Referat af Bestyrelsesmøde. Sønderborg Forsyning i selskaberne:

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde Sønderborg Forsyning i selskaberne: Sønderborg Vandforsyning A/S Sønderborg Spildevandsforsyning A/S Sønderborg Affald A/S Nordborg Kraftvarme A/S Østerlund Varme A/S Sønderborg Forsyningsservice A/S Mandag den 16. marts 2009 kl Deltagere: Bestyrelsen: Erik Lauritzen, Jan Prokopek, Erik Teichert, Ole Stisen, Jette Bojskov, Svend Albrectsen, Christian Gregersen Ledelsen: Lars B. Riemann, Erik Renner, Jørn Rørbæk, Erik Petz, Thorkild Brun Afbud: Peter Hansen, Jørn R. Carlsen Referent: Lars B. Riemann Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. Tiltrædelse af revisionsprotokollat (tiltrædelsesprotokollat) 3. Procedure for bestyrelsesmøder i holdingselskabet og øvrige selskaber 4. Forventningsafstemning bestyrelse direktion 5. Bestyrelsesmøder i Visionsseminar for bestyrelsen 7. Status for selskabsdannelsen 8. KL serviceaftale - arbejdsgiverbistand 9. Budget 2009 sammenhæng mellem anlægsbevilling og Sønderborg Forsynings anlægsbudget 10. Perioderegnskab, likviditet og ordrebeholdning 11. Årsplan for budgetlægning og regnskaber for Sønderborg Forsyning 12. Orientering - Deltagelse i årsmøder, konferencer hvem til hvad - Status I/S kontrakt Sønderborg Fjernvarme og driftsaftale med Sønderborg Kraftvarmeværk - Pulje til projekter vedrørende affald og genbrug - Interregprojekt LBRI/ Side 1 af 6

2 - Bright Green Youth 13. Eventuelt 14. Næste møde Referat: 1. Godkendelse af sidste mødereferat Referatet fra det sidst bestyrelsesmødet den 16. december 2008 blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Som opfølgning på pkt. 3 i referatet, blev Peter Hansen valgt af de tilstedeværende som næstformand i bestyrelsen. 2. Tiltrædelse af revisionsprotokollat(tiltrædelsesprotokollat) Tiltrædelsesprotokollaterne for selskaberne Blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 3. Procedure for bestyrelsesmøder i holdingselskabet og øvrige selskaber Efter indstilling fra direktionen og i overensstemmelse med advokat Elvang & Partners anbefaling blev det besluttet at bestyrelsesmøderne afholdes for alle 6 senere 7 selskaber under et. For punkter som kun vedrører specifikke selskaber i koncernen udspecificeres dette i referatet f. eks. ved godkendelse af budget for det enkelte selskab kan dette udtrykkes: budgettet for X selskab er drøftet og godkendt. Budgettet for Y selskab er drøftet og godkendt med følgende bemærkninger etc.. 4. Forventningsafstemning bestyrelse direktion Lars B. Riemann ridsede kort op hvad selskabernes forretningsorden siger om arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen, samt om bestyrelsens tilsyn med selskaberne. Det blev besluttet at afholde et mindre (1-2 timer) seminar forud for det næste bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsens ansvar, pligter og opgaver samt delingen mellem bestyrelsen og direktionen bliver gennemgået. Direktionen arrangerer seminaret til næste bestyrelsesmøde. Endvidere blev det besluttet at afholde bestyrelsesmøder ca. hver 2. måned i 2009 se næste punkt, samt at det økonomiske tilsyn foregår ved at direktionen fremlægger kvartalsregnskaberne på førstkommende bestyrelsesmøde. 5. Bestyrelsesmøder i 2009 Følgende datoer for kommende bestyrelsesmøder blev vedtaget: Mandag den 27/ kl , inkl. bestyrelsesseminar Mandag den 22/6-2009, kl tirsdag den 23/ kl. 12, inkl. Visionsseminar - internat Mandag den 24/8-2009, kl LBRI/ Side 2 af 6

3 Mandag den 26/ , kl Mandag den 14/ , kl Visionsseminar for bestyrelsen Det blev besluttet at afholde et visionsseminar i forlængelse af bestyrelsesmødet den 22/ Visionsseminaret planlægges som internat med slut den 23/6 kl. 12. Visionsseminaret skal fastlægge visioner og mål for Sønderborg Forsyning som selskab og besvare spørgsmål som hvad vi vil med selskabet, hvilke ambitioner har vi, hvilken målsætning er der for selskabet. Direktionen udarbejder et oplæg gennemførelsen af visionsseminaret, inkl. en ekstern facilitator. Ledelsen deltager i visionsseminaret. 7. Status for selskabsdannelsen Lars B. Riemann orienterede om status for selskabsdannelsen. Der er netop afholdt et arbejdsmøde vedrørende åbningsbalancen for hvert enkelt selskab. Der er her blevet vedtaget følgende tidsplan for etableringen og godkendelse af åbningsbalancerne: Udarbejdelse af åbningsbalancerne og fremsendelse til arbejdsgruppen 15/ Møde i arbejdsgruppen og sammenstilling af endelig åbningsbalance 20/ Fremsendelse til Teknik- og miljøudvalget 28/ Godkendelse på Teknik- og miljøudvalgsmødet 4/ Godkendelse på Økonomiudvalgsmødet 17/ Godkendelse af selskabernes åbningsbalance ved en ekstraordinær generalforsamling den 25/ efter det ordinære byrådsmøde. Tovholder for denne proces er økonomichef Erik Renner, med velvillig bistand fra Kaj Christiansen Sønderborg Kommune. Overdragelse af ejendomme og grundstykker skal behandles som ved normalt ejerskifte - dvs. tinglysning af ejerskifte og udføres i perioden 1/ til 30/ idet loven i denne periode giver mulighed for at forsyningsselskabet kun skal betale 1400,- DKK i tinglysningsafgift. Tinglysning og ommatrikulering af anlæg og områder fra Sønderborg kommune til Sønderborg Forsyning vil blive gjort ved at Sønderborg Kommune overdrager påtaleretten til Sønderborg Forsyning for alle tinglyste arealer i én omgang og kun i tilfælde af enkeltstående sager med tvist vil der ske en egentlig ommatrikulering. Der vil blive nedsat en separat projektgruppe som skal håndterer dette. LBRI/ Side 3 af 6

4 8. KL serviceaftale - arbejdsgiverbistand Udkast til en serviceaftale med Kommunernes Landsforening (KL) blev præsenteret. Aftalen vil blive tilrettet så den repræsenterer den korrekte juridiske enhed og omfatter samtlige selskaber i koncernen. Aftalen forventes indgået snarest muligt. Bestyrelse tog dette til efterretning. 9. Budget 2009 sammenhæng mellem anlægsbevilling og Sønderborg Forsynings anlægsbudget Det fremsendte budget for 2009 og for blev gennemgået og uddybet af Erik Renner. Oversigt over pengestrømmen for en 10-årig periode blev fremlagt. Se vedlagte præsentation. Selskabets udvikling set over en 10-årig periode ser sund ud. Dog skal der arbejdes med en neutral udvikling i selskabets overskud og en fornuftig planlægning af anlægsprojekter, så selskabets aktiver sikres. Bestyrelsen tog budgetfremlægningen til efterretning. 10. Perioderegnskab, likviditet og ordrebeholdning Det blev besluttet at fremlægge selskabernes første perioderegnskab i form af et kvartalsregnskab på næste bestyrelsesmøde. Likviditetsoversigten blev gennemgået af Erik Renner. Dette blev taget til efterretning af bestyrelsen. Se vedlagte præsentation. Ordrebeholdning som begreb blev diskuteret. Der skal findes en anden økonomisk indikator for aktiviteten i selskabet. Lars B. Riemann foreslog som eksempel projektværdi for igangsatte projekter mål i forhold til budget som indikator. Direktionen fremsætter et forslag til indikator(er) til næste bestyrelsesmøde til godkendelse. 11. Årsplan for budgetlægning og regnskaber for Sønderborg Forsyning Erik Renner præsenterede årsplanen for budgetlægning og regnskaber i Sønderborg Forsyning. Se vedlagte præsentation. Der skal til næste bestyrelsesmøde udarbejdes en detaljeret plan for koblingen mellem Sønderborg Kommunes budgetlægningsproces og Sønderborg Forsynings årsplan, for at sikre den størst mulige fleksibilitet i processen. Dette kunne gøres ved at udarbejde principper for f. eks. takststigninger som er godkendt af Sønderborg Kommune f. eks. ved indeksering så en eventuel taksstigning ikke bliver underkendt sent i budgetlægningsprocessen. LBRI/ Side 4 af 6

5 12. Orientering Deltagelse i årsmøder, konferencer o. lign Erik Lauritzen opfordrede til at deltagelse i møder og konferencer koordineres både internt i Sønderborg Forsyning og eksternt (Sønderborg Kommune). Lars B. Riemann koordinerer eller uddelegerer koordineringen af deltagelse i faglige arrangementer og konferencer for Sønderborg Forsyning. Status I/S kontrakt med Sønderborg Fjernvarme. Der foregår i øjeblikket forhandlinger med Sønderborg Fjernvarme om den kommende aftale mellem Sønderborg Kommune og Sønderborg Fjernvarme vedrørende opdeling af aktiviteter og drift af Sønderborg Kraftvarme. Kontrakten skal ifølge tidsplanen være klar til underskrift inden sommerferien i år. Sønderborg Kommune udpeger ved formanden for Teknik- og miljøudvalget(erik Lauritzen) samt Teknikdirektøren(Ubesat pt.), hvem der repræsenterer kommunen i forhandlingerne med Sønderborg Fjernvarme og i bestyrelsen for Sønderborg Kraftvarme. Det er sandsynligt at kommunen udpeger driftschef Jørn Rørbæk og direktør Lars B. Riemann sammen med udvalgsformanden Erik Lauritzen til det fortsatte arbejde. Bestyrelsen tog dette til efterretning. Pulje til projekter vedrørende affald og genbrug Det fremsendte notat om etablering af en pulje til støtte til projekter vedrørende affald og genbrug blev præsenteret af Lars B. Riemann. Puljen er oprettet med henblik på fortsat at kunne tilgodese og honorere foreninger og organisationer som traditionelt set har udført frivilligt arbejde i forbindelse med indsamling af papir og glas. Desuden muliggør puljen at nye projekter kan støttes som enkeltstående tiltag. Jan Prokopek havde den kommentar at Sønderborg Forsyning skulle bruge puljen progressivt og ikke sidde og vente på ansøgninger. Derudover var der ingen kommentarer og bestyrelsen to g etableringen af puljen til efterretning. Interregprojekt Spildevand Thorkild Bruhn orienterede om et interregprojekt vedrørende information og oplysning om spildevand. Sønderborg Forsyning har indtil videre udelukkende deltaget som observatør i projektet på grund af manglende ressourcer, men undersøger nu muligheden for en mere aktiv deltagelse i projektet, samt de økonomiske konsekvenser. Status for dette gives ved næste bestyrelsesmøde. Bright Green Youth Lars B. Riemann orienterede om muligheden for at bruge Bright Green Youths ungdomskonference i Sønderborg til dels at optræde som en aktiv faglig medspiller i klimadebatten og dels at markedsføre Sønderborg Forsyning som det nye forsyningsselskab. Lars B. Riemann forsøger at få adgang for Sønderborg Forsyning gennem kommunens og Project Zero s direkte involvering i konferencen. Bestyrelsen tog dette til efterretning. LBRI/ Side 5 af 6

6 13. Eventuelt Jan Prokopek gjorde opmærksom på at der med det vedtagne budget for Sønderborg kommune er vedtaget at udvide rådhuset etapevis på nuværende placering og at en af forudsætningerne er at Forsyningen indgår i denne plan. Muligheden for en medfinansiering skal undersøges og ses i sammenhæng med de pladsbehov Sønderborg Forsyning får i kraft af en effektivisering og sammenflytning af organisationen. Direktionen udarbejder på den baggrund en behovsanalyse til næste bestyrelsesmøde, hvor Sønderborg Forsynings fysiske placering og sammensætning kan drøftes. 14. Næste møde Mandag den 27/4-2009, kl Mødested vil fremgå af indkaldelsen. Erik Lauritzen Peter Hansen Jan Prokopek Erik Teichert Ole Stisen Jette Bojskov Svend Albrectsen Christian Gregersen LBRI/ Side 6 af 6