Referat for: Herning Søndre Provstiudvalg. PU møde 11. oktober Kl Mødested: Provstikontoret, Gl. Kirkevej 33, Herning

Transkript

1 Referat for: Herning Søndre Provstiudvalg PU møde 11. oktober Kl Mødested: Provstikontoret, Gl. Kirkevej 33, Herning Mødepunkt 1 Hedeager / Traktor Sag: Ekstra bevilling 2016 (820) Bevilget kr ,-. Hedeager / Traktor Hedeager sogns menighedsråd ansøger om en ekstra bevilling på kr ,- til køb af ny Egholm maskine (traktor) med redskaber. Den nuværende traktor er nedslidt og drypper olie, og reservedele kan ikke længere skaffes. Menighedsrådet har indhentet 3 tilbud på ny maskine. Hedeager / tilbud vedr. traktor 2 Ansøgning om mulighed for at gå videre med kirkehusbyggeri Sag: Herning kirkehusbyggeri (596) - Herning Sogn Ansøgning om mulighed for at gå videre med kirkehusbyggeri Herning sogns menighedsråd ansøger om tilladelse til at gå videre med projektet. Menighedsrådets formulering af ansøgningen i følgende 5 punkter: 1. A t frigøre os fra det aktuelle engagement med arkitektfirma Søren Andersen 2. At vi søger en ny arkitekt, der kan opfylde ønskerne fra byplanudvalget, specielt vedrørende arkitektonisk tilpasning til kirken samt det øvrige byggeri på Østre Kirkevej 3.Vi ansøger om mulighed for at fremskaffe et nyt facadeforslag uden nødvendigvis i væsentlig grad at bearbejde hele projektet med indretningen i det nybyggede og renoverede 4.I sagens natur har vi ikke nogen sikker fornemmelse af, hvad udgiften til det vil blive 5.Vi er stillet i udsigt at vi kan få drøftelser med formanden for byplanudvalget og lederen af byplanafdelingen på et uformelt plan, inden forslaget fremsendes til byplanafdelingen, således at det kan blive godkendt ved første fremsendelse i byplanudvalget. Provstiudvalget godkender, at der arbejdes videre med projektet og med Peter Henriksen fra arkitektfirmaet Søren Andersen som bygherrerådgiver. Ny rådgivningsaftale skal udarbejdes. Menighedsrådet må indhente referenceprojekter på kirkekyndig arkitektarbejde og afholde uformelt møde med formand for byplanudvalget Ulrik Hyldgaard og planchef ved Herning kommune Marius Reese på baggrund af referenceprojekter. Arkitekt(er) bedes lave facadeskitse uden nødvendigvis i væsentlig grad at bearbejde hele projektet. Evt. nyt uformelt møde med Ulrik Hyldgaard og Marius Reese angående facadeskitse inden endelig valg af arkitekt og herefter fremsendelse til byplanudvalget. Referat, Side: 1

2 2016_09_08 Møde om Herning kirkehus - referat fra mødet 8. september : Anmodning om fortsat brug af Peter Henriksen som bygherrerådgiver 3 Kølkær/ Indflytningssyn Kølkær præstebolig Sag: Præstevænget 5, Kølkær (511) - Kølkær Sogn El, vand og varmeordning skal indsendes til godkendelse af provstiudvalget. Kølkær/ Indflytningssyn Kølkær præstebolig Indflytningssyn Kølkær præstebolig Præstevænget 5, Kølkær. 1) Anskaffes løse dørstop. 2) Besætning på dørhåndtag til toilet fastskrues. 3) Malerreparation af vinduer efter skum. 4) Lavet fuge ved dobbeltdør i stue (gulvet knirker). 5) Vedr. ventilation i kælder - dør forkortes. 6) Justering af havelåge. Præsteboligens vedligeholdelsesstand: Er i synsforsvarlig stand. Inventarliste forevist. Kendte anskaffelsesårstal er påført. Inventarlisten dateres. Aftale om have: 1748 kvm. Menighedsrådet holder haven. Hvis præsten på sigt ønsker at anlægge bede, så holder præsten dem - efter aftale med menighedsrådet. Nøgler: er udleveret. Valg af varmeordning og elordning og vand afklares med tillidsmand og provst. Skal godkendes af PU. Vedr. kælder - opmærksom på evt. fugt - og ved opbevaring i kælder, løftes fra gulv og friholdes fra væg. De bagerste kælderrum må ikke benyttes. Rengøring i tjenstlige lokaler: er lavet aftale med MR. 4 Assing / Indflytningssyn Sag: Ny præstebolig Velhustedparken 5, Kibæk (821) - Assing Sogn Provstiudvalget orienteret. Assing / Indflytningssyn Indflytningssyn i Assing præstebolig Velhustedparken 5, Kibæk: 1) Græsrabat ved indkørsel mod sti og indkørsel. Flisenedkørsel fra cykelskur direkte mod gangsti. 2) Ventilering i cykelskur og skur. 3) Skydedør til carport - slår sig + problem med grebet. Referat, Side: 2

3 4) Tagrende, der drypper. 5) Affaldsspand ved køkkenvasken. 6) Sammenkobling mellem facadelys og pullertlys Præsteboligens vedligeholdelsesstand: Flot og funktionelt hus OBS - et-års garantigennemgang. Inventarliste: MR udfærdiger inventarliste med anskaffelsesårstal påført. Præsten holder den efterfølgende ajour. Aftale om have: 1059 kvm. MR vedligeholder haven. Præsten holder arealet omkring æbletræer og flisearealet. Hvis præsten på sigt ønsker at anlægge bede og/eller køkkenhave, skal præsten passe det. Påtænkte ændringer skal aftales med MR. Nøgler: Valg af varmeordning og elordning og vand afklares. Særskilt måler på det tjenstlige område. MR betaler for det tjenstlige areal, præsten for det private. Aftale vedr. rengøring af tjenstlige lokaler: Præsten ønsker at konvertere denne ordning til i stedet for at omfatte udvendig vinduesvask 6 gange årligt og indvendig vinduesvask 2 gange årligt. Dette accepteres af MR. Præsten laver selv aftale med et vinduespudserfirma. Afskærmning af terrasse: Hvis præsten ønsker afskærmning af terrasserne, skal dette efterkommes af MR. Hvis der vælges hæk, skal den have en vis højde. 5 Bidragssats Folkekirkens Skoletjeneste i Viborg Stift. Sag: Folkekirkens Skoletjeneste - Viborg Stift - FSVS (503) Godkendt. Bidragssats Folkekirkens Skoletjeneste i Viborg Stift Modtaget meddelelse om at bidragssatsen for Folkekirkens Skoletjeneste i Viborg Stift i årene er sat til 4,50 pr. Folkekirkemedlem. Herning Nordre Provsti x 4,50 = kr ,- Herning Søndre Provsti x 4,50 = kr ,50 I alt kr ,50 På PUK budget afsat kr ,- på formål 6100 artskonto Endeligt PUK budget 2017 Sag: PUK 2017 (851) Godkendt. Referat, Side: 3

4 Endeligt PUK budget 2017 Endeligt PUK årsbudget Stempel: CVR , Budget 2017, Endelig budget afleveret d :25 Der er ikke foretaget rettelser i endeligt årsbudget for PUK 2017 i forhold til det vedtagne foreløbige budget på PU mødet 16. august Revisionsprotokol vedrørende PUK årsregnskab 2015 Sag: PUK 2015 (687) Godkendt af provstiudvalget. Revisionsprotokol vedrørende PUK årsregnskab 2015 Revisionsprotokol vedrørende PUK årsregnskab Behandling af revisionsprotokollen. 5% bevillinger: 1) Sdr. Felding - pension kordegn 2) Herning sogn - podier 3) 5% bevillinger til menighedsråd som efter revisionens opfattelse har egne midler. Revisionen finder ikke at der kan indgås aftale med menighedsråd om bevilling af 5% midler i forbindelse med sygdom, fratrædelser, mæglingsforløb og udskiftning af maskiner. 8 Kvartalsrapport PUK kvartal Sag: PUK 2016 (759) Godkendt. Kvartalsrapport PUK kvartal Kvartalsrapport PUK kvartal 9 Menighedsrådene er ikke længere omfattet af indskydergaranti på kr ,- Sag: Menighedsråd (orientering) (454) Menighedsrådene er ikke længere omfattet af indskydergaranti på kr ,- Menighedsråd og provstiudvalg er fra 15. juli 2015 ikke omfattet af indskydergarantiordningen. Der er derfor ikke længere sikkerhed for indskud på op til kr pr. pengeinstitut. Henvise til Finanstilsynets hjemmeside Være opmærksom på at benytte sikre pengeinstitutter og fortsat henstilles til max. indestående pr. pengeinstitut på kr ,-, hvis der ikke anvendes systemiske banker. Kirkeministeriet opfordrer derfor til at overveje placeringen af kontante midler, så man opnår Referat, Side: 4

5 den bedst mulige forrentning under hensyntagen til midlernes sikkerhed. 10 Provstirevisors bemærkninger angående revisionen for kirkekasser i Herning Søndre Provstiudvalget orienteret. Provstirevisors bemærkninger angående revisionen for kirkekasser i Herning Søndre Behandling af revisionsprotokoller og godkendelse af regnskaberne for 2015 Forslag til PU bemærkninger til MR regnskaber 2015 Forslag til bemærkninger. 11 Herning revisionsprotokol Herning revisionsprotokol Herning sogns revisionsprotokol. regnskab 2015 Værdipapirer forbundet med risiko. 12 Gullestrup revisionsprotokol Gullestrup revisionsprotokol Gullestrup revisionsprotokol Gullestrup menighedsråd godkender regnskab Bemærkninger er taget til efterretning. Kollekter Ejendomsvurdering 13 Sct. Johannes revisionsprotokol Sct. Johannes revisionsprotokol Sct. Johannes revisionsprotokol. tilrettet i arbejdsprocedurer fremover og at der ved administration af offentlige midler udvises sparsommelighed Referat, Side: 5

6 Sct. Johannes sogns menighedsråd har godkendt regnskab Faktura på køb skal udstedes til kirkekassen. Menighedsrådet skal udvise sparsommelighed ved disponeringer. Sct. Johannes revisionsprotokol - godkendt af menighedsrådet 14 Hedeager revisionsprotokol Hedeager revisionsprotokol Hedeager revisionsprotokol. regnskab 2015 Ingen 15 Fredens revisionsprotokol Fredens revisionsprotokol Fredens revisionsprotokol. regnskab 2015 Kollekter 16 Herning Kirkegårde revisionsprotokol Herning Kirkegårde revisionsprotokol Herning Kirkegårde revisionsprotokol Herning kirkegårdsbestyrelse har godkendt revisionsprotokollatet uden bemærkninger. Overskud. Indeståender. Referat, Side: 6

7 17 Rind-Kollund revisionsprotokol Rind-Kollund revisionsprotokol Rind-Kollund revisionsprotokol Rind-Kollund menighedsråd har godkendt regnskab Bemærkninger er taget til efterretning. Pensionsrettelse vedrørende ansat. 18 Gjellerup revisionsprotokol Gjellerup revisionsprotokol Gjellerup revisionsprotokol. Gjellerup menighedsråd har godkendt regnskab 2015 Ingen Gjellerup revisionsprotokol - godkendt af menighedsrådet 19 Kølkær revisionsprotokol Kølkær revisionsprotokol Kølkær revisionsprotokol. Kølkær menighedsråd har godkendt regnskab Feriepenge Kølkær revisionsprotokol - godkendt af menighedsrådet 20 Arnborg revisionsprotokol Arnborg revisionsprotokol Arnborg revisionsprotokol Arnborg menighedsråd har godkendt regnskab Referat, Side: 7

8 Ingen 21 Fasterholt revisionsprotokol Fasterholt revisionsprotokol Fasterholt revisionsprotokol. regnskab ) Fasterholt menighedsråd har godkendt regnskab 2015 den 29. sep Ligningsbeløb - budget. 22 Assing revisionsprotokol Assing revisionsprotokol Assing revisionsprotokol Assing menighedsråd har godkendt regnskab Revisionens bemærkninger godkendt. Kontoindestående over kr ,-. 23 Sdr. Felding revisionsprotokol Sdr. Felding revisionsprotokol Sdr. Felding revisionsprotokol. regnskab Provstiudvalget henstiller til, at fejlene og manglerne bliver rettet vedrørende bogføring og at der ved administration af offentlige midler udvises sparsommelighed. Kollektregnskab Bogføringsfejl. Konteringsfejl. Honorar til ekstern regnskabsfører højere end vejl. lønblad berettiger, 24 Skarrild revisionsprotokol Referat, Side: 8

9 Skarrild revisionsprotokol Skarrild revisionsprotokol. Skarrild menighedsråd har godkendt regnskab Indestående på bankkonto. Ejendomsværdi vedr. graverbolig. 25 Karstoft revisionsprotokol Karstoft revisionsprotokol Karstoft revisionsprotokol Karstoft menighedsråd har godkendt regnskab Ingen 26 Ilderhede revisionsprotokol Ilderhede revisionsprotokol Ilderhede revisionsprotokol. regnskab 2015 Konteringsfejl. 27 Høring vedr. udkast til Bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af... Sag: Høring vedr. udkast til Bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af menighedsråd, provstiudvalg, budgetudvalg og stiftsråd m.v. samt til bygningskyndige deltagere i synsforretninger (Diætbekendtgørelsen) (869) Ingen bemærkninger. Høring vedr. udkast til Bekendtgørelse om diæter m.v. til medlemmer af Høring vedr. Diætbekendtgørelsen. Høringsfristen udløber mandag den 31. oktober Nugældende bekendtgørelse om diæter Referat, Side: 9

10 28 Tilrettet indbydelse - Temadag om Kirkegården kl Sag: Provstiudvalget (471) Tilrettet indbydelse - Temadag om Kirkegården kl Aalborg, Aarhus og Viborg Stift inviterer til temadag om kirkegården. Mødet afholdes i Auditoriet på VIA University College onsdag den 16. november 2016 kl Pris kr. 150,- pr. deltager og samlet tilmelding fra provstiet senest den 2. november. 29 Eventuelt Forslag til datoer for kommende PU-møder Fælles møde for alle menighedsråd i Nordre og Søndre Provstesyn: S: , N: ?? kl (Afsluttes med mad) Budgetsamråd? Valg til PU Mødetidspunkt kl ca Tilmeldt: Asger, Kirsten, Erik, Jens Martin, Lone og Kirsten Afventer svar fra: Anne Marie, Ejvind og Alex Datoer for kommende møder: Fælles møde for alle menighedsråd i Nordre og Søndre Provstesyn: S: , N: kl (Afsluttes med mad) Budgetsamråd? Valg til PU Mødetidspunkt kl ca PU orienteret om H.C. Ørstedsvej, Sct. Johannes kirkerenovering og Energimærkning. Referat, Side: 10

11 Orientering 30 Orienteringspunkter vedr. HR-arbejdet i Herning Nordre og Herning Søndre Provstier Sag: HR-konsulent Kirsten Lund (469) Provstiudvalget orienteret Orienteringspunkter vedr. HR-arbejdet i Herning Nordre og Herning Søndre Provstier Orientering om arbejdet. 31 Orienteringspunkt til PU-møder ( Skoletjenesten) Sag: Provstiudvalget (471) Provstiudvalget orienteret. Orienteringspunkt til PU-møder ( Skoletjenesten) Afbud fra Alex Dahl Nielsen og Ejvind Dahl. Anne Marie S. Nørgaard forlod mødet før behandling af dagsorden for Herning Søndre Provsti Referat godkendt: Kirsten B. Thyssen, Asger Grove Korsholm, Jens Martin Christensen, Jørgen Andersen, Poul Bech, Erik Nielsen Referat, Side: 11