Mammen Friskole Mammen Byvej Bjerringbro Tlf

Transkript

1 REFERAT af bestyrelsesmøde tirsdag den 10. juni 2008 kl på skolen I mødet deltog følgende: Dynes Skovkjær Sand (skoleleder), Helle Schütt Rasmussen (souschef deltog til 21.30), Poul Martin Christensen (Servicemedarbejder og pædagogmedhjælper - deltog til kl ) Marianne Pedersen (formand), Peter Rasmussen (næstformand valgt til ordstyrer). Brian Sørensen (kasserer), Finn Knudsen, Frank Jensen, Lene Præstgård Smed, Lise-Lotte Strand, Maria Lynggaard Thomsen (suppleant) og Marianne Wolf (suppleant og sekretær/referent). 1. Eventuel opfølgning på referat fra mødet den 13. maj Der var ingen kommentarer til referatet fra mødet den 13. maj Dynes orientering om udmeldelsen af en elev (punkt 2 i referatet) blev kort drøftet. 2. Nyt fra Dynes Dynes orienterede om følgende: Næste nummer af skolebladet udsendes inden sommerferien - deadline for indlæg er den 16. juni Marianne P. og Peter udarbejder indlæg fra bestyrelsen. Målgruppen for skolebladet er hele skolekredsen (dvs. også medlemmer uden børn på skolen) og bladet sendes også til de andre friskoler i området. I forlængelse af aflysningen af aksefesten har Heidi Jul Sørensen udarbejdet et brev på vegne af forældrene til de børn, der er involveret i aksefesten. Brevet er sendt til de involverede skoler, som er bedt om at videresende det til forældrene. Brevet bringes også i det kommende nummer af skolebladet. Dynes orienterede om den forskellig respons på brevet, han har modtaget fra de andre skoler. I den forbindelse orienterede Peter om, at de involverede forældre i Mammen vil foreslå, at festen fremover holdes i Mammen. Det blev aftalt, at dette drøftes på næste møde. Status for ansættelsen af nye medarbejdere i Mammutten er, at skolen pr. 10. juni 2008 har modtaget 7 ansøgninger. Ansøgningsfristen er den 16. juni Ansættelsesudvalget får mulighed for at gennemlæse ansøgningerne herefter. Se også tidsplanen for ansættelsesprocessen i den særlige mail herom fra Dynes.

2 Skolen har modtaget en opsigelse fra Elsebeth med virkning fra 1. juli Der holdes afskedsreception for både Elsebeth og René den 20. juni 2008 efter sidste skoledag. Marianne P. og Maria er tovholdere vedrørende det praktiske omkring afskedsreceptionen. Dynes gjorde opmærksom på, at stenkanten på det nye legeområde giver anledning til bekymring hos nogle forældre. Miljø- og Trivselsudvalget vil se på det i forbindelse med godkendelsen af legeområdet. Der afholdes introduktionskurser for nye bestyrelsesmedlemmer i august. Mere information herom kan fås hos Dynes. Der har været en forespørgsel om at bruge gymnastiksalen til lagersalg, men ifølge de udlejningsbetingelser, der er vedtaget i bestyrelsen kan skolen ikke bruges til erhvervsmæssige formål. 3. Status vedrørende økonomien. På mødet blev uddelt materiale med status pr. 31. maj Dynes gennemgik materialet. Som opfølgning på den økonomistatus, der blev gennemgået på mødet den 13. maj 2008 oplyste Dynes, at mindreindtægten på Andre indtægter skyldes, at lønrefusionerne er bogført under lønudgifter (hvor det i budgettet er forudsat er de bogføres under Andre indtægter ). Dynes og Brian følger op i forhold til at tilpasse budget og faktisk kontering af udgifter til hinanden. 4. Tilretning af lønpolitikken på baggrund af mødet 20. maj Til mødet var fremsendt den lønpolitik, der blev vedtaget af bestyrelsen den 9. maj Dynes orienterede om baggrunden for, at der er behov for en tilretning af lønpolitikken. På mødet den 13. maj 2008 drøftede bestyrelsen personalesituationen i bl.a. Mammutten, og det blev aftalt, at holde et særligt møde herom den 20. maj 2008, hvor den konkrete ansættelsesproces skulle aftales på baggrund af en drøftelse af mål og visioner for Mammutten. Bestyrelsen valgte på dette møde bl.a. at arbejde efter en model med kollektiv ledelse af Mammutten, og der var derfor behov for en tilpasning af lønpolitikken (som forudsætter en model med afdelingsleder). De relevante rettelser i lønpolitikken blev aftalt. En revideret lønpolitik er vedlagt med referatet. Dynes orienterer medarbejderne om ændringerne ved førstkommende lejlighed.

3 5. Drøftelse af det videre arbejde med renovering m.v. af skolen. Dynes orienterede om studieturen til Fyn den 25. maj 2008, som havde været en god og inspirerende tur. Der var møde i styregruppen for renovering m.v. den 2. juni 2008, hvor det videre arbejde blev drøftet. Det fortsatte samarbejde med Hans Astrup blev drøftet, herunder de udfordringer, den geografiske afstand giver. Styregruppen har undersøgt andre muligheder for rådgivning m.v. Der var enighed om, at det er vigtigt, at der tid nok til processen, herunder involveringen af medarbejderne. Bestyrelsen drøftede perspektiver for skole/lokalsamfund vedr. etablering af hal og perspektiver for skole vedr. tilbygning samt økonomisk estimering. Desuden blev prioriteringen af renoveringsarbejdet i f.t. halbyggeri drøftet. Lise-Lotte uddybede baggrunden for punktet. På mødet blev det klart, at de nye medlemmer af bestyrelsen har behov for at være opdaterede på, hvordan processen vedr. halbyggeri m.v. har været indtil nu, og Peter orienterede kort herom. Der var enighed om, at spørgsmålet om halbyggeri er et selvstændigt projekt, som skal organiseres som en selvejende institution eller lign. Skolens rolle i forhold til halbyggeriet er at være en bruger blandt flere, og en samarbejdspartner i forhold til kommende bestyrelse for hallen. Dynes orienterede de nye bestyrelsesmedlemmer om processen vedr. visionsdøgnet. Resultatet med prioriteringslisten, er tidligere sendt til de nye bestyrelsesmedlemmer. Det videre arbejde med renoveringen drøftes i styregruppen for renovering m.v. den 13. juni Der var opbakning i bestyrelsen til at undersøge andre muligheder for rådgivning m.v. Der var enighed om, at der er behov for at skolen kommer med en klar udmelding om sin rolle og planer i forhold til et halbyggeri. Marianne P. udarbejder et udkast herom til skolebladet, som sendes til kommentering via mail. Der var enighed om, at det er vigtigt, at bestyrelsen tager udgangspunkt i skolens behov, og holder fast i den prioritering, der var resultatet af visionsdøgnet i januar Dynes fremsender resultatet af visionsdøgnet til de nye bestyrelsesmedlemmer igen. 6. Skolens arbejde med mobning. Lise-Lotte uddybede på mødet baggrunden for punktet. Der er tilsyneladende tvivl hos nogle forældre om, hvordan man kan arbejde videre med mobning. Der er lavet en fin folder, som beskriver emnet, men der skal også praktisk handling til. Mobning er sikkert ikke det store problem på Mammen Friskole, men det kan være hensigtsmæssigt, at træne børn i emner som "dine grænser - mine grænser, god adfærd, respekt, hvordan man siger fra overfor mobning, grænseoverskridende adfærd.

4 Det kan evt. ske som integreret del af undervisningen, med temadage og oplæg, måske med start i efteråret. Dynes orienterede om, at skolen generelt tager evt. problemer hurtigt og konkret. Han orienterede om, at emnet havde været drøftet på mødet med kontaktforældrene den 4. juni Kontaktforældrene har en vigtig rolle i forhold til at bruge trivselspolitikken. Fremover kunne man inddrage kontaktforældrene noget mere i udarbejdelsen af dagsordenen til forældremøder. Det har tidligere været drøftet, at der på forældremøderne fast skal være et emne fra trivselspolitikken på dagsordenen. Lise-Lotte tilbød at deltage i et personalemøde for at fortælle om de værktøjer, hun kender fra sit arbejde. Der var enighed i bestyrelsen om, at holdningen hos forældrene spiller en vigtig rolle, herunder at der er åbenhed om evt. problemer. Forældrene er i høj grad rollemodeller for børnene, jf. også Lise-Lottes oplæg herom på det seneste forældremøde i Team B. Helle appellerede til, at lærerne inddrages i evt. problemer. Det blev aftalt, at folderen vedr. trivselsplanen og folderen til kontaktforældrene revideres. Det nærmere arbejde med revideringen aftales på næste bestyrelsesmøde. 7. Orientering om årsplan Dynes orienterede om, at en ajourført udgave af årsplanen vil blive udsendt med det kommende torsdagsbrev og skoleblad. Der kan evt. komme tilføjelser i august. 8. Time/fagfordeling i skoleåret 2008/2009 Dynes og Helle orienterede om status, herunder fysikundervisningen. Ressourcetildelingen til specialundervisning er p.t. uafklaret. 9. Bestyrelsesmedlemmers opgaver som kontakt til udvalgene. Lise-Lotte uddybede på mødet baggrunden for punktet. Bestyrelsen drøftede, om man evt. skal formalisere de forskellige funktioner i udvalgene, og tydeliggøre bestyrelsesmedlemmernes rolle i udvalgene og forventningerne til forældrene. Formaliseringen kunne evt. ske ved at udarbejde vedtægter eller retningslinier. Udvalgenes opgaver og roller og forventninger kunne tydeliggøres i forbindelse med ajourføringen af den folder, der er udarbejdet om udvalgene. Det kunne også ske ved at udarbejde en generel velkomstfolder til nye forældre. Dynes er tovholder på, at PR-udvalget udarbejder en velkomstfolder. Dynes sørger for udarbejdelsen af et udkast til velkomstfolder, som drøftes på næste bestyrelsesmøde.

5 Folderne vedr. udvalg drøftes også på næste bestyrelsesmøde (herunder beskrivelsen af udvalgene og fordelingen af bestyrelsesmedlemmer på udvalg). Det blev præciseret, at både Frank og Peter er kontaktperson i Miljø- og Trivselsudvalget, herunder at Frank er kontaktperson i styregruppen vedr. renovering, og Peter vedr. øvrige forhold. Der skal findes en kontaktperson fra bestyrelsen til Mammutudvalget. 10. Drøftelse af mødeform og godkendelse af mødeplan for bestyrelsen for det kommende skoleår 2008/2009 Marianne P. uddybede på mødet baggrunden for punktet, herunder drøftelse af mødeformen. Den nuværende mødeform er et resultat af en gradvis udvikling siden skolens start for ca. 5 år siden, og den måde det fungerer på, har indtil nu ikke været drøftet. Det at der er nu kommet flere nye medlemmer i bestyrelsen er en god anledning til at evaluere den arbejds- og mødeform, som bestyrelsen har. Det handler bl.a. de forskellige roller i bestyrelsen, f.eks. mødeledelse og ordstyrerrolle. Det blev foreslået, at bestyrelsen drøfter det på et særligt temamøde, f. eks. på baggrund af et eller flere oplæg med idéer til arbejdsformen. Det vil være en god måde at arbejde med skolens værdier og kultur. Det blev også foreslået, at det bliver mere tydeligt på mødet, hvad der er aftalt og hvad konklusionen er. Det kunne f.eks. ske ved at det efter hvert punkt opsummeres, hvad konklusionen er. Desuden kunne der udarbejdes en skabelon for referatet, så deadlines og ansvarlige for beslutninger markeres tydeligere. Endelig blev det foreslået, at punkterne til det kommende møde opsummeres ved afslutningen af et bestyrelsesmøde. Som andre emner for et temamøde blev det foreslået at drøfte forberedelsen til bestyrelsesmøderne og varigheden af møderne. Emnet drøftes videre på næste møde, hvor det videre arbejde aftales (herunder dato for et temamøde). Lise-Lotte vil til næste møde undersøge forskellige muligheder for en ekstern oplægsholder. Det blev aftalt, at møderne som udgangspunkt fortsat holdes hver 2. tirsdag i måneden, bortset fra juli måned. Mødedatoerne for det kommende skoleår aftales på næste bestyrelsesmøde. 11. Eventuelt. Dynes gjorde opmærksom på, at der holdes pædagogisk sammenrend torsdag den 7. august 2008 kl De såkaldte pædagogiske sammenrend holdes ca. en gang årligt, og formålet er at bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere sammen drøfter forskellige pædagogiske emner. Arrangementet er med ledsagere, som evt. kan støde til senere. Som emne til mødet 7. august 2008 foreslås Lektier, da medarbejderne ved forældremøder m.v. har bemærket, at der er forskellige holdninger hertil blandt forældrene.

6 Marianne P. spurgte til prioriteringen af renoveringen af hegnet ud til vejen. Det blev foreslået at indtægterne fra salget af Mammen vinen bruges til en renovering af hegnet. Det blev aftalt, at Miljø- og Trivselsudvalget på næste bestyrelsesmøde fremlægger et forslag hertil. Spørgsmålet om en separat konto til Miljø- og Trivselsudvalget blev drøftet. Dynes drøfter dette med Anna Marie. Marian orienterede om, at det til Oles afskedsreception havde været nødvendigt at købe kage, og udgiften hertil viser, hvor stor en værdi, det frivillige arbejde har. Deltagelsen i Friskoleforeningens introduktionskurser for nye bestyrelsesmedlemmer blev drøftet. Marianne P. gjorde opmærksom på, at publikationen Godt Skolebyggeri kan lånes hos hende eller Dynes. Næste bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 12. august 2008 kl på skolen. Punkter til kommende bestyrelsesmøder: Evaluering af aksesamarbejdet (jf. også mødet i Friskoleforum den 5. september 2008) Revidering af folder vedr. trivselsplan og folder vedr. kontaktforældreordningen. Revidering af folder vedr. udvalg. Renovering af hegnet ud til vejen. Bestyrelsens julefrokost Bidrag til disse punkter og evt. andre punkter til dagsordenen til det næste møde bedes sendt til Marianne W. senest den 5. august 2008.