Referat af Generalforsamling 2007 i trekkies.dk

Transkript

1 Referat af Generalforsamling 2007 i trekkies.dk Dato: Tid: (starten udsat ca. 20 minutter pga. vejret) Sted: KVL, København Referent: Dirigent: Christa Islin Susanne Thomsen Ved Generalforsamlingens start bestod bestyrelsen af: Arielle Hansen Formand Allan Høiberg Næstformand Joachim Knudsen Kasserer Christa Islin Sekretær Keld R. Hansen MAU-koordinator Dennis Eno Nielsen Bestyrelsesmedlem Per Bührmann Suppleant Sophie F. Schröder Suppleant Søren Bertil Fabricius Dorch Redaktør Antal fremmødte: 25 Antal fuldmagter: 3 Antal brevstemmer: 21 Dagsorden ifølge vedtægterne 1. Valg af dirigent, referent og to stemmetællere 2. Formandens beretning 3. Kassererens beretning 4. Godkendelse af regnskab og budget 5. Forslag fra bestyrelsen 6. Indkomne forslag 7. Valg til bestyrelsen 8. Valg af to revisorer 9. Eventuelt Side 1 af 13

2 1. Valg af dirigent, referent og to stemmetællere Susanne Thomsen blev foreslået som dirigent og blev enstemmigt valgt. Christa Islin blev foreslået som referent og blev enstemmigt valgt. Dirigenten takkede for valget og stak regler ud for god ro og orden under GF og foreslog sammenlægning af forslag 5.1 fra bestyrelse med det indkomne forslag 6.2 fra medlem og ligeledes forslag 5.2 fra bestyrelse med det indkomne 6.1. Dette var der ingen indsigelser overfor fra salen. 2. Formandens beretning Jeg vil gerne lægge ud med at sige tak. Tak til alle Jer der er kommet her i dag, til alle der har brevstemt, til alle der har vist deres interesse i foreningen ved at komme med ideer, forslag, kritik og praktisk hjælp til foreningens aktiviteter. Jeg vil også gerne sige tak til det tavse flertal, for jeres støtte via jeres medlemskab og for, via jeres kontingent at gøre det muligt for vores forening at have et godt fundament at arbejde med. Jeg vil gerne sig tak til den gamle bestyrelse for alt deres arbejde og for at have afleveret en så velfungerende og veldrevet forening til os i den nye bestyrelse. Endelig vil jeg gerne sige tak til Niki Gade for det meget store arbejde han har lagt i at flytte foreningens regnskabssystem og i at hjælpe bestyrelsen med at forenkle de administrative rutiner. Jeg vil gerne sige tak til DM-holdet, der kastede sig frygtløst ud i en opgave der normalt tager over et halvt år at planlæge, men hvor de kun havde et par måneder at udføre dette store arbejde i. Jeg ved at det var hårdt, og jeg er imponeret over det flotte resultat. Jeg vil også gerne sig tak til redaktionen, der med lignende vilkår kastede sig over Subspace. Det er et flot resultat de har nået på det halve år de har arbejdet med Subspace. Det tredje nummer er på trapperne, og de sidste tre numre er et vidnesbyrd på redaktionsteamets engagement og hårde arbejde. Jeg overtog formandsposten og blev del af en helt ny bestyrelse for et halvt år siden. Det gjorde jeg fordi jeg ønskede at foreningen skulle leve videre. Jeg er glad for at være medlem af trekkies.dk. Jeg er stolt af vores forening og har et dybtfølt ønske om at foreningen skal fortsætte med at leve og udvikle sig. Dét mål og det ønske deler resten af bestyrelsen med mig, og med det mål for øje, gik vi i gang med arbejdet. I det forgangne halve år har vi holdt 3 bestyrelsesmøder og derudover holdt livlig kontakt per mail og telefon. Den gamle bestyrelse overdrev ikke der går mange timer hver uge med bestyrelsesarbejde, og fordi vi alle var nye, var der mange arbejdsgange og rutiner vi skulle genopdage. For nogle af disse arbejdsgange og rutiner, var det temmelig tidskrævende. Og der var ting, vi mente det var nødvendigt at ændre på. Så ind i mellem fik vi endda dobbeltarbejde. Vi har nået meget siden EGF. Vi har opgraderet vores medlemsdatabase. Vi har flyttet regnskabet over i et nyt program, Summasummarum. Summasummarum er koblet sammen med vores medlemsdatabase og hjemmesiden, sådan at kontingentopkrævninger, salg af produkter og betalinger er blevet automatiseret. Vores gamle PBS-aftale udløb samtidigt, og vi måtte indføre et nyt system som noget af det allerførste. Medlemskontingent trækkes stadig over PBS et nyt PBS-system for foreningen men for medlemmer, der betaler via PBS, er der ikke sket de store forandringer. Side 2 af 13

3 For betalinger af produkter, er der indført betaling med FI-kode. Dette blev indført fordi det gør det muligt at automatisere opdateringen af regnskabet og hjemmesiden, og fordi vi så modtager alle oplysninger om indbetalinger på få dage hvor det med PBS systemet kunne tage over en måned. Alle medlemskaber blev forlænget. Dette gjorde vi som kompensation for manglende Subspace, som plaster på såret for til tider langsommelig sagsbehandling, og fordi vi ønskede at samle medlemskabsfornyelser på 4 årlige fornyelsesdatoer. Målet var at forenkle det administrative arbejde ved regnskabsførelse, medlemsadministration og ved salg af produkter. Og det er lykkedes. Det er med glæde, at jeg ser frem til at få frigjort min og resten af bestyrelsen tid til de mere spændende, fremadrettede og udadrettede aktiviteter i det kommende år! Foruden det store arbejde med de administrative systemer, var det vigtigt for os at sørge for at foreningen fortsatte så normalt som muligt. Der var derfor stort fokus på arrangementer som 40-årsdagen, DM og juleafslutning, og på vores blad Subspace som også var meget højt prioriteret. Men vi har ikke kun brugt kræfterne på det administrative og det bestående, vi har også indført flere nye tiltag. Bestyrelsens mødereferater fra og med EGF offentliggøres på hjemmesiden. Vi fejrede Star Treks 40-årsdag på en ny og alternativ måde. Tank tops er blevet indført som en ekstra mulighed for års-t-shirt. Et pressearkiv er under opbygning. Og vi er i gang med at revidere vores salgsprodukter. Der er blevet pustet liv i samarbejdet med andre Star Trek-foreninger. Både nationalt og internationalt. Trekkers inviterede til julehygge i Aalborg, SFAAB har inviteret til Mesterskab i Århus, og vi fik også invitation fra Sverige til deres fejring af Star Treks 40-årsdag. Der også sendt forsigtige følere ud de nordiske søsterorganisationer om et udvidet Nordisk samarbejde, og jeg ser frem til at gøre noget mere konkret med det i fremtiden. I det kommende år glæder vi os til at kigge på nye, spændende opgaver. Vi vil gerne invitere medlemmerne til at deltage aktivt i det kommende års arbejde, og vi har blandt andet aktivt brugt foreningsdebatten med det formål for øje. Der har allerede været spændende diskussioner om salgsprodukter og medlemsarrangementer på foreningsdebatten, og flere medlemmer har meldt deres interesse i at deltage aktivt. Jeg glæder mig til at få frisket lidt op i butikken og til at få søsat nogle af de mange spændende ideer til arrangementer, der har været vendt på foreningsdebatten. Og det er planen at fortsætte med at debattere foreningen og dens udvikling på foreningsdebat@trekkies.dk. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at opfordre alle der er interesseret til at melde sig på foreningsdebat-listen. Der har været en del debat omkring Subspace. Om dets indhold og om, hvor mange udgivelser der skal være per år. Antallet af Subspace og kontingentets størrelse er oven i købet blevet koblet sammen. trekkies.dk er en forening. En medlemsforening. Vi er en flok medlemmer der har valgt at slå os sammen om en fælles interesse. Hovedsageligt vores interesse for Star Trek. Og sammen vil vi gerne nogle ting i fællesskab. Vi vil gerne have et godt blad. Og vi vil gerne have års-t-shirts og andet merchandise. Vi vil gerne mødes til medlemsarrangementer. Nogle større arrangementer som DM og Holodæk og nogle mindre som foredrag, café-møder og filmaftener. Kontingentet går til at dække udgifterne ved produktion og forsendelse af Subspace. Men ikke KUN det. Kontingentet dækker også de daglige administrationsudgifter. Det dækker afholdelse af medlemsarrangementer som DM, Holodæk, juleafslutning og 40-års-jubilæer. Det dækker udgifter til vores hjemmeside og til promotion af foreningen. Side 3 af 13

4 Når du betaler dit kontingent, betaler du ikke et abonnement. Du betaler for medlemskabet af en forening. Antallet af Subspace-udgivelser ligger ikke fast. Det er med vilje. For vi ønsker ikke at love noget vi måske ikke kan holde. Vi tror på 4 Subspace om året med mulighed for et 5. særnummer ved lejlighed. Men vi vil ikke love det. For materialet skal komme fra medlemmerne. Er der materiale nok, så kommer der 4 Subspace. Er der ikke materiale nok, så kommer der færre. Og lige nu er vi meget optimistiske. Redaktionsholdet er ved at få rutinerne på plads. Der er materiale at tage af lige i øjeblikket, og medlemmerne har vist interesse og tilbyder både praktisk hjælp og artikler. Subspace er udkommet 3 gange på det sidste halve år og det vil fortsat udkomme i fin form i det kommende år! trekkies.dk lever og den lever godt. Der er masser af nye initiativer og mange gode oplevelser i støbeskeen. Og så er Star Trek XI er under forberedelse! Fremtiden er ikke bare begyndt fremtiden lever og har det godt! Ordet blev herefter overgivet til redaktøren af Subspace, Søren B. F. Dorch: Side 4 af 13

5 Side 5 af 13

6 3. Kassererens beretning Joachim Knudsen var desværre forhindret i at møde op. Næstformanden tog ordet: Der har været enormt meget arbejde forbundet med at administrere foreningen administrationen kørte populært sagt på en ti år gammel database og en masse papirarbejde. Da den nye bestyrelse tog over, stod en del af administrationen for at skulle laves om alligevel, fordi bankerne ikke længere understøttede den måde, vi indberettede medlemsfornyelserne til automatisk betaling på. Da ingen i den nye bestyrelse alligevel havde praktisk erfaring med arbejdsgangen i administrationen, var det en oplagt lejlighed til at revidere hele systemet det har vi så gjort. Niki Gade, som tidligere har været formand for foreningen, har siden sit formandskab stiftet bekendtskab med regnskabsprogrammet Summasummarum (i daglig tale kaldet Summa ), og kunne konstatere at det passede fint til behovet i store dele af den daglige administration af foreningen. Summa koster under 3000 kroner i indkøb, og er et reelt regnskabsprogram med bogholderi, lagerstyring og regnskab, så bestyrelsen har vurderet at det er en billig måde at komme videre på. Samtidigt har vi skiftet bank og er via den nye bank begyndt at håndtere alle indbetalinger på en anden måde kort fortalt får hver enkelt regning en unik indbetalingskode, så vi med det samme kan se hvor samtlige indbetalinger hører til, i stedet for at skulle vente på kontoudtog fra banken med fotokopier af betalte girokort. De steder hvor Summa ikke slog til, har webgruppen i stedet udviklet de manglende funktioner på hjemmesiden. Det betyder, at vi nu efter omkring et halvt års intenst arbejde i webgruppen kan klare store dele af den daglige administration med minimalt arbejde, meget bedre overblik, hurtigere besked om indbetalinger (som kan behandles elektronisk hele vejen) og ikke mindst færre fejlkilder. Summa og hjemmesidesystemet kommunikerer tæt sammen omkring regninger og betalinger, og vi er ved at udvide denne kommunikation med automatiske beskeder til f.eks. sekretæren når et nyindmeldt medlem skal have sit medlemskort udenfor de normale fornyelsesdatoer, eller til den produktansvarlige når et bestilt produkt er blevet betalt. Side 6 af 13

7 Fornyelserne har vi samlet på fire datoer i årets løb, så der er få samlede udsendelser af medlemskort i stedet for at arbejdet skulle laves løbende. Det gør at vi kan forberede kortene til en kommende fornyelse i god tid, og så lave det praktiske arbejde i en enkelt arbejdsgang når der er tid. Selve opkrævningen klarer en ny PBS-aftale i samarbejde med Summa og hjemmesiden på en måde, så vi kan sende alle opkrævningerne til PBS på én gang, og derefter få en samlet liste over betalingerne PBS sørger for at udsende girokort til de medlemmer, der ikke er tilmeldt automatisk betaling, så det er endnu en detalje, vi ikke skal tænke over mere. Oplysningerne om indbetalinger kommer elektronisk fra både PBS og banken. Det betyder, at vi i det nye system hele tiden har en ajourført liste over udestående og betalte fornyelser og produktbestillinger, uden at vi risikerer at overse en indbetaling eller taste forkert når den skal registreres. Samtidigt med at hjemmesiden bliver ajourført med indbetalingerne, bliver de bogført i regnskabet, næsten bare med et enkelt klik. En bivirkning ved at vi har droppet det gamle databasesystem er at vi kan lege med medlemskabernes længde. Det var en forudsætning for at samle fornyelserne på fire faste datoer, men det har også gjort at vi f.eks. nu kan tilbyde et halvt års gavemedlemskab. Vi har nu mulighed for at lade hjemmesiden udsende automatiske remindere til medlemmer, der ikke har betalt deres fornyelser eller produkter, vi har et samlet og løbende - overblik over fornyelser og produktbestillinger, og frem for alt har vi udsigt til at der i fremtiden bliver mere tid til at bestyrelsen kan koncentrere sig om Star Trek fremfor administration. For dem, der er interesseret i tal, kan jeg oplyse at ændringerne indtil videre løber op i omkring linier eller tegn, der er lavet i den usynlige del af hjemmesiden. Der er en del tilbage, men vi har så meget at besparelserne i den daglige administration er til at mærke meget klart. Hjemmesidesystemet er kodet i PHP, som kendes af et meget stort antal webkodere og kan hentes gratis af alle - så web-delen af systemet er også fremtidssikret og uafhængigt af kommercielle leverandører. Under udviklingen og indkøringen af det nye system har Niki Gade stået for den daglige bogføring og hjulpet med de løbende tilpasninger af Summa, der har skullet foretages i takt med hjemmesidens udvikling. Derfor er Niki i stand til at præsentere regnskabet og budgettet for Ordet blev herefter overgivet til Niki Gade, der gennemgik regnskabet for 2006 og budgettet for Side 7 af 13

8 I år blev regnskabet delt i to: Den fulde udgave med samtlige konti, der som annonceret var lagt til gennemsyn i forhallen fra klokken 14, og en mere overskuelig version på én side med nøgletal, der blev delt ud til alle deltagere og gennemgået på storskærmen. Side 8 af 13

9 4. Godkendelse af regnskab og budget Efter forslag fra salen blev budgettet for møder og markedsføring justeret. Det endelige regnskab og budget ser således ud: Resultat Indtægter Faktisk 2006 Budget 2006 Budget 2007 Medlemskontingent , , ,00 Salgsprodukter 8.309, , ,00 Renter 279,75 0,00 0,00 Indtægtskonti, total , , ,00 Udgifter Faktisk 2006 Budget 2006 Budget 2007 Subspace , , ,00 Medlemsarrangementer (inkl. En dag på holodækket) , , ,00 DM i Star Trek , , ,00 Star Trek 40år ,34 0,00 0,00 Markedsføring , , ,00 Webudgifter -224, , ,00 Administration , , ,00 Bank, PBS , , ,00 Udgiftskonti, total , , ,00 Resultat , , ,00 Balance Likvide beholdninger Beløb Driftskonto, vestjyskbank ,30 Opsparingskonto, vestjyskbank ,22 MAU Odense, lokalkonto, BG Bank 5.327,92 MAU Odense, foreningskonto, BG Bank 1.532,14 BG Bank, gl. Giro konto 551,91 BG Bank, gl. opsparingskonto -1,00 Kontantbeholdning, sekretær 2.000,00 Kontantbeholdning, kasserer 4.443,50 MAU Odense, lokalkonto, kontant 48,00 MAU Odense, foreningskonto, kontant 180,00 Likvide beholdninger ,99 Lagerværdi Beløb Varebeholdning ,00 Lagerværdi ,00 Regnskabet og budgettet blev med de foreslåede ændringer enstemmigt godkendt. Side 9 af 13

10 5. Forslag fra bestyrelsen Der var to forslag fra bestyrelsen: 5.1: Overskud fra 2006 bruges til markedsføring I regnskabet for 2006 er der et engangsoverskud som resultat af at Subspace-udgivelserne blev midlertidigt afbrudt i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling. Dette overskud foreslår bestyrelsen at beholde i foreningen med det formål at øge markedsføringsaktiviteterne fremadrettet - herunder at og få genoptrykt forskellige materialer, der er forældede eller som vi er løbet tør for (brevpapir, medlemskort, kuverter, velkomstfoldere med videre). 5.2: Kontingent forbliver uændret Foreningens driftsregnskab har igennem længere tid været lige på kanten, og der har manglet midler til blandt andet markedsføring, uforudsete udgifter såsom portostigninger, øgede trykkeriudgifter og lageromkostninger til nye salgsprodukter - dermed har foreningens økonomi været meget sårbar. Bestyrelsen foreslår derfor at medlemskontingentet forbliver på det nuværende niveau. Herved bliver der luft i budgettet til at sikre en sund økonomi og øge aktiviteterne med henblik på at skaffe flere medlemmer. Spørgsmål fra salen: Er det ikke mange penge der er budgetteret med til markedsføring? Formanden svarer at der skal bruges penge både til den administrative del samt til fremadsigtet markedsføring af Star Trek og det indbefatter mange forskellige ting. Ordet markedsføring kan i denne forbindelse misforstås idet der er tale om 2 forskellige ting puttet ind under markedsføring. Dels diverse papirer til brug i bestyrelses øjemed (brevpapir), dels nye foldere og andre ting omkring selve den fremadrettede markedsføring af trekkies.dk. Spørgsmål fra salen: Hvad er alternativet hvis der svares nej til både forslag 5.1 og 6.2? Svar: Så bliver pengene bare stående uden at være øremærket til noget bestemt. Der foreslås at pengene bliver i foreningen, at det bare kræver et ændringsforslag. Man mener ikke det behøver være ordret bare man ved hvad det drejer sig om. Dette er der stor uenighed om. Ordlyden af forslag 5.1 blev efter forslag fra salen ændret til: 5.1: Overskud fra 2006 bruges til markedsføring I regnskabet for 2006 er der et engangsoverskud som resultat af at Subspace-udgivelserne blev midlertidigt afbrudt i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling. Dette overskud foreslår bestyrelsen at beholde i foreningen med det formål at øge markedsføringsaktiviteterne fremadrettet, og administration. Side 10 af 13

11 Det foreslås fra bestyrelsen at kontingentet forbliver uændret af hensyn til en sund økonomi i foreningen. Spørgsmål fra salen: Det har været kotume med 5 blade, så 4 blade er en skjult forhøjelse - sideantallet er også gået ned. Svar: Ifølge den tidligere bestyrelse var en nedsættelse til 36 sider allerede planlagt fra starten af 2006 fordi der ikke var hold i 44 sider. Spørgsmål fra salen: Er der vedtægter omkring hvor mange blade der skal udgives om året? Svar: Nej. Det er kun vedtægtsbestemt at medlemsbladet skal udkomme. Det blev meddelt at redaktionen efter at have produceret tre Subspace nu har erfaring nok til at turde love, at der fremover kan leveres fire Subspace årligt. Af hensyn til arbejdsmængden og den tid der er til rådighed til at lave bladet skal man ikke forvente mere end 4 blade med det nuværende redaktørteam. Kommentar fra salen: Bladet er foreningens flagskib, og netop derfor er det også vigtigt at indholdet lever op til denne værdighed. Ønsker om flere blade og flere sider kan nemt udhule indholdet. Kommentar fra salen: Der ønskes en målsætning også selvom den ikke holder. Svar: Vi vil ikke afgive løfter vi ikke kan holde. Vi vil melde ud når vi har noget konkret at melde ud så medlemmerne ved hvad de kan regne med. Det er før i tiden sket alt for ofte at Subspace er kommet meget senere end først annonceret og det har medført spørgsmål på debatten. Kommentar fra salen: Bestyrelsen har været meget hemmelighedsfulde omkring hvor mange blade der ville udkomme. Svar: Vi ventede på en udmelding fra redaktørteamet. Den er netop kommet nu med lovning på 4 blade, hvilket hermed er det officielle tal. Kommentar fra salen: Hvad får man for sit medlemskab? Mener der sker for lidt i København. Svar: Der er planer under udvikling. Der vil igen blive medlemsmøder på KVL eller andre steder næste bestyrelsesmøde kommer til at handle primært om medlemsarrangementer. Herefter var der afstemning om forslag 5.1 og 5.2. Resultat af afstemningen: Forslag Ja Nej Blank Ugyldig Resultat 5.1: Overskud fra 2006 bruges til markedsføring Vedtaget 5.2: Kontingent forbliver uændret Vedtaget Det blev kommenteret fra salen at dem der havde brevstemt ikke var bekendt med ændringsforslaget til forslag 5.1. Dirigenten fastslog at ændringen var af en karakter, der ikke gjorde stemmerne ugyldige, og at resultatet ville have været det samme selvom brevstemmerne ikke havde været talt med. Side 11 af 13

12 6. Indkomne forslag Der var kommet to forslag: 6.1: Nedsættelse af kontingent Efter at have kigget på de sidste to numre af Subspace fra 2006 må jeg konstaterer at bladet nu kun er på 36 sider og ikke 40 sider som tidligere. Et lille kig i kolofonen, under Generelt, kan man nu læse: "Subspace udkommer flere gange om året" (se 2006 nr. 2 og 3). Og ikke som før "Subspace udkommer 5 gang om året" (se Subspace nr ). Jeg ser det som et stort problem at skulle betale det samme for måske kun 2 blade om året på 36 sider, som for 5 bladet om året på 44 sider. Det kan ikke passe at det er blevet så meget dyre at lave Subspace, på et halvt års tid. Og hvorfor har man fra bestyrelsen side ikke meldt noget ud til medlemmerne om dette? Jeg mener derfor at medlemskaberne skal nedsættes, ellers er det misbrug af medlemmernes penge. 6.2: Tilbagebetaling af medlemskab I første nummer af Subspace 2006 står der at "Subspace udkommer 5 gange om året", det betyder at vi som medlemmer mangler at får 2 blade for Hvis ikke de 2 manglende numre kommer inden datoen for forlængelsen af vores medlemskaber, mener jeg at det er medlemmernes ret, at få penge tilbage for manglende blade. Forslag 6.1 bortfaldt som konsekvens af vedtagelsen af forslag 5.2. Forslag 6.2 ønskedes ikke fastholdt af forslagsstilleren. Side 12 af 13

13 7. Valg til bestyrelsen Joachim Knudsen og Robert Voxen kunne ikke være til stede, hvorfor formanden læste deres valgtaler op i stedet. Dirigenten fastslog at hun ville acceptere stemmesedler med færre end tre kandidater. Resultat af afstemningen: Kandidat Stemmer Resultat Keld R. Hansen 32 Bestyrelsesmedlem Joachim Knudsen 28 Bestyrelsesmedlem Robert Voxen 29 Bestyrelsesmedlem Sophie Schröder suppleant Per Bührmann suppleant Antal blanke stemmer: 7 Antal ugyldige stemmer: 7 8. Valg af to revisorer Flemming Espersson og Lotte Bolvig Hansen meldte sig og blev valgt via håndsoprækning. 9. Eventuelt Efter at redaktionen i sidste uge officielt meldte ud at den ser sig i stand til at levere 4 Subspace årligt, vil hjemmesiden blive opdateret med dette antal. Der blev fremsat ønske om regnskab, hvor forbruget af midlerne fra punkt 5.1 kan ses. Dette vil bestyrelsen sørge for. Der blev fremsat ønske om medlemsmøder i København dette vil bestyrelsen forsøge at få etableret i forårets løb konkret forventes det første møde at finde sted i april måned. Det blev foreslået at der arbejdes med et sted på hjemmesiden hvor man både kan komme med forslag, diskutere forslagene og melde sig frivilligt til at hjælpe med forskellige opgaver. Side 13 af 13