ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 3. Afdeling Sundhed og Omsorg - Rådhuset Århus C

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 3. Afdeling Sundhed og Omsorg - Rådhuset Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 6. april 2005 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: 2005/ Ref.: Henning Madsen Udbud af boligadministration og bygningsdrift. 1. Resume Med denne indstiling foreslår Magistratens 3. Afdeling, at der ikke gennemføres et nyt udbud af boligadministration og bygningsdrift, samt at den interne kontraktstyring ophæves ved udløbet af den nuværende kontrakt. Efter et offentligt udbud i 2002 besluttede Byrådet at der skulle indgås en intern kontrakt med Boligadministrationen frem til udgangen af Kontrakten omfatter administration af ca boliger samt bygningsdrift og rådgivning ved en bygningsmasse på ca m 2 etageareal. Det er Magistratens 3. Afdelings opfattelse, at det vil være uhensigtsmæssigt, at gennemføre et nyt udbud eller viderføre den nuværende interne kontrakt af følgende årsager: Et nyt udbud er meget tids- og omkostningskrævende, hvilket belaster både beboernes husleje og kommunekassen uden at det kan forventes at udgifterne kan hentes hjem ved lavere administrationsomkostninger. Det har vist sig vanskeligt at beskrive udbuddet tilstrækkeligt præcist, så også de mere socialt betonede opgaver i forbindelse med en nænsom og omsorgsfuld betjening af beboerne kommer med. Der er store fordele ved at bevare boligadministrationen som en integreret del af Magistratens 3. Afdelings øvrige opgaver med at servicere og hjælpe kommunens ældre medborgere. Som nævnt foreslås det, at den interne kontrakt ophæves, men også at der fortsat arbejdes ud fra målene i kommunens retningslinier for udbud og udlicitering. Det er målene om at sikre bedst mulig anvendelse af kommunale midler (og beboernes midler), om at arbejde med omkostningsopgørelser og om brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring. Uden en intern kontrakt skal der stadig - som før den interne kontrakt blev indgået - udarbejdes årlige opgørelser over omkostningerne til brug ved beregning af det administrationsgebyr, der indgår i

2 huslejeberegningen. Størrelsen af dette gebyr kan vurderes i forhold til administrationsgebyrerne hos de almene boligforeninger, hvorved der opnås sikkerhed for at administrationsudgifterne har et fornuftigt leje. På samme måde kan de nuværende kvalitetsmål og den nuværende kvalitetsstyring videreføres uden en intern kontrakt, idet dette tilknyttes den årlige omkostningsopgørelse. Da der som minimum kan opnås samme grad af målopfyldelse uden en intern kontrakt, ser Magistratens 3. Afdeling ingen grund til at bruge ekstra ressourcer på at arbejde med kontraktstyring i dette tilfælde. 2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog på sit lukkede møde d. 19. juni 2002 Magistratens 3. Afdelings indstilling om resultatet af udbuddet af boligadministration mm. Vedtagelsen indebar, at der skulle indgås en intern kontrakt med Boligadministrationen og at der skulle gennemføres et nyt udbud i 2005 til ikrafttræden 1. januar Beskrivelse af indstillingen Den interne kontrakt: På baggrund af byrådsbeslutningen blev der indgået en intern kontrakt med Boligadministrationen i Magistratens 3. Afdeling om boligadministration og bygningsvedligeholdelse. Kontrakten trådte i kraft den 1. november Arbejdet omfatter administration og bygningsdrift ved afdelingens boliger og bygninger i øvrigt. Disse er plejehjemsboliger, beskyttede boliger, almene ældre- og plejeboliger samt et mindre antal udlejningsboliger. Desuden indgår der en rådgivning til lokalcentrene i forbindelse med den daglige bygningsdrift samt varetagelse af ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver og mindre om- og tilbygninger. Pedel- og viceværtydelser er ikke omfatte af kontrakten. Disse ydelser leveres fra lokalcentrene. Samlet er der tale om administration af ca boliger, herunder et antal boliger, der administreres for Magistratens 1. Afdeling. Bygningsmassen er på ca m 2 etageareal. I Boligadministrationen er der fast beskæftiget 15 medarbejdere. I henhold til byrådsbeslutningen skal boligadministrationen udbydes igen i indeværende år. Vanskeligheder ved at gennemføre et nyt udbud: Erfaringerne fra den hidtidige kontraktperiode har vist, at det er særdeles problematisk at beskrive udbuddet tilstrækkeligt detaljeret til at opnå et entydigt grundlag. Boligadministrationen er en integreret del af Magistratens 3. Afdeling og løser naturligt - udover de rent administrative opgaver - en række mere socialt betonede opgaver for beboerne, der ofte har behov for en nænsom og omsorgsfuld betjening. Denne nære sammenhæng med de øvrige dele af Magistratens 3. Afdeling - og kommunen i øvrigt - er det yderst vanskeligt at beskrive og koordinere i et udbud, og det vil være et stort tab, hvis det kun er de rent boligadministrative opgaver, der udbydes. Det bliver ikke mindre problematisk at beskrive opgaven i den kommende tid. Årsagen hertil er usikkerheder omkring strukturreformen, opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne samt det tværmagistratslige arbejde med at samordne aktiviteterne omkring bygningsvedli- 2

3 geholdelsen, herunder overvejelser om udskiftning af det nuværende elektroniske vedligeholdelsessystem. Et andet problem er kontraktperiodens længde. Med den korte kontraktperiode har det ikke været muligt, at at få alle nye rutiner på plads, hvis et nyt udbud gennemføres i indeværende år. Det gælder bl.a. rutiner omkring et nyt administrationssystem, der benyttes til administration af lejeforhold, flytninger og betalinger mm. Udbyttet af et nyt system vil dermed ikke slå igennem i et nyt tilbud, og det samme vil ikke mindst gælde eventuelle eksterne bydende, idet disse skal benytte nogle af de samme faciliteter. Nyt udbud? Med de begrundelser der er nævnt ovenfor, er det Magistratens 3. Afdelings opfattelse, at det ikke vil være muligt at gennemføre et nyt udbud i Det er også Magistratens 3. Afdelings opfattelse, at hensynet til afdelingens beboere og kommunens borgere i øvrigt mere taler for, at der slet ikke foretages et nyt udbud. Det begrundes med følgende: 1. Det er en meget tids- og omkostningskrævende proces at gennemføre et udbud. I følge evalueringsrapporten for forsøg med udbud var engangsudgifterne ved sidste udbud på godt 2 mio. kr. og udgiften til afgivelse af internt bud på knap ½ mio. kr. Disse udgifter belaster både beboernes husleje og kommunekassen. Et nyt udbud vil belaste beboernes husleje og kommunekassen yderligere, og Magistratens 3. Afdeling vurderer, at udgifterne ved et nyt udbud ikke kan hentes hjem i form af lavere administrationsudgifter. 2. Det er en stor fordel, at anlæg, drift og administration er samlet i én bygningsafdeling på samme adresse og sammen med de øvrige centrale afdelinger i Magistratens 3. Afdeling. Det giver mulighed for et godt samarbejde internt i Bygningsafdelingen og med de øvrige centrale afdelinger. Som en del af Magistratens 3. Afdeling har medarbejderne en stor viden om afdelingens øvrige kerneydelser, og kan dermed betjene og rådgive beboere og lokalcentre optimalt. 3. Informationen via kommunens hjemmeside, afdelingens portal og det interne Notes-system er også mere optimal, når Boligadministrationen er en del af den kommunale administration. På den baggrund foreslår Magistratens 3. Afdeling, at der ikke gennemføres et nyt udbud af boligadadministrationen. Fremtidig styring: Afdelingen foreslår endvidere, at den interne kontrakt ophæves da den er unødvendig. Formålene med et udbud og en intern kontrakt er, at sikre bedst mulig anvendelse af kommunale midler, at vurdere prisen på de forskellige ydelser via omkostningsopgørelser, og at øge brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring. Formålene fremgår af Retningslinier for udbud og udlicitering i Århus Kommune, december 2004, som også nævner, at udlicitering ikke er et mål i sig selv. Disse formål kan efter Magistratens 3. Afdelings opfattelse mere hensigtsmæssigt opnås uden en intern kontrakt, således: 3

4 Bedst mulig anvendelse af kommunale midler: De midler, der er omfattet af den interne kontrakt er udelukkende de administrative omkostninger, der dels dækkes af kommunekassen og dels ved huslejeindbetalinger fra beboerne. Uanset hvem der betaler, skal midlerne naturligvis anvendes bedst muligt, hvilket sikres ved den årlige beregning af et administrationsgebyr, der under alle omstændigheder skal udføres. Dette gebyr kan sammenlignes med gebyrer hos de almene boligsselskaber, hvorved der er sikkerhed for at administrationen har et fornuftigt leje. I den forbindelse skal det bemærkes, at den egentlige bygningsdrift - som udgiftsmæssigt er langt større end administrationen - ikke direkte er omfattet af den interne kontrakt, men det har naturligvis stor betydning for driftsudgiften, at der administreres fornuftigt. Som eksempel kan nævnes, at det har stor betydning, hvilken teknisk løsning der vælges i en konkret situation. I en presset situation vælges måske en lettilgængelig, men kostbar løsning fremfor en bedre og mindre kostbar løsning, der kræver lidt mere administrativt forarbejde. Denne problemstilling, som det er yderst vanskeligt at tage højde for i intern kontrakt og endnu vanskeligere ved en ekstern kontrakt, har betydelig større økonomiske konsekvenser end om administrationen er en smule dyrere. Endelig vil engangsudgifterne ved et nyt udbud kunne spares, hvis der ikke gennemføres et nyt udbud. Omkostningsopgørelser: Som nævnt ovenfor skal der under alle omstændigheder udarbejdes omkostningsopgørelser som grundlag for det årlige administrationsgebyr, der pålignes beboernes husleje. Omkostningsopgørelser blev også udarbejdet før udbuddet af boligadministrationen blev foretaget. Øget brug af kvalitetsmål og kvalitetsstyring: Brugen af kvalitetsmål og kvalitetsstyring forudsætter ikke en intern kontrakt. De kvalitetsmål, der fandtes og den kvalitetsstyring, der pågår i dag og før den interne kontrakt blev indgået, kan også fortsætte i fremtiden uden en intern kontrakt. I praksis ved at det hæftes sammen med de nævnte omkostningsopgørelser. Fordele ved at arbejde uden intern kontrakt: Erfaringen gennem de sidste år har vist, at der er en række ulemper ved at arbejde med intern kontraktstyring. Den fleksibilitet der ligger i en stor Bygningsafdelings muligheder for at fordele opgaverne er blevet begrænset af, at afdelingen nu er delt i en bestiller- og en udførerenhed. Hvis en opgave ikke er beskrevet i den interne kontrakt kan den ikke uden videre overgives til udførerenheden (uden betaling) men må udføres af bestillerenheden. Derfor er der i Bygningsafdelingen - udover bygningsteknikerne i udførerenheden - ansat en bygningstekniker i bestillerenheden - dels for at varetage tekniske opgaver, der falder uden for den interne kontrakt og dels for at føre tilsyn med udførerenheden. På samme måde er der ansat en administrativ medarbejder i bestillerenheden for bl.a. at varetage opgaver uden for kontrakten og føre tilsyn. Der anvendes mange arbejdstimer på at føre kontrol og drive både en delvis selvstændig bestillerenhed og en delvis selvstændig udførerenhed. Disse arbejdstimer kan mere hensigtsmæssigt anvendes 4

5 direkte til fordel for beboerne og lokalcentrene - og dermed borgerne i Århus, såfremt der ikke arbejdes med kontraktstyring. 4. Økonomiske konsekvenser Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 5. Konsekvenser i forhold til mål Indstillingen er et led i Byrådets mål om bedst mulig anvendelse af kommunale midler. 6. Beslutningspunkter Det indstilles, 1. at der ikke gennemføres et nyt udbud af boligadministration, 2. at den nuværende interne kontrakt ikke fornys ved udløb og 3. at der fremover styres via omkostningsopgørelser og kvalitetsmål. Niels Erik Eskildsen / Bent Peter Larsen Bilagsfortegnelse: Ældrerådets udtalelse (vedlagt elektronisk til alle) 5