Vejledning. Kontrolinstansers efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet

Transkript

1 1/15 Vejledning Kontrolinstansers efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet.

2 2/15 Indhold Formål... 3 Kontrolinstansens opgaver... 3 Efterprøvning... 3 Sikkerhedsstyrelsens dataindberetningssystem (SIDIS)... 3 Guide til punkterne i indberetningen i SIDIS.... 4

3 3/15 Formål Denne vejledning skal vejlede kontrolinstansernes auditorer i at gennemføre efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet. Efterprøvningen sker i henhold til bekendtgørelse nr. 629 af 2. juni 2017 om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet herefter bekendtgørelse nr Endvidere skal denne vejledning bidrage til ensartet efterprøvningspraksis hos kontrolinstanserne. Kontrolinstanserne skal følge reglerne i bekendtgørelse nr. 628 af 2. juni 2017 om godkendelse af kontrolinstanser til godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede og godkendte virksomheder på el-, vvsog kloakinstallationsområdet, og herunder bilag 1, særligt pkt. 9 Proceskrav. Kontrolinstansens opgaver Sikkerhedsstyrelsen har godkendt en række kontrolinstanser til at varetage godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede og godkendte virksomheder. Kontrolinstanserne kan forhåndsgodkende, godkende og efterprøve kvalitetsledelsessystemer hos både autoriserede og godkendte virksomheder. Efterprøvning Der er udarbejdet et antal spørgsmål, som kontrolinstanserne skal anvende ved efterprøvningen som udgangspunkt for kontrolinstansens evaluering af virksomhedens evne til at efterleve kravene i bekendtgørelse nr Spørgsmålene indgår i Sikkerhedsstyrelsens dataindberetningssystem, SIDIS. Spørgsmålene og vejledning til tolkning af disse er givet i denne vejledning. Sikkerhedsstyrelsens dataindberetningssystem (SIDIS) Kontrolinstanserne indberetter resultaterne af den lovpligtige kontrol af virksomhedernes kvalitetsledelsessystemer i Sikkerhedsstyrelsens dataindberetningssystem, SIDIS. Systemet supplerer de øvrige indberetninger, kontrolinstanserne foretager til Sikkerhedsstyrelsen. Det følger af 16 i bekendtgørelse

4 4/15 nr. 628 af 2. juni 2017 om godkendelse af kontrolinstanser til godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede og godkendte virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet. Vejledning til, hvordan kontrolinstanserne indtaster data i SIDIS, findes på Sikkerhedsstyrelsens hjemmeside sik.dk. Afvigelser og anmærkninger Ud fra de oplysninger, som kontrolinstansen giver i dataindberetningssystemet SIDIS, angiver systemet evt. uoverensstemmelser i forhold til de krav, der stilles til et kvalitetsledelsessystem. En uoverensstemmelse kan føre til en afvigelse eller en anmærkning. Dette vil fremgå af rapporten fra SIDIS. En afvigelse gives ved uoverensstemmelse med et krav til kvalitetsledelsessystemet, og kontrolinstansen må ikke godkende kvalitetsledelsessystemet, før virksomheden har lavet forbedringer. En anmærkning gives, hvis der er delvis uoverensstemmelse med et krav til kvalitetsledelsessystemet, uden at det påvirker kvaliteten af det arbejde, der udføres. Kvalitetsledelsessystemet kan godkendes, men kontrolinstansen skal følge op på anmærkningen inden for højst seks måneder.

5 5/15 Guide til punkterne i indberetningen i SIDIS I. Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet beskrive: I.1 Virksomhedens data CVR-oplysninger mv. I.1.1 Stemmer virksomhedens CVR-nummer overens med CVR-registeret? Virksomhedens oplysninger om CVR-nummer i kvalitetsledelsessystemet skal stemme overens med det, der fremgår af Sikkerhedsstyrelsens afgørelse om autorisation eller virksomhedsgodkendelse og det, der er angivet i CVR-registeret. Endvidere skal det verificeres, at virksomhedens data stemmer overens med Sikkerhedsstyrelsens autorisationsregister. Uoverensstemmelse medfører en afvigelse. I.1.2 Stemmer virksomhedens øvrige data overens med CVR-registeret? Virksomhedens øvrige hoveddata verificeres i forhold til CVR-registret. Ved hoveddata forstås virksomhedens navn, CVR-nummer og adresse. Uoverensstemmelse medfører en anmærkning. I.2 Virksomhedens organisationsplan I.2.1 Er virksomhedens organisation beskrevet? Virksomhedens organisation skal være beskrevet ved hjælp af tekst eller diagram. Organisationen er tilfredsstillende beskrevet, når organisationens udstrækning er beskrevet og når centrale medarbejdere (f.eks. ledelse og den fagligt ansvarlige samt medarbejdere, som har fået delegeret opgaver fra den fagligt ansvarlige) er beskrevet. Ved centrale roller forstås ledelsen og den eller de fagligt ansvarlige. Uoverensstemmelse medfører en anmærkning.

6 6/15 I.3 Virksomhedens ansvars- og kompetenceforhold og beføjelser I.3.1 Er virksomhedens ansvars- og kompetenceforhold beskrevet? Ansvarsfordeling i virksomheden skal være beskrevet. Ansvarsfordelingen er beskrevet, når ansvarsfordelingen mellem de i pkt. I.2.1 angivne centrale medarbejdere er beskrevet. Kompetenceforholdene er beskrevet, når hver enkelt medarbejders kompetencer er kort beskrevet, f.eks. udlært elektriker med LAUS-kursus, lærling indenfor vvs osv. I det tilfælde, at den fagligt ansvarlige har delegeret ansvar og beføjelser til medarbejdere, skal omfanget heraf være beskrevet i kvalitetsledelsessystemet. Udfører virksomheden arbejde, som kræver formelle kompetencer af den udførende medarbejder, f.eks. inden for kloak- og gasområdet, bør dette være beskrevet i virksomhedens kvalitetsledelsessystem. Uoverensstemmelse medfører en afvigelse. I.3.2 Er den fagligt ansvarlige godkendt hos Sikkerhedsstyrelsen? Virksomheden skal dokumentere, at virksomhedens fagligt ansvarlige er godkendt af Sikkerhedsstyrelsen. Sikkerhedsstyrelsen meddeler tilknytning af fagligt ansvarlig i virksomheden i form af et brev, der sendes til virksomhedens e-boks. Kontrolinstansen kan i rimelig tid forud for efterprøvningen anmode virksomheden om at have Sikkerhedsstyrelsens brev eller breve om godkendelse og tilknytning til rådighed ved efterprøvningen, således at henvendelser fra kontrolinstanser til Sikkerhedsstyrelsen om godkendelsen minimeres. Det forudsættes, at virksomheden kan dokumentere, at den har autorisation og at Sikkerhedsstyrelsen har godkendt virksomhedens fagligt ansvarlige.

7 7/15 Det forudsættes også, at virksomheden kan dokumentere den/de fagligt ansvarliges ansættelsesvilkår, herunder beføjelser, ansvar og opsigelsesvarsel. Hvis virksomheden udfører arbejde inden for flere autorisationskrævende områder, skal det verificeres, at virksomheden har tilknyttet fagligt ansvarlige for alle virksomhedens autorisationsområder. Er der ikke tilknyttet en fagligt ansvarlig til virksomheden på et eller flere autorisationsområder, medfører uoverensstemmelsen en afvigelse. I.3.2.A Hvis Ja: Stemmer den fagligt ansvarliges godkendelse overens med virksomhedens autorisation/ virksomhedsgodkendelse? Ved efterprøvningen verificeres det, at virksomhedens fagligt ansvarlige er identisk med den person, som Sikkerhedsstyrelsen har meddelt tilknyttet som fagligt ansvarlig. Uoverensstemmelse medfører en afvigelse. I.3.2.B Hvis Nej: Har Sikkerhedsstyrelsen givet dispensation til virksomheden for manglende fagligt ansvarlig? Hvis der ikke er overensstemmelse mellem virksomhedens oplyste fagligt ansvarlige og den af Sikkerhedsstyrelsen meddelte tilknyttede fagligt ansvarlige, undersøges det, om der foreligger en dispensation. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem virksomhedens oplyste fagligt ansvarlige og den af Sikkerhedsstyrelsen meddelte tilknyttede fagligt ansvarlige og der ikke foreligger en dispensation, medfører det en afvigelse. I.4 Forretningsområdet inden for autorisationsområdet eller inden for gasområdet, der er omfattet af virksomhedsgodkendelsen I.4.1 Er virksomhedens forretningsområde beskrevet? Virksomheden skal beskrive, hvilket autorisationskrævende arbejde der udføres, som er omfattet af lov om autorisation af virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet. Utilstrækkelig beskrivelse medfører en afvigelse.

8 8/ a Hvis ja: Er der overensstemmelse mellem de(t) beskrevne forretningsområde(r), autorisation eller virksomhedsgodkendelse fra Sikkerhedsstyrelsen og det arbejde, virksomheden udfører? Virksomhedens forretningsområde er tilstrækkeligt beskrevet, når der ud fra beskrivelsen kan verificeres overensstemmelse mellem: de i kvalitetsledelsessystemet beskrevne forretningsområder, og områderne, som den af Sikkerhedsstyrelsen meddelte autorisation og/eller virksomhedsgodkendelse omfatter, og den eller de til virksomheden knyttede fagligt ansvarliges kompetenceområder Manglende overensstemmelse mellem forretningsområdet og den fagligt ansvarliges kompetenceområde medfører en afvigelse. I.5 Bemanding af opgaverne, instruktion af medarbejderne, tilsyn og slutkontrol. Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet beskrive, hvordan virksomheden sikrer, at: opgaver er korrekt bemandet medarbejdere er tiltrækkeligt instrueret der føres tilstrækkeligt tilsyn med arbejdets udførelse der gennemføres slutkontrol I.5.1 Er der udarbejdet tilstrækkelig beskrivelse for bemanding af opgaver og instruktion af medarbejdere? Det skal være beskrevet, hvordan den fagligt ansvarlige er involveret i bemanding af virksomhedens opgaver og i den instruktion, der gives til medarbejderne. Utilstrækkelig beskrivelse af den fagligt ansvarliges involvering medfører en anmærkning.

9 9/15 I.5.2 Er der udarbejdet tilstrækkelig beskrivelse for slutkontrol? Det skal være beskrevet, hvordan der gennemføres slutkontrol af arbejde inden for hvert af virksomhedens autorisationskrævende arbejdsområder. Utilstrækkelig beskrivelse af, hvordan der gennemføres slutkontrol medfører en anmærkning. I.5.3 Er der udarbejdet tilstrækkelig beskrivelse for, hvordan den fagligt ansvarlige sikrer, at der føres det tilstrækkelige tilsyn med det udførte arbejde? Det skal være beskrevet, hvordan den fagligt ansvarlige sikrer tilstrækkeligt tilsyn med virksomhedens autorisationskrævende opgaver. Beskrivelsen kan indeholde eksempler på, hvilke faktorer der kan overvejes, når tilsynsomfanget med virksomhedens opgaver bestemmes. Manglende beskrivelse af, hvordan der sikres tilstrækkeligt udført tilsyn medfører en anmærkning. I.6 Ledelsens evaluering af kvalitetsledelsessystemet. I.6.1 Er der udarbejdet tilstrækkelig beskrivelse af ledelsens evaluering af kvalitetsledelsessystemet? Beskrivelsen skal indeholde informationer om interval for gennemførelse af ledelsens evaluering. Ledelsens evaluering kan indeholde f.eks.: status for handlinger fra tidligere ledelsesevalueringer ændringer i interne og eksterne forhold, som har indflydelse på kvalitetsledelsessystemet (f.eks. ændret lovgivning, tilgang eller afgang af autorisationsområder, udskiftning af centrale medarbejdere i virksomheden eller lign.) status på afvigelser og korrigerende handlinger, f.eks. fra virksomhedens tilsyn med opgaver, slutkontrol, myndighedstilsyn eller efterprøvning fra kontrolinstanser andre områder, der er relevante for virksomhedens kvalitetsledelse. Utilstrækkelig beskrivelse af ledelsens evaluering medfører en anmærkning.

10 10/15 I.7 Forbedringsaktiviteter ved afvigelser i det udførte autorisationskrævende arbejde eller arbejde, der kræver en virksomhedsgodkendelse på gasområdet. I.7.1 Er der tilstrækkelig beskrivelse af forbedringsaktiviteter ved afvigelser i det udførte autorisationskrævende arbejde eller arbejde, der kræver virksomhedsgodkendelse på gasområdet? Kvalitetsledelsessystemet skal indeholde beskrivelser af, hvordan forbedringsaktiviteter håndteres i virksomheden. Virksomheden skal iværksætte nødvendige forbedringsaktiviteter i forhold til de afvigelser, der er konstateret på det autorisationskrævende arbejde eller på gasområdet. Afvigelser kan være registreret på baggrund af kontrolinstansers efterprøvning og f.eks. kundeklager, myndigheders tilsyn eller lignende. Utilstrækkelig beskrivelse af, hvordan forbedringsaktiviteter håndteres medfører en anmærkning. II. Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet opbevare: Virksomheden skal bl.a. opbevare dokumentation for udført arbejde, slutkontrol, tilsyn, ledelsens evaluering, forbedringsaktiviteter, efterprøvninger, udstyr og aftaler om indlejning. Dokumentationen skal opbevares i 5 år. II.1 Dokumentation for udført slutkontrol med identifikation af installationen, hvem der udførte installationen, hvem der udførte slutkontrollen, dato for udførelse og resultatet af slutkontrollen. II.1.1 Er der tilstrækkelig dokumentation for udført slutkontrol? Dokumentationen for slutkontrol skal indeholde oplysninger om, hvilken type installation der er udført samt adressen for det udførte arbejde. Endvidere skal dokumentationen for slutkontrol indeholde oplysninger om: hvem der udførte installationen

11 11/15 hvem der udførte slutkontrollen dato for udførelsen af slutkontrollen resultatet af slutkontrollen Disse oplysninger skal være tilstrækkeligt detaljerede til at verificere, at bemandingen af opgaverne har været korrekt og at eventuelle uregelmæssigheder konstateret ved slutkontrol er håndteret tilfredsstillende. Er der udført flere typer autorisationskrævende arbejde i samme entreprise, bør der udarbejdes dokumentation for slutkontrol for hver af de udførte autorisationskrævende opgaver. Mangelfuld dokumentation for udført slutkontrol medfører en afvigelse. II.2 Dokumentation for udført tilsyn i overensstemmelse med beskrivelsen, jf. punkt I, nr. 5. II.2.1 Er der tilstrækkelig dokumentation for virksomhedens tilsyn med arbejdets udførelse? Tilsynsomfanget for virksomhedens opgaver skal være fastlagt som beskrevet i pkt. I.5.3. Virksomheden skal dokumentere, at der er udført tilsyn i overensstemmelse med det omfang, virksomheden har fastlagt. Mangelfuld dokumentation for udført tilsyn medfører en afvigelse. II.2.2 Er der overensstemmelse mellem beskrivelsen for tilsyn eller slutkontrol jf. bilag 1, pkt. I, nr. 5, og den faktiske udførelse? Beskrivelsen af det udførte tilsyn og/eller slutkontrol skal være tilstrækkeligt detaljeret til at verificere, at det udførte tilsyn og/eller slutkontrol relaterer sig til den udførte opgave. Beskrivelsen kan f.eks. indeholde referencer til, hvilke specifikke områder af arbejdet tilsynet eller slutkontrollen har omfattet. Utilstrækkelig detaljering i beskrivelsen for det udførte tilsyn og/eller slutkontrol medfører en afvigelse.

12 12/15 II.3 Ved arbejde udført af kabelmontør eller rørmontør uden for virksomheden skal der opbevares dokumentation for, hvem der har udført arbejdet, at den pågældende har gennemført et kursus eller en uddannelse godkendt af Sikkerhedsstyrelsen, og at arbejdet er udført efter gældende regler. II.3.1 Er der foretaget tilslutning af kabler eller rør, hvor kabel- eller rørmontører uden for virksomheden har trukket kablerne eller rørene? Virksomheden skal i tilfælde af, at der udføres arbejde af kabelmontør eller rørmontør uden for virksomheden (f.eks. eksternt kontraheret arbejde), dokumentere, at den eksterne part har de fornødne kompetencer til at udføre arbejdet korrekt og at arbejdet er udført i overensstemmelse med gældende regler. II.3.1.a Hvis ja: Er dokumentationen tilstrækkelig? (Hvem har udført arbejdet, har pågældende gennemført et kursus eller uddannelse godkendt af Sikkerhedsstyrelsen eller har han erhvervsmæssige kvalifikationer fra et andet EU- eller EØS-land eller et land, der har aftaler med EU om anerkendelse af erhvervserfaring, og er arbejdet udført efter gældende regler) Dokumentationen skal indeholde oplysninger om: hvem der har udført arbejdet hvilke kvalificerende kompetencer det eksterne mandskab har (kurser eller uddannelser godkendt af Sikkerhedsstyrelsen eller udenlandske erhvervsmæssige kvalifikationer) at arbejdet er udført efter gældende regler (f.eks. dokumenteret ved erklæring fra den udførende kabel- eller rørmontør eller i forbindelse med virksomhedens tilsyn). Utilstrækkelig dokumentation for kompetencer og kabel- og rørmontørers efterlevelse af regler medfører en afvigelse. II.4 Ledelsens evaluering i forhold til afvigelser. II.4.1 Opbevares ledelsens evaluering, når det gælder afvigelser? Ledelsens evaluering skal indeholde oplysninger om afvigelser, der er konstateret i virksomheden de foregående 12 måneder. Uoverensstemmelse medfører en afvigelse.

13 13/15 II.4.2 Er der overensstemmelse mellem beskrivelsen af ledelsens evaluering jf. bilag 1, pkt. I, nr. 6 og den faktiske udførelse jf. bilag 1, pkt. II, nr. 4? Ledelsens evaluering skal være udført i overensstemmelse med den beskrivelse, virksomheden har lavet for udførelse af ledelsens evaluering, jf. pkt. I.6 i denne vejledning. Uoverensstemmelse mellem ledelsens udførte evaluering og beskrivelsen heraf medfører en afvigelse. II.5 Rapporter til dokumentation: Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet opbevare rapporter til dokumentation af: forbedringsaktiviteter, der er foretaget for at undgå, at konkrete afvigelser sker igen overholdelse af prøvningsintervaller for prøve- og måleudstyr, der er nødvendige for sikker etablering, drift og vedligeholdelse af installationer kontrolinstansens efterprøvninger af kvalitetsledelsessystemet og virksomhedens forbedringsaktiviteter og opfølgning på anmærkninger aftaler om indlejning af personale fra anden virksomhed II.5.1 Er der dokumentation for forbedringsaktiviteter, der er foretaget for at undgå, at konkrete afvigelser sker igen (besvares kun, hvis der har været konkrete afvigelser)? Der skal i virksomheden findes dokumentation for de iværksatte forbedringsaktiviteter, som er direkte afledt af afvigelser, der er opstået i virksomheden. Det skal i dokumentationen for forbedringsaktiviteten være muligt at spore, hvilken eller hvilke dokumenterede afvigelser det iværksatte forbedringsinitiativ omhandler. Manglende dokumentation for iværksatte forbedringsaktiviteter medfører en afvigelse.

14 14/15 II.5.1.a Hvis Ja: Er der overensstemmelse mellem beskrivelsen af forbedringsaktiviteter ved afvigelser jf. bilag 1, pkt. I, nr. 7 og de faktiske forbedringsaktiviteter jf. bilag 1, pkt. II, nr. 5, litra a? Ved efterprøvningen skal det vurderes, hvorvidt de iværksatte forbedringsaktiviteter står i forhold til de konstaterede afvigelser. Er der f.eks. gentagelse af lignende afvigelser, må det konstateres, at de iværksatte forbedringsaktiviteter ikke har stået i forhold til de konstaterede afvigelser. Uoverensstemmelse medfører en afvigelse. II.5.2 Er der dokumentation for overholdelse af prøvningsintervaller for prøve- og måleudstyr, der er nødvendig for sikker etablering, drift og vedligeholdelse af installationer? Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet dokumentere, at vedligeholdelses- og/eller prøvningsintervaller for kritisk udstyr er overholdt. Dette kunne f.eks. være kalibreringscertifikater for måleudstyr eller lignende. Der skal være sporbarhed mellem det fysiske udstyr og dokumentationen for prøvninger. Manglende dokumentation medfører en afvigelse. II.5.3 Er der dokumentation for kontrolinstansens efterprøvninger af kvalitetsledelsessystemet og virksomhedens forbedringsaktiviteter og opfølgning på anmærkninger? Virksomheden skal i kvalitetsledelsessystemet have dokumentation for kontrolinstansernes efterprøvninger, iværksatte forbedringsaktiviteter og den opfølgning, der er foretaget på baggrund af anmærkninger. Manglende dokumentation medfører en afvigelse. II.5.4 Har virksomheden indlejet personale fra anden virksomhed? II.5.4.a Hvis ja: Er der de nødvendige aftaler om indlejning af personale fra anden virksomhed? Såfremt virksomheden har indlejet personale fra anden virksomhed, skal der udarbejdes en skriftlig, underskrevet aftale om indlejning med den virksomhed,

15 15/15 hvor den pågældende normalt er tilknyttet, inden den indlejede person udfører arbejdet. Det skal af aftalen fremgå: at aftalen er underskrevet af begge parter at virksomheden, som indlejer personen, bærer ansvaret for det arbejde, som den indlejede person udfører hvilken periode aftalen om indlejning gælder. Såfremt et eller flere af ovenstående punkter ikke fremgår af lejeaftalen, medfører dette en afvigelse.