Den nye kasseafstemning

Transkript

1 Den nye kasseafstemning I den nye version ( ) du lige har fået, har vi lavet nogle forbedringer til kasseafstemningen. Det gør at den ser anderledes ud end du er vant til. Der er lidt flere skærmbilleder og clicks, til gengæld har du nu en oversigt som viser hvad der er sket på kassen i løbet af dagen. Før kunne du først se det på kasserapporten efter du havde godkendt kasseafstemningen. Udover det er afstemningen nu bygget op som en wizard, så du er sikker på at få gjort alt korrekt op. Ligeledes er det billede hvor du indtaster dagens primobeholdning lavet om. Her er det dog bare udseendet der er lavet om. Gårsdagens ultimo vil stadig stå som primoforslag (såfremt denne funktion er slået til *). Passer forslaget ikke med hvad der ligger i kassen, skal du stadig rette det til, da du ellers vil ende med en kassedifference ved afslutning af dagen. Bemærk at der ikke længere udskrives en kvittering på primobeløbet. *) Funktionen slås til under menupunktet Indstillinger / Use cashsettlement next day. På kasserapporten er der ligeledes lavet nogle få ændringer. Det er nu muligt at se gårsdagens ultimobeholdning på rapporten. Det gør det lettere at se om der skulle være en difference mellem ultimobeløbet og primobeløbet. Denne information står umiddelbart over informationen vedr. primobeholdningen. Bemærk at en difference mellem gårsdagens ultimo og primo d.d. ikke tæller med i en evt. difference. Har man sat sin terminal op til at opkræve gebyrer, vises det samlede opkrævede gebyr i bunden af kasserapporten. På de følgende sider, er der en gennemgang af den nye kasseafstemning, og en gennemgang af tallene på kasserapporten.

2 Kasseafstemningen Kassen gøres stadig op via menupunktet Kasseafstemning, i menuen til venstre. Første skærmbillede du møder, er en oversigt med de forskellige aktiviteter der har været på kassen i løbet af dagen. Her er ingen indtastningsmuligheder, så næste skridt er at trykke på Næste. Har du åbnet kasseafstemningsbilledet for at tjekke dagens status, og ønsker at forlade det igen uden at lave en opgørelse, kan billedet lukkes på Luk i bunden af billedet. Hvis du har en integreret kreditkortterminal, vil denne nu påbegynde terminalafstemningen automatisk. Skulle der være problemer med at tilslutte til terminalen, vises flg. besked. Her har man mulighed for enten at prøve af afstemme terminalen igen, eller fortsætte kasseafstemningen uden at afstemme terminalen.

3 Efter den automatiske afstemning af terminalen, er du nu klar til at indtaste dine kontanter (DKK). Tæl alle kontanter op alt hvad der ligger i kassen. Ifm. optællingen, kan du benytte en optællingsassistent. Den åbnes ved tryk på det markerede ikon. Ønsker du ikke at benytte assistenten, indtaster du dit optalte beløb i feltet under Angiv optalte kontanter Efter indtastning af de optalte kontanter trykker du Næste.

4 Optællingsassistenten I optællingsassistenten, hvis den benyttes, indtastes antallet af de enkelte mønter og sedler. Der startes altid ved 50 ører, hvorefter der fortsættes til 1 kr. ved tryk på Næste og så fremdeles. Er der en mønt eller seddeltype du ikke har i kassen, trykkes næste uden indtastning af et antal. Ved tryk på Næste ved 1000 kr. hoppes der automatisk tilbage til afstemningen, og det samlede beløb i mønter og sedler, indsættes som optalte kontanter. Tryk Næste for at komme videre i afstemningen

5 Valuta Er der modtaget valuta i løbet af dagen (i dette tilfælde EUR), åbnes nedenstående billede. Det fungerer på samme måde som med optællingen af (DKK) kontanter. Billedet dukker naturligvis kun op, såfremt der er modtaget valuta. Har du modtaget flere forskellige valutaer, vil du automatisk blive ført igennem et skærmbillede til hver valuta.

6 Indsæt i bank Når alle kontanter er talt op, ender du i flg. billede: I dette billede kan du for det første se en status på din kasseafstemning hvor meget har du talt op, er der differencer osv. For det andet er det her du skal indtaste hvor mange penge du tager ud af kassen, lægger i bankposen og sætter i banken. Det gøres i indtastningsfeltet under teksten Indsæt i bank. Husk du til hver en tid kan bladre tilbage i kasseafstemningsbillederne, hvis du f.eks. finder en difference, har lavet indtastningsfejl eller lign. Du bladrer tilbage på den hvide pil i toppen af afstemningsbilledet. Hvis du ikke sætter penge i banken, og lader kassebeholdningen rulle videre til næste dag, lader du være med at skrive noget i indtastningsfeltet. Når du har indtastet hvad du sætter i banken, trykker du Næste.

7 Godkendelse af kasseafstemningen Det sidste billede i afstemningswizard en viser dig en oversigt med dine indtastede værdier, evt. differencer og lign. Hvis alt er som det skal være, trykker du Registrer afstemningen godkendes nu, kasserapporten udskrives og dagens salg nulstilles i app en. Dette billede er også sidste chance for at rette i kasserapporten, skulle det være nødvendigt, vel at mærke inden du trykker Registrer. Kassen er nu gjort op og app en kan lukkes. Første gang du logger ind, efter en kasseafstemning, vil du blive bedt om at indtaste primobeholdningen. Er Use cashsettlement next day funktionen slået til, vil app en automatisk foreslå ultimobeløbet fra seneste afstemning, som ny primobeholdning. Har du integration til e-conomic, Dinero eller Billy s Billing, vil din afstemning automatisk dukke op i din økonomistyrings kassekladde (i e-conomic hedder kladden Sofier). Integrationen tjekker ca. med 3-4 timers mellemrum om der er nye afstemninger til overførsel, så der kan gå et stykke tid før data dukker op i kassekladden.

8 Hvad betyder tallene på kasserapporten? Når kassen gøres op i Sofier app en, udskrives en kasserapport som indeholder samtlige informationer omkring bevægelserne på kassen det være sig omsætning, betalinger på forskellige betalingstyper, registrering af udgifter, differencer osv. Der er taget udgangspunkt i rapporten til venstre, med en nærmere forklaring på de følgende sider. Man kan enten bogføre sine tal manuelt jf. kasserapporten, eller tilkøbe en integration til et økonomistyringsprodukt. Pt. integrerer vi til e-conomic, Dinero, Billy s Billing og NAV. Gør man det, overføres kasseafstemningen helt automatisk til din økonomistyring, hvorefter den kan bogføres uden yderligere arbejde. Integrationstjenesten Integrationsgade 22B Nedring Smørrelse 9760 Aalborg SØ KASSERAPPORT - DAGLIG mar Kasse:1 Seneste ultimobeholdning 1.004,00 Primobeholdning 1.004,00 Tilgang Kontanter 7.456,00 Tilgang EUR 75,00 562,50 Kreditkort 2.335,80 Modtaget Gavekort 900,00 Modtaget Tilgodebevis 866,00 Udstedte Tilgodebevis -971,00 Debetsalg ialt 344,00 MOBILEPAY 559,20 Modtaget i alt ,50 Kassediff 5,50 Kassediff EUR 5,00 37,50 Afrundinger i alt 0,20 Kontrolbeløb ,70 Optalte kontanter 8.460,00 Indsat Bank, ks.afstem ,00 Ultimobeholdning 1.460,00 Omsætning i alt inkl. rabat Varegruppe1 (17.00 stk ,21 Varegruppe2 (10.00 stk ,00 Varegruppe3 (10.00 stk. 500,00 Varegruppe4 (10.00 stk ,00 Varesalg 9.706,21 U ,24 moms20 16,67 moms15 26,09 Omsætning inkl. moms ,20 ========== ØVRIGE AKTIVITETER Udtaget fra kassen -800,00 Byttepenge tilført 500,00 Debitorindbetalinger 344,00 Kontorartikler -59,50 Kontrolbeløb ,70 BALANCE 0,00 DEBITORER Debetsalg i alt 344,00 Rabat i alt 0,00 Returvarer i alt 0,00 Antal ekspeditioner 9 Gnms oms. pr eks ,69 Kort afgift i alt 0,00 Afstemning foretaget af: Medarbejder 2 Underskrift

9 FORKLARING Integrationstjenesten Integrationsgade 22B Nedring Smørrelse 9760 Aalborg SØ KASSERAPPORT - DAGLIG mar Kasse:1 Seneste ultimobeholdning 1.004,00 Viser de firmainformationer du er oprettet med i Sofier. Disse kan rettes i backend. Husk dog at det er de samme informationer der også udskrives i toppen af bonen Her ses kasserapportnummeret, dato/tid for opgørelse af kassen og hvilken kasse der er gjort op. Bemærk at såfremt kassen gøres op om morgenen, vil kasserapport og afstemning få dato/tid for opgørelsestidspunktet og ikke gårsdagens dato. Denne oplysning viser ultimobeholdningen fra seneste opgørelse. Med andre ord: hvad lå der af kontanter i kassen, efter seneste opgørelse, efter evt. bankindsætninger. Primobeholdning 1.004,00 Viser det beløb, i kontanter, man startede dagen med. Første gang man logger ind efter en kasseafstemning, vil man blive bedt om at indtaste primobeholdningen. Er parameteren Use Cashsettlement next day slået til i Sofier app'en (gøres under Indstillinger), vil app'en automatisk foreslå gårsdagens ultimo som ny primo. Primobeløbet bør stemme overens med Seneste ultimobeholdning, medmindre der bevidst er tilført/fjernet penge efter seneste kasseafstemning. Bemærk at en evt. difference mellem de to beløb ikke tælles med i en kassedifference. Tilgang Kontanter 7.456,00 Dette beløb viser summen af tilgåede kontanter i løbet af dagen. Byttepenge, betalte udgifter, rene kontantudbetalinger osv. er inkluderet i dette beløb. Beløbet er baseret på det kontantbeløb som medarbejderen har indtastet i kasseafstemningen, og vises som optalte kontanter - primobeholdning (8.460, ,00=7.456,00).

10 Tilgang EUR 75,00 562,50 Er der modtaget, og optalt, fremmed valuta, vises det som denne linje, med valutabetegnelsen, optalt beløb i valutaen og optalt beløb omregnet til DKK, baseret på den kurs der er sat op i Sofier backend. Bemærk at fremmed valuta altid regnes som indsat i bank efter en afstemning. Man kan altså ikke have fremmed liggende som en del af kassebeholdningen. Dankort 1.701,00 VISA 370,00 Mastercard 264,80 Her vises fordelingen af betalinger på kreditkortterminalen. Kortbetalingerne grupperes i korttyper. Bemærk at Dankort indeholder både VisaDankort og Dankort. Kører man med en ikke-integreret terminal vil de betalinger man har registreret på betalingsknappen KORT, vises som KREDITKORT her. Modtaget Gavekort 900,00 Samlet beløb for de gavekort der er modtaget i løbet af dagen. Udstedte gavekort står nederst på kasserapporten. Modtaget Tilgodebevis 866,00 Samlet beløb for de tilgodebeviser der er modtaget i løbet af dagen. Udstedte Tilgodebevis -971,00 Samlet beløb for de tilgodebeviser der er udstedt i løbet af dagen. Debetsalg ialt 344,00 Har man lavet debetsalg på kunder i løbet af dagen vil det samlede beløb for dagen stå her. Har man lavet rene indbetalinger på kunder i f.eks. kontanter eller på kort, vil de være inkluderet i beløbene for de pågældende betalingsformer. Hvad der samlet er indbetalt på kunderne, vises længere nede på rapporten. MOBILEPAY 559,20 Er der modtaget betaling på Mobilepay, vil beløbet vises her. Kører man ikke med en Mobilepay-integration, vil der kun dukke et beløb op her såfremt man har trykket på MobilePay betalingsformen i Sofier app'en Helt generelt vil alle betalingsformer, der har været bevægelser på vises i blokken med betalingsinfo. Har man sat betalingsformer op under betalingsknappen ANDRE, og benyttet dem, vil de dukke op her. Modtaget i alt ,50 Er et udtryk for hvad der samlet set er registreret/indtastet i betalingsmidler for dagen.

11 Kassediff 5,50 Er der en difference mellem optalte kontanter og det registrerede kontantbeløb, vil denne linje dukke op. Bemærk at mangler der penge, vil differencen vises som et positivt beløb. Er der optalt for mange penge ift. det registrerede beløb, vil differencen vises som et negativt beløb. Kassediff EUR 5,00 37,50 Er der en difference mellem optalt valuta og det registrerede kontantbeløb i valuta, vil denne linje dukke op. Bemærk at mangler der penge, vil differencen vises som et positivt beløb. Er der optalt for mange penge ift. det registrerede beløb, vil differencen vises som et negativt beløb. Differencen vises både i valutaen og omregnet til DKK jf. indtastet kurs. Afrundinger i alt 0,20 Har der været afrundinger ifm. kontantbetalinger, eller "skæve" salgspriser eksempelvis grundet rabatter, vises dagens samlede afrunding her. Kontrolbeløb ,70 Optalte kontanter 8.460,00 Indsat Bank, ks.afstem ,00 Ultimobeholdning 1.460,00 Kontrolbeløbet er summen af alle betalingsmidler, differencer, afrundinger og primobeholdning. Dette kontrolbeløb kan sammenholdes med kontrolbeløbet i bunden af rapporten. De to skal stemme overens. Det øverste kontrolbeløb repræsenterer hele pengestrømmen, mens det nederste repræsenterer omsætningen og lign. aktiviteter. Viser hvad medarbejderen har talt op og registreret i feltet Optalte kontanter i kasseafstemningen i app'en. Det er altså et udtryk for hvad der rent fysisk har ligget af kontanter i kassen ved dagens afslutning - ikke hvad app'en mener der skal være. Angiver hvor mange penge der er registreret i feltet Indsat Bank i kasseafstemningen. Dette beløb bør svare til det beløb der lægges i bankposen. Angiver hvor mange kontanter der ligger i pengeskuffen når alt er gjort op, og en evt. bankindsætning er foretaget. Dette beløb vil automatisk blive foreslået som primobeholdning den kommende dag. Omsætning i alt inkl. rabat

12 Varesalg 9.706,21 Her vises omsætningen fordelt på de varegrupper der måtte være oprettet i backend. Der vises gruppenavnet, antal solgte enheder i den givne gruppe og til sidst omsætningen for den pågældende gruppe. Bemærk at omsætningstallene er ekskl. moms Til sidst vises omsætningstotalen ekskl. moms U ,24 moms20 16,67 moms15 26,09 Her vises det beregnede momsbeløb for dagen, på baggrund af de momskoder der er sat på varerne. Kører man med differentieret moms, vil der være en sammentælling pr. relevant momskode. Omsætning inkl. moms ,20 ========== Dagens samlede omsætning inkl. moms ØVRIGE AKTIVITETER Udstedt Gavekort 400,00 Udtaget fra kassen -400,00 Byttepenge tilført 500,00 Debitorindbetalinger 344,00 Kontorartikler -59,50 Her samles de aktiviteter som ikke direkte kan betegnes som salg, men som alligevel tæller med i dagens balance. Har man i løbet af dagen udstedt gavekort, vil de være at finde her. De tæller som udgangspunkt ikke med i omsætningen, da de først er en egentlig omsætning når de modtages. Indtil da, er de nærmere en veksling. Har du modtaget gavekort, ligger de oppe under pengestrømmen længere oppe i rapporten. Har man i løbet af dagen - og ikke ifm. kasseafstemningen - flyttet kontanter fra kassen til banken, vil det flyttede beløb stå her. De kontanter der er taget ud af kassen ifm. kasseafstemningen, står længere oppe under "Indsat bank". Har man tilført byttepenge, er der også en information om dette. Betaling af div. udgifter registreret under menupunktet "Kassebeholdning" i app'en, er vist her. Der lavess en total pr. udgiftstype du har haft i brug - i dette tilfælde "Kontorartikler". Kontrolbeløb ,70 Nederste kontrolbeløb er summen af omsætningen og øvrige aktiviteter Dette kontrolbeløb kan sammenholdes med kontrolbeløbet i toppen af rapporten. De to skal stemme overens.

13 BALANCE 0,00 Øverste kontrolbeløb - Nederste kontrolbeløb. Balancen skal, på samme måde som i en kassekladde, være kr. 0 DEBITORER Debetsalg i alt 344,00 Rabat i alt 0,00 Returvarer i alt 0,00 Antal ekspeditioner 9 Gnms oms. pr eks ,69 Kort afgift i alt 0,00 Information om dagens samlede debetsalg. Lidt generel information/statistik for dagen. Rabat og Returvarer i alt er allerede indregnet i tallene længere oppe i rapporten, og skal altså ikke manuelt regnes med (igen). Antal ekspeditioner er antallet af afsluttede ekspeditioner for hele dagen, eller siden sidste kasseafstemning, rettere. Antal solgte enheder ses oppe under omsætningen. Kortafgift i alt viser hvad der er opkrævet i surcharges på kreditkortterminalen, såfremt der er sat surcharges op på indløsningsaftalen. Afstemning foretaget af: Medarbejder 2 Underskrift Navn på den medarbejder der har stemt kassen af. Denne medarbejder bør underskrive som kontrol af afstemningen.