Referat fra bestyrelsesmøde d. 11. april 2016 i TSU lokalet på Oktobervej 22A kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde d. 11. april 2016 i TSU lokalet på Oktobervej 22A kl Tilstede: Lars Abel (Formand), Lars Søbye (LS), Carsten Sveigaard (CS), Anne Hvid John (AHJ), Dennis Sørensen (DS), Gunhild Olesen Møller (GOM), Hanne Olesen (HO), Niels Ove Andersen (NOA), Bruno Madsen (BM) Indbudt: Revisionsfirma Deloitte v/keld Østerdal og Bo Kajs kl Afbud: Majbritt Garbul Tobberup, Høreforeningen Tolke: Johanne Smerlov, Rikke Plett Olsen Referent: Susanne Laursen Udsendt: d Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer 1. Godkendelse af dagsorden O/B Dagsorden blev godkendt. Formanden meddelte, at der var modtaget afbud fra Majbritt Garbul Tobberup, Høreforeningen. AHJ ønskede et punkt under eventuelt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde afholdt den O/B Bilag 2.1 Referatet blev godkendt uden kommentarer. 3. Meddelelser O BM: Renovering kantinebygning Ombygning er gået i gang og den midlertidige løsning med pavillon er startet op. Byggeriet løber frem til slutningen af oktober Ny lagerbygning Nyborg/udearealer Der skal bygges en ny lagerhal samt handicap venlige omklædningsfaciliteter, forventes at starte op primo maj måned. Forundersøgelser vedr. den gamle administrationsbygning Der er indledt et forarbejde vedrørende ombygning af den gamle administrationsbygning, ledelsen orienterer bestyrelsen løbende. IMS 1.1.3/

2 CFD på Facebook CFD er gået på Facebook d , og efter kun to dage har omkring personer været forbi siden. Rådgivning udgiver nyt Ydelseskatalog Kataloget ligger på hjemmesiden. Stillingen som chef for Rådgivning har været opslået Chef for Rådgivning Helle Brøgger går på pension og stillingen har derfor været slået op. Efter genopslag er der i alt modtaget 30 ansøgninger, der afholdes ansættelsessamtaler den 18. april. Oversigt over CFD s bygninger På anmodning fra Gunhild Olesen Møller, bl.a. med henblik på at få et overblik over vedligeholdelsesstandarden på CFD s bygninger, har ledelsen i samarbejde med arkitekterne udarbejdet den med dagsorden udsendte oversigt.(drøftes på næste møde under særskilt dagsordenspunkt). BM har modtaget en henvendelse fra DDL vedrørende en stillingsannonce i Nyborg. Dette er et orienteringspunkt i dag (kopi af henvendelsen og stillingsannoncen blev omdelt til bestyrelsen) og ledelsen tager henvendelsen op på næste møde i bestyrelsen. BM vil inden drøfte henvendelsen nærmere med DDL. 4. Økonomi O/D Budgetkontrol pr NOA havde følgende uddybende kommentarer til udsendte bilag (Bilag 4.1.) Samlet set forventes et overskud på 6,5 mio. kr. Sociale område Der er stort set fuld belægning på mange af afdelingerne, og der er større indtægter end budgetteret. Der er et realiseret overskud på 2,9 mio. kr. i perioden, som forventes at falde til et overskud på ca. 1 mio. kr. bl.a. som følge af de under punkt 3. nævnte planlagte vedligeholdelsesarbejder i Nyborg. 2

3 Tolke Der budgetteres med et underskud, men der er en del aktivitet og indtægter for marts måned som p.t. ikke er kendte. Rådgivning Der forventes et mindre samlet overskud på 0,2 mio. kr. på alle tre områder (Døveområdet, Familieområdet og Døvblindeområdet). Øvrige afdelinger og puljer Området følger i hovedtræk budgettet. DS: På tolkeområdet, inkl. underleverandører er der en vækst på 3 % flere timer ift. sidste år, men ses der bort fra underleverandørerne, er der så sket et fald? NOA: På tolkeområdet har vi i år haft et kraftigt fald i timetallet (33% i Ålborg, halvering i Århus, lille vækst i Fredericia, pænt fald i Odense og i København et mindre fald i egenproducerede timer, samlet ligger vi i de første 3 måneder på et fald på % i egenproducerede timer. DS: hvorfor bruge underleverandører? BM: Der er et klart opgavefald i provinsen. Vi har således måtte afskedige tolke og det varer noget tid før det kan mærkes i lønomkostningerne. Vi holder tilbage med at ansætte egne medarbejdere til løsning af alle de opgaver vi har, da vi over tid forventer, at se den samme udvikling i København, som vi nu ser i provinsen. Det er derfor hensigtsmæssigt fortsat at anvende underleverandører, og vi har et godt samarbejde med dem. Formanden: Markedsmæssigt er brug af underleverandøraftalen godt da vi skal være parate til omstilling på markedet, og vi kan samtidig komme hurtigt ud af underleverandøraftalerne. Orienteringen blev taget til efterretning. 3

4 5. Gennemgang af årsrapport 2015 og revisionsprotokollat, præsenteret af Centrets Revisionsfirma Deloitte O/D/B Revisionen fra Deloitte v. Keld Østerdal og Bo Kajs deltog i dette punkt. Årsrapport 2015 (Bilag 5.1) NOA gennemgik kort hovedpunkterne i årsregnskab 2015: Årsrapporten er ændret og udvidet, hvilket skyldes Socialtilsynets krav til rapportering samt de øgede krav i årsregnskabslovens paragraf 99; Redegørelse for samfundsansvar. NOA havde trukket 6 hovedemner ud fra årsrapporten som blev gennemgået nærmere: Indtægtsfordeling 2015 (side 11 i årsrapporten) Institutionsdrift tæt på 60 % Tolkeservice 22 % Rådgivning 11 % Støttecentre 7 % Øvrige 1 % Der er en god belægningsprocent og indtægterne er vokset på institutionsområdet, ligeledes på tolkeområdet, hvilket bl.a. skyldes underleverandører. Resultatopgørelse (s. 29) Samlet resultat for CFD, et pænt overskud på 13. mio. kr. Sociale tilbud Et overskud på 0,1 mio. kr. Tolkebooking I forhold til estimatet på tolkeområdet i november 2015, regnede ledelsen med et underskud som blev vendt til et overskud på 1.6 mio.kr. Der havde været fejl i nogle udbetalinger vedr. særlige tillæg til os fra STUK. Vi havde endvidere i fremskrivningen anvendt en for lille forventet gennemsnitlig timepris. Der var sket en opgave glidning mod flere krævende opgaver der giver et særligt tillæg, og dermed en højere gennemsnitlig timepris. Rådgivning Et overskud på 0,2 mio.kr. Støttecentre Et overskud på 0,5 mio.kr. 4

5 Øvrige aktiviteter Et overskud på 4,4 mio. kr. Personaleomkostninger: Der ses et lille fald ift. forrige år, et fald på ca årsværk (nedskæringer på tolkeområdet og vaskeriet). AHJ: Er det en god forretning med underleverandører? NOA: ikke specielt, men vi har førstevalget på de dyre opgaver som udløser ekstra tillæg. Vi tjener ikke på underleverandøropgaverne da vi står med alt det administrative arbejde og har måtte ansætte yderligere medarbejdere. De finansielle poster Ekstraordinære indtægter på kr. som skyldes, at vi har fået delvis medhold i retssagen om støjgener fra metrobyggeriet mod udlejer på Jagtvej. Lejemålet blev opsagt og hele tolkeadministrationen er rykket til Søborg. Balance og pengestrømme (s ) Anlægsaktiver er øget fra 173 til 175 mio. kr. Likviditeten er øget fra 25 til 40 mio. kr. Egenkapitalen er øget fra 183 til 197 mio. kr. Investeringsaktivitet på godt 7 mio.kr. Redegørelse for samfundsagensvar (17-23) Årsværk Der ses en reduktion i antal årsværk fra 482 i 2014 til 469 i Sygefravær Sygefraværet er steget en lille smule men vi ligger stadig under det generelle kommunale sygefravær. Kønsfordeling CFD i alt: mænd 20%, kvinder 80%. Hovedtal miljø Fortsat samlet reduktion i CO2, specielt inden for varmeforbrug. Elforbruget ligger jævnt og er derfor et fremtidigt fokusområde. Ledelsen anser overskuddet for at være tilfredsstillende. Gennemgangen blev taget til efterretning. 5

6 Revisionsprotokollat 2015 (Bilag 5.2) v/keld Østerdal og Bo Kajs, Deloitte Keld Østerdal fra Deloitte gennemgik de overordnede punkter i revisionsprotokollat Revisionen konstaterede, at der ikke var revisionsbemærkninger og kunne præsentere et blankt revisionsprotokollat. Revisionen vil påtegne regnskabet uden forbehold hvis bestyrelsen godkender regnskabet. Revisionsprotokollen Der er ingen kritiske bemærkninger, bestyrelsen skal være opmærksomme på IT erklæringer, samt afstemning af tolkesystemet som nævnt i tidligere protokoller. Revisionen har haft et godt samarbejde med administrationen. Bestyrelsen debatterede revisionsmæssige risikovurderinger i protokollatet (s. 316). NOA: det er områder, hvor vi er meget opmærksomme, eks. I forholdt til omsætningen, vi skal være i stand til at betale lønninger. Grundlæggende har vi velbeskrevne forretningsgange og interne kontroller. I forhold til eksterne systemer indhentes Revisionserklæringer fra de pågældende firmaer. AHJ: (s. 18 i årsrapporten/personaleomsætning), er der for områderne HR og køkken og kørsel ingen sammenligning i tallene fra 15 tilbage til 12.? NOA: Hvis man ser på 4 linje nederst på side 18, Sociale tilbud fælles, er der kun tal for 2015, hvilket skyldes, at personer fra HR (tidligere Kompetencecentret) flyttede til Sociale tilbud i begyndelsen af 2015, det samme skete for Administrationen som fik to nye medarbejdere tilført fra HR men afgav samtidig to medarbejdere til HR. Formanden: der står det også gælder interne overflytninger. Det blev foreslået, at ledelsen laver en note til den pågældende oversigt. GOM henviste til en Rigsrevisionsundersøgelse på UC området vedrørende kørselsbemyndigelser, er CFD s kørselsbemyndigelser opdaterede? 6

7 Bo Kajs: Revisionen har ikke kikket på det specifikt for 2015, revisionen reviderer bl.a. lønningerne og derudover vælges der nogle fokus områder ud, det kunne også være kørselsbemyndigelser eller andre områder. Det er op til CFD s ledelse at sørge for, at kørselsbemyndigelserne er opdaterede. CS: Personaleomsætningen (%) på side 18 i årsrapporten er meget detaljeret, hvis man kikker på CFD totalt, ift. tilsvarende virksomheder, ligger CFD meget højt? NOA: en væsentlig del skyldes interne ændringer. Sidste år reducerede vi med et antal årsværk på Vaskeriet og Tolkeområdet, samtidig har vi forøget på institutionsafdelingerne. Årsagen til den meget detaljerede personale omsætningsopstilling skyldes krav fra Socialtilsynet, der også har fastsat beregningsmetoden. I øvrigt ønsker Socialtilsynet meget detaljerede oplysninger om årsværk, eks. administration, uddannet/ikke uddannet personale m.v. på institutionsafdelingerne. Formanden: Tilsynet har ønsket dette for at sikre kvaliteten. Formanden: kan man gå mere detaljeret frem? NOA: Vi kan prøve at opdele i interne afdelingsskift, ophørte medarbejdere/nyansatte medarbejdere etc. Da der ikke var yderligere spørgsmål eller kommentarer til årsregnskab og revisionsprotokollat 2015, godkendte bestyrelsen og underskrev det fremlagte årsregnskab og revisionsprotokollat Tolkeområdet (Punktet bedes behandlet som FORTROLIGT) O/D 7 BM: Vi står overfor nogle udfordringer i forhold til uddannelsen af tegnsprogstolke. Det ene er den generelle bekymring over uddannelseskapaciteten. I den forbindelse har CFD haft en drøftelse med SL. Til brug for den drøftelse har vi udarbejdet et baggrundsmateriale, der er vedlagt som Bilag 6.1a og 6.1b Da den del af problemstillingen ligger hos SL vil BM gerne at denne del fortsat behandles fortrolig til vi ved hvad SL vil foretage sig. BM: Den tidligere orientering til DNTM og STUK er udsendt på separat mail til bestyrelsen, med en forklaring af, hvorfor ledelsen desværre må meddele, at CFD Tolkebooking ikke i dette efterår kan tilbyde praktikpladser.

8 AHJ: har tolken selv opgaven i forhold til at vurdere den studerende? BM: Praktikken ligger sidst i uddannelsesforløbet, og den studerende skal selv tolke, men det er praktiklæreren der har ansvaret for forløbet. DS: CFD har i mange år haft stor glæde af tolkeuddannelsen, og tolkebrugerne oplever også, at kvaliteten er faldet, hvad har CFD gjort for at gå ind i diskussionen? BM: på UCC har vi peget på denne problematik gennem flere år. Sidst har vi oplevet, at praktiklærerne på et indkald blev bedt om at sænke niveauet, det slog det hovedet på sømmet. Vi kan ikke længere tage medansvar for situationen. Endvidere kan vi på CFD vanskeligt se, hvordan vi kan pålægge vores medarbejdere at påtage sig den vanskelige opgave med praktikansvaret og samtidig se, at de nye kandidater skubber vores kvalificerede medarbejdere ud af arbejdsmarkedet. Det kan vi som arbejdsgiver ikke stå inde for. Undervisningsministeriet har selv afdækket problemet i 2010, og konstateret, at der i 2018 er brug for at uddanne 1 tolk. LS: er der ikke nogen myndigheder vi kan gå til? BM: Vi tror på, at der bliver involveret myndigheder, vi stiller os gerne til rådighed til en drøftelse, men afventer udspillet fra UCC. CS: Fagligheden er rigtig vigtig, hvis tolkeniveauet falder, så er det vigtigt at DDL og også andre myndigheder kommer på banen og give udtryk for hvad de mener om disse vilkår. Formanden: vi er åbne overfor dialog, men det er ikke vores opgave, det er andre der har ansvaret for at træffe beslutning om niveauet på praktikuddannelsen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, 7. Organisatorisk sammenlægning af dagområdet i Søborg O/D BM henviste til Sammenlægning af dagtilbuddene i Søborg, bilag 7.1 I forbindelse med opfølgning på Strategi 2020 er der nu sat en proces i gang med henblik på sammenlægning af dagområderne i Søborg. Sagen har været drøftet på LMU / Sociale Tilbud og fremlægges i dag til orientering for bestyrelsen. 8

9 Visionen med sammenlægningen er bl.a. at udvikle nye beskæftigelsestiltag til de borgergrupper vi servicerer i dag, men også at skabe nye arbejdstilbud til døve borgere, og andre i vores målgruppe, der har svært ved at finde job på det ordinære arbejdsmarked. Der vil fremadrettet være en samlet virksomhedsleder for Dagtilbud-Søborg, en daglig leder af beskæftigelsesog læringsdelen og en daglig leder af aktivitetsdelen. Der forestår nu et procesforløb, der omhandler sammenlægningen, hvor medarbejdere og ledere involveres samt et aftaleforløb, hvad angår nuværende lederes fremtidige vilkår og funktioner, ligesom der igangsættes et ansættelsesforløb med henblik på ansættelse af en virksomhedsleder. Der ligger også en vurdering af generationsskifte i planen Målet er, at planen er gennemført ved udgangen af dette år. Orienteringen blev taget til efterretning. 8. Registreret Socialøkonomisk Virksomhed CFD har nærmere undersøgt mulighederne for at blive Registreret Socialøkonomisk Virksomhed. CFD overvejer at fremsende en ansøgning. NOA supplerede til udsendte bilag 8.1 Med de krav, der ligger i notatet om hvad der skal til, mener vi godt, at vi kan blive godkendt som en Registreret Socialøkonomisk Virksomhed. Det er svært at påpege nogle aktuelle fordele ved en registrering, men vi tror det vil være hensigtsmæssigt både i forhold til nye beskæftigelsestiltag i samarbejde med kommunerne og måske i relation til den nye udbudslov. Der er nogle administrative forhold vi skal være opmærksomme på, men det er i øvrigt ikke noget der koster medlemsgebyr eller tilsvarende. LS: hvad vil det sige at være uafhængig? NOA: vi bør være dækket ind, da vi ikke har en almindelig driftsoverenskomst med Gladsaxe Kommune, og der står direkte i overenskomsten, at de ikke er økonomisk sikkerhedsnet for CFD. Ledelsen foreslår, at vi arbejder videre, og Bestyrelsen tiltrådte forslaget. 9

10 9. Diverse referater H-MED: Referat fra mødet afholdt den O Bilag 9.1 BM gav en kort forklaring på, hvad sprogkode i forbindelse med HMU møderne betyder. 10. Eventuelt og næste møde O AHJ stillede forslag om, at bestyrelsesmaterialet fremover kun blev udsendt i elektronisk form. Det blev besluttet, at ledelsen fremkommer med et forslag til dette. Der er bestyrelsesmedlemmer, der stadig gerne vil have papirudgaven, hvilket også er hensigtsmæssigt, i forbindelse med fremsendelse af eks. Årsrapport og større rapporter. DS fremkom med ønske om, at bestyrelsen blev holdt løbende orienteret vedr. tolkeområdet, hvilket BM gav tilsagn om. Formanden takkede ledelsen for et godt regnskab samt et blankt revisionsprotokollat. Formanden har i dag underskrevet bestyrelseserklæringen til Revisionen. Næste møder 13. juni (Strategi) (CS meldte afbud til mødet) 20. september 7. december 10