Organisationsændring i Teknik og Miljø - endelig godkendelse

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Teknik og Miljø Dato 15. maj 2014 Miljø - endelig godkendelse 1. Resume Udviklingen i Aarhus er præget af vækst. Der er behov for at sikre den bedst mulige understøttelse heraf, og for at sikre, at Aarhus bevarer positionen som en vinderby, i en verden, præget af konkurrence mellem byerne. Herudover er der behov for at sikre en dagligdag, der fungerer så godt som muligt for alle. Teknik og Miljø leverer service på en lang række områder, som har betydning for, om Aarhus opleves som et godt sted at investere, bygge, bo, arbejde og opholde sig. Teknik og Miljøs nuværende organisation har indtil nu været en god fagligt baseret ramme for opgaveløsningen; men mulighederne for fortsat at leve op til kravene i en stadig mere kompleks omverden er ved at være udtømte i den nuværende struktur. Med det afsæt behandlede Magistraten den 31. marts en indstilling om organisationsændring i Teknik og Miljø. I indstillingen blev der foreslået en fremtidig organisationsstruktur med fire centre og et ledelsessekretariat. Indstillingen blev godkendt som grundlag for en høring, som er forløbet i perioden 2. april 2. maj. Der er indkommet 32 høringssvar. Der er en generel og bred opbakning til forslaget om ny organisationsstruktur. Miljø - endelig godkendelse side 1 af 11

2 Samtidig er der nævnt en række opmærksomhedspunkter, som Teknik og Miljø skal have skarpt fokus på: Sikring af styringsmæssige forhold Sikring af samarbejde og relationer m.v. Sikring af en god implementering af organisationsændringen Sideløbende med fremsendelsen af denne indstilling pågår der en intensiv proces med placering af alle ledere og medarbejdere. En række analyser vedr. sekretariater, kommuneplanopgaven, byarkitektur, vejopgaver m.m. gennemføres, til dels med bistand fra ekstern konsulent. Analyserne skal føre til, at placeringerne af opgaver, medarbejder og ledere i alt væsentligt er afklaret 1. juni. Herefter kan flytteplanen udmøntes. Principperne for placering af medarbejdere og gennemførelse af flytninger er drøftet i Teknik og Miljøs HMU. 2. Beslutningspunkter At 1) organisationsændringen i Teknik og Miljø godkendes At 2) antallet af forvaltningschefer reduceres til to, idet to af de nye center-chefstillinger kategoriseres som stabschefer 3. Baggrund Udviklingen i Aarhus er præget af vækst. Der kommer flere indbyggere og flere arbejdspladser, der sker en udbygning af infrastrukturen m.v. Der er behov for at sikre den bedst mulige understøttelse heraf. Herunder skal det især sikres, at Aarhus bevarer positionen som en vinderby, i en verden, præget af konkurrence mellem byerne. Aarhus er således nok Danmarks næststørste by, men kun én blandt mange i en europæisk og global sammenhæng. Herudover er der behov for at sikre en dagligdag, der fungerer så godt som muligt for alle. Teknik og Miljø leverer service på en lang række områder, som har side 2 af 11

3 betydning for, om Aarhus opleves som et godt sted at investere, bygge, bo, arbejde og opholde sig. På det konkrete plan betyder det bl.a., at der skal være fokus på: Bæredygtig byudvikling Bedre mobilitet En god betjening af erhvervslivet, herunder byggesagsområdet Anlæg og drift, kendetegnet ved høj kvalitet, effektivitet og hastighed Teknik og Miljøs nuværende organisation har indtil nu været en god fagligt baseret ramme for opgaveløsningen; men mulighederne for fortsat at leve op til kravene i en stadig mere kompleks omverden er ved at være udtømte i den nuværende struktur. Håndteringen af mobiliteten og byudviklingen er et eksempel og den driftsmæssige koordinering af byens samlede renholdelse er et andet eksempel. Magistraten behandlede den 31. marts en indstilling om organisationsændring i Teknik og Miljø. Indstillingen er vedlagt som bilag 1. I indstillingen blev der foreslået en fremtidig organisationsstruktur med fire centre og et ledelsessekretariat; dvs. en struktur med færre chefer end hidtil, og en struktur, som bryder med den hidtidige fagligt betingede organisering. side 3 af 11

4 Figur 1: Teknik og Miljø nuværende organisering Rådmand Direktør Ledelsessekretariat Arealudvikling Administration og Ejendomme Planlægning og Byggeri Trafik og Veje Natur og Miljø Aarhus Brandvæsen Natur og Vej Service AffaldVarme Aarhus Figur 2: Teknik og Miljø forslag til fremtidig organisering Byudvikling og Mobilitet Miljø og Energi Rådmand Direktør Ledelsessekretariat Byens Anvendelse Administration og Ejendomme Center for Byudvikling og Mobilitet er omdrejningspunktet for de projekter, der sætter rammen for udviklingen af Aarhus. Byudvikling skal varetage opgaver indenfor planlægning for, og udvikling af Aarhus. Dvs. opgaver indenfor arealudvikling, lokalplaner, støttet byggeri, mobilitet og kollektiv trafik, planlægning for infrastruktur, (dele af) byarkitektur, samt et Liveable City Lab. Sidstnævnte har bl.a. fokus på at fremme dialogen med borgerne om byens brug og udvikling. Center for Miljø og Energi har fokus på at sikre afvejningen mellem byudviklingen og beskyttelsen af borgere og miljø. Miljø og Energi skal endvidere udvikle partnerskaber, med et øget fokus på erhvervsservice, miljøbeskyttelse og side 4 af 11

5 klimamæssig bæredygtighed. Miljø og Energi skal varetage opgaver indenfor beredskab/brandvæsen, byggesagsbehandling, natur- og miljøforvaltning, varmeforsyning, affald og klima. Center for Byens Anvendelse varetager daglig drift og løbende forandringer af byrummet. Der skal sikres en høj byrumskvalitet og gode rammer for sundhed og fremkommelighed i byen. Byens Anvendelse skal varetage opgaver indenfor (dele af) byarkitektur, vejanlæg og drift, samt grønne områder. Den nuværende udførerenhed, Natur og Vej Service, indgår heri. Herudover varetages opgaver vedr. administrative forhold og ejendomme i Center for Administration og Ejendomme. Opgaverne omfatter økonomi, målstyring, målinger af tilfredshed og effekter, statistik og omverdensanalyse, HR, digitalisering og GIS, samt ejendomme. Ledelsessekretariatet vil fortsat have til opgave at sikre betjeningen af topledelsen og det politiske system, samt at sikre den interne og eksterne koordinering. Herudover vil Ledelsessekretariatet have ansvaret for kommuneplanlægningen. 4. De forventede effekter De vigtigste forventede effekter er i beskrevet ovenfor, under afsnit 3. Hertil kommer en række andre effekter. Færre snitflader Med ændringen sker der en samling af opgaveområder, som hidtil har været fordelt mellem flere forvaltninger. Der sker endvidere en samling af stabe og administrative funktioner. Det mindsker antallet af snitflader og opgaven med intern koordinering. Færre chefer Antallet af referencer til direktør og rådmand mindskes fra ni til fem. Det betyder en slankning af det øverste ledelseslag i Teknik og Miljø. Derved opnås en snævrere og mere beslutningsdygtig ledelse for området. side 5 af 11

6 I indstillingen, behandlet af Magistraten den 31. marts, blev Teknik og Miljø bemyndiget til at indgå aftaler vedr. forvaltningschefer, med henblik på at reducere antallet af forvaltningschefer. Dette er nu gennemført. Teknik og Miljø er i høringsperioden blevet spurgt om, hvorvidt alle fire centerchef-stillinger er forvaltningschefstillinger. Dette er vurderet, med den konklusion at de to (Byens Udvikling og Mobilitet og Administration og Ejendomme) er stabschefstillinger. 5. De planlagte ydelser Med organisationsændringen følger et ønske om en fysisk flytning af en række medarbejdere og ledere. Hovedparten vil dog skulle arbejde samme sted og med samme nærmeste ledelse som hidtil. Teknik og Miljø forventer at kunne håndtere flytningerne indenfor den bygningsmasse, man i forvejen benytter, eventuelt med tilføjelse af pavilloner, indtil hovedparten af afdelingen kan samles i Gellerup ved årsskiftet Ændringen vil således ikke påvirke andre magistratsafdelinger i kommunen. Efter flytningen forventes forvaltningerne at være placeret på disse hovedadresser: Byudvikling og Mobilitet: Kalkværksvej 10 Miljø og Energi: Grøndalsvej 1, Bautavej 1 og Ny Munkegade 15 Byens Anvendelse: Edwin Rahrs Vej 64 og Bautavej 1 Administration og Ejendomme: Kalkværksvej 10 og Grøndalsvej 2 Ledelsessekretariatet: Rådhuset I forbindelse med den gennemførte høring (se afsnit 6 nedenfor) er der fra flere sider givet udtryk for, at der kan tænkes andre løsninger med hensyn til at placere den fremtidige organisation indenfor de nævnte bygninger. Det undersøges p.t. nærmere. Teknik og Miljø søger så vidt mulig at samle de nye organisatoriske enheder, samtidig med at flytteopgaven søges minimeret. side 6 af 11

7 Pakhus 27, som hidtil har rummet Arealudvikling Aarhus, skal rømmes i Det er derfor under alle omstændigheder nødvendigt at finde en ny placering til denne del af organisationen. De planlagte ydelser er i øvrigt beskrevet ovenfor, under afsnit Organisering af indsatsen Høring Magistraten godkendte indstillingen som grundlag for en høring, som er gennemført i perioden 2. april 2. maj. Høringsmaterialet er udsendt til en række eksterne samarbejdspartnere, Teknik og Miljøs MED-system, samt de øvrige magistratsafdelinger i Aarhus Kommune. Høringsmaterialet er desuden fremlagt på Teknik og Miljøs intranet. Der har således været mulighed for at fremsende høringssvar fra afdelinger, grupper af medarbejdere og enkeltpersoner. Der er indkommet 32 høringssvar; jf. bilag 2. Høringen viser en generel og bred opbakning til forslaget om ny organisationsstruktur. Dette fremgår af høringssvarene fra såvel eksterne som interne høringsparter. Der er således ikke afgivet høringssvar, der anfægter de grundlæggende elementer i forslaget. Der er samtidig nævnt en række opmærksomhedspunkter, som Teknik og Miljø skal have skarpt fokus på, både i forbindelse med implementering af den ny organisation, men også mere fremadrettet. Det gælder bl.a.: Sikring af styringsmæssige forhold Flere høringssvar betoner vigtigheden af en fortsat adskillelse af myndigheds- og driftsopgaver, bestiller- og udføreropgaver, samt takst- og skattefinansierede opgaver. Dette er alt sammen temaer, der har været i fokus siden oprettelsen af Teknik og Miljø i 2006, og fortsat vil være side 7 af 11

8 det fremover. Det viser sig bl.a. ved at den nuværende sektorinddeling i Teknik og Miljø i alt væsentligt videreføres, ved en fortsat omfattende konkurrenceudsættelse, samt ved at Natur og Vej Service opretholdes som selvstændig udførerenhed. I den forbindelse kan det oplyses, at revisionen tidligere har analyseret og kvalitetssikret de beregninger, der ligger bag ved Natur og Vej Services afgivelse af bud (kontrolprisberegninger). Sikring af samarbejde og relationer m.v. Behovet for at sikre samarbejde og relationer, når opgaverne fordeles på en ny måde nævnes også i flere høringssvar. Teknik og Miljø har lang og god erfaring med projektarbejde på tværs af organisationen, og forventer at kunne få endnu mere udbytte heraf med den foreslåede organisering. Samtidig skal der naturligvis være en generel opmærksomhed i forhold til at sikre, at man ikke får skabt nye snitflader uden også at sikre samarbejdsrelationerne. Midttrafik, Busselskabet, LB Danmarks Almene Boliger, 5. kreds og Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse inviterer alle til nærmere dialog om konkrete problemstillinger i relation til byudvikling og mobilitet. Teknik og Miljø finder det nyttigt med en sådan dialog både med de nævnte parter, men også med andre interessenter. Det samme gælder i forhold til sikringen af konkrete hensyn, som f.eks. tilgængelighed for alle, som nævnes af Handicaprådet og Ældrerådet. Dette vil fortsat være et grundvilkår for arbejdet i afdelingen. Sikring af en god implementering af organisationsændringen Der er afgivet en hel del høringssvar, hvor man primært fokuserer på spørgsmål i relation til implementering af organisationsændringen. Det drejer sig bl.a. om spørgsmål om kommunikation og medarbejderinddragelse, fremtidig MED-struktur, samt spørgsmål vedr. den konkrete placering af en række side 8 af 11

9 opgaver, specielt for de to forvaltninger, der efter forslaget nedlægges (Planlægning og Byggeri og Trafik og Veje). Desuden er der sat spørgsmålstegn ved, om den flytteplan, der er skitseret i magistratsindstillingen, er den mest optimale, jf. afsnit 5 ovenfor. Det er både forventeligt og glædeligt, at der udvises en sådan interesse for den fremtidige organisering, arbejdsopgavernes fordeling m.v. Det er samtidig en udfordring, at ikke alle forslag og synspunkter kan besvares på nuværende tidspunkt. Det gælder f.eks. flytteplanen, der ikke kan udmøntes, før opgavefordeling og leder- og medarbejderfordeling er på plads; dvs. efter byrådets behandling af nærværende indstilling. Konkret ændring af forslaget I indstillingen, som blev godkendt af Magistraten den 31. marts, var det nævnt, at opgaver vedrørende byarkitektur samles i Byens Anvendelse. Efter en nærmere vurdering forslås opgaverne nu delt mellem Byudvikling og Mobilitet og Byens Anvendelse. I samme indstilling var der foreslået et Center for Ressourcer. Som resultat af den gennemførte høring fastholdes det hidtidige navn, (Center for) Administration og Ejendomme. Det videre arbejde Sideløbende med fremsendelsen af denne indstilling pågår der en intensiv proces med placering af alle ledere og medarbejdere. En række analyser vedr. sekretariater, kommuneplanopgaven, byarkitektur, vejopgaver m.m. gennemføres, til dels med bistand fra ekstern konsulent. Analyserne skal føre til, at placeringerne af opgaver, medarbejder og ledere i alt væsentligt er afklaret 1. juni. Herefter kan flytteplanen udmøntes. Principperne for placering af medarbejdere og gennemførelse af flytninger er drøftet i Teknik og Miljøs HMU, senest 8. maj. side 9 af 11

10 Den interne kommunikation formidles via Teknik og Miljøs intranet (ugentlige nyhedsbreve), og via møder. 7. Konsekvenser for ressourcer Teknik og Miljø er p.t. opdelt i en lang række økonomiske sektorer. Noget af opdelingen skyldes lovgivningsmæssige eller styringsmæssige krav, som ikke kan fraviges (f.eks. kravet om adskillelse af den takst- og skattefinansierede økonomi). I andre tilfælde skyldes den et ønske om at holde økonomien for visse områder afgrænset fra andre områder. Der forventes p.t. ikke gennemført grundlæggende ændringer heraf. De ændringer, der foretages, fastlægges, så de kan være i kraft fra og med budget Det betyder samtidig, at regnskabet for 2014 afsluttes i den hidtidige struktur. Ændringen forventes ikke at medføre besparelser i sig selv, og gennemføres da heller ikke som en spareøvelse. Der vil ganske vist opstå besparelser som følge af nedlæggelse af stillinger m.v., men de vil i første omgang blive modsvaret af omstillinger til personaleomstilling, flytninger m.v. Egentlige effektiviseringsgevinster forventes først for alvor at vise sig i forbindelse med sammenflytningen i Gellerup i Kristian Würtz / Erik Jespersen Bilag Bilag 1: Indstilling til Magistraten, godkendt 31. marts 2014: Miljø Bilag 2: Kommentering af høringssvar side 10 af 11

11 Tidligere beslutninger Magistraten, 31. marts 2014: Miljø Administration og Ejendomme Tlf.: E-post: Lix: 45 Sagsbehandler: Michael Johansson Tlf.: E-post: side 11 af 11