Status manual. Microsoft Dynamics NAV 2015 og NAV 2016 m/ Symbol MT2070 scanner

Transkript

1 Status manual Microsoft Dynamics NAV 2015 og NAV 2016 m/ Symbol MT2070 scanner

2 I dette dokument gennemgås statusproceduren i Dynamics NAV 2016 ved brug af Symbol MT2070/MT2090 scannere. Det beskrives hvordan scanneren gøres klar og bruges, hvilke forudsætninger der skal være opfyldt for at status bliver korrekt, samt hvordan data samles overføres og bogføres. Det er vigtigt for en succesfuld resultat at huske alle de punkter, som er angivet i nærværende dokument. Indhold Indhold Før status kan påbegyndes Modtagelse af scannerne Procedure for optælling Introduktion til scanner MT Installation af MT Registrering af varer med håndscanneren Status med antal Status u/antal Fejlindtastning Klargøring af scanner til overførsel af data Overførsel af data fra computer til NAV Behandling af statusdata Ukendte varenumre/invalid barcode Klargøring/beregning samt bogføring af status Lagerbeholdning pr. dato / Lagerværdi rapport Standard opsætninger Side 2 af 22

3 Status guide, Symbol MT2070 Følg nedenstående punkter og virksomheden vil være klædt godt på til status. OBS: Læs hele manualen inden status, da der er flere ting du skal sikre dig er på plads eksempelvis opsætningen af stock-take arbejdsark. OBS: Husk at sætte scannerne til opladning i god tid (En opladning tager ca. 4 timer). Hvis scannerne lades op i god tid inden status, tag da batterierne ud af scanneren da de ellers aflader i løbet af 1-2 dage. 1. Før status kan påbegyndes For at en status kan afvikles problemfrit skal der gøres nogle forberedelser, inden optælling kan påbegyndes. HUSK:TEST OG OPLAD SCANNERE FØR BRUG Alle varer i butikken skal være mærket og oprettet i NP-Retail Alle varer skal være tilgængelige og skal inkluderes i optællingen Revisionsrullen skal være bogført inden status påbegyndes, hvilket kontrolleres ved at gå i Afdelinger Retail Lister Revisionsrullen. Vælg Nej i filteret bogført filter i toppen af vinduet. Hvis der her fremkommer nogle bonlinjer skal disse bogføres før optælling kan påbegyndes. Er alle købsfakturaer, købsordrer og købsreturvareordre bogført? Hvis varen er i butikken og er på en købsordre, så skal den som minimum være bogført som modtaget på købsordren. Hvis en vare er i butikken og er varen på en købsreturvareordre så må den ikke være bogført som afsendt, da dette vil give anledning til differencer og et forkert resultat i den igangværende status. Såfremt kørslen Juster kostpris vareposter benyttes (Automatisk eller manuelt) skal denne også køres før status, så man sikre alle poster er opdateret med korrekt kostpris. Kørslen findes under Afdelinger Økonomistyring Lager Prisberegning Juster kostpris vareposter. Kontakt din NAV konsulent hvis du er i tvivl om dette punkt. Tjek herefter om lagerreguleringen er bogført. Dette er hos de fleste sat op til at ske automatisk. (Aut. Lagerværdibogføring i lageropsætningen). Kan køres igen og igen der vil kun blive bogført elementer, som ikke allerede er bogført. Dette gøres ved at gå i Afdelinger Økonomistyring Lager Prisberegning Bogfør lagerregulering. Kontakt din NAV konsulent hvis du er i tvivl om dette punkt. Lav en plan for optællingsforløbet. Opdel butikken i et passende antal optællingsområder/sektioner/hylder/afdelinger. Lav eventuelt et lille kort over butikken med angivelser af områder/afdelinger, som så krydses af efterhånden som de bliver optalt. Noter ned hvilke scannere der er brugt ved hvilke områder/afdelinger, det gør det nemmere at gå tilbage og finde fejl ved optællingen. Side 3 af 22

4 2. Modtagelse af scannerne Når butikken modtager de bestilte skannere kan guide og statusprogram findes på Ved modtagelse er det vigtigt at butikken sikrer sig at leveringen svarer til hvad der er blevet bestilt mht. scannere, kabler, USB-hubs og strømforsyninger. I pakken skal følgende være med: 1. stk. strømforsyning pr. cradle 1. kabel (USB) pr. cradle, til at forbinde cradle til computeren Scanner(e) Cradle(s) Herefter er det vigtigt at scannerne bliver testet. Test scanning med alle scannere og konstater om de kan tømmes i NP-Retail, se afsnit 7 & 8. Gør dette i god tid inden status, så Navipartner kan nå at hjælpe, hvis der mod forventning skulle være en scanner som driller. I tilfælde af problemer med scannerne bedes De kontakte NaviPartner straks. Telefon nummer til hotline er; Procedure for optælling Statusoptællingen sker på følgende måde: Først registreres alle varerne med håndscanneren Herefter overføres data fra scanneren til NAV Husk at slette data på scanneren efter hver indlæsning! (Data fra hver enkelt tømning af scanner ligger lokalt på computeren) Og endelig korrigeres varelageret med det optalte vareantal via den endelige lagerbogføring 4. Introduktion til scanner MT2070 Når scanneren pakkes ud vil displayet være blankt. For at få liv i scanneren er der følgende muligheder: Tryk ENTER Tryk på den gule skydeknap på fronten af skanneren I tilfælde af at scanneren ikke starter op, skal scanneren genstartes ved at holde 2 + skydeknap nede i 3-5 sekunder. Reset-funktionen sletter IKKE de nuværende data Scanner programmets hovedmenu er delt op i følgende punkter: 1. Status med antal 2. Status uden antal 3. Slet scannede emner 4. Slet sidste scannede element Side 4 af 22

5 De respektive menupunkter vælges via tasterne eller. Når det ønskede menupunkt vises i displayet, bekræftes med et enkelt tryk på ENTER. 5. Installation af MT2070 Til installation af scanneren skal en række programmer være installeret på computeren for at MT2070 scanneren kan fungerer. Proceduren er som følger; Konstater hvilket styresystem computeren benytter ved at: Højre klik på Denne computer Vælg egenskaber Rul ned til punktet systemtype. Hvis butikken kører Windows XP skal der installeres Active sync på maskinen. Hvis butikken kører Windows Vista 32bit eller Windows 7 32bit skal der installeres Windows mobile enheder 32bit på maskinen. Hvis butikken kører Windows Vista 64bit eller Windows 7 64bit skal der installeres Windows mobile enheder 64bit på maskinen. Hvis butikken kører Windows 8 og fremefter bør Windows mobile enheder være pre-installeret. Programmet kan hentes på: Installation af MTCopy Næste skridt er at installere MTCopy. OBS; Programmet hedder Installationsprogram. Programmet kan hentes på: Herefter vil systemet være klar til tilslutning af scanneren, som beskrevet yderligere i næste afsnit Klargøring af scanner til overførsel af data. 6. Registrering af varer med håndscanneren Der er to muligheder for registrering af varer med håndscanneren henholdsvis Status med antal og Status uden antal. 6.1 Status med antal Punkt nr. 1 er Status med antal og er kendetegnet ved at vareregistreringen sker med varenummer og antal. Når man har valgt (ENTER) punkt nr. 1 skal der angives en placering. Formålet med placeringen er, at registrere varer efter områder (hvis lageret er delt op) eller for at gøre det lettere at finde tilbage til varer, i de tilfælde hvor revisoren skal kontrollere varelageret. Placeringer kan med fordel være f.eks. lager, Side 5 af 22

6 salgslokale etc. Placeringskoden kan frit vælges, dog er det en fordel at tilrettelægge en eller anden form for liste med en placeringsoversigt. Etiketter eller labels kan også bruges til afmærkning af forskellige placeringer. Når placeringskode er tastet skal den bekræftes med ENTER. Der kan nu scannes en stregkode og indtastes et antal.. Antallet er som standard sat til 1, hvilket enten kan bekræftes med ENTER eller overskrives med det faktiske antal efterfulgt af ENTER. LYNVERSION Status med antal Vælg Status med antal Tryk ENTER Indtast lokationskode Scan varenummer Tast antal Bekræft antal med ENTER Forsæt scanning indtil alle varer er registreret 6.2 Status u/antal Punk nr. 2, Status uden antal, er beregnet til vareregistrering hvor hver vare er oprettet med en unik nøgle eller et unikt varenummer. Dette bliver brugt hos mange virksomheder, hvor varelageret styres via variantløsninger, eller hvis der registreres med unikke leverandørnumre. Fordelen med denne registreringsform er at antallet ikke skal tastes manuelt, men automatisk er sat til 1. Når Status uden antal vælges skal placeringskode angives. (Læs mere om placeringskoder under Status m/antal ). Efter bekræftelse af placeringskode kan varescanningen fortages vare for vare. Under dette menupunkt skal der kun scannes varenummer eller EAN-koder. LYNVERSION Status u/antal Vælg Status uden antal Tryk ENTER Indtast lokationskode Scan varenummer Forsæt scanning indtil alle varer er registreret Side 6 af 22

7 OBS: Der kan frit skiftes mellem Status med antal og Status uden antal så ofte det ønskes. Når man er i gang med at registrere varer med den ene funktion og vil skifte til den anden, trykkes blot Close, herefter vælges den scanningsfunktion man ønsker. 6.3 Fejlindtastning I tilfælde af fejlindtastning kan der i hovedmenuen vælges Slet sidste scannede element Denne funktion sletter den sidst scannede vare. Dog kan det være lettere og mere overskueligt at slette varelinjen når varelinjen er importeret i NAV. 7. Klargøring af scanner til overførsel af data For at data kan overføres til computeren skal den medfølgende holder være korrekt forbundet til computeren. Proceduren er som følger; USB-kablet som går fra holderen skal sættes i en ledig port bag i pc en Næste trin er at tilkoble strøm til holderen. Stikket fra strømforsyningen (den sorte boks) tilsluttes under holderen ved siden af USB kablet. Computeren genstartes Når installationen er gennemført vil nedenstående ikon være at finde på skrivebordet. Ved at klikke på dette ikon starter statusprogrammet op. Statusprogrammet kan ses i nedenstående billede. Dialogboksen skal være åben for at scanner kan tømmes og data omformes til en læsbar tekstfil. Side 7 af 22

8 Når scanneren isættes vil teksten MT2000 : Idle ændre sig og blive grøn som vist herunder Efter at scanneren er forbundet vil statusprogrammet automatisk hente indholdet fra scanneren. I tekstboksen skulle der efter overførsel gerne stå følgende: Filen Inventory.txt som er dannet fra scanneren er nu placeret i mappen C:\NPK\ Når du tømmer næste scanner vil den først indlæste fil blive flyttet til C:\NPK\backup\ for at give plads til den nye fil. OBS. Data på scanneren skal slettes manuelt efter overførsel. Side 8 af 22

9 8. Overførsel af data fra computer til NAV Selve registreringen og klargøringen af det optalte foregår i NAV under; Afdelinger Retail Varer og priser Stock-take arbejdsark Forudsætning for nedenstående er at opsætningen af status modulet er gennemført. Så dette skal undersøges i god tid inden status skal afholdes. Kontakt din NAV konsulent såfremt der ønskes assistance. Man kan med fordel på start siden søge efter Stock-Take Arbejdsark. Ved tryk på worksheet knappen åbnes første optællingskladde (arbejdsark). For at vise oversigt over oprettede kladder trykkes på pilen, eller feltet med tre prikker i den web-baserede klient, i feltet Worksheet Name. I oversigtsvinduet kan også oprettes nye/flere kladder såfremt dette behøves. Dette gøres ved at indsætte navn/nummer i næste blanke Name -felt. Side 9 af 22

10 Det første trin i overførslen til NAV er at sikre sig, at der ikke ligger kladder fra tidligere statusoptællinger. Hvis det er tilfældet skal disse slettes (OBS: SLETTES SELVFØLGELIG KUN HVIS DE ER BOGFØRT/EJ SKAL BENYTTES). Nye/yderligere kladder oprettes som ovenfor beskrevet. Alle kladder har et beskrivelsesfelt, som kan benyttes til en kort beskrivelse af kladden. Dette giver et bedre overblik når alle kladder er indlæst. Næste skridt er selve indlæsningen. Indlæsning Import from File/Import from Scanner Vælg den kladde der ønskes indlæst i. På fanebladet Handlinger findes to optioner for import; Import from file og Import from Scanner o Import from File. Her er mulighed for selv at vælge den fil der ønskes indlæst. Filen som bliver dannet fra scanneren hedder som tidligere nævnt Inventory.txt og er placeret i mappen NPK på computerens C-drev. I dialog boxen vælges scanner filen og der trykkes ok. o Import from Scanner indlæses Inventory filen uden man vælger i dialog boxen. Dette kræver at scanner opsætning er gennemført. Er den ikke det, kontakt venligst din NAV konsulent. Hvis de overførte data er korrekt overført fra scanneren til statuskladden skal det se ud som illustreret i nedenstående billede Side 10 af 22

11 Når de optalte varer er overført til en statuskladde skal de registrerede data slettes fra scanneren, så de ikke kommer med i den næste optælling. Gentag ovenstående procedure indtil alle varerne er blevet optalt og registreret i en statuskladde. OBS; DET ANBEFALES AT REGISTRERE HVER PORTION (OMRÅDE) OPTALTE VARER I HVER SIN KLADDE!!!! DET VIL LETTE ARBEJDE MED AT RETTE EVT. FEJL. 9. Behandling af statusdata Ukendte varenumre/invalid barcode Når alle data er overført til statuskladderne skal optællingerne efterbehandles. Første skidt på vejen er eliminering af ukendte varenumre. Statuskladdelinierne med Invalid barcode er scannede stregkoder som NAV ikke kan genkende, fordi varen, varevariant eller stregkode ikke er oprettet i NP Retail. Disse Ukendte varer skal enten: Oprettes som varer i varekartoteket i NP Retail. Erstattes med den rigtige vare fra varekartoteket (slå varen op med F4 i backoffice version eller tryk på feltet med Husk også at tildele variant kode såfremt det er en variant vare) Slettes linjen fra statuskladden, hvis det eks. er en fejl varen er registreret Man kan med fordel trykke på knappen LINE og herefter menupunktet Show Unknown Items for at få en oversigt over de ukendte varenumre i det valgte arbejdsark. Nedenstående er screenshot fra NAV2016, henholdsvis backoffice- og webklienten. Side 11 af 22

12 Side 12 af 22

13 10. Klargøring/beregning samt bogføring af status. I den perfekte verden vil alle varer på lageret være korrekt oprettet og alle af- og tilgange være korrekt posteret. Ofte forholder det sig dog ikke sådan, og det er derfor nødvendigt behandlingen af statusoptællingerne foregår i 2 delbehandlinger. Første behandling benytter Navisions lageropgørelseskladde. Lageropgørelseskladden er Navisions værktøj til at beregne systembeholdning og regulere lageret ift. en optælling. Dvs. at varer UDEN en tilgangspost/flere tilgangsposter, IKKE kan behandles af lageropgørelseskladden. Det kan f.eks. være at en vare der dukker op på lageret ifm. Optælling, som aldrig er blevet registreret. Disse linjer vil stadig stå tilbage i arbejdsarket efter førstebehandlingen som Ready. For at alt bliver registreret korrekt i NAV, så gennemføres anden behandlingen, hvor de resterende linjer behandles. Andenbehandlingen benytter Dynamics NAV s varekladde og tilgangen posteres som en opregulering. Hvis en optællingskladde indeholder en spærret vare, så vil der fremkomme en fejlbesked om at vare er spærret og at der ikke kan bogføres. Det er muligt i status opsætning at indstille om den type linjer, skal ignoreres eller spærringen på varen midlertidigt skal ophæves, så der kan bogføres. Man bør fra start tage stilling til om man ønsker at systemet behandler disse eller ej. Afdelingskoder (Global Dimensions Værdi Kode); Såfremt der benyttes afdelingskoder i regnskabet, så skal denne også defineres for status behandlingen. Dette gøres på opsætnings kortet. På optællingsarket fane NAVIGER trykkes på knappen Configuration Card. Side 13 af 22

14 På opsætningskortets fane HANDLINGER trykkes på knappen Dimensions. I feltet Dimensionskode indsættes dimensionskoden for afdeling/department og i feltet Dimensionsværdi kode indsættes den ønskede dimensionsværdi. Side 14 af 22

15 Første behandling af arbejdsark; Før en status kan bogføres så SKAL statuskladderne (arbejdsark) klargøres/beregnes. Det første man skal huske er at ændre status på alle kladder til Ready to Transfer Det er vigtigt at sikre sig at opsætningen matcher den ønskede behandling. Som standard er systemet opsat til første behandlingen af optællingskladderne/arbejdsark. (Opsætning for begge behandlings typer afbilledet på sidste side af denne manual) Selve beregningen udføres ved at stå i en tilfældig statuskladde, vælge fanen Handlinger trykke Calc. Inventory and Transfer. I den efterfølgende kasse skal Inventory Calc. Date og Bogføringsdato være identiske. Side 15 af 22

16 I feltet Transfer Action vælges Transfer. Man kan også vælge at både overføre og bogføre status på en gang. Denne option kan dog kun anbefales benyttet af den særligt erfarne bruger, der har afholdt status mange gange i systemet. Side 16 af 22

17 Når den korrekte dato og den ønskede behandling er valgt trykkes OK. Nu sammenligner NAV den optalte varebeholdning med Navisions systembeholdning. Ved denne kørsel dannes en lageropgørelseskladde. Denne findes på følgende sti; Afdelinger Lagersted Lager Lageropgørelseskladde. Denne kladde viser hvad der er optalt og danner en korrigerende handling ift. den beregnede systembeholdning. Anden behandling af arbejdsark; Hvis der efter denne kørsel er varelinjer tilbage i optællingskladder/worksheets der har status Ready så skyldes det, at der ikke kan findes tilgangsposter for det pågældende varenummer eller det drejer sig om en spærret vare (se forklaring i indledning til dette kapitel). Disse er vi nødsaget til at behandle i en anden kørsel via en varekladde. For at håndtere dette er vi nødt til at ændre på opsætnings kortet, da systemet jo ikke kan behandle de resterende linjer vha. den indeværende opsætning. Nedenstående ændringer på opsætningskortet (Configuration Card) gennemføres inden næste behandling/beregning. A. I arbejdsarket (optællingskladden) vælges fanen Naviger. Her trykkes på knappen Configuration Card. (se også screenshots herunder) B. I afsnittet General ændres følgende indstillinger; a. I feltet Counting Method vælges Partial C. I afsnittet Transfer ændres følgende indstillinger a. I feltet Adjustment Method vælges Adjustment b. I feltet Item Journal Template Name vælges den ønskede varekladde. I dette tilfælde den med navnet; Varekladde. c. I feltet Item Journal Batch Name vælges den ønskede varekladde. I dette tilfælde den med navnet; Standard. d. I feltet Items Out-of-Scope vælges Ignore e. I feltet Items in scope Not Counted vælges Ignore f. I feltet Barcode Not Accepted vælges Ignore Side 17 af 22

18 Når ændringerne er indtastes lukkes opsætnings-vinduet og man returneres til optællingskladden. Hvis der bruges NAV 2015, så skal der trykkes på knappen Opdater knappen før ændringerne vises på arbejdskladden. OBS; HUSK AT INDSTILLINGER SKAL ÆNDRES TILBAGE TIL DET OPRINDELIGE FØR NÆSTE STATUS SKAL AFHOLDES (Opsætning af første behandling afbilledet på sidste side af denne manual) Herefter skal de resterende linjer behandles/beregnes. I arbejdskladden vælges fanen Handlinger. Tryk på knappen Calc. Inventory and Transfer. Dato indsættes og i feltet Transfer Action vælges Transfer. (Se afsnit om første behandling) Systemet danner nu en varekladde for de linjer der ikke kunne behandles ved den første kørsel. Læg mærke til, at varekladden IKKE indeholder nogen beregningsfunktion og indeholder derfor ikke kolonnerne Antal (Optalt) og Antal (Beregnet). Dvs. at der i denne kladde KUN findes opreguleringer. Husk også i denne kladde at være opmærksom på om kostprisen er korrekt. Se eksempel nedenfor. Side 18 af 22

19 Denne varekladde findes under Afdelinger Lagersted Lager Varekladder. Efter denne behandling er alle linjer overført til de respektive kladder og status på optællingskladderne/worksheets er nu ændret til Complete og kigger man på varelinjerne har alle nu fået status Transferred. Det er nu tid til at gennemgå de to kladder for evt. fejl og mangler. Det anbefales at overføre/kopiere linjerne fra kladderne (Lagerreguleringskladde og Varekladde) til Excel da det her er ganske nemt at filtrere og finde frem til evt. fejl. Når kladderne er godkendt efter evt. redigering bogføres disse. Side 19 af 22

20 11. Lagerbeholdning pr. dato / Lagerværdi rapport Når statusoptællingen er bogført kan virksomhedens eksakte lagerbeholdning og værdi findes. Dette gøres ved at køre rapporten Lagerbeholdning pr. dato eller rapporten Lagerværdi som findes under: Afdelinger Retail Rapporter og analyse Varer & Lagerbeholdning pr. dato Denne rapport skal dog trækkes på bogføringsdatoen, da rapporten ikke kigger på kostpriser tilbage i tiden. Rapporten benytter værdien fra varekortets kostpris-/sidste købspris felt og ser IKKE på om der kan være forskellige kostpriser på tilgangsposterne. Det kan vælges om man ønsker at benytte kostpris eller sidste købspris til beregningen. Afdelinger Økonomistyring Lager Rapporter Lagerværdi Forudsætning for at benytte denne rapport er at der ifm. status er blevet kørt rapporten Justér kostpris vareposter. Rapporten benytter systemets faktiske værdiposter og IKKE kostpris/sidste købspris fra varekortet som er grundlaget for førstnævnte rapport. Side 20 af 22

21 12. Standard opsætninger Opsætning første behandling (lageropgørelseskladden) Opsætning anden behandling (varekladden) Opsætning af afdelingskode (Global Dimensions Værdi Kode) Side 21 af 22

22 Side 22 af 22

23