Dagsordenspunkter med bilag

Transkript

1 Dagsordenspunkter med bilag Indhold 1.2 Referat...2 Bilag 1: Referat rådmandsmøde Styrket borgerkontakt sagsbehandlingstider og tilgængelighed...5 Bilag 1: Rådmandsindstilling...5 Bilag 2: Bilag 1 Sagsbehandlingsfrister og mål i MSB...13 Bilag 3: Bilag 2- Initiativer i MSB for bedre sagsbehandlingstider, tilgængelighed og styrket borgerkontakt Temadrøftelser i Magistraten og i byrådet i Bilag 1: Rådmandsindstilling om emner til temadrøftelserne i Magistraten og byråd i Bilag 2: Bilag 1- Temaer til kommende temadrøftelser i magistrat og byråd i Bilag 3: Bilag 2 Forslag fra BEF til temadrøftelser i Magistraten og Byrådet i Orientering fra Magistraten...29 Bilag 1: Referat for møde i Magistraten Bordrunden...30 Bilag 1: Bordrunden...30

2 Sociale Forhold og Beskæftigelse Administrative Servicecentre Ledelsessekretariat og Kommunikation Referat Rådmandsmøde : :00 Dato: Tid: Sted: Deltagere: 2. september :30-11:00 Rådmandens kontor, Rådhuset Erik Kaastrup-Hansen (EKH) Vibeke Jensen (VJ) Lotte Henriksen (LH) Bjarne Høyer Andresen (BHA) Jeanette L. Hoppe (JLH) Thomas Medom (TM) Mia Brix Jensen (referent) Afbud: Fraværende: Bemærk: 1 Til godkendelse 1.1 Dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 1.2 Referat VJ præciserede, at det notat der udarbejdes om KUU sendes til TM ikke til Beskæftigelsesudvalget. Referatet blev i øvrigt godkendt. 1.3 Lov og Cirkulæreprogrammet 2016 Årets lov og cirkulæreprogram samler op på de økonomiske konsekvenser af de lovændringer, der er vedtaget af Folketinget det seneste folketingsår og er således en del af budgetlægningsprocessen for kommende budgetår. Indstilling om at de optagne reservebeløb udmøntes til MSB jævnfør den udmøntningsplan, der er vedlagt sagen. Indstillingen blev tiltrådt. 1.4 Orientering om fattigdom i Aarhus Kommune Byrådet vedtog d. 13. august 2014, at den nationale fattigdomsgrænse erstatter den tidligere Aarhusgrænse. Ligeledes blev det besluttet, at der årligt fremsendes en redegørelse om fattigdom i kommunen. Der er nu udarbejdet en redegørelse for Indstilling om, at rådmanden godkender redegørelsen med henblik på videre behandling i Byrådet. Endvidere indstilling om at processen herfor drøftes.

3 VJ bemærkede, at udsættelsessagerne for første gang er inddraget. Beslutning om at uddybe orienteringen til Byrådet med følgende: Hvorfor der ses en stigning i antallet af udsættelsessager. Det skal fremgå af tabel 5, at det ikke er unikke borger og det skal uddybes, hvorfor det kun er 3 sager, der er effektueret. Enkelte sproglige rettelser fx under punkt 7 og i forhold til at vi ikke længere har en Aarhus definition formuleringerne herom bør ændres eller fjernes. (VJ følger op.) Beslutning om at rettelserne foretages og sendes til godkendelse hos rådmanden inden indstillingen (orienteringen) fremsendes til byrådet. (VJ følger op) Med disse bemærkninger blev indstillingen tiltrådt. 2 Til orientering 2.1 Orientering fra Magistraten TM orienterede om drøftelse af budgettet i Magistraten. Drøftelse af referatet. 2.2 Orientering om udvalgsmøderne LH præsenterede dagsordenen til Socialudvalgsmødet. Orienteringspunkterne blev drøftet. SOC fremsender baggrundsmateriale til punkt 5 om budgettet til Rådmanden i løbet af den 2. september (LH følger op.) TM beder om at Socialforvaltningen om muligt inden i mødet finder den evaluering/vurdering af blandt andet stofindtagelsesrummet i Aarhus Kommune, som er udarbejdet af ekstern aktør. (LH følger op). VJ præsenterede dagsordenen for Beskæftigelsesudvalget. VJ orienterede om at repræsentanter for socialrådgiverne deltager. Til brug for punkt 6, udarbejdes der en kort tabel, der viser provenuerne fra investeringsmodellerne - inklusiv modellen for integrationsområdet (BHA følger op). TM tog orienteringerne til efterretning. 2.3 Bordrunden EKH orienterede om en personsag. EKH orienterede om, at der fortsat er udbredte IT problemer på beskæftigelsesområdet. TM bemærkede, at der er behov for en politisk orientering til Beskæftigelsesudvalget og Magistraten. Endvidere skal der være kontakt fra TM til KMD. (VJ følger op) EKH orienterede om et kommende besøg af rigsrevisionen. EKH orienterede om et møde i direktørgruppen. TM orienterede om et møde på handicapområdet. BHA orienterede om, at der er kommet en række henvendelser om privat indkvartering til flygtninge. Informationsmøde for alle interesserede d. 17. september Side 2

4 VJ orienterede om: en henvendelse fra BA om beskæftigelsesområdet. et møde med Lærdansk. et besøg hos NCC og aftaler om virksomhedsskolen. VJ knyttede bemærkninger til ledighedstallene for Aarhus Kommune. JLH orienterede om en række aktindsigter. LH orienterede om et møde med Socialtilsyn Midt. TM vil fortsat gerne deltage i et besøg med Tilsynet. Side 3

5 Indstilling Til Rådmanden Fra Socialforvaltningen og Beskæftigelsesforvaltningen Dato 7. september 2015 Styrket borgerkontakt - sagsbehandlingstider og tilgængelighed 1. Resume Aktuelt strækker sagsbehandlingstiderne i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse sig fra 24 timer op til 26 uger. Responstiden fra forvaltningen modtager en henvendelse til borgeren kontaktes - er dog på de fleste områder kort. Byrådet har bestemt, at der ved alle henvendelser, som medfører efterfølgende sagsbehandling, skal foreligge en afgørelse eller et svar på henvendelsen inden 14 dage. Lange sagsbehandlingstider skyldes ofte, at der er tale om komplekse processer, hvor der skal indhentes udtalelser og bidrag fra mange parter, og at sagstallet for den enkelte medarbejder er høj. Det vurderes dog alligevel, at tilgængeligheden og kontakten med borgerne på en række områder kan styrkes yderligere. MSB indførte i 2014 metoden Styrket borgerkontakt med 24 timers service på klagesagsbehandling, og i 2015 den koordinerende sagsbehandler. Med inspiration herfra foreslås, at der arbejdes videre med at styrke borgerkontakten ved følgende tiltag; Indførelse eller videreudvikling af åbne journaler, så borgerne kan få adgang til egen sag via Borger.dk eller Jobnet.dk Forbedret kontakt til sagsbehandlere og hurtigere respons på henvendelser Klik her for at angive tekst. side 1 af 8

6 Udvikling af hjemmesider og indførelse af videorådgivning eller videovejledning Brugerundersøgelser og dialogmøder med borgere og organisationer med særligt fokus på borgerkontakten 2. Beslutningspunkter At 1) responstiden på borgerhenvendelser til Socialforvaltningen fastsættes til max 5 arbejdsdage. At 2) der igangsættes et pilotprojekt i Socialforvaltningen med åbne journaler, og at der efter en evaluering heraf tages stilling til mere generel udbredelse i MSB. At 3) det undersøges, om Beskæftigelsesforvaltningens åbne journaler i Jobnet.dk kan videreudvikles. At 4) tilgængeligheden for borgerne øges ved forbedret informationsniveau via hjemmesider, videorådgivning og videovejledning samt tidsbestillinger. At 5) eventuelle ekstraudgifter ved de nye tiltag afholdes af henholdsvis Beskæftigelsesforvaltningen og Socialforvaltningen eventuelt med bidrag fra eksterne puljer eller lokale innovationsmidler. 3. Baggrund Rådmanden har ønsket fælles overvejelser fra de to forvaltninger om sagsbehandlingstider med henblik på en vurdering af, om der er områder, hvor der kunne strammes op. Eller om det kunne være meningsfuldt at se på andet end de lovgivningsmæssige frister og tænke mere i initiativer, der tager udgangspunkt i borgernes vinkel og bygger ovenpå 24 timers service. Der er forskellige typer af sager og frister i de to forvaltninger. Nogle frister er lovgivningsbestemte og andre er fastsat af byrådet eller internt i forvaltningerne. I Socialforvaltningen er der frister fra 24 timer til 4 måneder. I Beskæftigelsesforvaltningen er fristerne mellem 2 og Klik her for at angive tekst. side 2 af 8

7 26 uger. Overholdelse af fristerne varierer men følges på udvalgte områder med måltal i begge forvaltninger (jf. bilag 1). På en række områder er der i begge forvaltninger indført straks tiltag. Det gælder eksempelvis i forbindelse med modtagelse af flygtningefamilier, konfliktmægling, småbørnsteamet, underretningssager, formandsafgørelser, digital kommunikation med borgerne. Der er også tale om forebyggende tiltag som eksempelvis informationsmøder om ny lovgivning eller ansættelse af en økonomisk rådgiver i BEF, der skal rådgive borgere i økonomiske forhold (jf. bilag 2). På andre områder er der lange frister, hvilket skyldes, at der er mange elementer inden over forløbene, og på en række områder også, at der er meget høje sagstal. Sagsbehandlingstider eller frister på op til fire måneder gælder eksempelvis; Børnefaglige undersøgelser ( 50), Ledsagerordning ( 97), BPA hjælpeordning ( 96) samt ansøgning om bostøtte i almene boliger ( 85) eller ansøgning om boformer ( 107 og 108). De lange frister er lovgivningsbestemte maksimale frister, og mange sager afsluttes langt tidligere. Det vil være problematisk blot at sænke sagsbehandlingstiderne uden at tilføre flere ressourcer til sagsbehandlerne. Det er dog muligt at forbedre borgerkontakten via en række tiltag inden for de givne rammer. På dialogmøderne med forældre til børn med handicap er der kommet ønsker om at telefontiderne udvides, at tilgængeligheden øges via mail, og at der i højere grad er mulighed for løbende orientering om sagsforløbet. Rådmanden har besluttet, at alle forslagene sættes i gang og Handicapcentret for børn har påbegyndt en proces med dette. 4. Effekt Det er målet, at borgerne oplever en let adgang til MSB og får en åben og hurtig respons på henvendelser. MSB er til Klik her for at angive tekst. side 3 af 8

8 for borgerne, så når borgerne har behov for kontakten, kan de regne med en hurtig kontakt. Borgeren har det primære ansvar for egen situation og skal derfor naturligvis have indflydelse og inddrages i egen sag. En forudsætning for, at borgeren oplever medindflydelse og føler sig tryg ved resultatet, er en god dialog og en åben og gennemskuelig beslutningsproces. Når borgeren oplever, at deres synspunkter har været taget i betragtning og kender begrundelserne for afgørelserne, øges tilfredsheden - også selvom udfaldet ikke svarer til borgerens forventninger. Fokus skal være, at der i dialogen med borgeren skal opnås et samspil med en eller få sagsbehandlere, da de personlige relationer kan betyde meget for en tillidsfuld dialog. Med åbne journaler inviteres borgerne til en mere åben og inddragende tilgang til sagsbehandling, som ligger godt i tråd med Den Aktive Borger. Borgerne får mulighed for at betjene sig selv og derved være en aktiv medspiller i egen sagsbehandling. Ved at indføre eller videreudvikle åbne journaler vil Aarhus kommune være på forkant med en udvikling, der forventes at tage fart de kommende år. 5. Ydelse Bedre borgerkontakt kan ske gennem en række kanaler. Det gælder i det direkte møde, i telefonsamtalen, i skriftlig eller video/telekommunikation hvad enten denne er rettet mod den enkelte borger eller har en mere generel karakter. Åbne journaler På møder med repræsentanter fra myndighedsområderne i BEF og SOC er det foreslået, at der arbejdes med at indføre eller videreudvikle åbne borgerjournaler, så borgerne via Borger.dk eller Jobnet.dk kan følge egen sag. Fordelen ved at indføre åbne journaler er øget åbenhed, samt at borgerne ikke behøver at være i kontakt med deres sagsbehandler for at få indblik. Klik her for at angive tekst. side 4 af 8

9 Med den større åbenhed forventes der også at ske en udvikling i den skriftlige dokumentation. Endelig vil tiltaget kunne aflaste sagsbehandlere, da der med tiden vil være færre anmodninger om aktindsigter, da borgerne selv kan tilgå sagsakterne. Åbne journaler vil selvfølgelig ikke kunne erstatte den direkte dialog mellem borger og sagsbehandler ligesom en række borgere, der er i kontakt med MSB, vil have behov for hjælp for at benytte de nye muligheder. Tiltaget kan derfor alene ses som et supplement. Der er tale om et område, der skal udvikles indenfor Socialforvaltningen, og der vil derfor i første omgang blive tale om et pilotprojekt, hvor mulighederne afprøves sammen med medarbejdere og borgerne på et eller flere udvalgte områder. De konkrete områder for pilotafprøvning er endnu ikke udvalgt. Bedre tilgængelighed Det foreslås endvidere, at der indføres responstid på borgerhenvendelser til Socialforvaltningen på maksimalt fem arbejdsdage. Det betyder, at en borger der henvender sig pr. telefon, post eller mail til sin sagsbehandler modtager respons med afsæt i Styrket borgerkontakt metoden indenfor maksimalt fem arbejdsdage. Der sikres back-up løsninger, så borgerne i åbningstiden altid vil kunne opnå telefonisk kontakt med forvaltningen. Hvis ikke sagsbehandleren selv er til at få fat i, kan der laves aftale om, hvornår sagsbehandleren vil ringe tilbage indenfor fem arbejdsdage. Borgerne kan også kontakte sagsbehandler via mail og få svar indenfor fem arbejdsdage. Fem-dages reglen gælder respons med afsæt i Styrket borgerkontakt metoden sagsbehandling og afgørelser vil følge de øvrige fastsatte frister. Klagesager, med undtagelse af afgørelsessager, følger fortsat 24-timersreglen. Ved presserende henvendelser vil der altid blive handlet straks. Klik her for at angive tekst. side 5 af 8

10 Aktuelt arbejdes med afprøvning af pilotprojekter med elektronisk tidsbestillinger i Alkoholbehandlingen og Misbrugsbehandlingen. Hvis erfaringer er gode, bredes tiltaget ud til også at dække andre områder i MSB. I Beskæftigelsesforvaltningen er der fra 1. juli 2015, som led i beskæftigelsesreformen, indført et nyt samtalebookingsystem, som gør det muligt at forsikrede ledige kan booke samtaler. Der arbejdes med udbredelse af metoden Styrket borgerkontakt i MSB, hvor blandt andet 24 timers service er udbredt til at gælde alle klagesager. I efteråret 2015 udbydes kurset Styrket borgerkontakt med udgangspunkt i Viemose konceptet til alle rådgivere i Socialforvaltningen. Hjælp via hjemmesiden - videorådgivning Hjælp via hjemmesider videorådgivning og videovejledning - opdateres og gennemgås med øje for brugervenlighed. Der indlægges desuden et antal videoer, der kan guide eller rådgive fx med optagelser af samtaler mellem psykolog og borger, eller vejlede i udfyldelse af blanketter eller ansøgningsskemaer. Formålet er, at borgere kan få en rådgivning om de mest almindelige spørgsmål på de tidspunkter, hvor de har behovet, også uden for kommunens åbningstid. Samtidig kan videorådgivning anvendes af de målgrupper, der har svært ved at gøre brug af de skriftlige kommunikationskanaler. 6. Organisering Ansvaret for gennemførelsen af ovenstående ligger i Stabene i Socialforvaltningen og Beskæftigelsesforvaltningen. Der etableres en arbejdsgruppe på tværs af SOC og BEF, hvor borgere og medarbejdere inddrages i processen. Status fra ovenstående forelægges Rådmanden januar I den forbindelse vil fremgå en detaljeret implementeringsplan for de forskellige delprojekter. Klik her for at angive tekst. side 6 af 8

11 Tabel 1: Forventet tidsplan for delprojekterne Delprojekter Implementeringen af 5 dags-reglen Undersøgelse af videreudvikling af åbne journaler i Jobnet.dk Pilotprojekt med åbne journaler i Socialforvaltningen Udvikling Afprøvning Tidsplan 4. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2016 Evaluering 1. kvartal 2017 Stillingtagen til evt. udbredelse Øget tilgængelighed Servicetjek af hjemmesider 1. kvartal kvartal 2015 Udarbejdelse af videorådgivning 4. kvartal 2015 og 1. kvartal 2016 Tidsbestillinger Forventes afprøvet 1. halvår 2016, og stillingtagen til udbredelse primo september Ressourcer Ressourcemæssigt vil det kræve udgifter i forbindelse med projektledelse, IT/udvikling af tekniske muligheder, oplæring og kompetenceudvikling samt til rådgivning af borgerne. Udgifterne afholdes i første omgang inden for rammen. En større udbredelse af Åbne journaler efter et evt. pilotprojekt vil kræve yderligere finansiering. Klik her for at angive tekst. side 7 af 8

12 Bilag Bilag 1: Sagsbehandlingsfrister og mål i MSB. Bilag 2: Initiativer i MSB for bedre sagsbehandlingstider tilgængelighed og styrket borgerkontakt Tidligere beslutninger Ingen Sagsnummer: 15/ Socialforvaltningen Tlf.: E-post: social@aarhus.dk Lix: 41 Sagsbehandler: Sanne Pagel Frederiksen Tlf.: E-post: spf@aarhus.dk Klik her for at angive tekst. side 8 af 8

13 Bilag 1: Sagsbehandlingsfrister og mål i MSB Lovgivningsfrister (SEL: Kommunale frister (Byrådet) Fælles Socialforvaltningens egne frister Faktiske. Data fra Ledelsestilsyn (udsnit) og KMD (register) Bekræftelse af at henvendelsen er modtaget sendes til borgeren 14 dage Hvis der kan træffes afgørelse øjeblikkeligt eller kort efter 14 dage Hvis fristen for hvornår der kan træffes afgørelse forlænges Underretning til borgeren, ved en forsinket afgørelse Hjemviste sager fra ankestyrelsen 4 uger Borgeren skal gives besked Borgeren skal gives besked 99% Ved klager fra borgeren 24 timers Familie, Børn og Unge Udfærdigelse af børnefaglig undersøgelse (SEL 50) 4 måneder 92%/81% (KMD) Udfærdigelse af handleplan (SEL 140) 4 måneder 66%(KMD) Opfølgning på handleplan (SEL 70) 3 måneder, opfølgning hver 6. 83%/74% (KMD) Opfølgning på plan for støtte til forældrene ved anbringelse uden for hjemmet (SEL 70, stk. 2) Revidering efter 3 måneder, herefter hvert år. Vurdering af behov for akutte foranstaltninger ved underretning (SEL) 24 timer 94% Indkaldelse til netværkssamråd (SEL) Vejledning for familier med børn under 18 år med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne (SEL 11, stk. 8) Undersøgelse ved åbenbar risiko for alvorlig skade på et barns eller en ungs sundhed og udvikling (SEL 51) Besked til forældremyndighedsindehaver om foreløbige afgørelser i Børn og Unge udvalget (SEL) Afgørelse om hjælp til borgeren ved udsættelsessag (RET 5a stk. 2) Fastsættelse af frister for behandling af ansøgning (RET 3, stk. 2) Genvurderingsforpligtelse (RET) Aktindsigtsanmodning, journaliseringsforplitigelsen og notatpligt (OFF) Familieorienteret rådgivning til børn, unge og deres familier 7 dage 3 måneder fra konstatering af funktionsnedsættelse 2 måneder fra beslutning i Børn og Unge udvalget 24 timer 14 dage Lovpligtigt at fastsætte frist for afgørelse 4 uger 7 dage 14 dage 99%

14 Fastsættelse af forældrebetaling for ophold i dagtilbud og klub (hel eller delvis øk. grunde) Nedsættelse eller fritagelse for betaling af ophold i dagtilbud og klub (pædagogiske eller sociale grunde) Fastsættelse af merudgiftsydelse Afgørelsen om dækning af tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap Ledsagerordning for årige Ansættelse af nærtstående til pasning af barn med handicap eller alvorlig sygdom Frist for foranstaltning efter 50-undersøgelse Voksenhandicap Delhandleplan efter indskrivning i et tilbud i Voksenhandicap (kommunal 3 måneder praksis på baggrund af SEL 141) Opfølgning på handleplanen og drøftelse af behov for flere tilbud i VH (kommunal praksis på baggrund af SEL 141) Hvert 2. år 96% Svar på ansøgning om ledsagerordning (SEL 97) 4 uger 4 uger - tre måneder Svar på ansøgning om merudgiftsydelse (SEL 100) 3 måneder Svar på ansøgning af BPA handicaphjælperordning (SEL 96) 4 måneder Svar på ansøgning om almene boliger med bostøtte (SEL 85) 4 måneder Svar på ansøgning om boformer (SEL 107 & 108) 4 måneder Svar på ansøgning om beskyttet beskæftigelse og samværstilbud (jf. SEL 3 måneder 103 & 104) Socialpsykiatri og Udsatte Voksne Handleplan (kommunal praksis på baggrund af SEL 141) Opfølgning (kommunal praksis på baggrund af SEL 141) Før igangsættelsen af en indsats Tilbud om behandling af stofmisbrug Minimum hvert 2. år 42% (KMD) Svar på ansøgning om almene boliger med bostøtte (SEL 85) 4 måneder 97 (KMD) Svar på ansøgning om boformer (SEL 107 & 108) Beskæftigelse Svar på ansøgning om arbejdsgiverrefusion Svar på ansøgning om arbejdsgiverrefusion løntilskud til private arbejdsgivere Svar på arbejdsgiverrefusion løntilskud til offentlige arbejdsgivere Svar på ansøgning om revalidering Svar på ansøgning om visitation til fleksjob 4 måneder 2 uger 2 uger 2 uger 12 uger 26 uger 4 uger 8 uger 8 uger 8 uger 4 uger 4 uger 4 uger

15 Svar på ansøgning om visitation til løntilskud for førtidspensionister Svar på ansøgning om etablering af selvstændig virksomhed - etablering Svar på ansøgning om tilskud til mentorordning Svar på ansøgning om dagpengerefusion til arbejdsgiver ved sygdom Svar på ansøgning om dagpenge (borger) Svar på ansøgning om fleksydelse Svar på ansøgning om kontanthjælp og uddannelseshjælp Svar på ansøgning om ledighedsydelse Svar på ansøgning om ressourceforløbsydelse Svar på ansøgning om flekslønstilskud Svar på ansøgning om enkeltydelse 81 & 82 a Svar på ansøgning om sygebehandling 82 & 82 a Svar på ansøgning om samværsudgifter 83 Afgørelse om førtidspension Svar på ansøgning om enkeltydelser og personlige tillæg førtidspension Seks uger 26 uger 4 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 2 uger 3 måneder 2 uger

16 Bilag 2: Initiativer i MSB for bedre sagsbehandlingstider, tilgængelighed og styrket borgerkontakt 22. august 2015 Side 1 af 3 Konkrete initiativer i Socialforvaltningen; Familiecentret Familiecentret implementerer strakstiltag i forbindelse med; modtagelse af nye flygtningefamilier, hvor papirarbejdet (11.3) er gjort, inden centret modtager familien, så der er aktion med det samme. Centeret handler dagligt akut/øjeblikkeligt i: vagtsager, røde underretninger og formandsafgørelser. Centret sætter jævnligt sager i gang med forebyggende indsatser jf SEL, hvilket vil sige sideløbende med undersøgelserne. Ligeledes bliver der i overgrebssager henvist til Børnehuset med det samme. Småbørnsteamet rykker også meget hurtigt ud, når det er påkrævet. I forbindelse med fødsler og sager, hvor der er behov for tæt opfølgning - ved mistanke om vold eller seksuelle overgreb. Der bliver afholdt børnesamtale samme dag, som centret modtager underretningen, koordineret med både politi og Børnehus Midt, snakket med forældrene samme dag og iværksat sikkerhedsplaner i samarbejde med SOS konsulent og netværk. På møder hvor Familiecentret bruger "Familien hurtigt på banen" - screenes for, om der skal laves undersøgelse ved første netværksmøde, og hvor der sammen med både det professionelle netværk og familien lægges en plan, der følges op en til to måneder efter. Der er målt direkte på sagsbehandlingstid, og den er væsentlig hurtigere end ved den sædvanlige procedure. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Socialforvaltningen Aarhus Kommune Sekretariatet Jægergården, Værkmestergade Aarhus C Telefon: Direkte telefon: Telefax: social@aarhus.dk Direkte spf@aarhus.dk Sag: 15/ Sagsbehandler: Sanne Pagel Frederiksen Centret oplever meget kort sagsbehandlingstid på private kontaktpersoner gennem kontaktpersonsordningen, og en hurtig respondering på forespørgsler dertil. Konfliktmæglere fra Ungdomscentret træder til med dags varsel i forhold til at mægle mellem klaner/ familiestridigheder og udarbejde familiekontrakter mellem forældre med et meget højt konfliktniveau. Dette gør sig også gældende i håndteringen af piger i æresrelaterede konflikter, hvor mæglerne rykker med ud hurtigt. I samarbejdet med Vuggestedet er der ligeledes hurtig responstid, og i samarbejdet med krisecentrene i vagtsager, tilbydes kvinderne og deres børn straks støtte.

17 Handicapcentret for børn: I Handicapcentret for børn er et nyt tiltag, at der afholdes velkomstmøder, hvor forældrene inviteres til et indledende møde med det formål, at der fra start bliver skabt en god dialog. 22. august 2015 Side 2 af 3 Der kommunikeres til borgerne i tilfælde af rådgiverskift, for at sikre let tilgængelighed og åbenhed. Voksenhandicap For-visitationsprojektet i Voksenhandicap har vist meget gode resultater, da langt flere borgere hjælpes videre uden behovet for tildeling af bostøtte. Borgeren inviteres til en samtale i forvisitationen, hvor borgeren for et beslutningsreferat med sig, om hvad de kan gøre, når de går fra mødet. I forhold til udskrivninger fra Hammel Neurocenter (senhjerneskadeområdet) møder rådgivere op inden udskrivning og har mulighed for at lave straksbevillinger, såfremt det er nødvendigt, og udredningen laves derefter (inden 3 måneder). Socialpsykiatri og udsatte voksne I myndighedscentret i Socialpsykiatri og udsatte voksne er der fokus på at tage den tætte dialog med borgerne fra begyndelsen. Der er også ændret ved at visitation sker ad hoc, hvor det tidligere måtte afvente månedlige visitationsmøder. Der igangsættes således fra dag til dag. Når sagsbehandlingstiden overskrides, skyldes det ofte at der aftentes afklaringer fra samarbejdspartnere. I SUV er det ligeledes ofte borgernes motivation, der skal arbejdes med, og denne er svingende for mange af målgrupperne. Konkrete initiativer i Beskæftigelsesforvaltningen; Digital kommunikation med borgerne Den 1. november 2014 blev det obligatorisk for en borger at have en digital postkasse på borger.dk, så borgeren kan modtage al sin post fra kommunen digitalt. En del blanketter og ansøgningsskemaer er forbedret, så borgeren på flere områder kan sende et svar, en ansøgning eller en erklæring digitalt. Forespørgsler bliver automatisk journaliseret i Workbase, hvis de er sendt via sikker postkasse, og sagsbehandlerne kan hurtigere svare borgeren, hvilket også automastik bliver journaliseret på sagen. Sms-service To af afdelingerne i jobcentret har indført sms-service ved indkaldelser, og det betyder, at borgeren automatisk får en reminder dagen før samtalen. Det betyder, at flere møder op til samtalerne, og man undgår spildtid og undgår

18 nye indkaldelser og faglige vurderinger om rådighed, hvilket er tidskrævende. 22. august 2015 Side 3 af 3 Elektronisk køsystem I forhallen på Jægergården er der indført et elektronisk køsystem til de fire afdelinger i ydelsescentret, og det betyder, at borgeren bliver henvist til rette afdeling og borgeren kan hele tiden følge med i, hvor langt man er med ekspeditionen. Det er nemt for afdelingerne at følge med i, hvor mange der venter, og man har mulighed for at justere bemandingen. Systemet genererer automatisk statistik. Visitationen i jobcentret har også et elektronisk køsystem. Telefonisk Callcenter To af afdelingerne i ydelsescentret har indført et callcentersystem, der styrer telefontrafikken til afdelingerne. Det betyder, at medarbejdere og ledere hele tiden kan følge med i, hvor lang kø der er, hvordan bemandingen er /skal være, og det har betydet en bedre borgerservice. Systemet genererer også her automatisk statistik. Hjemmeside, blanketter, breve, ansøgningsskemaer Der arbejdes hele tiden på at forbedre informationerne til borgerne ved at forbedre hjemmesiderne, og der arbejdes hele tiden med at forbedre blanketter, brev og ansøgningsskemaer, så de er forståelige og samtidig opfylder lovgivningen. Ansættelse af en økonomisk rådgiver Ydelsescentret har ansat en økonomisk rådgiver, der skal rådgive borgere, der selv har svært ved at styre økonomien eller unge, der ikke har lært det endnu. Med dette forebygger man, at borgere smides ud af deres bolig, og man undgår en del ansøgninger om enkeltydelser. Informationsmøder Visse målgrupper i jobcentret indkaldes til fælles informationsmøder, hvilket betyder, at man kan give en fælles informationen, og man kan spare tid og bruge tiden ved den individuelle samtale målrettet. Informere samarbejdspartnere om ny lovgivning I forbindelse med indførelse af ny lovgivning på ydelsesområdet, har fagkonsulenterne undervist kolleger i eksempelvis Folkeinformation, Grønlænderhuset og Misbrugscentret i de nye regler til gavn for deres brugere.

19 Indstilling Til Rådmanden Fra Organisation og Ledelse /Beskæftigelsesforvaltningen/Socialforvaltningen Dato 7. september 2015 Drøftelse af temaer til temadrøftelser i Magistraten og Byrådet Resume Arbejdet med at fastlægge rammerne for temadrøftelserne i Magistraten og byrådet er gået i gang. Hver magistratsafdeling skal sende forslag til disse temadrøftelser til Borgmesterens Afdeling (BA). Beskæftigelsesforvaltningen (BEF) og Socialforvaltningen (SOC) har udarbejdet forslag til temaer til de kommende temadrøftelser i Magistrat og Byråd Beslutningspunkter At 1) rådmanden beslutter hvilke forslag til temaer til de kommende temadrøftelser i Magistraten og Byråd i 2016, der skal fremsendes til Byrådsservice. 3. Baggrund BA har oplyst, at arbejdet med at fastlægge rammerne for temadrøftelserne i Magistraten og byrådet i 2016 er sat i gang. Der skal planlægges 8-9 temadrøftelser i Magistraten og 4 temadrøftelser i byrådet. Hver magistratsafdeling skal senest mandag d. 14. september sende forslag til disse temadrøftelser til Byrådssekretariatet indeholdende: en kort beskrivelse af temaet kobling til Aarhusmålene om temaet planlægges i fællesskab med anden magistratsafdeling samt Drøftelse af emner til temadrøftelser i Magistraten og Byrådet 2016 side 1 af 3

20 hvilket kvartal af 2016 man ønsker at afholde drøftelsen i. Magistratsafdelingerne har mulighed for at foreslå fælles temadrøftelser på tværs af flere afdelinger, og kan også spørge de politiske udvalg om forslag til temadrøftelser. På baggrund af de indkomne forslag udarbejder BA et forslag til en samlet plan for temadrøftelserne, som først skal drøftes i Direktørgruppen og derefter fremsendes til drøftelse og godkendelse i Magistraten. Magistratsafdelingerne skal være opmærksomme på følgende forhold: Magistraten evaluerer på mødet 21. september 2015 det seneste års møder (herunder temadrøftelser), hvilket kan munde ud i justering af rammen Magistratens tre øvrige medlemmer har også mulighed for at foreslå temadrøftelser i Magistraten På den baggrund har BEF og SOC udarbejdet forslag til de kommende temadrøftelser. 4. Effekt Magistraten har tidligere fastsat følgende formål med temadrøftelserne: At Magistraten på udvalgte temaer sætter retning, kvalificerer og giver sparring til den/de afdelinger, som står for den strategiske temadrøftelse. De strategiske temadrøftelser skal bidrage til, at Magistraten i højere grad inddrages i planlægning af tværgående indsatsområder. Temaerne skal godkendes i Magistraten. Udover det nævnte formå, forventes det, at MSB kan anvende temadrøftelserne til at få et politisk større fokus på en eller flere udvalgte udfordringer nuværende eller kommende inden for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Drøftelse af emner til temadrøftelser i Magistraten og Byrådet 2016 side 2 af 3

21 5. Ydelse Efter rådmandens udvælgelse tager de ansvarlige for de enkelte udvalgte temaer evt. kontakt til de involverede magistratsafdelinger. Dette gøres inden emnerne fremsendes til byrådsservice, såfremt det er nødvendigt. 6. Organisering O&L fremsender de endelige bud til byrådsservice. 7. Ressourcer - Bilag Bilag 1: Bilag 2: Forslag fra SOC til temaer til de kommende temadrøftelser i Magistraten og Byråd 2016 Forslag fra BEF til temaer til de kommende temadrøftelser i Magistraten og Byråd 2016 Tidligere beslutninger - Sagsnummer: 15/ Sociale Forhold og Beskæftigelse Tlf.: E-post: lds@msb.aarhus.dk Lix: 41 Sagsbehandler: Mia Brix Jensen Tlf.: E-post: mibrje@aarhus.dk Drøftelse af emner til temadrøftelser i Magistraten og Byrådet 2016 side 3 af 3

22 Forslag fra SOC til temaer til de kommende temadrøftelser i Magistrat og Byråd 2016 Forslagene er til rådmandens prioritering. Efter rådmandens udvælgelse vil Socialforvaltningen uddybe emnerne yderligere og tage kontakt til de involverede magistratsafdelinger. Tema Indhold Relevans i forhold til Århus Mål mm Forslag til Tidspunkt 2. september 2015 Side 1 af 3 SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Socialforvaltningen Aarhus Kommune Styrkelse af handicapområd et for børn Plads til byens udsatte borgere Billige boliger i byen Byens Rum Spanien omlægning MSB har i samarbejde MBU sat fokus på særligt forældre til handicappede børns møde med kommunen og de udfordringer, der kan opstå i forbindelse hermed gennem en åben og dialogbaseret proces med forældre til børn med handicap i løbet af første halvår Forældregruppe fremlægger forslag i forbindelse med temadrøftelse i byrådet Der kan også tænkes i forslag til fælles kompetenceudvikling på tværs af MSB, MBU og MSO. Der er stadig stigende behov for løsninger der kan sikre billige boliger til borgeren med handicap. Kontanthjælps og førtidspensionsreformen betyder flere borgere med handicap har et forsørgelsesgrundlag der betyder, at de kun kan klare en meget lav husleje. Der kan være behov for helt nye og kreative løsninger i forhold til boliger i forhold til disse borgere. Aarhus - en god by for alle Aarhus - en god by for alle - en by med handlekraft og fællesskab 1.kvartal kvartal 2016 Staben Jægergården, Værkmestergade Aarhus C Direkte telefon: Telefax: suv@msb.aarhus.dk Direkte mesch@aarhus.dk Sagsbehandler: Mette Schmidt-Hansen Louise Rohde Viggo Munk Sanne Pagel Julie Halkier Nilsson

23 I samarbejde med MTM, Boligorganisationer, brugerog borgerorganisationer 2. september 2015 Side 2 af 3 Voksne med handicap MTM og MSB har et tæt samarbejde omkring fremtidig placering af tilbud til særligt socialt udsatte borgere. Hvad er visionen og hvad er perspektiverne? Der er særlig fokus på området omkring Aarhus Havn. En bred drøftelse af indsatsen overfor voksne med handicap. Antallet af borgere med handicap der efterspørger støtte er stadig stigende og der er blandt borgere og ikke mindst organisationerne en øget opmærksomhed på forholdet mellem borgernes behov og rettigheder og det offentliges evne til at tilbyde relevant støtte til den enkelte. Området er under pres og der er behov for at drøfte prioriteringer og nye måder at løfte denne specialiserede velfærdsopgave på. Aarhus - en god by for alle 2.kvartal 2016 Styrket borgerkontakt Jobskabelse til socialt udsatte I samarbejde med MSO, organisationer, borgere, pårørende. En drøftelse af hvordan Aarhus Kommune kan styrke borgerkontakte generelt med udgangspunkt i de initiativer, som MSB har sat i gang (24 timer, koordinerende sagsbehandler, dialogmøder, deltagerbudgetter mv.) De senere år har vist, at socialt udsatte og borgere Aarhus en god by for alle Aarhus en god by 2. kvartal kvartal 2016

24 og borgere med handicap med handicap, kan varetage job på det almindelige arbejdsmarked ofte job på særlige vilkår. Erfaringer er dog også, at det viser sig at være sværere end forventet at få borgerne i job. Der er behov for øget fokus på de udfordringer, der er forbundet med den sociale inklusion både for borgeren, for virksomhederne og for det offentlige der yder støtte til borgeren, når denne er i beskæftigelse, er på vej til beskæftigelse eller ønsker at skifte arbejde. I samarbejde med Udvalgte virksomheder, organisationer og brugere. for alle 2. september 2015 Side 3 af 3 OBS: temaerne er ikke afklaret/afhandlet med MTM, MSO, MBU og BEF.

25 Forslag til temadrøftelser i Magistraten og i byrådet i 2016 Nedenfor fremgår Beskæftigelsesforvaltningens forslag til temadrøftelser i Magistraten og i byrådet i Det bemærkes, at forslagene ikke har været drøftet med de pågældende magistratsafdelinger. Unge i Aarhus 1) kort beskrivelse af temaet Temaet kan fokusere på arbejdet med at sikre en succesfuld overgang mellem grundskole og ungdomsuddannelser med fokus på eksempelvis: at 95 % af en ungdomsårgang tager en ungdomsuddannelse at 25 % af en ungdomsårgang tager en erhvervsuddannelse at der ikke sker et for stort frafald på ungdomsuddannelserne at de unge allerede fra børnehaven og op igennem grundskolen, får et kendskab til arbejdsmarkedet og egne evner at gribe de udsatte unge med en særlig indsats at unge flygtninge bliver tidligt fagligt screenet og indsluset i skolesystemet 7. september 2015 Side 1 af 4 SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Beskæftigelsesforvaltningen Aarhus Kommune Udvikling & Politisk betjening Jægergården, Værkmestergade Aarhus C Telefon: Direkte sjas@aarhus.dk Sagsbehandler: Jacob Sunimal Sonne 2) Kobling til Aarhusmål Målet om at 95 % af en ungdomsårgang skal have en ungdomsuddannelse 3) Planlægning i et samarbejde med andre magistrater Kan planlægges i samarbejde med MBU 4) Hvornår ønskes temadrøftelsen afholdt Temadrøftelsen ønskes afholdt i andet kvartal af 2016 Borgere i udkanten af arbejdsmarkedet 1) kort beskrivelse af temaet Temaet vil fokusere på arbejdet med at sikre borgere i udkanten af arbejdsmarkedet en stabil tilknytning til arbejdsmarkedet med fokus på eksempelvis: Unge hjemløse Unge i psykiatrien Ungdomskriminalitet

26 Ungdomsprostitution Radikalisering (politisk, religiøs) Diskrimination 7. september 2015 Side 2 af 4 2) Kobling til Aarhusmål Målet om at andelen af selvforsørgende borgere skal op på landsgennemsnittet 3) Planlægning i et samarbejde med andre magistrater Temaet planlægges i et samarbejde med MBU. 4) Hvornår ønskes temadrøftelsen afholdt Temadrøftelsen ønskes afholdt i 3. kvartal 2016 Forsyning af kvalificeret arbejdskraft til industrien 1) kort beskrivelse af temaet Vibeke Jensen er initiativtager til et strategisk udredningsarbejde på topledelsesniveau om kompetenceforsyning til industrien. Derudover er Jobcentret involveret i et lignende initiativ om samme emne med på et mere operationelt niveau. 2) Kobling til Aarhusmål BNP-vækst i Business Region Aarhus/Østjylland skal ligge over landsgennemsnittet Der skal skabes flere arbejdspladser årligt frem til 2030 Andelen af selvforsørgende borgere skal op på landsgennemsnittet 3) Planlægning i et samarbejde med andre magistrater Temaet kan planlægges i samarbejde med Erhvervskontoret i Borgmesterens Afdeling. 4) Hvornår ønskes temadrøftelsen afholdt Temadrøftelsen ønskes afholdt i andet kvartal af Unge i erhvervsuddannelse 1) kort beskrivelse af temaet Temaet kan kobles til erhvervsuddannelsesreform, herunder hvordan man får fat i dem, der har for lave karakterer til at blive optaget på

27 erhvervsuddannelser, ligesom det kan kobles til lære-praktikplads udfordringer. 7. september 2015 Side 3 af 4 Derudover kan man også fokusere på erhvervsuddannelser via Skillsrelaterede emner 2) Kobling til Aarhusmål 95 % af en ungdomsårgang skal have en ungdomsuddannelse 3) Planlægning i et samarbejde med andre magistrater Det første undertema om erhvervsuddannelsesreformen kan planlægges i samarbejde med MBU. Det andet undertema om lære-praktikplads udfordringer kan planlægges i samarbejde med erhvervsuddannelser og MTM, der har praktiske erfaringer med sociale klausuler ved kommunale byggeprojekter. Ift. skills-relaterede emner er der også mulighed for samarbejde med andre magistrater. 4) Hvornår ønskes temadrøftelsen afholdt? Aarhus Kommunes beskæftigelsespolitik 1) kort beskrivelse af temaet Hvert år skal der, i henhold til lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen, udarbejdes en beskæftigelsesplan, der skal vedtages i byrådet. På den baggrund udarbejdes der en beskæftigelsespolitik der er rammesættende for arbejdet i Beskæftigelsesforvaltningen. 2) Kobling til Aarhusmål Andelen af selvforsørgende borgere skal op på landsgennemsnittet 95% af en ungdomsårgang skal have en ungdomsuddannelse Der skal skabes flere arbejdspladser årligt frem til 2013 BNP-vækst i Business Region Aarhus/Østjylland skal ligge over landsgennemsnittet 3) Planlægning i et samarbejde med andre magistrater Planlægges ikke umiddelbart med andre magistrater. 4) Hvornår ønskes temadrøftelsen afholdt Såfremt der skal en drøftelse inden udarbejdelse af Beskæftigelsesplanen for 2017 bør det være 1. kvartal.

28 Ulighed i sundhed og med fokus på udvikling af nogle fælles mål på området for Aarhus Kommune (allerede planlagt) På et direktørgruppemøde er der blevet aftalt en temadrøftelse i Magistraten og i Byrådet hhv. den 16. november 2016 og den 20. januar 2016 om Ulighed i sundhed og med fokus på udvikling af nogle fælles mål på området for Aarhus Kommune. 7. september 2015 Side 4 af 4

29 Referat for møde i Magistraten, 7. september 2015 Mødereferat Åben dagsorden 1. Møde mellem Fælles MED Udvalget og Magistraten Drøftet. 2. Christian Budde udtræden af Aarhus Byråd Fremsendes til Aarhus Byråd med bemærkning, at Magistraten i mødet den 7. september 2015 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 2. september Halvårsregnskab og forventet regnskab for 2015 Fremsendes til Aarhus Byråd med bemærkning, at Magistraten i mødet den 7. september 2015 anbefaler, at byrådet tiltræder Borgmesterens Afdelings indstilling af 3. september Genudbud af administrative IT-systemer Tilbagesendes Borgmesterens Afdeling med bemærkning, at Magistraten i mødet den 7. september 2015 har vedtaget at tiltræde afdelingens indstilling af 2. september Projekt Rethink Velfærd godkendelse af debatoplæg Tilbagesendes Borgmesterens Afdeling med bemærkning, at Magistraten i mødet den 7. september 2015 har godkendt debatoplægget af 2. september 2015 med Magistraten som afsender.

30 Bordrunden