Kongevejen 46, Ringkøbing. 1 Godkende referat Referat af møde 9. august 2017udsendt den 11. august Referatet godkendt

Transkript

1 Protokol: Ringkøbing-Skjern Boligforening Dagsorden, bestyrelsesmøde Tirsdag den 5. september 2017, kl Kongevejen 46, Ringkøbing Indkaldt: Karsten R Håkonsen, Anne Grethe Graakjær, Ejvind Hansen, Hans Ove Hansen, Leif Kastner, Mads Vendelbo og Per Kragh-Thomsen. Referent: Bo Lodbjerg Mødet fortsatte onsdag den 13. september, kl Alle mødt begge dage 1 Godkende referat Referat af møde 9. august 2017udsendt den 11. august Referatet godkendt 2 Opfølgning, tidligere møder 1) Bestyrelsen godkendte på det seneste møde, at de afdelinger, hvor øgede henlæggelser i 2017 budgetterne medførte store stigninger i huslejen får tilskud på 10 % af de manglende henlæggelser. For afd. 13, Strandvænget, er det først i forbindelse med budget 2018 og den gennemførte ajourføring af data i drifts- og vedligehold, at henlæggelserne viser sig utilstrækkelige. Der mangler således 0,7 mio. kr. i 2037 medmindre henlæggelserne øges. Afd. 13 bør derfor på lige fod med de øvrige afdelinger tilgodeses med 10 % af deres manko (se Bilag 1, tilskud dispositionsfonden). 3 Konsulentfirmaet Christian Jensen RS Boligs medarbejdere var på seminar i Laugesens Have den maj. Konsulent Christian Jensen vil på mødet give en orientering om indhold og forløb. Indstilling: at orienteringen tages til efterretning Taget til efterretning 4 Det grønne område Vi har igennem en årrække skåret i mandskabet på de grønne områder. Dette er i store træk forløbet tilfredsstillende. Dog er der i sommerperioden med den nuværende bemanding udfordringer med at følge med. Dette skyldes primært, at alle hække klippes fra medio juni til slut august og dermed i en periode, hvor mange medarbejdere afvikler deres hovedferie. Det er derfor en tilbagevendende udfordring, at afdelinger, der først får klippet hæk i august måned er utilfredse med, at hækkene når at blive meget lange, før de bliver klippet. Side 1

2 Vi beder derfor nu eksterne om at give pris på at klippe en fjerdedel af hækkene i Ringkøbing og Tarm. Endvidere vil der (endnu engang) blive hentet pris på dele af vinterberedskabet i Ringkøbing. Når vi har fået priser hjem på ovenstående, vil bestyrelsen blive orienteret herom, herunder om der er rationale i at acceptere tilbuddene. I forhold til Tarm vil den faste sommerhjælper blive fastansat, idet der i de nærmeste år forestår opgaver, som det vil være billigere at løse i eget regi, bl.a. oprette fliser (afd. 83, 84, 86, 87 og 88) og opsætte nye stakitter (afd. 83, 84, 87 og 88). Peter Wilsøe er uddannet tømrer, men andre opgaver har højere prioritet. Det er derfor også en mulighed, at Peter vil kunne få tid til at varetage nogle af de mindre tømrer-opgaver. Generelt er der visse forebyggende vedligeholdelsesopgaver, der med fordel kan finde sted i vinterperioden (smøre beslag på udvendige døre og vinduer, algebehandle m.v.). Disse forebyggende opgaver forventes udført for samtlige lejemål i boligforeningen. Indstilling: at orienteringen tages til efterretning. 5 Fiber og indvendig kabling En del beboere har selv monteret antennestik og antennekabler, så de kan have deres fjernsyn placeret, hvor de finder det hensigtsmæssigt. I en del tilfælde lever de kabler og stik, beboerne har anvendt, ikke op til de krav, der gælder i dag. Det medfører i nogle tilfælde forringet billedkvalitet til stor irritation for beboerne, når de ser fjernsyn. I afdeling 1 (Skolevænget) bliver der af denne grund indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne tager stilling til, om de ønsker at bredbåndsforbindelsen skal være obligatorisk for afdelingen, således samtlige beboere betaler 79 kr./md. herfor. De 79 kr. vil dermed være en del af huslejen. Man vil fortsat ikke kunne modtage boligsikring m.v. af de 79 kr. Beboerne vil stadig få de 79 kr. i rabat, såfremt de aftager et produkt (internet eller fjernsyn). Siger afdelingsmødet ja til dette, beder vi Expert om at gennemgå beboernes egne installationer og udskifte de dele, der ikke lever op til de krav, der gælder i dag. Udgiften hertil vil blive afholdt af Dispositionsfonden, så udgiften ikke belaster afdelingens økonomi (se bilag 7, tilslutning og økonomi Waoo). Dette koncept ønskes tilbudt andre afdelinger, hvor beboerne oplever problemer med billedkvaliteten. Indstilling: at bestyrelsen bakker op om, at konceptet generelt kan tilbydes afdelingerne. Udbud af opgaver taget til efterretning. Fastansættelse af sommerhjælp for en årrække taget til efterretning, idet Bo afklarer ansættelse med fagforening og økonomi med revisor. Efter nogen drøftelse opbakning til, at relevante afdelingsbestyrelser kan forelægges muligheden. Bakker bestyrelsen op, kan afdelingsmødet tage stilling til et sådan forslag. Side 2

3 6 Arrangement med Erik W I forbindelse med weekendseminaret i Laugesens Have havde vi lørdag Erik W på podiet med Heart Talk. Der kom mange positive tilbagemeldinger på Eriks indlæg. Bo foreslår derfor, at der laves et fælles arrangement for alle beboere, hvor man kan få en tilsvarende oplevelse som i Laugesens Have. For at de fleste beboere får en reel mulighed for at deltage, bør der være bustransport til / fra Skjern og Tarm. Bilag 2, arrangement med Erik W viser et budget, hvor deltagerne selv betaler 25 kr. og får en øl/vand samt kaffe og kage i forbindelse med arrangementet. Med godt 100 deltagere giver det en udgift i størrelsesordenen kr. inkl. bustransport til og fra arrangementet. Udgiften kan afholdes af aktivitetspuljen. Indstilling: at bestyrelsen tiltræder, at der gennemføres et arrangement med Erik W. 7 Dispositionspuljen, afd. 92 Afd. 92 har haft flere vandskader pga. tærede radiatorvarmerør. Forsikringen har dækket ind til nu, men der er behov for at gribe ind forebyggende, så vi undgår nye skader. Varmerørene burde kunne holde mange år endnu, men er tærede pga. for højt iltindhold i fjernvarmevandet. Både byggeskadefonden og fjernvarmeværket har afvist at dække udgifterne til at udskifte rørene. Udgiften er anslået til kr./bolig. Da der er 20 boliger i afdelingen, er det en udgift på ca. 1 mio. kr. Per Kragh-Thomsen finder, at en væsentlig del af udgiften bør dækkes af dispositionsfonden, da der er tale om en ekstraordinær udgift, der ikke kunne forudses og derfor heller ikke er henlagt til. Afd. 92 har pt 1,8 mio. kr. i opsparede midler. Imidlertid viser det sig, at afdelingens henlæggelser er utilstrækkelige, idet der i alle år fremover mere end der henlægges. Henlæggelserne skal være kr. større end foreslået i Budget 2018 for blot at dække grundudgifterne. Det er derfor aftalt med bestyrelsen, at afd. 92 på afdelingsmødet tager stilling til øgede henlæggelser på kr. Øges henlæggelserne ikke, vil der være et plus på henlæggelserne i 2032, men et minus på 1,48 mio. kr. i Udgift til udskiftning af varmerør gør kun mankoen endnu større. Bilag 3, henlæggelser, afd. 92 viser henlæggelser for afdelingen dels uden tilskud og dels med tilskud på 50 % af udgiften til nye varmerør + 10 % i tilskud til mankoen på henlæggelserne før udskiftning af varmerør. Man kan argumentere for, at de 10 % beregnes efter udskiftning af Side 3

4 varmerør har fundet sted. Til orientering angiver bilag 5, dispositionsfond og arbejdskapital, satser hvor stort indestående, der skal være i de to fonde. Bilag 6, dispositionsfond og arb.kapital viser den forventede udvikling i de to fonde. Indstilling: at bestyrelsen yder et tilskud på 50 % til at udskifte varmerør + 10 % til henlæggelser 8 Dispositionspuljen, afd. 50 I Afd. 50 er der igennem alle år forsøgt etableret hæk visse steder, hvor hæk åbenbart ikke kan trives. Det er nu aftalt, at jorden skiftes de steder, hvor hækken ikke har etableret sig. Afdelingen har bedt om tilskud til at dække de gentagne udgifter til at etablere hæk. Til dato har afdelingen haft udgifter på kr. Indstilling: at bestyrelsen yder et tilskud på kr., svarende til ca. 50 % af den samlede udgift, når udskiftning er gennemført til efteråret. Per Kragh-Thomsen blev erklæret inhabil og forlod mødet under punktets behandling. Et flertal godkendte et tilskud på 50 % til at udskifte varmerør + 10 % til henlæggelser (beregnet før udskiftning af varmerør). Anne Grethe stemte imod, da afdelingen tidligere har nægtet at øge sine henlæggelser. 9 Tilskud vedr. kollektiv råderet Boligforeningen har tidligere generelt ydet et tilskud på 10 %, pt. max kr. ved råderetssager. Med den ændrede lovgivning vedrører tilskuddet alene den kollektive råderet. Der er mange sager om kollektiv råderet under opsejling, herunder også sager, der ikke vedrører køkken og bad. Kontoret foreslår, at boligforeningen som udgangspunkt kun yder tilskud til at udskifte køkken og bad, der er 20 år eller ældre. Køkken og bad vil endvidere som udgangspunkt kun blive udskiftet ved fraflytning, når der kan opnås tilskud fra boligforeningen. Der er afdelinger, hvor beboere ønsker at udskifte et nyere køkken. Dette vil herved kunne ske under den kollektive råderet, men uden tilskud fra boligforeningen. Kontoret vil lægge op til, at afdelingerne lægger den samme linje som boligforeningen. Indstilling: at bestyrelsen godkender, at RS Bolig som udgangspunkt kun yder tilskud til at udskifte køkken og bad, der er 20 år eller ældre. Tilskuddet vil fortsat være på 10 %, dog max kr.. Derudover aftalt at beboere, der ønsker køkken eller bad udskiftet prioriteres højere end udskiftning af køkken eller bad i fbm. fraflytning. Side 4

5 10 Bud på malerarbejde, gulvarbejde og rengøring Der er kommet bud ind på hhv. malerarbejde, gulvarbejde og rengøring i pulje 3, der vedrører Skjern og Ringkøbing. Bud inden for gulvarbejde og rengøring lå nogenlunde på niveau. På bud vedr. malerarbejdet var der lidt større variation (se bilag 4, indkomne tilbud pulje 3). Kontrakter på de tre opgaver er underskrevet og aftalerne træder i kraft pr. 1. september. Indstilling: at orienteringen tages til efterretning. 11 Boligsocial indsats, Damtoften Damtoften har generelt ikke et alt for godt ry i Ringkøbing, samtidig har andelen af beboere med anden etnisk baggrund end dansk været stigende igennem en årrække. Da en del af de nye udenlandske beboere kommer med andre kulturer og forudsætninger end dem, der generelt gælder i Danmark, er det begyndt at føre til en stigende grad af utilfredshed, hvor de mere ressourcestærke, herunder danske, beboere søger andet sted hen. Det kan nemt blive en negativ spiral. Der er derfor en reel risiko for, at der i løbet af nogle år dels kan opstå konflikter mellem nogle beboere og beboergrupper og dels kan opstå vanskeligheder med at udleje boliger i Damtoften. For at tage hånd om dette skal der over flere år gøres en boligsocial indsats over en bred kam. Det vil således være relevant at inddrage Alkjærskolen og andre lokale aktører i dette, så vi gør en samlet indsats for området. Dette kan ikke ske uden at der investeres ressourcer i de tiltag, der skal finde sted. Da der ikke på nuværende tidspunkt er defineret hvilke indsatser, der vil blive tale om, kan der ikke opstilles et egentligt budget. Formålet med dette punkt er derfor, at bestyrelsen principielt tager stilling til at investere i en boligsocial indsats i Damtoften, så der kan defineres projekter, findes relevante samarbejdspartnere og søges støtte fra fonde m.v. Inden der frigives midler konkret skal bestyrelsen således forholde sig til et samlet projekt med indsatser. Indstilling: at bestyrelsen godkender, at der kan defineres projekter og indsatser samt søges tilskud med udgangspunkt i en beløbsramme fra boligforeningens side på kr./år i en 5-årig periode. Taget til efterretning 12 Evt. - Ingen bemærkninger - Ingen bemærkninger Side 5