Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 29. september 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, Nivå

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 29. september 2011, kl i Tingstedet, Valmuens Kvarter 31, Nivå Til stede: Afbud: Fra KAB: Under pkt. 6 og 7 deltager Lone Skriver Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Tal fra Beboerserviceområdet Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler Niverød III og IV Etablering af vand og varmemålere Ændringer af tingbogsoplysninger Ejendomskontorets bemanding Sammenlægning af Mergeltoften Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet Sager til orientering /25

2 14. Fjernvarmepriser Nordforbrænding Forsikringsforhold Handleplan og formålsbeskrivelse Rafn & Søn for meget betalt ejendomsskat Servicefradrag til lejere BoligButikken Niverødgård status Nyt fra Ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Temamøde Selskabets økonomiske situation Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed Bilag 1: KAB//Bolignøglen... 5 Bilag 2: Huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v Bilag 3: Opnoteringer og udlejninger Bilag 4: KAB s Beboerhøjskoler Bilag 5: Materiale vedrørende forsikring af Bilag 6: Oversigt beboerklagenævnssager /25

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj 2011 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 11. maj at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Formand Næstformand John Olsen Henrik Harsberg John Resting Linda Storgaard Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach 4. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning: Helge From Helle Bjørklund 3/25

4 Henrik Harsberg John Olsen John Resting Linda Storgaard Nick Olesen Ole Olsen Per Rothgarn Pia Jespersen Tove Larsen Vivi Stormbach 5. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand John Olsen orientere om relevante forhold. Sager til beslutning 6. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, som træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. 4/25

5 Bilag 1: KAB//Bolignøglen - at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. - at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. 7. Tal fra Beboerserviceområdet 2010 Vedlagt er to notater vedr. henholdsvis huslejerestancer mv. og opnoteringer mv., der er udarbejdet af Beboerserviceområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. I Notat 1 Tal fra Udlejningen findes i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser og i bilag C omkring alle fraflytninger. Antallet af udsættelser er som bekendt stigende og det samme gælder summen af de udestående fordringer. KAB overvejer i øjeblikket hele processen omkring inddrivelse af fordringer for om muligt at gøre yderligere for at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Boligorganisationen kan i forlængelse heraf overveje, om de nuværende indskud er tilstrækkelige til at imødegå tab ved fraflytninger og udsættelser. I Notat 2 Tal fra Huslejegruppen i bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 13 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. Boligorganisationen opfordres til at overveje, om der skal tages særlige/yderligere initiativer for at nedbringe antallet af fraflytninger. Bilag 2: Huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v Bilag 3: Opnoteringer og udlejninger /25

6 at boligorganisationen gør sig bekendt med tallene for boligorganisationen og drøfter om de giver anledning til særlige initiativer. 8. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2011 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene 2011 findes i vedlagte Notat om Beboerhøjskolen beboere ønskede i 2011 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 36 voksne og 48 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2012 vil der være en kapacitet, så i alt 225 kan deltage i Beboerhøjskolerne (Senior- og Familiehøjskolerne). Der forventes yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan fastholdes for voksne deltagere. Det skyldes gode forhandlinger samt skift af opholdssted for Familiehøjskolen. For børn nedsættes deltagerprisen med 300 kr. pr. barn. Det betyder, at vi kan tilbyde en opholdspris for voksne på kr. og kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt - fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2012 indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der vil blive afholdt med én uge på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorhøjskolen er igen booket med én uge på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i Beboerhøjskolerne 2012, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. I lighed med tidligere år skal boligorganisationen købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt to Beboerhøjskoler. Prisen vil fortsat være kr. pr. faktisk deltager. Men i modsætning til tidligere skal boligorganisationen også købe pladser til de beboere, der deltager med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Baggrunden er, at en større andel af beboerne forventes at deltage via Feriefonden i Tilskud fra boligorganisationen til disse beboere vil sikre afviklingen af højskolerne. Det skal bemærkes, at det kun er på Familiehøjskolerne, der kan ydes støtte fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Boligorganisationerne har hidtil betalt et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål ekskl. moms, hvis de havde tilmeldte deltagere i årets Beboerhøjskole. Basisbidraget bortfalder med virkning fra 6/25

7 2012, således at det alene er udgiften til de købte pladser, der skal afholdes af boligorganisationen. Samlet set vil Beboerhøjskolerne altså fortsat hvile i sig selv økonomisk. I 2011 var der ingen beboere fra der deltog. Tilbuddet skal udsendes fra medio februar Derfor beder udvalget organisationsbestyrelserne om svar senest med udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 4: KAB s Beboerhøjskoler 2011 at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. 9. Niverød III og IV Etablering af vand og varmemålere Da energimålerne i Niverød III og IV er over ti år gamle, og da en stor del tillige er defekte skulle udskiftningen, lovmæssigt set, være foretaget for år tilbage. KAB Byggesupport har indhentet nye priser på levering af målere fra målerfirmaet Brunata, som tidligere har vist sig billigst. Det er ønsket af afdelingerne, at administration og beboere skal kunne følge med i forbruget på dagsbasis. Brunata kan levere denne ydelse med deres Webmon Plus anlæg. Administrator vil, med Webmon Plus, have mulighed for at aflæse samtlige målere når som helst. Beboere har kun adgang til deres egne målere i boligen. Det mest oplagte tidspunkt for en udskiftning, vil være i forbindelse med årsaflæsningen den 1. juli Arbejdet i forbindelse med opsætningen af målerne bør udbydes i licitation. at KAB Byggesupport, mod honorar jf. KAB s prisblad 2011, udarbejder udbudsmaterialet, afholder licitation og følger op på arbejdets udførelse, som skal være tilendebragt inden 1. juli /25

8 10. Ændringer af tingbogsoplysninger KAB har erfaret, at der er fejl og uhensigtsmæssige forhold i tinglysningssystemets oplysninger om nogle af de almene boligorganisationer og deres boligafdelinger. Det drejer sig om forskellige oplysninger, der alle vedrører navne og ejerforhold (adkomst). Der er eksempler på, at organisationens eller afdelingens navn mangler, er stavet forkert, har et helt forkert navn eller indeholder tal, ofte gamle afdelingsnumre. Nogle steder fremstår det desuden som om, at boligorganisationen er adkomsthaver på skødet enten helt eller delvist. Dette er i strid med Lov om almene boliger 16, der fastslår, at den enkelte afdeling skal have skøde på ejendommen. Disse fejl og uhensigtsmæssige forhold er ofte opstået i forbindelse med konverteringen fra det gamle manuelle tinglysningssystem til det nye digitale system. Tinglysningsretten har desuden i en periode har været inkonsekvent i måden at registrere oplysninger på. Dommen om, at boligafdelingerne ikke længere skulle have et CVR-nr. skabte tvivl hos tinglysningsretten. Ovenstående giver problemer i forhold til tinglysning f.eks. ved tinglysning af pantebreve og deklarationer. Tinglysningsretten har dog nu udarbejdet en vejledning i, hvordan ejerforholdet fremover skal registreres i tingbogen. Det er vores håb, at fremtidige tinglysninger vil fremgå korrekt af tingbogen. Tinglysningsretten ændrer dog ikke automatisk de oplysninger, der allerede er registeret. For at kunne rette navne og ejerforhold er det nødvendigt med dokumentation for forholdene. I langt de fleste tilfælde vil det sandsynligvis være tilstrækkeligt med organisationsbestyrelsens generelle godkendelse af, at administrationen kan foretage ændringerne i tinglysningssystemet. at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationens administration fortager ændringer af navne og ejerforhold for boligselskab og boligafdelinger i de tilfælde, hvor dette ikke fremgår korrekt af tingbogen. Ændringerne foretages i overensstemmelse med de gældende navne for boligorganisationer og boligafdelinger. 8/25

9 11. Ejendomskontorets bemanding På temadagen i maj 2011 gjorde det administrative personale på ejendomskontoret rede for de mange arbejdsopgaver der lå i behandling af en flyttesag, og repræsentantskabet blev orienteret om, at flyttefrekvensen over de seneste år er steget fra under 10 % til over 16 % i Det faktiske antal ud- og indflytninger i er næsten fordoblet på grund af nye boliger i Mergeltoften og Niverødgård. Herudover blev der redegjort for de nye arbejdsopgaver, som er kommet til sidenhen, i forbindelse med større krav til dokumentation og ensartethed i KAB-fællesskabet. Medarbejderne gav selv udtryk for, at de anså situationen for uholdbar og konkluderede, at ejendomskontoret bør have tilført flere resurser til løsning af de administrative opgaver. Alternativt måtte det være op til bestyrelsen at finde et andet serviceniveau. På seminariet den 14. maj 2011 blev det besluttet, at ejendomskontoret/administrationen udarbejder et oplæg om ejendomskontorets bemanding til drøftelse på kommende organisationsbestyrelsesmøde. Boligselskabets serviceniveau over for beboerne, og antallet af medarbejdere, har tidligere været til debat i organisationen. I 2002 førte en lignende debat til, at Ejendoms- og Servicefunktionærernes Landssammenslutning (ESL) foretog en opmåling og behovsanalyse. Resultatet af opmålingen var dengang, at der var et underskud i mandetimer på ca timer pr. år, svarende til ca. 3,7 medarbejder. Organisationsbestyrelsen besluttede herefter at ansætte yderligere en serviceassistent, således at antallet af medarbejdere kom op på 11 medarbejdere. Sidenhen er der ansat yderligere en medarbejder på halv tid, så bemandingen nu er oppe på 11 ½ medarbejdere. Problemerne blev ikke løst i 2002, og som symptom herpå har der gennem årene været en vis udskiftning af medarbejdere i administrationen. Ifølge medarbejderne er der ikke blevet færre opgaver i forbindelse med det daglige arbejde i afdelingerne, men som det fremgår af ovenstående, er selskabet siden 2002 udvidet med 3 nye afdelinger, og der er i dag meget mere arbejde i forbindelse med ud- og indflytninger. Den 8. juni 2011 kom Arbejdstilsynet på uanmeldt besøg, og på grund af arbejdssituationen på ejendomskontoret vendte Arbejdstilsynet tilbage på et anmeldt besøg den 16. august Under samtalen med den tilsynsførende fra Arbejdstilsynet, medarbejderne på ejendomskontoret, ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten samt KAB s arbejdsmiljøkonsulent, kom det frem, at arbejdspresset fortsat er meget stort, og det har en meget uhensigtsmæssigt indvirkning på det psykiske arbejdsmiljø og giver risiko for stress. 9/25

10 Ejendomskontoret er i dag bemandet med et hold dygtige og pligtopfyldende medarbejdere, som yder god og professionel service over for bestyrelser og beboere. For at medarbejderne fortsat kan fastholdes i administrationen, og for samtidigt at imødekomme et sundt og udviklende arbejdsmiljø, bør det overvejes, hvorledes arbejdsopgaverne tilpasses til det nuværende antal medarbejdere eller at ansætte yderligere en medarbejder, som er fortrolig med arbejdsopgaver i administrationen, herunder syn af boliger. at organisationsbestyrelsen behandler forholdet vedrørende arbejdsvilkår på ejendomskontoret. 12. Sammenlægning af Mergeltoften Som tidligere drøftet af organisationsbestyrelsen har det været hensigtsmæssig at sammenlægge de to afdelinger med henholdsvis 48 og 8 boliger. Landinspektør Henrik Hjort, der arbejder med opgaven, oplyser nu at en række forhold bl.a. i forbindelse med kreditorerne vanskeliggør sammenlægningen og medfører, at det må forventes, at såfremt sammenlægningen kan finde sted, vil det videre arbejde medføre udgifter, der må forventes at overskride kr. Det foreløbigt udførte arbejde andrager kr. En begrundelse for ønsket om en sammenlægning er, at det vil indeholde en besparelse i udgiften til administration på kr. årligt i grundbidrag. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at Mergeltoften I og V skal fortsætte som to afdelinger, og at arbejdet med sammenlægningen afsluttes. 13. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles el-indkøb udløber pr. 31. december Der er derfor behov for at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet. Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på veg- 10/25

11 ne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret elpris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. Arbejdet med aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb, er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige el-leverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at organisationsbestyrelsen tilslutter sig fælles el-køb senest den 14. oktober /25

12 Sager til orientering 14. Fjernvarmepriser Nordforbrænding Arbejdsgruppen der arbejder med en regulering (nedsættelse) at fjernvarmeprisen i Nivå, er nedsat af en lang række boligforeninger i Nivå, repræsenterende boliger i alt. Arbejdsgruppen vil i efteråret 2011 iværksætte nye initiativer bl.a. møde med Fredensborg Kommunes borgmester. Administrationen, og dermed organisationsbestyrelsen, vil fortsat blive orienteret om status. 15. Forsikringsforhold Organisationsbestyrelsen vedtog på deres møde den 3. maj 2011 at bemyndige formandskabet til sammen med administrationen at forhandle og træffe beslutning om ny forsikringsaftale for selskabet. Willis har gennemført EU-udbud af KAB s rammeaftale for forsikringer. Topdanmark har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt de fleste forsikringer og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Resultatet af udbuddet er af Willis blevet gennemgået med formandskabet på et møde den 15. august Det samlede resultat er vedlagt som bilag. I nedenstående skema ses de økonomiske konsekvenser af udbuddet for. 12/25

13 Nuværende præmie Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr. 0 (generelt) Ny præmie - Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr. 0 (generelt) Difference Alternativt tilbud Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko kr kr kr kr. Alternativt tilbud Alle forsikringer kr. v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko. Ikrafttrædelse 1. oktober 2011 Andre særlige oplysninger: Der skal i forbindelse med forsikringsskift betales stempelafgift til staten. Stempelafgiften er en engangsudgift, som vil blive opkrævet i forbindelse med 1. års præmie Præmien stiger meget, hvilket blandt andet skyldes skadesudviklingen i selskabet. Formandskabet har besluttet at tiltræde aftalen med Topdanmark med 0 kr. i selvrisiko og samme tilvalgsdækninger som i nuværende forsikringsaftale. Aftalen træder i kraft 1. oktober Formandskabet har drøftet det forhold, at den forhøjede præmie kan medføre underskud på afdelingernes driftsbudgetter i indeværende år, men ønsker ikke at indstille til en ekstraordinær huslejeforhøjelse. Administrationen indarbejder de nye præmier i de kommende budgetter. Bilag 5: Materiale vedrørende forsikring af 13/25

14 16. Handleplan og formålsbeskrivelse s formålsbeskrivelse og handleplan er udarbejdet i 2001 med endelig godkendelse af organisationsbestyrelse og repræsentantskab den 19. november dette år. På bestyrelsesseminar den 14. maj 2011 blev formålsbeskrivelse og handleplanen drøftet. Det blev besluttet at revidere/nytænke materialet, og besluttet at fremsende udkast til ny formålsbeskrivelse og handleplan til behandling i både afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelse. Arbejdet med revision/nytænkning af materialet vil snarest blive påbegyndt. at organisationsbestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe med det formål at revidere og nytænke handleplan og formålsbeskrivelse. 17. Rafn & Søn for meget betalt ejendomsskat Som tidligere drøftet er der forventning om, at Niverød IV har yderligere for meget indbetalt ejendomsskat til gode. Fa. Rafn & Søn arbejder fortsat med denne problemstilling for Niverød IV og for en række andre boligafdelinger i KAB sammenhæng. Administrationen følger arbejdet, og vil orientere umiddelbart efter en afklaring har fundet sted. 18. Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. 14/25

15 Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v. af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Istandsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. 15/25

16 De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPRnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på BoligButikken 2010 Som medlem af BoligButikken får boligorganisationen her en status over BoligButikkens virksomhed KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over boliger i københavnsområdet. Boligbutikken bidrager til at hjælpe de boligsøgende på det komplicerede boligmarked. Det sker gennem rådgivning og enkle procedurer for opnotering. BoligButikken udlejer altså ikke boliger, men guider til opnotering. Den 26. maj 2011 afholdt BoligButikken generalforsamling. I 2010 steg antallet af opnoteringer med 20 procent til i forhold til Fremgangen ser ud til at fortsætte i Derimod faldt antallet af opnoterede via opnoteringsbeviset Flyv fra reden til 166 efter at have ligget på ca. 225 de foregående år. BoligButikken overvejer nye tiltag i den forbindelse. Bestyrelsen i BoligButikken besluttede i foråret 2010 at nedlægge BytteService på grund af et lavt aktivitetsniveau. I stedet henvises til BL s Bytteservice. Den er gratis, landsdækkende og har langt flere bytteemner i databasen end BoligButikkens BytteService på noget tidspunkt har haft. Årsregnskabet 2010 viste et overskud på kr. efter at der er overført 1,2 mio. kr. til andelshaverne som kompensation for merarbejde i forbindelse med fleksibel udlejning. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør omkring 1,77 mio. kr. Andelskapitalen udgør 1,47 mio. kr. 16/25

17 20. Niverødgård status Der foreligger nu en af entreprenøren underskreven mangelliste, som indikerer, at stort set samtlige noterede fejl/mangler er blevet afhjulpet. Arkitekt Søren S. Sørensen, Thora arkitekter, har taget stikprøver fra listen og kunne konstatere, at der var foretaget udbedring de undersøgte steder. Efter afleveringen blev det senere konstateret, at der langs murkronen, under tagudhænget, var en bred sprække, der resulterede i træk ind under gulvene på 1. sal. Også dette er afhjulpet. Ligeledes er det efterfølgende konstateret, at der mange steder manglede fugning under vinduesplader, også dette skulle ifølge entreprenøren være blevet udbedret. Driften vil snarest gennemgå/kontrollere den udførte mangeludbedring. På fejl/mangellisterne mangler enkelte punkter, hvor man ikke har kunnet få adgang til boligen trods to varslinger. Fredensborg Kommune og byggesagens rådgiver har drøftet, hvorledes brandsektioneringen på 1. sal skulle udføres. Parterne har holdt møde på Niverødgård, og vurderingen er, at - lejlighedsskel mellem boliger er udført forskriftsmæssigt, hvorfor der ikke skal foretages yderligere - trapperummet opnormeres til at udgøre en selvstændig brandsektion ved etablering af BS-60 brandvægge i tagrummet og der monteres BS-60 lem for adgang til tagrummet - sideflunker på kviste mellem boliger er udført forskriftsmæssigt, hvorfor der ikke skal foretages yderligere - sideflunker ved sektionsvægge omkring trapperum forsynes med glas som Pilkington Pyrodur Der er således tale om langt mindre omfang end oprindeligt frygtet. Erik Møller-sagen En beboer i afdeling Niverødgård har været utilfreds med, at der i udlejningsbrochuren bl.a. var oplyst, at der var forberedt til vaskemaskine og tørretumbler i lejemålet, uanset at dette ikke var tilfældet. På grund af finanskrisen i Danmark, og ændrede vilkår for byggeri, blev der i byggeprocessen sparet på udgifterne til renoveringen - herunder stik til vaskemaskine og tørretumbler. 17/25

18 Ændringerne i byggeriet blev imidlertid aldrig rettet i udlejningsbrochuren, hvilket har afstedkommet denne tvist. Sagen har været afgjort i beboerklagenævnet, som var af den opfattelse, at udlejer snarest muligt skulle sørge for, at der blev forberedt for vaskemaskine og tørretumbler i badeværelset - som beskrevet i udlejningsbrochuren. Sagen blev straks anket til boligretten, og KAB havde pr. kulance meddelt, at ville dække udgifter til advokat mv. Boligretten kom til samme resultat. Retten lagde ikke vægt på, at der i udlejningsbrochuren blev taget forbehold for ændringer eller de samtaler, der har været med beboeren inden indgåelse af lejekontrakten. Spørgsmålet var herefter, om sagen skulle ankes til Landsretten, hvilket i første omgang blev anbefalet af juridisk afdeling i KAB, da vi i modsat fald kunne forvente, at beboeren vil kræve de øvrige forhold, som er beskrevet i udlejningsmaterialet, udført. Da sagen er af principiel karakter for såvel boligorganisationen som for KAB, tilbød KAB at betale halvdelen af de omkostninger, der vil være ved førelse af sagen i Landsretten, men efter en nærmere drøftelse med Advokat Søren Lund, blev det besluttet, at KAB ikke kan anbefale boligorganisationen at anke sagen, grundet manglende nye argumenter i sagen, og der derfor er en overvejende sandsynlighed for, at vi vil tabe ankesagen. Det er Søren Lunds opfattelse, at de øvrige beboere ikke kan komme og kræve stik i deres egne lejligheder, men Erik Møller vil måske kunne komme igennem med et krav om nye gulve, da han også påpegede dette forhold kort efter overtagelsen af lejemålet. 21. Nyt fra Ejendomskontoret Ejendomskontorets åbningstid Som besluttet på organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj 2011 er åbningstiden på ejendomskontoret nu blevet ændret således, at der efter 1. juli 2011 ikke længere er åbent i tidsrummet kl kl onsdag aften. Afskaffelse af onsdagsvagterne, blev i god tid inden ændringen trådte i kraft formidlet til samtlige beboere i boligselskabet, og der har hverken før eller efter været klager over den ændrede åbningstid. 18/25

19 Renovering af ejendomskontoret, - facade og ventilation Der er indgået aftale med tømrermester Preben Risnæs om, at renovere de lette facader inkl. døre og vinduer på ejendomskontoret. Renoveringen vil delvis foregå ved brug af genbrugsmaterialer, bl.a. vinduer fra Niverødgård, som blev afmonteret i forbindelse med etablering af havedøre i stueetagen. Facaderenoveringen er budgetlagt, og skulle være udført i foråret 2011, men pga. ekstra travlhed og sygdom blandt entreprenørens medarbejdere er projektet udsat til ultimo september Planlagt installation af ventilation- og klimaanlæg er udført. Komfort og fysisk indeklima på kontoret er hermed blevet væsentligt forbedret. Resultat af tilfredshedsundersøgelse Interne servicemedarbejdere og eksterne håndværkere har gennem det sidste halve år afleveret et spørgeskema i forbindelse med servicebesøg i boligerne. Ejendomskontoret har modtaget 26 skemaer retur efter internt besøg, og der er kommet syv skemaer retur efter eksternt besøg af håndværker. Bortset fra en enkelt besvarelse er resultatet af undersøgelsen, at beboerne er meget tilfredse eller blot tilfreds med det udførte arbejde. Der er i alt uddelt omkring skemaer, og de mange blanke besvarelser kan subjektivt fortolkes som værende udtryk for, at beboerne har fået den service, som de har forventet. Udover svar på nedenstående fem konkrete spørgsmål, har mange af beboerne benyttet lejligheden og tilføjet deres egen kommentar til ejendomskontoret. Igen var alle kommentarer (bortset fra en) rosende eller meget rosende. 1. Synes du at betjeningen på ejendomskontoret var venlig og imødekommende, da du rekvirerede servicebesøget? Meget tilfreds (5) Tilfreds (4) Intern 24 2 Ekstern 7 Hverken eller (3) Utilfreds (2) Meget utilfreds (1) 19/25

20 2. Kom servicearbejderen / håndværkeren indenfor det lovede tidspunkt? Ja Intern 26 Ekstern 7 Nej 3. Er du tilfreds med det udførte arbejde? Meget tilfreds (5) Tilfreds (4) Hverken eller (3) Utilfreds (2) Meget utilfreds (1) Intern Ekstern 7 4. Er du tilfreds med servicearbejderens / håndværkerens oprydning efter arbejdet? Meget tilfreds (5) Tilfreds (4) Hverken eller (3) Utilfreds (2) Meget utilfreds (1) Intern Ekstern 7 5. Er du tilfreds med de tilbagemeldinger og den orientering, som du fik fra servicemedarbejder/håndværker eller fra ejendomskontor? (Udfyldes kun, hvis arbejdet blev udført over en længere periode, hvor flere besøg var nødvendigt) Meget tilfreds (5) Tilfreds (4) Hverken eller (3) Utilfreds (2) Intern Ekstern 2 Meget utilfreds (1) Indkøb af ny traktor Ejendomskontorets gamle blå Ford fra 1995 er nu totalt slidt op, og kan ikke længere repareres. Udskiftningen var forventet, og der er afsat midler i budgettet til indkøb af ny tilsvarende traktor i år. Ejendomskontoret har gransket mulighederne for et godt køb, og der er hentet tilbud fra Siversen, Helsinge Maskinforretning, Helms TMT Centret og Svenningsens Maskinforretning. Priserne ligger i intervallet kr. og kr. ekskl. moms. Der er i skrivende stund endnu ikke truffet beslutning om køb. 20/25

21 22. Nyt fra afdelingerne Niverød IV facaderenovering Byggearbejderne (dræn, sokkelisolering og facadeisolering) blev afsluttet inden sommerferien. Dette var også tilfældet med gartnerarbejderne i boligernes haver. Afslutningen af gartnerarbejderne på fællesarealerne har dog trukket ud, hvilket har betydet, at hovedentreprenøren Skana A/S har sat en anden gartner på til at afslutte de resterende arbejder. Teknikerne har udarbejdet det tekniske byggeregnskab og det endelige byggeregnskab er nu ved at blive udarbejdet i KAB. Umiddelbart er budget/regnskabet for den samlede anskaffelsessum som følger: Skema B godkendelsen: Sokkel/dræn kr. (Støttede arbejder) Facader kr. (Ustøttede arbejder) Total kr. Byggeregnskabet forventes at blive som følger: Sokkel/dræn kr. Facader kr. Total kr. Der er en overskridelse på knapt 3,5 mio. kr. eller svarende til knapt 3,5 %. Det skal dog bemærkes, at der i denne overskridelse er indeholdt et stort beløb på knapt 4,1 mio. kr. til afholdte vinterforanstaltninger i 2009/10 og 2010/11, ligesom der er afsat 1,2 mio. kr. til nødtørftig opretning af udeområder, der er blevet ekstraordinært ødelagt grundet vinteren 2010/11. Endvidere er der indeholdt udgifter til en under forløbet konstateret byggeskade vedrørende løse gavle. Dette beløber sig til knapt kr. Byvejen badeværelsesgulve og rådskader Byggeskadesagen vedrørende badeværelsesgulvene er færdigudført, og der mangler nu at blive udarbejdet regnskab og revision, før sagen kan fremsendes til Byggeskadefonden. I forlængelse af den verserende sag omkring badeværelsesgulvene blev yderligere skader opdaget af entreprenør Karl Poulsen og rådgiver BKT arkitekter. Forvaltningen bad BKT arkitekter/byggesupport om at undersøge skaderne og indhente pris på udbedring. Dansk bygningsanalyse foretog en undersøgelse og fandt råd og svampeskader i forbindelse med bundremmen, bag facadepladerne og i forbindelse med taget. Skaderne er anmeldt til forsikringsselskabet, der for deres vedkommende har anerkendt dækning af svampeskaderne. Forvaltningen har i samarbejde med KAB Byggesupport indhentet priser på udbedringsomkostningerne og efterfølgende forhandlet med forsikringsselskabet omkring udbedringen og økonomien. 21/25

22 Karakteren af skaderne gjorde, at udbedringsarbejderne måtte udføres straks, for at stoppe en yderligere accelererende nedbrydning af bygningen. Entreprenøren havde stadig mandskabsskuret på pladsen og i forlængelse af afslutningen af badeværelsessagen, er skaderne i bundremmen og bag facadepladerne og i taget nu færdigudbedret. Efter aftale med forvaltningen har KAB Byggesupport fremsendt en anmeldelse om de nye byggeskader til Byggeskadefonden. Vi håber, at skaderne kan anerkendes af Byggeskadefonden (BSF) og afventer svar. Ved en anerkendelse af skaderne forventer vi en fordeling af de samlede udgifter i forbindelse med den nye byggeskadesag på skønnet ca kr. til hver part, henholdsvis forsikringen, BSF og. Hertil kommer omkostninger til revision og Byggesupport efter medgået tid. Mergeltoften V vandinstallation På baggrund af mistanke om bakterier i drikkevandet, foranledigede driftschefen prøvetagning af det kolde brugsvand i afdelingen. Mistanken viste sig at være berettiget og KAB byggesupport fremsendte reklamation af 27. januar 2011, og afholdt efterfølgende møde med GVL Entreprise, Allan Hansen, vedrørende utilsigtede opvarmning af det kolde brugsvand, og med baggrund i SBMI rapport og prøvetagningen den 10. januar Efterfølgende har entreprenøren eftergået isoleringen af koldtvandsledningerne på loftet, men endnu en kontrolmåling fra SBMI fastslog, at der stadig kunne måles så store forekomster af legionella, at et tiltag var nødvendig. Foreholdt krav om at ombygge anlægget sådan at det kunne leve op til bekendtgørelsen vedrørende koldt brugsvand, afviste entreprenøren at gøre yderligere for at afhjælpe problemet, og entreprenøren og hans rådgiver har skriftligt erklæret, at anlægget er projekteret efter gældende normer. Det er Byggesupports opfattelse, at de ikke kan få entreprenøren til at løse problemet, og KAB Byggesupport har frarådet forvaltningsgruppen at anlægge en voldgiftssag, dels er der tvivl om udfaldet, dels er udgifterne voldsomme i forhold til sagens størrelse. På baggrund af ovenstående har driften selv iværksat en afværgeforanstaltning, der foranlediger hyppig gennemstrømning i fordelerrøret til koldt brugsvand. Hvor det tidligere tog adskillige minutter før der var koldt vand ved tapstederne, er der nu koldt vand i hanerne efter blot få sekunder. Den enkle løsning har vist sig at være så effektiv, at Teknikområdet i KAB anser sagen som værende løst og afsluttet. 22/25

23 Mergeltoften V vandskade i kælderen Vandskaderne i kommunens Sundhedscenter er nu endeligt udbedret, og kommunen er i gang med at flytte ind igen, efter mange måneder uden disse faciliteter. Af hensyn til det gode samarbejde mellem og kommunen, har ejendomskontoret og KAB Byggesupport i et snævert samarbejde og pr. konduite, assisteret Fredensborg Kommune med hensyn til at reklamere overfor entreprenøren og sørge for, at skadeudbedringen blev udført på bedst mulig vis. I den forbindelse er drænet omkring bygningen repareret, tillige med vandskaderne inde i bygningen og lokalerne. Der er afslutningsvis foretaget en skimmelsvampeundersøgelse af lokalerne, der har vist, at der ikke er skimmelsvamp tilstede. 23. Temamøde afholdt den 14. maj 2011 seminar på Karlebo Kro. 16 bestyrelsesmedlemmer/suppleanter deltog i seminaret sammen med repræsentanter fra ejendomskontor og administration. Forhold på ejendomskontoret, boligorganisationens handleplan, udkast til hjemmeside for, styringsdialog, samt andre forhold blev drøftet. Der blev ved dagens afslutning udtrykt tilfredshed med seminaret. 24. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne, og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. 23/25

24 I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,50 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 14. september 2011 (kurs 100) Indre værdi 14. februar 2011 Indre værdi 14. september ,34 105,05 SEB ,84 105,97 Nykredit ,08 105,74 Ændring af indre værdi 5,71 %- point 7,13 %- point 6,66 %- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt udlodning på 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. 25. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 6: Oversigt beboerklagenævnssager 24/25

25 26. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 15. november 2011, kl Repræsentantskabsmøde torsdag den 17. november 2011, kl Forslag til første møde i 2012 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 13. marts 2012, kl Eventuelt 28. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser der ønskes refereret fortroligt. 25/25