AARHUS UNIVERSITET 19. april 2010 JKB UDKAST

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET 19. april 2010 Hovedsamarbejdsudvalget J. nr. AU JKB UDKAST Referat af 2. møde/2010 i Hovedsamarbejdsudvalget Mandag den 12. april 2010, kl Til stede: Lauritz B. Holm-Nielsen (formand), Søren E. Frandsen, Jørgen Jørgensen, Johnny Laursen, Søren Mogensen, Børge Obel, Louise Gade, Aase Pedersen (næstformand), Mads Ask Andersen, Bertha Beck, Anne Marie Bundsgaard, Niels Jørgen Relsted, Leif Flensborg, Finn Folkmann, Ole Hagh, Peter Holm-Nielsen, Uffe Pilegård Larsen, John Kapstadt, Bibiana Paluszewska, Anna Plaskett, Jørgen Riis, Hans Uffe Sperling-Petersen, Peter Wind. Afbud: Henrik Sandbech, Carsten Riis, Lars Qvortrup, Erik Meineche Schmidt, Svend Hylleberg, Just Jensen, Per Lindblad Johansen Specialkonsulent Jens Kristian Birthin, AU HR, deltog i hele mødet. 1. Bemærkninger til dagsordenen Formanden bød velkommen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet 1/2010 den 26. januar 2010 Referatet, der var udsendt den 8. april 2010, blev godkendt med den ændring under punkt 4) DPU, at bemærkningerne om produktivitetsstigning slettes. 3. Beskrivelse af AUs økonomimodel ved vicedirektør Søren Trangbæk Søren Trangbæk orienterede om principper, indhold og proces i AUs økonomimodel. AUs interne økonomistyring i forhold til hovedområderne er bygget op om et optjeningsprincip på indtægtssiden og et princip om fuld omkostningsfordeling. - indtægter (optjenings- og fordelingsprincipper) AUs indtægter består af basismidler, STÅ-indtægter og eksterne midler. Basismidlerne tildeles på baggrund af en fordelingsmodel, der opererer med 50% STÅ, 40% eksterne midler og 10% færdiguddannede Ph.d. Fra 2010 indføres endnu et parameter, nemlig bibliometri antallet af publikationer. Inden for denne fordelingsmodel tildeles midlerne efter en nøgle med 45% uddannelse, 45% forskning og 10% forskeruddannelse. De 45% forskning er igen opdelt på 20% antal eksterne midler til AU og 25% konkrete forskningsresultater. Basismidler

2 fordeles internt efter eksterne principper hvis VTU har brugt en bestemt formel til at fordele mellem universiteterne, bruger AU den samme formel mellem hovedområderne. STÅ-midlerne tildeles efter faste principper og i oktober måned kendes de endelige studenterindtægter. STÅ-indtægter går ubeskåret til det hovedområde, der har haft den faglige aktivitet. Eksterne midler fordeles helt ud på den enkelte forsker. På AU er 22% af indtægterne eksterne bevillinger. For Fællesområdet er der en finansieringsmodel med 3 cost drivere. - udsvingsbånd Det langsigtede mål er, at resultatet for hvert hovedområde går i nul. Men universitetet har behov for en egenkapital med henblik på at kunne disponere langsigtet ved låntagning, indgåelse af store lejemål og generelt at kunne stå imod med i onde tider. I rektoratets udmelding af budgetforudsætningerne for det kommende år indgår et resultatmål, som fastsættes ud fra hovedområdets kendte akkumulerede resultat, indeværende års budgetterede resultat og en målsætning om, at det akkumulerede resultat skal ligge inden for et bånd ( slangen ) på maksimum 1% af omsætningen i det sidstafsluttede regnskabsår + 5 mio. kr. og minimum på 1% af omsætningen i det sidstafsluttede regnskabsår. - indhold Budgettet indeholder overslag over de tre næstfølgende års driftsbudgetter. Driftsbudgettet for hvert hovedområde består af 3 hovedgrupper af indtægtsarter og 4 hovedgrupper af omkostningsarter. Der var diskussion om, hvorvidt man kan forbedre budgetlægningsprocessen. Det er imidlertid meget svært at vurdere, f.eks. hvor stor en del af globaliseringsmidlerne, der bliver konkurrenceudsatte, og tidsforskydning i midlernes udmøntning komplicerer sagen yderligere. Det blev fremført, at der er behov for bedre projektstyringssystemer, hvilket rektor bakkede op om. Muligheden for at have en buffer blev nævnt. Oprindeligt var det faktisk bestyrelsens ønske, at AUs budget 2010 skulle gå i 0; men det er ændret til at man budgetterer med et underskud på 50 mio. kr. Det er en balancegang AU er jo ikke en privat virksomhed og midlerne skal jo anvendes til aktiviteter. Rektor fremhævede, at AU har en egenkapital på 600 mio. kr. Rektor har også 15 mio. kr. i ledelsespuljen. Der var debat om, hvorvidt man skal ansætte varigt på eksterne midler. Det er en udvikling, vi vil se mere til fremover. Væksten fra 2009 til 2010 i AUs økonomi er på 300 mio. kr., og den sker udelukkende på de eksterne midler. Der blev udtrykt ønske om at få længere intervaller end 1 års finanslovsbevillinger. Rektor var enig, men mente, at det er svært at komme igennem med. Jørgen Jørgensen fremhævede, at globaliseringsforliget er et mangeårigt forlig, der løber frem til 2013, men at der så kan ændres i, hvor mange af midlerne der gøres konkurrenceudsatte. Dette forlig har givet AU en stor vækst, sagde rektor.

3 Flere gjorde opmærksom på det ønskværdige i at få flere basismidler, idet en stop-and-go politik ikke kan bruges overalt f.eks. kræver uddannelserne en vis kontinuitet. Rektor svarede, at der internt på AU er meget stor forskel på undervisning/forskning ratioen. NAT/SUN har omkring 70/30 til forskningens favør, mens det er lige omvendt på HUM og på hovedområder med myndighedsbetjening er det igen helt anderledes. Aase Pedersen spurgte, om det ikke var et krav at 60% af forskningsmidlerne skal være basismidler. Rektor svarede, at fordelingen på AU generelt er på 55/45. I sidste udmelding af globaliseringsmidlerne var der kun 25% basismidler og resten konkurrenceudsatte midler. Internt på AU er der også større forskelle f.eks. er DMU og DPU nede på 30-40% basismidler. Niels Jørgen Relsted ønskede sig ekstra information omkring indhold og mulige konsekvenser, når budgettet fremlægges til godkendelse. Både rektor og Søren Frandsen lovede, at dette ville være på plads til næste budgetmøde. 4. Den faglige udviklingsproces ved rektor Lauritz B. Holm-Nielsen Rektor orienterede om, hvordan han sidste sommer i sin sommertale talte om familier og inddelte universitetet i lagkager. AU har udviklet sig meget i den sidste tid. Der sker forskydninger i forholdet mellem faste og midlertidige stillinger, og der er sket en meget stor vækst i antallet af post graduate studerende. AU ønsker at være blandt de bedste universiteter i Europa. Der er behov for bedre sammenhæng mellem fagene og en øget synergi i forbindelse med fusionerne. Derfor blev den faglige udviklingsproces sat i gang i løbet af efteråret Samtidig er der kommet den yderligere faktor, at AU har fået en stor bevilling til fornyelse og renovering af laboratorier mv. og det har betydet, at processen har måttet fremskyndes. Universitetet tog kontakt til to internationalt anerkendte konsulenter Sachi Hatakenaka og Quentin Thompson, som skal bidrage med en kritisk, international vinkel på processen. I februar mødtes institutledere og centerledere fra NAT, SUN, HUM og SAM. Rektoratet fremkom bl.a. på baggrund af disse faglige strategimøder med en indstilling til bestyrelsen, som blev behandlet på bestyrelsesmøde den 1. marts Bestyrelsen gav grønt lys til at køre videre med processen og den fysiske bygningsplanlægning. Den 3. og 4. marts blev der afholdt et møde mellem rektoratet, dekanerne og de to konsulenter. På baggrund af dette møde udformede rektoratet et notat af 8. marts om den faglige udviklingsproces. Fællestillidsrepræsentanterne blev orienteret om notatet, inden det blev offentliggjort. Herefter har der igen været afholdt faglige strategimøder i familierne og der har været afholdt møder med studenterrådet, de studerende og universitetets medarbejdere. Der er nedsat 9 arbejdsgrupper, som skal vurdere muligheder og barrierer, samt skitsere eventuelle fremtidige løsningsforslag inden for emneområderne og komme med forslag til den videre proces. Arbejdsgrupperne har haft deres første møde 13. april og skal aflevere første udkast til rapport den 12. maj. (efterfølgende ændret til 6. maj. REF) Herefter er der et fællesseminar på Sandbjerg for rektorat, dekaner og institutledere m.fl. den 25. og 26. maj. Arbejdsgruppernes endelige rapporter skal være klar den 11. juni. Arbejdsgruppernes rapporter vil komplementere den rapport med forslag til udvikling, som de to eksterne konsulenter afleverer i løbet af april måned. Der udarbejdes en indstilling til bestyrelsen om indholdet i udviklingsprocessen til bestyrelsesmødet den 17. juni.

4 Søren Frandsen henviste til hjemmesiden hvor hele processen er udførligt beskrevet og der kan blogges. Der er tale om en meget åben proces. Aase Petersen udtrykte interesse for den spændende udvikling men var bekymret for den utryghed, der kunne følge med. Anna Plasket ville gerne vide, om rektor havde et konkret bud på begreberne backoffice og frontoffice. Leif Flensborg spurgte til tidsplan for processen efter 17. juni. Rektor svarede, at han håbede, at den overordnede struktur vil være på plads 1. januar 2011, men nok ikke den underliggende struktur. Frontoffice er den stærke servicefunktion med menneskelig kontakt, som f.eks. på det internationale område og på studieområdet. Backoffice derimod er den professionelle support bag linjerne lidt forenklet kan man sige, at alt hvad man foretager sig over en telefon eller pr. mail behøver ikke at ligge i frontoffice. En af de 9 arbejdsgrupper hedder faktisk Hvordan konkretiseres back og front office-tankegangen. Rektor sagde, at han regnede med at kunne reducere de administrative lag fra 3 til 2. Niels Jørgen Relsted anbefalede, at man lærer af den administrative forandringsproces og sætter nogle konkrete punkter op for, hvad der forventes at ske. Peter Wind var ikke overbevist om, at bigger is better. Uffe Pilegård Larsen spurgte, hvorfor tallet 25 institutter er nævnt. Jørgen Riis fremhævede DPUs stærke brand og ønske om at bevare DPU som en enhed samt var kritisk overfor kønssammensætningen af arbejdsgrupperne. Rektor svarede, at det ikke har været muligt at finde frem til flere kvinder til arbejdsgrupperne, og posterne besættes ikke efter kvoter.. Jo flere enheder i en organisation, jo større stivhed. Alle enheder er forsigtige i deres budgetlægning og dermed bliver der underoptimeret. Større kritisk masse på det budgetmæssige område er en fordel. Større enheder giver også større faglige synergier. Tallet 25 er nævnt for at signalere, at der er tale om en grundig analyse af universitetet. Rektor kunne ikke udstede en garanti for, at DPU vil bestå som selvstændig enhed, men fremhævede, at hensigten er at bevare og styrke en campus i Emdrup. Søren Frandsen sagde, at rektoratet vil bestræbe sig på at være konkrete og gennemskuelige i den videre proces. Ole Hagh ønskede sig mere konkrete succeskriterier for, hvad processen skal ende med og mente, at den underliggende organisering af uddannelser og forskning er det vigtigste. Johnny Laursen fremhævede, at der er barrierer i organisationen for at realisere samarbejdsmuligheder, hvilket betyder, at der er et stort uudnyttet potentiale. Ole Hagh mente, at eventuelle barrierer kunne nedbrydes via et indre marked. Peter Wind fortalte om sine erfaringer med fusioner på DMU og spurgte, om alle øst-danske aktiviteter skulle flyttes til Emdrup. Finn Folkmann udtrykte bekymring for større afstand mellem leder og medarbejder ved større enheder. Rektor svarede, at det har været diskuteret, hvilke enheder der skal være under fakulteterne. Målet er at styrke den faglige aktivitet. Problemerne med det indre marked er tekniske handelshindringer, uklare forhold osv. Han sagde, at ikke alle aktiviteter kan flyttes til Emdrup f.eks. markaktiviteter mv. Der bliver ikke tale om større afstand mellem ledere og medarbejdere, men lederne får større kompetence. Ved mange små enheder kan det udvikle sig til, at helhedssynet forsvinder og drukner i forsvarstaler for særinteresser. De større enheder, som der lægges op til, skal dog underopdeles i mindre dynamiske enheder. Endelig nævnte rektor, at han gerne vil styrke de akademiske råd, men at han godt kunne tænke sig, at de var på institutniveau. Søren Frandsen supplerede, at målet er synergi, sammenhæng mellem de faglige miljøer, flere dygtige forskere, flere midler og bedre forskning.

5 Aase Pedersen ville gerne have flere TAP med i arbejdsgrupperne. Peter Wind spurgte, om analysearbejdet fra de to konsulenter kommer i en skriftlig version og ville også gerne vide, om igangværende processer med relation til den faglige udviklingsproces sættes på stand-by til den 17. juni. Rektor svarede, at både TAP og VIP vil blive involveret i processen. Rapporten fra de to eksterne konsulenter vil blive offentliggjort, Alle processer kører videre med den takt, de har i dag, på samme måde som strategier og handlingsplaner stadig er gældende under den faglige udviklingsproces. Søren Frandsen takkede for de konstruktive indspark. 5. Eventuelt Intet Mødet sluttede kl Jens Kristian Birthin