Referat af Vejlaugets ordinære generalforsamling

Transkript

1 Referat af Vejlaugets ordinære generalforsamling Mandag den 11. April 2016 kl hos formanden, Grøndalsvej 37 Deltagende medlemmer nr. 9, 14, 15, 16, 17, 20, 23, 27, 28 (2 pers), 29 (2 pers), 31, 33, 34 (2 pers), 35 (2 pers), 36 (4 pers), 37 (2 pers), 38 (2 pers og fuldmagt nr 22, 41, 43, 46, 56), 39, 44 (2 pers), 48, 49, 50 (2 per), 51, 53, 54 (2 pers), 55, 58 A, 59, 60 (fuldmagt nr 62), 63, 64, 65, 66 (2 per), 68 (2 pers), 70, i alt 50 personer deltog, hvilke var 35 stemmeberettigede plus 6 fuldmagter, jf rundsendt liste fra Generalforsamling. Formand John Forslund nr. 37 bød velkommen til den ordinære generalforsamling i Vejlauget og til det store fremmøde. Dagsorden og regnskab er ifølge vedtægterne fremsendt sammen med indkaldelsen. Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Forelæggelse af bestyrelsens beretning for 2015 Vejen Fortove og deres renholdelse m.v Snerydning Træer 3. Kasserens forelæggelse af regnskabet til godkendelse 4. Fastsættelse af medlemsbidrag for Valg af bestyrelsesmedlemmer 6. Valg af revisor 7. Vejens fremtidige status, forelæggelse og drøftelse af kommunens afgørelse samt indkomne forslag vedrørende parkeringsordning 8. Eventuelt 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Biørn Bakdal fra nr. 55 til at være dirigent. En af de fremmødte forslog Torben Deciderius-Poulsen nr 36. Efter afstemning blev Torben valgt. Dirigenten takkede for valget og indledte med at konstatere, at indkaldelsen til generalforsamlingen i brev dateret 1. marts 2016 var omdelt til hver enkelt grundejer med mere end 14 dages varsel. Generalforsamlingen var derfor lovlig og beslutningsdygtig inden for den fremsendte dagsorden. Dirigenten indledte Dagsordenen med at læse punkterne op. Under punkt 7 kan de rejste emner drøftes. Under punkt 8 kan man ikke vedtage noget jf. vedtægterne. 2. Bestyrelsens beretning for 2015 Vejen var i starten en grusvej og de nye husejere havde lange diskussioner med sagfører Mørk om hvem, der skulle betale for vej og fortov. Man enedes i 1934 om, at udstykkeren asfalterede vejen og anlagde fortov, mens beboerne derefter selv skulle stå for vedligeholdelsesudgifter ved at oprette et Vejlaug, som blev stiftet i Vejlaugets indtægter bestemmes af facadelængden på de enkelte ejendommes vejstykke. Vejen fik status som privat vej og en efterkommer af Mørk familien er stadig vejens ejer. Ejere af de mindre huse (1-4 families huse) på vejen kunne blive Medlemmer af Vejlauget. Dengang havde alle de grå huse en ejer og beboerne var generelt lejere. Før Grønnehavegård blev bygget midt i 30erne gik Grøndalsvej helt ud til Godthåbvej, men Frederiksberg Kommune købte den nederste del af Grøndalsvej og lagde den sammen med Stockfletsvej, så Grøndalsvej nu først starter efter trekanten. Grønnehavegård ligger kun ud til 56 m af Grøndalsvej, mens Vejlaugets medlemmer bor i 62 huse, som har en facadelængde på 1313 m ud til Vejen. Frederiksberg kommune ejer 64 m ved 5. juni Plads parken, matr. nr 5s, som deler Grøndalsvej i matrikel nr. 5 a og 5 v. Arbejdsopgaver på vejen Opgaverne for Vejlauget var dengang lige som i dag at vedligeholde vejen (lappe huller og asfaltere), og fortovet skulle vedligeholdes ved lejlighedsvis opretning som følge af birketræernes vækst samt fornyelse af knækkede fliser. Birketræerne, der blev plantet, blev måske tinglyst, og er i hvert fald nummeret på matrikelkort og træerne skal løbende beskæres og fornyes. Arbejder som kantstensopretning er kun mulig, hvis kommunen står for projektet, der i dag skønnes at koste omkring ca 2 mio. kr. Der skal samtidig bruges

2 Page 2 of 5 penge på asfaltering i kanterne. Bump er ikke vedligeholdelse og ikke indeholdt i vedtægterne og skal også indover kommunen. Andre arbejder som f.eks. nedlægning af fibernet og efterfølgende reparation af nedlægningssteder er også uden for de udgifter, som Vejlauget kan pålægges. Da vores vej blev totalt renoveret i eftersommeren 2010 er asfalten stadig rimelig glat og pæn, men der kom i 2014 en sætningsskade i den øvre ende af vejen, som entreprenøren limede sammen uden beregning. Revnen skulle nærmere vurderes ved det 5. årlige tilsyn i efteråret Frederiksberg Kommune har endnu ikke meldt tidspunkt for det vigtige 5 års vejsyn, og Vejlauget har for nylig rykket for synet. I går så jeg, at vejstykket ud for nr. 49 var blevet gravet op og asfalten repareret meget dårligt. Vejlauget må kræve, at entreprenøren laver sit arbejde om. Fortovene og deres renholdelse I 2015 skulle der have været rettet fortovsfliser og nogle skulle også fornyes. Der er lavet en gennemgang af det nødvendige arbejde, men desværre var vor ellers pålidelige og rimelige flisemand flyttet og samtidig var vi hele året usikre på om det var Vejlauget eller Frederiksberg Kommune, der skulle stå for vejen. Så der blev ikke udført flisearbejde. I 2016 er der et projekt undervejs med nedlæggelse af bredbånd, som kan medføre yderligere flisearbejde på fortovet. Flisearbejdet er derfor udskudt til der er viden om hvorledes bredbåndsarbejdet udføres. De enkelte husejere er ansvarlige for at feje og oprense rendestenen på deres vejstykke. Der sker en løbende nedfald i rendestenene dels fra egne træer dels fra opstrøms liggende arealer. Det kniber især med at få fejet og oprenset rendestenene. Fortovet bliver jo løbende regnvasket. Snerydning Den grønne vinter har medført et behersket omfang af snerydning. Der er dog ikke udelt tilfredshed med virksomheden Snevagten og bestyrelsen må opsige kontrakten inden 1. juli 2016 og fremkomme med nye forslag til firmaer. Vejtræerne I efteråret 2014 blev der plantet 15 nye birketræer, som i 2015 skulle passes med ugentlig vanding, når det ikke regnede. Det blev en tør sommer. Træerne har heldigvis alle klaret sig godt og står nu med store knopper. Selvom det tidligere har været praksis, at de beboere, der fik plantet et nyt træ på sit fortov, selv vandede træet, var villigheden denne gang begrænset. I stedet påtog formanden sig mod betaling arbejdet med at vande de nye birketræer. To beboere tilbød vanding kort efter vandingssæsonens start og en tredje kom til i slutningen af sommeren. I efteråret blev vandingssækkene indsamlet og rengjort og opbevares p.t. i nr.37 til brug i 2016, hvis det bliver en tør sommer. Vejlaugets vandslange opbevares samme sted. Formanden afsluttede sin beretning med at sige at denne generalforsamling blev hans sidste som formand og at han ikke ville opstille til bestyrelsen i Drøftelse af og kommentarer til beretningen Vejen Problemerne med de ujævne kantsten blev igen rejst.. Problemet, der har været drøftet lige siden vejrenoveringen i 2010 blev kort repeteret. Beboerne skulle selv have reklameret over manglende opretning, såfremt kantsten var højere før vejrenovering, idet de underliggende brosten blev fjernet af entreprenøren. Det blev foreslået i år at bestyrelsen indhentede tilbud for opretning af kantsten per løbende meter, og der hvor træerne var blevet fældet. Træerne Spørgsmål til Formandens vanding af de 12 nye træer blev diskuteret. Flere medlemmer mente, at bestyrelsens arbejde var ulønnet, og at der ikke kunne betales for det gartnerjob, som formanden havde påtaget sig. Kassereren forklarede forsamlingen følgende: Der var ikke tale om bestyrelsesarbejde jf vedtægterne, men et arbejde, der skulle udføres af en arbejdsmand/gartner. Bestyrelsen havde undersøgt pris fra gartner Ravn og to have drenge. Drengene skulle først indkøbe udstyr og derefter på 7 ugers sommerferie. Tre ud af 4 fra bestyrelsen (Jesper var desværre forhindret i at deltage i det første bestyrelsesmøde) vurderede, at det ikke var holdbart med have-drengene og ville ikke risikere at de dyre træer gik ud i den tørre sommerperiode, samt at det var for dyrt med gartner Ravn. Den første vanding for

3 Page 3 of 5 April måned udførtes af gartner Ravn, som plantede træerne og leverede vandingsposer. Det var vigtigt at få etableret en hurtig og effektiv vandingsordning: Have drenge: 1-2 timer af 100 kr/time plus beholder mv. Ville blive til ialt kr Gartner Ravn: ca 1.5 timer af 500 kr/time plus moms incl vand/transport. Ville blive til ialt kr Formanden: 2 timer af 225 kr/time plus haveslange. Blev til ialt kr (20 x vanding) Plantning af 12 træer kostede ialt i De blev vandet ugentligt fra Maj til Oktober måned ialt 20 gange. Vejlauget sparede således ca kr. Den rejste kritik blev taget til efterretning. Afstemningen på vejen Formanden havde ikke omtalt hvorledes det videre var gået med afstemningen på vejen efter den korte redegørelse, der blev vedlagt referatet fra sidste generalforsamling i 2014 og der blev stillet spørgsmål hertil. Janne Forslund, nr. 37 svarede på formandens vegne om de forhandlinger og brevvekslinger, der var foregået i tiden mellem sommeren 2015 og marts 2016, hvor alle medlemmer fik kommunens brev om at kommunalbestyrelsen nu havde accepteret, at vejen forblev en privat vej. Vejlauget havde fået aktindsigt og havde derved fået oplyst resultatet af de stemmer der var sendt fra medlemmerne til kommunen. Ja stemmer til privat vej : 20 stemmer afleveret til Vejlauget + 5 stemmer afleveret til Frb. Kommune Nej stemmer til privat vej : 12 stemmer afleveret til Vejlauget + 3 stemmer afleveret til Frb. Kommune Der var således 40 afgivne stemmer ud af 62 mulige, svarende til 65%, heraf stemte 62% for en fortsat privat fællesvej. 3. Forelæggelse af regnskabet Kasserer Kirsten Wæver nr. 39 forelagde det uddelte reviderede regnskab, som allerede i udkast sammen med forslag til budget var udsendt sammen med indkaldelsen. Det kniber stadig med at få alle medlemmer til at indbetale kontingentet rettidigt Men det lykkedes at få betalingen i hus for alle beboerne inden årsskiftet 2015/2016. Det blev foreslået at bestyrelsen ser på kommende udgifter til vejen og lægger en langsigtet plan for vedligeholdelse. Kassereren svarede, at vejlauget kun står for reparationer og at kommunen varetager større renoveringer, såsom kantsten oprettelse og større asfalteringsopgaver, hvilket afregnes individuelt per beboer efter en fordelingsnøgle. Kassereren henviste til det foreslåede budget for Efter en del diskussion om hvilke bilag, der skulle følge med det endelige godkendte regnskab, blev det besluttet, at vedlægge hele udgiftsbilaget fra kassererens regneark og ikke kun udpluk af udgifter. I øvrigt var samtlige bilag og regneark medbragt på generalforsamlingen, og dem der ville se bilag var velkomne til at se i mappen for de sidste 10 år. Regnskabet blev godkendt og Kassereren takkede den nye revisor Bente Rosenstand for den hurtige revision af regnskabet inden generalforsamlingen. Den nye revisor blev efterfølgende valgt på generalforsamlingen. Der var enkelte kommentarer fra revisoren mht nogle manglende bilag. De fleste blev efter generalforsamlingen fundet ved udskrift fra gamle mails samt kontakt til udstederen. Kun bilag for supplerende kopipapir og konvolutter på 200 kr. blev ikke dokumenteret som udgiftsbilag, da de blev suppleret fra privat lager til de mange udsendelser til vejens beboere i løbet af året. Revisorens bemærkninger blev taget til efterretning af kassereren. 4. Fastsættelse af medlemskontingent for 2016 Kasseren havde i regnskabet skrevet et forslag til budget baseret på samme kontingent for 2016 på 60 kr./m som i Budgettet for 2016 har afsat midler især til fortov og vej, ellers er de øvrige udgifter sat, som de plejer. Enkelte mente at beløbet kunne nedsættes. Der var stor tilslutning til at beholde de 60 kr./m i 2016, så dette blev vedtaget og budget 2016 blev godkendt. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer Dirigenten spurgte forsamlingen, hvem der ville opstille til bestyrelsen. Følgende meldte sig: Søren Lyster nr. 38, Jens Hestbech nr. 64, Jesper Sandfeld nr. 34, Kirsten Wæver nr. 39 og Torben Deciderius Poulsen nr 36. Knut Akselvoll nr. 60 ønskede kun at stå som suppleant. Forsamlingen fik udleveret fortrykte sedler, de kunne skrive deres kandidat på. Det blev desværre ikke præciceret, hvorledes afstemningen skulle forløbe,

4 Page 4 of 5 hvem der var stemmeberettiget af de fremmødte og om der kunne stemmes på een eller flere kandidater. Efter antallet af stemmer må de fleste have stemt på mindst 2 personer. Det blev ikke omtalt om de afgivne stemmer var stemmeberettigede efter Vejlaugets vedtægter (én stemme pr matrikel nummer). F.eks. deltog 5 personer fra nr. 36 og kun én var stemmeberettiget. Kandidaterne fik efter fremståelse af synspunkter følgende stemmer: de 6 fuldmagter er ikke blevet registreret. Stemmesedler er efterfølgende blevet destrueret af dirigenten. Jesn Hestbech #64 33 stemmer jens.hestbech@icloud.com / Søren Lyster #38, st.tv 32 stemmer soerenlyster@gmail.com / Torben Deciderius-Poulsen# 36 1.t 28 stemmer tdp@tnchange.com / Jesper Sandfelt #34, 1, 27 stemmer jesm@phmetropol.dk / Kirsten Wæver #39 26 stemmer kibwconcept@mail.dk/ Knut Akselvoll #62 1 stemme knut.akselvoll@gmail.com / De første 4 indgår i bestyrelsen. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder, men de har ingen stemmeret før de bliver bestyrelsesmedlem. Søren Lyster meddelte efter valget at han allerede var ved at flytte, hvilket nogle undrede sig over, når man opstiller til bestyrelsen. Kirsten meddelte, at hun efter opfordring af flere fremmødte gerne ville fortsætte et år mere for at få kontinuitet i bestyrelsen, så ikke alle sad uden erfaring. Generalforsamlingen godkendte valget. 6. Valg af revisor Bente Rosenstand i nr. 68 var villig til valg som revisor, og generalforsamling godkendte valget. 7. Vejens fremtidige status, forelæggelse og drøftelse af kommunens afgørelse, samt indkomne forslag vedr. parkeringsordning Der opstod på dette tidspunkt spørgsmål vedrørende vejens status og historikken vedrørende forløbet af valget. Janne Forslund redegjorde for afstemningen til privat/offentlig vej: Kommunen havde bedt vejlaugene på de berørte veje om at stå for indsamlingen af stemmer. Der blev afgivet stemmer både til vejlauget og til direkte til kommunen. De indsamlede stemmer afgivet til vejlauget + de stemmer, som var afgivet direkte til kommunen blev for en fortsat privat vej. Derudover havde administrationsselskab for Grønnehavegård anført at de ønskede Grøndalsvej som offentlig vej og sendt deres erklæring til kommunen. Frederiksberg kommune tillagde efterfølgende Grønnehavegård 80 stemmer for offentlig vej, hvilket ikke fremgik af administrationsselskabets brev til kommunen. Bestyrelsen fandt det ikke rimeligt, at Grønnehavegård med så få vejmeter fik så stor indflydelse på vejens status og samtidig aldrig havde betalt til de årlige vedligeholdelser. Bestyrelsen gjorde indsigelse over for kommunen. Kommunen har efterfølgende accepteret Vejlaugets afstemning Se i øvrigt under bestyrelsens beretning punkt 2. Forelæggelse af forslag om at lave en P-ordning for vejen for at begrænse parkering af biler udefra især i enderne af vejen. Se forslag fra Bjørn Bakdal Bilag 3. Kommentar: En beboer havde rådført sig med den tekniske chef i forvaltningen. For private P-ordninger kræver kommunen, at man skal følge de kommunale p-regler. Dvs 2 timers parkering, Der skal være samme mulighed for at løse billet for alle og flere veje (indenfor samme område) skal gå sammen om samme P-ordning. Den efterfølgende debat afslørede, at det er meget svært at adskille en eventuel P-ordning fra vejens status, som privat/offentlig vej. Der blev derfor foreslået, at man giver vejlaugets bestyrelse mandat til at søge en løsning på p-ordning og vejens status. Dvs bestyrelsen skal indhente flere informationer og synspunkter vedrørende disse parkeringsordninger/forhold med henblik på, at der evt. laves en afstemning om disse parkeringsordninger/forhold for alle beboere.

5 Page 5 of 5 Der blev afholdt en vejledende afstemning, om hvorvidt bestyrelsen skulle undersøge alle muligheder. Da der ikke kan vedtages noget om vejens status under dette punkt, men kun om det fremsendte forslag vedr. parkeringsordning, blev de fremmødtes forslag taget til efterretning. I mandatet ligger en forpligtelse for den nye bestyrelse, om at skabe en fornyet åben dialog, hvor alle fakta, og alles holdninger samt fordele og ulemper bliver diskuteret på næste generalforsamling inden en evt ny afstemning. Det blev fremhævet af Janne Forslund og Kirsten Wæver, at den tidligere bestyrelse fulgte Frederiksbergs Kommunes afstemningsprocedurer for vejlaug og at bestyrelsen udsendte alt det tilgængelige materiale samt at hver beboer var personlig indkaldt til Frederiksbergs Kommunes høringsog diskussionsmøder på 3 forskellige skoler i nærområdet inden der blev foretaget en afstemning. Den nye bestyrelse vil på basis af diskussionen på generalforsamlingen prioritere at genskabe en åben dialog ang parkeringsordning og vejens status. 8. Eventuelt Der blev stillet forslag om oprettelse af hjemmeside, hvor alle eller de vigtigste af vejlaugets dokumenter og kommunikation er tilgængelig. Dette vil bestyrelsen arbejde videre med. Facebook gruppen Beboere på Grøndalsvej blev nævnt, idet den er til stor hjælp mht opsyn hvis man er på ferie, eller hvis man gerne vil låne/udlåne fx værktøj eller afholde fastelavn eller loppemarked. Jesper Sandfelt takkede formanden for arbejdet. Referent Jesper Sandfelt/Kirsten Wæver Formand John Forslund Dirigent Thomas Deciderius-Poulsen