Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S

Transkript

1 Holbæk Affald A/S Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S Offentligt EU-udbud November 2013 UDBUDSBETINGELSER Udgivelsesdato: 15. november 2013 Projekt: Udarbejdet: Kontrolleret: Godkendt: Udbudsbetingelser Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S Klaus Jakobsen, Projektleder i Holbæk Affald A/S, Bent Raben, Grontmij A/S Annette Vangslev, Leder af Affald, Holbæk Affald A/S Bent Raben, Grontmij A/S

2 Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 UDBUDSBETINGELSER INDLEDNING UDBUDSTYPE ORDREGIVER Ordregivers kontaktpersoner TIDSPLAN SPØRGSMÅL OG SUPPLERENDE INFORMATION TILBUD Aflevering af tilbud Tilbudsåbning Alternative tilbud GRUNDLAG FOR YDELSERNE BETINGELSER FOR AT DELTAGE Retlig situation Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Tredjeparts-certificeret kvalitets- og miljøledelsessystem TILDELINGSKRITERIER Pris Kvalitet Arbejdsmiljø VALG AF TILBUD... 10

3 Side Dokumentation af mindstekrav Evaluering Evaluering af pris Evaluering af kvalitative delkriterier Evaluering af arbejdsmiljø Vægtning og summering af point DIVERSE OPLYSNINGER OM RELEVANTE OFFENTLIGE TJENESTER... 11

4 Side 3 1 UDBUDSBETINGELSER 2 INDLEDNING Holbæk Affald A/S ordregiver indsamling og transport af affald (dagrenovation og genanvendelige materialer) fra samtlige haveboliger, fritidshuse og etageboliger, der er tilmeldt indsamlingsordningen i Holbæk Kommune. Ordregiver kaldes i det følgende ordregiver eller Holbæk Affald A/S. Arbejdet udbydes i én entreprise. Arbejdet udbydes for en periode fra 1. oktober 2014 til 30. september 2019, men aftalen kan forlænges op til 2 gange på uændrede vilkår i et vilkårligt antal måneder op til i alt 2 år. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) i form af en udbudsbekendtgørelse og kan findes på web-adressen samt på Tilbuddet skal fremsendes på dansk. 3 UDBUDSTYPE Arbejdet udbydes i offentligt udbud i henhold til EU-direktiv 2004/18/EF af 31. marts ORDREGIVER Ordregiver er: Holbæk Affald A/S Tåstrup Møllevej Holbæk CVR-nummer: Ordregivers kontaktpersoner I udbudsfasen er ordregivers kontaktpersoner: Annette Vangslev, Holbæk Affald A/S, Leder af Affald, tlf.: , av@holfor.dk Bent Raben, Grontmij A/S, Granskoven 8, DK-2600 Glostrup, tlf.: , bent.raben@grontmij.dk 5 TIDSPLAN Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 15. november 2013 Frist for spørgsmål 13. december 2013 Frist for besvarelse af spørgsmål 20. december 2013 Tilbudsfrist 6. januar 2014 Tilbudsevaluering og tildeling januar 2014

5 Side 4 Kontraktunderskrivelse februar 2014 Kontraktens ikrafttræden 1. oktober 2014 Meddelelse om henholdsvis tildeling og afslag fremsendes til Tilbudsgiverne samtidig. Kontrakten vil tidligst blive underskrevet på den 11. dag efter afsendelse af underretning om tildelingsbeslutningen, dog tidligt i forbindelse med at Tilbudsgiver fremlægger en gyldig sikkerhedsstillelse, jfr. kontraktens afsnit 5. 6 SPØRGSMÅL OG SUPPLERENDE INFORMATION Eventuelle spørgsmål skal rettes skriftligt til: Grontmij A/S, Granskoven 8, 2600 Glostrup att. Bent Raben, mail: bent.raben@grontmij.dk. Fremsendte spørgsmål vil løbende blive offentliggjort i anonymiseret form sammen med svarene og eventuelle yderligere oplysninger på hjemmesiden Eventuelle rettelser eller tilføjelser til udbudsmaterialet vil ligeledes blive gjort tilgængeligt her. Spørgsmål som er modtaget senest den 13. december 2013 kl kan påregnes besvaret senest den 20. december Spørgsmål, der modtages efter den 13. december 2013, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest den 20. december Det påhviler Tilbudsgiver at sikre sig, at spørgsmålene er nået frem. Tilbudsgivere, der har downloadet udbudsmaterialet, opfordres til at sende en mail til ovenstående mailadresse med information herom. I tilfælde af, at der uploades supplerende materiale, vil ordregiver orientere de potentielle Tilbudsgivere, der har givet sig til kende, om at der er supplerende materiale tilgængeligt. Dette fritager dog ikke Tilbudsgiver fra selv at holde sig orienteret om der er offentliggjort materiale på de nævnte hjemmesider indtil 6 dage før tilbudsfristen. 7 TILBUD 7.1 Aflevering af tilbud For at komme i betragtning skal tilbuddet være modtaget på nedenstående adresse, inden fristen for afgivelse af tilbud udløber. Frist for aflevering af tilbud er mandag den 6. januar 2014 klokken Tilbuddet skal indsendes eller afleveres i en lukket kuvert/indpakning, der skal være mærket således: "Holbæk Affald A/S Tilbud vedrørende Indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S. Må ikke åbnes af postafdelingen". Tilbud skal fremsendes eller afleveres til ordregivers rådgiver på følgende adresse: Grontmij A/S Granskoven 8

6 Side Glostrup att.: Bent Raben Der gives kvittering, når tilbuddet er modtaget ved personlig aflevering. Tilbud skal afleveres skriftligt på dansk i et originaleksemplar i underskrevet stand samt i en elektronisk kopi i PDF-format (på CD-ROM eller USB memory-stick). Tilbudsgiver opfordres til så vidt muligt at benytte sig af den digitale fil fra udbudsmaterialet. Tilbuddet skal afleveres som indscannede PDF-filer. Alle dokumenter skal være underskrevet. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi og/eller papirkopien, er den underskrevne originale papirudgave gældende. For sent modtagne tilbud vil blive returneret og indgår således ikke i vurderingen. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af tilbud. 7.2 Tilbudsåbning Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.3 Alternative tilbud Hvis der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl eller usikkerhed, skal dette afklares ved at stille spørgsmål som anført i afsnit 6. Afvigende tilbud og/eller forbehold accepteres ikke. 8 GRUNDLAG FOR YDELSERNE Grundlaget for tilbud og de udbudte ydelser er: Nærværende udbudsmateriale Kontrakt om indsamling og transport af affald for Holbæk Affald A/S med tilbudsliste, bilag og evt. rettelsesblade. Eventuelle supplerende skriftlige meddelelser i tilbudsperioden EU Direktiv 2004/18/ EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) De til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler (f.eks. regler om affaldshåndtering og arbejdsmiljømæssige regler), som finder anvendelse for nærværende arbejdsområde, herunder eksempelvis: - Miljøbeskyttelsesloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 879 af 26. juni 2010 med senere ændringer. - Affaldsbekendtgørelsen, Bekendtgørelse nr af 18. december 2012 om affald. - Arbejdstilsynets At-vejledning D.3.1 om løft, træk og skub. - Arbejdstilsynets At-vejledning D.2.24 om indretning og brug af dagrenovationssystemer. - Bekendtgørelse om godskørsel, Bekendtgørelse nr. 724 af 27. juni Politivedtægter gældende i Holbæk Kommune. - De til enhver tid gældende leveringsbestemmelser og kvalitetskrav for affald til behandlingsanlæg, jf. dette udbudsmateriale.

7 Side 6 - Holbæk Kommunes Regulativ for Husholdningsaffald. Ved modtagelse af udbudsmaterialet skal Tilbudsgiver, ud over at sikre sig, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med indholdet af de nævnte love, regler, forskrifter, normer og dokumenter. 9 BETINGELSER FOR AT DELTAGE Holbæk Affald A/S stiller en række krav til Tilbudsgiver vedrørende retlige, økonomiske, finansielle og tekniske forhold samt certificerede kvalitets- og miljøledelsessystemer. Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation som specificeret i afsnit med henblik på at godtgøre, at Tilbudsgiver opfylder fastsatte krav og har økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet til at varetage den udbudte opgave samt er tredjemands-certificeret i kvalitets- og miljøledelse. 9.1 Retlig situation Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en underskreven Tro- og loveerklæring om at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, og at Tilbudsgiver heller ikke er omfattet af de i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 nævnte udelukkelsesgrunde. Den Tilbudsgiver, som Holbæk Affald A/S meddeler at der agtes indgået kontrakt med, skal fremlægge egentlig dokumentation som verificering af de oplysninger, der fremgår af Tro & Love-erklæringen, som betingelse for endelig kontraktindgåelse. Dokumentationen kan være: Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen dateret mindre end 90 dage før tilbudsafgivelse for virksomheder hjemmehørende i Danmark. o Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogle af de udelukkelsesgrunde, som er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. o I øvrigt kan dokumentationen fremlægges som anført i Udbudsdirektivets artikel 45, stk Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal være vedlagt følgende dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet: Seneste tre års økonomiske nøgletal indeholdende oplysninger om omsætning, egenkapital og soliditetsgrad. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgivers gennemsnitlige omsætning for de seneste 3 regnskabsår udgør minimum 40 mio. kroner, at egenkapitalen ved udgangen af seneste regnskabsår udgør minimum 5 mio. kroner og at soliditetsgraden ved udgangen af seneste regnskabsår udgør minimum 10 %. 9.3 Teknisk kapacitet Tilbuddet skal være vedlagt referenceliste med angivelse af følgende for hver reference: Opgavens art

8 Side 7 Kundens navn Årlig mængde og/eller årlig kontraktsum Aftaleperiode Antal ansatte på entreprisens indsamlingsdel Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har mindst én reference af sammenligneligt omfang omfattende indsamling af dagrenovation fra husholdninger i fast rute indenfor de sidste 3 år. 9.4 Tredjeparts-certificeret kvalitets- og miljøledelsessystem Tilbuddet skal være vedlagt dokumentation for at Tilbudsgiver har et tredjepartscertificeret kvalitets- og miljøledelsessystem. Hvis Tilbudsgiver er certificeret i henhold til DS/EN ISO:9001 om kvalitetsledelse og DS/EN ISO:14001 om miljøledelse vedlægges kopi af certifikaterne hvis kvalitets- og miljøledelsessystemerne er certificerede efter andre standarder vedlægges tilsvarende en kopi af certifikater for disse. Tilbud fra virksomheder uden tredjeparts-certificerede kvalitets- og miljøledelsessystemer vil ikke blive bedømt. 10 TILDELINGSKRITERIER Opfyldes alle krav i ovenstående afsnit vil den resterende del af tilbuddet blive vurderet efter afsnit 10. Tildelingskriteriet efter afsnit 10 er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Evalueringen vil ske på baggrund af følgende delkriterier: Pris: Maksimalt 65 points Kvalitet: Maksimalt 30 points Arbejdsmiljø: Maksimalt 5 points I det følgende afsnit er beskrevet hvilke oplysninger, beskrivelser mv. der som minimum skal indgå i tilbuddet til brug for evalueringen inden for de enkelte delkriterier. Vurderingen af hvert delkriterium foretages som en samlet vurdering Pris Tilbuddet skal afgives i form af udfyldt og underskreven Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal udfylde alle poster i tilbudslisten inklusiv poster vedrørende supplerende ydelser og optioner. Hvis eksempelvis prisen på en ydelse er kr. 0,00, fordi ydelsen er indeholdt i andre poster, skal dette angives ved at skrive kr. 0,00 i enhedspris for ydelsen. Alle tilbudspriser skal være ekskl. moms. Tilbudslisten er vedlagt i Bilag 1. Den pris, der indgår i konkurrencen, er den af Tilbudsgiver tilbudte Samlet Tilbudssum, jf. side 2 i den af Tilbudsgiver udfyldte Hovedtilbudsliste. Ved uoverensstemmelser i et tilbud gælder enhedsprisen forud for beregnede priser og enkeltpriser forud for summerede priser, medmindre der er tale om åbenlyse fejl. I sådanne tilfælde korrigeres tilbudslisten af ordregiver, og Tilbudsgiver vil blive opfordret til at godkende de foretagne rettelser. Hvis rettelserne ikke kan godkendes af Tilbudsgiver, afvises tilbuddet.

9 Side Kvalitet Holbæk Affald A/S sætter kunden i centrum. Kvalitet relaterer sig til hvordan opgaven organiseres og udføres indenfor de rammer, der følger af udbudsmaterialet, således at kunder og ordregiver oplever en høj kvalitet af den ydede service dels ved en smidig overgang fra den hidtidige renovatør til Tilbudsgiver, dels i den løbende kontraktperiode. Holbæk Affald A/S sætter punktlighed overfor kunden højt. Evalueringen vil tage udgangspunkt i de ressourcer i form af medarbejdere og materiel, som Tilbudsgiver vil stille til rådighed for rettidig udførelse af de enkelte opgaver, samt Tilbudsgivers egne forslag til sikring af en høj kvalitet i opgavens udførelse på alle niveauer. Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge følgende oplysninger: Angivelse og beskrivelse af det indsamlingsmateriel (i antal og type), som Tilbudsgiver som minimum vil anvende på opgavens løsning. Det skal beskrives hvorledes Tilbudsgiver forestiller sig, at indsamlingen skal foregå samt hvordan Tilbudsgiver forestiller sig, at affaldet skal omlastes og transporteres til modtageanlæg. Dette gælder for alle fraktioner. Tilbudsgiver skal endvidere beskrive, hvordan det agtes tilsikret, at materiellet til alle tider fungerer korrekt, når det anvendes og straks tages ud af drift i de tilfælde, hvor materiellet ikke fungerer korrekt. Beskrivelse af det registreringssystem, som Tilbudsgiver agter at anvende. Angivelse af det mandskab (i antal og mandetimer pr. år), som Tilbudsgiver som minimum vil anvende på entreprisens indsamlingsdel, herunder angivelse af antallet af daglige ruter i forhold til det forventede antal daglige tømninger. Angivelse af Tilbudsgivers permanente nødberedskab (reservekøretøjer og mandetimer pr. år udover det tilbudte minimum beredskab) samt hvor hurtigt efter nedbrud det indsættes med henblik på at overholde det daglige tidsrum, hvori der må indsamles affald. Hvordan Tilbudsgiver vil sikre tømning fra vanskelige placeringer, eksempelvis i forbindelse med parkerede biler, vejarbejder, arrangementer og lignende. Hvordan Tilbudsgiver vil sikre, at driftserfaringer fra indsamlingsarbejdet i entrepriseområdet løbende bliver samlet op og aktivt brugt til at udarbejde forslag til konkrete forbedringsinitiativer. Antal timer opgjort på kørselsleder, som Tilbudsgiver vil bruge pr. år til i samarbejde med Holbæk Affald A/S, at forbedre og udvikle indsamlingsprocessen i forhold til opsamlede forslag til forbedringsinitiativer m.v. Beskrivelse af organisation, herunder:

10 10.3 Arbejdsmiljø Side 9 o hvorledes den pågældende opgave vil blive organiseret internt i virksomheden med oplysninger om nøglepersoner i forhold til indsamlingsopgaven og til varetagelse af den daglige kommunikation med Holbæk Affald A/S samt antallet af timer pr. person, som Tilbudsgiver vil anvende på opgaven fordelt på kørselsledelse, øvrig ledelse og administration o CV er på mindst to nøglepersoner tilknyttet opgaven med oplysning om lokalkendskab, uddannelse, erfaring og eventuel anciennitet inden for renovationsområdet. Er en nøgleperson endnu ikke ansat skal Tilbudsgiver redegøre for, hvorledes Tilbudsgiver vil sikre, at nøglepersonen opfylder de stillede krav. Holbæk Affald A/S ønsker at minimere arbejdsmiljøbelastningen i forbindelse med affaldsindsamlingen. Holbæk Affald A/S er vidende om, at der er en række områder i Holbæk Kommune, hvor ikke alle adgangsveje kan opfylde de vejledende krav i ATanvisning D.2.24 om indretning og brug af dagrenovationssystemer. Tilbudsgiver skal orientere sig om disse forhold før tilbudsafgivelse og sikre, at belastningen ved transport af beholdere fordeles mellem de tilknyttede medarbejdere. Der vil i vurderingen af kriteriet Arbejdsmiljø blive lagt vægt på, at sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen, inklusive det psykiske arbejdsmiljø, prioriteres højt. Ordregiver vil bl.a. tillægge det vægt, om Tilbudsgiver gennem processer og arbejdsprocedurer sikrer et godt arbejdsmiljø ud over de i udbudsmaterialet stillede mindstekrav jf. kontraktens afsnit 29. Ligeledes vil ordregiver bl.a. tillægge det vægt, om Tilbudsgiver dokumenterer hensigt om iværksættelse af kontinuerlige forbedringer, som medfører fordeling af arbejdsmiljøbelastningen, samt kan henvise til systemer, der sandsynliggør at dette faktisk sker. Evalueringen vil endvidere omfatte en vurdering af Tilbudsgivers egne forslag til, hvordan der kan følges op på ovennævnte arbejdsmiljøforhold. Tilbudsgiver skal derfor i sit tilbud som minimum vedlægge følgende oplysninger: Hvordan Tilbudsgiver vil organisere arbejdsmiljøarbejdet, herunder hvordan Tilbudsgiver systematisk vil identificere og nedbringe belastninger i arbejdsmiljøet, herunder fordele arbejdsmiljøbelastningen. Hvilke tiltag Tilbudsgiver har eller vil igangsætte som reducerer arbejdsmiljøbelastningen for den enkelte medarbejder. Hvordan Tilbudsgiver vil introducere nye medarbejdere til jobbet på de enkelte ruter Hvordan Tilbudsgiver vil sikre løbende uddannelse/kvalificering af medarbejderne

11 Side VALG AF TILBUD 11.1 Dokumentation af mindstekrav Første del af tilbudsvurderingen omfatter Tilbudsgivers forhold af retslig, økonomisk, finansiel og teknisk art samt ihændehavelsen af certificerede kvalitets- og ledelsessystemer. Vurderingen foretages ved en gennemgang af vedlagte dokumentation og oplysninger jf. ovenstående afsnit 9 Betingelser for at deltage. Tilbudsgivere, som ikke har vedlagt de foreskrevne oplysninger/dokumentation og/eller ikke kan imødekomme krav om vedlagt dokumentation i afsnit 9 Betingelser for at deltage, opfylder ikke Holbæk Affald A/S minimumskrav til den kommende renovatør, og deltager derfor ikke i anden del af vurderingen. Holbæk Affald A/S forbeholder sig dog ret, men ikke pligt til at benytte de muligheder for at udbedre mangler, som følger af Implementeringsbekendtgørelsens Evaluering Ved evaluering af de tilbud, der opfylder mindstekravene som anført ovenfor, vil følgende elementer blive vurderet: Evaluering af pris Holbæk Affald A/S fastsætter en højeste og laveste referencesum på baggrund af de modtagne tilbud. Referencesummen vil udgøre et højeste og laveste beløb, som Tilbudsgivers tilbud tildeles points i forhold til der kan tildeles maksimalt 65 points Evaluering af kvalitative delkriterier Pointsummen 30 tildeles tilbud som på udmærket vis opfylder det pågældende delkriterium. Karakteren 0 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til det pågældende delkriterium. Tilbud, der ikke gives 30 eller 0 point tildeles et pointtal mellem 30 og 0 afhængig af, hvordan tilbuddet i relation til det pågældende delkriterium vurderes at være placeret mellem yderpunktet vurderes at opfylde det pågældende delkriterium på udmærket vis og yderpunktet alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til det pågældende delkriterium Evaluering af arbejdsmiljø Pointsummen 5 tildeles tilbud som på udmærket vis opfylder det pågældende delkriterium. Karakteren 0 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til det pågældende delkriterium.

12 Side 11 Tilbud, der ikke gives 5 eller 0 point tildeles et pointtal mellem 5 og 0 afhængig af, hvordan tilbuddet i relation til det pågældende delkriterium vurderes at være placeret mellem yderpunktet vurderes at opfylde det pågældende delkriterium på udmærket vis og yderpunktet alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til det pågældende delkriterium Vægtning og summering af point Når alle tilbud er tildelt points for alle delkriterier, lægges de således opnåede point sammen for hvert enkelt tilbud. Den Tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med den højeste samlede pointsum, tildeles entreprisen. 12 DIVERSE Tilbuddet er bindende fra afgivelsen, og Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra afleveringsfristen. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud. Affaldsafgifter samt udgifter i forbindelse med affaldsbehandling afholdes af Holbæk Affald A/S og er Tilbudsgiver uvedkommende. Det afleverede tilbudsmateriale inkl. bilag betragtes som Holbæk Affald A/S ejendom. 13 OPLYSNINGER OM RELEVANTE OFFENTLIGE TJENESTER Der kan indhentes oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, beskyttelse på arbejdsplads og arbejdsvilkår i øvrigt hos nedenstående: Skattecenter København Sluseholmen 8B 2450 København SV Tlf.: Fax: Miljøstyrelsen Strandgade København K Tlf.: Fax: Arbejdstilsynet Administrativt Center Postbox København C Tlf.: Fax:

13 Side 12