Spidsbjerg El-Teknik ApS Sjølund Gade Sjølund

Transkript

1 Januar udgave SKS System håndbog Sikkerheds Kvalitets Styring system Spidsbjerg El-Teknik ApS Sjølund Gade Sjølund SKS er udarbejdet i reference til Sikkerheds styrelsens krav Autoriseret elinstallatørvirksomhed, hvor den personligt autoriserede deltager i arbejdet

2 Formål Formålet er at opbygge et SKS system, der sikrer overholdelse af gældende bestemmelser, som er udarbejdet på Sikkerhedsstyrelsens vejledning af MesaTeknik Indholdsfortegnelse er i reference til sikkerhedsstyrelsen vejledning - 16 punkter : 1.0 Data til etablering af SKS-systemet i virksomheden Evaluering af SKS-systemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKS-Audit Dokumentstyring 9 1. Data til etablering af SKS-systemet i virksomheden Data Virksomhedens navn Spidsbjerg El-Teknik ApS Adresse Sjølund Gade 12 Postnummer/by 6093 Sjølund CVR Autorisationsnummer Ejer 80 Anpartsselskab Personligt autoriseret Henning Sørensen Kvalitetsansvarlig Henning Sørensen El-medarbejdere 5 Virksomhedsform 1.2 Telefon Mobiltelefon Fax spidsbjerg@spidsbjerg.dk Hjemmeside www. spidsbjerg.dk 1.2. Gyldighedsområdet for SKS godkendelsen Spidsbjerg El-Teknik ApS er et selskab der udfører elinstallationer for private og offentlige kunder, arbejderne kan udføres efter aftale i.h.t. regning eller tilbud Beskrivelse af virksomhedens autorisationskrævende arbejdsområder: Boliginstallationer Industriinstallationer, i..h.t. DS/EN (VSSK krav) Vedligeholdelse, Fejlfinding, udvidelser af alle former for SKS gældende områder Spidsbjerg El-Teknik ApS beskæftiger 1 personligt autoriseret, som samtidig udgør den øverste ledelse i virksomheden. Så længe dette forhold består udarbejdes der ikke procedurer for den personligt autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Den personligt autoriserede deltager aktivt i arbejdets udførelse. Delegering af ansvar foretages til medarbejdere der er vurderet kompetente i forhold til opgave som delegeringen omhandler og dokumenteres ved anvendelse af blanket E09. Spidsbjerg El-Teknik ApS er underlagt Lekon certificering for sikring af lovpligtig ekstern 3. parts audit og godkendelse af SKS systemet. Ledelsen skal etablere, implementere og vedligeholde SKS systemet Mesa teknik Ajourført Side 2 af 9

3 1.3 Firmaets ansatte samt organisation af disse Spidsbjerg El-Teknik ApS beskæftiger antal medarbejdere som beskrevet herunder: Personligt autoriseret elinstallatør 2 elektriker / elmontør 2 elektrikerlærlinge 2. Evaluering af SKS - systemet 2.1. Lovgrundlag og oversigt over registreringer og kvalitetsdokumentation SKS systemet dokumentere elektriske installationer er udført sikkerhedsmæssigt korrekt i reference til lister som beskrevet herunder: Lov nr. 989 af 8. december 2003, lov om autorisation af elinstallatører m.v. Lov nr af 20. december 2006, lov om ændring af lov om gasinstallationer i forbindelse med vand- og afløbsledninger og lov om autorisation af elinstallatører m.v. Bekendtgørelse nr af 13. december 2007, (bekendtgørelse om autorisation og drift af elinstallatørvirksomhed). Sikkerhedsstyrelsen meddelelser online eller på papir DS/EN VSSK krav fra Maskindirektivet 2008/42/ SKS systemet og regelgrundlaget er samlet i ringbind som forefindes på firmaets kontor, SKS systemet er tilgængeligt for alle medarbejdere. Ringbind indeholder gyldige SKS dokumenter. SKS systemet og dokumentationen ajourføres, og opbevares sikkert i virksomheden i mindst 5 år, skal kunne forevises på enkelt og nem måde, læse uden problem, samt kunne stedsbestemmes. Dokumenter som erstatter af ajourførte dokumenter arkiveres ringbind, mrk. Tidligere dokumenter i SKS Mappen Tidligere dokumenter i SKS Mappen gemmes i mindst 5år udstyr Der skal fastlægges, tilvejebringes og opretholdes det nødvendige udstyr for at opfylde kravene til elsikkerheden. Dette omfatter: Udrustning for L-AUS samt måleudstyr noteres på Blanket E03, og skal kontrolleres kalibreres i henhold til leverandørens / fabrikantens anviste kalibrerings metoder, resultater noteres på Blanket E03AF Udstyret kontrolleres for funktion før brug og efter brug SB6 kapitel Uddannelse og træning Medarbejdernes uddannelser og erfaringer samt efteruddannelse er beskrevet på Blanket EAFIS, Vurdering af behovet for uddannelse og efteruddannelse skal ske i henhold til de love og bekendtgørelser / bestemmelser som virksomhedens arbejdsopgaver kræver. Der udarbejdes planer for efteruddannelse af de enkelte medarbejdere ved Blanket E01 & E02. Den autoriserede har pligt til at holde sin faglige viden ajour: Ajourføringen kræver mindst 70 timers efteruddannelse indenfor en periode på 5 år. Der skal foreligge dokumentation for opfyldelsen kravene til uddannelse og træning. Mesa teknik Ajourført Side 3 af 9

4 2.4. Intern audit Den kvalitetsansvarlige er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af intern audit. Alle dokumenter fra intern audit arkiveres i ringbind ved beskrevne kvalitetsansvarlige i pkt En gang om år gennemføres intern audit, som dokumenteres ved anvendelse af blanket E04. Intern audit er en generel vurdering af SKS systemets effektivitet, efterlevelse, samt eventuelle forslag til forbedringer fra intern ønske eller ændringer pålagt af kontrolinstansen. Intern audit omfatter som minimum følgende: ( sikkerhedsstyrelsen vejledning - 16 punkter) 1.0 Data til etablering af SKS-systemet i virksomheden Evaluering af SKS- systemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKS-Audit Dokumentstyring 9 Hvis der ved intern audit konstateres uoverensstemmelser, udfyldes en afvigelsesrapport.(blanket E04) Resultatet af intern audit indgår i ledelsens evaluering(blanket E05) 2.5 ledelsens evaluering Direktøren sikrer at ledelsens evaluering gennemføres mindst én gang årligt. Evalueringen skal sikre, at virksomhedens SKS system er tilpasset virksomheden, samt at systemet til enhver tid er egnet til at opnå den krævede el sikkerhed. Evalueringen omfatter følgende: Interne og eksterne ændringer der vil kunne påvirke SKS systemet Vurdering af om kvalitetspolitikken efterleves og fortsat er egnet Vurdering af kvalitetsmålene Resultatet af intern audit og status fra tidligere interne audits Status for afvigelser, henvendelser og klager Vurdering af ressourcebehov Vurdering af behovet for ændringer og forbedringer af SKS systemet Status på opfølgning af krav fra Lekon Certificering i. h. t. rapport fra tidligere auditbesøg. Referat udarbejdes, som direktøren godkender og udsender. Den kvalitetsansvarlige sikrer at eventuelle ændringer til SKS systemet indarbejdes i eventuelt samarbejde med MesaTeknik 2.6. Ekstern audit SKS systemet bliver kontrolleret og godkendt af Lekon Certificering, med intervaller der ikke overstiger 24 måneder. Den personligt autoriserede elinstallatør deltager ved audit, og foretager opfølgning på kontrolinstansens evt. fundne fejl, afvigelser, ved at udfører korrigerende handlinger Procesgranskning Ved små opgaver er den enkelte medarbejder bemyndiget til at indgå aftaler om ekstra arbejder. Medarbejderen sikrer sig ved kontakt til den personligt autoriserede, at arbejdet kan udføres efter gældende bestemmelser. Er der tvivl skal den personligt autoriserede altid inddrages inden udførelsen. Ekstra arbejder dokumenteres ved notat på Blanket SKS 08 Mesa teknik Ajourført Side 4 af 9

5 2.9. Indkøb og modtagelse af materialer m.v. Indkøb foretages af den personligt autoriserede, eller af bemyndigede medarbejdere. Ved direkte indkøb til projekter/opgaver forsynes følgesedlen med projekt-/opgavenummer. Servicevogne fyldes op fra lager / værksted / evt. direkte fra leverandør(følgeseddel) 2.10 Bemanding af opgaver Den personligt autoriserede, foretager instruktion og tilsyn i overensstemmelse med resultatet af vurderingen. ( oplysninger på medarbejder er noteret på blanket E01 blanket E02 & blanket SAM01) Beskrivelse af medarbejderens baggrund for udførelse af opgaven KODER Uden den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må ikke arbejde selvstændigt på opgaven. Effektiv instruktion og tilsyn nødvendigt 0 Delvist erhvervet baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må arbejde på opgaven efter instruktion. Tilsyn nødvendigt 1 Delvist erhvervet den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må arbejde på opgaven efter instruktion. Ingen tilsyn 2 Med fornøden baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Instruktion gennemføres efter behov. Igen tilsyn. 3 Med fornøden baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Kan arbejde selvstændigt uden instruktion og tilsyn 4 Behovet for om skriftlige procedurer og instruktioner skal udleveres, vurderes i forhold til opgavetyper. Skriftlige procedurer og instruktioner udarbejdes og udleveres efter behov. Resultatet af vurderingen, og om instruktioner/procedurer er udleveret, dokumenteres ved notat på blanket SKS01 bagsiden Eftersyn og afprøvning Inden arbejdet sættes i gang skal produktions- og installationsprocesser identificeres og planlæg-ges, så arbejdet kan udføres sikkerheds-, sundheds-, kvalitets- og miljømæssigt korrekt. Slutkontrol foretages på Blanket EAFIS Afvigelser Afvigelser/korrigerende handlinger foretages på blanketter E04-E04a-E05 med angivelse af hvilken følgende punkter: Afvigelse / Korrigerende handling Mangler eller fejl installerede installationer eller materialer Fravigelser fra love og regler samt meddelelser fra SIK Påtale fejl der konstateres på stedet Instrukser der ikke virker efter hensigten Resultatet af en intern audit Teknisk observation, som opfattes på stedet og som kan betydning for: Kvaliteten og sikkerheden i den færdige installation Miljø intern samt ekstern Tekniske hjælpemidler der ikke fungerer efter hensigten Afvigelser behandles af ledelsen, eller af bemyndigede personer. Korrigerende handling dokumenteres ved udfyldelse af relevante rubrikker i blanket E05. Afvigelsesrapporter samt korrigerende handlinger kontrolleres ved ledelsens evaluering(årligt) Aflevering Arbejdet afleveres til bygherren som aftalt, herunder: Kvalitetssikring, der noteres på Blanket EAFIS, entreprise til intern brug. Drift og vedligeholdelsesplan på nyanlæg og komponenter udarbejdes til kunden Rettet tegning skitse bagsiden på (som udført) udleveres til kunden Faktura, med materialer samt evt. beskrivelse af udført arbejde(entrepriseområdet) Færdigmelding online til relevant forsyningsselskab, anvendelse af Autorisationsnummer Mesa teknik Ajourført Side 5 af 9

6 3. Den personligt autoriserede ledelsesmæssige beføjelser 3.1. Formål Den autoriserede skal placeres således i virksomheden at han har direkte ledelsesmæssige beføjelser over de der udfører autorisationskrævende installationsarbejder. Autoriseret El installatør Henning Sørensen El montør /elektriker Organisationsdiagram Elektrikerlærlinge 3.2. Ansvar Den autoriserede bør forestå al instruktion og tilsyn, men da det i nogle virksomheder vil give urimeligt lange arbejdsdage for den autoriserede kan disse opgaver uddelegeres til kompetente medarbejdere. Der er ikke tale om uddelegering af det praktiske arbejde, men udelukkende retten til at lede, fordele og kontrollere det udførte. Dvs. typisk en uddelegering fra den autoriserede til en afdelingsleder, projektleder, overmontør mm. Såfremt en opgave uddelegeres skal der foreligge dokumentation for medarbejderens baggrund der gør ham i stand til at varetage opgaven; eksempelvis i form af et CV der angiver uddannelse, efteruddannelse, kurser, tidligere arbejdsopgaver mv. Uddelegeringen skal dokumenteres i form af en aftale imellem den autoriserede og medarbejderen; denne aftale skal angive præcist hvilke(t) område(r) og hvilke arbejdsopgaver der er uddelegeret ansvar for. Der udfyldes og anvendes Blanket E09. Uddelegering kan udelukkende foretages til medarbejdere der er omfattet af den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Ekstern kontrol(3 parts audit) Den personligt autoriserede, skal deltage ved kontrolinstansens Lekon Certificering audit på virksomheden, og er ansvarlig for opfølgning på kontrolinstansens pålæg Dokumentation Medarbejdernes registrering af kvalifikationer /kompetencer (Blanket E01) Medarbejderens kompetencevurderinger (BlanketE02) Regelgrundlag (se pkt. 3.16) Prøve- og måleudstyr (Blanket E03) Kalibrering af instrumenter (Blanket E03AF) Intern audit (Blanket E04) Afvigelsesbehandling (Blanket E05) Aftale om delegering af ansvar (Blanket E09) Kvalitetssikring Blanket EAFIS (sags bestemt hvor der SKS krav) Aftaleseddel (Blanket E08) Samarbejde lejet personale(blanket SAM01) 3.4 Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Den autoriserede bør forestå al instruktion og tilsyn, men da det i nogle virksomheder vil give urimeligt lange arbejdsdage for den autoriserede kan disse opgaver uddelegeres til kompetente medarbejdere. Udelegering foretages på blanket E09(se punkt 3.4) Mesa teknik Ajourført Side 6 af 9

7 3.5 Aftalegennemgang Det skal sikres at virksomheden råder over de nødvendige kompetencer til at udføre en given opgave før aftalen indgås. Ydermere skal det sikres at opgavegrundlaget kan udføres el-sikkerhedsmæssigt korrekt. Det skal beskrives hvem der i virksomheden må udføre aftalegennemgangen og indgå aftaler omkring udførsel af installationer Der kan med fordel udføres en tjekliste til sikring af at de relevante punkter gennemgås ved aftale gennemgangen.(blanket E08) + Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E Styring af indkøb Det skal sikres at de rigtige komponenter bliver indkøbt til opgaven i såvel antal som model. Virksomheden skal derfor tage stilling til hvem der må indkøbe materialer og til hvilke opgaver. Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E02. Ligeledes skal der tages stilling til kontrol af det indkøbte,der kan eksempelvis udføres en modtagekontrol såfremt det tilføjer virksomheden en værdi. 3.7 Bemanding af opgaver Der skal angives hvorledes virksomheden vælger kompetent personel til en given opgave. Dette kræver et indgående kendskab til medarbejdernes kompetencer Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E02. Alternativt kan den nødvendige viden opnås via indgående kendskab til medarbejdernes kompetencer eksempelvis via ansættelsessamtalen og allerede udførte arbejder.opgaver kan også bemandes via dialog med montørerne der selv kan give tilsagn om hvor vidt de besidder de nødvendige kompetencer. Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E02. Det vil dog altid være den autoriseredes ansvar at der vælges den rigtige mand (m/k) til opgaven. 3.8 Instruktion Hvis montøren ikke har den nødvendige rutine i en given opgave skal der instrueres således arbejdet kan udføres el-sikkerhedsmæssigt korrekt. Hvorledes instruktionen udføres og i hvilket omfang afhænger af såvel medarbejderen som den foranstående arbejdsopgave. Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E02. Eksempelvis kan instruktionen gives mundtligt i forbindelse med overdragelse af en arbejdsopgave. Ligesom der løbende kan vurderes på behovet for instruktion. 3.9 Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Se punkt 3.8 Kompetencen er beskrevet på Blanket E01 samt Blanket E Tilsyn Den autoriserede skal sikre sig at arbejdet bliver udført el-sikkerhedsmæssigt korrekt ved løbende at føre tilsyn. Hvor ofte der skal føres tilsyn beror på en vurdering af den pågældende medarbejders kompetencer samt opgavens kompleksitet. Det anbefales dog at hyppigheden af tilsynet stiger i takt med entreprisesummen Eftersyn og afprøvning Det skal sikres at samtlige punkter i Stærkstrømsbekendtgørelsen afsnit 6, kapitel 61 gennemgås. Dette kan med fordel klares via tjeklister. Hvordan tjeklisterne ser ud er op til den enkelte virksomhed eksempelvis kan der tilføjes punkter virksomheden ønsker at stramme op på benyt Blanket EAFIS(Er installationen efterladt i ordentlig og rengjort stand?) Mesa teknik Ajourført Side 7 af 9

8 3.12 Uddannelse og træning Virksomhedens krav til uddannelse, efteruddannelse samt erfaring og træning skal vurderes i forhold til virksomhedens opgavetyper. Den autoriserede har pligt til at holde sin faglige viden ajour samt dokumentere dette, især hvad angår kendskabet til stærkstrømsbekendtgørelsen dette bør andrage en størrelse på 70 timer over en vilkårlig periode på fem år. Der skal da foreligge dokumentation for den autoriseredes uddannelse, efteruddannelse samt erfaring og træning eksempelvis i form af et CV (ajourføres på Blanket E02) Ydermere skal der for den enkelte medarbejder foreligge dokumentation for den eventuelle lovpligtige efteruddannelse der skal til i forbindelse med udførsel af nogle arbejdsopgaver eksempelvis L-AUS, førstehjælp, varmt arbejde eller nogle typer stilladsarbejde. Virksomheden kan med fordel udarbejde en procedure der sikrer en løbende efteruddannelse og opkvalificering af medarbejdere eksempelvis tilvejebragt via medarbejderudviklingssamtaler Udstyr Det skal sikres at virksomheden råder over det nødvendige udstyr til installation, drift og vedligehold herunder udrustning til L-AUS, elektrisk håndværktøj og måleinstrumenter. Der skal tages stilling til hvorledes virksomheden tilvejebringer den nødvendige udrustning til L-AUS samt måleinstrumenter (herunder udstyr til HPFI - test, kortslutningsniveau mm.) til at udføre de lovpligtige kontrolmålinger Udstyret skal være i forsvarlig stand og efterses jf. Stærkstrømsbekendtgørelsen afsnit 6, kapitel 62 & 63 samt fabrikantanvisninger. Er det ikke muligt for samtlige medarbejdere at udføre dette eftersyn : eksempelvis såfremt lærlinge eller andre uden relevant uddannelse at anvender værktøjerne Den autoriserede skal sikre sig,at dette punkt (13.0 udstyr), at det er forsvarlige at anvende samt der udført eftersyn og registrere af udførselstidspunktet. (blanket E03) 3.14 Procedure ved el-sikkerhedsmæssig fejl Der skal tages stilling til hvordan virksomheden sikrer en el-sikkerhedsmæssig fejl kun opstår én gang. Ved gentagelse af fejl udarbejdes afvigelsesrapport samt korrigerende handling Afvigelser/korrigerende handlinger foretages på blanketter E04-E04a-E05. Dette indebærer en registrering af fejlen, en udbedring af fejlen og en mangfoldiggørelse af fejlen Registreringen anvendes i forbindelse med evaluering af systemet for at se om der er procedurer der skal revideres. (Blanket E05) Udbedringen af fejlen burde ikke behøve yderligere forklaring, om end den skal udføres og dokumenteres på lige fod med alle andre autorisationskrævende arbejder. Mangfoldiggørelsen kan eksempelvis foregå i forbindelse med medarbejdermøder for at informere medarbejderne om en mulig faldgrube SKS Audit Systemet skal efter behov, dog mindst én gang årligt gennemgås for at se om der er overensstemmelse mellem det beskrevne og det faktiske. Gennemgangen skal udføres af en person der IKKE har det direkte ansvar for el-sikkerheden og såfremt muligt af en person der har erfaring eller uddannelse i audit. MesaTeknik er naturligvis behjælpelige med udførsel af denne interne audit. Dokumentation for gennemgang af samtlige punkter i SKS -systemet skal foreligge og bør anvendes i forbindelse med evalueringen af SKS - systemet. Den årlige evaluering kan hvert andet år med fordel udføres i forlængelse SKS - auditten. Mesa teknik Ajourført Side 8 af 9

9 3.16 Dokumentstyring Dokumentstyringen skal indeholde to punkter (se pkt.3.14 & 2.1) (dokumenter der har relevans for elsikkerheden - hvorledes virksomheden håndterer sags dokumenter) Følgende forefindes på kontoret. /værkstedet Strækstrøms bekendtgørelsen.sb6 & i servicevogne Fællesregulativet. FR Maskinsikkerhed Elektrisk materiel på maskiner Maskinsikkerhed Elektrisk udstyr på maskiner.ds/en Lavspændingstavler.DS/EN Ændringsbekendtgørelserne Afsnit 6A, 6B, 6C, 6D.& Afsnit 8. afsnit kan findes på SIK hjemmeside så hvis den autoriserede har adgang til internet i det daglige er der ikke behov for at have den fysisk i virksomheden. Fællesregulativet ligger på DanskEnerigi.dk i seneste udgave Bygningsreglementet i seneste udgave. SIK meddelelse, som opdateres via abonnement service eller printes fra Sikkerhedsstyrelsen hjemmeside. Sikkerheds Kvalitets Systemet (SKS) for Spidsbjerg El ApS ApS Implementering Det skal meddeles kontrolinstansen fra hvilket tidspunkt SKS systemet er/eller tages i anvendelse. Indsendt/ afleveret til Lekon Certificering Dato: SKS systemets anvendelse: Dato: Underskrift direktør / indehaver: Mesa teknik Ajourført Side 9 af 9