EU-UDBUD 2014/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud på levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb September 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Option Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Meddelelse om resultatet Indgåelse af rammeaftale Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Flere tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Persondata Erhvervs- og produktansvarsforsikring Forretningsadresser og åbningstider Aktindsigt Udbudsmaterialet Tilbudsdisposition Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Oplysninger på borgerens ansøgning Begrundelse Råd og vejledning generelt Bestilling og konsultation Levering og leveringsbetingelser Returret Fakturering Priser Prisregulering Side 2 af 27

3 17 Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Personalets kvalifikationer Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Misligholdelse Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Persondata Garanti Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Aftaleændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Side 3 af 27

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV Areal: 539 km² Indbyggere HADERSLEV Areal: 813 km² Indbyggere MARIAGERFJORD Areal: 765 km² Indbyggere REBILD Areal: 625 km² Indbyggere NORDDJURS Areal:721 km² Indbyggere: SKANDERBORG Areal: 462 km² Indbyggere SKIVE Areal: 691 km² Indbyggere SYDDJURS Areal: 696 km² Indbyggere VIBORG Areal: km² Indbyggere Udbuddet vedrører levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere, og dermed forbundne konsulentydelser, herunder måltagning, til borgere med bevilling efter Servicelovens 112 i følgende kommuner under Jysk Fællesindkøb: Favrskov Kommune Skanderborg Kommune Syddjurs Kommune Norddjurs Kommune Skive Kommune Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune..herefter kaldet Ordregiver. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler: Delaftale 1 levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere til: Favrskov Kommune Skanderborg Kommune Syddjurs Kommune Norddjurs Kommune Delaftale 2 - levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere til: Skive Kommune Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Senere indtræden i dele af delaftaler: Skive Kommune indtræder først i delaftale 2 for så vidt angår kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere pr. 1. februar Rebild Kommune indtræder først i delaftale 2 for så vidt angår brystproteser pr. 1. juli Hvis en kommune ikke fra start har tilsluttet sig den enkelte delaftale, gøres der opmærksom på, at alle kommuner i Jysk Fællesindkøb har mulighed for at tilslutte sig aftalen, hver for sig i løbet af aftaleperioden, herunder efterfølgende optionsperioder, på samme vilkår som de tilsluttede kommuner. Når en kommune først er tilsluttet aftalen, er denne kommune forpligtet på lige fod med de øvrige deltagende kommuner. Det skal bemærkes, at kommuner, der ikke ved udbudsforretningens start har tilsluttet sig, ikke har pligt til at tilslutte sig, men udelukkende har mulighed herfor. Side 4 af 27

5 1.2 Option Viborg Kommune ønsker at have mulighed for, men er ikke forpligtet til, at indtræde i aftalen med vindende Tilbudsgiver af delaftale 2, for så vidt angår brystproteser, fra den 1. oktober 2015, eller senere. Viborg Kommunes volumen for brystproteser udgør årligt kr. ekskl. moms. Den anførte volumen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet (for 2013) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt at de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens 112. Viborg Kommunes mindstekrav til Tilbudsgivers forretningsadresse er en beliggenhed inden for Viborgs kommunegrænse, jf. mindstekrav i bilag 2 Kravspecifikation, position 3K. 1.3 Udbudsansvarlig Skanderborg Kommune er på vegne af Jysk Fællesindkøb tovholder og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivning af rammeaftale varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Skanderborg Kommunes Indkøbsteam Adelgade Skanderborg Att.: Udbudskonsulent Trine Flodgaard Lindbæk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles i henhold til afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Efter indgåelse af rammeaftale handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med den, for deres delaftale, vindende Tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. 1.4 Udbuddets omfang Kropsbårne hjælpemidler Servicelovens 112 Udbuddet vedrører levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere, og dermed forbundne konsulentydelser, herunder måltagning, til borgere med bevilling efter Servicelovens 112, jf. LBK nr. 810 af Ordregiver vil ikke selv forestå måltagning til kompressionsærmer og handsker. Måltagning til kompressionsærmer og handsker påhviler således alene Tilbudsgiver, hvorfor udgiften hertil skal være indregnet i de i bilag 1 Tilbudsliste, faneblad 3 Kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere afgivne tilbudspriser. Det bemærkes, at der i henhold til Servicelovens 112 pr er indført frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at borgere frit kan vælge anden leverandør end den, kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Implicit i det frie hjælpemiddelvalg ligger også, at borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel skal da afregnes direkte mellem borger og Tilbudsgiver. Side 5 af 27

6 Ordregiver vil efter nærværende udbuds afslutning, i forbindelse med bevilling, informere borgeren om indgået samhandelsaftale med vindende Tilbudsgiver, og om det frie hjælpemiddelvalg samt om konsekvenserne ved valg af anden leverandør end Ordregivers aftaleleverandør Lokation for borgerbetjening Udgangspunktet for konsultation af borgeren er Tilbudsgivers forretningsadresse. Ordregiver ønsker derfor, at Tilbudsgivers forretningsadresse ikke ligger for langt væk i forhold til den enkelte kommune se afstandskrav i bilag 2 Kravspecifikation, positionsnr. 3K. Dog kan der undtagelsesvist og i særlige tilfælde - være behov for konsultation til afprøvning og måltagning af én eller flere borger(e) i dennes/disses eget hjem (herunder på et plejecenter). Derfor skal Tilbudsgiver afgive en tillægspris for hjemmebesøg (hvor hjemmebesøg i særlige tilfælde er påkrævet jf. bilag 2 "Kravspecifikation," faneblad 2 "Mindstekrav," positionsnr. 3F) i forbindelse med afprøvning og måltagning til samtlige de af udbuddet omfattede hjælpemidler. Tillægspris for hjemmebesøg afgives på faneblad 3 Kompressionsærmer og -handsker samt ærmepåtagere, men er ligeledes gældende ved eventuelle hjemmebesøg i forbindelse med afprøvning af brystproteser. Eventuelle hjemmebesøg kan kun aflægges efter aftale med Ordregivers visitation. Såfremt en borger skal ansøge om eller er bevilget både brystprotese samt kompressionsærme og evt. -handske, skal afprøvning af, og måltagning til, samtlige hjælpemidler foretages i ét og samme hjemmebesøg. Der kan kun opkræves én og samme tillægspris pr. fremmøde, uanset afstand og tidsforbrug, og uanset om flere borgere eventuelt konsulteres på samme lokation "på samme tid" (fx på et plejecenter) Omsætning på aftalen Årlig volumen på aftalen ekskl. moms udgør ca.: Delaftale 1 Brystproteser Kompressionsærmer Forbrug i alt og handsker samt ærmepåtagere Favrskov Kommune kr kr kr. Skanderborg Kommune kr kr kr. Syddjurs Kommune kr kr kr. Norddjurs Kommune kr kr kr. I alt kr kr kr. Delaftale 2 Brystproteser Kompressionsærmer Forbrug i alt og handsker samt ærmepåtagere Skive Kommune kr kr kr. Mariagerfjord Kommune kr kr kr. Rebild Kommune kr kr kr. I alt kr kr kr. Den anførte volumen er udregnet på baggrund af tidligere forbrug (for 2013) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens Én leverandør pr. delaftale Rammeaftale forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale. Tilbudsgivere kan afgive tilbud på enten delaftale 1 eller 2 eller på begge delaftaler. Se i øvrigt afsnit 2.11 Delaftaler. Side 6 af 27

7 1.4.5 Aftaleperiode Rammeaftalen forudsættes indgået for en periode på 2 år i tidsrummet med mulighed for forlængelse i op til 2x12 måneder på uændrede vilkår fra den Rammeaftalens løbetid fremgår ligeledes af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammeaftale, 4 Aftaleperiode og 5 Optioner. De enkelte deltagende kommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker aftalevilkårene. Det bemærkes, at misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af en eller flere af de under delaftalerne omfattede kommuner, såfremt misligholdelsen er isoleret til denne/disse. En evt. individuel aftaleophævelse/-opsigelse er uden betydning for de øvrige kommuners aftaleforhold Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter og ydelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Kravspecifikation samt af bilag 2 Kravspecifikation. 1.5 Tildeling af konkrete ordrer Udlevering af brystproteser, kompressionsærmer og -handsker samt ærmepåtagere sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af Ordregiver. Der udstedes, som udgangspunkt, ikke løbende bevillinger. Dog kan der ved kontraktstart eller i kontraktperioden være enkelte af de deltagende kommuner, som vælger at udstede løbende bevillinger på de af udbuddet omfattede hjælpemidler. De enkelte kommuners bevillingspraksis gennemgås ved disses opstartsmøde med vindende Tilbudsgiver. Ordregiver informerer borger, i forbindelse med ansøgning om bevilling af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere, om indgået leverandøraftale samt borgerens frie leverandørvalg. 1.6 Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Orienteringen vil ske i form af en udsendt hensigtserklæring. Det vil af hensigtserklæringen fremgå, hvilket tilbud, der på den enkelte delaftale er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 2.19 Tildelingskriterium. Valg af leverandør er dog ikke afsluttet, før rammeaftale på den enkelte delaftale er underskrevet af begge parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. 1.7 Indgåelse af rammeaftale Efter gennemført udbudsforretning indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale med den vindende Tilbudsgiver. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Side 7 af 27

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Implementeringsbekendtgørelsen). 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer (1 originalt og 1 kopi). Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB stik, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal bilag 1 Tilbudsliste samt bilag 2 Kravspecifikation være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. Tilbudsmateriale, modtaget på , accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Bilag 1 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Bemærk, at bilag 1 forefindes i 2 eksemplarer: bilag 1 A for så vidt angår delaftale 1, og bilag 1 B for så vidt angår delaftale 2. Bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 3 Evalueringsparametre skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelsen i forhold til Tilbudsgivers besvarelse til underkriteriet Service jf. afsnit 2.19 Tildelingskriterium. Tilbuddet skal indeholde: Tydelig angivelse af Tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt oplysning om kontaktperson med navn, telefonnummer og mailadresse. Et resumé af tilbuddet med kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer, herunder oplysning om, hvorvidt der afgives tilbud på delaftale 1, delaftale 2 eller begge delaftaler. Oversigt over Tilbudsgivers forretningsadresser og de dertil knyttede åbningstider, jf. afsnit 2.22 Forretningsadresser og åbningstider. Oversigten skal indeholde oplysninger for så vidt angår de forretningsadresser, der er tilknyttet den delaftale / de delaftaler, der afgives tilbud på. Produktoversigt/-skema eller produktdatablade, gerne med billede, for samtlige de i bilag 1 Tilbudsliste tilbudte produkter, med oplysning om hvilke størrelser og farver produkterne tilbydes i til den tilbudte pris. For så vidt angår kompressionsærmer og handsker skal det fremsendte indeholde information om materialeindhold (fx nylon, elastan mv.). Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares (jf. Kapitel 3 Tilbudsdisposition ), da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det skriftlige tilbud gældende. Undtaget herfra er bilag 1 Tilbudsliste og bilag 2 Kravspecifikation, hvor det elektroniske tilbud går forud for det skriftlige. 2.3 Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden, skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter, herunder eventuelle produktdatablade jf. afsnit 2.2 Formkrav, tilsigtet Ordregiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen, være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Side 8 af 27

9 Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra svensk, norsk, tysk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Undtaget herfra er dog eventuelt fremsendte vareprøver, jf. afsnit 2.9 Vareprøver. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, for udarbejdelse af tilbudsmateriale eller for eventuel fremsendelse/fremstilling af vareprøve(r). 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Trine Flodgaard Lindbæk pr. tfl@skanderborg.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2014/S senest den kl Spørgsmål, modtaget inden ovenstående tidsfrist, vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil blive besvaret løbende. Tilbudsgiver må dog påregne, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på tovholderkommunens hjemmeside: Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere EU udbud 2014/S og Må kun åbnes af Skanderborg Kommunes Indkøbsteam. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Skanderborg Kommune Postboks Skanderborg Att.: Trine Flodgaard Lindbæk Afleveres tilbuddet personligt skal dette ske i rådhusets Information på adressen: Skanderborg Kommune Adelgade Skanderborg Att.: Trine Flodgaard Lindbæk Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Side 9 af 27

10 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, før endelig rammeaftale er underskrevet med vindende Tilbudsgiver(e). 2.9 Vareprøver Med henblik på eventuel kvalitetskontrol af de af Tilbudsgiver i bilag 1 Tilbudsliste tilbudte produkter i forhold til overholdelse af de i bilag 2 Kravspecifikation opstillede mindstekrav, forbeholder Ordregiver sig retten til efter tilbudsfristens udløb - at anmode Tilbudsgiver om at fremsende vareprøver og produktdatablade på de tilbudte produkter. Produktdatabladene skal indeholde information om produkternes indholdsstoffer og -materiale. Tilbudsgiver vil således, såfremt Ordregiver anmoder om vareprøver, vederlagsfrit, og inden for en angiven tidsfrist, skulle fremsende/aflevere vareprøver til de i afsnit 2.6 Tilbudsfrist nævnte adresser. Fremsendes/afleveres rekvirerede vareprøver ikke rettidigt vil hele Tilbudsgivers tilbud blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. Alle vareprøver skal være mærket med det modsvarende positionsnummer jf. bilag 1 Tilbudsliste, samt virksomhedens (ikke producentens) varenummer. Vareprøven vil blive returneret til Tilbudsgiver efter endt tilbudsevaluering (senest i umiddelbar forlængelse af underskrivning af rammeaftalen). Vareprøverne forventes, i tilfælde af kvalitetskontrol, vurderet af en bruger af hjælpemidlet, og i relevant omfang af en fagperson Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter og ydelser indgås på grundlag af vedlagte rammeaftale jf. kapitel 5 Rammeaftale. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen Delaftaler Der kan afgives tilbud på enten delaftale 1 eller delaftale 2 eller på begge delaftaler, jf. afsnit 1.1. Generel beskrivelse af udbuddet. Der kan ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale. Se kapitel 3 Tilbudsdisposition under Tilbudsliste for konkret vejledning til afgivelse af tilbudspriser på henholdsvis delaftale 1 og delaftale Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Flere tilbud Det er ikke tilladt at afgive flere tilbud på samme delaftale. Tilbudsgiver kan således kun afgive max. ét tilbud pr. delaftale Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.18 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed der vurderes. Side 10 af 27

11 Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold De under afsnit 1.4 Udbuddets omfang anførte volumener for omsætning på aftalen er udregnet på baggrund af tidligere forbrug (for 2013) og skal alene betragtes som et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Servicelovens 112. Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger (besluttet ved lov) og administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale. Dette gælder såvel i udbudsfasen som i den efterfølgende aftaleperiode (inkl. eventuelle optioner vedrørende forlængelser) Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Hvis Tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er uklart, eller Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat i det omfang, det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, foretaget i henhold til nærværende rammeaftale, jf. rammeaftalens 2 Aftalegrundlag Serviceattest Vindende Tilbudsgiver skal, hvis Ordregiver ønsker det og inden rammeaftale underskrives, fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvoraf det fremgår, at Tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max. være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan Tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Side 11 af 27

12 2.18 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ordregiver kan, såfremt denne skønner det muligt, indhente supplerende og/eller uddybende oplysninger i henhold til 12 i Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Implementeringsbekendtgørelsen). Skønner Ordregiver, at den medsendte dokumentation herunder indhentede referencer - giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Profilbeskrivelse af virksomhedens samlede generelle faglige kapacitet på det udbudte område (personalesammensætning i forhold til levering af de i udbuddet omfattede ydelser angivet i antal personer, fordelt på arbejdsfunktion). Udfyldt og underskrevet tro- og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, litra a-c og e-f i direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og love erklæring, og skal anvendes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) oplysning om: o Tilbudsgivers samlede omsætning, herunder - hvis muligt - omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår o Virksomhedens egenkapital ud fra de seneste tre afsluttede regnskabsår Såfremt Tilbudsgiver ikke kan angive de ønskede økonomiske oplysninger for ét eller flere af de seneste tre afsluttede regnskabsår, skal årsagen hertil anføres. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 4 Økonomiske oplysninger, og skal anvendes ved tilbudsafgivelsen. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste med angivelse af minimum 2 og maksimum 5 kommuner (eller tilsvarende) med hvilke Tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år har haft samarbejde for så vidt angår levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere og dermed forbundne konsulentydelser, herunder måltagning. Kontaktperson skal angives for hver enkelt reference. Såfremt Tilbudsgiver ikke kan angive 2 referencer eller referencer overhovedet - skal årsagen hertil anføres. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 5 Referenceliste, og skal anvendes ved tilbudsafgivelsen Tildelingskriterium Rammeaftalen for hver delaftale vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Side 12 af 27

13 Underkriterier 1. Pris * med følgende delkriterier og undervægtning - Brystproteser 70 % - Kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere 30 % 2. Service **..med følgende delkriterier og undervægtning Tilbudsgivers medarbejderes faglige kvalifikationer (herunder CV er) 40 % Mødet med borgeren 30 % Samarbejde og sikring af kommunikation med behandlingssystemet 15 % Hjemmeside 15 % Vægtning i procent 60 % 40 % *Ad. Underkriterium 1 - Pris Generelt Pris skal angives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Bilag 1 Tilbudsliste findes i to versioner bilag 1A for delaftale 1, bilag 1B for delaftale 2. De to versioner er i øvrigt fuldstændigt identiske i opbygning, hvorfor følgende forklaring vil være dækkende for begge tilbudslister. Bemærk dog, at der er forskel i mængdeangivelse på faneblad 2 Brystproteser i kolonne D og E i bilag 1A og 1B. Bilag 1 Tilbudsliste er opdelt med faneblad 2 for tilbudsafgivelse på Brystproteser og faneblad 3 for tilbudsafgivelse på Kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere. Tilbudsgiver skal forud for tilbudsafgivelsen grundigt læse den udførlige instruktion til tilbudslisten, som fremgår af bilag 1 Tilbudsliste, faneblad 1 Instruktion. Der må kun afgives tilbud med samme produkt (samme varenummer) én gang. Samme produkt/varenummer må således ikke figurere flere gange på tilbudslisten. Evaluering af underkriteriet Pris Evaluering af de samlede tilbudssummer - på baggrund af Tilbudsgivers tilbudspriser - sker individuelt for hvert af de to produktområder. Tilbudsgiver vil således opnå én pointscore for tilbud på Brystproteser (faneblad 2) og én pointscore for tilbud på Kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere (faneblad 3). Ovenstående to pointscorer vil herefter blive multipliceret med den individuelle vægtning af delkriterierne til underkriteriet Pris. Scoren for Brystproteser vil således blive multipliceret med 70 % og scoren for Kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere med 30 %. Resultatet af disse beregninger lægges herefter sammen og multipliceres med de 60 %, som underkriteriet Pris vægter i det samlede udbud. **Ad. Underkriterium 2 - Service Beskrivelse af delkriteriet service fremgår af bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 3, Evalueringsparametre. Side 13 af 27

14 2.20 Persondata Vindende tilbudsgiver(e) skal senest ved rammeaftalens opstart og i hele kontraktperioden være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.nr., efter Lov om behandling af personoplysninger. Dokumentation skal forevises Ordregiver inden underskrivelse af rammeaftalen Erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende tilbudsgiver(e) skal, inden rammeaftalen underskrives, forevise gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner danske kr. jf. 27 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring i kapitel 5 Rammeaftale Forretningsadresser og åbningstider Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud fremsende oversigt over forretningsadresser, tilknyttet den delaftale / de delaftaler, der afgives tilbud på, samt disse forretningsadressers åbningstider Aktindsigt Tilbudsgiver bedes, samtidig med afgivelsen af sit tilbud, i bilag 7 Aktindsigt oplyse, hvilke dele af det afgivne tilbud Tilbudsgiver mener, bør undtages fra offentliggørelse i forbindelse med en anmodning om aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven. Det skal i ovenstående bilag begrundes konkret for hvert enkelt dokument, der ønskes undtaget for aktindsigt. Tilbudsgivers begrundelse vil indgå i Ordregivers vurdering af, om der er tilstrækkelig argumentation til at undtage oplysningerne, jf. Offentlighedslovens bestemmelser herom. Bemærk, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt. Såfremt Tilbudsgiver ikke udfylder bilag 7 Aktindsigt og vedlægger dette sit tilbud antager Ordregiver, at Tilbudsgiver ikke ønsker oplysninger undtaget ved en eventuel anmodning om aktindsigt Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbrev, inklusiv rammeaftale Bilag 1 Tilbudsliste (1A og/eller 1B) (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 2 Kravspecifikation (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 3 Tro- og love erklæring (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 4 Økonomiske oplysninger (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 5 Referenceliste (Skal udfyldes og medsendes tilbuddet) Bilag 6 Vejledende tidsplan (Til Tilbudsgivers orientering) Bilag 7 Aktindsigt (Bør udfyldes og medsendes tilbuddet) Side 14 af 27

15 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særligt opmærksom på, at alt besvares korrekt, samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbudsmaterialet nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Se i øvrigt afsnit 2.2 Formkrav og 2.18 Udvælgelseskriterier. Virksomhedsoplysninger Resumé Forretningsadresser Forbehold Udvælgelseskriterier Følgende oplysning skal fremgå af tilbuddet: Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson med navn, telefonnummer og mailadresse Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer, herunder oplysning om, hvorvidt der afgives tilbud på delaftale 1, delaftale 2 eller begge delaftaler. HUSK at underskrive tilbuddet! Oversigt over Tilbudsgivers forretningsadresser og de dertil knyttede åbningstider skal medsendes tilbuddet, jf. afsnit 2.22 Forretningsadresser og åbningstider. Oversigten skal indeholde oplysninger for så vidt angår de forretningsadresser, der er tilknyttet den delaftale / de delaftaler, der afgives tilbud på. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige og/eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Tilbudsgivers beskrivelse af personlige forhold, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og/eller faglig formåen jf. afsnit 2.18 Udvælgelseskriterier. Følgende dokument skal vedlægges tilbuddet: Profilbeskrivelse af virksomhedens samlede generelle faglige kapacitet på det udbudte område (personalesammensætning i forhold til levering af de i udbuddet omfattede ydelser angivet i antal personer, fordelt på arbejdsfunktion). Underkriterium 1 - Pris Underkriterium 2 Service Følgende fortrykte bilag skal udfyldes og vedlægges tilbuddet: Tro- og love erklæring - vedlagt som bilag 3. Økonomiske oplysninger vedlagt som bilag 4. Referenceliste vedlagt som bilag 5. Tilbudsliste Bilag 1 Tilbudsliste i udfyldt stand (bilag 1A (delaftale 1) og/eller bilag 1B (delaftale 2) skal anvendes). Beskrivelse af nævnte punkter under underkriteriet Service skal udfærdiges i fortrykt formular bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 3 Evalueringsparametre og bilaget skal vedlægges tilbuddet. Side 15 af 27

16 Produktoversigt Aktindsigt Diverse dokumentation Produktoversigt/-skema eller produktdatablade, gerne med billede, for samtlige de i bilag 1 Tilbudsliste tilbudte produkter, med oplysning om hvilke størrelser og farver de tilbudte produkter tilbydes i til den tilbudte pris. For så vidt angår kompressionsærmer og handsker skal det fremsendte indeholde information om materialeindhold (fx nylon, elastan mv.). Tilbudsgiver bør ved tilbudsafgivelsen angive, hvorvidt tilbuddet indeholder oplysninger, som i henhold til Offentlighedsloven bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor jf. afsnit 2.23 Aktindsigt. Fortrykt bilag 7 Aktindsigt udfyldes og vedlægges tilbuddet såfremt dette er aktuelt. Tilbudsgiver kan medsende følgende dokumentation, såfremt Tilbudsgiver er i besiddelse af dokumentationen på tidspunktet for tilbudsafgivelsen: 1) Godkendelse fra Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr., efter Lov om behandling af personoplysninger jf. afsnit 2.20 Persondata. 2) Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner danske kr. jf. afsnit 2.21 Erhvervs- og produktansvarsforsikring. Vindende Tilbudsgiver(e) skal dog forelægge ovenstående godkendelse/dokumentation inden rammeaftalen underskrives. Side 16 af 27

17 4. Kravspecifikation Se bilag 2 Kravspecifikation. Bilag 2 Kravspecifikation består af 3 faneblade: Faneblad 1 Instruktion (vejledning til læsning/udfyldelse af kravspecifikationens mindstekrav og evalueringsparametre. Skal gennemlæses inden tilbudsafgivning) Faneblad 2 Mindstekrav, og Faneblad 3 Evalueringsparametre (de parametre, Tilbudsgivere skal konkurrere på ud over på prisen) Ved at fremsende tilbud til Ordregiver accepterer Tilbudsgiver samtidigt de på faneblad 2 anførte mindstekrav. Tilbudsgiver har dog mulighed for at tage forbehold se Kapitel 2 Udbudsbetingelser, afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold samt Kapitel 3 Tilbudsdisposition, afsnittet Forbehold. Alle besvarelser på bilagets faneblad 3 Evalueringsparametre skal skrives i de dertil beregnede felter på fanebladet. Dog kan Tilbudsgiver henvise til egne bilag, men disse vil kun blive taget i betragtning i evalueringen, såfremt der er tydeligt henvist til disse på faneblad 3 Evalueringsparametre i kravspecifikationen, med nøjagtig angivelse af, hvor i tilbudsmaterialet oplysningerne findes (angiv afsnit/side mv.). Ordregiver gør opmærksom på, at Tilbudsgivers besvarelser i bilag 2 Kravspecifikation skal opfylde formkrav som anført ovenfor, ellers kan det påvirke evalueringen af Tilbudsgivers tilbud. Grundlæggende udbudsvilkår Det antages, at Tilbudsgiver i øvrigt ved at afgive tilbud har accepteret og vil efterleve de grundlæggende udbudsvilkår i dette udbud, beskrevet i udbudsbrevets afsnit 1 Indledning og afsnit 2 Udbudsbetingelser. Side 17 af 27

18 5. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelsesnr. 2014/S Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [dd.mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Omsætning på aftalen vil i hele aftaleperioden (inkl. eventuelle optioner) være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Servicelovens 112, jf. LBK nr. 810 af Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger (besluttet ved lov) og for administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for denne rammeaftale væsentligt. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den og er i perioden uopsigelig for begge parter. Side 18 af 27

19 Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen eller Europakommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder, uanset at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Tilbudsgivers personale skal ved personlig betjening være servicemindet og tilstræbe en positiv dialog med såvel borgeren med bevilling og med Ordregivers personale. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Ordregiver tager under alle omstændigheder initiativ til at samarbejdet evalueres efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Udlevering af brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af Ordregiver. Ansøgning fra borger og bevilling fra Ordregiver skal foreligge forud for hver udlevering eller iværksættelse af fremstilling af hjælpemidlerne. Der udstedes, som udgangspunkt, ikke løbende bevillinger. Dog kan der ved kontraktstart eller i kontraktperioden være enkelte af de deltagende kommuner, som vælger at udstede løbende bevillinger på de af udbuddet omfattede hjælpemidler. De enkelte kommuners bevillingspraksis gennemgås ved disses opstartsmøde med vindende Tilbudsgiver. Hvor fremstilling påbegyndes eller vare udleveres uden forudgående bevilling, er Ordregiver som udgangspunkt ikke forpligtet til at betale for hjælpemidlet. 8 Oplysninger på borgerens ansøgning På ansøgningen til Ordregiver om bevilling af hjælpemiddel skal oplyses: varenavn, producentens varenummer, tilbudspris og positionsnummer i henhold til bilag 1 "Tilbudsliste." Tilbudsgiver skal være borgeren behjælpelig med oplysning herom i forbindelse med ansøgning om bevilling. 9 Begrundelse Kontrakthaver skal i det omfang det fremgår af bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 2 Mindstekrav sammen med borgerens ansøgning fremsende en kort skriftlig begrundelse til Ordregiver med beskrivelse af og begrundelse for det af Kontrakthaver valgte produkt. Kontrakthaver skal, hvis Ordregiver ønsker det, indgå i en dialog om denne begrundelse. Kontakt med Kontrakthaver skal i så fald kunne opnås senest arbejdsdagen efter Ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 24 Forsinkelse. Side 19 af 27

20 10 Råd og vejledning generelt Skulle borger eller Ordregiver have spørgsmål i forbindelse med bevilling og/eller udlevering i øvrigt, skal Kontrakthaver besvare disse spørgsmål hurtigst muligt og senest arbejdsdagen efter borgers/ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 24 Forsinkelse. 11 Bestilling og konsultation Borgeren kan få en konsultationstid i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 3O-3T, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Kontrakthaver kan håndtere bevillinger vedrørende de af rammeaftalen omfattede hjælpemidler via sikker mail af hensyn til personfølsomme oplysninger og cpr. Kontrakthaver sikrer daglig gennemgang af sikker mail, så der ikke sker unødige forsinkelser i processen. Kontrakthaver skal ved kontraktstart og i hele kontraktperioden være tilsluttet Offentlig Digital Post, jf. Lov nr. 528 af 11. juni 2012, med mindre Kontrakthaver er undtaget tilslutning, jf. samme lovs 5 stk. 4. Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om grundlaget for rammeaftalen, således at det sikres, at administration (herunder bestilling), fremstilling/udlevering og fakturering vedrørende de af rammeaftalen omfattede produkter/ydelser sker på vilkår, fastlagt i grundlaget for rammeaftalen. Afvigelser herfra kan kun ske efter skriftlig aftale med Ordregivers indkøbskontor. Kontrakthaver er forpligtet til, som udgangspunkt, kun at fremvise og tilbyde borger de produkter, som fremgår af Tilbudsgivers tilbud af [dd.mm.åååå]. Fravigelse herfra kan kun ske efter forudgående aftale med Ordregivers visitation, som bevilger personlige hjælpemidler. Fravigelse af denne procedure betragtes som væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. 12 Levering og leveringsbetingelser Kontrakthaver skal udlevere brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 3X-3AA, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse jf. 24 Forsinkelse. 13 Returret Returnering af vare kan ske i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, position 4D, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. 14 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1. Side 20 af 27

21 Fakturaer fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Der må alene fremsendes én faktura pr. leverance/borger altså ikke en samlefaktura. Faktura skal indeholde følgende oplysninger: Borgerens navn, adresse og CPR-nummer Ved levering af produkt: Beskrivelse af det leverede produkt (positionsnr., varenavn, producentens varenummer og tilbudspris i henhold til bilag 1 "Tilbudsliste"), antal varer og totalpris. Borgerens egenbetaling, hvis borgeren har en sådan Ydelsesmodtager Ud over ovennævnte oplysninger skal fakturaen påføres ydelsesmodtager, kode 02, i det omfang, det umiddelbart er muligt. Ordregiver ønsker at modtage bekræftelse på, at borgeren har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Ordregiver udleverer en bevillingsblanket, som skal underskrives af borgeren, når denne har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Dog kan Tilbudsgiver anvende anden blanket til formålet under de vilkår som er anført i bilag 2 Kravspecifikation, faneblad 2 Mindstekrav, positionsnr.1å. Bevillingsblanketten skal derefter fremsendes til Ordregiver elektronisk sammen med fakturaen. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis ovenstående oplysninger/dokumentationer mangler, indtil de anførte oplysninger/dokumentationer fremkommer fra Kontrakthaver. Kontrakthaver kan alene opnå betaling, svarende til afgivet bevilling. 15 Priser For bestillinger, foretaget i henhold til rammeaftalen, gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Såfremt Kontrakthaver, jf. rammeaftalens 32 Ændring af produktsammensætning, introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Ordregiver have mulighed for at købe disse til maksimum de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis et produkt på tilbudslisten udgår, skal et andet produkt med minimum tilsvarende kvalitet straks tilbydes til maksimum samme pris. 16 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder, regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenteret prisregulering 1 gang årligt. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks ( regnet fra indeks for september måned 2 år før reguleringsåret til indekset for september måned året før reguleringsåret. Første prisregulering kan således ske med virkning fra den på baggrund af udviklingen i indekset for september 2014 til indekset for september Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Side 21 af 27

22 Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [Ordregivers navn, afdeling og adresse]. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Ordregivers indkøbskontor inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 17 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtaget, korrekt faktura. 18 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 19 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning, med en måneds varsel, udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Med mindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde dels oplysninger om salget af henholdsvis brystproteser, kompressionsærmer og handsker samt ærmepåtagere i antal og kr., fordelt på hjælpemiddeltype, varenavn og varenummer for den enkelte borger (CPR registreret). Statistik skal fremsendes elektronisk i læsbart medie, kompatibelt med Microsoft Excel. 20 Personalets kvalifikationer Kontrakthaver har, jf. grundlaget for rammeaftalen, garanteret Ordregiver en kvalificeret service, bl.a. ved udlevering af CV på de medarbejdere, der skal betjene Ordregivers borgere og Ordregiver. Skulle én eller flere af disse medarbejdere blive udskiftet i rammeaftalens løbetid, garanterer Kontrakthaver som sikring af opretholdelse af den kvalificerede service at de medarbejdere, der efterfølgende ansættes, som minimum har samme kvalifikationer og forudsætninger som de medarbejdere, de erstatter. Kvalifikationer hos medarbejdere, jf. ovenstående, skal på Ordregivers forlangende kunne dokumenteres. Hvis dette ikke er muligt, kan Ordregiver afvise en tilbudt medarbejder. Herudover garanterer Kontrakthaver til enhver tid at opretholde det fornødne antal medarbejdere til at kunne betjene Ordregivers borgere og Ordregiver. 21 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelse af rammeaftalen, garanterer Kontrakthaver for opfyldelse af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. Side 22 af 27