Dagsorden til 23. møde i Kommunernes It-Arkitekturråd

Transkript

1 Dagsorden til 23. møde i Kommunernes It-Arkitekturråd Mødet afholdes den 21. september 2017 i lokale S-10 i KL-Huset,,. Side 1 af 30 'Rammearkitekturen er fundamentet for, at kommunerne anskaffer effektive digitale løsninger, der styrker den kommunale opgaveløsning og skaber sammenhæng på tværs. Det sker med borgeren i centrum og på et åbent marked.' Vision for den fælleskommunale rammearkitektur, vedtaget af Kommunernes It-Arkitekturråd, februar 2017

2 Indhold 1. Velkommen og siden sidst Afrapportering fra Arkitekturboardets møde den 17. august Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: Gode data og effektiv datadeling Rammearkitekturkrav ift. de nye SKI rammeaftaler og KOMBIT's 'Strategi ' Ny digitaliseringsstrategi på sundhedsområdet Kommunernes udfordringer med Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) Strategiprojekt 'Teknologispring og radikal innovation' Projekt Fælles Komponenter: Udvælgelse af selvbetjeningskomponenter Adgang til egne data Automatisering af manuelle processer Status for program "Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen" (SAGERA) Programstatus Relancering af wiki It-arkitekturuddannelse Kommunikationsindsats for rammearkitekturen Effektmåling af rammearkitekturen Status fra Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI) Eventuelt Side 2 af 30 Lukkede punkter 9. It-arkitektur for affaldsdata

3 1. Velkommen og siden sidst v. Henrik Brix, formand for Kommunernes It-Arkitekturråd, og Ghita Thiesen, kontorchef, KL Side 3 af 30

4 2. Afrapportering fra Arkitekturboardets møde den 17. august 2017 v. Vibeke Normann, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund I den reviderede governancemodel for den fælleskommunale rammearkitektur, som It-Arkitekturrådet vedtog ultimo 2016, indgår nu et Arkitekturboard, som agerer på mandat af It-Arkitekturrådet. Det er aftalt, at Arkitekturboard afrapporterer fra sine møder på førstkommende It-Arkitekturrådsmøde. Side 4 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager afrapporteringen fra mødet den 17. august 2017 om fællesoffentlig referencearkitektur for selvbetjening til efterretning Arkitekturboard mødtes den 17. august 2017 til behandling af Digitaliseringsstyrelsens Referencearkitektur for selvbetjening høringsversion v 0.6. Forslaget var indbragt af programmet 'Sammenhængende Digital Borgerservice', som indgår i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. En fællesoffentlig referencearkitektur hører ikke direkte under det definerede scope for dette Arkitekturboard, men KL har vurderet, at den fællesoffentlige referencearkitektur vil blive rammesættende for den tilsvarende fælleskommunale, og at det derfor er hensigtsmæssigt, at Arkitekturboardet afgiver en udtalelse/anbefaling, som styrker mandatet for KL-programmet 'Sammenhængende Digital Borgerbetjening' og for den tilknyttede arkitekt, som deltager i den fællesoffentlige reviewproces. Til mødet den 17. august var boardet bemandet med følgende medlemmer: Peter Falkenberg og Torben Mathisen (chair), KL, Lars Vraa, KOMBIT og Michael Breuning, Odense Kommune. Arkitekturrådet blev på sit møde i februar varslet om en kommentering hen over sommeren af udkast til referencearkitekturen for selvbetjening. Da timingen for dette ikke tillod inddragelse af rådet selv, tilrettelagde projektet en bred inddragelse af en kommunal referencegruppe. Input herfra blev formidlet til Digitaliseringsstyrelsen og det udførende konsulenthus, og dette input er delvist medtaget i den opdaterede version af referencearkitekturen, som boardet har haft til behandling den 17. august /. Til Arkitekturboardets mødet forelå en indstilling med 8 opmærksomhedspunkter udarbejdet af programmets it-arkitekt.

5 Drøftelserne på mødet er opsummeret i følgende udtalelse: Arkitekturboardet vurderer, at Referencearkitektur for selvbetjening v.0.6 med fordel kan fokusere skarpere på selve selvbetjeningsaspektet, også kaldet kernen. Det bør klart fremgå, hvad der er specifikt for selvbetjening, og hvilke krav dette stiller til funktioner og services i forretningslag og datalag. Det er vigtigt, at dette gøres på en måde der afkobler de underliggende systemer og services, således at det giver fleksibilitet for forskellige indkøbsstrategier, fx ved brug af standardsystemer. Side 5 af 30 Arkitekturboardets holdning til forslaget blev derefter båret videre ind i det fællesoffentlige arkitekturreview vedrørende Referencearkitektur for selvbetjening høringsversion v.0.6, som fandt sted den 18. august. Bilag Bilag 1: Indstilling og udtalelse fra Arkitekturboardets møde 17. august 2017 vedr. Referencearkitektur for selvbetjening høringsversion v.0.6.

6 3. Status vedr. arbejdet med initiativ 8.1 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi: Gode data og effektiv datadeling v. Jens Krieger Røyen og Michael Bang Kjeldgaard, Digitaliseringsstyrelsen samt Dan Bjørneboe, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL Baggrund Det fællesoffentlige arkitektursamarbejde organiseret i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og styregruppen for data og arkitektur udvikler sig løbende. Der bliver givet en mundtlig orientering ved repræsentanter fra Digitaliseringsstyrelsen. Side 6 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager orienteringen til efterretning Det endelige indhold af orienteringen kendes først efter koordineringsmødet for styregruppen for Initiativ 8.1 den 13. september KL efterspørger et opdateret roadmap for de fællesoffentlige initiativer med angivelse af, hvornår der forventes kommunal inddragelse. Bilag Ingen bilag

7 4. Rammearkitekturkrav ift. de nye SKI rammeaftaler og v. Leon Johansen, SKI Baggrund Som en stor rammeudbyder af it-systemer (fagsystemer) til de danske kommuner, arbejder SKI med at udvikle rammeaftaler, som understøtter kommunernes behov både i forhold til effektivt indkøb, størst mulig opfyldelsesgrad af krav, herunder krav om overholdelse af den fælleskommunale rammearkitektur. Side 7 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: tager orientering om SKI's arbejde med rammeaftaler vedr. nye itsystemer til efterretning drøfter om SKI's arbejde med at sikre overholdelse af rammearkitektur i SKI-rammeaftaler kan forbedres eller styrkes. Alle danske kommuner benytter i dag SKI it-rammeaftaler til at indkøbe it-systemer/fagsystemer. De væsentligste aftaler til disse indkøb er: it-løsninger- og vedligehold, hvor kommunerne kan indkøbe it-systemer tilpasset den enkelte organisation ASP/Cloud, hvor kommunerne kan købe driftede standardsystemer/fagsystemer. I 2018 kommer begge aftaler i nye versioner forventes klar Q og forventes klar Q På mødet vil SKI give en gennemgang af, hvordan der arbejdes med udviklingen af de nye aftaler, samt hvilke forventninger offentlige myndigheder (herunder kommuner) og leverandører har til de nye aftaler. Desuden gives en gennemgang af, hvordan SKI ser, at rammearkitekturen og dens anvendelse kan sikres gennem brugen af de nye rammeaftaler. SKI ønsker desuden en dialog med It-Arkitekturrådet om, hvordan kommunikationen omkring brugen af rammearkitekturen ved it-udbud kan sikres. Bilag Ingen bilag

8 5. KOMBIT's 'Strategi ' v. Karin Markmann Bentsen, KOMBIT På mødet giver Karin Markmann Bentsen en kort gennemgang af forslag til KOMBIT's 'Strategi '. Side 8 af 30

9 6. Ny digitaliseringsstrategi på sundhedsområdet v. Poul Erik Kristensen, Kontoret for Social og Sundhed, KL Baggrund Regeringen, Danske Regioner og KL aftalte i økonomiaftalen for 2018 at udarbejde en strategi for digital sundhed , der sætter rammerne for den fælles indsats på feltet. Strategien skal udpege indsatsområder for et bedre, mere effektivt og sammenhængende sundhedsvæsen for patienter, pårørende og medarbejdere. Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Side 9 af 30 - tager orienteringen til efterretning og giver eventuelle kommentarer til den videre proces I forlængelse af sommerens økonomiaftale skal der udarbejdes en ny digitaliseringsstrategi for sundhedsområdet i og med den nuværende strategi udløber. Strategien skal udarbejdes i samarbejde mellem Sundheds- og Ældreministeriet, Danske Regioner og KL og godkendes politisk af parterne inden udgangen af Kommissoriet lægger vægt på, at strategiarbejdet skal: Tilvejebringe status for den aktuelle indsats på området Beskrive væsentlige forretningsmål, principper og problemstillinger for sundhedsvæsnet, som digitaliseringen skal understøtte Identificere indsatsområder for den videre digitalisering af sundhedsområdet Opstille forslag til forpligtende målsætninger Formulere og prioritere konkrete initiativer, der kan understøtte forretningsmålene Opstille en model for igangsættelse, prioritering og styring af digitaliseringsindsatsen, herunder opfølgning og understøttelse af implementering af fastsatte mål og initiativer. Det kommunale fokus i den kommende strategi vil være at skabe grundlaget for sammenhæng på tværs af kommunale domæner som ældre-, handicap-, børne-, social-, beskæftigelses- og sundhedsområdet. Borgerne skal møde en sammenhængende offentlig sektor på tværs af kommunale domæner og de forskellige dele af den offentlige sektor. Strategien skal skabe rammerne for borgernes aktive medvirken, og borgerne skal have tillid til, at de møder en sammenhængende offentlig sektor, der er i stand til at koordinere, udveksle og genbruge data på en enkel og sikker måde. Strategien skal udarbejdes i samklang med såvel den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, regionale pejlemærker som den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, som skal sikre en sammenhængende digitaliseringsindsats på tværs af domæner og sektorer.

10 Digitaliseringsstrategien skal også ses i sammenhæng med det forventede udspil om det nære sundhedsvæsen og sammenhængsreformen. Tidsplanen, som er meget ambitiøs, er overordnet: September 2017: Strategiseminar i den nationale bestyrelse for sundheds-it, interessentinddragelse og skriveproces Oktober 2017: Forelæggelse af strategiudkast i den nationale bestyrelse for sundheds-it samt drøftelse i direktionen og Social- og Sundhedsudvalget (SSU). Bilag Ingen bilag Side 10 af 30

11 7. Kommunernes udfordringer med Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) v. Poul Erik Kristensen, Kontoret for Social og Sundhed, KL Baggrund Sundhedsvæsenets Organisations Register (SOR) er sundhedsvæsnets fælles organisationsregister. Kommunerne skal bruge SOR som autoritativt register og til postfordeling, når der skal indberettes utilsigtede hændelser og kommunikeres beskeder til og fra sygehuse, lægepraksis og kommuner. Side 11 af 30./. SOR går derfor fra at være et register, der bruges alene i sundhedsområdet til at dække bredere dele af den kommunale organisation. Fremover vil bl.a. socialområdet, arbejdsmarkedsområdet og børneområdet blive berørt. Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - drøfter mulige veje til bedre sammenhæng og dataudveksling på tværs af sundheds- og den kommunale sektor med afsæt i Sundhedsvæsenets Organisations Register, herunder overvejelser om nationale versus internationale standarder samt muligheden af at bruge den kommunale emnesystematik (KLE) som en del af løsningen Den øgede anvendelse af SOR giver anledning til at overveje, hvordan registreringerne kan matches med den kommunale organisation og opgaveløsning. Et match der gerne skal ske automatisk og digitalt og ikke manuelt. Samtidig stiger mængden af data, der skal udveksles. Derfor er der brug for, at kommunerne får styr på en ensartet og opdateret afspejling af den kommunale organisation, der efterfølgende kan mappes til SOR. En mulig vej på sigt er via organisationselementer i europæiske standarder, og indtil da ved at mappe mellem relevante områder af den kommunale emnesystematik (KLE) og SOR. Aktuelt bruges SOR som datakilde i forbindelse med: Indberetning af Utilsigtede Hændelser til Patientombuddet Udveksling af elektronisk kommunikation (MedCom-kommunikation) mellem sundhedsvæsenets parter Identifikation af tilsynssteder i forbindelse med den nyligt vedtagne lovgivning vedrørende risikobaserede tilsyn FMK statistik Komplekse patientforløb (planlagt). SOR indeholder data om hospitaler, primærsektoren (fysioterapeuter, praktiserende læger, tandlæger mv.) og i mindre grad om kommunernes sundhedsorganisation.

12 Den øgede anvendelse af SOR skyldes, at flere kommunale områder samarbejder med øvrige parter i sundhedsvæsnet og/eller yder sundhedsfaglige ydelser. Det gælder fx områderne: Ældreområdet Træningsområdet Forebyggelsesområdet Socialområdet Børneområdet Dele af arbejdsmarkedsområdet. Side 12 af 30 SOR bliver brugt som kilde til flere og flere opgaver i forbindelse med indberetning og elektronisk kommunikation på tværs af sundhedsvæsenet (sygehuse, praktiserende læger og kommuner). Det forventes endvidere, at SOR vil blive brugt som autoritativt organisationsregister på sundhedsområdet, socialområdet og børneområdet m.fl. i kommunerne i forbindelse med udbredelsen af telemedicin, digital understøttelse af tværgående komplekse patientforløb m.v. Registreringen af oplysninger om kommunale forhold i SOR er i dag ikke standardiseret. Det vil være en stor fordel, at de kommunale organisationsdata i SOR opdateres, så de kommunale data bliver mere retvisende og anvendelige i forbindelse med indberetning til nationale registre og digital kommunikation. Der er behov for at kunne indlæse et kommunalt organisationsregister eventuelt afgrænset til de kommunale områder, som kommunikerer med de øvrige parter inden for sundhedsvæsnet. Samtidig vil en standardiseret byggeblok for organisation, der bliver brugt på tværs af den kommunale familie, være en fordel. I dag oprettes de enkelte kommunale enheder i SOR, når behovet opstår. Men dette sker med risiko for variationer i datastrukturen, da alle kommuner er forskelligt organiseret, og registreringen kan være foretaget uden kendskab til fælles registreringsprincipper i SOR. Den fællesoffentlige standard for Organisation under Sag og Dokumentstandarderne er ligeledes relevant i forhold til at anvende et standardiseret udvekslingsformat mellem kommuner og regioner. Organisationsstandarden er ikke begrænset til sundhedsdomænet og passer derfor ind i kommunernes brede opgaveportefølje. Organisationsstandarden er for øjeblikket ved at blive opdateret parallelt med, at der på nationalt plan arbejdes hen i mod at adoptere internationale standarder. En mulig løsning kunne være via mapning af den kommunale emnesystematik (KLE) med SOR. Fordelene ved denne fremgangsmåde vil være, at den kommunale emnesystematik løbende bliver vedligeholdt, bygger på et relativt stabilt grundlag af lovbundne opgaver og kan sammenholdes med de enkelte kommuners delegations- og organisationsplaner. Samtidig vil denne tilgang fastholde et kommunalt

13 ejerskab over egen organisation samtidig med, at der kan arbejdes fællesoffentligt. Imod denne løsning taler, at detaljeringsgraden i registreringerne i SOR kan vise sig at være dybere end den tilsvarende detaljeringsgrad i KLE. Bilag Bilag 2: Notat fra MedCom vedrørende kommunikation til og fra kommuner. Side 13 af 30

14 8. Strategiprojekt 'Teknologispring og radikal innovation' v. Kathrine Mau og Jane Møller Pedersen, Økonomisk Sekretariat, KL Baggrund Machine learning, kunstig intelligens, Internet of Things, robotter mv. Den teknologiske udvikling går stærkere end nogensinde og måske stærkere end vi kan begribe. KL har derfor igangsat et strategiprojekt 'Teknologi-spring og radikal innovation', der skal støtte kommunerne til mødet med morgendagens teknologiske muligheder og udfordringer. Side 14 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: drøfter, hvilke muligheder og udfordringer den teknologiske udvikling skaber for kommunerne i forhold til at imødekomme borgernes og virksomhedernes efterspørgsel giver input til projektets arkitekturovervejelser Forandrede borgerpræferencer, ny teknologi, vedvarende effektiviseringskrav og nye forretningsmodeller vil i fremtiden påvirke kommunernes måde at være myndighed og serviceleverandør på. Teknologierne giver mulighed for, at kommunerne kan foretage radikale skift i deres måde at arbejde på og tænke i nye innovative løsninger til glæde for borgerne. Fx i myndighedsudøvelsen, hvor kommunens medarbejdere træffer afgørelser for borgere og virksomheder, når vi skal lære (digitalt) hele livet, eller når kommunen i fremtiden vil kunne levere virtuelle services til borgerne. Eller til at sikre øget ansvar og ejerskab hos borgere i samarbejde med kommunerne. Kommunerne bliver allerede nu stillet overfor nye muligheder, krav og forventninger. Også som arbejdsgiver og som ansvarlig for folkeskolen og kvalificering af arbejdskraften har kommunerne en helt afgørende rolle, som må forventes at blive påvirket af forandringerne. Automatisering i både produktions- og videnserhvervene betyder, at vi skal omstille kompetencerne, så de matcher fremtidens krav. Det er i sagens natur vanskeligt at give præcise forudsigelser om, hvordan og hvor hurtig den teknologiske udvikling slår igennem i arbejdsliv, erhvervsliv og hverdagslivet, og det er vanskeligt at forberede sig. Men kommunerne skal gøre forsøget, hvis vi skal kunne levere kvalitet i service i en tid, hvor effektiviseringskravene stiger. Udviklingen er ikke gået regeringens næse forbi. Disruptionsrådet, det digitale vækstpanel og Sammenhængsreform indeholder alle elementer af denne dagsorden. Det er imidlertid en udvikling og et område, kommunerne og KL også bør markere sig strategisk og vi-

15 sionært. Fundamentet er det store (og ofte fælles) arbejde KL og kommunerne i øvrigt gennemfører på hele digitaliseringsområdet på tværs af sektorer (samarbejdet via digitaliseringsstrategier). KL har igangsat et strategiprojekt om 'Teknologispring og radikal innovation', som på forskellige vis gennemføres i samarbejde med kommunerne. Projektet har flere formål: For det første skal projektet understøtte kommunerne i at forstå og arbejde med betydningen af de ændrede tendenser og teknologier, og hvordan disse har potentiale til at understøtte den kommunale opgavevaretagelse i forhold til et lokalt, tværkommunalt og landspolitisk set-up. Dette skal ske gennem "oversættelse" af, hvad de nye tendenser og teknologier betyder for kommunernes muligheder for at levere velfærdsservice i fremtiden, erfaringsudveksling og videndeling omkring nuværende og fremtidige tiltag. Side 15 af 30 For det andet arbejdes med at etablere et "udviklingsrum" for kommunerne, hvori der kan udvikles og afprøves radikalt nye løsninger med afsæt i borgerens præferencer, civilsamfundets ressourcer, virksomhedernes efterspørgsel og de nye teknologiske muligheder. Og endelig for det tredje understøtte KL's interessevaretagelse inden for nye serviceløsninger baseret på teknologi og nye forretningsmodeller etc. Strategiprojektet gennemføres forventeligt i to spor. Ét omhandlende vurdering af de forskellige teknologiers potentiale i en kommunal(- politisk) kontekst, herunder modenheden af teknologierne på den korte bane, og ét spor, der har et længere sigte, hvor projektet skal resultere i input til kommunernes udviklingsarbejde i de kommende år, og der skal etableres og formidles en række billeder på, hvordan fremtidens kommune kan se ud, og hvilke services den kan levere. Bilag Ingen bilag

16 10. Projekt Fælles Komponenter: Udvælgelse af selvbetjeningskomponenter v. Tobias Østergaard Kirstein, Kontoret for Digitalisering og borgerbetjening, KL Baggrund Projekt Fælles Komponenter til selvbetjening er en del af programmet 'Sammenhængende digital borgerservice'. Projektet har på basis af tidligere analyser og i samarbejde med KL's Kontor for Arbejdsgange og It-arkitektur etableret en bruttoliste over mulige fælleskommunale komponenter til selvbetjeningsløsninger. Formålet er at gøre det lettere og gerne billigere at udvikle gode, effektive og brugervenlige løsninger til borgere og virksomheder. Side 16 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: drøfter og giver input til listen over prioriteringskriterier, der skal bruges i det videre udvælgelsesarbejde med komponenterne drøfter hvilke muligheder, der kan være for at realisere komponenterne Projekt Fælles Komponenter har på basis af tidligere analyser og i samarbejde med KL's Kontor for Arbejdsgange og It-arkitektur etableret en bruttoliste over mulige fælleskommunale komponenter til selvbetjeningsløsninger. Formålet er at gøre det lettere og gerne billigere at udvikle gode, effektive og brugervenlige løsninger til borgere og virksomheder. Projektet vil med den igangværende analyse nå frem til en prioritering, kvalificering og estimering af disse komponenter for derigennem at nå frem til et beslutningsgrundlag for igangsætning af udvikling/anskaffelse af 3-5 komponenter. Analysen forventes afsluttet i uge 48. Analysen, der gennemføres af Rambøll, består af 3 workshops med relevante deltagere fra kommuner, KL og KOMBIT og har til formål at afdække, drøfte og prioritere en short-liste af komponenter og give input til økonomi, realiserings- og governance-modeller. Analysen vil ydermere levere en estimering af omkostningerne ved etablering, drift og videreudvikling samt overblik over projektrisici, og hvordan disse kan forebygges. Endelig vil analysen give en vurdering af forskellige scenarier for finansiering og governance. Projektet vil tilrettelægge en proces baseret på en høj grad af involvering af kommunale forretningskonsulenter og it-arkitekter.

17 Side 17 af 30 Indledningsvis skal analysen, med bistand fra blandt andet kommunerne og It-Arkitekturrådet, fastsætte de prioriteringskriterier, der er for udpegning af relevante komponenter. Pt. arbejdes der med nedenstående kriterier, der kvalificeres yderligere i uge 37 inden mødet i It-Arkitekturrådet: - Volumen (antal forventede klik og løsninger, der vil bruge komponenten) - Strategisk værdi (bidrag til realisering af kommunale og fællesoffentlige strategier) - Overensstemmelse med rammearkitektur og fællesoffentlige tiltag - Teknisk løsningsafhængighed (er komponenten uafhængig/afhængig af løsningerne) - Gevinst (tekniske, økonomiske og kvalitative) - Sikkerhed (fortrolighed, tilgængelighed, integritet heri indgår databeskyttelsesforordningen). Bilag Ingen bilag

18 11. Adgang til egne data v. Marie Madsen, Kontoret for Digitalisering og Borgerbetjening, KL Baggrund It-Arkitekturrådet er tidligere blevet forelagt status på det fælleskommunale initiativ om adgang til egen data. Der foreligger nu en fælleskommunal vision for adgang til egen data, og der arbejdes på at omsætte denne til en konkret plan for det videre arbejde i projektet. Sideløbende er der ved at være afsluttet to analyser i det fællesoffentlige samarbejde omkring overblik over sag- og ydelser, hhv. om referencearkitektur og om brugerbehovet. Side 18 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager status på projekterne om udstilling af borgere og virksomheders data til efterretning og giver input til den videre proces Status for KL's projekt adgang til egen data./. KL's bestyrelse har politisk godkendt den fælleskommunale vision for adgang til egen data. I projektet arbejdes der nu på at afklare en videre plan for at realisere visionen i samarbejde med KOMBIT. Projektet forventes at være inddelt i tre spor: Et kommunikationsspor som har til formål at kommunikere om projektet og de løbende resultater heraf. Herudover igangsættes et arbejde for at indsamle og udbrede eksisterende erfaringer og god praksis i kommunerne. Ønsket er dels, at sikre et godt grundlag for at igangsætte pilotprojekterne, men samtidig at udbrede allerede eksisterende erfaringer til kommuner med interesse for selv at gå i gang sideløbende med det fælleskommunale projekt. Et spor vedr. referencearkitektur for understøttelse af borgernes adgang til egen data. Referencearkitekturen søges udformet fællesoffentligt eftersom adgang til data bør være tværsektoriel og bliver kompatibel med den fælleskommunale rammearkitektur. Samtidig har det været nødvendigt, at brugernes og kommunens behov er afklaret, inden der igangsættes en udvikling af referencearkitekturen. Derfor vil resultaterne i spor 3 omkring pilotprojekter være afgørende for, hvordan man forventer at arbejde med referencearkitekturen. Et spor vedr. pilotprojekter. Ambitionen med pilotprojekterne har været at understøtte den fælleskommunale vision, og projektet har med det afsæt undersøgt forskellige muligheder for at gennemføre pilotprojekterne herunder SAPA-optionen. I SAPA-projektet er der en option, som gør det muligt at udstille disse data for borgeren. En mulighed for at igangsætte piloter kunne derfor være at aktivere SAPA-optionen. Denne option har imidlertid en række begrænsninger, som bør håndteres, herunder

19 at optionen teknologisk er bundet til borger.dk (mangel på platformsuafhængighed) og en lidt "gammeldags" og ikke brugertestet brugergrænseflade. Det er imidlertid projektets vurdering, at dette vil kunne håndteres (også økonomisk), så vi kan få løftet piloterne til et acceptabelt niveau, med de minimumskrav vi har til (fx) de to forhold. Dertil kan det være en udfordring, at SAPA først forventes at kunne blive igangsat i medio 2018 grundet situationen med monopolbruddet. Men indtil da vil der skulle igangsættes et indledende analysearbejde, herunder analyse af data, brugergrænseflader og borgerbehov. Ved at udvide og aktivere SAPA-optionen vurderes det ikke kun muligt at give borgerne afgang til at se egne data, men også muligt at afprøve forskellige måder, at borgeren kan bidrage og evt. anvende data, jf. de tre elementer fra visionen. Disse elementer vil således være mulige at evaluere og videreudvikle efter behov. Side 19 af 30 Styregruppen for projektet (Borgerbetjening 3.0) har godkendt, at projektet undersøger muligheden nærmere for, at aktivere den såkaldte SAPA-option, som grundlag for afprøvning af pilotprojekter. Forventningen er, at de fælleskommunale pilotprojekter også spiller ind i det fællesoffentlige samarbejde. Overblik over sag og ydelser (fællesoffentlig) I fællesoffentlig regi har man udarbejdet to analyser. Dels en behovsanalyse, som kan danne grundlag for et forslag til et sagsog ydelsesoverblik, som kan afprøves igennem pilotprojekter. Dertil har der været igangsat et analysearbejde for at udvikle en referencearkitektur for overblik over sag og ydelser. I løbet af denne analyse er det blevet tydeligt for parterne, at der har været en række antagelser, som vil have afgørende betydning for arkitekturen, fx om fagdata skal oversættes til et mere borgervendt sprog mv. Da det er afgørende at teste, hvorvidt disse antagelser er korrekte, inden den endelige version af referencearkitekturen foreligger, har parterne aftalt, at der i denne omgang udarbejdes en version 0.8 af referencearkitekturen, og at de antagelser, der ligger til grund for analysen fremhæves. Med det afsæt er det forventningen, at der fællesoffentlig igangsættes en række pilotprojekter for at trykprøve antagelserne, som så vil danne grundlag for at udarbejde en endelig referencearkitektur version 1.0. Såfremt de omtalte antagelser foreligger inden mødet, vil de blive præsenteret. Bilag Bilag 4: Den fælleskommunale vision for adgang til egne data.

20 12. Automatisering af manuelle processer v. Søren Frederik Bregenov, Kontoret for Digitalisering og Borgerbetjening, KL Baggrund It-Arkitekturrådet er tidligere blevet præsenteret for det fælleskommunale initiativ om automatisering af manuelle processer. På nuværende tidspunkt er projektets første leverancespor afleveret og dvs., at kommunerne har fået et katalog med i alt 26 processer, som vurderes at være relevante at se på, hvis man overvejer at arbejde med automatisering af manuelle processer. Samtidig er der lavet en kortlægning, som giver et overblik over status på arbejdet med automatisering i udvalgte offentlige og private myndigheder. Side 20 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager status på projektet om automatisering af manuelle processer til efterretning og giver input til den videre proces Flere kommuner har fokus på at automatisere manuelle processer ved hjælp af digitale assistenter og software robotter. Det er i flere tilfælde lykkedes at automatisere og implementere processer på 8-12 uger. Et eksempel på en egnet proces kan fx være sagsforberedende arbejde med automatiske opslag i relevante registre for at vurdere, om en borger er berettiget til/kan starte en ansøgning om kontanthjælp eksempelvis indhentelse af oplysninger fra E-indkomst, SKAT m.fl., eller en proces med automatisk betaling af faktura, der vedrører borgere, der har fået bevilliget uddannelse på baggrund af automatiske opslag i relevant ESDH/fagsystem. På den baggrund er KL og 25 kommuner i gang med et projekt i regi af det fælleskommunale Styrings- og Effektiviseringsprogrammet (SEP) om automatisering. Projekt har kørt siden februar 2017 og kører frem til efteråret 2017 og understøttes af konsulenter fra Spitze&co samt Celuma. Første leverancer klar Projektgruppen har i foråret 2017 arbejdet med projektets første leverancespor. Der er dels gennemført spørgeskemaundersøgelser blandt de 25 deltagende kommuner. Derudover er gennemført to workshops med tæt involvering af kommunale folk med indgående kendskab til forretningsområderne. Det har været helt afgørende at have folk fra forretningen med i processen med at identificere egnede processer til automatisering. De første projektleverancer er nu klar og omfatter følgende produkter: Inspirationsbruttokatalog med 115 processer, der har potentiale for automatisering Katalog med 26 egnede kandidater til procesautomatisering

21 Kortlægning af erfaringer for opstart, implementering og drift af automatiseringsløsninger fra statslige og private aktører. Nedenfor gennemgås materialet kort: Inspirationskatalog med 115 processer Inspirationskataloget indeholder i alt 115 manuelle processer på tværs af de kommunale fagområder, som kommunerne har meldt ind i forbindelse med forårets aktiviteter. Processerne i kataloget er ikke verificeret og tjener således kun som inspiration for kommuner, som ønsker at arbejde med procesautomatisering. Side 21 af 30 Katalog med 26 prioriterede processer Det prioriterede katalog indeholder i alt 26 processer på tværs af de kommunale fagområder, som de deltagende kommuner umiddelbart vurderer er egnede i forhold til automatisering. For nogle af processerne er der kommuner, som har erfaringer med at automatisere dem. For andre processer gælder det, at de vurderes egnede til automatisering af 2-3 kommuner. Kortlægning af erfaringer med automatisering Konsulenterne har på vegne af projektgruppen foretaget en kortlægning af erfaringer med automatisering i en række udvalgte offentlige myndigheder (statslige styrelser og ATP) og en række virksomheder (banker, forsikringsselskaber mv.). Det gennemgående billede er, at mange er i gang med at afprøve RPA-løsninger i forhold til et mindre antal manuelle processer. Enkelte er gået i fuld drift med automatisering af manuelle processer. Det er fx tilfældet for ATP, som har automatiseret ca processer. KL's materiale skal alene betragtes som inspiration På baggrund af det udarbejdede materiale har KL til de deltagende projektkommuner, i budgetvejledningen og på kl.dk opfordret kommunerne til at orientere sig i kataloget med processer med henblik på inspiration til eget arbejde med automatisering. KL har dog tydeliggjort, at den enkelte kommune skal være opmærksom på, at der udestår en lokalt proces med at efterprøve, om processerne er egnede kandidater til automatiseringer i den enkelte kommunen fx hvorvidt den enkelte kommunale har samme processer, om der er tilstrækkelig volumen til at opnå gevinster ved en automatisering, samt hvorvidt det i stedet er mere hensigtsmæssigt at foretage eller afvente reelle integrationer som fx tilkøbsmoduler til eksisterende systemer, skifte leverandør eller andre mere langsigtede løsninger. Da projektets leverancer alene er udarbejdet på baggrund af erfaringer og input fra de deltagende kommuner i projektet, forholder KL sig således ikke til hensigtsmæssigheden af den konkrete automatisering. Dertil har KL tydeliggjort, at der muligvis vil være flere processer med potentiale for automatisering grundet den generelle betragtning fra bl.a. McKinsey om, at op til 40 % af danskernes arbejdstimer har potentiale for automatisering.

22 Videre proces Kommunerne kan i efteråret se frem til flere værktøjer fra det fælles projekt. Her udarbejdes bl.a. screeningsværktøj til identificering af yderligere processer i kommunen, en valideret metode til screening af processer, som kan være relevante i forhold til automatisering, skabelon og opmærksomhedspunkter til beskrivelse af business cases, notat med konkrete implementeringsanbefalinger samt en oversigt over og en markedsafdækning af teknologiske løsningsmuligheder. Disse værktøjer forventes at være færdig i efteråret Side 22 af 30 Bilag Katalog med 26 prioriterede processer: VaultFiles/id_83532/cf_202/Katalog_med_prioriterede_processer_-pr-_04-7.PDF Inspirationskatalog med 115 processer: Kortlægning af erfaringer fra myndigheder og virksomheder:

23 13. Status for program "Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen" (SAGERA) v. Jan Struwe Poulsen, Kontoret for Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL 13.1 Programstatus Baggrund Programmet Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen udgør en del af den fælleskommunale digitaliseringshandleplan , og det indgår i It-Arkitekturrådets mandat, at rådet varetager en overordnet rolle i forhold til programmets progression og prioritering. Programmet består af 5 projekter. Side 23 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager den overordnede programstatus til efterretning Programmet har i sin levetid skabt retning på rammearkitekturarbejdet. Der er udarbejdet en vision, et målbillede og en governancemodel, der giver et tydeligt bud på rammer og retning for det videre arbejde i programperioden Der forventes i 2017 færdiggørelse af nyt indhold til rammearkitekturen i form af byggeblokke og en domænemodel. De fælleskommunale arkitekturmål og -principper revideres i 2. halvår 2017 i en proces med deltagelse af arkitekter fra kommuner, KL og KOMBIT. Et forslag til reviderede fælleskommunale arkitekturmål og -principper samt forslag til ny, styrket version af arkitekturrapport forelægges It-Arkitekturrådet på mødet i december. Programmet har sikret udbredelse af rammearkitektur gennem netværk med 69 deltagende kommuner i Der gennemføres fire netværksmøder i fire regionale netværk i Der afholdes i regi af netværket en netværkskonference d. 20. september 2017 i KL-Huset. Der er udarbejdet en kommunikationspakke om rammearkitektur, der ligger på rammearkitektur.dk. Pakken formidles yderligere i 2. halvår Der etableres en kommunal arkitekturuddannelse, der forventes påbegyndt foråret Programmet udarbejder herudover et konkret projektlandskab for arkitekturindsatsen i KL. KL modtog 8 ansøgninger til rammearkitekturpuljen 2017 med en ansøgt sum på ca. 1,2 millioner kroner, og der er efterfølgende blevet tildelt 0,5 mio. kr. fra puljen til 4 projekter. Ansøgningsfrist til rammearkitekturpuljen 2018 er den 1. december Programmet har udviklet et måleprogram i samarbejde med PwC. Første prøvemåling gennemføres i august.

24 13.2 Relancering af wiki Baggrund./. Under SAGERA-programmet er der defineret et projekt, 'Kommunal modning, udbredelse og kommunikation af rammearkitekturen', som bl.a. omfatter relancering af wiki for den fælleskommunale rammearkitektur. Der er udarbejdet en projektbeskrivelse for den første fase af relanceringen. Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Side 24 af 30 - drøfter og giver input til relanceringen af wiki Wikien i sin nuværende form og indhold blev afsluttet for cirka halvandet år siden, og har siden været uforandret. I takt med at udbredelse og forankring af den fælleskommunale rammearkitektur skrider frem, bliver en relancering af wikien påkrævet. Derfor igangsætter projektet 'Kommunal modning, udbredelse og kommunikation af rammearkitekturen' et projekt med det formål at afdække, hvordan de primære brugere anvender wikien i dag ('as-is'), og hvordan de primære brugere af wikien ønsker, at den skal anvendes og være fremadrettet ('to-be'). Fra september 2017 skal der gennemføres desk-research samt afholdes spørgeskemaundersøgelse og fokusgruppeinterview blandt de tre vigtigste brugergrupper, hvilket opsamles i en rapport og suppleres med perspektivering og anbefalinger, som fremlægges på næste møde i It-Arkitekturrådet primo december Første fase vil føre over til næste fase med videre relancering af wikien. Bilag Bilag 5: Projektbeskrivelse for relancering af wikien.

25 13.3 It-arkitekturuddannelse Baggrund KL og KITA har tidligere udbudt kurser om it-arkitektur i samarbejde med Strand og Donslund. Kurserne har været en stor succes, men kommunerne har bl.a. i Kommunernes it-arkitekturnetværk udtrykt ønske om, at en overbygning i form af en it-arkitekturuddannelse udviklet i samarbejde med eksempelvis IT-universitetet. Derfor udbydes nu Kommunernes it-arkitekturuddannelse../. Invitation til uddannelsen vedlægges. Side 25 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: - tager orienteringen til efterretning og giver input til formidling af it-arkitekturuddannelsen KL udbyder i samarbejde med KOMBIT og KIT@ Kommunernes itarkitekturuddannelse. Det er en femdages it-arkitekturuddannelse, der giver deltagerne opdateret viden om it-arkitektur, så de kan bidrage til at få kommunens forvaltning, arbejdsgange og it-systemer til at gå op i en højere enhed. Kommunernes it-arkitekturuddannelse skal give deltagerne viden og praktiske redskaber til at løfte digitalisering til et nyt niveau. Kommunernes it-arkitekturuddannelse er fordelt på 3 seminarer på dage: 5 dage i alt, med nogle uger mellem hvert seminar, som giver tid til refleksion over og opfølgning på den nye viden undervejs. Målgruppe: Uddannelsen retter sig mod kommunernes arkitekturansvarlige, digitaliseringskonsulenter, projektledere, projektdeltagere og medarbejdere, der skal begynde at arbejde med it-arkitektur, eller som allerede er godt i gang, samt kommunale chefer og ledere med ansvar for at digitalisere deres forvaltninger. Underviser: Klaus Østergaard, der er en af Danmarks førende eksperter inden for it-arkitektur er underviser på uddannelsen. Klaus underviser på Master-uddannelsen på IT-Universitetet i København og på ITU's Sommeruniversitet. Uddannelsen gennemføres i første halvår 2018 i København og Kolding. Bilag Bilag 6: Invitation til Kommunernes it-arkitekturuddannelse 2018.

26 13.4 Kommunikationsindsats for rammearkitekturen Baggrund God formidling er en forudsætning for at udbrede og forankre viden om rammearkitekturen i kommunerne og markedet. Som en del af handlingsplansprogrammet 'Sammenhæng og Genbrug med Rammearkitekturen' er der igangsat en kommunikationsindsats, der skal styrke og skærpe kommunernes fælles billede af den fælleskommunale rammearkitektur. Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: Side 26 af 30 - bidrager med forslag og ideer til, hvordan KL kan sprede budskabet om rammearkitekturen I perioden november 2016 januar 2017 har rammearkitekturprogrammet udarbejdet en vision, mål og fem fremtidsfortællinger, som i februar 2017 blev godkendt af henholdsvis KL og KOMBIT's interne styregruppe og af Kommunernes It-Arkitekturråd. Efterfølgende er der udarbejdet grundfortælling, der i kort form fortæller, hvad rammearkitekturen er, og hvorfor kommunerne skal arbejde med at udbrede og forankre rammearkitekturen. Herudover er der produceret en PowerPoint, Q & A og budskabspapir, som er tiltænkt til at kommunale topchefer kan videreformidle budskaberne om rammearkitekturen. Senere vil der komme flere versioner af Powerpointen til andre kommunale målgrupper. Grundfortælling, vision, strategiske mål og fremtidsfortællinger er blevet trykt i form af en folder med fem indstik. Dette trykte materiale blev præsenteret for og godkendt på KL's direktionsmøde i juni 2017 og præsenteret offentligt for første gang af Laila Kildesgaard ved Kommunernes Digitaliseringstræf i Kolding den 19. juni Ved samme lejlighed blev der kommunikeret om rammearkitekturen med roll-ups og plakater i samme design som folder og indstik. Efterfølgende er eksemplarer af det trykte materiale sendt med post til alle 98 kommuners direktioner og it-/digitaliseringsafdelinger, ledsaget af et brev fra Laila Kildesgaard. Bilag Alle dele af kommunikationsmaterialet kan downloades fra siden her:

27 13.5 Effektmåling af rammearkitekturen Baggrund Projektets formål er at dokumentere, at rammearkitekturen faktisk realiseres i kommunerne, og i hvilken grad den skaber de effekter og gevinster, som programmet sigter mod. Det muliggør ligeledes ændringer af indsatser i programmet, så effekterne realiseres. Målet er at skabe en metode og løsning, der kan anvendes til styringen af arbejdet med rammearkitektur, som kan indbygges i kommunernes eksisterende processer og løsninger til styring af it-porteføljen. Side 27 af 30 Indstilling Det indstilles, at It-Arkitekturrådet: drøfter den kvalitative målemetode, med fokus på de identificerede målepunkter giver input om specielle forhold, der skal tages hensyn til, inden en startmåling igangsættes i samtlige kommuner./. Den foreslåede målemetode består af en kvantitativ og en kvalitativ del. It-Arkitekturrådet er blevet præsenteret for den kvantitative del på mødet i maj Tidligere præsentationsmateriale vedrørende den kvantitative del af målemetoden er vedlagt som bilag 7../. Projektet har nu færdiggjort den kvalitative del af målemetoden, der består af 13 målepunkter, som er detaljeret beskrevet i bilag 8. Kvalitative målepunkter: Bedre betingelser for datadeling Rammearkitekturens evne til at stimulere innovation og nytænkning Åbnet konkurrence på det kommunale it-marked Kendskab til rammearkitekturens overordnede indhold Videns- og informationssøgning om rammearkitekturen Indhold i rammearkitekturen Anvendelse af rammearkitekturens indhold Udvikling og styring (governance) af rammearkitekturens indhold Anvendelse af elementer til arkitekturstyring fra rammearkitekturen Bidrag til indhold i rammearkitektur Anskaffelse af it-løsninger i det kommunale miljø Genbrug af elementer i rammearkitekturen Rammearkitekturens effekt på integration../. Værktøjsunderstøttelse af spørgeskemaer vedrørende de kvalitative målepunkter er færdiggjort, og det forventes, at en pilotmåling i udvalgte kommuner er afsluttet medio september. Spørgeramme for de kvalitative målepunkter er vedlagt som bilag 9.

28 Der er fra projektets side en ekstra opmærksomhed på kommunikation til kommuner og leverandører, således at der er et introduktionsbrev, der forklarer behovet for effektmåling, værdien af at kunne måle progression på målepunkterne over tid, den videre proces osv. Bilag Bilag 7: Kvantitative målepunkter og drejebog Bilag 8: Kvalitative målepunkter Bilag 9: Kvalitative målepunkter spørgeramme Side 28 af 30

29 14. Status fra Kommunernes Data & Infrastruktur (KDI) v. Kenneth Møller Johansen, KOMBIT På mødet giver projektleder Kenneth Møller Johansen en mundtlig status for: Støttesystemerne Serviceplatformen Kommunernes Datafællesskab Side 29 af 30 Bilag Ingen bilag

30 15. Eventuelt Side 30 af 30