Referat bestyrelsesmøde d. 7. december 2016

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde d. 7. december 2016 Tilstede: Lars Abel (formand), Dennis Sørensen, Anne Hvid John, Gunhild Olesen Møller, Lars Søbye, Hanne Olesen, Carsten Sveigaard deltog i mødet fra kl. 15. Fra Chefgruppen deltog yderligere: Bruno Madsen, Niels O. Andersen, Kurt Faber-Carlsen, Anne Vikkelsø, Trine Tangsgaard, Sussi Kongshøj Wilson. Afbud: Majbritt Garbul Tobberup. Referent: Kirsten van der Poel I henhold til bestyrelsesvedtægternes 7, stk. 5 skal der være fem stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer tilstede med henblik på den beslutning, der skal tages under punkt 5: Opsigelse af driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune. Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer Præsentationsrunde af alle tilstedeværende. 1. Godkendelse af dagsorden O/B Dagsorden godkendt uden kommentarer. 2. Godkendelse af referat fra O/B Referatet godkendt uden kommentarer, jf. bilag 2.1. bestyrelsesmøde afholdt den 20. september Meddelelser O Ny ledelsesstruktur på Dagtilbud Søborg v/. Kurt Faber-Carlsen: Fra 1. jan lægges dagtilbuddene i Søborg sammen i én organisatorisk enhed. Processen har været forberedt siden foråret 2016, se hhv. Strategi 2020 og Strategiplan Til stillingen som virksomhedsleder for enheden har der været otte henvendelser, seks ansøgere. To har været indkaldt til samtale. I ansættelsesudvalget har to borgere deltaget på lige fod med de øvrige medlemmer af udvalget. Pr. 1. jan er Karen Riise ansat i stillingen. Hun er i dag ansat som virksomhedsleder på det nuværende Døves Aktivitetscenter. Der planlægges i 2017 en renovering af områdets eksisterende bygninger. Byggeprojekter v/. Bruno Madsen (BM) Kantinen i Søborg: Den renoverede kantine åbner den 9. dec med et helt nyt koncept, der bl.a. omfatter en udvidet åbningstid, et større udbud og dermed mulighed, at borgere mere selvstændigt kan vælge. Den nye kantine bliver også kontantløs, idet der indføres et særligt kantinekort. Læs mere i den seneste faglige artikel på CFD s facebookside Nyborg ny værkstedshal Det færdige byggeri er overdraget den 2. dec Arbejdet med forbedring af udeområderne fortsætter som planlagt / /7. dec

2 2 Nyt dagtilbud i Søborg Renoveringen forventes påbegyndt medio april Ny hjemmeside v/. BM Den 24. nov. relancerede HR cfd.dk med opdateret indhold og layout. Siden lever nu op til alle tilgængelighedskrav. Strategiplaner v/. BM Den nye strategiplan (for alle områder) er nu tilgængelig på cfd.dk Bemærk, at den aktuelle version indeholder tekniske ændringer i forhold til den version, der blev drøftet på bestyrelsesmødet den 20. sep Anvendelse af Funktionærlegatet v/. BM CFD har med overskuddet for det nedlagte funktionærlegat støttet opsætning af et solcelleanlæg på et børnetilbud for døve i Arusha, Tanzania. Vi afventer pt. nyt angående anvendelsen af midlerne. 4. Økonomi O/D Budgetkontrol pr. 31. okt. 2016, se bilag 4.1. v/. Niels O. Andersen (NOA) Punktet omfatter yderligere opfølgning på budgetkontrol frem til 30. nov For 2016 forventer vi et samlet overskud for hele CFD på 10,2 mio. kr. Med et blik på den seneste udvikling i budgetkontrollen frem til ultimo nov forventer vi yderligere 1 mio. kr. i overskud. Sociale tilbud Siden budgetlægningen har vi set en større belægning og aktivitet end forventet. Det har givet en øget indtægt, men også en højere lønudgift. Forventet samlet overskud på 2 mio. kr. Tolkebooking Vi ser aktuelt et fald i aktiviteten på Fyn og i Jylland, mens aktiviteten i Købehavn stiger. I budgetperioden skal det bemærkes, at Tolkecenter Danmark er gået konkurs. Samlet når vi dog ikke den forventede aktivitet, i det vi forventer et underskud på 1 mio. kr., bl.a. på grund af lidt højere lønomkostninger end forventet. Feriepengeforpligtelsen bevirker desuden i mindre usikkerhed i fht. det endelige resultat. Markedet taget i betragtning finder chefgruppen dog, at resultatet er tilfredsstillende, bl.a. fordi det er meget vanskeligt at tilpasse ressourcerne til aktiviteterne. Bemærk i øvrigt, at områdets omsætning er på 60 mio. kr.

3 Rådgivning Forventet overskud på 1,1 mio. kr. Overskuddet er primært hentet på døvblindeområdet. Desuden forventer vi en mindre stigning på familieområdet, mens døveområdet forventes at gå i nul. Øvrige områder I Administrationen forventes et lille overskud, der skyldes tilpasning af den betaling, som virksomhederne lægger til stabsfunktionerne. De finansielle indtægter forventes at stige. Gunhild Olesen Møller Bad om en uddybning af den øgede belægning på Sociale Tilbud. NOA: Den øgede belægning vil sige, at vi ved forespørgsel fra kommunerne har haft mulighed for at finde plads til de borgere, som de har ønsket at købe ydelser til på CFD. Det har fx været tilfældet på Døvblindehuset, hvor vi har etableret nye pladser. Det samme har været gældende i Nyborg. Alle pladser er godkendt af det Sociale Tilsyn. Kurt Faber-Carlsen: På dagområdet tog vi i 2015 hånd om den sårbare økonomiske situation og kunne bl.a. gennem strategiarbejdet forbedre situationen. Det har sammen med den udvidede belægning på døgnområdet været med til at stabilisere økonomien. Lars Abel: Bemærkede, at vores forudsigelser og planlægning har positiv betydning for den gode situation, vi har i dag. Anne Hvid John: Bad om en uddybning af, at økonomien er sårbar. Det kan påvirke antallet af medarbejdere, når vi har ledige pladser. Evt. afskedigelsesprocesser er langvarige, da vi skal sikre personalet en god proces, og det er med til at gøre os sårbare. Dennis Sørensen: Hvad er årsagen til det nedjusterede underskud på tolkeområdet? NOA: Nedjusteringen på tolkeområdet skyldes, at den konkrete indtægt fra fx uddannelsestolkninger først kan faktureres og dermed modtages et godt stykke tid efter leveringen af ydelserne. Og det skyldes igen STUK s system. Vi registrerer dog løbende efter STUK s ønske. 3

4 5. Driftsoverenskomst med Gladsaxe Kommune O/D/B Sussi Kongshøj Wilson: I øvrigt opererer vi i budgetlægningen med en gennemsnitspris, da vores priser ofte afhænger af geografisk område, opgavetype mm. Anne Hvid John: Efterlyste mere eksakte tal, så bestyrelsen bedre kan følge udviklingen. Lars Abel: Gav udtryk for, at bestyrelsen må have tillid til den daglige ledelse. Dennis Sørensen: Kan vi forsvare det forventede overskud på 6,6 mio. kr. på området Øvrige områder og den udvikling, der ligger i det tal? NOA: Overskuddet på dette område skyldes flere ting. Det er krav, at alle afdelinger har et overskud på 2 %, samlet bliver det 5,7 mio. kr. Dette overskud skal dække udviklingsomkostninger og fungere som buffer. Desuden justerer vi det overhead, afdelingerne betaler til Centrale puljer. Det samlede overskud og den gode likviditet betyder bl.a., at vi kan klare de forskydninger der opstår mellem indtægterne og udgifterne, henover året. Specielt er denne forskydning tydeligt på tolkeområdet da vi ser en variation af opgaver og dermed indtægter henover året. Chefgruppen har forståelse for denne bekymring, men vi kan også klart stå inde for det forventede resultat. Anne Hvid John: Spurgte til den generelle tolkesituation. Der blev henvist til dagsordenens punk 6. Vedlagt en indstilling fra chefgruppen om opsigelse af driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune, se bilag 5.1. Punktet begyndte kl , og Carsten Sveigaard, der ankom kl. 15, var således tilstede under dette punkt. I henhold til bestyrelsesvedtægternes 7, stk. 5 skal der være fem stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer tilstede med henblik på at kunne foretage en beslutning om opsigelse af driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune. 4

5 BM indledte punktet: Den seneste store beslutning af samme karakter blev taget i 2007 i forbindelse med kommunalreformen. Den gang tog vi det første skridt på vejen i fht. til at blive selvstændige, idet vi indgik en driftsoverenskomst med Gladsaxe Kommune. Dengang ønskede vi en tilknytning til kommunerne, da de stod i centrum for det handicappolitiske arbejde. Nu er vi kommet i en ny situation, hvor vi skal overveje, om driftsoverenskomsten er den mest hensigtsmæssige vej at gå i fht. CFD s udvikling og fremtid. Den nye strategiplan bebuder ændrede forhold på en række områder, og derfor meldte vi os primo 2016 ind i Selveje Danmark og Dansk Erhverv. Vi ønskede at søge inspiration og afprøve mulighederne for CFD s fremtid. Herefter henviste BM til bilag 5.1., som han redegjorde yderligere for. Særlig blev punkterne omkring økonomi og løn- og ansættelsesforhold fremhævet. Chefgruppens indstilling, jf. bilag 5.1.: Chefgruppen anbefaler, at CFD opsiger driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune. Lars Abel: Beslutningen fra 2007 og den efterfølgende udvikling er helt naturlig, ligesom den frihedsgrad, en opsigelse vil indebære, er stærkt hensigtsmæssig for CFD. Lars Abel anbefalede endvidere at indgå den aftale om betaling af panthæftelser, som Gladsaxe Kommune har tilbudt. Vi vil skulle betale, da det samtidig er en investering. Anne Hvid John: Dækker CFD s forsikringer evt. uforudsete hændelser i forbindelse med opsigelsen? NOA: Forsikringerne dækker ikke dette område specifikt Gunhild Olesen Møller: Stillede spørgsmål ved, om betalingen til Gladsaxe Kommune er en form for overhead? Og spurgte endvidere, om chefgruppen har overvejet at omprioritere de nuværende lån med henblik på at betale den samlede panthæftelse til kommunen på én gang, såfremt de ønsker det. NOA: Vi har fået en favorabel rentefri aftale med Gladsaxe Kommune, der indebærer, at vi de første fem år rydder pant i Døvblindehuset, Egebækhus og CFD Nyborg. 5

6 Herefter vil vi så kunne låne i disse bygninger. De resterende panthæftelser afdrages herefter over de følgende 12 år. Dennis Sørensen: Vi har to typer pant: En, der har med driftsoverenskomsten at gøre, og en der ikke har. Hvorfor rører vi ved begge? En aftale, der omfatter begge panthæftelser, giver mulighed for en mere favorabel aftale for os. Desuden vil vi ikke længere være forpligtet af den særlige aftale om særforsorgsinstitution. Dennis Sørensen: Bevirker en opsigelse, at kommunerne individuelt kan fastsætte taksterne. Nej, det Sociale Tilsyn vil skulle godkende vores budgetter, men vi kan blive mødt af et ønske fra kommunernes side om at drøfte taksterne. Lars Søbye Chefgruppens indstilling er meget velargumenteret. En del af grundlaget for indstillingen skyldes dog også etableringen af det Sociale Tilsyn, så hvordan vil vi stå, hvis det nedlægges? Herefter fulgte en diskussion af de politiske holdninger på dette område. Der var enighed om, at de politiske tendenser ikke går i retning af at nedlægge det Sociale Tilsyn eller evt. fremtidige lignende institutioner. Dennis Sørensen: De kommende momsregler forekommer at have betydning for CFD. I hvor høj grad er disse regler afgørende for, at vi kan følge planen ved opsigelse af driftsoverenskomsten? Principperne er til en vis grad allerede gældende, og ændringerne er ikke noget, der påvirker negativt i forhold til CFD. Fremover skal taksterne lægges i Tilbudsportalen både som bruttobeløb og fratrukket den fastsatte momsprocent. BM redegjorde herefter for de løn- og ansættelsesmæssige forhold i tilfælde af en opsigelse. Chefgruppen har ikke til hensigt at iværksætte besparelser. Desuden er det chefgruppens klare ønske at indgå overenskomst med de fem store faglige personalegrupper. For de mindre personalegrupper vil 6

7 der formentlig blive tale om individuelle ansættelseskontrakter, hvilket ikke er et ukendt område for os. Det løn- og ansættelsesmæssige område har været drøftet på HMU-mødet den 1. dec Her udtrykte medarbejderne en tillid til, at dette vil kunne lykkes. Såfremt beslutningen om en opsigelse sker, vil chefgruppen primo 2017 begynde at undersøge de konkrete muligheder mere indgående. Tilsynsmyndighed: I dag er Gladsaxe Kommune CFD s primære tilsynsmyndighed. I tilfælde af en opsigelse vil det Sociale Tilsyn med stor sandsynlighed overtage denne funktion. Kurt Faber-Carlsen: Henledte opmærksomheden på chefgruppens ønske om på sigt at søge om registrering af CFD som en socioøkonomisk virksomhed, jf. bilag 5.1., side 2. Bestyrelsens sammensætning: Såfremt bestyrelsen beslutter sig for en opsigelse vil det medføre konkrete overvejelser om bestyrelsens sammensætning i fht. blandt andet repræsentation og ønskede kompetencer. Det arbejde skal påbegyndes i foråret Det blev understreget, at CFD også ved en opsigelse af driftsoverenskomsten skal have en bestyrelse. Konklusion v/. Lars Abel: Bestyrelsens tilstedeværende medlemmer har på nærværende bestyrelsesmøde enstemmigt vedtaget at følge chefgruppens indstilling om opsigelse af driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune. I den forbindelse opfordrede bestyrelsen til, at chefgruppen løbende holder bestyrelsen orienteret om de forskellige arbejdsopgaver i forlængelse af dagens beslutning. Det er i øvrigt bestyrelsens ønske at information om beslutningen formidles åbent til borgere, pårørende og medarbejdere. 7

8 6. Kort nyt fra driftsområderne v/. chefgruppen 7. Diverse referater O Sussi Kongshøj Wilson Kurt Faber-Carlsen Trine Tangsgaard Anne Vikkelsø Se side 9 og 10 for hovedpunkterne i områdechefernes oplæg. HMU referat 8. september 2016, se bilag 6.1 HMU-referatet fra den 1. dec er også sendt til bestyrelsen. Bestyrelsen havde ingen kommentarer til disse referater. Møder i 2017, forslag Torsdag den 27. april kl Denne dato blev ændret til 24. april 2017, kl til Onsdag den 21. juni kl Denne dato blev rettet til den 22. juni 2017, samme tidspunkt. Onsdag den 20. september kl Torsdag den 14. december kl inkl. middag. Disse mødedatoer er hermed vedtaget, dog med forbehold for senere ændringer. Evt. Intet til dette punkt. Lars Abel sluttede mødet med at understrege vigtigheden af dagens beslutning om opsigelse af driftsoverenskomsten med Gladsaxe Kommune. Bestyrelsen ønsker at sende blomster til Susanne Laursen sammen med ønsket om god bedring. Lars Abel takkede alle medarbejdere samt bestyrelsen for den store indsats i det forgangne år og ønskede alle glædelig jul. BM gjorde opmærksom på, at referat grundet hans forestående ferie sandsynligvis vil komme senere ud end vanligt. 8

9 Sussi Kongshøj Wilson, områdechef for Tolkebooking: Sussi redegjorde for en række faktorer, der i særlig væsentlig grad har påvirket tolkeområdet og dermed CFD Tolkebookings situation: Tolkecenter Danmarks konkurs, sommeren Prioriteringslister. Nye tolkestuderende; CFD er ikke længere praktiksted, da vi ser et misforhold ml. antallet af tolke og opgaver samt de faglige krav. Dette felt følges fortsat meget nøje. Det samlede puslespil bliver mere og mere kompliceret: opgavetyper, kunder med særlige behov for sproglig kompensering, økonomiske forhold, flere opgaver for den samme tolk. Det skaber til sammen en større og større udfordring i fht. kundetilfredshed, også fordi kunderne pt. stiller store krav til selv at kunne vælge tolk. Det arbejder vi med. Tolkenes arbejdsmiljø (det fysiske og psykiske) bliver med ovenstående vigtigere og vigtigere at tage vare på. Det kræver et stort fokus fra ledelsen, hvilket vi også arbejder på. Trine Tangsgaard, områdechef for Rådgivning: Præsenterede sig selv. Har været ansat siden aug Har indtil videre primært arbejdet med at sætte sig ind i området, herunder Strategi Arbejder som leder meget ud fra den erkendelse, at samfundet ændrer sig hele tiden. Og fra dette perspektiv ses følgende tråde til indsatsområder: o Konsolidering af Rådgivnings organisation, mere samarbejde på tværs i området. o Dynamiske handleplaner ud fra strategiplanen. o Dokumentation. o Udbud på området. o Det udadvendte blik, perspektivet på det specialiserede område. o Nye målgrupper, branding. Kurt Faber-Carlsen, områdechef for Sociale Tilbud: Sociale Tilbud tager udgangspunkt i strategi og planens seks hovedpunkter. Overordnede fokuspunkter er: Målgrupper: Vi har ingen forestilling om, at målgruppen i udvides i strategiperioden. Dvs. vi skal fortsat styrke tegnsprogskompetencerne i organisationen. Vi arbejder fortsat ud fra en tæt sammenhæng mellem økonomi og antal borgere og mellem Social Tilbud og resten af CFD. 9

10 Anne Vikkelsø, chef for HR: HR er en støtte- og sparringsfunktion for resten af organisationen De fem indsatsområder, jf. HR s strategi er: Vidensindsamling på CI-området Organisationsudvikling, bl.a. proces og facilitering Kommunikation, intern og ekstern Rekruttering, leder, og tegnsprogsscreening Lederudvikling Tegnsprog og dansk undervisning; er udviklet meget i 2016, bl.a. med FVU og undervisning til døve udlænding og flygtninge. 10