SAFJORD. i. Kim Møller. Çot. Referat af ordinært bestyrelsesmøde onsdag den 2. april 2014 kl J.-

Transkript

1 Referat af ordinært bestyrelsesmøde Çot SAFJORD ANDELSSELSKAB M. B.A. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden & valg af referent 2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde 3. Konstituering og forretningsorden Bestyrelsesreferater Tegningsregler Kontortid og vagtplan Fordeling af opgaver Tavshedspligt Inhabilitet Bestyrelseshonorar Ansvar og forsikringsforhold Uddannelse i bestyrelsesarbejde Medlemskab i andeisboligernes fællesrepræsentation, ABF 4. Økonomi.. Indeståender. Restancer.. Meddelelser. Ændringer regnskab 2013 og budget Meddelelser fra Claus. Siden sidst. 6. Lejlighedsoverdragelser, fremleje mm. Færdig afsluttede sager. Sager undervejs. Fremlejere. Forslag til procedure til lej lighedsoverdragelser udarbejdet afjari 7. Siden sidst Opfølgning på ordinær generalforsamling Hjemmeside Aktindsigt og 3.part gennemgang Omkodning af låse ved bagdøre Post - Behandling af modtaget post siden sidste bestyrelsesmøde Møntvaskeriet, krav mod gammel. / Jens 1/ i. Kim Møller ( //) J.-,k tl4-t - idsen Tue Bjerbor

2 Referat af ordinært bestyrelsesmøde ANDELSSELS)(AB M. B. A. 8. Nytfra udvalg. Kælderrenovering / Ramper, status TV udvalg nyt. Nye udvalg, gårdudvalg Nye udvalg, vedtægtsudvalg BOGHOLDER & VARMEMESTER Slipper 9. Verserende sager 10. Eventuelt. Bilag til denne indkaldelse: Ingen Jens Bre r Larsen Kim Møller Jørven ubje

3 men Referat af ordinært bestyrelsesmøde Ç0tL setsk.abei SAFJORD ANDELSSELSKAB M. BA. Dagsorden: fremmødte: Kim M, Peter L, Jens B, Jacob H, Jørgen 5, Tue B, Ole L, Jan, Claus Afbud: Ingen 1. Godkendelse af dagsorden & valg af referent Punktet Rengøring, kontoret blev tilføjet under 7. Siden sidst Udkast til Forretningsorden for bestyrelsen 2014 i udkast samt Forretningsorden for bestyrelsen 2012 blev uddelt Referent: Kim M 2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referat for møderne 22. januar 2014 (ekstraordinært), 5. februar 2014 og 5. marts 2014 er blevet godkendt siden sidste møde af de 3 tidligere bestyrelsesmedlemmer. 3. Konstïtuering og forretningsorden Jens gennemgik udkastet til forretningsordenen. Bestyrelsen og suppleanter læser det opdaterede forslag igennem og melder tilbage senest 7 dage inden næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsens konstituerer sig med: Formand: Jens B Jens modtog valget! Næstformand: Jørgen Svendsen Jørgen modtog valget! Kim B, Peter L, Tue er menige medlemmer. Jan opdaterer oplysningerne i opgangene. Claus deler rundt.. Bestyrelsesreferater Efter beslutningen på generalforsamlingen skal bestyrelsesreferatet deles op i to med en åben dagsorden og lukket dagsorden. Bestyrelsen opfatter personfølsomme oplysninger som primært ikke afgrænset til restancer, beboerklager og beboersager. Opfanget vil blive diskuteret løbende under opstarten af bestyrelsens arbej de. Referaterne kan godkendes elektronisk ved at melde tilbage. Dog skal det udskrevne referat underskrives Tegningsregler Der er 2 bestyrelsesmedlemmer, der godkender alle udgifter. i på det fysiske bilag, i ved betaling i netbank. Undtaget er udgifter. der kører fast over betalingsservice. Disse er blevet godkendt ved oprettelsen i sin tid. / tjt c

4 Referat af ordinært bestyrelsesmøde ANDELSSELSKAB M. B. A. Kontortid og vagtplan Lige uger, Sommerferien forsøges dækket så vidt muligt. Kim M udarbejder forslag til vagtplan inden næste bestyrelsesmøde. Fordelingen tiltrædes at være et erfaren og et ny medlem. Jørgen kan ikke onsdag d. 16. april, 25. juni, 23,juli. Fordeling af opgaver Punkt 13 skrives igennem, så det passer til de udvalg de udvalg, der er nedsat på generalforsamlingen. Der skal indgå en mandatbeskrivelse eller et kommissorium til udvalgene, så udvalgene har råderum, men stadig ligger inden for de givne rammer. Jørgen foreslog en kassererpost og sekretær- og kommunikationspost baseret på hans tidligere erfaringer med foreningsarbejde.. Sekretær- og kommunikationspost varetager al kommunikation med medlemmerne specielt på web-delen. Det vil give klarhed over ansvarsfordelingen. Posteme overvejes til næste gang. Der må gerne meldes ind. Tavshedspligt Der tilføjes, at tavshedspligten også gælder de medarbejdere, der deltager i bestyrelsesmøderne. Punkt 16 geirnemtænkes og skrives efter. Inhabilitet Punktet blev gennemgået. Bestyrelscshonorar Punktet diskuteres næste gang. Ansvar og forsikringsforhold Som bestyrelsesmedlem er ansvarlig for at administrere og forvalte det der er besluttet på generalforsamlingerne og overfor foreningens vedtægter. Vi har en bestyrelsesansvarsforsikring. Vi skal have gennemgået vores forsikringsforhold, da andelsboligloven Jens og Jørgen påtager sig at gennemgå lovændringerne i samarbejde med foreningens advokat og Jan og undersøge de relevante justeringer af forsikringer. Jacob nævnte at foreningens forsikringer bør gennemgås. Enmet tages op på et senere møde. Uddannelse i bestyrelsesarbejde Jørgen bemærkede at det eneste ABF havde at tilbyde et erfa-møde planlagt mandag 5. maj i hovedkontoret i København. Derudover kunne, der ikke findes kurser hos ABF, der var relevante. Tue undersøger hvad der er af kurser gennem ABF Medlemskab i andeisboligernes fællesrepræsentation, ABF Medlemskabet koster for en forening af vores størrelse. Visse af andre foreninger på Bryggen er medlemmer. Vedtægtstjekket er relevant i forhold til vedtægtsudvalgets arbejde. Tue undersøger hvad ABF kan tilbyde og muligheden for at få en repræsentant med på et kommende bestyrelsesmøde. / T): ve{i, Tue Bjerbor

5 Referat af ordinært bestyrelsesmøde ANDELSSELSKAB M. B. A. 4. Økonomi. Jan indledte med en kort beskrivelse af hans arbejdsopgaver i foreningen. Der var en kort diskussion af lej lighedssalget. Ole fortalte den historiske tanke bag at have salget liggende i selve foreningen. Jørgen spurgte ind til proceduren omkring udsættelse af andeishavere ved misligholdelse af lån i andelen, ikke til foreningen. Jan svarede at det er banken der som udgangspunkt udfører tvang i den situation. Dog at der så vidt vides ikke har været nogen tvangssalg fra bankerne side overhovedet. Indeståender. Indestående, Danske Bank: ,92 Deponeringer: ,00 Trækket på kassekreditten svarer til det forventede. Restancer. Marts er ikke afsluttet endnu. Dog ser det ikke ud til at være restancer for marts måneder. Meddelelser. Tegningsreglerne underskrives ved mødets afslutning. De bruges ved tinglysning af pant i andelen. Kim og Jens fortsætter med at godkende betalingerne i netbanken. Regningeme til underskrift på selve bilaget ligger i bakken Til Underskrift Ændringer regnskab 2013 og budget 2014 Det er alene andelskronens fastsættelse, der skal ændres. Det kommer til at stå i referatet at andelskronen per enhed sætter til ,-. Der sker derfor ikke nogen ændringer i regnskabet. Tue spurgte ind til aktiveringen af boligforbedringer. Jan svarede, at det ikke havde nogen betydning for andelskroens fastsættelse. Claus spurgte ind til konsekvensen af den ændrede andeiskronen. Svaret var, at den nuværende andelskrone ligger fast til næste generalforsamling. Budgettet tilrettes efter beslutninger på generalforsamlingen på baggrund af referatet. Budgettet fremlægges på næste møde. Tue bemærkede, at der gerne måtte komme flere detaljer med, blandt andet med hver beslutning fra generalforsamlingen. Jørgen bemærkede at det ikke bør være hele kontoplanen. 5. Meddelelser fra Claus. Siden sidst. Der er lukket gulvafløb under det gamle vasken. De bruges ikke mere og er lukket af hensyn til rottefare. Isafjordsgade 3: vinduerne males. Der mangler nu 5 opgange at blive malet. Claus fortalte. at når der kommer større projekter eller pludseligt opstående problemer skrives det ud per mail til alle bestyrelsesmedlemmer. Jens 1/() i) (2 7Kim Møller I 1 Svendsen Tue Bjerborg

6 med til Referat af ordinært bestyrelsesmøde ANDELSSELSKAB M. B.A. 6. Lejllghedsoverdragelser, fremleje mm. Færdige afsluttede sager. Lejl. 118 overdragetpr 1.4. Sager undervejs. Lejl. 157 og lejl 182 er vurderet. Fremlejere. Lejl. 12 er stadig fremlejet. Værelse i lejl. 85. Forslag til procedure til lejlighedsoverdragelser udarbejdet afjari Jan mailer dokumenterne til alle. 7. Siden sidst Opfølgning på ordinær generalforsamling Det var en kort diskussion af forløbet af den ordinære generalforsamling. Hjemmeside Tue gav et kort oplæg. Hjemmesiden skal være til informationer og arkiv, primært for foreningens medlemmer. Opbygningen skal være så alle kan finde ud af at opdatere hj emmesiden. Opbygningen bør være baseret på open source, der er fremtidssikret. Jacob bemærkede at selv om hjemmesiden laves af frivillige i foreningen skal opbygningen være korrekt. Det gælder også den grafiske fremtoning, der bør have samme prioritering som indholdet. Jørgen bemærkede at der skal være klare retningslinjer for opdatering, herunder hvem fra bestyrelsen Jan bemærkede at det er vigtigt at hjemmesiden ikke skal afhængige af enkelt frivillige. Tue tilsluttede sig bemærkningen. Kim bemærkede at fremtoningen afhjemmesiden gerne må afspejle foreningens historie. Ole bemærkede at der ligger en masse billeder på kontoret, blandt andet fra foreningens 75 års jubilæum. Peter bemærkede at der ville være ide at have et område login brug for bestyrelsesarbej det. Tue kommer med et oplæg sammen med Katrine. Layoutet vendes på kommende bestyrelsen. Aktindsigt og 3.part gennemgang Jacob har talt med Anne fra Altas Properties. Jan stiller sig til rådighed uden yderligere vederlag. Der føres referat over mødet. Der laves et formode med deltagelse af Jan, Jacob, Kim, samt revisoren og Atlas Properties. Tue stillede spørgsmål om, revisoren behøver at deltage. Der var en diskussion om revisorens rolle i processen. Revisoren deltager på formødet. Jens udtrykte ingen interesse i at deltage i arbejdet. Kim deltager. Jacob kontakter Altas vedr møde 10, 14 og 15. april. Jan sender videre til revisoren. / y n,r karsentl Jørgen Svendsen Tue Bjerborg

7 for som Referat af ordinært bestyrelsesmøde olj8etsttaje ANDELSSELSKAB M. BA. Omkodning af låse ved bagdøre Der indhentes tilbud pr. lås og for alle opgange med udskiftning af cylinderen. Vi er fast tilknyttet til en bestemt låsesmed pga. systemets udformning. Claus sætter i gang Post - Behandling af modtaget post siden sidste bestyrelsesmøde Der er ankommet 6 ansøgninger til rengøringen af kontoret. Punktet behandles under eventuelt Indkaldelse til ordinære repræsentantskabsmode i Bryggenet, 5. maj kl 19:00 Jacob deltager. Montvaskeriet, krav mod gammel. Jens redegjorde kort for forløbet med den tidligere udlejer. Sagen var hæmmet af manglende dokumentation ved lej emålets start samt formuleringen af den tidligere lej ekontrast. Tue nævnte kælderens stand. Jens bemærkede, at en evt olieforurening ville gå i omfangsdrænet. Der er ikke konstateret olie i omfangsdrænet. Det bemærkes at den tidligere udlejer ikke har placeret hverken tank eller saltanlæg i kælderen. Der ligger en vurdering fra Lyngkilde på ,- men det vurderes ikke at være tilstrækkeligt Claus indhenter eet orienterende tilbud for rydning.. Oliestudsen ud skal blændes. Lokalerne bliver nu sat i stand af den nye udlejer. Der skal brandsikres på den ene bærende bjælke. Claus indhenter tilbud. Tue nævnte at de begrænsninger der ligger i beslutningerne på generalforsamlingen. Det skal afklares under uddannelse. Dog skulle det være muligt at udføre akutte projekter, hvis der er sikkerhedsmæssige faktorer involveret. Ole nævnte at der vedtages et vedligeholdelsesbudget 2014: kunne dække det her. 8. Nytfra udvalg Kælderrenovering / Ramper, status Kim redegjorde kort for sagens forløb. Sagen er nu overdraget til foreningens advokat. Erstatningen skal være etablering af trin på ramperne. Jacob nævnte at CASA bør bære etableringen af trinene, således at evt fejl efterfølgende bæres af CASA. Tue nævnte at evt, forlig alene skal omhandle ramperne og ikke andre dele af projektet. Dette kommunikeres til advokaten. Ole spurgte ind til garantistillelsen i forbindelse med projektet. Der var en diskussion af i.årsgennemgangen af kælderrenoveringen. Tue og Jacob foreslog Altas Properties til at bistå ved 1. årsgennemgangen, da Altas er inde i sagen og vil komme yderligere ind i forbindelse med gennemgangen. Dette afklares efter formødet til aktindsigten. ii / /! 7 (flt «/Kim Møller Jørgen Svendsen Tue Bjerborg(

8 pindedød være Referat af ordinært bestyrelsesmøde ISÅFJORD ANDELSSELSKAB M. B. A. Claus har rykket Komplett 5-7 gange for 2 håndværkernøgler, uden at få svar. Jens kontakter Komplett vedr, indkaldelse til 1. årsgennemgang. TV udvalg nyt. TV udvalget har et oplæg til beslutning til næste bestyrelsesmøde Nye udvalg, gårdudvalg Medlemmer pt: Morten, Anders samt de medlemmer der vil stå i referatet. Tue følger op hos Marianne. Marianne trommer sammen. Der laves et opslag til opgangene, der sættes op med bestyrelsesinformationen. Nye udvalg, vedtægtsudvalg Medlemmer pt: Jacob. Morten, Tue. Sus. Karina Nielsen. Jacob nævnte at udvalgets arbejde bør starte med en vedtægtsgennemgang fra ABF for at få dem up to date. Jørgen nævnte, at det er fundamentet for foreningen og det skal i orden. De forslag der allerede er udformet under arbejdet med vedtægter i 2013 skal indgå i vedtægtsgennemgang. Tue og Jacob kontakter Sus og Morten vedr, indkaldelse og nævner ABF som spaning. Vedtægtsudvalget startes først op efter næste bestyrelsesmøde og beslutning og evt indmeldelse i ABF. BOGHOLDER & VARMEMESTER slipper 9. Verserende sager (Lukket punkt) JO. Eventuelt. Intet. Dog var der kaffe. Mødet slut: 22:18 Bilag til denne indkaldelse: Ingen,) t J / V- 1Kim Møller Jørgen Svendsen