SAFJORD. (Ç / C-Lv. selshabe. Referat af ordinært bestyrelsesmøde onsdag den 14. maj 2014 kl Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden

Transkript

1 selshabe SAFJORD ANDELSSELSKAB M. BA. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde og underskrift 3. Forretningsorden Endelig udformning af forretningsorden Underskrift Bestyrelsesreferater Kontortid og vagtplan Ansvar og forsikringsforhold Uddannelse i bestyrelsesarbejde Medlemskab i andeisboligernes fællesrepræsentation, ABF 4. økonomi. Indeståender. Restancer. Meddelelser. Ændringer regnskab 2013 og budget Meddelelser fra Claus. Siden sidst. 6. Lejlighedsoverdragelser, fremleje mm. færdig afsluttede sager. Sager undervejs. Fremlejere. Forslag til procedure til lejlighedsoverdragelser udarbejdet afjari 7. Siden sidst Opfølgning på ordinær generalforsamling udsendelse af referat Hjemmeside Kælderrenovering / Ramper, status og I-års eftersyn Aktindsigt og 3.part gennemgang Omkodning af låse ved bagdøre Post - Behandling af modtaget post siden sidste bestyrelsesmøde Ny forretning i fhv. møntvaskeri siden sidst Rengøring af kontor Cykler i gården Jens B n Larse / (Ç / C-Lv Peter L Larsen r en Svend en Side I af7

2 ANDELSSELSKAB M. BA. 8. Nyt fra udvalg. TV udvalg nyt. Nye udvalg, gårdudvalg Nye udvalg, vedtægtsudvalg BOGHOLDER & VARMEMESTER Slipper 9. Verserende sager (Lukket punkt) 10. Eventuelt. Bilag til denne indkaldelse: 2. udkast til forretningsorden Oplæg om hjem meside fra Tue Opdatering fra gårdudvalget Jens r nerset1 / / Kim Møller Peter L Larsen ør n Svendsen Side2af7

3 AND ELSSELSKAB M. B. A. Dagsorden: Fremmødte: Kim M, Peter L, Jens B, Jørgen S, Tue B, Ole L, Jan, Claus Afbud: Jacob H 1. Godkendelse af dagsorden & valg af referent Punk 7 blev suppleret med Vedligeholdelsesplan og Ekstraordinær generalforsamling, referat. 2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet blev først uddelt på mødet. Derfor blev godkendelse udskudt til næste gang Det indskærpes, at referatet kommer ud i god tid til næste gang. 3. Forretningsorden Endelig udformning afforretningsorden Udkast blev uddelt og gennemlæst. Underskrift Forretningensorden ligger klar til underskrift. Meddeles pr mail til bestyrelsen og suppleanter. Bestyrelsesreferater Kim M laver forslag til opdeling med udgangspunkt i de to seneste referater. Kontortid og vagtplan 28-maj, 11-juni, 25-juni: sidste ordinære, 9-juli. Kim og Jørgen, 23-juli: lukket, 6-aug: åben Tue og Jens har ingen reservationer udover ferie Kim M laver vagtplan og fremsender inden næste møde Ansvar og forsikringsforhold Jens har kigget på forsikringsforholdene. Vi har en samlet forsikring for både bygning og bestyrelsen, ,- (2013). Uddannelse i bestyrelsesarbejde Tue kontakter ABF for et foreløbigt kursus katalog for efteråret og deler rundt til næste møde. Medlemskab i Andelsboligernes Fællesrepræsentation, ABF Tue holdt et oplæg om forhold omkring medlemskab. Beslutning: bestyrelsen melder foreningen ind i ABFfor i år. Jan tager kontakt til ABF vedr indmeldelse. / i e n D/,Àt- Peter L Larsen Side 3 af7

4 ANDELSSELSKAB M. B. A. 4. økonomï Indestående Indestående Danske Bank: ca mio Deponering: ca $ Dvs, samlet træk: 1,9 mio, burde ligge på 2,0 mio iflg budgettet. Restancer (lukket punkt) Meddelelser Vi bruger XP på vores computer. Styrersystemmet skal på længere sigt opdateres. Ændringer, regnskab 2013 og budget 2014 Jans opdatering blev runddelt og godkendt. 5. Meddelelser fra Claus Siden sidst Omkodning af låse ved bagdøre besluttet på generalforsamlingen 2014 Udskiftning og omkodning afcylinder, 17 opgange, ,25 inkl moms Beslutning: opgaven udføres. Kælderrum under tidligere vasken Brandsikring, tilbud modtaget, 7,500,- ex moms fjernelse afolietanke, oliefyr og alle rør: tilbud modtaget ,- ex moms Reparation af resten af rummet: udskiftning af løse sten på liggende skorsten, alternativ fjernes den helt: tilbud modtaget: ,- ex moms Der var enighed om, at det var et nødvendigt vedligeholdelsesarbejde at gennemføre brandsikringen. Der var en længere diskussion om hvorvidt bestyrelsen var bemyndiget til at iværksætte istandsættelsesprojekter som nedtagning af olietank mv. uden generalforsamlingens godkendelse. Spørgsmålet blev sat til afstemning og med 4 stemmer for og én stemme imod blev det besluttet, at gennemføre en fjernelse olietank, oliefyr og alle rør. Tue Bjerborg modsatte sig beslutningen og stemte nej med følgende begrundelser: Renoveringsprojekter kan kun gennemføres efter beslutning af generalforsamlingen, og da generalforsamlingen ikke har besluttet at renovere kælderen under det tidligere møntvaskeri, har bestyrelsen ikke ret til at træffe beslutning om at bruge penge herpå. Der er ikke noget lovmæssigt krav, som kan begrunde at bruge penge på fjernelse af tanken. Derudover kan kælderen ikke bruges, eftersom der ikke er adgang til den for beboere. Vedligeholdelsesplan Der mangler en opdateret vedligeholdelsesplan for ejendommen, med en tidsplan for udskiftninger indenfor 5 år, 10 år. 20 år. Bestyrelsen er enige om at få udarbejde en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Vi skal finde en rådgiversom vi kan have tillid til: Piikt t tages op på et senere møde. Der må gerne bydes ind (,) rs im Møller Jørgen Svendsen Tue Bjerbor Side4af7

5 ANDELSSELSKAB M. B.A. med navne på mulige rådgivere Claus udarbejder en liste om ting, der bør indgår. 5 års-gennemgang af maling af vinduerne Der er kommet henvendelse om et 5-års gennemgang afmatingen. fokus skal være på de opgaver, der blev fundet ved 1-års gennemgangen i sin tid. Gennemgangen udføres uden ekstern sagkyndig. Udvælgelse og varsling af 20 lejligheder, fokus på 5. sal: Claus Deltagelse i gennemgang:claus 6. Lejlighedsoverdragelser, fremleje mm. Færdig afsluttede sager. Lejl. 62 og 170 Sager undervejs. Lejl. 182, 139, 67, 157, 94 Fremlejere Ingen Forslag til procedure til lejlighedsoverdragelser udarbejdet afjari Processen anvendes allerede. Ingen kommentarer fra bestyrelsen. Hvis der er kommentarer, sendes de til Jan 7. Siden sidst Opfølgning på ordinær generalforsamling, udsendelse af referat Referatet er færdig. De præciseres i budgettet at der er afsat til ,- til beplatning i gården. Jan trykker og omdeler sammen med budgettet. Ekstraordinær generalforsamling, referat Jens meddelte, at han har bemærkninger til referatet, men ikke havde nedskrevet sine bemærkninger endnu. Jens lovede at nedskrive sine bemærkninger, således at de kunne drøftes på næste bestyrelsesmøde. Tue anførte, at det manglende referat er et anliggende for hele den nuværende bestyrelse, og at formandens og andres eventuelle bemærkninger til udkastet til referat skulle godkendes af den samlede bestyrelse. Endvidere pegede Tue på, at generalforsamlingen har valgt Sus Hartung til referent, og at bestyrelsen skulle respektere generalforsamlingens beslutning, samt at det ikke var godt, at det tog så lang tid at få referatet ud. Hjemmeside Tue holdt oplæg om strukturen på en kommende hjemmeside. Bestyrelsen tilsluttede sig oplæggets forslag til struktur og indhold, og arbejdsgruppen om hjemmeside arbejder videre på dette grundlag. Kælderrenovering/Ramper, status og 1-års eftersyn. fredag for inden blev der lavet en gennemgang med Claus, Rene Bay, Jacob Herrestrup og Per Lynghøj fra Atlas Properties. Jens, Claus og Tue deltog. Søren Kragh fra Komplett. Søren Jensen fra Lyngkilde A/S udfører eftersynsprotokolen. Protokollen er ikke tilgået endnu. Eftersynsprotokollen sendes efie godke ese til Komplett. Jens og Tue underskriver. hrnmr Turb Side5af7

6 Verserende Referat af ordinært bestyrelsesmøde ANDELSSELSKAB M. B.A. Der er en række el ting, der skal forbedres herunder ledninger fæstet til vandrør. Bestyrelsen udtaler forundring over, at vores hus-elektriker laver den slags ulovlige arbejder. Bestyrelsen følger op på samarbejdet efter opretningen af fejlene. Joost EL retter. Claus følger op. Ramper, status Kim M gav en status Kim M kontakter Susanne hos vores advokat vedr, en økonomisk vurdering på den videre fremdrift i sagen. Aktindsigt og 3. parts gennemgang Bestyrelsen henstiller til, at Atlas fremsender en kontrakt og en bekræftelse på rammebeløbet. Omkodning af låse ved bagdøre Se under punkt 5 Post behandling af modtaget post siden sidste bestyrelsesmøde Der er modtaget 4 henvendelser fra beboere vedr forskellige forhold i foreningen. Alle 4 breve er behandlet under punkt 9 sager som et lukket punkt. Kim M forlod mødet. Ny forretning i fiw. møntsvaskeri siden Rengøring af kontor Cykler i gården 8. Nyt fra udvalg. TV udvalg nyt. Nye udvalg, gårdudvalg Opdatering fra gårdudvalget blev gennemgået Nye udvalg, vedtægtsudvalg BOGHOLDER & VARMEMESTER Slipper 9. Verserende sager (lukket punkt) 10. Eventuelt. (Intet modtaget) Mødet slut: 4 r Lar n KimMøller Peter L Larsen Jørgen vendsen Tue Bierbork Side 6af7