Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den kl i mødelokale A1/A2.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den kl i mødelokale A1/A2. Tilstede: Lars Abel (formand), Anne Hvid John (AHJ), Christian Høybye (CH), Gunhild Olesen Møller (GOM), Carsten Sveigaard (CS), Lars Søbye (LS), Hanne Olesen (HO), Bruno Madsen (BM), Niels Ove Andersen (NOA), Bettina Møller, kommunikationsafdeling Afbud: Majbritt Garbul Tobberup fra Høreforeningen Indbudt: Revisionsfirmaet Deloitte v/john Menå og Bo Kajs kl Tolke: Referent: Helle Silberbauer, Stine Bork Severinsen Susanne Laursen Udsendt den Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer 1. Bestyrelsens konstituering B BM bød velkommen og orienterede, at der var modtaget afbud fra Majbritt Garbul Tobberup (MGT) fra Høreforeningen. Valg af bestyrelsesformand. Bestyrelsen pegede enstemmigt på Lars Abel som bestyrelsesformand i den næste 4 årige valgperiode. Lars Abel var ikke tilstede under valget. Formanden takkede for valget og glædede sig til det fremtidige arbejde i bestyrelsen. Gunhild Olesen Møller er netop udpeget af Danske Regioner og Høreforeningen har udpeget landsforbundsformand Majbritt Tobberup, således er samtlige bestyrelsespladser besat. 2. Godkendelse af dagsorden Formanden/BM foreslog, at fremrykke dagsordenspunkt 9 Nyt intranet v/bettina Møller til dette punkt, hvilket bestyrelsen godkendte. 3. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 10. december 2013 O Det endelige referat er vedlagt (Bilag 3.1) Referatet blev godkendt uden kommentarer. 4. Meddelelser O Status på byggesager IMS 1.1.3/ Side 1

2 NOA gav en kort orientering: Gladsaxe: Unohuset er færdigt og taget i brug. Pavillonerne er afhentet og græsplænen reetableres. Vendepladsen v/kontorhuset/unohuset er netop blevet asfalteret og færdig. Der planlægges ombygning af toiletter på Døves Vaskeri til de borgere der bor og arbejder her. Den gamle varmcentral skal ombygges til et fitnesscenter til de borgere der bor her. Nyborg: Aflevering af 15 nye lejligheder og fællesbolig sker i næste uge. Herefter er der en mangel gennemgangs periode og der forventes indflytning d CFD s samlede boligmasse vil herefter bestå af 64 nybyggede boliger. Folkefest den 21. juni 2014 Indbydelsen til folkefesten er på vej ud. Støjsag for lejemålet på Jagtvej CFD har modtaget en høringssag fra Københavns Kommune vedrørende Metroselskabets forespørgsel om at forlænge byggeperioden og forøge decibelniveauet med 10. CFD har indledt en erhvervslejemålssag mod KABat få refusion af ca. halvdelen af huslejen da det har været nødvendigt at fraflytte 3. og 4. salen på Jagtvej. Specialrådgivning: CFD s døvekonsulentordning er ikke medtaget i det lovforslag der er til behandling vedrørende den fremtidige specialrådgivning i VISO. Socialministeriet har oplyst, at der arbejdes på en bekendtgørelse, hvor døvekonsulent ordningen fortsat vil være objektiv finansieret. Skilte: Der opsættes skilte indendørs og udendørs i slutning af maj/primo juni. Pr. 1. juli 2014 ændres CFD s postnummer på matriklen i Herlev fra 2730 Herlev til 2860 Søborg. Punktet blev taget til efterretning. 5. Forslag om ny organisering af stabsfunktionerne. O/D Der vedlægges et notat om forslaget til ny organisering og den videre proces. (Bilag 5.1.) BM orienterede kort om chefgruppens oplæg til forandring i organisationen jfr. udsendte skriftlige notat. Forslaget om at nedlægge Kompetencecentret og etablere en HR-afdeling har været fremlagt til drøftelse. IMS 1.1.3/ Side 2

3 HMU var positiv overfor den ændrede organisering. Den videre proces er organisationsændringen nu drøftes på de involverede LMU er. Planen er, at forelægge det endelige forslag til Bestyrelsen s godkendelse på september mødet. Organisationsændringen er udgiftsneutral. GOM henstillede til, at ledelsen sætter punktet på igen, gerne med fremvisning af organisationsdiagram, opgavefordeling, etc.. BM bekræftede dette. BM supplerede, at der er tale om en intern organisationsændring med de medarbejdere der er her i dag. Orienteringen blev taget til efterretning. 6. Økonomi Budgetkontrol pr (Bilag 6.1) NOA: Henviste til udsendte budgetkontrol og orienterede, at det går som forventet på alle områderne. Tolkebooking: Aktiviteten i år følger det budgetterede. Der er solgt flere tolketimer i år i forhold til samme periode sidste år. Det er dog et følsomt område som følges tæt. Punktet blev taget til efterretning. 7. Gennemgang af årsrapport 2013 og revisionsprotokollat, præsenteret af Centrets Revisionsfirma Deloitte O Punktet vil blive blev behandlet ca. kl , hvor revisor har mulighed for at deltage. Årsrapport 2013 (Bilag 7.1) (sendes kun i papirformat) NOA gennemgår kort årsregnskab NOA gennemgik i hovedtræk udvalgte punkter i årsrapport 2013 ud fra slides og oplyste, at der var et par enkelte ændringer ift. den med dagsorden udsendte årsrapport. Revisionen bad ledelsen i sidste øjeblik om en anderledes regnskabsopstilling af teknisk karakter, ændringen påvirker ikke det endelige årsresultat. Herudover vil der blive udskiftet et foto af en borger (side 23). Resultatopgørelse 2013 Sociale tilbud: Samlet set et overskud på 1.6 mio. kr. Tolkeservice: Udviser et underskud på knap 2. mio. kr., hvilket er mindre end forventet. IMS 1.1.3/ Side 3

4 Rådgivning: Et overskud på 0,2 mio. kr. Støttecentrene: + 0,2 mio. kr. Øvrige afdelinger/puljer: + 0,3 mio. kr. i overskud Årets resultat: Samlet et driftsresultat på på 5.8 mio. kr. Og et samlet årsresultat på 6.2 mio. kr. Pr var likviditeten på 47 mio. kr., likviditeten faldt til 18 mio. kr. ved årets afslutning. Målet er at øge likviditeten til mindst to månedslønninger (måneds lønudbetaling er på 17 mio.kr.). Corporate Social Responsibility (CSR) Personaleomsætning er et nyt punkt i regnskabet. Fremover vil det nye tilsyn kræve det medtaget i årsregnskabet. Miljøområdet: Administrationen har haft en praktikant i administrationsøkonomi ansat i tre måneder. Vedkommende har som et led i sit praktikophold opgjort CFD s miljøregnskab Revisionsprotokollat (bilag 7.2) Revisor John Menå og Bo Kajs fra Deloitte gennemgår de overordnede områder i revisionsprotokollat Revisor John Menå præsenterede og gennemgik de overordnede linjer i revisionsprotokollatet til årsrapport Materialet blev ligeledes omdelt til bestyrelsen. Revisionen konstaterede, at der ikke var revisionsbemærkninger og kunne præsentere et blankt revisionsprotokollat. Der blev spurgt til Kønskvotering i ledelsesorganer i gennemgangen af revisionsprotokollatet. Bestyrelsen består af 7 medlemmer og en observatør (medarbejderrepræsentant). I årsrapport 2013 er der 6 bestyrelsesmedlemmer, fordelt med 4 mænd og 2 kvinder der underskriver årsrapport og revisionsprotokollat idet Søren Dalmark fra Høreforeningen udtrådte af bestyrelsen. I 2014 har Høreforeningen udpeget en ny repræsentant til bestyrelsen som er fuldtallig bestående af 7 medlemmer, fordelt med 4 mænd og 3 kvinder. GOM takkede for en god gennemgang og henviste til det store fald i likviditeten. Der blev drøftet forskellige muligheder og Formanden foreslog, at hele likviditetssituationen kunne drøftes på et senere bestyrelsesmøde. IMS 1.1.3/ Side 4

5 CH stillede en række relevante spørgsmål til årsrapporten og revisionsprotokollatet, og det blev aftalt, at ledelsen efterfølgende udfærdiger et notat til besvarelse af nævnte spørgsmål og kommentarer. Notatet vil blive fremsendt til bestyrelsen sammen med referatet. Årsrapport og revisionsprotokollat 2013 blev godkendt med de faldne kommentarer. 8. Socialtilsyn O Kort orientering om Socialtilsyn der er indført fra 1. januar På mødet i juni vil vi orientere nærmere om Socialtilsynet. BM orienterede, at han har bedt leder og faglig konsulent hhv. Kurt Faber-Carlsen og Lone Suhr Pallesen om at deltage på næste bestyrelsesmøde for at redegøre nærmere om dette punkt. Pr. 1. januar 2014 trådte de nye regler om socialt tilsyn i kraft. Det betyder, at alle botilbudspladser på CFD nu skal godkendes. Botilbud og botilbud med dagtilbud (inkl. Nyborg) hører fremover under Frederiksberg Socialtilsyn, mens de rene dagtilbud Døves Vaskeri og Døves Aktivitetscenter fortsat hører under Gladsaxe Kommune. Pga. af de nye regler skal alle tilbud igennem en re godkendelse indenfor to år. Der vil løbende være anmeldte og uanmeldte tilsyn fra Socialtilsynet. Det nye tilsyn vil vurdere tilbuddene meget grundigt på en række nye områder. Der vil blive givet karakterer ud fra en række faktorer, og vurderingerne vil blive offentliggjort. Socialtilsynene har også fokus på om ledelse og bestyrelse har de rette kompetencer. Bestyrelsen kan blive kontaktet af Socialtilsynet. Socialtilsynet ønsker at sikre sig, at bestyrelsen bliver orienteret om væsentlige sager, så som økonomi mv. CFD har haft den første drøftelse med Socialtilsynet. Der var tale om en positiv dialog. Både Gladsaxe Kommune og Frederiksberg Socialtilsyn skal godkende vores budgetter. Orienteringen blev taget til efterretning. 9. Nyt intranet O Kort præsentation v/kommunikationsmedarbejder Bettina Møller. Bettina gennemgik CFD s nye intranet. CFD's intranet gik i luften den 17. marts 2014 og er kommet godt fra start. Der har været nedsat en arbejdsgruppe som har været gennemgående. Ledelsen er bla. blevet interviewet om ønskerne for et Intranet. Intranettet har på nogle områder en Facebook lignende funktionalitet. Der er mulighed for at lægge små videoer op med tegnsprog. IMS 1.1.3/ Side 5

6 Formanden takkede Bettina for gennemgangen. 10. Arbejdsskadestatistik 2013 O Kort præsentation (Bilag 10.1). BM orienterede kort om udsendte bilag. AH: Egebækhus har markant flere arbejdsskader end andre. Jeg troede, at det var stille og rolige beboere? BM: En af årsagerne er bl.a., at der er en del personaler som har arbejdet på plejehjemmet og i plejesektoren i mange år, hvor man ikke været obs. på hjælpemidler m.v. som man er i dag, hvorfor der ses en del belastningsskader i personalegruppen. CH: er der skader der ikke er anmeldt? BM: nærved ulykker anmeldes ikke, men de bliver registreret internt i forsøg på at forhindre, at uheldet sker igen. Kriteriet for anmeldelse af arbejdsskader er, at der mindst skal registreres en sygedag udover selve skadesdagen. I udsendte skemaer er der tre opgørelser: Arbejdsulykker som anmeldes til arbejdsskadestyrelsen opgjort for Opgørelsen er opgjort pr. afdeling og skadesart. CFD har tegnet en arbejdsskadeforsikring for samtlige medarbejdere.(arbejdsulykker anmeldes i henhold til arbejdsskadeloven). Nærved ulykker opgjort for registreres internt. Opgørelsen er opgjort pr. afdeling og skadesart. Krads opgjort for Der er flere afdelinger der arbejder meget systematisk med krads med henblik på at forhindre fremtidigt krads. Nærved ulykker og krads er et internt arbejdsredskab og skal ikke anmeldes til arbejdsskadestyrelsen. 11. Personalepolitikker O HMU har lavet en plan for gennemgang af de politikker og vejledninger vi har, således, at de opdateret eller revideret. Til bestyrelsens orientering kan oplyses, at vi har følgende personalepolitikker og vejledninger der supplerer De Personale Politiske Retningslinjer. HMU s forretningsorden Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse Personalehåndbog Arbejdsmiljøpolitik Mobbepolitik Stresspolitik Sundhedspolitik Lønpolitik IMS 1.1.3/ Side 6

7 Central syge- og fraværspolitik Vaccinationspolitik Sprogpolitik (under udarbejdelse) Politik områder fra Regnskabsinstruksen. Det foreslås at følgende områder tages ud af regnskabsinstruksen og udarbejdes som politikker: It sikkerhedspolitik Indkøbspolitik Klima- og miljø politik Seksualpolitik samt Notat til internt brug ved seksuelle overgreb (foreslås samarbejdet) Kommunikationsstrategi. Retningslinjer for behandling af borgerklager over medarbejdere. Notat om straffeovertrædelser Notat om reglerne om offentliggørelse af billeder og film på internettet BM: CFD er i gang med at revidere ovennævnte politikker, de skal opdateres og revurderes i forhold til lovstof. Regnskabsinstruksen: NOA oplyste, at sker der ændringer i selve regnskabsinstruksen skal de godkendes af bestyrelsen. Regnskabsinstruksen var på bestyrelsesmødet i december NOA opfatter ikke, at det er nødvendigt at tage bilagsdelen op til fornyet godkendelse, da der vil ske løbende justeringer hele tiden. Orienteringen blev taget til efterretning. 12. Eventuelt og nyt møde O Planlægning af de næste tre bestyrelsesmøder. Der vil blive udsendt en Doodle kalender med forslag til datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i hhv. juni, september og december måned. Formanden afsluttede mødet med tak til revision, tolke og bestyrelsen. IMS 1.1.3/ Side 7