økonomisk set er solid, så den vil være i stand til at løfte opgaven. Det beviser du f.eks. ved at få en erklæring fra din bank, ved at vedlægge det seneste regnskab eller ved at lave en erklæring om din samlede omsætning og andre nøgletal fra de sidste tre års regnskaber. Alternativt kan du få din revisor til at udarbejde og underskrive en oversigt over de seneste tre års omsætning evt. opdelt i forretningsområder. Se i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvilke informationer (herunder krævet dokumentation) den offentlige udbyder ønsker. Kvalitetssikring Det afgørende i forbindelse med kvalitetssikring er at bevise, at din virksomhed er i stand til at levere det efterspurgte kvalitetsniveau. Det beviser du ved at beskrive dine kontrolmetoder i detaljer. Det kan være meget forskelligt, hvordan den offentlige udbyder gerne vil have kvalitetssikringen. Det er en god ide at spørge ind til dette i forbindelse med den enkelte anmodning/det enkelte tilbud, hvis det ikke fremgår tydeligt nok af udbudsbekendtgørelsen eller af udbudsmaterialet. Miljøtiltag Det vil være en god ide at nævne dine miljøtiltag i dit tilbud. Én måde at dokumentere dette på er ved hjælp af diverse certifikater. Det er dog ikke nogen absolut nødvendighed, at du har disse 19

20 certifikater, hvis bare du kan dokumentere, at din virksomhed lever op til et vist miljømæssigt niveau. Den offentlige myndighed kan eksempelvis stille krav til; Genbrug, Energi- og vandforbrug, Lavt eller intet forbrug af kemikalier o.l., Overholdelse af krav til miljø og arbejdsmiljø etc. Straffeforhold Du og din virksomhed må ikke være straffet i forbindelse med dit faglige område, og du må heller ikke beviseligt have begået fejl i forbindelse med udførelsen af dit erhverv. Straffeattest for ledelse, direktion og ansvarshavende fås hos den lokale politistation. Husk dog, at du kun skal vedlægge en straffeattest, hvis der konkret bliver spurgt til det. Vær opmærksom på udløbsdatoen De offentlige udbydere kan finde på at stille krav om, at nogle af dokumenterne skal være udstedt efter en bestemt dato. Der kan forekomme lidt sagsbehandlingstid, så derfor at det vigtigt, at du lægger mærke til udbudsmaterialets eventuelle krav til dokumenternes alder, så du med det samme kan gå i gang med at skaffe dem. Er I ofte med i udbudsforretninger, kan det anbefales altid at have gyldige dokumenter liggende. 2.5 Kontrol af udbudsmaterialet er alt med? Når du har fået fat i udbudsmaterialet, gælder det om at sætte sig ned og gennemlæse det grundigt. Er alt med? Hvad er tidsfristen? Hvilke krav stilles der? Kan du leve op til kravene? Kan du løse opgaven? Kan det betale sig for dig at byde? Først bør du gennemgå udbudsmaterialet og se, om alle de dokumenter er med. En hjælp til at se om alle informationer er med, kan være ved at bruge indholdsfortegnelsen i Udbudsmaterialet dvs. tage udgangspunkt i hvad den offentlige myndighed selv skriver at udbudsmaterialet indeholder. Hvis der mangler nogle af disse ting, så ret henvendelse til den offentlige udbyder. Når du har sikret dig, at der ikke mangler nogle dokumenter, er det tid til at læse udbuddet grundigt igennem. Her er nogle eksempler på ting, de skal være opmærksom på: Bliver man diskvalificeret, hvis man ikke byder på hele opgaven Er der dele af opgaven du ikke har mulighed for at løse? Overvej et konsortium. Er grundlaget for beregningerne korrekt? Har du f.eks. kontrolleret, at der ikke er fejl i udbudsmaterialet? Er opgaven for stor? En tommelfingerregel kunne være, at opgaven ikke må tegne sig for mere end procent af din omsætning. Kræver opgaven overtagelse af medarbejdere eller materiel, og kan du magte det? 20

21 Kræver opgaven investeringer i nyt materiel, nye lønsystemer eller andet? Vil opgaven kræve øget administration, eller at du ændrer din organisation? Når du læser udbudsmaterialet, så noter løbende dine spørgsmål til den offentlige udbyder og send spørgsmålene samlet Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet Det kan godt ske, at der er uklarheder i udbudsmaterialet fx i de tekniske specifikationer. Og der kan også sagtens være fejl. Eksempelvis kan der være givet modstridende oplysninger. Her er det vigtigt at reagere. For hvis du gætter dig til, hvad der nok skal stå gætter du muligvis forkert! Og en mulig konsekvens heraf er, at opgaven tabes. Du bør derfor tage kontakt til udbyderen og gøre opmærksom på fejlen eller uklarheden. Følg de anvisninger, der er givet i udbudsmaterialet vedrørende kontakt. Muligvis er der specifikt angivet, hvornår og hvordan du kan spørge om spørgsmål, jfr. nedenstående Kontakt til udbyder hvad må du? Helt overordnet gælder, at kommunikationen mellem dig og udbyder skal være skriftlig. Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet, må du gerne kontakte den offentlige udbyder og spørge dem om det. Dette kunne eksempelvis være, hvis de havde glemt at angive en vigtig teknisk specifikation, eller hvis der var modstridende oplysninger i udbuddet. Til gengæld må du ikke kontakte udbyderen med henblik på at forhandle. Derfor må du fx ikke spørge, hvad de ville synes var en rimelig pris, eller foreslå rabatter eller ændringer til den ydelse, de har beskrevet. Denne regel er der for at sikre, at virksomhederne får lige vilkår for at byde ind på udbuddet. Hvis du har et spørgsmål, men er i tvivl om, hvorvidt du må stille det, så spørg! Så kan kontaktpersonen selv stoppe dig, hvis du går for langt. Den offentlige udbyder er forpligtet til at besvare eventuelle spørgsmål (reelt: at give supplerende og uddybende oplysninger), der måtte dukke op i udbudsprocessen senest 6 dage før der er tilbudsfrist. Spørgefrist Udbudsmaterialet angiver hvilken spørgefrist der er dvs. hvornår spørgsmål skal være sendt ind. Fristen på 6 dage danner som regel rammen for spørgefristen. Den offentlige myndighed er nemlig nødt til at sikre sig, at den kan nå at besvare spørgsmålene. Spørgefristen skal overholdes. Heri ligger, at man ikke kan kræve at få svar på sit spørgsmål, hvis det ikke er fremsendt indenfor spørgefristen. Vær opmærksom på, at dit spørgsmål og svaret på det sendes til alle tilbudsgivere (alle, der har anmodet om udbudsmaterialet). Dette gøres for at sikre, at der er lige vilkår for alle tilbudsgivere. Det oplyses ikke, hvem der har stillet hvilke spørgsmål. 21

22 Hvis der er en anden tilbudsgiver, der har fundet noget uklart i materialet, kan du derfor selv opleve, at der bliver sendt flere informationer frem om et udbud. Spørgemøde Nogle gange afholder den offentlige udbyder et spørgemøde (eller informationsmøde), hvor alle interesserede kan komme og få afklaret eventuelle usikkerheder ved udbuddet. Deltag i mødet, også selv om du ikke har nogle spørgsmål. Det er med til at vise, at du er interesseret i opgaven, og så kan det være, at de andre virksomheder har opdaget noget, du ikke lagde mærke til. Hvis du selv har opdaget mere komplicerede uklarheder i materialet, så skriv til kontaktpersonen inden mødet og fortæl om det, så de har en chance for at få klarhed over det inden spørgemødet. Du må gerne opfordre den offentlige udbyder til at afholde en spørgerunde, hvis de ikke selv foreslår det. Men det er ikke sikkert at det bliver imødekommet. Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud): Der er intet krav om skriftlig kommunikation og ingen frist på 6 dage før tilbudsfrist i forhold til besvarelse af spørgsmål. I praksis følges procedurerne fra EU-udbud. 22

23 Under udbudsrunden 3 Skriv tilbuddet Tilbud kan være meget forskellige. Hvis tildelingskriteriet er laveste pris, kan dit tilbud i princippet ende med at være en enkelt A4-side med en pris og en underskrift (dertil kommer selvfølgelig de forskellige bilagsdokumenter). Hvis tildelingskriteriet derimod er økonomisk mest fordelagtige bud, kan tilbuddet blive ganske omfattende. Her gælder det om at sælge din ydelse og gøre det klart for den offentlige myndighed, at du kan løse opgaven bedre end alle andre og det kan komme op på en hel del sider. Fælles for alle tilbudsgivere er, at der nemt opstår fejl i tilbuddet såfremt man ikke holder tungen lige i munden. 10 mest klassiske fejl At 1. starte lige før deadline 2. sætte sig for dårligt ind i opgaven 3. tilbudsfasen er dårligt koordineret og styret 4. sætte uerfarne folk på tilbudsopgaven 5. tage let på formelle krav 6. genbruge tilbuddet fra sidste udbud 7. der skrives fristil, om hvor fantastiske produkterne er 8. spørge til fakta uden at tjekke udbudsmaterialet først 9. udelade korrekturlæsning 10. glemme at tjekke spørgsmål-/svar-liste. 3.1 Planlægning Når du skal lave et tilbud, er det en fordel at have nogle faste rutiner for, hvem der gør hvad under udbudsprocessen ligesom med alle andre opgaver i din virksomhed. Hvilke behov er der i forbindelse med løsningen af opgaven? Når din virksomhed bliver mere rutineret, kan I måske fastlægge rutiner for, hvordan processen skal køre. 23

24 Her er en liste over typiske opgaver ifm. udbudsprocessen. Brug listen over opgaver til at uddele opgaverne: Opgave Ansvarlig Hvem står for at overvåge markedet? Hvem beslutter hvilke af udbuddene, der skal kigges nærmere på? Hvem varetager kontakten til udbudsgiver, indhenter yderligere materiale og tager sig af uklarheder og henvendelser? Hvem gennemlæser og bedømmer udbuddet? Hvem beregner rentabilitet og beslutter, om der skal afgives tilbud? Hvem besigtiger opgaven? Hvem står for at skrive tilbuddet? Hvem tilretter standarddokumenter? Hvem kontrollerer tilbuddet for fejl og mangler, inden det bliver sendt? Hvem er overordnet ansvarlig for tilbuddet og kontrollerer, at alle opgaver er fordelt, at fristerne bliver overholdt osv.? Lav en tidsplan, og sørg for at den bliver skrevet ind i jeres kalendersystem, så den bliver overholdt. Ved at udarbejde en tidsplan visualiseres opgaven og det er nemmere at overskue fremskridt i opgaven. Selvom udarbejdelsen af et tilbud kun består af en enkel medarbejder, kan det være til stor gavn at have skitseret en tidsplan. 24

25 Herunder illustreres hvordan en tidsplan kan se ud inkl. ansvarlig person; Aktivitet Ansvarlig Start dato Slut dato Modtagelse og gennemlæsning af udbudsmateriale (milepæl 1) Tilbuds-ansvarlig Søren Mandag 2. juli Onsdag 4. juli Afklar scope og budget Indsamling af relevante dokumenter Udarbejde løsningsbeskrivelse 1. udkast af tilbud færdig og gennemlæsning (milepæl 2) Tilrettelser til løsningsbeskrivelse og budget Økonomichef Josefine Studentermedhjælper Louise Fag-konsulent Erik Tilbuds-ansvarlig Søren Fag-konsulent Erik Økonomichef Josefine Torsdag 5. juli Tirsdag 10. juli Tirsdag 10. juli Fredag 20. juli Onsdag 11. juli Fredag 20. juli Mandag 23. juli Tirsdag 24. juli Onsdag 25. juli Fredag 3. august Sidste gennemlæsning samt print Tilbuds-ansvarlig Søren Mandag 6. august Fredag 10. august Studentermedhjælper Louise Indlagt buffer Lørdag 11. august Søndag 12. august Tilbudsfrist aflevering af tilbud på adressen (milepæl 3) Tilbuds-ansvarlig Søren Mandag 13. august 3.2 Prækvalifikation Såfremt ordregiver vælger at afholde udbuddet som begrænset udbud, starter udbudsprocessen med en prækvalifikationsrunde af interesserede tilbudsgivere. Ved en anmodning om prækvalifikation er formålet at vise, at din virksomhed er egnet til at håndtere opgaven. Det gøres ved at vise, at du lever op til de krav, den offentlige udbyder stiller. Den offentlige myndighed kan fx stille krav om at du overholder lovens miljøkrav, behandler dit personale ordentligt, har de rette faglige evner m.m. 25