Y s MEN INTERNATIONAL REGION DANMARK

Transkript

1 Referat fra regionsledelsesmøde nr. L5-12/13. Fredag den 1. og 2. marts Referat. Ledelsesmøde Nr: L5-12/13. Tid: 1. og 2.marts Sted: Slagelse Arne Braüner Udg.(3)ab. Regionsledelsen: RD. Arne Nielsen (AN) RDE. Bjarne Sønderskov (BS) RDEE. Knud Hougaard Klausen (KHK) PRD. Sand Kirk Larsen (SKL) RSF. Axel Hansen (AH) RT. Gunnar Hansen (GH) RSA. Arne Braüner (AB) RLM Nord 1. Arne Thomsen (AT) RLME Nord 2. Jens Byskov (JB) RLM Midt. Kristen Grysbæk (KG) RLM Syd. Preben Nielsen (PN) RLM Øst. Steen Christiansen (SC) Afbud: Formalier 5.1 PN. Afbud til begge dage JB. Deltog til lørdag efter morgen andagten. AH. Deltog lørdag. Punkterne blev behandlet i følgende rækkefølge: Velkomst og indledning v/ AN AN bød velkommen til alle og specielt velkommen til JB og håbede at han ville befinde sig godt i regionsledelsen. Vi startede med at synge Den blå anemone og derefter en kort indledning ved AN hvor blandt andet dagens kerneord fra PULS blev brugt Godkendelse af dagsorden. Punkt omhandlende tidligere regionsprojekt blev tilføjet dagsordenen. Godkendt Godkendelse af referat fra ledelsesmødet i Århus den 11. og 12.jan L Godkendt Beslutninger Periode regnskab budgetkontrol Der er kontingentindtægter fra medlemmer a 604 kr.. Der har i de sidste 5 år været budgetteret med medlemmer, men i år er første gang man har nået op på det budgetterede antal. Sammenholdes indtægterne i perioderegnskabet med budgettet og korrigeres for valutakursgevinster og kursusindtægter ligner det hinanden ret meget. På udgiftssiden er indtægtsført et ikke-budgetteret tilskud godt kr. fra Lotto- og Tipsmidlerne. Kun beskedne poster på udgiftssiden overstiger de budgetterede beløb, og en række udgiftsposter vil ikke nå op på de budgetterede beløb inden regnskabsårets udløb pr. 31. marts. Resultatet er på kr. for den forløbne del af regnskabsåret. Skønsmæssigt vil regnskabet slutte med et positivt årsresultat. Godkendt. Indkomne og parkerede midler Til årets regionsprojekter er der indkommet kr. mod sidste års kr. i tilsvarende periode, og der er allerede udbetalt kr. til Europæisk KFUM og

2 kr. til Cambodia / Danmission. Til de øvrige indsamlingsprojekter er der til IHQ afregnet følgende beløb 21. februar begge år: 2012/ /12 Brotherhood Fund (BF) Frimærker Time of Fast (TOF) Faste til fordel for internationale projekter Alekxander Schlarship Fund (ASF) Til KFUM. Kun 10 % sendes do.afregnet ansøgere KFUM m.fl Endowment Fund (EF) Midler til extension Y s Extension Fund (YES) Midler til extension Der skal afregnes til IHQ inden udgangen af februar, men i Region Danmarks regnskab følges regnskabsåret april/marts. Det gælder dog ikke regionsprojekterne, der følger Y s Men s året juli/juni Godkendt Økonomi vedr. extension Østeuropa RT har haft møder med både nuværende RSD Poul V. Thomsen og kommende års RSD Jan Meldgaard Andersen om udgifterne vedr. Polen. Specifikationer og budgetkontrol var udsendt til ledelsen. Der har endvidere været drøftelser med kommende års RSD for extension om budgettet for angående kontoplaner. Drøftelser vedrørende de fremtidige investeringer fortsættes i extension Øst-Udvalget sammen med RD, RDE og RDEE. Budget v/gh og BS Der budgetteres igen med medlemmer med et årligt regionskontingent på uændret 604 kr.. Der er indregnet en stigning i henhold til nettoprisindekset på 1,9 pct.. Der regnes med et Area kontingent på 8.00 CHF og et internationalt kontingent på CHF til en fast kurs på Der budgetteres med kr. til to magasiner WAI. EDB-omkostninger til Gongongen budgetteres under EDB. Regionskonferencen forventes at kunne klares for kr. Omkostninger til extension Øst-udvalg konteres under Hjælpekassen for extension Central- og Østeuropa. Der budgetteres med ca kr. til nyanskaffelser vedr. EDB (den samlede konto er på kr.). Der afsættes kr. til PR-materialer og et tilsvarende beløb til week4you. Godkendt. Ændring af regnskabsår for Y s Men s International (IHQ) v/gh IHQ ændrer deres regnskabsår, men det berører ikke Region Danmark Forslag til fundats for hjælpekassen og hjælpefonden v/bs Forslag til fundatsbeskrivelse vedrørende hjælpekassen var medbragt af BS. Beslutning: Forslaget blev godkendt. Forslag til fundats vedr. hjælpefonden var medbragt af BS. Der var enighed om forslaget. Beslutning: Forslaget tages med på førstkommende møde i østudvalget for endelig afstemning og herefter betragtes det som godkendt. Endeligt forslag sendes til RD og RSA Tidligere regionsprojekt Vedrørende regionsprojektet i Regionsprojektet var i samarbejde med Folkekirkens Nødhjælp (FKN) og det viser sig nu at der er

3 et overskud på ca. 40,000 kr. Projektet var: Hjælp til selvhjælp diakonalt arbejde med marginaliserede grupper i Kant, Kirgistan FKN foreslår at de ca. 40,000 kr. bliver anvendt til betaling for en elev på Diakonhøjskolen. Regionsprojektet var fra det år hvor Paul Erik Didriksen (PED) var regionsleder og han siger god for ideen fra FKN. PED skriver et stykke til nyhedsbrevet. Beslutning: Regionsledelsen anbefaler forslaget fra FKN Oprettelse af senior klubber v/ AN Revideret forslag var udsendt. Det er regionsledelsens holdning at det i første omgang skal være som forsøg og over begrænset tid og det skal være med regionsledelsens godkendelse. AN omtaler det i et nyhedsbrev og det kan endvidere nævnes ved distriktskonferencerne og retningslinjerne kan hentes på hjemmesiden. Det er vigtigt at RSD for EMC også tager medlemsbevaring med i arbejdet. Beslutning: Godkendt. Punktet er hermed afsluttet. Gennemgang af RSD funktionsbeskrivelser og kommissorier mv. v/ BS Funktionsbeskrivelser for RSD for Træning, ASF og Skattefradragsprojekt samt notat vedrørende ASF var udsendt. Beslutning: De udsendte og ikke nævnte kommissorier er herefter godkendt for Alle kommissorier dateres med godkendelses dato. Kommissorium for magasinet WAI mangler. BS laver udkast og sender til godkendelse i regionsledelsen senest den 12. april og kommentarer retur til BS senest den 17. april. Færdigt kommissorium sendes til RD og RSA senest den 20. april. Sammenlægning af udvalg v/ BS Ved ledelsesmødet i november blev det foreslået at RDU udvalget blev sammenlagt med Extensionudvalget. Der har været en sammenblanding af ord, derfor henvises der til ovenstående punkt. Fornyelse af rapportskemaer for DGer, RLMer m.v. v/ AN De rapportskemaer der hidtil har været benyttet har ikke været særlig velegnede og slet ikke til rådsmøderne. AN havde udarbejdet forslag til rapportskemaer som var udsendt. Beslutning: Godkendt på den måde, at de altid kan ændres. Vores værdisæt v/ AN, BS og KHK Ved ledelsesmødet i Skjern kom det frem at vores værdisæt der blev anvendt i diverse publikationer ikke alle steder var i overensstemmelse med Region Danmarks værdisæt derfor var der personer der havde udarbejdet et forslag til behandling på ledelsesmøde i Slagelse. Beslutning: Forslaget blev godkendt på den måde at det øverste afsnit anvendes, medens der arbejdes videre med de øvrige afsnit da ikke alle mente det umiddelbart var anvendeligt. KG + KHK og AH arbejder videre med KHK som tovholder. Punktet er derfor ikke afsluttet, men er med på ledelsesmøde i maj i Holstebro. Medlemsbevis og visitkort v/ AH og AN Der findes mulighed for udskrivning af personlige visitkort, men dette er ikke opstartet. Ved ledelsesmødet i Århus blev det besluttet at KG og KHK skulle udarbejde forslag til nyt medlemsbevis til godkendelse eller forkastelse på ledelsesmødet den 1. og 2. marts. Forslaget var udsendt.

4 Beslutning: Medlemsbeviset blev godkendt, men ændres til A4 med en lidt anden indramningskant og således, at logoet besluttes under punkt Navnet på Elevatortalen ændres til kerneord. Der mangler farver på emblemet, men det klares af AH. AH anmoder DKM om, at visitkortet opstartes så det kan udskrives direkte fra hjemmesiden af de enkelte medlemmer på både dansk og engelsk. Bevilget op til 22,000 kr. af indeværende års regnskab. Punktet afsluttet Omskrivning af chartertale ved chartring af klub og medlemmer v/ AN AN havde udarbejdet forslag til en revideret chartertale ved chartring af nye klubber. Forslaget var udsendt. Chartertalen på engelsk for nye klubber indehaves af Poul V. Thomsen og kan rekvireres hos ham. Beslutning: Forslaget godkendt. Chartertalen for enkelt medlemmer forsøges moderniseret af KG til mødet i maj Evt. tilbud til FDF om samarbejde om lejrcenter ved Egtved. v/ AN AN orienterede kort om hvad han havde hørt, i det der intet skriftligt var udsendt. Beslutning: AN sender igen mail til den omtalte person med CC til Jens Maibom. Evaluering af kampagne ugen v/ SC 3 bilag var udsendt. Hvad kan vi lære af det afholdte? SC - vi skal allerede være på banen nu hvis målet er at gentage det igen næste år. Der bør være et udvalg der tager sig af det, og ikke som i år hvor der vist har været for mange der gerne ville bestemme. Der har måske manglet nogle artikler i de landsdækkende aviser. Der er klubber der har ment at regionen har gjort for lidt, manglet artikler i de landsdækkende aviser. Der var lavet en plan, men denne blev tilsyneladende ikke fulgt. JB efterlyste noget professionel bistand til hjælp. Der var mange indlæg om emnet, men konklusionen må være at vi drager lære af det vi gjorde og måske mest at det vi ikke gjorde i indeværende år og arbejder videre og forbedrer til næste år. Week4You vil også være på programmet næste år fastslog BS. AN der bør være et ledelsesmedlem i udvalget. AT undersøger om der skal laves en officiel udmelding vedrørende kollektdagen. Valg til RLME v/ab Der blev orienteret om valget i de 3 sektioner og om proceduren. Beslutning: Nomineringsskemaet anvendes og ikke yderligere. Evaluering af Magasin WAI / BS Efter første nummer er der modtaget mange positive tilkendegivelser for bladet så det lover godt. Regionsledelsen ønsker vores LOGO på forsiden. KLL fra KFUM / KFUK har rost bladet og ønsker et antal til deres organisation. BS undersøger hvor mange de ønsker og hvordan distributionen skal være. Bestillingsformularen må gerne komme på hjemmesiden nu og med sidste frist for bestilling AH. AB spurgte hvorfor Y s Menette klubberne ikke har været tildelt et antal blade til uddeling, men det var der intet svar på. BS orienterede om økonomien som var tilfredsstillende. Vedrørende bladets indhold er det den til enhver tid værende regionsledelsesrepræsentant der har ansvaret over for regionsledelsen.

5 Regionskonferencen i Grenå 2013 v/ AN + AB AN orienterede kort og kunne fortælle at alle i Grenå arbejder godt og at tilmeldingerne strømmer ind. Det nye booking program fungerer tilfredsstillende. BS udarbejder tekstforslag til de af regionsledelsens forslag som ønskers behandlet på generalforsamlingen. Forslagene rundsendes til regionsledelsen senest den. 12. april med svar retur den 17. april. Færdig forslag sendes til RD og RSA senest den 20. april. AB sender brev til Hedensted og Middelfart om de ønsker deres forslag fra sidste år behandlet på generalforsamlingen i Grenå. Regionskonferencen 2014 i Grindsted v/ BS Overnatning for regionsledelsen bliver på Korskroen, men problemet er, at afstanden er 40 km. De forsøger at finde noget tættere på. Der er ved at blive lavet kontrakt med konferencestedet. Hensigtserklæring vedr. Østeuropa v/an Forslaget var udsendt. Beslutning: Forslaget blev godkendt Regionsprojektet v/an Status på Cambodja regionsprojektet i indeværende år. Der er gået noget skævt som de ikke var enige om og samarbejdet er opsagt mellem House of Care og Danmission. Projektet kører videre og en endelig afklaring vil foreligge inden 2 uger. Region Danmark har sendt 200,000 kr. i januar til projektet. AN skriver i nyhedsbrevet om projektet og regionsledelsen holdes løbende orienteret. Extension folderen v/an Var udsendt som PDF fil. Der har været en del kritik af folderen, men vi må tænke på at det er frivilligt arbejde og der skal også være plads til fejl. Vi kan ikke forvente at alle synes at alt er perfekt, der er mange meninger og det skal der være plads til. Fremadrettet bør der være et medlem fra regíonsledelsen med i udvalget. Fremtidigt navn og logo i Region Danmark? v/an Som konsekvens af, at forslaget om navneændringen for Y s Men s bevægelsen blev forkastet ved afstemningen her i januar, har regionsledelsen besluttet, at Region Danmark fastholder det oprindelige navn, emblem og logo. Altså ingen ændringer. De tilstedeværende var enige i beslutningen. Henvendelse fra Kiel YMC v/an 3 bilag var udsendt. Beslutning: Vi bidrager ikke og dette meddeles af AN. Kalender for Kalender medsendt v/bs Kalender medsendt v/ KHK. BS og KHK undersøger om de ledelsesmøder der er henlagt til klubberne er ok eller om nogen skal byttes. AB afventer endelig accept inden den 25. marts.

6 RSD teamet for v/bs Ingen bilag BS arbejder videre med en endelig liste over kommende RSDèr Februarrapporten herunder lukkede klubber v/ab Februarrapport var udsendt + beslutningsreferat fra de 2 af klubberne som er lukket samt mail fra IHQ. Afventer endelig svar fra Vejen YMC. Modellove v/an + AB Eksisterende og forslag til nye modellove var udsendt. Vedrørende rapport fra udviklingsforum januar 2011 hvor der var et forslag til nye modellove der desværre aldrig blev behandlet. Beslutning: Forslaget til nye modellove blev godkendt og benyttes fremover som Region Danmarks modellove og kan hentes på hjemmesiden. Efterretningssager 5.27 Orientering: Indkomne breve v/an KLF referat fra et møde som Erhardt Rosenberg (ER) havde deltaget i. AN kontakter ER og hører hans mening og derefter kontaktes KLF for at høre om de mener vores kontaktpersonen har nogen værdi. KFUM fællesmøde i Fredericia, godt møde og især om fremtiden. De ville gerne have tildelt ca. 500 stk. af WAI til omdeling blandt deres medlemmer. BS oplyste at bladet koster ca. 10 kr. pr. stk. Der var en forespørgsel om vi havde kendskab til en person i Odense området der havde godt kendskab til regnskab/økonomi der kunne hjælpe deres forening i byen. Julekalenderen - Henning Ødum (HØ)fra Randers YMC har spurgt om de måtte henvende sig til K-familien vedrørende salg af julekalenderen. Det må de godt, men de skal sikre sig at der ikke er klubber i samme område der sælger julekalenderen AN giver HØ svar. Fra Sønderborg YMC om invitationen til deres jubilæum. AN sender en mail til præsidenten om de ønsker deltagelse af regionslederen ACM møde i Yekararinaburg v/an og BS. AN og BS deltager i mødet. Herunder rejste AN spørgsmålet om arbejdsbyrden kunne fordeles bedre. BS gav udtryk for, at han ville uddelegerer mere til RLMérne SC mente at vi gik for meget i detaljer og det var der flere der var enige i. Vigtigt at meddele på dette møde: Mindre papirforbrug fra IHQ meget af det der sendes kunne sendes elektronisk. Besparelse ved forsendelse. Elektronisk afstemning vi er i 2013 og det kan sagtens lade sig gøre. Skal vi fortsat tilbyde region til region træning Nyt fra IHQ - oversigt over nye klubber medsendt v/ab Ikke yderligere.

7 Deltagelse i Area Konvent v/an Der bliver arrangeret en tur til konventet. Bjarne Sønderskov repræsenterer region Danmark. De personer der er tildelt BF delegater er orienteret, men desværre sker der ingen orientering til RD. Orientering fra rådsmødet v/an Orienterede om de spørgsmål der blev rejst og der var vist givet svar på de fleste. Valg af 2 personer til DKR. v/ab Steen Christiansen og Henning Andersen er repræsentanter for Region Danmark og resultatet er meddelt til DKR og gældende pr. 1. marts Henning Andersen er den der rapporterer til regionsledelsen Kirkedage v/ AT Omdelte forslag til annoncen i det fælles materiale som bliver fremstillet. Bemanding af stander er uddelegeret til DG i Himmerland og Nordjylland. Desværre er det ikke alle i K-familien der deltager i bemandingen på standen AT spurgte om den fælles folder for K-familien skulle genoptrykkes. Ved stk. koster det 1,80 kr. pr. stk. BS tager det med til mødet i K-familien. Kort fra nedsatte udvalg PR-udvalget v/ AN. Ikke yderligere RDU udvalget v/an Foreslået sammenlagt med udvalget for Extension? Findes ikke og er derfor en fejl. Extensionsudvalget v/ AN. Der bliver ingen chartring i Polen i indeværende klubår. BS er valgt som landekoordinator for Polen. Der er udvalgsmøde i øst udvalget den 5. marts og herfra afventes et referat. Der chartres muligvis en ny klub i Ungarn den 8. juni. I Rumænien er der også en chartring i indeværende klubår og det er den 11. maj. Erling Larsen har fremsendt en god og fyldestgørende rapport fra sidste besøg i Rumænien. Ugens klumme v/ BS Det går godt og der arbejdes ½ år frem ad gangen. Adressebogen - annoncering Der var en drøftelse af annoncering i adressebogen og hvad der kan medtages. Resultat af Det Internationale valg og afstemning IPE Isaac Palathinkal ICM - Karsten Mumm og Karl Hertz Forslaget om navneændring blev ikke godkendt. Forsikrings dækning v/gh Der har været afholdt møde med Thisted Forsikringskonsulent og regionens forsikringskonsulent samt skatmester for at afklare en række spørgsmål. Det har indtil videre ført frem til følgende

8 konklusion: Erhvervsansvarsforsikringen dækker klubbernes ansvar i forbindelse med både butikker og aktiviteter (skader på tredjemand). Den kollektive ulykkesforsikring dækker alle medlemmer. Arbejdsskadeforsikringen dækker ikke-medlemmer og frivillige hjælpere. Ved skade eller tvivlstilfælde kontakt regionens forsikringskonsulent exam. assurandør Knud Overgaard, Viborg, tlf Informationer 5.28 Rapport fra RLM Nord 1. v/at. Rapport var udsendt og Ikke yderligere. Wek4You var en halv fiasko Rapport fra RLM Nord 2. v/jb. Rapport var udsendt. Deltaget i et par distriktsrådsmøder. Rapport fra RLM Midt. v/kg. Rapport var udsendt + Rapport fra DG Lillebælt. Chartring af ny klub på Fyn den 26. oktober, BS er booket. Rapport fra RLM Syd. v/pn. Rapport var udsendt. Der er nu mulighed for en sammenlægning af Distrikt Lillebælt med evt. Sydjylland. Det er regionsledelsens ønske at der arbejdes videre med en sammenlægning og det er ikke en betingelse at klubberne flyttes til samme distrikt KG er tovholder på dette. Rapport fra RLM Øst. v/sc. Rapport var udsendt. Har deltaget i KFUM / KFUKs Landsmøde på Nyborg Strand, en rigtig god oplevelse med mange deltagere. Planlagt fælles præsidietræning for hele sektionen. Rapport fra RDE v/bs. Rapport udsendt senere og ikke yderligere Rapport fra RDEE v/khk. Rapport var udsendt. Planlægningskalender arbejder følgegruppen med i øjeblikket. Ønske om at der kommer DGèr med på et tidligere tidspunkt. Rapport fra PRD v/skl. Rapport var udsendt og ikke yderligere. Vil rykke FKN igen om noget materiale til INFO vedr. regionsprojektet i Nyt fra RT v/gh 139 klubber har nu indbetalt, men Menber at Large kontingent mangler. AB nævnte at det er vigtigt at der i forbindelse med kollektdagen kun tages et projekt med og at det klart fremgår af det følgebrev der udsendes. Nyt fra RSF v/ah Intet. Nyt fra RSA v/ab Alt der ønskes behandlet på næste ledelsesmøde skal ifølge forretningsordenen ( 5 - Punkter der ønskes på dagsordenen, skal fremsendes til RD og RSA med relevante bilag eller i kommenteret form senest 14 dage før mødet) være RD og RSA i hænde senest den 20. april.

9 Eventuelt. Intet. Næste ledelsesmøde i Holstebro 3. og 4. maj Kl. 15,00.