Y s MEN INTERNATIONAL

Transkript

1 Dato: 12. januar 2018 RÅDSMØDE NR. R3-2017/18 FREDAG DEN 12. JANUAR 2018 KL. 20:00 TIL LØRDAG DEN 13. JANUAR 2018 KL. 15:00 DIAKONHØJSKOLEN, LYSENG ALLE 15, 8270 HØJBJERG REFERAT FREDAG: Punkt Emne Bilag Ankomst og indkvartering mellem kl. 19:00 og 20: Velkomst og indledning v/ RD bød velkommen og vi sang Spurven sidder stum bag kvist. Han nævnte, at vi er kommet halvvejs, og rejste spørgsmålet om vi har loaded 50 %. Vores nye struktur rummer muligheder for at nå mere og at vi kan nå målene Godkendelse af dagsorden for rådsmøde R3 2017/18 Godkendt 3.03 Godkendelse af referat fra rådsmøde R2 2017/18 Godkendt E E 3.04 Regionsledelsesmødet den 6. jan.: v/ Kristen Grysbæk og Jørgen Kallesen Orientering om Regionsledelsens konstituering efter at RDE Christian Frovin Lorentzen er udtrådt p.g.a. sygdom samt om drøftelser og beslutninger på ledelsesmødet. KG orienterede om Godkendelse af budget for regionskonferencen i Vejle med konferenceafgift på 200,- kr. (ikke medlemmer: 300,- kr.) Om kalenderen, som er under opdatering bl.a. med to ledelsesmøder m. ledsagere og to rådsmøder over to dage. Forhandlinger med MobilePay med henblik på afskaffelse af gebyr på 0,75. Skattefradragsprojekt bliver Mercy Ships med et estimat på ,- kr. Invitation af IPE til regionskonferencen i Vejle. International Extension Udvalg ændres til Udvalget vedrørende Central- / Østeuropas klubber og distrikter. Ny skatmester bliver Hardi Kristensen og ny formand for Udvalget vedrørende Central- / Østeuropas klubber og distrikter bliver Henrik Jeppesen. 1

2 Regionskonferencen 2019 bliver 1 dag. Deltagelse af repræsentanter for Central- / Østeuropæiske klubber med tilskud udskydes til Verdenskonferencen i Odense i Aalborg Y-klubben er lukket. Distrikt Midt og distrikt Vest er fusioneret. Møde med Regionsarkivet i Holstebro på mandag. Y s Men s Håndbogen er under a jour-føring. Der arbejdes (fortsat) med udarbejdelse af en slags forsikringsmanual. Voksenstævne i Nyborg i den kommende weekend, hvor Regionen er repræsenteret. Der har været møde mellem Regionsledelsen og Area-trojkaen. Et tilbud om en mentorordning blev præsenteret. ønsker ikke at deltage i en sådan ordning. RN rejste spørgsmålet om det er en glidebane at begynde med en-dags konferencer. Han syntes, at vi skal prøve at undgå noget sådan. AH talte for et endags-arrangement. EB påpegede, at Regionsrådet har en opgave med i god tid at få fastlagt stedet for kommende konferencer. KG orienterede om, at RDE Christian Frovin Lorentzen er trådt helt ud af Regionsledelsen, og Ledelsen har valgt at konstituere sig således at Birthe Kragh Sørensen rykker op som RDE. Jens Nielsen forbliver som PRD. RN udtrykte anerkendelse for Regionsledelsens arbejde Distrikternes virke under ny struktur: v/ Kristen Grysbæk og Jørgen Kallesen Med udgangspunkt i indsendte rapporter ønskes en drøftelse af: Distriktsledelsernes interne virke (konstituering, ledelsesmøder, m.v.) Distriktsledelserne virke i efteråret i relation til klubber. Distriktsledelsernes planer for resten af klubåret. Distriktsledelsernes overvejelser om valg af ny DGEE. Distriktsledelsernes overvejelser om træning af de nye præsidier. Distriktsledelsernes overvejelser om valg af rådsmedlem Udveksling af Distriktsledelsernes idéer og synspunkter. KG forklarede, hvorfor rapportskemaerne havde de pågældende spørgsmål. Han konstaterede, at vi er godt på vej. Der er styr på det i distrikterne. Forandring kommer ikke lige pludselig. Det er et langt træk. Debatterne giver nye idéer. Er arbejdes med forretningsordenen. Opmærksom på afholdelse af præsidietræning. Ikke alle klubber ønsker besøg af Distriktsledelserne. Der, hvor klubbesøg er gennemført har det været vellykket. Indlæg på klubbesøg har generelt være fordelt mellem distriktsledelsernes medlemmer. Et enkelt sted (København) har dr været holdt et fælles møde med de tre klubber. Samarbejdet internt i distriktsledelserne har fungeret fint. I Distrikt Henvises til de indsendte rapporter 2

3 Limfjorden satser man på extention og strukturen. I Distrikt Fyn samles man en lørdag i stedet for klubbesøg. Distriktsledelserne fungerer som teams. Distrikterne følger stort set de planer, som er lagt for næsten et år siden Orientering om Portalbuzz og Persondataforordningen: v/ Kristen Grysbæk, RSA Jørgen Kallesen og RSF Axel F. A. Hansen Kort orientering om Y s Men s Internationals medlemsdatabase Portalbuzz. Orientering og drøftelse af betydningen af persondataforordningens ikrafttræden den 26. maj 2018, og den indflydelse på udveksling af oplysninger mellem klubber distrikter region international. JK orienterede om såvel den nuværende lovgivning om persondatabeskyttelse, og der blev lejlighed til at drøfte konkrete problemstillinger, bl.a. vedrørende klubprogrammer, grupp s, adressebogen, arkivering. JK uddelte et eksempel til at sikre sig, at alle klubmedlemmer er indforstået med, at vi (klubben, distriktet og regionen) fortsat kan håndtere de personlige data, som vi allerede har og har behandlet i årevis. Det overvejes at uddele en tilsvarende formular på vicepræsidentmødet. Vi drøftede også vanskelighederne ved at efterkomme et medlems ønske om udskrift af de registrerede data og ved at slette f.eks. et tidligere medlems data. JK udleverede et eksempel på et udskrift af registrerede data Aftenandagt kl. 21:45 v/ Kjeld Sørensen Hyggeligt samvær i pejsestuen LØRDAG: Punkt Emne Bilag Morgenmad i spisestuen kl. 08:00 09:00 Morgenandagt i undervisningslokalet kl. 09:00 v/ Ib Møller Jensen Kristen Grysbæk ønskede alle en god morgen og bød velkommen, til de sidst ankomne. Ib Møller Jensen kom med en tekst fra Poul W. Alexander, og vi sang menneske din egen magt Velkommen til mit hjem v/ og Søren Johan, DKM Præsentation af Regionsprojektet Velkommen til mit hjem så langt, som det på nuværende tidspunkt er nået. Søren Johan præsenterede en PowerPoint og videoklip fra projektet- Topper på vej til Flygtningelejr i Kalobei og interview med Charaty fra flygtningelejren. Materialet forventes at kunne vises på regionskonferencen i Vejle og i sidste 3

4 halvdel af 2018 distribueres til skoler, kirker, foreninger m.m Kontingentbetaling for klubberne i Central- og Østeuropa: v/ og PRD Jens Nielsen. DG Karsten Mumm gør opmærksom på et problematiske i, at Regionens love og vedtægter vedrørende betaling af kontingent ikke efterleves af alle klubber. De internationale regler ideholder tilsvarende bestemmelser, som gælder for. I tilknytning til det fremsatte forslag ønskes der en drøftelse og eventuel beslutning af følgende detailemner: Hvorledes sikres betaling af kontingent fra klubberne i Central- Østeuropa? Hvorledes finansieres medlemsskabet i de Central- / Østeuropæiske klubber og af de dertil hørende distrikter? Hvordan sikrer vi, at alle regionens klubber er in good standing og dermed har stemmeret? JN- fremlagde problemstillingen omkring klubber der ikke opfylder kravene vedr. medlemsantal og kontingent. KEL Er der dækning for udgifter til kontingent. Der mangler sådan set ca disse tages fra regionkalender, SDS midler m.m. KaM kunne forestille sig, at medlemmer i CEØ ikke betaler kontingent i DK, men udelukkende kontingent til Area Europa og International. JN foreslog, at moderklubberne betaler for region Danmarks kontingent. Der må gerne betales kontingent fra Indsamlede midler. AL Måske skulle kontingentet udregnes efter de enkelte lande BNP HK fremlagde de gældende satser for kontingent i CEØ landene. SL og HU betaler 10 - RU, BU og Kosovo betaler 8. Der søges manglende penge fra SDS, YES og regionskalenderen til dækning af manglende kontingent. KaM ville gerne, at disse regler stod opdateret i vejledninger m.m. KEL foreslog, at regionsrådet kommer med en indstilling til, hvordan kontingent fra CEØ lande fastsættes. Regionsrådet betragter de klubber i CØE, der opfylder medlemskravet som værende in good standing, idet det samlede medlemskontingent er finansieret af egenbetaling, bidrag fra Solidaritetsfond, SDS/YES-midler, Julekalenderoverskud samt danske klubber. Kaffepause Kontingentbetaling fra Y s Men and Women s Club Zaporozhye, Ukraine v/ og PRD Jens Nielsen Opkrævning på sædvanligt klubkontingent for første halvår er fremsendt til Haugusund Y s Men s Club. AT Karsten Mumm har udarbejdet et notat og beregning af kontingentets størrelse. Notatet lægger op til principiel beslutning om klubbens respektive Haugesund Y s Men s Clubs forpligtelse til at betale kontingent. KaM - redegjorde for problemstillingen. Skal Ukraine betale DK regionskontingent?

5 Kontingentet er et mellemværende mellem Haugesund og Area. At Y s Men holdes økonomisk neutral. Det administrative hermed afklares Forslag om ansættelse af administrationsleder v/ og DG Erling Birkbak Det kan forudses, at rekruttering af kommende sekretariatsmedarbejdere kan være forbundet med vanskeligheder. EB- fremlagde sit synspunkt. Måske kunne der findes en alternativ måde at honorere eller uddelegere det store arbejde der leveres fra sekretariatsmedlemmer. Måske regionsrådet kunne finde alternativer til at bistå sekretariatets arbejde. BDH mener ikke, at vi skal have lønnede personer i Y s Men AH mener heller ikke at vi skal have lønnede Y s Men vi gør det af lyst og føler det ikke som en byrde. KEL- opfordrer til, at regionsledelsen kommer med en indstilling i god til inden rådsmøder, så rådet har bedre mulighed for at komme med en vurdering af den enkelte sag og derefter komme med deres redegørelse Frokost i spisestuen kl. 11:58 (præcis) Regionens økonomi: v/ PRD Jens Nielsen Perioderegnskab for perioden Perioderegnskabet fremlægges til godkendelse. Parkerede midler pr Oversigten over parkerede midler fremlægges til godkendelse. KEL spurgte om regionsledelsen regner med, at der kommer balance i slutresultatet / årsregnskabet JN Beløb til IT kommer nok med en overskridelse grundet nytænkning omkring hjemmeside og outsourcing af medlemsdatabasen og klubintranet til Collectaz Regnskab og parkerde midler og s Extensionfond blev godkendt Godkendelse af forretningsorden for Distrikt Midt og Vest: v/ Kristen Grysbæk DG Bjarne Hyldgård fremsender på vegne de to distrikter forretningsorden for det kommende Distrikt Midt og Vest til godkendelse. Regionsledelsen indstiller forretningsordenen til godkendelse. Forretningsordenen for Distrikt Midt og Vest blev godkendt. Der er flere disktriker der er i gang med at udarbejde en ny forretningsorden Hjemmeside i nyt design: v/ RSF Axel F. A. Hansen Orientering om det aktuelle stade med fornyelse af Regionens hjemmeside,

6 herunder overvejelser vedrørende reglerne i persondataforordningen Et udvalg bestående af Jens Nielsen, Jørgen Kallesen og Axel Hansen har haft møder med DKM omkring en opdatering og nytænkning af hjemmesiden. Nyt layout er godkendt, dog er opgradering sat på standby fordi vi afventer en opgradering af TYPO3 kernen (vers.9, som forventes at være klar september 2018) Medlemsdatabasen og klubintranet outsources til eksterne udbyder, Collectaz i Randers. ReN hvordan bliver klubbernes sider? AH De kører indtil videre i samme layout og efter opgradering køres de sammen med hoveddomænet. KaM ved overgang til Collectaz, kan de overholde reglerne omkring den nye persondataforordning. Svarer er ja. KEL håber, at vi bibeholder DKM som sararbejdspartner på hjemmesidefronten. AH det afhænger af enighed om prisen. Måske kunne vi søge fonde til opgradering og nyt layout til hjemmesiden. Kirk (lego fonden) har før givet tilskud. BDH er der en tidsplan. (Collectaz ca. 8 uger fra underskrivelse af kontrakt) Hjemmesiden hos DKM, efteråret 2018, afhænging af frigivelse af version 9 af TYPO3 kernen. KeS hvad koster der hos DKM. (svar ca kr.) Opdeling af District Donau: v/ Forslag om, at Distrikt Donau opdeles i to Distrikter én Ungarnsk og én Slovakisk del. Begrundelsen er stor arbejdsbyrde for én DG ere, Sproget er forskelligt og store afstande. Forslag til navne for de to distrikter er: Distrikt Donau, Ungarn og Distrikt Donau, Slovakiet. MiH påpegede problemet med store afstande og 2 meget forskellige sprog. HK Navne på den nye distriktsopdeling er ikke fastlagt endnu, men foreslår Distrikt Slovakiet og Distrikt Ungarn. Konklussion Disktrik Donau opdeles i 2 distrikter. MiH der vil straks blive igangsat valg af DG, DGE og DGEE i Ungarn, samt DGE og DGEE i Slovakiet. Hjælp til integration af kristne nye danskere i klubberne: v/ Valby Y s Men s Club og Distrikt Nordsjælland ønsker Regionens hjælp til integration af nye kristne indvandrere i klubberne. Der fremlægges Distriktets beskrivelse af problematikken RSD for klubbens liv og vækst sættes på opgaven. Det er måske ikke kun Valby der mangler hjælp til dette

7 Deltagelse i Folkemødet på Bornholm: v/ Regionsledelsen Besluttede i august 2017 at gentage deltagelsen på Folkemødet i 2018, hvis reklameværdien modsvarer udgifterne. Regionen har i 2018 ikke de samme muligheder for billig deltagelse, hvorfor en drøftelse og beslutning om forsat deltagelse ønskes herunder fastlæggelse af en budgetramme. KEL hvad er værdien får vi noget ud af det EB - kan vi skabe noget i samarbejde med vore samarbedspartnere. KeS Potentielle interesserede - lad dem udfylde en seddel om, at de gerne vil kontaktes KEL vil vi noget med det, skal det være enten eller, så må vi betale hvad det koster. HA hvordan skaber vi kontakt til potentielle medlemmer. Skal vi have prof, hjælp til at vise os hvordan. EB vi skal først og fremmest finde ud af hvad formålet med det er ReN Himmelske dage er mere medlemshverning hvorimod Folkemødet er mere PR betonet. EB Vore projekter kunne gøre os mere kendt i det politiske landskab. Vi viser, at Y s Men også tager del i samfundsproblemer KEL vi skal være mere obs med vores samarbejdspartnere. Konklussion vi bruger de kr der er afsat og finder nogle muligheder på Bornholm, hvordan vi kan profilere os. Det blev under dette punkt også drøftet om vort engagement på Himmelske dage på Heden i 2019 skulle optimeres, og det var der stor enighed om, idet mange deltagere her vil være potentielle medlemmer for Y s Men DG erne har ordet: v/ Spørgsmål, forslag, kommentarer til såvel forløbet af rådsmødet, sagernes oplysning, det tilgængelige materiale og det fremtidige forløb samt alt andet. EB -ønsker et tema punkt til rådsmøder, f.eks hvad er Y s Men i fremtiden VaA et tema kunne være hvordan får vi nye medlemmer BDH hvordan plejer vi vores netværk JN indsend jeres emner til sekretær og RD inden dagsorden sættes op KEL ønsker regler for, hvem der træffe hvilke afgørelser, ledelsen eller rådet. Mange punkter kunne f.eks besvares via mail eller bare i ledelsen OlB ønsker flere små videoklip på hjemmesiden, opfordre til, at klubber og medlemmer indsender små videoklip (max 1-2 min) KeS indsender et lille klip fra Slovakiet KaM utilfreds med artiklen tid til reset Den havde mere karrakter som læserbrev. Regionsledelse og rådet besluttede, at den lægges ind under et nyt 7

8 punkt læserbreve Der ønskes, at DG, DGE og DGEE får adgang til mappen regionsråd i OneDrive Efterretningssager: Punkt Emne Ansvar Bilag Regionslederens motto for RDE Birthe Kragh Sørensen præsenterer sit motto på vicepræsidentmødet den 3. februar 2018 Birthe Kragh Sørensen redegjorde for hendes årstema. Der var positive tilkendegivelser Nyt fra IHQ: New Club Announcement F17 Ingen nye klubber på vej i DK. I distrikt Storaa er man ved at omdanne flere klubber til fællesklubber. KEL skal der foretages noget i Albanien med hensyn til opstart af nye klubber? YMCA er godt repræsenteret i Albanien og der er gode chancer for samarbejde. ReN Hvis der skal oprettes klubber i et nyt område, bør det ske ved at det er flere klubber ad gangen der oprettes. BKS Eventuelt og næste møder: Punkt Emne Ansvar Bilag 3.20 Eventuelt Regionsledelsen kommer gerne ud til distriktskonferencer, bare meld ind Alle Næste møder m.v.: 27. januar Træning for Distriktsledelserne Silkeborg Højskole 3. februar Vicepræsidentmøde på Lunderskov Efterskole DG, DGE og DGEE er også inviteret 7. april Rådsmøde Kaffe i spisestuen kl. 15:00 - derefter afrejse JK KRISTEN GRYSBÆK, Regionsleder

9 Deltagere: KG DG Sydøstjylland Erling Birkbak ErB RDE Birthe Krag Sørensen BKS DGE Midt og Vest Aksel Lindhardt AL PRD Jens Nielsen JN DGE Fyn Poul Ove Juul POJ RSF Axel F. A. Hansen AH DGE Sydjylland Birgit Degn Hvid BDH RT / Niels Juul Lauridsen NJL DG Grænselandet Regnar Nielsen ReN RSA Jørgen Kallesen kun fredag JK DG Trelleb./ Storstrø Kjeld Sørensen KeS DG Nordjylland Arne Holdensen ArH DG Nordsjælland Henning Andersen HA DG Himmerland Liselotte Nielsen LiN DG Donau Miroslaw Halmo MiH DG Limfjord Ole Blume OlB DG Transsylvanien / Daniella Ciucan BG DG Randers/Dju Ib Møller Jensen IMJ DG Bulgarien Stoicho Sechanov SeS DG Storå Vagn Andersen kun lørdag VaA RSD Hardi Kristensen lørdag HK DGE Midtjylland Knud Erik Lykke KEL Landekoordinator Henrik Jeppesen HJ DG Østjylland Karsten Mumm KaM RD Y s Menette Marie Jørgensen MJ Dagsorden R Januar