Bilag 1: Tre modeller for sammenlægning af bibliotek og borgerservice

Transkript

1 Bilag 1: Tre modeller for sammenlægning af bibliotek og borgerservice Med budgettet for 2014 er det besluttet at sammenlægge bibliotek og borgerservice i Ringsted Kommune. Sammenlægningen er planlagt til at kunne gennemføres fra august Åbent bibliotek Med budget 2014 er det også besluttet at indføre Åbent Bibliotek i Ringsted Kommune. Med Åbent Bibliotek vil der blive givet mulighed for, at brugerne af biblioteket får adgang til og kan anvende en lang række services, hvor der ikke er behov for personalebetjening såsom lån af bøger og andet materiale, avis- og magasinlæsning mv. I forbindelse med beslutningen i budget 2014 om at indføre Åbent Bibliotek i Ringsted Kommune er der peget på, at der kan være følgende åbningstid i det åbne bibliotek: Mandag-fredag: 8-22 Lørdag-søndag: 8-17 Det vil samlet set give adgang til ydelserne under åbent bibliotek 88 timer om ugen (mod de nuværende 47 timers åbent på Ringsted Bibliotek). Der er ikke taget beslutning om åbningstiden for Åbent Bibliotek, men åbningstids-oplægget fra budgetmaterialet for 2014 er medtaget i dette bilag for at illustrere den samlede fremtidige åbnings- og betjeningstid i det sammenlagte bibliotek og borgerservice. Åbningstiden for Åbent Bibliotek er ikke en del af denne høring. Opgaver og betjening Et af formålene med sammenlægningen af bibliotek og borgerservice er at udbrede opgave- og betjeningsvaretagelsen mellem personalet fra hhv. bibliotek og borgerservice. Den konkrete opgave- og betjeningsvaretagelsen på tværs af medarbejderne i det sammenlagte bibliotek/borgerservice skal løbende udvikles, men i første omgang vil HK-gruppen fra det eksisterende Borgerservice samt HK-gruppen på biblioteket, der varetager betjeningsopgaver i dag kunne påbegynde overlappende opgavevaretagelse. Denne medarbejdergruppe består samlet set af 14 ansatte med i alt 506 ugentlige arbejdstimer. Fremadrettet vil være behov for tre betjenings- og arbejdsrum med hver deres arbejds-, betjenings- og servicemuligheder for personalet på bibliotek/borgerservice: 1) Ekspedition (indledende ekspedition på tværs af bibliotek og borgerservice)

2 2) Sagsbehandlingsområde (myndigheds- og serviceopgaver fra borgerservice samt vejledning ved bibliotekarerne og mere krævende biblioteksassistentopgaver) 3) Administrativt arbejdsområde (tungere sagsbehandling og administrative opgaver på tværs af bibliotek/borgerservice) Inden sammenlægningen af Ringsted Bibliotek og Borgerservice har de to funktioner forskellige åbningstider: Ringsted bibliotek har åbent 47 timer om ugen, mens Borgerservice har åbent 21 timer om ugen for direkte betjening. Opgaverne i borgerservice og biblioteket, vurderingen af hvilken medarbejdergruppe som får størst opgaveoverlap, opdelingen af de tre betjenings- og arbejdsrum samt beslutningen om åbent bibliotek danner grundlaget for tre modeller til opgaveløsning og åbningstider i det kommende Bibliotek/Borgerservice:

3 Model 1: Differentierede betjeningsåbningstider 47 timer/21 timer for hhv. bibliotek og borgerservice (som nuværende åbningstider i hhv. bibliotek og borgerservice) Betjenings/arbejdsrum og Antal personer (14) Timer i alt (506) opgave Skrankebetjening 1,5 (á 47 timer) 70,5 Sagsbehandlingsområde 7 (á 21 timer) 147 Administrativt arbejdsområde 8 (á 10 timer) (8 bor) 80 Folkeregister 1 (á 34,5 timer) (1 bor) 34,5 Andre opgaver (primært bib) 139 Betalt pause 14 (á 2,5 timer) Åbningstider i model 1 Betjent tid bibliotek (47) Mandag-torsdag Fredag Lørdag Selvbetjent tid biblioteket (88) Mandag-fredag 8-22 Lørdag-søndag 8-17 Betjent tid borgerservice (21) Mandag-onsdag Torsdag Fredag Model 1-47/21 Model 1 kan beskrives som en fysisk sammenflytning af bibliotek og borgerservice på én adresse, hvor de to funktioner fastholder de betjente åbningstider, de har i dag. De to medarbejdergrupper vil i hovedsagen fastholde nuværende arbejdsfunktioner og arbejdstider, og der vil i begrænset omfang være tale om, at de to medarbejdergrupper integreres ift. overlappende opgaveløsning, betjening mv. For borgerne/brugerne vil dette betyde, at de vil blive mødt af to opdelte personalegrupper. Borgerne/brugerne vil også skulle forholde sig til to forskellige åbningstider i samme hus. Betjeningen af og med borgerne vil blive mere opdelt.

4 Model 2: Betjeningsåbent 47 timer om ugen for både bibliotek og borgerservice (fælles åbningstid som bibliotekets nuværende åbningstid) Betjenings/arbejdsrum og Antal personer (14) Timer i alt (506) opgave Skrankebetjening 1,5 (á 47 timer) 70,5 Sagsbehandlingsområde 3 (á 47 timer) 141 Administrativt arbejdsområde 8 (á 10 timer) (8 bor) 80 Folkeregister 1 (á 34,5 timer) (1 bor) 34,5 Andre opgaver (primært bib) 145 Betalt pause 14 (á 2,5 timer) Åbningstider model 2 Betjent tid bibliotek og borgerservice (47) Mandag-torsdag Fredag Lørdag Selvbetjent tid biblioteket (88) Mandag-fredag 8-22 Lørdag-søndag 8-17 Model 2-47 Model 2 kan beskrives som en egentlig fusion/sammenlægning af bibliotek og borgerservice, hvor de to funktioner får den betjente åbningstid, som biblioteket har i dag 47 timer om ugen. De to medarbejdergrupper vil indgå i fælles betjening og arbejdsopgaveløsning. Denne model vil give en markant forøget servicetid til borgerne/brugerne i forhold til de 21 timer, som Borgerservice har åbent på nuværende tidspunkt, og dette vil afspejles i, at servicen ikke kan fastholdes på samme niveau som nuværende i forhold til borgerserviceydelserne ydelserne, der leveres inden for 21 timer om ugen, skal i denne model strækkes til at kunne leveres 47 timer om ugen. Vidensdeling/løsning af opgaver på borgerserviceområdet vil desuden blive besværliggjort, når der arbejdes i ydertimerne, hvor borgerservice har brug for at koordinere og indhente oplysninger fra resten af organisationen/andre myndigheder/private virksomheder, der vil holde lukket. En række opgaver kan derfor først løses næste dag og ved flere fremmøder for borgerne/brugerne. Denne model vil i store træk fastholde den servicetid og det serviceniveau, som biblioteket har i dag i forhold til bibliotekets ydelser.

5

6 Model 3: Betjeningsåbent 35 timer om ugen for både bibliotek og borgerservice (ny fælles åbningstid for bibliotek/borgerservice) Betjenings/arbejdsrum og Antal personer (14) Timer i alt (506) opgave Skrankebetjening 2 (á 35 timer) (1 bib, 1 70 bor) Sagsbehandlingsområde 4 (á 35 timer) (4 bor) 140 Administrativt arbejdsområde 8 (á 10 timer) (8 bor) 80 Folkeregister 1 (á 34,5 timer) (1 bor) 34,5 Andre opgaver (primært bib) 146,5 Betalt pause 14 (á 2,5 timer) Betjent tid bibliotek og borgerservice (35) Mandag-torsdag Fredag Lørdag Selvbetjent tid biblioteket (88) Mandag-fredag 8-22 Lørdag-søndag 8-17 Model 3-35 Model 3 kan beskrives som en egentlig fusion/sammenlægning af bibliotek og borgerservice, hvor de to funktioner får en ny fælles betjent åbningstid på 35 timer om ugen. De to medarbejdergrupper vil indgå i fælles betjening og arbejdsopgaveløsning. Denne model vil give en forøget servicetid til borgerne/brugerne i forhold til de 21 timer, som Borgerservice har åbent på nuværende tidspunkt, og dette vil afspejles i, at ydelserne, der leveres inden for 21 timer om ugen, i denne model strækkes til at kunne leveres 35 timer om ugen. Borgerne/brugerne vil i denne model kunne forvente at få stort set alle opgaver løst i den samlede åbningstid og der vil være større mulighed for at støtte borgerne i medbetjening fx omkring digitale løsninger. Denne model vil give biblioteket en kortere betjent åbningstid med 35 timer om ugen i modsætning til 47 timer om ugen i dag. Modellen vil give borgere/brugere kortere åbningstid for biblioteksfaglig vejledning, men de overskydende timer kan fx bruges til en fyldigere bemanding i betjeningstiden end nu. Det kan give mulighed for at arbejde struktureret med borgernes informationskompetencer f.eks. i form af introduktioner til IT, IT-café, diverse formidlingstiltag og personlig betjening med tidbestilling f.eks. i forbindelse med opgaver eller som støtte og medbetjening i brug af det offentlige på nettet.

7