Forberedelsesmateriale til markedsdialog mellem Bygningsstyrelsen og udvalgte FM markedsaktører vedr. Facility Management

Transkript

1 Forberedelsesmateriale til markedsdialog mellem Bygningsstyrelsen og udvalgte FM markedsaktører vedr. Facility Management 15. november 2017 Facility Management embll J.nr. 17/00909 A. Introduktion Bygningsstyrelsen har ved vejledende forhåndsmeddelelse , samt opslag på Bygningsstyrelsens hjemmeside, indkaldt til markedsdialog vedr. udbud af Facility Management. Vi opfordrer generelt til, at I orienterer jer på hvor der bl.a. findes baggrundsrapport for projektet ligesom der løbende vil blive lagt relevant information ud. Formålet med markedsdialogen er at forberede det omhandlende udbud bedst muligt med henblik på at sikre, at udbudsgrundlaget og gennemførelsen af udbuddet har et indhold og en kvalitet, som er attraktivt for markedet. Markedsdialogen er således en mulighed for markedets aktører og Bygningsstyrelsen til at få drøftet særligt vigtige opmærksomhedspunkter i processen og indholdet i forbindelse med forberedelse og gennemførsel af udbuddet. Der afholdes konkret 6 møder; ét med hver af de udvalgte aktører, af hver 2,5 times varighed den 22., 24. og 27. november Møderne afvikles ud fra følgende dagsorden: 1. Velkomst og præsentation af deltagere hos Bygningsstyrelsen og leverandøren /10 min 2. Leverandøren præsenterer kort virksomhed/konsortium / 20 min 3. Gennemgang af spørgetemaer/ 90 min 4. Øvrige temaer / 15 min 5. Opsamling og afrunding / 15 min Der vil efter afholdelse af alle møder blive udfærdiget et samlet opsamlingsreferat med generelle input i anonym form. Af hensyn til ligebehandling, vil dette opsamlingsnotat indgå i udbudsmaterialet og ligeledes være tilgængeligt på Bygningsstyrelsens hjemmeside Der er fortsat mulighed for, at Bygningsstyrelsen indenfor rammerne af udbudslovens 39 i begrænset omfang bilateralt indgår i en efterfølgende dialog med en eller flere aktører frem til offentliggørelse af udbudsmaterialet. Derudover kan det nævnes, at Bygningsstyrelsen overvejer, om der skal gennemføres et dialogmøde i plenum senere i processen, hvor de samme deltagere som minimum også er inviteret. T bygst@bygst.dk CVR Bygningsstyrelsen er en del af Transport-, Bygnings- og Boligministeriet

2 Læsevejledning Nærværende forberedelsesdokumentet er inddelt i 6 kapitler (B-G) udover dette introduktionskapitel. Inden for hvert kapitel er en rammesættende tekst efterfulgt af et eller flere konkrete spørgsmål. Alle spørgsmål er nummeret med relevant kapitel efterfulgt af spørgsmålsnummer (fx B1). Det er Bygningsstyrelsens forhåbning, at leverandøren (herefter FM parteren) forinden mødet har reflekteret over og forberedt sig således, at det er muligt at indgå i en relativt detaljeret dialog vedr. de fremsendte spørgsmål. B. Baggrund Regeringen har besluttet, at der skal etableres en fællesstatslig løsning for facility management. Løsningen bliver en integreret løsning, hvor der ønskes én leverandør til at udføre alle facility management (FM) ydelser for de omfattede institutioner. Overordnet drejer det sig om følgende syv FM service-områder: Renhold Forplejning (kantine) Intern service Indvendigt vedligehold Sikkerhed Udendørsarealer Affaldshåndtering I dag er de enkelte statslige institutioner som hovedregel hver især ansvarlige for at organisere og indkøbe FM ydelser. Dette sker både i form af indkøb af serviceydelser fra private leverandører (f.eks. hovedsageligt inden for rengøring og kantine) og ved at institutionernes egne medarbejdere løser opgaverne (f.eks. hovedsageligt inden for intern service). De dele af statens institutioner der er med i den fælles statslige løsning har ud fra det kvalificerede estimat i foranalysen en samlet omkostningsbaseline på ca. 1,1 mia. kr. årligt. Kortlagte erfaringer fra bl.a. politiet og Forsvaret viser betydelige kvalitative og økonomiske gevinster på op til 30 % ved centralisering/standardisering af FM ydelser og etablering af fælles løsninger på området. Regeringen har i forlængelse heraf besluttet, at statens FM opgaver skal centraliseres i en samlet løsning hos Bygningsstyrelsen. Hos Bygningsstyrelsen etableres der en tværgående og forpligtende facility managementorganisation, der får mandat til at opkræve betalinger og fastlægge serviceniveauer mv. i dialog med kunderne. Bygningsstyrelsen bliver dermed på sigt 'full service provider' ved at kunne levere både de fysiske rammer og FM ydelser til en stor del af de statslige institutioner, således at disse kan have fokus på løsning af deres kerneopgaver. Bygningsstyrelsen er overordnet ansvarlig for projektet, og styrer ligeledes langt de fleste arbejdsstrømme i projektet som for eksempel indsamling af data, udfærdigelse af udbudsstrategi samt udbud og indkøb. Moderniseringsstyrelsen har dog ansvaret for den personalejuridiske del, der medfølger ved udlicitering af statslige opgaver, hvor der skal ske virksomhedsoverdragelse af nuværende ansatte i staten. Side 2 af 11

3 Den fælles FM løsning omfatter alle ministerier, undtagen Forsvarsministeriet, politiet, domstolene samt fængsler og arrester under kriminalforsorgen. Etableringen sker konkret i 3 bølger der bliver konkurrenceudsat hver for sig. Bølge 1 har planlagt driftsstart den 1. oktober 2019, bølge 2 forventet i 2021 og bølge 3 forventet i Kontrakterne vil afløse statens indkøbsaftaler på de omhandlede områder. Efter indgåelse af kontrakt for bølge 1 skal der foretages en evaluering af konkurrencesituationen, inden bølge 2 og 3 iværksættes. Omfang af bølge 1 Første bølge har en anslået årlig omkostningsbaseline på mellem 200 og 300 mio. kr. årligt og omfatter følgende ministerier inkl. institutioner: Skatteministeriet o Hele ministerområdet Transport- og Bygnings- og Boligministeriet o Bygningsstyrelsen o Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen o Færdselsstyrelsen o Vejdirektoratet o Banedanmark Finansministeriet o Digitaliseringsstyrelsen o Moderniseringsstyrelsen o Statens IT Miljø- og fødevareministeriet o Fødevarestyrelsen Erhvervsministeriet o Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen o Nævnenes Hus o Sikkerhedsstyrelsen Justitsministeriet o Civilstyrelsen o Datatilsynet o Tilsynet med Efterretningstjenesterne Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet o Energitilsynet Side 3 af 11

4 Ovenstående faktaoversigt giver et foreløbigt illustrativt overblik over antallet af lokationer, fordelingen i landet, antal inden- og udendørs kvm, fordelingen på FM service-områder, antal medarbejdere og kantinebrugere. Der er i ovenstående ikke taget højde for følgerne af den seneste omlægning af ministerområder der skete i 2016, at der i de kommende år forventes ansat ca nye medarbejdere decentralt i Skat og eventuelt kommende udflytninger af statslige arbejdspladser, hvor der forventes en opgavetilstrømning der muligvis bliver omfattet af bølge 1. Endelig tilgår der en række lokaliteter, der af forskellige årsager ikke indgik i foranalysen. Samlet set forventes volumen således at blive øget i ikke uvæsentlig grad fra den skitserede. Bygningsstyrelsen vil som en del af projektet kortlægge eksisterende omkostningsniveau detaljeret som en del af forberedelsen til EU-udbudsprocessen. B1. Er der hos FM partneren kendskab til særlige ydelser eller forhold hos de omfattede institutioner, som Bygningsstyrelsen skal være særligt opmærksomme på i udbudsprocessen? B2. Vurderer FM partneren, ud fra erfaringer på tilsvarende kontrakter, at 30% i effektivisering er realiserbart uden nævneværdige servicenedjusteringer? Side 4 af 11

5 C. Hovedtema 1 Udbudsdesign Udbuddet forventes at blive gennemført som udbud med forhandling og Bygningsstyrelsen forventer at gennemføre én forhandlingsrunde med 3-5 tilbudsgivere. Tentativ tidsplan Milepæle og mellemliggende aktiviteter Tidsforbrug estimeret Dato estimeret Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og materiale 15. august 2018 Tilbudsgiver udfærdiger ESPD/anmodning om at afgive tilbud 35 dage Frist for modtagelse af ansøgning om deltagelse i udbud 19. september 2018 Evaluering og udvælgelse af 3-5 Tilbudsgivere, der skal afgive tilbud inklusiv ledelsesgodkendelse 21 dage Offentliggørelse af resultat af udvælgelsen 10. oktober 2018 Tilbudgivers udfærdiger tilbud 56 Tilbudsfrist (indledende tilbud) 5. december dage (inkl. Juleferie) Gennemgang og evaluering af tilbud Forhandlingsrunde Revidering af udbudsmateriale 21 dage 14 dage 7. januar januar 2019 Offentliggørelse af endelig udbudsmateriale 11. februar 2019 Tilbudsgiver udfærdiger endeligt tilbud (SBB) 14 dage Frist for afgivelse af endeligt tilbud (SBB) 25. februar 2019 Evaluering af endelige tilbud inklusiv ledelsesgodkendelse 21 dage Tilkendegivelse om tildeling 18. marts 2019 Indhentning af dokumentation 21 dage Tildeling 8. april 2019 Standstill mindst 10 dage Underskrivelse af kontrakt 19. april 2019 Implementering 5 ½ mdr. Kontraktstart/idriftsættelsesdato 1. oktober 2019 Side 5 af 11

6 C1. Giver FM partnerens erfaringer med deltagelse i (lignende) udbud anledning til kommentarer til ovenstående tidsplan? Der tænkes særligt på, om delelementer i tidsplanen er balanceret sammensat? C2. Skal Bygningsstyrelsen efter jeres vurdering arrangere muligheden for at tilbudsgiverne kan komme på besigtigelser i tilbudsperioden. Hvordan tilrettelægges besigtigelserne i givet fald mest hensigtsmæssigt, herunder: Hvor mange / hvilke typer af lokaliteter bør besigtiges? Hvordan tilrettelægges besigtigelsen på den enkelte lokalitet bedst muligt (fx i forskellige parallelle spor eller sekventielt) Bygningsstyrelsen har kendskab til, at politiet har et sideløbende udbud med kontraktstart 1. september C3. Har I kendskab til andre større udbud indenfor FM i perioden? Hvordan håndteres det bedst muligt, at politiet udbud næsten kører samtidig? Detailniveau for data i udbudsmaterialet Bygningsstyrelsen ønsker at ramme det rette dataniveau, der balancerer det interne ressourcetræk overfor tilbudsgivernes muligheder for at afgive så kvalificeret og korrekt et tilbud som muligt. C4. Inden for hvert serviceområde, bedes FM partneren præsentere de 5-10 datapunkter, som Bygningsstyrelsen ikke må undlade at kortlægge som en del af udbudsmaterialet. C5. Bygningsstyrelsen ønsker en drøftelse af forskellige modeller for tilstandsvurdering af ejendomme og tekniske installationer. Foretages det mest hensigtsmæssigt ved at Bygningsstyrelsen beskriver tilstanden i udbudsmaterialet, ved at FM partneren gør det efter kontraktunderskrivelse eller en hybrid mellem de to? Anvendelse af underleverandører Bygningsstyrelsen er bevidst om, at der er tale om en stor kontrakt, der dækker mange forskellige fagområder. Det er Bygningsstyrelens forhåbning, at den vindende FM partner sikrer den rette balance mellem opgaver løst af personale ansat i egen organisation overfor opgaver løst vha. underleverandører. Det er Bygningsstyrelsens formodning, at de opgaver der skal løses dagligt på hver enkelt lokalitet i videst muligt omfang løses af personale ansat direkte hos FM partneren. Det kan for eksempel være rengøring, kantine og intern service. Opgaver der er højt specialiseret som fx servicering af tekniske installationer eller Side 6 af 11

7 øvrige fagentrepriser som for eksempel maling af vægge, der løses ad hoc eller med større intervaller, forventer Bygningsstyrelsen i større omfang at leverandøren søger løst ved hjælp af underleverandører. I den forbindelse ønsker Bygningsstyrelsen at afstemme følgende med markedet: C6. Vil det være problematisk, hvis Bygningsstyrelsen forbeholder sig ret til, ud fra saglige hensyn, at afvise brugen af en specifik underleverandør? C7. Hvordan kan Bygningsstyrelsen udbudsteknisk udbyde opgaverne så det sikres, at det fra kundens perspektiv opleves som en del af FM leverancerne, uagtet om der anvendes en underleverandør eller ej? Betalingsmodel over mod kunder Bygningsstyrelsen vil forventeligt modtage den månedlige faktura med et beløb på alle faste ydelser. Bygningsstyrelsen vil efterfølgende viderefakturere de relevante dele af afregningen til de kunder, der er omfattet af kontrakten. Det er i den forbindelse Bygningsstyrelsens antagelse, at tilbudsgiverne vil have en prisstruktur og forretningsmodel, hvor prisen for tilbuddet bygges op fra bunden. Derved sker der ved tilbudsgivningen hos FM partneren en prissætning af hver enkel ydelse, delydelse og aktivitet ud fra en opgørelse af de omkostningsdefinerende parametre fx antal: kvadratmeter, afstande og længder i meter, lokaliteter, medarbejdere, mv. Disse mængder kobles med tilbudsgivers enhedspris for det ønskede serviceniveau. Spørgsmål: C8. Er rimeligt at antage at ovenstående vil gøre sig gældende? D. Hovedtema 2 Kommercielle vilkår Strukturer og processer der understøtter reelt partnerskab Bygningsstyrelsen søger en driftsikker FM partner, der er i stand til at løse opståede problemstillinger effektivt, men også proaktivt sikrer udvikling af leverancerne, ved at implementere nytænkning, IT og best practice. I udbudsmaterialet vil Bygningsstyrelsen tilstræbe at indarbejde forskellige mekanismer, der understøtter en gensidig partnerskabs tilgang. D1. Har FM partneren konkrete eksempler på strukturer eller processer, der har understøttet og/eller modvirket en partnerskabs tilgang? Det kunne for eksempel være incitamentsfremmende foranstaltninger. Side 7 af 11

8 Beskrivelse af synergi-effekter Det er Bygningsstyrelsens vurdering, at der er betydelige synergi-effekter ved at samle de udbudte serviceydelser i en samlet kontrakt. D2. Bygningsstyrelsen ønsker input til hvilke frihedsgrader, det er afgørende at holde åbne, for at FM partneren kan realisere synergi-gevinsterne ved at arbejde på tværs af divisioner eller deltagere i et konsortium? a. Hvilke kontraktuelle greb er vigtige for, at FM-partneren kan realisere synergigevinsterne i løsningen b. Hvilke synergier ser FM partneren mellem de tjenesteydelser, som planlægges udbudt? Det bedes begrundet, hvori synergierne består c. Hvilke FM-ydelser er særligt vigtige at medtage i et udbud for at øge synergimulighederne Kontraktlængde COPS (Center for forskning i offentligt-privat samspil) offentliggjorde i august 2017 en rapport om private virksomheders transaktionsomkostninger ved offentlige udbud. Rapporten viser, at private virksomheder indenfor FM branchen gennemsnitligt har omkostninger på 1,76 % af kontraktværdien i forbindelse med tilbudsafgivelse. Bygningsstyrelsen er interesseret i at finde den optimale kontraktlængde både henset til ovenstående og henset til kontraktens omfang og implementering samt konkurrencesituationen på markedet. D3. Hvad er minimums kontraktlængde for jer, før I vil afgive tilbud på opgaven og hvad ser I som den optimale kontraktlængde inkl. forlængelsesoptioner? Skalleringsmodel transparens Bygningsstyrelsen ønsker, at der skal være sammenlignelighed mellem de udbudte priser, og de priser som anvendes når tilsvarende ydelser skal prissættes for nye lokaliteter, øvrige tilføjelser eller bortfald af prisdrivende objekter. D4. Hvordan skal en prismodel designes, så den i videst muligt omfang tager højde for relevante forhold ved FM partnerens kostbase, samtidig med at den sikrer transparente og transaktionsreducerende forløb ved ændringer i kontrakten? Side 8 af 11

9 Tilfredshedsmåling Et hovedfokus for Bygningsstyrelsen er, at brugene er tilfredse med facility management løsningen. Til at sikre dette vil der før projektstart og løbende efter idriftsættelse blive gennemført forskellige former for tilfredshedsmålinger. Udover brugertilfredshed, påtænkes det også at blive styret efter tilfredshedsmålinger hos FM partnerens medarbejdere og hos styrringsorganisationen hos Bygningsstyrelsen. Brugertilfredshed Til at undersøge dette vil der blive gennemført fx årlige brugertilfredshedsundersøgelser. For at etablere en baseline for projektet, planlægges det at gennemføre to før-målinger med den nuværende FM løsning i 2018 og Som udgangspunkt vil følgende spørgetemaer indgå i tilfredshedsundersøgelsen: Tværgående spørgsmål Renhold Kantine Intern service Arealpleje D5. Ser FM-partneren andre relevante spørgetemaer? Til understøttelse af brugertilfredshedsmålingen vil der blive gennemført kvalitative interviews med brugerne for at få uddybende beskrivelser af service oplevelsen. Her vil der også blive gennemført en før-måling. Desuden påtænkes der en form for hurtige evalueringsskemaer, når brugerne har bestilt en service. Det kunne f.eks. ske ved at der blev sendt en mail til vedkommende eller at man via en app kan tilkendegive sin mening. D6. Har FM-partneren input til- eller erfaringer med, hvordan en sådan løsning kunne fungere? Øvrige tilfredshedsmålinger Da flere af Bygningsstyrelsens nuværende ansatte ved implementering af løsningen vil fortætte deres ansættelse hos FM partneren, og da Bygningsstyrelsen finder det helt centralt for løsningens succes, at det udførende personale hos FM partneren har et godt arbejdsmiljø og trives i hverdagen, ønskes der også foretaget en tilfredshedsundersøgelse blandt leverandørens ansatte. Derfor ønsker Bygningsstyrelsen i kontraktens løbetid indblik i FM partneren gennemførte tilfredshedsundersøgelser bland deres ansatte. Derudover vil der i kontraktens løbetid løbende blive lavet målinger for hvordan tilfredsheden med samarbejdet er set fra Bygningsstyrelsens styringsorganisation. Side 9 af 11

10 D7. Giver FM partnerens erfaringer og viden anledning til kommentarer til ovenstående? Serviceydelserne, væsentlige prisfaktorer, frekvens vs. funktionskrav mv. D8. Bygningsstyrelsen ønsker en drøftelse af de afgørende faktorer for kvaliteten og prissætningen for hver enkelt af de 7 udbudte serviceydelser. Der ønskes en så detaljeret dialog som muligt. D9. Vil det være et problem, at der på en eller flere ejendomme er forskellige serviceniveauer, der er tilpasset lokale forhold? E. Hovedtema 3 It understøttelse Et vigtigt element for en succesfuld implementering og efterfølgende drift af den fællesstatslige facility managementløsning er en velfungerende IT-understøttelse. Der er flere mulige løsninger til dette. Et centralt spørgsmål er, hvem der skal levere serviceportal/mobil applikation til at håndtere brugernes servicehenvendelser. En model er at anvende det IWMS system Bygningsstyrelsen er ved at implementere. Systemet hedder Atrium, og er et KMD-system, der bygger på en løsning fra amerikanske Trimble. Løsningen er på dansk, tilpasset danske forhold og hostet på sikre servere i Danmark. Alternativt kan Bygningsstyrelsen også anvende et andet FM system. En anden mulighed er at anvende FM partnerens FM system, som så så skal formidle data mv videre til Bygningsstyrelsen. E1. Hvilke fordele og ulemper ser FM partneren ved de to løsningsmodeller? Det er særligt interessant hvis der er kendskab til Atrium på eksisterende kontrakter. Fordele og ulemper bedes også tage IT integrationer med i betragtningen. E2. Hvordan vil adgangen til leverandørsystemet være for de forskellige FM-medarbejdere ansat i Bygningsstyrelsen? E3. Hvilke udfordringer vil det være, hvis Bygningsstyrelsen indarbejder en option på omlægning fra FM partnerens system til et af Bygningsstyrelsen udpeget system inde i kontraktperiodens løbetid? Side 10 af 11

11 F. Hovedtema 4 Virksomhedsoverdragelse Bygningsstyrelsen vil gerne indgå i en dialog om de statslige medarbejdere, hvis opgaver vil overgå til den private leverandør. Herunder ønsker vi blandt andet at få en drøftelse af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler, der vil forpligte leverandøren til at benytte elever i opgaveløsningen. Krav om at benytte medarbejdere på særlige vilkår, der vil forpligte leverandøren til eksempelvis at benytte medarbejdere på fleksjobordningen i opgaveløsningen. arbejdsklausuler, der fastsætter betingelser vedrørende løn- og arbejdsvilkår. G. Hovedtema 5 Implementering Bygningsstyrelsen er bevidst om, at implementeringsopgaven på en kontrakt som den omhandlende er krævende. Der er i tidsplanen tilstræbt at tage højde for dette ved at afsætte en længere periode mellem kontraktindgåelse og kontraktstart. For at sikre en tilstrækkelig og kompetent bemanding fra Bygningsstyrelsens side, ønskes der allerede nu input til: G1. Hvilke og hvor mange ressourcer forventer FM partneren at Bygningsstyrelsen er i stand til at mobilisere for at få gennemført en så gnidningsfri og effektiv implementeringsperiode som muligt. G2. Når kontrakten er i drift ønskes også input til, på hvilken måde det vil påvirke tilbuddet, hvis der arbejdes med en graceperiode i fx 3 måneder, hvor fokus er på problemløsning frem for kontraktopfølgning. Side 11 af 11