Distrikts styrets Rapport til Distrikts mødet for Zonta året

Transkript

1 1 BILAG 10.2 Distrikts styrets Rapport til Distrikts mødet for Zonta året Distriktsstyrets medlemmer: Governor Eva Nielsen, ZC Esbjerg Lieutenant Governor Ingibjörg Eliasdóttir, ZC Akureyri Kasserer Berit Birkelund, ZC Næstved AD area 01 Ella Schumann, ZC Roskilde AD area 02 Ina Dagyte, ZC Vilnius AD area 03 Gudrun Halla Gunnarsdóttir AD Area 04 Norway Bente Halvorsen, ZC Egersund Secretary Ruta Jasioniene, ZC Alytus Distriktets Udvalg og deres formænd: Advocacy: Kristín Aðalsteinsdóttir, ZC Thorun hyrna (area 03), Kristín Sigfúsdóttir, ZC Akureyri (area 03) Amelia Earhart: Ljiljana Oosterkamp, ZC Haugesund (area 04) Bylaws and Resolutions: Marianne Higson, ZC Stavanger (area 04) Jane M. Klausman, Ruth Høgh, ZC Hillerød (area 01) Medlemsudvalg; Ingibjörg Eliasdóttir, ZC Akureyri (area 03) Nomineringsudvalg: Karen Bredgaard Lassen, ZC Vejle (area 01) Service: Anne Kühnell, ZC Roskilde (area 01) FN/Europaråd udvalg: Astrid G. Eikseth, ZC Trondheim (area 04) udnævnt 15.maj 2015 YWPA, Ruth Høgh, ZC Hillerød (area 01) Distriktets Webmaster: Sigrun Magnusdóttir, ZC Thorun hyrna (area 03) Distriktets Foundation Ambassador: Anne Kühnell, ZC Roskilde (area 01) Distriktets Parliamentarian: Jonna Hjeds, ZC Sønderborg (area 01) Distriktets historiker: Eva Nielsen, ZC Esbjerg (area 01) Distriktets klubber og medlemmer (iflg. Kontingentindbetaling pr, 1.juni 2015): 1. (Area 01) 21 klubber med i alt 553 medlemmer 2. (Area 02) 3 klubber med i alt 56 medlemmer 3. (Area 03) 8 klubber med I alt 204 medlemmer 4. (Area 04) 9 klubber med I alt 236 medlemmer 5. Distrikt 13 s medlemstal pr. 1. juni medlemmer Distriktsstyrets møder: 1. Marts 2014: 1. Møde (fællesmøde i København med det siddende styre, forberedende møde for indkommende styre) 2. Juni 2014: 2. Møde I forbindelse med convention I Orlando 3. Oktober 2014: 3. møde i Vilnius

2 2 4. Maj 2015: 4. møde i København Governor har deltaget i landsmøder i alle fire areas. Distriktet har været repræsenteret ved flg. begivenheder uden for distriktet 1. De europæiske governors og lt. governors møde med ZI medlemsudvalg i København i september 2014 ved Eva Nielsen og Ingibjörg Eliasdóttir 2. NGO møde i Geneve vedr målene i november 2014 ved Eva Nielsen og Astrid G. Eiksted 3. De europæiske distrikts historikeres møde i Frankfurt am Main i november 2014 ved Eva Nielsen 4. Det europæiske Interdistrict seminar i februar 2015 i Brügge ved governor, 3 medlemmer fra ZC Aalborg,1 fra ZC Aarhus 5. De europæiske governors og lt. governors møde med ZI medlemsudvalg i Brügge i februar 2015 ved governor 6. NGO( CSW) møde i New York vedr målene i marts ved Ingibjörg Eliasdóttir 7. Distrikt 21s (Sverige/Letland) konference i Nyköping, Sverige maj 2015 ved governor og D-13 Foundation Ambassador Governors kommentarer: Distrikt 13 har et antal velfungerende klubber med høj aktivitet omkring advocacy og service projekter (både lokale og internationale), samt fundraising til ZIF. Disse velfungerende klubber har intet besvær med at tiltrække nye medlemmer. De fremstår i lokal samfundet som succes historier, der tiltrækker nye medlemmer. Fælles for de velfungerende klubber er Ego-branche foredrag, så klubbens medlemmer kender hinandens kompetencer Alle (eller et stort flertal af) klubbens medlemmer er aktive i udvalg Aktiviteter, hvor klubbens medlemmer arbejder sammen for at nå et synligt mål Zontas mission og vision er en naturlig del af klubbens møder og øvrige aktiviteter Klubbens medlemmer tager del i arrangementer sammen med andre Zonta klubber (area-møder, i distrikts konferencer, i ZI convention) Der er et godt klima i klubben (ingen klikker, alle kan komme til orde, ingen negativ, men alene konstruktiv kritik) Følgende punkter giver imidlertid anledning til bekymring, 1. Distriktet har ikke chartret nogen nye klubber i , men derimod mistet en klub, 2. Medlemstallet er faldende (distrikt 13 er det distrikt i Zonta, der har mistet flest medlemmer i ) 3. Medlemmernes gennemsnitsalder er stigende. Flere klubber har en overvægt af pensionister 4. Flere klubber har haft vanskeligheder med at rekruttere kandidater til bestyrelsen 5. Distriktet har vanskeligheder ved at finde kandidater til styreposter, og udvalgsformands poster

3 6. Ikke alle klubber arbejder med Zonta s mission and vision, men fokuserer på andre ting 7. Nogle klubber synes ikke networking har den rette placering i Zontas målsætning 8. Distriktets komiteer fungerer ikke optimalt 9. Distriktets økonomi er dårlig. Kontingentet har ikke været reguleret siden 2001, hvor prisniveauet var lavere, medlemstallet er faldende og der et kommet nye opgaver til. 10. Distriktets website herunder area og klub websites virker forældede, mange sider bliver ikke regelmæssigt opdateret Hvordan håndteres disse problemer 1. Lt. Governor arbejder sammen med AD-erne og area udvalg. Tiltagene er forskellige i de 4 areas, men vi håber stadig på, at i det mindste én ny klub kan oprettes i dette biennium. AD area 02 indberetter øget aktivitet, vækst i medlemstal i 2 klubber og ny strategi. 2. Nogle udmeldelser skyldes alder, men trods forespørgsel kender vi ikke den præcise grund til udmelding. De fleste udmeldelser begrundes med manglende tid eller andre interesser. 3. Jo højere gennemsnitsalder jo vanskeligere er det at rekruttere yngre medlemmer, derfor fokuseres på løbende optag af medlemmer. Det er endnu uvist hvad den nye definition på klassificerede medlemmer kommer til at betyde. Det samme gælder at bestemmelsen om ansøgning om medlemskab. Enkelte klubber har forsøgt sig med annoncering efter medlemmer. 4. Der arbejdes med at forenkle de administrative processer, som søges beskrevet bedre. Der holdes seminarer for klubbestyrelser 5. Hvis man har positive oplevelser fra bestyrelsesarbejde i klubberne er man mere villig til at påtage sig bestyrelsesposter på andre niveauer. Der arbejdes med at få budgetter, hvor det er muligt at støtte styremedlemmernes Zonta aktiviteter økonomisk, således at det ikke er rejse-og opholdsudgifter, der forhindrer medlemmer i at stille op. 6. Klubberne modtager løbende informationer 7. Distrikts styret drøftede dette på mødet i maj 2015, afventer flere informationer fra klubberne 8. Der arbejdes med at udvikle et træningsprogram for komite-formænd 9. Distriktsstyret har stillet forslag til distriktsmødet vedr. budget og deraf følgende kontingent forhøjelse 10. Distriktsstyret arbejder med sagen. 3 Distriktets arkiv og historie. Distrikt 13 s arkiv (inklusiv area 01 arkiv og flere klubarkiver ) er afleveret til Statsbiblioteket i Århus, Kvindehistorisk Samling. Arkivet kan benyttes til forskning i kvinders historie; det er aftalt, at arkivet digitaliseres efter bibliotekets sædvanlige standard. Denne proces bliver indplaceret i arkivets arbejdsgang. Det er ikke muligt at sætte tidspunkt for færdiggørelsen af digitaliseringen. Distriktets historie er færdiggjort og udkommer ved distrikts konferencen september 2015

4 4 Distriktets mål Hvor langt er vi nået efter det første år? Distriktets mål er opstillet på samme måde, som Zonta International s mål for Service Forebygge vold mod kvinder gennem uddannelse. o Et stort flertal af distriktets klubber arbejder med temaet vold mod kvinder, men projekterne er ikke specielt målrettet mod forebyggelse af vold gennem uddannelse. Area og klub projekter skal være fokuseret på Zontas mission og vision o Rigtig mange projekter er gode Zonta projekter, men der er stadig klubprojekter, der ligger udenfor eller lige på kanten. Nogle klubber har stadig deres egen fortolkning af, hvad et godt Zonta projekt er. Det er nok nødvendigt med nogen smidighed her, fordi fundraising i lokal -samfundet skal være afhængig af, at lokalsamfundet finder projektet i orden. Advocacy (påvirkning af holdninger) Alle area og klubber arbejder med holdningspåvirkning o Enkelte klubber er i gang. Det er på Distrikts konferencens dagsorden (foredrag og workshops) Area og klubber fortsætter kampagnen Zonta Says No to Violence against Women o Mange klubber tog del i kampagnen I men vi mangler at se een rigtig stor begivenhed eller to i hvert area. Distrikt, areas og klubber øger deres kendskab til Zonta International s samarbejde med FN og Europarådet o Temaet er sat på Distrikts konferencens dagsorden, D-13 Newsletter har omtalt samarbejdet. Distriktet har været repræsenteret på NGO møderne i Geneve (november 2014) og New York (marts 2015 i forbindelse med CSW møderne) og vil være repræsenteret ved FN s generalforsamling i oktober. Distrikt, area og klubber samarbejder med ligesindede organisationer vedr. Beijing+20 og 2020(2030) målene o Der foreligger ikke indberetning om sådanne samarbejder endnu. Ressourcer: Klubberne rekrutterer og fastholder engagerede medlemmer (se bemærkningerne på s. 1 om udfordringer og om hvordan de håndteres) o Målet er to nye klubber i distriktet i dette biennium. Vi håber stadig på, at i hvert fald én klub kan oprettes i area 01

5 5 o Målet var, at ingen klubber blev lukket. Det er ikke nået, da ZC Skagen (area 01) valgte at forblive en klub, men ikke i Zonta regi. o Målet er, at de fleste klubber har mere end 25 medlemmer og ingen mindre end 16. Dette mål er endnu ikke opfyldt; Area 01 har 11 klubber med mere end 25 medlemmer, 1 klub har 13 medlemmer, 1 klub har 16 medlemmer og 1 klub 17 medlemmer Area 02 har ingen klubber med mere end 25 medlemmer; der er 1 klub med 15 medlemmer (men det en fordobling af medlemstallet siden 1. juni 2014) Area 03 har 5 klubber med mere end 25 medlemmer, 2 klubber har mindre end 16 medlemmer Area 04 har 3 klubber med mere end 25 medlemmer, ingen klubber har under 16. o Målet er, at flere medlemmer arbejder aktivt med i klubbernes arbejde for at fremme Zontas mål. Det er ganske vanskeligt at se, om vi kan opfylde dette mål. Nogle klubber, men langt fra alle, aktiverer deres medlemmer gennem arbejde i udvalg, men der er også klubber, hvor bestyrelsen er de eneste aktive medlemmer. Deltagelse i klubmøder er ikke nødvendigvis identisk med aktivt arbejde for at fremme Zontas mål. o Målet er, at flere medlemmer ved mere om Zonta og Zontas arbejde. Alle areas arbejder med dette f.eks. gennem workshops, area-udvalg og oplysninger til medlemmerne i nyhedsbreve og via mails eller for nogle klubbers vedkommende sociale medier (f.eks. Facebook) Lederkompetencer styrkes på alle niveauer o Målet er, at der gennemføres programmer på både areaog klubniveau Alle areas har afholdt seminarer/kurser for klubformænd/klubbestyrelser o Målet er, at distriktsstyrets medlemmer og alle klubformænd forstår Zontas regler, manualer og politikker. Dette er en løbende proces, som er godt i gang. Det tager ofte nogen tid for nye klubbestyrelse at sætte sig ind i gældende regler. Alle niveauer i Zonta bør være mere fokuseret på uddannelse af kommende bestyrelses medlemmer. Kommunikation, vidensdeling, kontingentbetalings processen og donationer til ZIF forbedres D-13 News-letter udsendes regelmæssigt-- Governors intention var at skabe et nyhedsbrev for hele distriktet med korte artikler skrevet af governor, lt.governor, AD-er, komite- formænd, klubformænd og andre, der ønskede at bidrage. Dette mål er ikke nået. Antallet af udsendte D-13 News-letters var 6 i perioden juni-december 2014 og 4 i perioden januar maj Fra flere medlemmers side var

6 der udtrykt ønske om at få et nyhedsbrev, der gjorde det muligt at følge med i det, der foregår i alle distriktets areas. o Udfordring nr. 1 er imidlertid at få nogen til at skrive artiklerne. o Udfordring nr.2 er at få News-letter ud til samtlige medlemmer. Det sendes som s til alle klubformænd, til videreforsendelse til medlemmerne samtidig med at det offentliggøres på distriktets hjemmeside. o Udfordring nr. 3 er at få medlemmerne til at læse nyhedsbrevene. o Udfordring nr. 4 er, at AD-erne ønsker/behøver deres egne nyhedsbreve Der er regelmæssigt udsendt Board letters til distriktsstyrets medlemmer: 12 i perioden marts december 2014 og 5 i perioden januar- maj 2015 Websitet: målet er et nyt website for distrikt og areas. Et udvalgsarbejde er i gang (beslutning taget 2. maj 2015) Kontingentbetaling til tiden - der kan noteres et meget stort fremskridt her. De allerfleste klubber betalte inden eller senest 1. juni 2015, en håndfuld i ugen efter. Det er i høj grad ønskeligt at klubberne bruger online betaling. Kun et fåtal har gjort det indtil nu. Målet var en studietur til Litauen foråret 2015, for at øge medlemmernes viden om area 02 og for at drøfte Zonta arbejdedette mål blev beklageligvis ikke opfyldt. Knytte de litauiske klubber nærmere til klubber i andre areas der arbejdes på dette. Zonta International Foundation Målet er at alle klubber donerer 1/3 af deres service midler til ZIF - på forespørgsel meddeler klubberne, at det gør de Målet er, at flere medlemmer donerer til ZIF - Der er to klubber, hvor alle medlemmer donerer til ZIF. I nogle klubber er den enkelte medlemmer, der donerer. I de fleste klubber er der ingen der donerer privat. Målet er et corporate sponsorship i dette biennium målet er endnu ikke nået. Men der arbejdes på det D-13 donationer til ZIF fra 1. juni 2014 til 31. maj 2015 AE fellowship $25.00 JMK YWPA $25.00 Int. Service Fund $39, ZISVAW $38, Rose Fund $25, Endowment Funds Total $103, Fanø Den 16. juni 2015 : Eva Nielsen 6