De administrative opgaver forbundet med den vederlagsfri fysioterapi

Transkript

1 Arbejdsgruppe vedr. De administrative opgaver forbundet med den vederlagsfri fysioterapi Gruppens sekretærer: Hanne Jeppesen, Region Syddanmark Gitte Duelund Jensen, Fælleskommunalt Sundhedssekretariat 30. august 2011 Notat De administrative opgaver forbundet med den vederlagsfri fysioterapi Baggrund Den 1. august 2008 overgik myndighedsansvaret vedr. den vederlagsfri fysioterapi (speciale 62) og vederlagsfri ridefysioterapi (speciale 65) til kommunerne, dog således at regionerne i en overgangsperiode fortsatte varetagelsen af den administrative opgave mod betaling, jf. Kapitel 7 i Overenskomst om Vederlagsfri Fysioterapi. Regionen har fortsat myndighedsansvaret for den almindelige fysioterapi (speciale 51) og ridefysioterapi (speciale 57). En fysioterapeut, der tilmeldes overenskomsten tilmeldes automatisk begge specialer. Det samme er gældende for en ridefysioterapeut. Kommunerne har hvert år betalt 2,02 kr. pr. gruppe 1-sikret borger (inkl. børn) opgjort pr. 1. januar det pågældende år (jf. overenskomstens 44, stk. 6) for at regionen varetager opgaverne vedr. yderadministration, afregning og generering af nødvendig statistik. I de 2,02 kr. var i udgangspunktet i 2008 indregnet et engangsbeløb for etablering af IT-løsning hos CSC, således at kommunerne kunne få afregning fra regionerne. For 2010 har de 22 kommuner samlet indbetalt 2.4 mio. kr. Overgangsperioden løb i udgangspunktet fra 1. august 2008 til 31. december 2009, men er forlænget til den 31. december Ved udgangen af august 2011 er aftalen endnu engang forlænget, men på hvilke præmisser er endnu uvist. Afrapportering Kommunerne i Region Syddanmark har anmodet om en beskrivelse af de administrative opgaver forbundet med den vederlagsfri fysioterapi, med henblik på kommunernes overvejelse angående overtagelse af de administrative opgaver for den vederlagsfri fysioterapi. I forbindelse med, at kommunerne finansierer og samarbejder med de lokale fysioterapiklinikker om den vederlagsfri fysioterapi, vil der være fordele ved, at kommunerne via den løbende afregning har en kontrol og føling med aktiviteter og udgifter på området. Efterfølgende beskrives de opgaver kommissoriet ønsker belyst sorteret efter hvilket regi opgaven løses i: Opgaver Region Syddanmark løser mod betaling fra kommunerne (overenskomstens 44, stk. 6) Afregning - herunder kontrol af fejl- og advis regninger samt telefonisk kontakt med yderne

2 Yderregistret indberetning og opdatering af dette Anden statistik bl.a. udtræk af diagnosekoder, statistik ifm. økonomiprotokollatet Overenskomstadministration og fortolkning For hver af opgaverne opstilles estimat af nuværende ressourceforbrug herunder personaleressourcer og it-systemer. Denne del af afrapporteringen afsluttes med en kort tekst, hvor arbejdsgruppen vurderer, hvilke af opgaverne beskrevet i afsnittet - Opgaver Region Syddanmark løser mod betaling fra kommunerne (overenskomstens 44, st. 6) der med fordel kan løses fælleskommunalt, og hvilke der med fordel kan løses kommunalt. Opgaver Region Syddanmark løser i et samarbejde med kommunerne, bilag 3 Kontrolstatistikker gennemgang og opfølgning af disse Samarbejdsudvalget sekretariatsbetjening Økonomiopfølgning Opgaver kommunerne løser alene som konsekvens af myndighedsansvaret for den vederlagsfri fysioterapi, bilag 4 Opgaver der løses af Region Syddanmark mod betaling fra kommunerne Efterfølgende beskrives de forskellige administrative opgaver i relation til fysioterapi. Under hver opgave er angivet et estimat på de ressourcer, Region Syddanmark i dag anvender til pågældende opgaver for så vidt angår den vederlagsfri fysioterapi. Yderregistret Yderregistret er det register, hvor yderen (fysioterapeuten) oprettes med de oplysninger, der skal bruges i forbindelse med afregningen. Der er pt. 409 ydernumre i Region Syddanmark. Fysioterapeuten oprettes med et ydernummer, som er gældende for begge specialer (alm. fysioterapi speciale 51 og vederlagsfri fysioterapi speciale 62). Arbejdsopgaver Oprettelse af nye ydere Afgangsføring af ydere Ændringer af yderoplysninger Oprettelse/afgangsføring af vikarer Styring af kapaciteter Deling af ydernummer Limitering Fysioterapeuter har mulighed for at dele deres kapacitet. Når der sker en deling, bliver der pålagt en samlet limitering (højestegrænse) på indtjeningen for de to specialer. Fysioterapeuterne får dermed en mulighed for at øge omsætningen op til regionsgennemsnittet. Yderen er selv forpligtiget til at kontrollere, at der ikke sker overskridelse af limiteringen. Gentagne overskridelser kan medføre, at retten til at dele ydernummeret ophører. Fysioterapeuten får ved årsafslutning meddelelse om limiteringen. Limiteringerne styres manuelt, og der skal ske opdateringer/ tilretninger i yderregistret, Targetmodeller (statistikprogram) samt i afregningsmodellerne. Pt. en meget tung opgave. Med nuværende regler kan denne opgave ikke opdeles mellem de to specialer, idet de fastlagte limiteringer går på den samlede omsætning. Estimat: 1,25 årsværk Side 2 af 10

3 Det vil være vanskeligt at dele denne opgave mellem kommunerne og regionen, idet det er det samme register de to myndigheder skal anvende, så der vil være muligheder for fejlregistrering af de to specialer, såfremt begge myndigheder skal ajourføre registret. Såfremt ajourføring placeres i regionen bør kommunerne have en se-adgang til yderregistret. Denne adgang vil kræve en facilitet, der skal købes hos CSC Scandihealth. Dette er uafhængigt af hvorvidt kommunen allerede har indkøbt andre CSC løsninger. Kommunerne kan allerede nu hente oplysninger om fysioterapeuter med praksis i kommunen på Sundhed.dk. Her ligger oplysninger om fysioterapeutens navn, adresse, telefonnummer, og evt. klinikfællesskab. Oplysninger trækkes fra yderregisteret. Det er ikke muligt at se oplysninger om fysioterapeutens kapacitet på sundhed.dk. Afregning Jf. overenskomstens 43, stk. 4 indsender fysioterapeuterne og ridefysioterapeuterne (yderne) elektronisk deres krav inden den 3. i måneden for fysioterapeuter og 5. i måneden for ridefysioterapeuter. Honorarerne skal være til rådighed henholdsvis og senest den 15. og 17. i samme måned. Afregningen skal bestilles i systemet 3 hverdage før honorarerne skal være til rådighed hos fysioterapeuten. (Bilag 1 viser regningsflowet). Fysioterapeuterne indsender i gennemsnit ca bilag elektronisk pr. måned med ca ydelser pr. bilag. Ridefysioterapeuterne indsender i gennemsnit ca bilag elektronisk pr. måned med ca. 4 6 ydelser pr. bilag. Regningerne betales elektronisk, og der føres kontrol ved at afregningssystemet har indkodet forskellige valideringsvariable samt manuelle stikprøvekontroller. (Bilag 2 viser et patientforløb for en vederlagsfri patient) Kontrollen i afregning Gennemgang af fejl/advis regninger Er kravet fra yderen sandsynligt (f.eks. hvad afregner yderen i gennemsnit, er der sendt dobbelt ind) ellers foretages en nærmere analyse Er der en gyldig henvisning Stikprøvevis kontrolleres om der er udarbejdet/indsendt en undtagelsesredegørelse Estimat: 0,75 årsværk Såfremt kommunerne skal overtage afregningsfunktionen for så vidt angår den vederlagsfri fysioterapi, vil der være følgende modeller for varetagelse af afregningsopgaven: a) Afregning i form af elektronisk edifact sendes til en fælles løsning mellem kommunerne, som varetager de opgaver regionen i dag varetager på området. b) Afregning i form af elektronisk edifact sendes til praksis-kommunen og der sker clearing mellem kommunerne. c) Afregning i form af elektronisk edifact sendes til borger-kommunen reelt set skal fysioterapeuten kunne sende til samtlige kommuner i landet. Den kommunale part gør opmærksom på, at aktiv controlling fra kommunernes side på dette område forudsætter, at kommunerne tidsmæssigt har mulighed for at se regninger og bilag igennem inden regningen betales. Dette er ikke en mulighed i den nuværende opgaveløsning, hvor regionen alene sender en samlet regning videre til kommunerne efter de enkelte regninger fra yderne er betalt af regionen. Den nuværende model efterlader ingen rettidig styringsmæssig mulighed for kommunerne til at kontrollere, hvad der bliver betalt for. Uanset hvilken afregningsmodel kommunerne vælger, skal mulighed for kommunal controlling inden betaling indtænkes i afregningsflowet. (se diagram for afregningsflow). Side 3 af 10

4 Model a Kommunerne indkøber i fællesskab et ydelseshonorarsystem. Ydelseshonorarsystemet skal fungere på lige fod med det ydelseshonorarsystem, som regionen benytter i dag, f.eks. oplysninger til SKAT, levering af data til landsstatistik og kontrolstatistik. Model b Hver kommune indkøber et ydelseshonorarsystem. Yderne sender alle afregningerne til den kommune, hvori deres praksis ligger, og der vil ske en mellemkommunal clearing inden hver kommune modtager afregning for egne borgere. Ydelseshonorarsystemet skal fungere på lige fod med det ydelseshonorarsystem, som regionen benytter i dag, f.eks. oplysninger til SKAT, levering af data til landsstatistik og kontrolstatistik. De kommunale repræsentanter i arbejdsgruppen vurderer ikke, at model b er hensigtsmæssig for kommunerne, idet mellemkommunal clearing erfaringsmæssigt er en meget tung proces, med risiko for mange fejl. Model c Hver kommune køber et ydelseshonorarsystem. Kommunen vil alene modtage afregning fra ydere på borgere fra egen kommune. Yderne skal således kunne afregne med alle 98 kommuner i landet. Ydelseshonorarsystemet skal fungere på lige fod med det ydelseshonorarsystem, som regionen benytter i dag, f.eks. oplysninger til SKAT, levering af data til landsstatistik og kontrolstatistik. CSC oplyser, at det vil koste 90 øre 1 krone pr. indbygger, at indkøbe de nødvendige systemer. Der er pr. 1. januar 2011 indbyggere i Region Syddanmark. Hertil kommer udgifter til løn, lokaler mv. som er afhængige af om man vælger en fælles kommunal løsning eller en løsning, hvor hver kommune løser opgaverne. Anden statistik I regionens datavarehus (SAS og Targit) er det muligt at trække forskellige statistikker bl.a. lister over diagnosekoder på de enkelte patienter, forbrugslister og producentstatistikker. Regionen har hvert år tilsendt kommunerne lister over forbrug af ydelser fordelt på de enkelte diagnoser i kommunen. IT-understøttelse af opgaver Regionen har fra CSC Scandihealth købt adgang til yderregistret, afregningssystemet samt en licens til statistikprogrammet Targit. Der kommer løbende udviklingsopgaver, der afregnes til CSC. Udover CSC er der udgifter til driften af henvisningshotellet (Refhost). Overenskomstadministration og fortolkning Når afregningen er foretaget og yderne har modtaget deres honoraropgørelser med returregninger, modtages, der mange telefonopkald for udredning af fejl for begge specialer. Der forekommer endvidere kontakter om fortolkning af overenskomsterne løbende. Når en ny overenskomst er forhandlet og godkendt, sker der efterfølgende en implementering af denne. Arbejdsgruppens generelle bemærkninger Samlet skønner Region Syddanmark at anvende 2 årsværk på afklarende spørgsmål vedr. overenskomsterne på speciale 51 og 62, yderadministration, afregning og generering af nødvendig statistik. Idet de centrale parter har valgt, at en fysioterapeut skal være tilmeldt både speciale 51 (den almindelige fysioterapi) og 62 (den vederlagsfri fysioterapi), vil der være administrative funktioner, som vanskeligt kan adskilles. Det drejer sig om administration af yderregistret og styring af limiteringerne. Denne opgave løses mest hensigtsmæssigt et samlet sted. Side 4 af 10

5 Den løbende afregning med fysioterapeuterne herunder kontrol med afregningen, forudsætter indkøb af et ydelseshonorarsystem. Der vil være ressourcemæssige fordele ved enten at samle afregningen i en fælleskommunal løsning eller fortsætte med at kommunerne betaler regionen for at løse opgaven. Der er dog udfra et styringsmæssigt perspektiv ikke noget til hinder for at hver af de 22 kommuner indkøber ydelseshonorarsystemet og administrerer afregningen selv. Arbejdsgruppen vil dog påpege, at der ved valg af fremtidig model for håndtering af afregning, bør indtænkes en kommunal mulighed for controlling. Side 5 af 10

6 Bilag 1 Patient Alment praktiserende læge Henvisning Fysioterapeut/ kommunen Afregningen sendes til regionen senest den 3. i måneden Natvalidering i CSC for evt. fejl Sagsbeh. tjekker fejl/advis regninger er korrekte Færdigbehandling af afregning Udbetaling til fysioterapeuter senest den 15. i måneden Side 6 af 10

7 Bilag 2 Patient Alment praktiserende læge Henvisning Fysioterapeut Patient Op til 20 individuelle behandlinger + evt. holdtræning samtidig Herefter ren holdtræning Henvisning gælder op til 12 mdr., herefter evt. ny henvisning Undtagelsesredegørelse fra læge og fysioterapeut (indsendes til SU) Individuel behandling op til 12 mdr. Evt. ny henvisning Side 7 af 10

8 Bilag 3 Opgaver der løses i et samarbejde mellem parterne region- kommuner - fysioterapeuter Kontrolstatistikker Hvert år udarbejdes en kontrolstatistik på samtlige ydere, jf. overenskomstens 45. Statistikken vedr. både spec. 51 og 62. Statistikken gennemgås af sekretariatet for Samarbejdsudvalget, repræsentanter fra fysioterapeuterne i Samarbejdsudvalget og repræsentanter fra kommunerne. Der sker en høring hos de fysioterapeuter, der afviger fra de grænser, der er beskrevet i overenskomsten. Endvidere kan der ske høring, hvis man i Samarbejdsudvalget har besluttet, at man vil undersøge brugen af konkrete ydelser. I forbindelse med kontrolstatistikken foretages der ofte et udvidet analysearbejde. Når høringen foreligger udarbejdes dagsordenpunkt til Samarbejdsudvalget. Jf. overenskomsten skal Samarbejdsudvalget senest et halvt år efter regnskabsårets slutning, vurdere den enkelte yders gennemsnitlige udgift pr. patient i regionen som helhed for individuel behandling og holdtræning. Samarbejdsudvalget har mulighed for at pålægge en højestegrænse samt andre nødvendige sanktioner overfor yderen. Der sker opfølgning på de ydere, der er blevet udtaget i kontrolstatistikken. Denne opfølgning sker for at kontrollere, om yderen har tilrettet sit ydelsesforbrug. Opfølgningen forelægges også Samarbejdsudvalget. Man bør overveje, om det er hensigtsmæssigt, at kontrolstatistikken for de to specialer er placeret centralt evt. hos Region Syddanmark. Økonomiprotokollat Jf. overenskomstens Protokollat vedr. overenskomstens økonomi må de årlige udgifter til vederlagsfri fysioterapi til patienter med varigt, svært fysisk handicap (spec. 62) og alm. fysioterapi (spec. 51), udtrykt i udgifter pr. patient i faste priser, ikke stige. Udgiftsudviklingen inden for overenskomstområdet følges af parterne i årlige opgørelser, der viser de faktiske udgifter vurderet i forhold til den årlige ramme reguleret. Samarbejdsudvalget følger udviklingen løbende og skal årligt afgive en redegørelse til de centrale parter om de ændringer, der har fundet sted i området, herunder afgive en vurdering af om denne udvikling er udtryk for en ændret patienttyngde og/eller i hvilken udstrækning den kan tilskrives fysioterapeutens adfærd. Hvis udgifterne til vederlagsfri fysioterapi overstiger den aftalte ramme, er parterne enige om, at der straks optages forhandlinger om en afklaring af og eliminering af årsager til overskridelse af økonomirammen. Endvidere er der enighed om, at der foretages modregning i den honorarregulering, som skal finde sted den 1. oktober efter at opgørelsen foreligger (i begyndelsen af samme år) med mindre andet aftales mellem parterne. Fra de centrale parter modtages opgørelser, som skal udfyldes og kommenteres. Dette sker ved, at der nedsættes en arbejdsgruppe med henblik på udarbejdelse af redegørelse til overenskomstparterne. Samarbejdsudvalget sekretariatsbetjening Samarbejdsudvalget består af 2 regionspolitikere og 2 kommunale politikere samt 4 fysioterapeuter. Der har med overdragelsen af den vederlagsfri fysioterapi været en delt sekretariatsbetjening mellem kommunerne og regionen. Sekretariatet udarbejder dagsorden til udvalgets 5 møder om året (varighed ca. 1,5 2 timer). Forud for udvalgets møde (ca. 3 uger før udvalgets møde) afholdes dialogmøde med repræsentanterne for fysioterapeuterne, hvor man diskuterer forskellige emner, som i Side 8 af 10

9 nogle tilfælde kommer på dagsordenen. Dialogmøderne varer ca. 2 timer. Der udsendes dagsorden, og der tages referat fra møderne. Sekretariatet søger for mødeindkaldelse, udarbejdelse af dagsorden punkter samt udsendelse af dagsorden. Dette sker elektronisk. I overgangsperioden har der været delt sekretariatsfunktion mellem Fælleskommunalt Sundhedssekretariat og Praksisafdelingen, Region Syddanmark. Praksisplan Der er udarbejdet en praksisplan i samarbejde med fysioterapeuterne, kommunerne og regionen for perioden Der vil løbende blive arbejdet med de anbefalinger, som praksisplanen beskriver. Side 9 af 10

10 Bilag 4 Opgaver der løses af kommunerne Undtagelsesredegørelser Patienten henvises af den praktiserende læge til vederlagsfri fysioterapi. Henvisningen giver ret til 20 individuelle behandlinger i en periode på et år. Såfremt lægen og fysioterapeuten er enige om, at patienten har behov for mere end 20 individuelle behandlinger i henvisningsperioden, kan der gives yderligere individuel behandling, ved at behandlingsbehovet dokumenteres i en redegørelse (en såkaldt undtagelsesredegørelse) udarbejdet af fysioterapeuten. Fremgår af vedlagte flowdiagram. Ridefysioterapi Der var 30 praktiserende ridefysioterapeuter i regionen i Herudover tilbyder en enkelt kommune vederlagsfri ridefysioterapi fra Det er ridefysioterapeuten der indgår en kontrakt med en rideskole, men det er den ansvarshavende myndighed i dette tilfælde kommunerne der har ansvaret for at godkende at rideskolen kan anvendes til ridefysioterapi efter overenskomstens forskrifter. Godkendelsesopgaven varetages pt. af Fælleskommunalt Sundhedssekretariat. Herudover skal rideskolen og ridefysioterapeuten en gang årligt indsende en tjekliste til samarbejdsudvalget. Tjeklisten vedrører bestemmelser der skal være opfyldt eller tilstræbes opfyldet i forbindelse med tilbud om ridefysioterapi. Det er pt. Fælleskommunalt Sundhedssekretariat der modtager og følger op på tjeklisterne. Side 10 af 10