AARHUS UNIVERSITET 25. januar 2011 JKB UDKAST

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET 25. januar 2011 Hovedsamarbejdsudvalget J. nr. AU JKB UDKAST Referat af 1. møde/2011 i Hovedsamarbejdsudvalget Tirsdag den 18. januar 2011, kl Til stede: Lauritz B. Holm-Nielsen (formand), Søren E. Frandsen, Jørgen Jørgensen, Svend Hylleberg, Troels Nørager (for Mette Thunø), Allan Flyvbjerg, Brian Bech Nielsen, Louise Gade, Aase Pedersen (næstformand), Bertha Beck, Anne Marie Bundsgaard, Leif Flensborg, Finn Folkmann, Ole Hagh, Peter Holm-Nielsen, Uffe Pilegård Larsen, John Kapstadt, Bibiana Paluszewska, Anna Plaskett, Hans Uffe Sperling-Petersen, Peter Wind, Niels Jørgen Relsted, Jørgen Riis. Afbud: Mads Ask Andersen, Mette Thunø (sender suppleant) Specialkonsulent Jens Kristian Birthin, AU HR, deltog i hele mødet. 1. Bemærkninger til dagsordenen Formanden bød velkommen og ønskede alle et godt nytår En særlig velkomst til de nye dekaner. Der var en kort præsentationsrunde. Rektor beklagede indledningsvis, at HSU-mødet på grund af travlhed var blevet udskudt fra december 2010 til januar Han understregede, at den korrekte fremgangsmåde er, at budgettet forelægges HSU til drøftelse inden det forelægges bestyrelsen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet 4/2010 den 4. november 2010 Der var ingen bemærkninger til referatet, som blev godkendt. 3. Meddelelser - Ændringsforslag til universitetsloven Rektor nævnte den serie af ændringsforslag til universitetsloven, som har været sendt i høring i den seneste tid. Seneste ændring er forslag til ændringer i udviklingskontrakterne. Heri lægges der bl.a. op til, at ministeriet kan pålægge universiteterne bestemte mål, hvilket Aarhus Universitet tager afstand fra. Universitetet ønsker større frihedsgrader og ønsker at vedtægten bliver tillagt større betydning i forhold til udviklingskontrakten. Prorektor sagde, at udviklingskontrakten bør være et dialogværktøj og ikke et pålæg fra ministeriets side. Aase Pedersen roste den måde universitetsledelsen har taget medarbejdersidens kommentarer med i svaret til ministeriet. -Nye byggerier Rektor fortalte om det nye byggeri for Aarhus Faculty of Health Sciences, som skal ligge nedenfor Bartholin bygningen. NANO byggeriet ud til Langelandsgade er langt fremskredet, og der er også nye bygninger på vej på Katrinebjerg. Prorektor fortalte, at bestyrelsen har godkendt, at der arbejdes videre med Arts and Business bygningen på hjørnet af Ringgaden og Randersvej/Nørrebrogade. Der 1

2 vil blive udskrevet en arkitektkonkurrence. Leif Flensborg spurgte til væksthusene og museumsbyggeri. Rektor svarede, at der er planer om et samlet medicinsk/naturvidenskabeligt museumscentrum, men der er endnu ikke fundet hverken penge eller et sted til dette. Et af ønskerne går på at placere det nye museumscentrum på den tidligere Ceresgrund. -Nye medlemmer af bestyrelsen Rektor orienterede om de nye eksterne medlemmer af bestyrelsen, som tiltræder pr. 1. februar Der er tale om følgende personer: Lars Rohde cand. oecon. fra AU og direktør for ATP Gitte Ørskov mag. art. i kunsthistorie fra AU og direktør på KUNSTEN, Museum of Modern Art Ålborg Peder Tuborgh cand. merc. og koncernchef hos ARLA Food. De øvrige eksterne medlemmer af bestyrelsen er: Mariann Fischer Boel Margareta Wallin Peterson Michael Christiansen Peter Holm-Nielsen spurgte, hvorfor der ikke var nogen repræsentanter fra sundhedssektoren i bestyrelsen. Rektor svarede, at universitetsledelsen ikke har været med i beslutningen, men at hospitalssektoren i øvrigt er meget tæt på via andre kanaler. Prorektor forklarede, at der har været nedsat et særligt udvalg bestående af Jens Bigum, Michael Christiansen, to professorer samt formand og næstformand for Aarhus Universitetssamvirke med chefjurist Per Møller Madsen som sekretær. Der har været tale om en meget grundig proces med 51 forslag til kandidater, og forskellige kompetencer er blevet afvejet. Der har bl.a. været ført samtaler á 2 timers længde med udvalgte kandidater. På spørgsmålet om, hvem der bliver formand for bestyrelsen, svarede rektor, at dette først bliver besluttet ved udgangen af januar måned. En af de ovennævnte ændringer af universitetsloven gik også på sammensætning af bestyrelsen, og rektor nævnte en passant, at universitetet også efter de nye regler kan fortsætte med sin nuværende praksis, nemlig at et uafhængigt udvalg indstiller nye kandidater. 4. Budget 2011 Jørgen Jørgensen gennemgik udvalgte punkter i budget 2011 på baggrund af det udleverede materiale. Bestyrelsen godkendte budgettet på sit møde i december men med forbehold for eventuelle kommentarer fra HSU. Bestyrelsen har besluttet, at budgettet skal gå i nul i perioden frem til Der er tale om vækst både fra 2009 til 2010 og fra 2010 til 2011 en realvækst på 5-6% årligt. I hele perioden frem til 2014 er der tale om en vækst på 1 mia. kr. De fællesadministrative udgifter samt de regnskabsmæssige posteringer er samlet i en blok for sig selv på linje med hovedområderne, hvilket er en ny opgørelsesmodel. Der er visse forskelle på hovedområdernes økonomi, også i forhold til eksterne midler og uddannelse. Aarhus Faculty of Arts har f.eks. mange basismidler i forhold til eksterne midler, mens Aarhus Faculty of Science and Technology har det omvendt. Egenkapitalen er på 707 mio. kr. inkl. statsforskrivningen på 240 mio. kr. Der er uforbrugte tilsagn svarende til godt 2 års aktiviteter det svarer til en slags ordrebog. Ole Hagh spurgte, om der var utilstrækkelig forskningskapacitet, når nu ordrebogen var så stor. Jørgen Jørgensen svarede, at der godt kunne ansættes ekstra personale til disse projekter, men man ved jo ikke, om der også fremover vil være 2

3 arbejdsopgaver til en sådan højere bemanding. Prorektor sagde, at det også viser, at forskningsprojekter typisk løber over flere år. Rektor sagde, at det er en balancegang vi vil jo også helst undgå at komme ud i større besparelsesrunder. Endvidere er der jo forskel på, hvor stor en del af hovedområdernes økonomi, som kommer fra eksterne midler, og bevillingerne er ofte personlige. Peter Holm-Nielsen spurgte, hvorfor der er så stort et udsving fra 2009 til 2010 og fra 2010 til 2011 i antal ressourceudløsende færdiggørelsesbonusser på Aarhus Faculty of Health Sciences. Jørgen Jørgensen lovede at undersøge sagen. (De realiserede 2009-tal har ikke været helt på plads, da budgettet for 2010 blev lagt og derfor har tallene for 2010 slet og ret været alt for optimistiske var i øvrigt første år med den nye ordning, RED.) Aase Pedersen udtrykte tilfredshed med budgettet. Hun nævnte muligheden for, at også de tørre områder på universitetet kan søge EU s rammeprogram om støtte til forskning. Jørgen Jørgensen oplyste, at der er tale om et fint budget, men ikke om guld og grønne skove. Der opbygges 100 mio. kr. pr. hovedområde i investeringsmidler til den faglige udviklingsproces. Jørgen Riis var bekymret over, at årets resultat frem til 2014 viser et stigende underskud på Aarhus Faculty of Arts. Jørgen Jørgensen svarede, at de indmeldinger, som DPU gav, var ret pessimistiske bl.a. med hensyn til forventninger til globaliseringsmidler. Han forventede ikke større økonomiske problemer før måske i Rektor nævnte, at finanslovsmidlerne stiger svagt i perioden frem til 2014, og at der vil være behov for flere eksterne midler. Jørgen Riis ville gerne have, at udgifterne til management fremgik tydeligere. Jørgen Jørgensen svarede, at udgifter fremgår af budgettet, men at forskellige systemer og forskellig praksis gør, at det ikke kan blive så detaljeret. Prorektor påpegede, at 6% til lønudgifter til administration ikke er meget set i forhold til andre universiteter og andre organisationer, og det må også tages i betragtning, at det er dyrt at implementere nye systemer og løfte serviceniveauet, som det er sket på visse områder på AU. Finn Folkmann ytrede ønske om, at udgifterne til den faglige udviklingsproces snart kunne kanaliseres over i forskning i stedet for. Han opfordrede til at være tilbageholdende med personalemæssige reduktioner, da der kan ligge ukendte budgetmæssige gevinster i systemet. Rektor svarede, at det ikke er administrationen, der sluger de store udgifter. De fleste udgifter kan henføres til det øgede optag af ph.d.-studerende, som er det store satsningsområde. Der skal naturligvis være sammenhæng mellem antallet af ansatte i administrationen, og de opgaver der skal varetages. Aarhus Universitet er på ingen måde præget af overadministration. Prorektor fremhævede det fornuftige i at have lidt ekstra i banken til at kunne klare mulige svære fremtidige perioder. Rektor sagde, at han foretrækker, at egenkapitalen kun frigives til ekstraordinære udgifter og ikke løbende for at finansiere driften. Rektor sagde, at den faglige udviklingsproces koster tid, men ikke mange penge. Der er brugt meget få midler på eksterne konsulenter, og modernisering af IT-systemer har ikke noget med den faglige udviklingsproces som sådan at gøre. Udgifterne til den faglige udviklingsproces er omkring 50 mio. kr. om året, og de effektiviseringer, som den faglige udviklingsproces medfører, vil formodentlig kunne gøre store nedskæringer fra 2013 som følge af besparelseskrav fra Finansministeriet overflødige. Hvis man skal kunne opgøre udgifterne til administration mere præcist end i dag, vil det kræve tidsregistrering, og det er der jo ikke stor opbakning til på universiteterne, sagde rektor. Hans Uffe Sperling-Petersen nævnte en ny forskningsfondslov, som betyder, at der fremover næsten kun vil være store bevillinger på universiteterne. Det er korrekt, at ministerierne betaler 3

4 universiteterne et mio. beløb for at dække de udgifter, der før blev dækket via de små bevillinger, og det indgår i den samlede basisøkonomi. Ole Hagh og Jørgen Riis spurgte, hvorfor udgifterne til administrationen historisk svinger så meget. Det skyldes samordning af systemer, ændret konteringspraksis m.m. i perioden. De reelle administrative udgifter varierer ikke så meget, svarede Jørgen Jørgensen. Aase Pedersen nævnte vigtigheden af kompetenceudvikling under den faglige udviklingsproces. Hun henstillede til dekanerne, at de bakker deres personale op i at videreuddanne sig. Hun oplever flere tilfælde, hvor medarbejdere får nej til at komme på kursus. Rektor svarede, at HR-strategien er vedtaget og netop omtaler vigtigheden af kompetenceudvikling. Men der kan blive tale om prioriteringer. Louise Gade forklarede, at 2011 bliver et år, hvor meget er i spil, hvorfor kompetenceudviklingsindsatsen kan blive nedprioriteret. Hun anerkendte vigtigheden af livslang uddannelse under hensyn til, hvad organisationen har brug for, og hun var overbevist om, at der igen i 2012 ville blive sat fuld gang i medarbejdernes efter- og videreuddannelse med udarbejdelse af kompetenceudviklingsplaner for den enkelte medarbejder. Men vi må først finde ud af, hvilke kompetencer, der er brug for i den nye organisation, før vi sætter større skibe i søen med kompetenceudvikling. Jørgen Riis spurgte, hvorfor der ikke er flere bemærkninger til budgettet. De kunne være med til at uddybe og give flere informationer om dele af budgettet. Både Jørgen Jørgensen og rektor tog opfordringen til efterretning m.h.t. fremtiden. Debatten endte med, at budgettet blev godkendt af HSU. 5. Den faglige udviklingsproces Rektor orienterede om processen siden december Alle arbejdsgrupper har nu afleveret bortset fra analysearbejdsgruppen fra Aarhus Faculty of Arts, som afleverer i løbet af februar En proces omkring de akademiske råd og studienævnene er i gang, men indstillinger er endnu ikke afleveret. Universitetsledelsen har valgt at lukke processen nu og frem til 9. marts for at få arbejdsro. Der vil blive sendt informationsmateriale ud til en række eksterne interessenter om processen, og om hvornår den forventes at være færdig. Der vil endvidere komme en samlet udmelding til alle medarbejdere, når ledelsen har truffet en beslutning. Der er planer om at oprette en helpdisk, hvor man kan få oplysninger om processen og beslutningen, når den til sin tid er taget. Indtil nu har det være kontorchef Flemming Larsen fra Ledelsessekretariatet, som på ledelsens vegne har besvaret alle henvendelser om den faglige udviklingsproces. Rektor fortalte, at en række prodekanstillinger er slået op internt senere vil der komme eksterne opslag på de resterende prodekanstillinger. Processen er lig den, der blev anvendt ved dekanansættelserne d.v.s. at der vil være rådgivningsgrupper. En lignende proces forventes anvendt ved institutlederstillingerne til den tid. Planen er, at institutlederne skal være udvalgt og beslutningen om strukturen på institutterne skal være på plads ved sommerferiens begyndelse. Der afholdes bestyrelsesseminar den 7. og 8. marts på Sandbjerg. Den 9. marts indbydes der til et åbent personalemøde, hvor alle - også studerende - er velkomne. Pressen orienteres den 9. marts ligesom alle eksterne interessenter får tilsendt informationsmateriale samme dag. Den 7. marts er der ekstraordinært HSU-møde. Hvis mødet skal afholdes på Sandbjerg, vil der blive arrangeret bus mv. Rektor tilbød at afholde et orienteringsmøde for B-side medlemmerne den 2. marts. 4

5 De 4 dekaner orienterede kort om processen på hvert deres hovedområde. Aarhus Faculty of Health Sciences har afleveret sin rapport i december 2010 og der har været tale om en god proces. Aarhus School of Business and Social Sciences startede processen i juni 2010 og har afholdt møder med SU, studentergrupper, medarbejdere, akademisk råd mv. Både institutledere og administrative medarbejdere mødes med jævne mellemrum. Rapporten blev afleveret i december og der har været god stemning undervejs i forløbet. Aarhus Faculty of Science and Technology har også afleveret i december medarbejderne har været meget konstruktive om forløbet. På Aarhus Faculty of Arts har dekanen oprettet et koordinerende samarbejdsudvalg, og der er nedsat en taskforce om forandringsprocessen. Høringsfasen på Aarhus Faculty of Arts forventes færdig 11. februar Prorektor fortalte, at der er igangsat et projekt om branding omfattende både den interne forandringskommunikation, udrulning af brandingsinitiativer samt ekstern forandringskommunikation. Jørgen Jørgensen orienterede om de forskellige arbejdsgrupper på det administrative område hvor alle har afleveret deres rapporter i december. Modellerne i rapporterne vil blive offentliggjort på nettet, men den endelige beslutning foreligger først den 9. marts. Rektor orienterede om, at der er nedsat en projektgruppe til modernisering af SU-systemet, som i løbet af foråret afleverer en rapport med anbefalinger til Forhandlingsudvalget. Peter Wind var tilfreds med rektors forklaring om, hvorfor processen er blevet lukket frem til 9. marts. Han foreslog, at man arrangerede et fælles kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer med konsulenter fra Personalestyrelsen. DMU har gode erfaringer hermed. Rektor svarede, at samarbejdsudvalgsstrukturen skal tilpasses den nye struktur, som besluttes den 9. marts og syntes, at det var en god ide måske til sommer at arrangere et fælles kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer. Hans Uffe Sperling-Petersen spurgte til, hvordan man vil forholde sig til de administrative chefer. Rektor svarede, at de administrative chefer som alle andre skal behandles ordentligt i den faglige udviklingsproces. Aase Pedersen sagde, at strukturen på samarbejdsudvalgene afhænger af, hvilken model man beslutter sig for på universitetets organisatoriske struktur. Finn Folkmann efterspurgte personalepolitiske retningslinjer for det videnskabelige personale under den faglige udviklingsproces, i lighed med den der findes for TAP. 6. Personalepolitik Louise Gade præsenterede personalepolitikken. Aase Pedersen sagde, at der havde været tale om en god proces. Hun oplyste, at næste skridt er en personalehåndbog, men ville gerne vide, hvad der sker med alle de gamle personalepolitikker, der eksisterer rundt omkring på AU. Skal de opsiges? Louise Gade svarede, at hvis HSU godkender det foreliggende udkast til personalepolitik, så er det den fælles personalepolitik for hele AU. Hvis der ikke er uoverensstemmelse mellem de eksisterende personalepolitikker og den nye fælles personalepolitik, behøver man ikke ophæve de eksisterende personalepolitikker. AU HR vil begynde en implementeringsproces af den nye fælles personalepolitik. Hun oplyste også, at der vil blive nedsat en projektgruppe med HR-medarbejdere, som skal gennemgå alle eksisterende personalehåndbøger på AU. De dele som understøtter den fælles personalepolitik vil blive skrevet ind i en ny fælles personalehåndbog for AU. Ole Hagh understregede vigtigheden af, at der udarbejdes udfyldende regler lokalt og nævnte, at Forhandlingsudvalget burde involveres i implementeringen af personalepolitikken. Finn Folkmann ønskede personalepolitikken oversat til engelsk. Peter Holm-Nielsen nævnte, at der var visse sproglige knaster i politikken. Rektor opfordrede ham til at henvende sig til Louise Gade om disse. Louise Gade sagde, at det foreliggende udkast til personalepolitik vil blive underkastet en sproglig 5

6 bearbejdning, inden den offentliggøres. Rektor sagde, at HSU vil tage personalepolitikken op til behandling igen om et år med henblik på en indholdsmæssig evaluering. Med disse bemærkninger blev personalepolitikken godkendt, og rektor takkede alle i Forhandlingsudvalget for indsatsen. 7. Eventuelt Jørgen Riis nævnte, at VIP erne på Campus Emdrup er meget tilfredse med standarden i biblioteksbetjeningen og regner med at denne service vil kunne opretholdes. Rektor svarede, at organiseringen af biblioteksområdet er under overvejelse og, at der skal være tale om et sammenhængende informationssystem. Hans Uffe Sperling-Petersen nævnte de kaotiske parkeringsforhold i universitetsparken, hvor personer uden tilknytning til universitetet parkerer frit. Rektor medgav, at der er et problem, men at han ikke er glad for at sætte for mange bomme op. Det blev nævnt, at Institut for Økonomi har indført en betalingsordning, og Leif Flensborg foreslog særlige pladser til tjenestebilerne. Rektor sagde, at der afholdes ekstraordinært HSU-møde om den fremtidige organisering af AU den 7. marts 2011 om formiddagen. Han tilbød en mundtlig orientering den 2. marts til HSU s medlemmer. Det blev besluttet, at rektor efter at have talt med Aase Pedersen og Finn Folkmann i ugen op til den 2. marts, beslutter hvorvidt mødet den 2. marts skal afholdes. Sekretariatet sender nærmere information ud om denne beslutning. Mødet sluttede kl Jens Kristian Birthin 6