Organisering af bygge- og anlægssag Nykøbing F. MANA.

Transkript

1 NOTAT Dato: Organisering af bygge- og anlægssag Nykøbing F. MANA. Det centrale udgangspunkt ved gennemførelse af bygge- og anlægssager er, at disse for at sikre optimale helhedsløsninger, faglighed og lokal forankring, løses i samarbejde mellem virksomhedsområdet og KU Byg bl.a. ved at involvere de berørte brugere. Ved bygge- og anlægssager er Regionsrådet bygherre, virksomhedsområdet er ansvarlig for bevillingen, som bygherrefunktion, og KU Byg varetager rollen som intern bygherrerådgiver. Virksomhedsområdet er ligeledes ansvarlige for brugerinvolvering med udgangspunkt i nedenstående model for organisering af bygge- og anlægssager i Region Sjælland. Etablering af en organisationsmodel til bygge- og anlægssager med involvering af brugerne er et udtryk for at det er de fremtidige arbejdsopgaver og de tilknyttede aktiviteter der er i centrum når der skal gennemføres bygge- og anlægssager i Region Sjælland. Det vil sige, at de fremtidige arbejdsopgaver og aktiviteter, som skal planlægges og etableres, skal være udgangspunktet for, hvordan bygningerne indrettes. Det er derfor vigtigt, at deltagerne i processen er opmærksomme på både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø, når der drøftes indretning af de fysiske rammer. Bygge- og anlægssager i Region Sjælland organiseres efter følgende model. Styregruppe Projektgruppe Eksterne rådgiver Brugergruppe Evt. arbejdsgruppe Evt. arbejdsgruppe Evt. arbejdsgruppe Side 1

2 Styregruppen Styregruppen er ansvarlig for, at projektets økonomiske, tidsmæssige og bygningsmæssige forhold overholdes. Styregruppen sammensættes af: Arne Cyron, Sygehusdirektør (Formand for styregruppen, Ledelsesrepræsentant for Virksomhedsområdet) Lisbeth Lumby Rasmussen, Vicedirektør (Ledelsesrepræsentant for geografien) Henrik Louw Møller, Vicedirektør (Formand for brugergruppen) Kurt Reitz, Byggechef KU Byg (Ledelsesrepræsentant for KU Byg) Til styregruppen tilknyttes sekretariatsbetjening ved Stig Moos. Styregruppemøder afholdes ca. hver anden måned under hele byggesagen. Projektgruppen Projektgruppen er ansvarlig for at koordinere og styre projektets fremdrift samt for at udarbejde indstillinger til styregruppen og til politiske behandlinger. Projektgruppen deltager i såvel styregruppe- og brugergruppemøder. Projektgruppen sammensættes af: (Repræsentant for det tekniske område fra virksomhedsområdet) Jesper Kloster Larsen, Teknisk chef, Stab Nanna Thorup, Byggekonsulent, KU Byg (Repræsentant for KU Byg) Til projektgruppen tilknyttes: Jan Sørensen, Projektchef, Bygherrerådgiver MOE Anders Danø, Projektleder, Totalrådgiver White (Totalrådgiveren har reference til bygherrerådgiveren) Claus Holm Larsen, Projekteringsleder, Underrådgiver Lyngkilde. Projektgruppemøder afholdes ca. én gang om måneden under hele byggesagen og omhandler den overordnede styring af projektet. Brugergruppen Brugergruppen er ansvarlig for projektets indhold og vurdering af brugsmæssige kvaliteter ved foreslåede løsninger med henblik på den fremadrettede driftssituation. Brugergruppen definerer og følger op på krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer. Brugergruppen er ansvarlige for at inddrage nødvendige interne og eksterne interessenter og for at belyse nødvendigheden af nedsættelse af det nødvendige antal arbejdsgrupper, for specifikke områder/funktioner. Brugergruppen følger projektet og modtager løbende status m.h.t., de fremsatte krav og ønsker. Brugergruppen sammensættes af: Henrik Louw Møller, Vicedirektør (Formand for brugergruppen) Birger Taylor, Ledende overlæge, Ortopædkirurgi Anne Berit Henriksen, Ledende oversygeplejerske, Medicin Ulla Inger Johansen, Ledende oversygeplejerske, Kirurgi Jørgen Jørgensen, Overlæge, Anæstesi Side 2

3 Iben Kyhn Riis, Ledende oversygeplejerske, Anæstesi Brian Conradsen Skov, Sygeplejerske, Anæstesi Niels Andresen, ledende overlæge, Radiologi Lise-Lotte Lückstadl (Hanne Liselotte Jørgensen), Klinisk oversygeplejerske, Radiologi Helle Theil, Fysioterapeut, Fysioterapi Jesper Kloster Larsen, Teknisk chef, Stab Gyda Calundann, AMIR Jenny Heinrichs, Næstformand i det midlertidige MED-udvalg Brugergruppen vil blive indkaldt til en række møder ca. hver anden uge fredage - i dispositionsforslagsfasen og i starten af projektforslagsfasen. Det er i denne periode, at hovedvægten af brugergruppearbejde pågår. I projektforslagsfasen lægges projektet i faste rammer og efter udbud af opgaven er anlægsøkonomien fuldt disponeret og ændringsønsker har store konsekvenser. Brugergrupperne er ikke i byggeteknisk sammenhæng aktive i udførelsesfasen, men kan indkaldes efter behov for afklaring af specifikke emner. Arbejdsgrupper Der er på projektet allerede nedsat følgende arbejdsgrupper. 1A. Akut Anne Højlund Molzen, Overlæge Akutafdelingen Vibeke Hald, Afd. Sygeplejerske, Akutafdeling Birgitte Nielsen, Sygeplejerske, Akutafdeling Berit Pedersen, Afd. Sygeplejerske, Akutafdeling Hanne Blæhr Jørsboe, Ledende overlæge, Akutafdeling Jørgen Orla Ottesen, Sikkerhedsleder, Stab Pernille Wulff-Høyer, FTR (DSR) Gitte Lund Jensen, Ledende Bioanalytiker, Klinisk Biokemisk 1B. Akut - Sengeafsnit Berit Pedersen, Afd. Sygeplejerske, Akutafdeling Christina Ørsted Rasmussen, Sygeplejerske, Akutafdeling Marianne Hildur Ortved, Sygeplejerske og AMIR Gyda Calundan, SSA og AMIR Signe Lind Mortensen, Ledende overfysioterapeut Helle Theil, Fysioterapeut, Fysioterapi Gitte Lund Jensen, Ledende Bioanalytiker, Klinisk Biokemisk 2. CT-scanner Anne Elsebeth Kring Højgaard, Radiograf, Radiologi Lise-Lotte Lückstadl (Hanne Liselotte Jørgensen), Klinisk oversygeplejerske, Radiologi Jørgen Jørgensen, Overlæge, Anæstesi Side 3

4 3. Intensiv Jørgen Jørgensen, Overlæge, Anæstesi Brian Conradsen Skov, Sygeplejerske, Anæstesi Charlotte Schultz Ibenfeldt, Sygeplejerske, Intensiv Rita Lanter Jensen, Sygeplejerske, Anæstesi, AMIR Jørgen Orla Ottesen, Sikkerhedsleder, Stab Gitte Lund Jensen, Ledende Bioanalytiker, Klinisk Biokemi 4A. Sengeafsnit Renovering og Nybygning Lisbeth Tingsted Andersen, Overlæge, Medicin Lis Brix Rasmussen, Afd. Sygeplejerske, Medicin Anne Berit Henriksen, Ledende oversygeplejerske, Medicin Helle Jensen, Afd. Sygeplejerske, Ortopædkirurgi Per Møller Hansen, AMIR Signe Lind Mortensen, Ledende overfysioterapeut Helle Theil, Fysioterapeut, Fysioterapi 4B. Sengeafsnit Renovering Ulla Inger Johansen, Ledende oversygeplejerske, Kirurgi Jane With Aspe, Afd. Sygeplejerske, Kirurgi 5. Logistik Johnny Hoffmann Sjøberg, Servicechef Jesper Kloster Larsen, Driftsleder, Stab 6. Kontor Jørgen Orla Ottesen, Sikkerhedsleder, Stab Jesper Kloster Larsen, Driftsleder, Stab 7. OP Skyllerum Joyce Karin Grubbe, Afd. Sygeplejerske OP Iben Kyhn Riis, Ledende oversygeplejerske, Anæstesi Jesper Kloster Larsen, Driftsleder, Stab 8. IT Lars Lund Larsen, Driftstekniker, Koncern IT Teis Kim Everts, Driftstekniker, Koncern IT Side 4

5 9. Apparatur og Inventar Bo Kalizsan, Chef for Indkøb & Support Jette Poulsen, Indkøbskonsulent Susanne Høeg Pedersen, Indkøbskonsulent Bygherrekoordineringsmøder I byggefasen vil der blive afholdt bygherrekoordineringsmøder ugentligt eller hver anden uge som det vurderes nødvendigt. Møderne lægges umiddelbart før eller efter hvert byggemøde og sikrer en tæt kommunikation mellem projektgruppen og dermed driftssituationen og byggesagen. Møderne omhandler koordinering af projektets aktuelle forhold, for at sikre hensigtsmæssig udførelse. Byggemøder og Sikkerhedsmøder afholdes uden deltagelse af andre end byggeledelsen. Principhandlingsplan Nedenstående principhandlingsplan for større byggeopgaver viser hvornår de forskellige parter i byggesagen yder en indsats i forløbet. For virksomhedsområdet er der i faserne idéoplæg, program, projektforslag og projektering hovedsagelig tale om indsats fra brugergruppen. I udførelsesfasen er der tale om at lederen for virksomhedsområdet godkender licitationsresultatet og diverse kontrakter og aftaler. I udførelsesfasen og driftsfasen er der tale om at virksomhedsområdets tekniske organisation deltager i anførte praktiske opgaver, herunder afleveringsforretning og etablering af drifts- og serviceaftaler. Side 5

6 Principhandlingsplan for større byggeopgaver (Pkt. 2.2 i Byggeregulativ for Region Sjælland) Projektfaser, interne: Ideoplæg Program Projektforslag Projektering Udførelse Drift Eksterne: Proram -oplæg Bygge- Program Disp.- forslag Projektforslag Forprojekt Hovedprojekt Udbud Opførelse Aflevering Organisatoriske faser Virksomhedsområdet/RR V/RR V/RR V/RR Projektgr. PG PG Principhandlingsplan: Virksomhedsområdet Idéoplæg Program Projektforslag Projektering Udførelse Drift Definere ønsker og behov. Indsamle grundlag og analyser. Opstille forudsætninger Sammenfatte forhold af betydning for indretning og funktion m.v. Belyse og vurdere alternative muligheder for indretning og fremtidig drift. Udarbejde opgørelse over samtlige udgifter. Bistå med oplysninger om funktion og drift. Medvirke i udarbejdelse af forslag til inventarmontering. Bidrage til afsættelse af den fornødne ramme til inventar udvendig og indvendigt. Medvirke ved udarbejdelse af forslag til løst og fast inventar samt udstyr. Godkende licitationsresultat Godkende kontrakter og aftaler efter indstilling fra KU Byg Forestå montering og indkøb af bygherreleverencer f.eks. inventar og udstyr. Medvirke i afleverings- og overdragelsesforretning. Medvirke i garantieftersyn Varetage drift. Etablere drift og serviceaftaler Forestå vedligeholdelse. Udarbejder oplæg til endeligt regnskab Rådgive og bistå med tekniske og økonomiske oplysninger, samt bistå med ovenstående Bistå med juridisk bistand Indstille til Regionsrådet Bistå med overordnet økonomistyring. K&U: Bistår med overordnet planlægning Bistå med konkrete analyser og oplysninger. Bearbejde oplæg til operationelt program Bistå med økonimiopgørelser Org. og HR Bistå i personalespørgsmål KU Byg eller den eksterne rådgiver Udarbejde forslag Udarbejde projekter sammen med eksterne sammen med eksterne rådgivere. rådgivere. Koordinere den nødvendige myndighedsbehandling IT : Bistå med teknisk rådgivning Varetage bygherrens funktion i forbindelse med udbud og licitation. Bistå med juridisk bistand Tværgående funktioner Bistå ved etablering af nødvendige forsikringer Udarbejde kontrakter og aftaler der indstilles til den operative enhed. Udføre bygherretilsyn Styre tid og udføre økonomistyring. Gennemføre afleveringsforretning, forestå overdragelsesforretning, udarbejde regnskab, forestå 1- og 5- års eftersyn. Bistå overordnet økonomistyring i udførelsen Indkøb: Bistå med udbud og indkøb af bygherrelev, samt medvirke ved drifts- og serviceaftaler Forestå overordnet planlægning af vedligeholdelse Alle: Indgå i normal drift Øk: Endeligt byggeregnskab revideres Side 6

7 Side 7