Organisationsmodel for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge

Transkript

1 NOTAT, 26. april 2012 Organisationsmodel for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge Dette notat indeholder organisationsmodel for gennemførelse universitetssygehuset i Køge. Den overordnede organisering af Region Sjælland Region Sjællands organisation består af en række virksomhedsområder samt en række tværgående centre. Virksomhedsområderne varetager regionens egentlige forretningsområder. De tværgående centre varetager en række tværgående støttefunktioner. Styrelsesvedtægten for Region Sjælland fastlægger i 9, at Forretningsudvalget fører tilsyn med bl.a.: At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Regionsrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde. At forvaltningen af regionens kasser og regionens regnskabsføring er forsvarlig. At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Regionsrådets samtykke. Til at understøtte Forretningsudvalgets tilsynspligt med gennemførelse af universitetssygehuset i Køge udarbejdes en projektspecifik organisering samt en projektspecifik styringsmanual. Styringsmanualen indeholder bl.a. krav til beslutningsgrundlag for den politiske involvering. Styrelsesvedtægten for Region Sjælland fastlægger i 13, at Regionsrådet kan nedsætte særlige udvalg/fora til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for Regionsrådet eller for Forretningsudvalget. Regionsrådet bestemmer de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed. D:\Adlib Express Server\Files\MNJ_ \fcs_ doc Side 1

2 Regionsrådet har nedsat et udvalg for fremtidens sygehuse der bl.a. skal sætte fokus på ny- og ombygninger i et patientforløbsperspektiv, herunder følge arbejdet med gennemførelse af universitetssygehuset i Køge. Organiseringen af gennemførelsen af universitetssygehuset i Køge kan foregå ved en justering af det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager. Organisationsmodellen for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er endvidere udarbejdet med udgangspunkt i den godkendte organisationsmodel for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse. Organisationsmodellen er i øvrigt opbygget i henhold til de principper, der anvendes i byggebranchen for organisering af byggesager og med respekt for regionens overordnede projektstyringssystem PRINCE2. Organisationsmodellen for gennemførelse af psykiatribyggeriet i Slagelse blev taget til efterretning af Regionsrådet på mødet den 8. april I det ordinære princip for organisering af bygge- og anlægssager, samt ved organiseringen af psykiatribyggeriet i Slagelse er organisationen bygget op omkring ledelsen af det aktuelle virksomhedsområde. Gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er et fælles projekt for Region Sjælland, hvorfor organisationen bygges op med reference til direktionen. I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver i maj 2013, forankres projektet i direktionen, med deltagelse af repræsentanter fra regionens somatiske sygehuse og med en koncerndirektør som projektejer og styregruppeformand. Til det indledende arbejde med projektet etableres der i lighed med GAPS et projektteam. Som leder af projektteamet tilknyttes en projektchef for bygherreorganisationen. Til at styre, koordinere og kontrollere det samlede projekt tilknyttes en gennemgående bygherrerådgiver. I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013 udvides projektorganisationen med en programledelse og der ansættes en projektdirektør for projektet. Projektdirektøren vil med reference til direktionen varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Roller og ansvarsfordeling I forbindelse med etableringen af projektorganisationen skal der være en tydelig rolleafklaring og ansvarsfordeling mellem de involverede parter. Opgavefordelingen opdeles i: rammer, facilitering og indhold. For processen er det også vigtigt at alle parter forpligter sig på at nå de fælles mål. Der skal være tydelige kommunikationsveje og en stram og konsekvent styring, således at alle nødvendige beslutninger om f.eks. økonomi, programforudsætninger, brugerinteresser, logistik mv. afklares i takt med projektets fremdrift. Der er behov for opbygning af en dynamisk projektorganisation, som løbende kan tilpasse sig projektets behov. Projektorganisationens størrelse og sammensætning vil således følge forløbet i byggeprocessen. Byggeprocessens hovedfaser er beskrevet i bilag 1, og organisationsmodel for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge er i projektfasen beskrevet i bilag 2, men ses også nedenfor. Side 2

3 Regionsrådet Forretningsudvalget Direktion Udvalget for fremtidens sygehuse sundhedsfaglig rådgivning Styregruppe (rammer) Koordineringsgruppe Ekstern Controller Intern Controller Programledelse (facilitering) Bygherrerådgiver Brugergruppe (indhold) Totalrådgiver Brugergruppe Projektteam Støttefunktion for fremtidig drift (organisering, Eksterne rådgivere (Arkitekt, ingeniør mv.) Tværgående enheder Regionsrådet Regionsrådets rolle er defineret i Byggeregulativet og omfatter den overordnede fysiske og økonomiske planlægning af regionens byggearbejder. Regionsrådet involveres i de overordnede strategiske beslutninger og har herunder til opgave at sikre, at projektets vision, strategiske målsætninger og succeskriterier defineres. Regionsrådet vedtager budget og investeringsoversigt. Disse indeholder rådighedsbeløb til projektet fordelt over årene. Til universitetssygehuset i Køge er der i budgettet og på investeringsoversigten for 2012 afsat rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbende er afsat efter forhåndstilsagn fra Finansministeren og Indenrigs- og Sundhedsministeren. I forbindelse med sygehusbyggeriet i Køge forventes Regionsrådet: At godkende processen for forløbet At godkende organisationsmodel og styringsmanual, herunder risikopolitik for sygehusbyggeriet i Køge At godkende programoplæg og beslutte gennemførelse af projektkonkurrence med henblik på valg af totalrådgiver At godkende resultatet af projektkonkurrencen og valg af totalrådgiver At godkende ansøgningsmateriale for endeligt tilsagn fra kvalitetsfondsmidlerne At godkende projektforslag Side 3

4 At godkende valg af entreprenør på baggrund af licitationsresultat At godkende fremtidig driftsorganisation At godkende byggeregnskabet Regionsrådet vil herudover, i henhold til økonomiaftalen for 2012, hvert kvartal blive orienteret om projektets fremdrift i projekt- og udførelsesfasen. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets indstilling skal indhentes for enhver sag, der forelægges Regionsrådet til beslutning. Forretningsudvalget fører desuden løbende tilsyn med etableringen af det nye universitetssygehus samt med, at den meddelte anlægsbevilling for det samlede projekt og de frigivne rådighedsbeløb i de enkelte år overholdes. Udvalget for fremtidens sygehuse Udvalget for fremtidens sygehuse skal som gennemgående udvalg i den politiske behandling følge planlægning og etablering af sygehusbyggeriet i Køge. Udvalget fungerer som rådgivende organ for Forretningsudvalget og Regionsrådet i forbindelse med afrapportering om status for sygehusbyggeriet i Køge. Endvidere skal udvalget inddrages i forbindelse med fremlæggelse af projektets faser til godkendelse i Regionsrådet via Forretningsudvalget. De øvrige politiske udvalg involveres løbende i forbindelse med udvalgte vinkler og temaer i relation til byggeriet. Direktionen Direktionen har ansvaret for, at de politiske beslutninger føres ud i livet og tegner administrationen i forhold til det politiske niveau. Direktionen har ligeledes ansvaret for, at MED-Hovedudvalget og MED-sundhed orienteres undervejs i projektforløbet. Styregruppe, der varetager rammerne for projektet Med delegation fra Regionsrådet og Direktionen etableres der en styregruppe der fungerer som bygherre. Styregruppen varetager, med reference til Direktionen, rammerne for projektet. Sammensætningen af styregruppen er beskrevet i bilag 3. Styregruppen følger projektet gennem hele forløbet. Styregruppen er desuden ansvarlig for, at projektets økonomiske, tidsmæssige, funktionelle og bygningsmæssige forhold overholdes. Det er således styregruppen, der fastlægger rammerne for arbejdet med projektet. Styregruppen træffer ligeledes de nødvendige beslutninger inden for de overordnede rammer efter indstilling fra programledelsen. Styregruppen nedsætter en koordineringsgruppe der fungerer som bindeled mellem programledelsen og styregruppen. Som rådgiver for styregruppen deltager projektcheferne, der orienterer om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen. Koordineringsgruppe Som bindeled mellem programledelsen og styregruppen sammensættes en koordineringsgruppe. Koordineringsgruppen og programledelsen forestår den daglige ledelse af projektet. Projektets totalrådgiver deltager i koordineringsmøderne efter behov. Ekstern Controller Regionens revisor afgiver revisorerklæring om de kvartalsvise redegørelser for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge. I økonomiaftalen mellem Regeringen og Danske Regioner er det aftalt at der for de enkelte kvalitetsfondsbyggerier skal udarbejdes kvartalsvise, revisorpåtegnede redegørelser til Regionsrådet. Denne revisorerklæring skal ligeledes indeholde en byggefaglig vurdering af projektets stade. Disse kvartalsrapporter skal efterfølgende tilgå Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse for status vedrørende kvalitetsfondsbyggeriet. Side 4

5 Intern Controller Til støtte for styregruppen varetager Koncernøkonomi og KU Byg den kontrollerende funktion, der kvartalsvis foretager revision og kvalitetssikring af projektets tids - og økonomistyring, herunder kontrolleres også risikovurderingerne for projektet. Denne kontrol vil typisk ske i forbindelse med den kvartalsrapportering som projektledelsen udarbejder og via Regionsrådet sendes til staten Funktionen sammensættes af uvildige, hvorved forstås medarbejdere der ikke er involveret i det konkrete projekt. Sundhedsfaglig rådgivning Til støtte for styregruppen etableres der en sundhedsfaglig rådgivning, som har til opgave at sikre udvikling, herunder at den nyeste viden inden for det somatiske område inddrages i byggeriet. Gruppen for sundhedsfaglig rådgivning ledes af Kvalitetsdirektøren og sammensættes af personer fra sygehusene i Regionsjælland, Kvalitet og Udvikling samt internationale eksperter inden for det somatiske område, der kan bidrage til udvikling og fremtidssikring af et moderne somatisk sygehus. Se i øvrigt bilag 3. Programledelsen, der har ansvaret for processen Med reference til koordineringsgruppen etableres en programledelse. I den indledende fase frem til indgåelse af aftale med totalrådgiver i maj 2013 er projektchefen for bygherreorganisationen formand, herudover kan der tilknyttes et antal projektchefer som projektledere for en række udvalgte faglige områder I forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013 udvides programledelsen med en projektdirektør. Projektdirektøren vil med reference til direktionen varetage rollen som projektejer og formand for programledelsen i de efterfølgende faser med projektering og udførelse. Udover projektdirektøren og projektcheferne deltager repræsentanter fra planlægning, det tekniske område på de somatiske sygehuse og KU Byg, samt den ansvarlige for projektet hos bygherrerådgiveren i programledelsen. Sammensætningen af programledelsen er beskrevet i bilag 3. Programledelsen er ansvarlig for, at processen forløber efter de retningslinjer, som er anført i styringsmanualen og regionens Byggeregulativ suppleret med styregruppens beslutninger. Programledelsen deltager i møder i koordineringsgruppen og i brugergruppen. Programledelsen er ansvarlig for at inddrage nødvendige interne og eksterne interessenter og nedsætter det nødvendige antal arbejdsgrupper for specifikke områder/funktioner. Programledelsen har således ansvaret for, at der tænkes innovativt i forbindelse med projektet. Til støtte for programledelsen sammensættes et projektteam, hvis kompetencemæssige sammensætning er beskrevet i bilag 3. Programledelsen sikrer at der løbende udføres kompetence registreringer og vurderinger af byggeorganisationens kompetencer. Projektteam Projektteamet varetager, som administration, det daglige faglige arbejde med projektet og dermed sekretariats-betjeningen af brugergruppen og de forskellige arbejdsgrupper. Der er behov for en dynamisk sammensætning af projektteamet, således at den løbende kan tilpasse sig projektets behov, herunder sikre at de eksterne rådgivere hele tiden har de rigtige input til at planlægge og projektere byggeriet. Den endelige bemanding vil blive fastlagt i forbindelse med de enkelte faser bl.a. som følge af kompetence registreringer og vurderinger. Den endelige arbejdsdeling mellem projektteamet og de eksterne rådgivere vil kunne få indflydelse på bemandingen af projektteamet. Side 5

6 Projektchefen for bygherreorganisationen etablerer i den indledende fase projektteamet og har som formand for projektledelsen i den indledende fase ansvaret for projektet. Projektdirektøren vil i de efterfølgende faser med projektering og udførelse varetage rollen som formand for projektledelsen og dermed overtage ansvaret for projektet. Projektteamet vil kunne sammensættes af medlemmer, der er projektansat eller udlånt fra den eksisterende organisation. Hvor der er tale om udlån fra den eksisterende organisation, sker honorering af den enkelte medarbejders deltagelse i projektet, inden for en på forhånd aftalt ydelses- og budgetramme. Den aftalte budgetramme afsættes inden for anlægsrammen for projektet. Ved projektansættelser skal disse omkostninger ligeledes honoreres af den givne anlægsbevilling. Projektansættelser skal ske med faglig reference til den eksisterende organisation. Der kan som udgangspunkt blive tale om ansættelse inden for sygehusene i Regionen, Ledelsessekretariatet eller i et af de tværgående centre Koncernservice, Koncernøkonomi, Kvalitet og Udvikling, Koncern HR eller Koncern IT. De medarbejdere, der tilknyttes projektet uanset om de er udlånt fra den eksisterende organisation eller er projektansatte får i den indledende fase projektreference til projektchefen for bygherreorganisationen, og i de efterfølgende faser til projektdirektøren, eller en af disse udpeget. Projektteamet placeres samlet. Det vil være hensigtsmæssigt, om der i forbindelse med lokalerne til projektteamet også sikres lokaler til de faste medarbejdere fra bygherrerådgiveren og den totalrådgiver, som tilknyttes projektet. Den fysiske placering vil kunne være tæt på lokaliteten i Køge eller omkring Regionshuset. I opstartsfasen vil projektteamet blive lokaliseret omkring Regionshuset. Brugergruppe, der definerer indholdet i byggeriet Med reference til koordineringsgruppen etableres en gennemgående brugergruppe for sygehusbyggeriet i Køge med inddragelse af kompetencer fra sygehusene i Region Sjælland. Brugergruppens sammensætningen er beskrevet i bilag 3. Medarbejderinddragelse sker ved repræsentanter udpeget af MED-sundhed. Brugergruppen definerer indholdet i byggeriet og følger op på krav og ønsker ud fra den fremtidige aktivitet inden for de fysiske rammer. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Brugergruppen følger projektet gennem hele forløbet og modtager løbende status m.h.t., de fremsatte krav og ønsker samt i øvrigt om byggesagens fremdrift. Brugergruppen vurderer desuden brugsmæssige kvaliteter ved foreslåede løsninger. Støttefunktion for fremtidig drift, der vurderer de fremtidige driftsformer Til støtte for styregruppen etableres der her, hvor der er tale om samling af flere funktioner og nuværende geografier, med udgangspunkt i den eksisterende driftsorganisation på Køge Sygehus, en støttefunktion, som har til formål at arbejde med tilrettelæggelse af den fremtidige drift, herunder organisationsopbygning og processer for det nye byggeri. Denne støttefunktion sammensættes af repræsentanter for den nuværende driftsorganisation på Køge Sygehus samt de øvrige geografier/funktioner, hvor MED-sundhed udpeger en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager en eller flere personalerepræsentanter udpeget af sygehusledelserne med udgangspunkt i deres nuværende funktion og deres faglige kompetencer. Formanden for denne støttefunktion udpeges af sygehusmødet og er en ledelsesrepræsentant typisk en direktør eller vicedirektør fra et af de somatiske sygehuse i regionen. Arbejdsgrupper, der arbejder med indholdsmæssig afklaring Arbejdsgrupperne sammensættes i forbindelse med konkrete forhold. De forskellige arbejdsgrupper sammensættes af ressourcepersoner fra såvel ledelse, personale, brugere og interesseorganisationer. De af brugergruppen nedsatte arbejdsgrupper sammensættes af repræsentanter med udgangspunkt i deres nuværende funktion og faglige kompetencer. Side 6

7 Repræsentanter, der som følge af deres funktion som arbejdsmiljørepræsentant og/eller medarbejderrepræsentant i MED-Udvalget, vælges af medarbejdersiden i MED-sundhed. Det er i arbejdsgrupperne, at ledere og medarbejdere sammen med repræsentanter for patienterne og de pårørende, herunder interesseorganisationer, har mulighed for at blive inddraget med deres erfaringer og får mulighed for at bidrage med råd og idéer. Arbejdsgrupperne skal bl.a. bidrage til bygningernes funktion, brug, dimensionering, indretning, sikkerhed og velfærd. Arbejdsgrupperne skal ligeledes forholde sig til forhold som bl.a. areal standarder, indretning, drift, miljø, arbejdsmiljø, logistik, energi, IT, serviceløsninger etc. Bygherrerådgiver Bygherrerådgiverens opgave er at organisere, samordne og kontrollere den samlede byggesag. Det er bygherrerådgiveren der har kontakten til projektets eksterne leverandører i form af totalrådgiver og entreprenører mv. Bygherrerådgiveren skal foretage vurdering af og tage stilling til de projekterende rådgiveres forslag, samt varetage den styrende og koordinerende rolle i relation til myndigheder, totalrådgiver og til entreprenørerne. Bygherrerådgivningen vil i denne forbindelse omfatte styring af projekt, proces, budget, økonomi, kvalitet, tid og risici. Bygherrerådgiveren varetager ligeledes de aftale- og entrepriseretslige forhold i forbindelse med projektet. Bygherrerådgiveren får reference til projektchefen for bygherreorganisationen. Bygherrerådgiveren udpeges efter EU-udbud. Totalrådgiver Til projektet tilknyttes en totalrådgiver. Totalrådgiveren varetager hele den tekniske rådgivningsdel, herunder arkitekt- og ingeniørdiscipliner. Totalrådgiveren får reference til bygherrerådgiveren. Totalrådgiveren forventes valgt på baggrund af en projektkonkurrence. Styringsmanual, herunder økonomisk styring I henhold til Danske Regioners hovedprincipper for økonomisk styring af større anlægsprojekter skal der udarbejdes en projektspecifik styringsmanual. Styringsmanualen beskriver, hvordan de centrale dele af byggeprocessen tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og rapportering. Den projektspecifikke styringsmanual, som forelægges og godkendes af Regionsrådet, definerer ligeledes pejlemærker for, hvordan og hvornår der skal rapporteres til den politiske ledelse. Håndtering af økonomien fastlægges og beskrives i styringsmanualen, idet der tages udgangspunkt i den nuværende model for håndtering af anlægsbevillingssager/bygge- og anlægsprojekter. Styringsmanualen for sygehusbyggeriet i Køge udarbejdes med udgangspunkt i styringsmanualen for psykiatribyggeriet i Slagelse, som Regionsrådet tog til efterretning på mødet den 8. april 2010 og senest på mødet den 7. april Side 7

8 Bilag 1 Byggeprocessens hovedfaser Idéoplæg Idéoplægget indeholder de første tanker og idéer med henblik på eventuel beslutning om opgavens realisering. Idéoplægget udarbejdes typisk i forbindelse med områdets planlægning og senest ved udarbejdelse af budgetforslag. Beskrivelse og analyse af projektets formål og idégrundlag i relation til planlægningen for området. Lokalisering af eventuelle særlige indsatsområder og beskrivelse af projektets kapacitets- og arealkrav. Overordnet hovedtidsplan for projektet. Overordnet økonomisk skøn over anlægsudgifter og driftsudgifter. Program Programmet er det dokument, hvor bygherrens første tanker og idéer konkretiseres. Inden da foreligger der som hovedregel et idéoplæg. Programmet indeholder: Beskrivelse af projektets konkrete formål, behov og funktion, herunder afgrænsning og beskrivelse af målgruppe. Herunder skal der foretages overvejelser om de fremtidige arbejdsprocesser, som skal foregå i det nye byggeri Antal brugere, antal m 2, lokaler, inventar/apparatur m.v. Geografisk placering samt en redegørelse for evt. tinglyste forhold, samt redegørelse for evt. funktionelle sammenhænge med eksisterende anlæg. Hovedtidsplan for projektet Økonomisk overslag vedr. anlægs- og driftsudgifter baseret på antal brugere og det forudsatte arealbehov. Der skal i denne fase foretages og dokumenteres energi-, miljø-, og totaløkonomiske vurderinger for valgte og eventuelt fravalgte løsninger. Dette medfører, at der skal fokuseres på den samlede økonomi i hele byggeriets levetid, hvilket foruden anlægsudgifter tillige omfatter bygningsdrift. Det handler kort sagt om at vælge løsninger, som bedst kan betale sig set over bygningens levetid. Endvidere overslag over omkostninger til fremmed bistand. Fastlæggelse af projektorganisation og nedsættelse af projektledelse med projektets interessenter. Beskrivelse af eventuelle særlige miljøforhold. Beskrivelse af projektets krav til driftskapacitet, og indstilling om afvigelser fra godkendelsesprocedurer. Stillingtagen til erhvervelse af arealer. Risikoanalyse og vurdering Konkurrencegrundlaget for projektkonkurrencen for hovedsygehuset i Køge udarbejdes i programfasen. Til udarbejdelse af programmet, forventes projektorganisationens bemanding opstartet. Den valgte totalrådgiver udarbejder et foreløbigt byggeprogram der kan danne baggrund for den endelige ansøgning om kvalitetsfondsmidler. Projektforslag Projektforslaget omfatter en bearbejdelse af det godkendte program i en sådan grad, at alle for projektet afgørende beslutninger er truffet og indgår i forslaget. Det udgør et så gennemarbejdet forslag, at bygherren kan træffe endelig beslutning om opgavens miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsning. Projektforslaget indeholder: Detaljeret redegørelse for grundens arealer, bebyggelsesprocent, parkeringspladser og oplysninger om friarealernes udnyttelse. Redegørelse for foretagne bundundersøgelser. Side 8

9 Disponering af byggegrund, bygningsarealer og rum. Beliggenhedsplan, plan-, snit- og facadetegninger eventuelle perspektivtegninger samt rumtegninger. Endelig afklaring af konstruktive og installationstekniske principper og redegørelse for løsninger og virkemåder. Rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om installationer og fast inventar. Detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Redegørelse for placeringer af hovedforsyningsledninger og afvandingsmuligheder. Opdateret tidsplan for projektering og udførelse Ajourført økonomisk overslag for projektet, gældende for såvel anlægsudgifter som driftsudgifter. Der skal også i denne fase foretages og dokumenteres energi-, miljø-, og totaløkonomiske vurderinger for valgte og eventuelt fravalgte løsninger. Valg af udbuds- og entrepriseform Redegørelse for eventuelle særlige miljøforhold Beskrivelse af projektets krav til driftskapacitet og indstilling om afvigelser fra godkendelsesprocedurer. Stillingtagen til erhvervelse af arealer. Redegørelse for tinglyste rettigheder og servitutter, herunder krydsende ledninger, forurening mv. Revurdering af risikoanalyse og vurdering For hovedsygehuset i Køge forventes projektorganisationens bemanding yderligere bemandet i projektforslagsfasen, herunder etablering af brugergruppen, idet udarbejdelse af projektforslaget er den mest krævende proces for bygherrens organisation. Den væsentlige brugerinddragelse foregår i denne fase. Projektering Forprojektet, der indgår som en integreret del af hovedprojektet, omfatter en viderebearbejdning af projektforslaget i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud, kontrahering og udførelse. Myndigheder; Ansøgning om byggetilladelse. Tegninger og beskrivelse; komplet tegnings- og beskrivelsesmateriale til grundlag for myndighedsgodkendelse og senere udbud, herunder tilbudslister. Tidsplan for byggefasens gennemførelse og ajourføring af projektforslagets økonomiske overslag. Udbud; byggesagens entrepriser udbydes efter retningslinjerne i lovgivning om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren eller bestemmelserne i EU s udbudsdirektiv. For hovedsygehuset i Køge forventes projektorganisationens bemanding reduceret i projekteringsfasen, idet udarbejdelse af det endelige projekt sker med udgangspunkt i det godkendte projektforslag. Udførelse Rådgiveren forestår projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn. KU Byg overvåger, at rådgivningsydelserne udføres i overensstemmelse med rådgivningsaftalen. For hovedsygehuset i Køge forventes projektorganisationens bemanding yderligere reduceret i udførelsesfasen, idet udførelse af byggeriet sker med udgangspunkt i hovedprojektet. Side 9

10 Bilag 2 Organisationsmodel for gennemførelse af universitetssygehuset i Køge i projektfasen Regionsrådet Forretningsudvalget Udvalget for fremtidens sygehuse Direktion Styregruppe (rammer) sundhedsfaglig rådgivning Ekstern Controller Intern Controller Koordineringsgruppe Programledelse (facilitering) Bygherrerådgiver Brugergruppe (indhold) Totalrådgiver Brugergruppe *) Projektteam Støttefunktion for fremtidig drift (organisering, processer mv.) *) Eksterne rådgivere (Arkitekt, ingeniør mv.) Tværgående enheder *) Er gennemgående, og formanden er fast deltager i koordineringsgruppen. Side 10

11 Bilag 3. Sammensætning af de respektive grupper i organisationsmodellen i den indledende fase. Styregruppen, der fastlægger rammerne for arbejdet med projektet, sammensættes af: Koncerndirektør (formand), som projektejer og repræsentant for direktionen Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Økonomidirektør for regionen, med særligt ansvar for den overordnede kvalitetssikring af økonomien i projektet Byggechefen for regionen, med særligt ansvar for kvalitetssikringen af byggefagligheden, herunder tid og kvalitet i projektet Projektdirektøren, som den ansvarlige for projektet (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Ledelsesrepræsentant fra totalrådgiveren der ikke er involveret i det konkrete projekt, som den ansvarlige for projektets indhold og udførelse Som rådgiver for styregruppen deltager projektcheferne, der orienterer om fremdriften i projektet og indstiller til nødvendige beslutninger i styregruppen Koordineringsgruppen, der forestår den daglige ledelse af projektet, sammensættes af: Ledelsesrepræsentant(er) for de nuværende sygehuse i regionen Byggekonsulent fra KU Byg Brugergruppeformanden Formanden for den sundhedsfaglige rådgivning Projektdirektøren (tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Projektcheferne Bygherrerådgiveren Herudover deltager projektets totalrådgiver med projektlederen i koordineringsmøderne efter behov. Programledelsen, der er ansvarlig for processen, sammensættes af: Projektchefen for bygherreorganisationen (formand i den indledende fase) Projektdirektøren (formand i faserne med projektering og udførelse. Tilknyttes i forbindelse med indgåelse af aftale med totalrådgiveren medio 2013) Øvrige projektchefer (feks. Brugerinvolvering, økonomi, drift, planlægning mv.) Til programledelsen tilknyttes medarbejdere fra KU Byg, KU Plan, bygherrerådgiver og projektlederen fra den eksterne totalrådgiver. Til støtte for programledelsen sammensættes et projektteam, der som administration varetager det daglige faglige arbejde med projektet, og som løbende tilpasses projektets behov. Som udgangspunkt bør følgende kompetencer tilvejebringes til projektteamet: økonomi, jura, kommunikation, arbejdsmiljø, IT, serviceløsninger, sygeplejefaglig viden, lægefaglig viden, byggefaglig viden, teknisk viden samt medicoteknisk viden. Den endelige bemanding vil blive fastlagt i forbindelse med de enkelte faser bl.a. som følge af kompetence registreringer og vurderinger. Projektteamet får en dynamisk sammensætning, således at den løbende tilpasses projektets behov, herunder sikrer at de eksterne rådgivere hele tiden har de rigtige input til at planlægge og projekterer byggeriet. Projektteamet kan sammensættes af medlemmer, der er projektansat eller udlånt fra den eksisterende organisation. Fælles for projektteamets medlemmer er, at disse kan varetage flere Side 11

12 områder under hele forløbet eller kun i de indledende (programfase) henholdsvis afsluttende faser (projektering og udførelse). Brugergruppen, der definerer indholdet i projektet, sammensættes af: Sundhedsfaglig direktør eller vicedirektør (formand) Ledelsesrepræsentanter for de fagligt berørte områder En arbejdsmiljørepræsentant udpeget af MED-udvalget En medarbejderrepræsentant udpeget af MED-udvalget Sundhedsfaglig rådgivning, der sikrer, at byggeriet baseres på det bedste inden for moderne somatik, sammensættes af: Kvalitetsdirektør Kvalitet og Udvikling (formand) Lægefaglig vicedirektør i Sygehus Nord Lægefaglig vicedirektør i Sygehus Syd Interne personer fra de somatiske sygehuse og Kvalitet og Udvikling Internationale eksperter Herudover kommer etablering af en række arbejdsgrupper. I de arbejdsgrupper, hvor det er relevant, vil der indgå en arbejdsmiljørepræsentant og/eller en medarbejderrepræsentant. Side 12

13 Bilag 4 Beslutningsproces og kompetencefordelingsplan for administration og regionale politikere ifm. Gennemførelse af universitetssygehuset i Køge Fasebeskrivelse Sygehus Projektledelse /Administrationen 1 Idéoplæg 2 Program Ekstern rådgiver Direktion / Styregruppe Udvalg FU M M + I U G G M M + I U G / I I I G 3 Rådgivervalg og Rådgivningskontrakt M U + I + F G / I I G RR 4 Projektforslag 5 Projektering og udbud 6 Licitation 7 Entreprisekontrakter 8 Projektopfølgning 9 Regnskabsaflæggelse 10 1-års eftersyn 11 5-års eftersyn M M + I U G / I I I G M M + I U G M M+I U G / I I G M M + I U G M M + I U G / I I F M U + I M G / I I G M M + G U M M + G U Symbolforklaring: U: Ansvar for udarbejdelsen/udarbejder. M: Medvirker, deltager i møder, sikrer intern koordinering. G: Godkender. Direktion og styregruppe foretager administrative godkendelser. Regionsrådet foretager politiske godkendelser. I: Indstiller (udarbejder dagsorden), Administrationen indstiller til direktion og styregruppe. Direktion og styregruppe foretager politisk indstilling. F: Forelægges. Side 13