Referat af Bestyrelsesmøde. Sønderborg Forsyning i selskabet

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde Sønderborg Forsyning i selskabet Sønderborg Forsyning Holding A/S Sønderborg Forsyningsservice A/S Sønderborg Vandforsyning A/S Sønderborg Spildevandsforsyning A/S Sønderborg Affald A/S Nordborg Kraftvarmeværk A/S Østerlund Varme A/S Mandag den 29. august 2011 kl Deltagere: Peter Hansen, Jan Callesen, Erik Lauritzen, Ole Stisen, Lisa Nielsen, Christian Gregersen, Svend Albrechtsen Lars Riemann, Erik Renner Afbud: Jan Prokopek Referent: Lars Riemann Dagsorden bestyrelsesmøde: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 9/ Godkendelse af tegningsprotokollat 4. Beretning - Direktørens beretning - Økonomi halvårsregnskab 2011 og likviditet - Projektstatus 5. Budgetrammer 6. Orientering 7. Eventuelt 8. Næste møde Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. LBRI/ Side 1 af 5

2 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 9/ Referatet fra det sidste bestyrelsesmødet den 9.maj 2011 blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 3. Godkendelse af tegningsprotokollat Tegningsprotokollatet dateret den 26. august 2011 blev rundsendt og godkendt af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 4. Beretning Direktørens beretning Der var forud for bestyrelsesmødet fremsendt en skriftlig beretning. Lars B. Riemann præsenterede fire væsentlige punkter fra beretningen: Aftale med Kommunen om affaldsselskabet Danfoss som vandkunde Danfoss har henvendt sig til Vandforsyningen og ønsket en forhandling om tilkobling til vores vandværk. Første forhandlingsmøde er afholdt hvor Danfoss blev præsenteret for et tilbud med tilhørende vandpris, tilslutningsafgift og anlægsomkostninger. I vores tilbud var der lagt op til af Danfoss dækker tilslutningsomkostninger og de direkte anlægsomkostninger i alt ca. 9 mio. DKK, samt at deres vandpris er som vores øvrige kunders. Danfoss ønskede betænkningstid og der er arrangeret nyt forhandlingsmøde i slutningen af september. Overfladevand Der har hen over sommeren været meget regn, som har medført at vi i vores spildevandsafdeling har haft travlt med at afværge oversvømmelser. Der har specielt været problemer i kolonihaveområdet Skovly/Cathrinelund i Sønderborg og i sommerhusområdet Skovmose på Sydals. Der er nedsat to arbejdsgrupper der sammen med ejere og øvrige interessenter afklarer problemerne og laver et forslag til en holdbar langsigtet løsning på disse lokale problemer. Låneoptagelse Det har hen over sommeren været nødvendigt at optage en udvidet kassekredit i Sydbank på 35 mio. DKK for at dække periodens likviditet. Dette var forudset og derfor forberedt. Kassekreditten dækker også de 13,5 mio. DKK der i budgettet var planlagt som låneoptagelse til dækning af færdiggørelsen af Sønderborg Renseanlægs nye rådnetank. Ved udgangen af året vil denne del af kreditten blive vekslet til et lån i Kommunekredit. Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. Økonomi halvårsregnskab 2011 og likviditet Erik Renner præsenterede halvårsregnskabet for Halvårsregnskabet ser generelt tilfredsstillende ud. Ledelsen jager et par mindre overskridelser af personaleomkostningerne i spildevand og vandafdelingerne. LBRI/ Side 2 af 5

3 Endvidere er der mindre overskridelser som følge af en manglende periodisering af kontingenter til DANVA og forsikringer. Dette vil der i 2012 blive taget højde for. Opsparing til refusion spildevand Den største afvigelse er i spildevands omsætning, idet der er foretaget hensættelser til tilbagebetaling af afledningsafgifter. Hvert år har vi en mængde kunder der ikke får afleveret deres aflæsninger og derfor må skønnes i forbrug. Disse skøn sættes traditionelt højt for at give kunderne er ekstra incitament til at få aflæst og indberettet deres reelle forbrug. Dette fungerer derfor i praksis som en ácontobetaling som hvis den er for høj skal tilbagebetales. I 2009 og 2010 har tilbagebetalingen været på ca. 5 mio. DKK og er opgjort og tilbagebetalt i forbindelse med forbrugernes årsopgørelse i april måned. Regnskabsmæssigt er dette uhensigtsmæssigt idet tilbagebetalingen kommer efter at årsregnskabet reelt er lukket. Derfor har vi i år valgt at hensætte ca. 5 mio. til denne tilbagebetaling og medtage den direkte i årets regnskab. Det skal vurderes om den nuværende skønspraksis skal fortsætte eller om der skal vurderes lavere og dermed tilbagebetales mindre ved årsopgørelsen. Bestyrelsen tog herefter perioderegnskabet og likviditetsoversigten til efterretning. Projektstatus Direktøren præsenterede de igangværende projekters status og økonomi. Projekt og planlægningsafdelingen er kommet godt fra start i det nye år og har igangsat mange projekter efter planen. Bestyrelsen tog herefter projektstatus til efterretning. 5. Budgetrammer Budgetrammerne for 2012 blev drøftet. Ledelsen præsenterede nogle generelle rammer for budgetlægningen for 2012 med fokus på driftsoptimering og administrationsomkostninger. Driftsoptimering vil fokusere på: Forsyningssekretariatet: Spildevand 5% Vand 9% Driftseffektiviseringer: Vagtordninger, overarbejde, grønt team, rengøring Funktions- og opgavebeskrivelser Procesoptimering Energirenovering: Elvarmeerstatning Driftsomlægning: Automatisering, fjernovervågning Administrationsomkostninger vil der blive fokuseret på: Holde omkostninger i ro og høste driftsoptimeringer Lærlinge: Kontorelev, IT-supporter, Automatikfagtekniker Personaleomkostninger holdes i ro Lønstigning 2,65% (overenskomst) Bestyrelsen godkendte de overordnede retningslinjer for budget 2012 og afventer det konkrete budgetoplæg. LBRI/ Side 3 af 5

4 6. Orientering Genbrugsordning Status på udbud Der er gennemført udbudsforretning og underskrevet kontrakt på indkøb at plastspande og containere til den kommende genbrugsindsamling. Budgetrammen for dette indkøb holder. Der er gennemført udbudsforretning for indsamling af genbrugsmaterialerne og på eftersortering og afsætning af materialerne. Det forventes at der kan underskrives aftaler på disse to opgaver i slutningen af september. Klimatilpasningsplan Sønderborg Forsyning deltager aktivt i udformningen af Sønderborg Kommunes klimatilpasningsplan i form af deltagelse i møder og udarbejdelse af oplæg f.eks. ved beskrivelse af mulige tiltag for at reducere regnvandsmængden i klokkerne. Sønderborg Kommune er som myndighed ansvarlig for den endelige udarbejdelse af klimatilpasningsplanen. Grøn temadag I forbindelse med klimatilpasningsplanen arbejdes der fortsat med at lave en grøn temadag til inspiration og konkretisering af alternativ og grøn anvendelse af regnvand i by og land. 7. Eventuelt Likviditetsplacering Jyske Bank har kontaktet Sønderborg Forsyning og foreslået en forholdsvis sikker metode til at placere overskudslikviditeten i forhold til den nuværende placering på en anfordringskonto. Metoden kaldes omvendt kassekredit og består i hovedtræk af at Sønderborg Forsyning placerer overskudslikviditeten i en række sikre obligationer. Obligationerne fungerer derefter som sikkerhed på en kassekredit i banken. Derved opnås meget lave renter på kassekreditten samtidigt med at der kan høstes afkast på obligationerne. Ledelsen foreslog at der arbejdes videre med at undersøge de praktiske og økonomiske detaljer i denne model med henblik på at lave et udbud på opgaven blandt udvalgte banker. Bestyrelsen godkendte dette og afventer et oplæg på næste bestyrelsesmøde. 8. Næste møde Mandag den 5. december 2011 kl. 15:00-17:00 med efterfølgende spisning. Separat indkaldelse følger. LBRI/ Side 4 af 5

5 Erik Lauritzen Peter Hansen Jan Prokopek Jan Callesen Ole Stisen Lisa Nielsen Svend Albrechtsen Christian Gregersen LBRI/ Side 5 af 5