Udbudsbrev: Slamsugeranlæg

Transkript

1 Ægirsvej Hillerød / pd@hfors.dk hillerodforsyning.dk Udbudsbrev: Slamsugeranlæg Hillerød Spildevand A/S anmoder hermed om tilbud på et komplet slamsugeranlæg inkl. serviceaftale, som beskrevet i bilag 1. Udbudsform Leverancen udbydes efter Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015, gældende fra den 1. januar 2016) og reglerne heri vedr. varekøb i offentligt udbud efter forhandling. Udbuddet sker som begrænset udbud efter forhandling jf. Udbudslovens 5.4. Efter ansøgning udvælges 3 4 ansøgere, der opfordres til at fremsende tilbud. Udbuddet omfatter ikke chassiset, idet Hillerød Spildevand A/S indkøber dette i separat udbud (til levering 1. oktober). Tidsplan for udbuddet og projektet Følgende hovedtidsplan er gældende for projektet: Hovedtidsplan Dato Udbudsbekendtgørelse (Udsendelse af udbudsmateriale til tilbudsgiverne) Ansøgningsfrist (30 dage) Spørgsmål bedes fremsendt inden Tilbudsfrist (30 dage) første tilbud 4. april 8. maj 6. juni 14. juni Forhandlingsrunde runde tilbud 8. september Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) Kontraktindgåelse (stand still 10 dage) 18. september 28. september Ønsket leveringsdato

2 Leverance og spørgsmål til udbuddet Ordregiver er Hillerød Spildevand A/S Ægirsvej Hillerød EAN nr Cvr. Nr Eventuelle spørgsmål skal fremsættes pr. til: Preben Dissing pd@hfors.dk Såvel ansøgning som tilbud fremsendes til denne adresse. Ansøgninger fremsendes som mail i pdf, der ikke samlet må overstige 15 Mb. Vedlægges der bilag kan dette ske i separat mail. Ansøgningen skal vedlægges udfyldt ESPD. Denne kan indsendes som pdf eller elektronisk som HTML fil på hjemmesiden Alle henvendelser bedes mærket "Indkøb af nyt Slamsugeranlæg. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. Underretning om udvælgelse På baggrund af de ansøgninger, der modtages inden fristen den 8. maj 2017 udvælger ordregiver 3 eller 4 ansøgere til at afgive tilbud. Kun de udvalgte ansøgere kan/skal afgive tilbud. Udvælgelsen sker i to faser Først gennemgås om ansøgere overholder alle oplyste udelukkelsesgrunde Dernæst vælges ud fra økonomisk/finansiel og teknisk/faglig formåen som angivet i udbudsbekendtgørelsens del III. Oplysning om udvalgte ansøgere vil ske senest 11. maj Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål samlet og senest den 6. juni 2017 kl

3 Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Forhandlinger Forhandlingsfasen starter efter modtagelse og gennemgang af de indledende tilbud 1. Det indledende tilbud baseres på udbudsmaterialets angivelser. Ordregiver forhandler på grundlag af de indledende tilbud for at forbedre tilbuddenes indhold med henblik på at opnå et indkøb, der passer til ordregivers behov. Ordregiver forhandler med alle tilbudsgiverne, og forhandlingerne følger reglerne i udbudsloven. Der forventes kun afholdt en forhandlingsrunde, hvorefter alle tilbudsgivere vil blive anmodet om at fremsende endeligt tilbud. Fristerne for afgivelse af endelig tilbud vil blive præciseret under forhandlingsrunden. Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver vil foretage en evaluering af de endelige tilbud i forhold til tildelingskriteriet og de opstillede under- og delkriterier (se bilag 2). Når ordregiver har identificeret det økonomisk konditionsmæssige tilbud vil denne tilbudsgiver blive anmodet om at sende dokumentation for de i ESPD afgivne oplysninger, jf. lovens 151 stk.1. På baggrund af evalueringen vil Ordregiver derefter elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Kontraktindgåelse Kontrakten indgås efterfølgende mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver efter udløb af stand still perioden. Kontrakten indgås på baggrund af NL 01 og NU06. Udkast til kontrakt vedlægges som bilag 5. Tilbuddet/tilbuddenes indhold Tilbuddet skal være udformet på dansk og skal som minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger, ESPD (nye ESPD er kun krævet, hvis der er sket ændringer siden fremsendelse af ansøgning) Udfyldt tilbudsliste Specifikation af varen/produktdokumentation Leveringstidspunkt Service og servicested 1 Grundet sommerferien vil forhandlingerne ske i august som angivet i tidsplanen på side 1. 3

4 Tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste se bilag 3. Specifikation af varen/produktdokumentation Der skal medsendes tilstrækkelig dokumentation, der muliggør at ordregiver kan kontrollere at alle krav beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1) er overholdt. Specifikationen skal omfatte en beskrivelse af den undervisning og supervision som er indeholdt i tilbuddet. Specifikationen skal endvidere gøre det muligt for ordregiver at evaluere de forhold, der angives nedenfor under tildelingskriterier. Valg af chassis Ordregiver oplyser valgt chassis i slutningen af juni 2017, således at tilbudsgivere kender dette ved afgivelse af 2. runde tilbud. Montering af slamsugeranlæg med alt beskrevet udstyr skal være en del af dette tilbud. Leveringstidspunkt Ordregiver ønsker som angivet leverance senest den 28. december Leverandøren bør angive forventet leverancedato. Serviceaftale og servicested Leverandøren skal i tilbudslisten afgive pris på en serviceaftale. Serviceaftalen skal overholde regler og vilkår i NU06, og tilbuddet skal referere til punkterne i NU06. Aftalen bør omfatte nedenanførte krav: Serviceaftalen bør omfatte 5 år fra den dato, hvor tilbudsgivers garanti ophører. Serviceaftalen bør omfatte det samlede anlæg med alt udstyr samt opdatering af software. Beliggenhed af serviceværksted bør ikke ligge længere end 60 km. fra Hillerød Spildevand A/S. Transport af køretøjet til serviceværksted ønskes foretages af leverandøren. Beskrivelse af opgaven Opgaven består i Leverance af en komplet slamsugeranlæg i henhold til kravene i bilag 1. excl. chassis men inkl. montering på chassis Undervisning og supervision af personalet 5 års servicepakke Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 4

5 Evalueringen af tilbuddene vil blive foretaget ud fra følgende under- og delkriterier og med den nedenfor anførte vægtning. 1. Pris 2. Kvalitet og service "Pris" Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af den tilbudte "TOTALSUM ekskl. moms", jf. tilbudslistens side 1. Totalsummen er leveringsprisen for Slamsugeranlæg med komplet udstyr + prisen på serviceaftale i år 2 til 6. Tildelingsmetoden vil være den objektive tildelingsmodel, se bilag 2. "Kvaliteten Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på At specifikationerne angivet i kravspecifikationerne i bilag 1 er overholdt Arbejdsmiljø, ergonomi og sikkerhed. Funktionsgaranti Leveringstidspunkt samt forslag til undervisning og supervision. Serviceaftale og - sted Der skal oplyses en pris pr. år for service på tilbudslisten. Her vil leverandøren blive bedømt på Hvad der er indeholdt i denne pakke (omfang, afhjælpning, kontroller) Hvor service vil finde sted. Tilbuddet Tilbudsfristen er onsdag den 14. juni 2017 kl Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet sendes til: Hillerød Spildevand A/S Ægirsvej Hillerød Att. Preben Dissing Tilbuddet skal mærkes " Indkøb af slamsugeranlæg. Tilbudsgiverne skal aflevere tilbuddet i 1 fysisk eksemplar, samt i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Det fysiske eksemplar af tilbuddet bedes mærket "original". 5

6 I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske eksemplar og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet/tilbuddene inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Leveringstidspunktet vil dog blive justeret efter kontraktdato. Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. Ordregiver forbeholder sig ret til at standse projektet, hvis det efter detailprojekteringen udarbejdede bygherreoverslag afviger væsentligt fra det forventede niveau. Rådgiveren vil i så fald blive honoreret for den del af projektet, der er gennemført på tidspunktet for standsning. Med venlig hilsen Preben Dissing Projektleder 6

7 Bilag: 1. Kravspecifikation 2. Tildelingsmodel 3. Tilbudsliste 4. ESPD 5. Kontrakt (udkast) 7

8 8

9 BILAG 1 - Kravspecifikation. Baggrund Slamsugeranlægget skal opfylde følgende minimumskrav: Fuldautomatisk renseproces med skrabeplade og kost på finfilter som sikrer kontinuerlig genbrug af spulevand. Dog min. 200 my filter for at minimere slid på spulepumpe og dyser. Tankkapacitet på minimum 14 kubikmeter vand eller slam. PED tank, så den kan tryksættes til 1 bar og dermed bliver hurtigere til aflæsning via bundsug/kassette. Tanken skal være udført med flytbart stempel som kan fastlåses i fire faste stillinger og derved opdeler tanken i to rum af variabel størrelse. Tykkelsen på tanken skal være min. 8 mm. Top- og bundsug som skal være automatisk styret og monteres med 4 tw koblinger Højtrykspumpe, minimum kapacitet 470 liter/min. ved 150 bar skal køres via kilerem så de kan køre uafhængig af vakuumpumpen. Svingbar slangetromle med 300 m 5/4 plastik spuleslange med hydraulisk slangestyr og udstyret med metertæller. Udvendig på slangetromle til 5/4 skal der monteres en tromme og den skal køre uafhængig med 60 m ¾ gummi slange og 40 m ½ gummi slange med metertæller. Lamelvakuumpumpe, minimum kapacitet liter/min. Ved r/min. Vakuumpumpen skal være støjdæmpet og variabel hydraulisk. Sugekassette, 5 med løft og teleskop. Seperat udsving og min. 2 udskud på kassette. Afvanding gennem sugekassette på forreste og bagerste tank. Hydraulisk transporttromle med min. 50 m 3 slange opdelt i 3 længder skal monteres bagerst i venstre side med bagudtræk. Slanger skal monteres med 3 TW koblinger. Vandpåfyldning med 4 TW kobling påfyldes i bunden af vandtanken. Anlægget skal være PLC styret og fjernbetjent. 2 bak tv kameraer. Frostsikring af højtryksanlægget med oliefyr. Krav til øvrigt udstyr: Slamsugeren skal desuden som minimum være udstyret med de elementer, der er nævnt i det følgende: Lys, strømudtag og reflekser. 10 stk. Led-arbejdslamper. En lysbro R cm og 130 Led monteres på førehusets tag. Blitzblink, 4 stk. i kølegitter, 2 i bagkofanger, 2 over slangetromle bag på og 2 på hver side. 8 stk. markeringslys med indbygget reflekser. 9

10 Chassis leveres med 230 Volt 1500 W. udtag monteret i førerhus og anlæg skal udføres med udtag i skab. Refleksbjælke og reflekser bagtil + 4 Led-baklygter. Skabe og hylder: Min. 3 stk. aluminiums dobbeltskabe pga. vægten. 1 stk. aluminium miljøskab med vandbeholder, vandvarmer, sæbe og papirholder. 1 stk. aluminiums højskab. Stenkasse. Luftudstyr/luftudtag Alle skabe skal være opvarmede og udstyret med indbygget lys. Skilte og maling: Chassis leveres med førerhus RAL farve efter Hillerød Spildevand A/S valg, som oplyses ved kontraktunderskrivelse. Tank RAL farve efter Hillerød Spildevand A/S valg, som oplyses ved kontraktunderskrivelse. Påsætning af logo o.l. på bilen aftales nærmere under kontraktforhandlingerne og skal være indeholdt i tilbuddet. Eloxering af skabe og reoler, redskabskasse, skærme, cyklistværn og diverse alu-plader. Øvrige funktionskrav: Vedligeholdelse af maskinen skal være så let som muligt og den almindelige smøring af maskinen skal ske via et automatisk centralsmøresystem. Centralsmøresystemet skal afgive alarm i tilfælde af defekt. Der skal være monteret ekstra hydraulisk udtag. Slamsugerne skal overholde alle lovmæssige krav i henhold til EUstandarder og danske love. Funktionsgaranti: Leverandøren skal mindst i 12 måneder efter at Hillerød Spildevand A/S har godkendt leveringen give en garanti på konstruktions-, fabrikations- og materialefejl. Denne garanti skal være indeholdt i tilbudsprisen. Leverandøren skal senest ved kontraktindgåelse aflevere et vedligeholdelsesprogram for både chassis og slamsugeranlæg. I garantiperioden skal der uden yderligere omkostninger for Hillerød Spildevand A/S foretages service. Udførelse af service og reparationer: Hillerød Spildevand A/S ønsker en 5-årig serviceaftale. Leverandøren skal i tilbudslisten afgive pris på en serviceaftale. 10

11 Serviceaftalen skal overholde regler og vilkår i NU06, og tilbuddet skal referere til punkterne i NU06. Aftalen bør omfatte nedenanførte krav: Serviceaftalen skal omfatte 5 år fra den dato, hvor tilbudsgivers garanti ophører. Hillerød Spildevand A/S stiller krav om, at serviceværkstedet for den tilbudte slamsuger, ikke må ligge længere væk end 60 km fra Hillerød Spildevand A/S. Værkstedet skal være beliggende i Danmark, og der skal være flere folk på værkstedet, som kan servicere. Evt. måles på værdi af lager, som sandsynliggør, at der kan laves hurtig service for at undgå evt. unødig stilstand. Beliggenhed for serviceværkstedet skal oplyses forud for kontraktindgåelse. Leverandøren skal sikre, at der ved nedbrud på slamsugerne kan tilkaldes hjælp til udbedring af nedbruddet og at servicepersonalet kan være tilstede på et af Hillerød Kommune nærmere angivet sted indenfor kommunegrænsen indenfor maksimalt 24 timer efter tilkaldet. Leverandøren skal garantere, at reservedele kan leveres i en periode på 10 år målt fra dato for kontraktunderskrivelse. Levering: Den helt færdige, opbyggede, funktionsklare slamsuger skal leveres til Hillerød Spildevand A/S Kirsebær Alle Hillerød senest den 28. december Samtidig med leveringen skal leverandøren aflevere en overensstemmelseserklæring i henhold til maskindirektivet (Direktiv 2006/42/EF). Leverandøren skal i forbindelse med leveringen gennemføre en demonstration hos Hillerød Spildevand A/S i brugen og vedligeholdelse af slamsugeren. Der skal ved levering leveres en instruktionsbog i 3 eksemplarer på dansk til slamsugeranlægget. Elektriske og hydrauliske diagrammer skal være indeholdt i instruktionsbogen. 11

12 12

13 BILAG 2 EVALUERINGSMODEL (TILDELING) OBJEKTIV TILDELINGSMODEL Tildelingskriterium Tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingsmodel Tildelingsmodel er en prismodel, der bygger på at den tilbudte pris tillægges et kvalitetsbetinget tillæg, der afhænger af den karakter, der opnås på en skala fra 0 til 10 på nedenstående skala. For tildelingskriteriet kvalitet, ud over selve prisen, tillægges tilbudsprisen et beløb ekskl. moms - i henhold til nedennævnte tillæg - pr manglende kvalitetspoint for nedennævnte underkriterier. De kvalitetsbetingede tillæg beregnes for følgende underkriterier: Kvalitet og service Pointskala for kvalitetsbetingede pristillæg beregnes ud fra nedenstående skala, ud fra en konkret vurdering af de enkelte underkriterier for den samlede rådgivning. Karakter 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 13

14 1 0 Skalaen er udarbejdet af Værdibyg. Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Som underkriterier anvendes følgende tillæg i kr. ekskl. moms pr karakter mindre end 10.: Kvalitet og service tillæg pr point under 10 = kr. ekskl. moms Eksempel Et tilbud, der opnår karakteren 8 for Kvalitet og service, får således tillagt 2 * kr. = kr. til den afgivne tilbudspris. 14