Evaluering af Handlingsplan for nedsættelse af sygefravær

Transkript

1 Torvegade Esbjerg Dato 2. marts 2011 Sagsbehandler Ditte Munk Vækild Telefon direkte Evaluering af Handlingsplan for nedsættelse af sygefravær Indholdsfortegnelse 1. Indledning Metode & opsamling Sygefraværstal Sygefraværstal for 2009 og Sygefravær i andre kommuner Oversigt over handlingsplanens 17 initiativer Initiativer, som påvirker hele organisationen Initiativer, som påvirker den enkelte arbejdsplads Det fremtidige arbejde med sygefravær Telefon Telefax

2 1. Indledning På baggrund af, at der i en årrække var en stigning i sygefraværet, besluttede byrådet i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2009, at der skulle udarbejdes en konkret og operationel handlingsplan med henblik på at nedsætte sygefraværet. Den skulle forelægges økonomiudvalget og Hoved-MED. Handlingsplanen er udarbejdet via en styregruppe nedsat i Personale & Udvikling i tæt samarbejde med Strategigruppen for Arbejdsmiljø og Sikkerhed. Målsætningen var: 1) For 2009: Det samlede sygefravær for hele kommunen må ikke stige. 2) For 2010: Der skal kunne registreres et fald i det samlede sygefravær for hele kommunen på 5 %. Handlingsplanen er tænkt som en langsigtet og højt prioriteret indsats, og målet med planen var at øge medarbejdertrivslen samt nedsætte sygefraværet i Esbjerg Kommune. Handlingsplanen indeholder en række tiltag, som HR har udmøntet i dialog med direktørområderne. Handlingsplanen hedder Handlingsplan for nedsættelse af sygefravær og det er naturligvis dennes hovedformål. Dog er trivselsinitiativer medtaget, da flere undersøgelser peger på, at øget trivsel resulterer i et lavere sygefravær. De 17 initiativer skal ses i sammenhæng med en række eksisterende initiativer, som omhandler sygefravær, eksempelvis Politik for udvikling af ledelse og talentudvikling. Ifølge handlingsplanen var det et krav, at alle indsatser skulle evalueres. Evalueringsmetoden har varieret afhængigt af initiativernes form og indhold. HR og Evaluering har været ansvarlig for den eksterne evaluering samt ydet konsulentbistand. Nogle af de konkrete resultater, som er opnået, er beskrevet i kapitel 3 i forbindelse med gennemgangen af handlingsplanens initiativer Metode & opsamling Målene for Handlingsplan for nedsættelses af sygefravær er nået. Det betyder, at sygefraværet for 2009 ikke steg i forhold til 2008, og at det samlede sygefravær faldt med 5 % i perioden Det præcise fald i sygefraværet over denne toårige periode er 9,7 %, hvilket må siges at været et tilfredsstillende resultat. I forhold til 6-byerne samt nærliggende kommuner ligger Esbjerg Kommune pænt i tabellen, med et forholdsvis lavt sygefravær. Det kan være svært at sandsynliggøre handlingsplanens betydning for dette fald. Det er dog vurderingen, at det øgede fokus på nedbringelse af sygefraværet via handlingsplanen, har haft betydning i forhold til at opnå handlingsplanens mål, da det store fokus har forgrenet sig ud i organisationen. Decentralt arbejdes der ligeledes i alle direktørområder med en række tiltag, der tillige formodes at have haft betydning for det faldende sygefravær. Eksempelvis kan nævnes De fire guldårer (Sundhed & Om

3 sorg), Sundhedsledelse (Sundhed & Omsorg), Sygefraværsprojekt Esbjerg (samarbejde med Det Lokale Beskæftigelsesråd) samt TTAprojektet (Tilbage Til Arbejdet). Den økonomiske krise formodes imidlertid ikke at have haft særlig stor indvirkning på sygefraværet i 2009, bl.a. fordi kommunen på daværende tidspunkt ikke havde udmeldt nogen besparelser. Udmeldingerne er først kommet i 2010, hvorfor virkningen af jobusikkerheden med evt. afledte sygefraværsmønstre formentlig først vil være at se her. Der findes begrænset, konkret viden om hvad der skal til for at skabe en arbejdsplads med et lavt sygefravær. Handlingsplanen er udarbejdet med afsæt i denne viden, og har resulteret i et toårigt systematisk arbejde med 17 nøje udvalgte initiativer. Selvom det ikke er muligt nøjagtigt at evaluere på initiativerne i handlingsplanens præcise påvirkning på sygefraværet, da flere faktorer spiller ind, formodes det at fire hovedområder har været af stor betydning for det faldende sygefravær: 1) Udvidelse af rammerne for at skabe god ledelse gennem Politik for udvikling af ledelse 2) Trivselsundersøgelsen Danmarks Bedste Arbejdsplads for mig 3) Øget fokus på sygefraværsstatistikker og opfølgning i hele organisationen 4) Rådgivning i trivsel og sygefravær Flere af handlingsplanens initiativer fortsætter også efter de er implementeret, men vil overgå til en driftsfase, således at kommunen forhåbentlig fortsat kan reducere sygefraværet. 2. Sygefraværstal 2.1. Sygefraværstal for 2009 og 2010 I Esbjerg Kommune, som i de øvrige danske kommuner, beregnes sygefravær i antal kalenderdage. De sygefraværsårsager som er inkluderet i beregningerne er almindelig sygdom, arbejdsskader og 56 (kronisk) sygdom. Da private virksomheder beregner sygefravær i arbejdsdage, og kommunen i kalenderdage, kan sygefraværet blandt disse ikke umiddelbart sammenlignes. Sygefraværet i Esbjerg er som nævnt faldet de seneste år, hvilket kan ses i skemaet herunder: Gns. Kalenderdage Gns. kalenderdage Gns. kalenderdage 18,6 17,5 16,8 Fig. 1: Gennemsnitligt antal sygefraværsdage pr. medarbejder i Esbjerg Kommune (kalenderdage)

4 Sygefraværet for Esbjerg Kommune faldt med knap 6 % i 2009, efter en årrække med fortsat stigning. I 2008 var der et sygefravær på 18,6 kalenderdage pr. ansat, mens samme tal for 2009 kun var 17,5. Igen i 2010 oplevede Esbjerg Kommune et fald i sygefraværet. Denne gang et fald på 4,0 % fra 17,5 sygefraværsdage til 16,8 dage. Nedenfor er en oversigt over sygefraværet fordelt på de enkelte direktørområder samt på afdelingsniveau Sektorer Gns. antal ansatte Gns.kalenderdage Gns. kalenderdage Gns. kalenderdage Pr. ansat Pr. ansat Pr. ansat Sekretariat 27 10,05 7,42 10,61 Borgerservice ,88 12,64 11,86 Social & Tilbud ,93 18,64 17,12 Jobcenter ,05 16,48 13,94 Revacenter ,17 18,86 10,49 Borger & Arbejdsmarked ,20 17,61 15,66 Børn & Kultur, sekretariat 16 7,97 25,11 5,94 Dagtilbud ,35 18,64 19,19 Familie ,13 15,47 16,90 Kultur & Fritid ,53 15,47 15,27 Skole ,41 13,99 13,37 Børn & Kultur ,47 15,76 15,73 Rengøring ,35 20,52 19,39 Visitering, sekretariat og 109 4,23 8,52 12,75 Bolig Sundhed 20 4,10 14,20 2,68 Omsorg ,74 22,77 20,73 Køkkenområde ,30 12,19 12,67 Rehabilitering ,26 19,70 21,22 Sundhed & Omsorg ,89 21,23 19,79 Ejendomme 25 4,24 8,82 6,43 Miljø 54 6,06 8,48 7,10 Plan 52 6,91 9,37 10,34 Teknik & Miljø, Sekretariat 31 23,48 6,98 6,52 Vej & Park ,33 20,78 17,28 Teknik og Miljø ,84 16,77 13,83 Økonomi 26 9,36 3,95 6,95 Byrådssekretariatet 36 15,60 10,80 14, ,50 10,60 13,33 Fællesforvaltningen ,58 9,79 12,73 Fig. 2: Gennemsnitligt sygefravær pr. medarbejder (kalenderdage) i Esbjerg Kommune i perioden 2008 til og med 2010 på afdelingsniveau. Som det ses herover, er sygefraværet over en toårig periode, dvs. fra 2008 til 2010, faldet i 16 enheder på afdelingsniveau. Derimod ses en stigning i 8 enheder. Ved mindre afdelinger er det vigtigt at være opmærksom på, at én langtidssygemelding kan give et stort udsving. Generelt ses en tendens til, at de større afdelinger har oplevet et fald i perioden 2008 til Når store afdelinger har et væsentligt fald i sygefraværet, er det af anselig, samlet betydning. Eksempelvis har Omsorg, med medarbejdere, oplevet et fald på 12,7 %, og Skole, med medarbejdere, har oplevet et fald på 13,2 %. Selvom andre afde

5 linger har opnået betydelig større fald, så har det samlet set større effekt, når der sker et væsentligt fald i så store personalegrupper. Generelt ses en tendens til, at områder med meget fysisk krævende arbejde og nær borgerkontakt, har et højere sygefravær end andre områder. Dette gælder både for private og offentlige virksomheder, og er også tilfældet for Esbjerg Kommune. Eksempelvis kan nævnes afdelinger som Social & Tilbud, Dagtilbud, Rengøring og Vej & Park, der har et højt sygefravær i Esbjerg. I foråret 2011 forelægges Årsrapport for medarbejdernes sygefravær direktionen og Hoved-MED. Denne rapport vil gå i dybden med de konkrete sygefraværstal for 2009 og Sygefravær i andre kommuner De benyttede sygefraværsdata i indeværende afsnit stammer fra FLD, som er det eneste sted hvor kommunen kan trække sammenlignelige sygefraværsdata fra andre kommuner. Som det ses er tallet for 2009 for Esbjerg Kommune ikke overensstemmende med tal andre steder i indeværende rapport. Dette skyldes, at FLD beregner sygefraværet anderledes end Esbjerg Kommune gør. Til gengæld er det så muligt at sammenligne Esbjerg Kommunes sygefravær med andre kommuners. Det er interessant at sammenligne sygefraværet i Esbjerg Kommune med landets andre kommuner; både 6-byerne og de omkringliggende kommuner, da det er med til at give et retvisende billede af hvordan sygefraværet i Esbjerg ser ud. Herunder ses et skema, som viser sygefraværet i 6-byerne i hhv og Der findes pt. ikke tal for 2010 for disse kommuner. Kommune Ændring Kommune Fravær pr. ansat Fravær pr. ansat Aalborg 17,2 17,3 +0,6 % Aarhus 19,1 18,4-3,7 % Esbjerg 18,6 16,8-9,7 % Odense 19,6 19,5-0,5 % København 19,0 17,9-5,8 % Randers 16,3 16,3 - Fig. 3: Gennemsnitligt sygefravær pr. medarbejder (kalenderdage) i 6-byerne i hhv og Når man ser på sygefraværet i 6-byerne for 2009, ligger Esbjerg med det næstlaveste sygefravær kun Randers har et lavere. Der ses generelt en tendens til fald i sygefraværet i 2009 blandt 6-byerne, men dog ingen på samme niveau som Esbjerg. Randers har slet ikke oplevet nogen ændring i sygefraværet, mens Aalborg har haft et stigende sygefravær. Nedenstående tabel viser, at sygefraværet i Esbjerg Kommune er nogenlunde på niveau med de omkringliggende kommuner. Det er alment kendt, at større kommuner har et lidt højere sygefravær end små kommuner, og det er også det billede, som skemaet herunder tegner

6 Kommune Ændring Kommune Fravær pr. ansat Fravær pr. ansat Billund 15,4 16,6 +7,8 % Esbjerg 18,6 16,8-9,7 % Fanø 17,8 15,3-14,0 % Haderslev 16,6 17,4 +4,8 % Tønder 15,6 15,9 +1,9 % Varde 15,3 14,5-5,2 % Vejen 16,1 15,5-3,7 % Fig. 4: Gennemsnitligt sygefravær pr. medarbejder (kalenderdage) i de omkringliggende kommuner i hhv og Oversigt over handlingsplanens 17 initiativer Gennem de seneste 2 år er handlingsplanens 17 initiativer blevet implementeret. Mange af disse vil fortsat være en del af det daglige arbejde i organisationen, selv efter implementeringen er færdiggjort og projektet afsluttet. Dette skyldes dels, at de tilsyneladende har haft en positiv effekt i forhold til sygefraværet, men også at flere har et tværgående sigte og formål fx i relation til at understøtte kommunens ledelsesudvikling. Handlingsplanens 17 initiativer er fordelt på tre områder; initiativ nr. 1-8 er defineret som trivselsindsatser, nr er sygefraværsindsatser, mens nr er kombinerede trivsels- og sygefraværsindsatser. Se handlingsplanen, der er vedlagt som bilag. Herunder redegøres for de forskellige initiativers påvirkning på organisationen. Nogle kan siges at påvirke bredt i organisationen, mens andre sigter mod et mindre område. Da enkelte initiativer af forskellige årsager ikke er blevet til noget, er disse udeladt i rapporten. Der er tale om Fleksibel arbejdstidstilrettelæggelse, Formaliseret samarbejde mellem Jobcenter og Esbjerg Kommune, Resultatløn for ledere samt Vikarmidler som spares ved nedsættelse af sygefraværet kan bruges til kompetenceudvikling Initiativer, som påvirker hele organisationen Nogle af handlingsplanens initiativer kan siges at have betydning for hele kommunens samlede sygefravær, og dermed principielt påvirke hele organisationen. Disse er beskrevet nedenfor, og omfatter følgende fire initiativer: Danmarks Bedste Arbejdsplads for mig Politik for udvikling af ledelse og Talentudvikling Lister på sygefravær over 120 dage Oversigt over sygefraværet Danmarks Bedste Arbejdsplads for mig Danmarks Bedste Arbejdsplads for mig, udspringer af en forpligtelse gennem trepartsmidlerne, hvor kommunen hvert tredje år skal gennem

7 føre en trivselsundersøgelse blandt medarbejderne. Første gang var i 2008, hvorefter der blev fulgt op og lavet handlingsplaner alle steder i organisationen. Arbejdet har medvirket til bedre viden om, hvor der var brug for at gøre en ekstra indsats, i forhold til at øge trivslen på den enkelte arbejdsplads, samt i kommunen som helhed. Med afsæt i en evalueringsrapport fra 2008, er der foretaget en række forbedringer siden sidst. Trivselsundersøgelsen for 2011 er netop igangsat, og forventes gennemført i alle direktørområder inden sommeren Resultaterne vil bl.a. blive offentliggjort løbende i de enkelte direktørområder på formidlingskonferencer. Initiativet er basis for at skabe øget trivsel, da man måler trivslen blandt medarbejderne, og derfor også et tiltag som både af pligt og lyst videreføres i organisationen. Politik for udvikling af ledelse og Talentudvikling Da god ledelse er en af de vigtigste forudsætninger for, at kommunen kan levere service af høj kvalitet og skabe attraktive arbejdspladser, er Politik for udvikling af ledelse udarbejdet og næsten fuldt ud implementeret. Én gang årligt gives en tilbagemelding til direktionen på igangsatte aktiviteter og overvejelser forbundet med ledelse. Formålet med politikken er at understøtte god ledelse i organisationen, som også kan være med til at skabe udvikling og trivsel blandt medarbejderne, og dermed nedbringe sygefraværet. Eksempelvis i form af målrettede formidlingstiltag og kompetencegivende uddannelser. Mange af kommunens medarbejdere har et særligt talent, som både den enkelte og kommunen kan have glæde af bliver foldet ud. Derfor er der oprettet et talentudviklingsprogram, som for det enkelte talent forløber over en 2-årig periode, og igangsættes hvert år. Lister på sygefravær over 120 dage samt oversigt over sygefraværet Esbjerg Kommune har de seneste år sat øget fokus på sygefraværsstatistikker, med det formål at skabe mere opmærksomhed på sygefraværet. Det gøres til dels ved, at HR to gange årligt udsender en liste til direktørerne over de medarbejdere, der har 120 sygedage eller derover. Herudover kan ledere og andre relevante medarbejdere selv gå ind i Silkeborg Datas database samt det lokale Ledelsesinformationssystem (LIS), og løbende følge sygefraværet på den enkelte arbejdsplads. Det er hensigten at sygefraværstallene bruges i arbejdspladsens hverdag, og dermed forhåbentlig bidrager til et lavere sygefravær Initiativer, som påvirker den enkelte arbejdsplads Der er ligeledes initiativer, som kun påvirker den konkrete arbejdsplads, der vælger at benytte sig af tilbuddene. De gennemførte initiativer vil blive gennemgået herunder: Livsstilskurser Rådgivning i trivsel Rådgivning i sygefravær Appreciative Inquiry (AI) - 7 -

8 Internt coachingnetværk Hvidbog Trivsels- og sygefraværspuljen Livsstilskurser Esbjerg Kommune har gennem de sidste fem år tilbudt alle medarbejdere livsstilskurser. De udgør et udvalg af tilbud med fælles fokus på motion og velvære. Livsstilskurserne er en introduktion til forskellige træningsformer, og målet er at inspirere til fortsat motionsaktivitet i et andet regi. Kursustilbuddene udvikles og fornyes løbende, og fra foråret 2010 har der været et særligt fokus på nedsættelse af sygefravær, hvilket kom til udtryk i et større udbud af arbejdsrelaterede kurser som fx træning af nakke og skuldre, pilates samt ernæringskurser. Livsstilskurserne er populære, og hvert halve år er der ca. 500 medarbejdere, som tilmelder sig disse. Rådgivning i trivsel og sygefravær I 2009 blev HR etableret, bl.a. med henblik på at systematisere og forbedre rådgivningen indenfor trivsel og sygefravær. Det betyder, at konsulenter i HR bl.a. rådgiver medarbejdere, og særligt ledere, i spørgsmål om at skabe øget trivsel på arbejdspladsen. Ligeledes rådgives også i håndtering af sygefravær, og dette er en efterspurgt ydelse. Konsulenterne rådgiver ca. 5 gange dagligt i enten trivsel eller sygefravær. Appreciative Inquiry (AI Anerkendende Kommunikation) Det har gennem en intern best practice undersøgelse i Esbjerg Kommune vist sig, at Anerkendende Kommunikation kan være medvirkende til et lavt sygefravær. Derfor tilbyder Esbjerg Kommune såvel medarbejdere som ledere kursus heri via det interne kursusudbud to gange årligt. Kurserne har været en stor succes, og i 2009 og 2010 har i alt 111 medarbejdere deltaget. Generelt har tilfredsheden med kurserne været stor, og kurset udbydes fortsat. Internt coachingnetværk Der er ultimo 2009 oprettet et coachingnetværk, hvor der pt. er tilknyttet 8 coaches. Ledere og medarbejdere kan ønske at blive tilknyttet en personlig coach, for at modtage personlig coaching om udfordringer der påvirker arbejdet. I løbet af det første år netværket har eksisteret, er ca. 75 medarbejdere og ledere blevet coachet, og gennem evaluering er det kendt, at der er stor tilfredshed med tilbuddet, ligesom flere mener, at coachingen har forbedret deres egen og/eller afdelingens trivsel. Hvidbogen Hvidbogen fra 2009 indeholder ti gode historier om trivsels- og sygefraværstiltag fra arbejdspladser i kommunen. Hvidbogen viser mange gode eksempler på arbejdspladser, som gør et stort stykke arbejde for at fremme trivsel og nedsætte sygefraværet. Disse indsatser finder sted på mange niveauer i organisationen, og der er således mange direktørområder, institutioner mm. som har en stor viden og erfaring med projekter og tiltag, der nedsætter sygefraværet. Formålet med Hvidbogen var således at udbrede gode historier i kommunen, hvorfor 200 eksemplarer er blevet fordelt til interesserede, ligesom bogen ligger tilgængeligt på EKnet

9 Trivsels- og sygefraværspuljen For at støtte gode initiativer på de enkelte arbejdspladser, der kan medvirke til at fremme trivsel samt nedsætte sygefraværet, blev Trivsels- og sygefraværspuljen oprettet. Der blev afsat kroner årligt til formålet, og alle institutioner/ afdelinger/ kontorer havde i 2009 og 2010 mulighed for at søge midler fra den nyoprettede pulje. Midlerne er nu fordelt til gode trivsels- og sygefraværsinitiativer. 4. Det fremtidige arbejde med sygefravær Handlingsplanens toårige periode er nu afsluttet, men kører over i en driftsfase. De fleste initiativer er blivende tiltag, der på sigt fortsat kan bidrage til øget trivsel og nedbringelse af sygefraværet på den enkelte arbejdsplads. Herudover igangsættes sygefraværsinitiativer løbende fra både centralt hold, ligesom Hoved-MED og Strategigruppen for Arbejdsmiljø og Sikkerhed fortsat holder fokus på sygefraværet i organisationen. Hertil kommer direktørområdernes egne initiativer. Selvom den negative kurve for Esbjerg Kommunes sygefravær er knækket, er det vigtigt, at der stadig arbejdes aktivt med at holde og gerne nedbringe det nuværende sygefravær. Sygefravær resulterer i menneskelige samt økonomiske omkostninger, og har indflydelse på den service borgerne får, hvorfor der er god grund til konstant at have fokus på området