Rapport om løbende årsrevision ved Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder. Februar 2012

Transkript

1 Rapport om løbende årsrevision ved Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder (DCISM) Februar 2012

2

3 1 Løbende årsrevision i december 2011 Kontor: C3 J.nr.: Indledning 1. Den løbende årsrevision ved Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder (DCISM) er udført i henhold til Rigsrevisionens koncept for årsrevision. Revisionen er planlagt med udgangspunkt i en strategisk analyse, som er udarbejdet for hele Udenrigsministeriets område ( 6). Formålet med revisionen var at vurdere, om DCISM s forretningsgange og interne kontroller understøtter, at regnskabet bliver rigtigt, og at dispositionerne foretages i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter. 2. Revisionen omfattede følgende områder: Gennemgang af projekter ved Institut for Menneskerettigheder (IMR) Kontrolmiljø Forvaltning af eksterne tilskudsmidler Regnskabsmæssige rammer Personrelaterede indtægter og udgifter Udgifter og kreditorer Indtægter og debitorer Revision af statuskonti, herunder afstemningsprocedurer, vil blive foretaget i forbindelse med den afsluttende årsrevision for regnskabsåret 2011, som vil blive udført i 2. kvartal Rigsrevisionen har ved sin revision især haft fokus på IMR s forvaltning af eksterne tilskudsmidler, herunder hvordan ompostering af underskud på projekter kunne finde sted, og hvilke initiativer IMR har iværksat for at forebygge lignende uregelmæssigheder i fremtiden. Rigsrevisionens gennemgang af projekter har derfor alene fundet sted hos IMR, mens der ved den generelle løbende revision er udvalgt bilag fra både IMR og DIIS. Rigsrevisionen planlægger ved den afsluttende årsrevision 2011 at gennemgå en række projekter ved både IMR og DIIS. IMR s gennemgang af projekter 4. IMR konstaterede i april 2011, at der var uregelmæssigheder ved nogle af de igangværende projekter og igangsatte en nærmere undersøgelse. Rigsrevisionen modtog den 28. oktober en oversigt over projekter, hvori der var konstateret tab. Heraf fremgik, at der var konstateret tab for i alt knap 3,2 mio. kr. i perioden IMR oplyste, at der havde været tale om en systematisk trafik, hvor underskuddene blev overført til flere nye eller fiktive projekter. Endvidere var der ikke konstateret nogen form for tegn på svig, men derimod en fejlagtig regnskabsmæssig håndtering af tab på projekter.

4 2 IMR oplyste desuden, at der var foretaget en gennemgang af samtlige igangværende projekter med balanceposter herunder, at projektlederne havde gennemgået de væsentligste posteringer på de igangværende projekter. PricewaterhouseCoopers (PwC) assisterede ved projektgennemgangen og konkluderede, at der var foretaget et grundigt oprydningsarbejde. 5. IMR sandsynliggjorde under revisionen, at der var foretaget en grundig projektgennemgang af de igangværende sager. Rigsrevisionen kan dog ikke på baggrund af IMR s gennemgang og oplysninger konkludere, at alle uregelmæssigheder er blevet fundet, idet flere lukkede sager ikke er gennemgået systematisk. 6. Gennemgangen af IMR s arbejde viste desuden, at der i et projekt, var tabsført et beløb, som var forskelligt fra det beløb, som var godkendt af DCISM s administration. IMR redegjorde herefter for det bogførte beløb. Rigsrevisionen skal i denne sammenhæng henstille, at når der ændres beløb efter kontrol og gennemgang af andre personer, så skal kontrollanten godkende igen. 7. Rigsrevisionen finder det meget uheldigt, at uregelmæssighederne har kunnet finde sted. Det er Rigsrevisionens vurdering, at tilstrækkelige interne kontroller burde have fanget fejlene tidligere. Kontrolmiljø 8. Rigsrevisionen finder det ikke tilfredsstillende, at tab på projekter bevidst blev skjult i regnskabet, ligesom det er uheldigt, at de interne kontroller ikke har været tilstrækkelige til at afdække disse forhold. Det er endvidere Rigsrevisionens vurdering, at de interne kontroller i DCISM i 2011 ikke har været tilstrækkelige. Bilagsgennemgangen viste således et meget stort antal bilag, som ikke var tilstrækkeligt dokumenterede. Flere af disse forhold burde have været opdaget af interne kontroller. 9. Rigsrevisionen vurderer, at IMR har iværksat en hensigtsmæssig proces med at styrke de interne kontroller, og har tillid til, at såvel ledelse som medarbejdere ved IMR er fokuserede på at få implementeret kontroller, som sikrer, at IMR fremadrettet vil kunne leve op til de krav, der stilles til en god og pålidelig regnskabsforvaltning. 10. Rigsrevisionen vurderer imidlertid, at de skitserede initiativer ikke er tilstrækkelige, og at de bør suppleres med vejledninger og tjeklister, der klart afspejler ansvars-, rolle- og opgavefordelingen i organisationen. Endvidere henstiller Rigsrevisionen, at IMR implementerer en løbende opfølgning på økonomisk afløb og fremdrift i projekterne til ledelsen. 11. Det er Rigsrevisionens vurdering, at forretningsgangene og de interne kontroller på de gennemgåede områder samlet set ikke fungerede tilfredsstillende og dermed fortsat ikke opfyldte de krav, der stilles til en god og pålidelig regnskabsforvaltning. 12. Rigsrevisionen henstiller på baggrund af de konstaterede svagheder i kontrolmiljøet og konkrete tab af IMR-midler, at DCISM/IMR i 2012 styrker forretningsgange og de interne kontroller i organisationen, jf. nedenstående punkter. Tidshorisont for etablering af kontroller 13. Rigsrevisionen henstiller, at følgende konkrete initiativer er implementeret ved udgangen af maj IMR etablerer en løbende regnskabsopfølgning. Roller i projektprocessen defineres fra start til slut, og der udarbejdes tjeklister for alle led i processen jf. IMR s projektmatrix. IMR sikrer, at der foretages en formaliseret løbende rapportering til ledelsen om projekters økonomiske afløb i forhold til fremdrift.

5 3 IMR foretager afstemninger mellem Navisions finans- og sagsmodul. Rigsrevisionen forventer, at der foretages afstemning ved regnskabsafslutningen i 2011, og at der fremadrettet foretages månedlige afstemninger. Endvidere skal IMR senest ved udgangen af juni have udarbejdet en organisationsplan for det fremtidige IMR. 14. Rigsrevisionen forventer desuden, at IMR senest ved udgangen af oktober 2012 har iværksat følgende initiativer til styrkelse af den nye organisation. En kritisk gennemgang og ajourføring af projekthåndbogen, som skal udbredes til alle relevante personer i IMR. Udarbejdelse af detaljerede vejledninger, som redegør for de enkeltes roller og ansvar i projektprocessen. Etablering af en log-bog for nye projekter, som overskueliggør faser og milepæle i projektforløbet. 15. Rigsrevisionen finder, at implementeringen af ovenstående initiativer er nødvendige og kan medvirke til at styrke den fremtidige administration i IMR. 16. Rigsrevisionen vurderer, at kontrolmiljøet samlet set var ikke tilfredsstillende. Forvaltning af eksterne tilskudsmidler 17. Rigsrevisionen gennemgik ved revisionen en række projekter under IMR, der var aktive eller afsluttede i Rigsrevisionen har undersøgt om projektforvaltningen i IMR hvilede på et fyldestgørende grundlag og påså, om IMR havde etableret procedurer, der sikrede, at de projekter, der blev finansieret af Udenrigsministeriet og andre donorer, blev korrekt regnskabsført og administreret i overensstemmelse med aftalen og/eller tilsagnsbrevet. 18. Rigsrevisionen har stikprøvevis udvalgt en række bilag, hvoraf en stor del vedrørte DCISM s projektvirksomhed. Den stikprøvevise gennemgang omfattede udgifter i forbindelse med projekter hos såvel DIIS som IMR. Rigsrevisionen havde ved gennemgangen særlig fokus på, om bilagene var forsynet med fyldestgørende dokumentation og godkendelser af bemyndigede personer. 19. Rigsrevisionen har endvidere gennemgået IMR s retningslinjer for prisfastsættelse ved projektvirksomhed. Projektgennemgang 20. Rigsrevisionen har undersøgt bevillingsgrundlaget for en række IMR projekter samt DCISM s administrative afslutning og afregning af bevillinger. Rigsrevisionen konstaterede, at der var udarbejdet budgetter og beskrivelser af formål med projektaktiviteterne i projektaftaler og projektdokumenter. 21. Revisionen viste imidlertid, at de gennemgåede projektmapper ikke altid indeholdt alle relevante informationer, såsom aftaler mv., der beskriver de regnskabsmæssige betingelser og krav for projekternes gennemførelse samt den dokumentation, der er nødvendig for at controller-teamet har grundlag for at kunne kontrollere berettigelsen af de afholdte udgifter. IMR-controllerne kunne dog efterfølgende fremskaffe de adspurgte oplysninger hos de ansvarlige sagsbehandlere, der i nogle tilfælde opbevarede disse på de respektive kontordrev, som controllerne ikke havde adgang til. Rigsrevisionen anbefalede, at alle relevante dokumenter løbende bliver lagt på sagerne. 22. I forbindelse med projektgennemgangen konstaterede Rigsrevisionen, at en rejse til Malawi foretaget i april 2008 ifølge afregningsbilaget var posteret og registreret under et

6 4 projekt i Yemen. IMR kunne ikke ved revisionen dokumentere, at beløbet efterfølgende var blevet omposteret til det korrekte projekt. Rigsrevisionen finder, at interne kontroller hos DCISM burde have opdaget fejlen og henstiller, at DCISM fremover sikrer sig, at det udelukkende er relevante omkostninger, som bliver posteret på et givent projekt. 23. Gennemgangen viste, at en ekstern konsulent i et tilfælde havde faktureret ca. dobbelt så mange timer på projektet, som der var aftalt i det godkendte budget. IMR havde viderefaktureret udgifterne til projektejeren, men havde alene viderefaktureret den timepris, som konsulenten opkrævede hos IMR og ikke den timepris, som fremgik af aftalen mellem tilskudsyder og IMR. Rigsrevisionen finder, at interne kontroller hos IMR burde have opdaget fejlene. Rigsrevisionen finder det ligeledes ikke tilfredsstillende, at IMR ikke har sikret, at der løbende følges op på eksterne konsulenters timeforbrug, og at timerne ikke sammenholdes med de godkendte antal timer ifølge aftalen. 24. Rigsrevisionen henstiller, at IMR styrker de interne kontroller, og at der indføres forretningsgange, som sikrer, at der foretages en løbende afstemning mellem konsulenters faktiske forbrug og de budgetterede udgifter, samt at årsagen begrundes, når der sker betydelige overskridelser af det budgetterede forbrug. 25. Rigsrevisionen har som en stikprøve gennemgået et endeligt lederpåtegnet regnskab, der vedrørte en bevilling fra Udenrigsministeriet til et menneskerettighedsprojekt i Yemen. Rigsrevisionen konstaterede at projektudgifterne er gennemgået af IMR, og at der er foretaget en endelig afregning af ubrugte midler med Udenrigsministeriet. Revisionen viste, at IMR i en forklarende regnskabsnote har redegjort for nogle mangelfuldt dokumenterede udgifter, der var afholdt i Yemen. Det fremgik af noten, at der i det endelige regnskab var inkluderet sandsynlige udgifter uden bilag for et beløb svarende til ca kr. Udgifter for knap kr., hvor bilag manglede, var ikke inkluderet i regnskabet. Det fremgik af noten, at IMR selv havde dækket dette tab, og at en videre opfølgning på tabet var planlagt, men kunne ikke gennemføres på grund af sikkerhedssituationen i Yemen. 26. Rigsrevisionen finder det positivt, at IMR har handlet aktivt ved at iværksætte initiativer til at afdække den manglende dokumentation. Administrationsgrundlag 27. Rigsrevisionen konstaterede, at IMR har udarbejdet en projekthåndbog, som senest er opdateret den 27. maj 2010, der beskriver de forvaltningsmæssige og faglige krav samt administrative procedurer og henvisninger til vejledninger til forvaltning af projektmidlerne, herunder om regnskab, rapportering, revision mv. 28. Revisionen viste, at projekthåndbogen ikke var opdateret, og at den ikke blev anvendt i praksis af medarbejderne i IMR. Revisionen viste endvidere, at håndbogen ikke indeholdt en klar beskrivelse af samarbejdet og af opgave- og ansvarsfordelingen mellem projektadministrationen og øvrige involverede enheder i organisationen. 29. Rigsrevisionen kan på baggrund af beskrivelserne af det administrative grundlag samt konstateringer under revisionen konkludere, at ansvars- og opgavefordelingen mellem de projektansvarlige og controllerne i IMR ikke er entydige og ikke er beskrevet hensigtsmæssigt. Rigsrevisionen finder dette uheldigt.

7 5 30. Rigsrevisionen finder det væsentligt, at opgaver og ansvarsforhold bliver klarlagt og beskrevet, herunder at der bliver taget stilling til, hvilke kontrolfunktioner, der skal varetages hvor. 31. Der bør desuden etableres aftaler, der på en klar måde beskriver arbejdsgangene og opgavefordelingen mellem enhederne i IMR. I den forbindelse bør det overvejes, hvilket materiale der er behov for at sende til controllerne, så de har et fyldestgørende grundlag til at udføre de interne kontroller, herunder at kontrollere sagsbehandlernes dispositioner og godkendelse af udbetalinger mv. 32. Rigsrevisionen anbefalede, at projekthåndbogen løbende og efter behov bliver udbygget og justeret, og at der bliver etableret vejledninger for alle enhederne i IMR, og at disse tydeligt afspejler enhedernes opgaver og ansvar i forbindelse med implementering og udbetalinger samt den regnskabsmæssige kontrol af, at midlerne bliver anvendt til de aftalte formål i projekterne. Rigsrevisionen anbefalede endvidere, at projektmedarbejderne får et bedre kendskab til IMR s retningslinjer og krav til interne kontroller og procedurer i forbindelse med afholdelse af projektudgifter. Dette kan eventuelt ske gennem interne kurser for projektmedarbejderne. 33. Rigsrevisionen finder det positivt, at IMR i maj 2011 har udarbejdet et procesdiagram, som er godkendt af ledelsen, der viser en rolle-og ansvarsfordeling for de respektive enheder og personer i IMR, som er involveret i projektgennemførelsen. Diagrammet omfatter en kort beskrivelse af de administrative handlinger der foretages af IMR i et projektforløb fra start til afslutning. 34. Rigsrevisionen vurderer, at det er et godt initiativ, at IMR er i gang med at revidere de interne kontrolprocedurer, men at initiativerne ikke er tilstrækkelige, jf. vores henstillinger i pkt De opgaver og handlinger, som ideelt skal iværksættes i et projektforløb især for controllerenhedens opgaver bør defineres og ekspliciteres yderligere i form af en tjekliste. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at disse initiativer vil kunne skabe merværdi til de udførte kontroller og derved sikre, at risikoen for uregelmæssigheder og fejl fremover vil blive mindsket. 35. Rigsrevisionen vurderer, at kontrolmiljøet har været ikke tilfredsstillende, idet der ikke har været tilstrækkeligt fokus på, om forretningsgangene og interne kontroller hidtil er blevet efterlevet. Rigsrevisionen finder det imidlertid positivt, at IMR har vist, at der fremover vil blive ført et effektivt tilsyn med, at de interne kontroller bliver fulgt, og at projektmedarbejdernes kendskab til dokumentationskrav for afholdelse af udgifter mv. styrkes. Prisfastsættelse 36. Rigsrevisionen gennemgik IMR s overordnede retningslinjer for prisfastsættelse med særlig fokus på beregningen af overhead. 37. Gennemgangen viste, at IMR havde udarbejdet retningslinjer for overhead, i forbindelse med den indtægtsdækkede virksomhed, men at prisfastsættelsen for andre ydelser, herunder IMR s projektvirksomhed varierede fra gang til gang. 38. Det er Rigsrevisionens vurdering, at IMR s generelle prisfastsættelse, herunder overheadberegningen, ikke i tilstrækkeligt omfang sikrer, at IMR lever op til gældende regler på området. Rigsrevisionen anbefaler at IMR udarbejder principper for prisfastsættelse, som sikrer en korrekt finansiering fra tilskudsydere, og at ingen projekter bliver underfinansieret. 39. IMR har oplyst, at der arbejdes på faste principper og har i forbindelse med revisionen fremsendt materiale til Rigsrevisionen. Det er Rigsrevisionens foreløbige vurdering, at materialet giver et godt udgangspunkt for arbejdet med prisfastsættelsen af IMR s aktiviteter fremover. Rigsrevisionen er i dialog med IMR om den videre proces for udarbejdelse af retningslinjer for prisfastsættelsen.

8 6 40. Rigsrevisionen vurderer, at forvaltningen af de eksterne tilskudsmidler samlet set har været ikke tilfredsstillende. Regnskabsmæssige rammer 41. Rigsrevisionen har ved revisionen taget udgangspunkt i den udgave af regnskabsinstruksen, som er gyldig fra den 1. oktober Rigsrevisionen har påset, om regnskabsinstruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaverne, herunder oplysninger om ansvars- og kompetenceforhold samt de regelsæt, der skal følges ved udførelsen af regnskabsopgaverne. Ved gennemgangen af instruksen har Rigsrevisionen haft særlig fokus på, om regnskabsinstruksen var opdateret i forhold til ansvarsfordelingen mellem DCISM og Statens Administration (SAM) 43. Rigsrevisionen konstaterede, at mens regnskabsinstruksen var blevet opdateret på områderne regnskabsmæssig registrering og betalingsforretninger, var dette ikke tilfældet for indtægter og debitorer. DCISM havde dog udarbejdet et bilag til regnskabsinstruksen, hvoraf arbejdsdelingen mellem DCISM og SAM fremgår. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM gennemgår regnskabsinstruksen med henblik på at sikre, at instruksen generelt indeholder opdaterede arbejdsgange for varetagelsen af DCISM s regnskabsvæsen, herunder særligt samarbejdet med SAM. 44. Rigsrevisionen vurderer, at området samlet set fungerede tilfredsstillende. Personrelaterede indtægter og udgifter Tjenesterejser 45. Rigsrevisionen har undersøgt DCISM s forretningsgange og interne kontroller vedrørende tjenesterejser med udgangspunkt i en stikprøvevis gennemgang af posteringer på konto Gennemgangen viste, at rejseafregningerne generelt var svære at gennemskue og i mange tilfælde manglede fyldestgørende dokumentation. Herudover var flere udgiftsbilag alene dokumenterede ved tro og love erklæringer på forskellige sprog, eksempelvis arabisk. Gennemgangen viste endvidere, at rejseanmodninger kun sjældent var vedhæftet afregningerne, hvorfor det kan være svært for en godkender eller kontrollant at vurdere udgifter i forhold til rejsens indhold og omfang. 47. Gennemgangen viste endvidere et bilag, hvor en udgift opgjort på et rejsebilag efterfølgende også var blevet refunderet på et særskilt bilag, hvilket viser, at kontrollen af rejseafregninger ikke i alle tilfælde har været effektiv. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM sikrer, at rejseafregninger bliver dokumenteret bedre og bliver gjort mere overskuelige, således at en efterfølgende kontrol kan foretages med større sikkerhed. Rigsrevisionen henleder endvidere opmærksomheden på, at bilag altid bør forsynes med originaldokumentation. 48. Gennemgangen viste flere tilfælde, hvor medarbejdere ved DCISM i forbindelse med flyrejser ikke umiddelbart havde valgt den mest hensigtsmæssige og økonomiske rejseform, og hvor bilaget ikke var forsynet med en forklaring på, hvorfor rejseformen var anvendt. DCISM kunne ved revisionen redegøre for baggrunden for valgene. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM sikrer, at rejsebilag forsynes med forklaringer, såfremt en anden rejseform end den mest hensigtsmæssige og økonomiske anvendes. 49. Gennemgangen viste endvidere, at der på konto var udgifter til afholdelse af konferencer mv., som efter Rigsrevisionens mening ikke hører hjemme på kontoen. Rigs-

9 7 revisionen anbefaler at DCISM retter henvendelse til Moderniseringsstyrelsen med henblik på at få afklaret, hvordan udgifter til konferencer, kursusvirksomhed mv. skal konteres. 50. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM udarbejder egentlige retningslinjer for udarbejdelse af rejseafregningerne. Retningslinjer bør udarbejdes på en måde, som sikrer at den efterfølgende kontrol kan udføres på betryggende vis. Repræsentation 51. Rigsrevisionen har undersøgt DCISM s forretningsgange og interne kontroller vedrørende repræsentation med udgangspunkt i en stikprøvevis gennemgang af posteringer på konto Gennemgangen viste, at deltagerlister ikke i alle tilfælde var vedlagt bilagene. Rigsrevisionen anbefaler at DCISM sikrer, at repræsentationsbilag forsynes med deltagerlister. 53. Gennemgangen viste endvidere, at fakturaer ikke i alle tilfælde var specificerede således, at det var muligt at se, hvad fakturaen omhandlede. Rigsrevisionen anbefaler, at repræsentationsbilag altid forsynes med specificerede fakturaer eller anden dokumentation, som gør det muligt at vurdere repræsentationens formål og indhold. 54. I et tilfælde var en deltagerliste på 3 personer vedlagt et repræsentationsbilag, men det fremgik af fakturaen, at 4 personer havde deltaget i middagen. Rigsrevisionen finder, at interne kontroller burde have opdaget uoverensstemmelsen mellem bilaget og den underliggende dokumentation. 55. Gennemgangen viste, at en række omkostninger til kursusvirksomhed var konteret på kontoen. Det er Rigsrevisionens vurdering, at denne konteringspraksis ikke er i overensstemmelse med statens kontoplan. Da konteringerne endvidere har betydning for den moms, som DCISM kan afløfte, anbefaler Rigsrevisionen, at DCISM retter henvendelse til Moderniseringsstyrelsen med henblik på at få afklaret, hvordan omkostninger til kursusvirksomhed skal konteres. 56. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM udarbejder retningslinjer for repræsentation, herunder retningslinjer for afholdelse og niveau samt udarbejdelse af repræsentationsbilag. Retningslinjerne bør endvidere indeholde et afsnit om kontrol af bilagene. 57. Rigsrevisionen vurderer, at området personrelaterede udgifter var ikke tilfredsstillende. Udgifter og kreditorer Generelt om udgifter 58. Rigsrevisionen gennemgik DCISM s retningslinjer for udgifter og kreditorer med udgangspunkt i en stikprøvevis gennemgang af en række væsentlige udgifter og forfaldne kreditorer. Rigsrevisionen undersøgte endvidere, hvorvidt der var udarbejdet skriftlige retningslinjer for køb af ydelser og hvordan ansvarsfordelingen mellem DCISM s administration og de 2 institutter var tilrettelagt. 59. Gennemgangen viste, at DCISM s administration var ansvarlig for køb af større administrative ydelser for hele organisationen såsom it, rengøring og betaling af husleje, mens de 2 institutter var ansvarlige for øvrige indkøb, herunder væsentlige udgifter til køb af konsulenter. 60. Det er Rigsrevisionens vurdering, at ansvarsfordelingen i DCISM ikke har medvirket til at sikre, at området er blevet varetaget tilstrækkelig hensigtsmæssigt. Rigsrevisionen har i sin vurdering især lagt vægt på, at administrationen ikke har medvirket til at fastsætte overordnede retningslinjer for udgifter på væsentlige områder som konsulentbistand, samt at administrationen ikke har sikret en efterfølgende afstemning af betalinger til kontrakter, aftaler mv.

10 8 Husleje 61. Rigsrevisionen gennemgik ved revisionen DCISM s udgifter til husleje samt kontrakter for DCISM s lejemål. 62. Gennemgangen viste, at der var indgået kontrakt med Slots- og Ejendomsstyrelsen om leje af DCISM s lokaler. Det er Rigsrevisionens vurdering, at DCISM på tilfredsstillende måde løbende følger reguleringer i huslejen, og sikrer, at betalinger afstemmes til de relevante huslejekontrakter med reguleringer. Køb af konsulenter 63. Rigsrevisionen gennemgik området køb af konsulenter med udgangspunkt i en stikprøve. Formålet var at undersøge, hvorvidt DCISM havde udarbejdet retningslinjer for køb af konsulentbistand, på hvilket grundlag aftalerne med de enkelte konsulenter var indgået, om udgiften var dokumenteret ved aftaler, kontrakter mv., samt hvorvidt der efterfølgende var foretaget en kontrol, som sikrede, at betalingerne var i overensstemmelse med de indgåede aftaler. 64. Gennemgangen viste, at der ikke var udarbejdet egentlige retningslinjer for anvendelse og køb af konsulentydelser. Konsulenterne blev som hovedregel anvendt til forskellige opgaver i forbindelse med DCISM s tilskudsfinansierede projektaktiviteter. 65. DCISM oplyste, at man ved aftaleindgåelse med konsulenter på projektområdet anvendte Udenrigsministeriets retningslinjer for timepriser ved køb af konsulentbistand. DCISM kunne ikke dokumentere, at der var foretaget en vurdering af pris- eller kompetenceniveau for konsulenter før der var indgået aftale med den enkelte konsulent. DCISM kunne heller ikke dokumentere, at andre end den relevante projektleder havde været involveret i beslutningen om at indgå aftale med de pågældende konsulenter. 66. Bilagsgennemgangen viste, at bilag som hovedregel ikke var vedhæftet dokumentation for aftalegrundlaget. DCISM fandt efterfølgende den manglende dokumentation for de fleste udgifter. Gennemgangen viste dog, at dokumentationen som hovedregel ikke var umiddelbar tilgængelig for controllerne. I et enkelt tilfælde (aftale mellem DIIS og Forsvarskommandoen), kunne DCISM ikke finde aftalegrundlaget. 67. Rigsrevisionen henstiller, at DCISM sikrer, at aftalegrundlag opbevares tilgængeligt for controllerteamet, således at udgifter kan afstemmes til aftalegrundlag. 68. Gennemgangen af de enkelte aftaler viste, at dokumentationen i flere tilfælde ikke var tilstrækkelig. Således viste gennemgangen, at kontrakterne ikke i alle tilfælde indeholdt relevante informationer om aflønning, samt at flere kontrakter ikke indeholdt en egentlig vurdering af arbejdets timemæssige omfang. Gennemgangen viste endvidere, at en enkelt kontrakt var udløbet, før konsulenten havde afsluttet sit arbejde. 69. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM udarbejder retningslinjer for brug og køb af konsulentydelser, der er tilpasset organisationens behov. Retningslinjerne bør bl.a. indeholde regler for aftaleindgåelse, som sikrer, at andre end den projektansvarlige godkender indkøb af konsulentydelser og efterfølgende kontrollerer, at de aftalte ydelser er leverede. Retningslinjerne bør endvidere indeholde regler for dokumentation i forbindelse med valg af konsulenter samt for aflønningen af disse. Endelig bør retningslinjerne indeholde regler for udarbejdelse af aftaler, som sikrer, at aftalerne indeholder afsnit om aflønning og tidsforbrug i overensstemmelse med projektbudgetterne. 70. Rigsrevisionen henstiller, at DCISM sikrer, at udbetalinger til eksterne konsulenter er genstand for en betryggende kontrol, og at de relevante kontrollanter er i besiddelse af aftalegrundlag således, at udbetalingerne kan afstemmes til de indgåede aftaler.

11 9 Kreditorforvaltning 71. Rigsrevisionen gennemgik DCISM s kreditorforvaltning med udgangspunkt i en række forfaldne kreditorer. Formålet var at undersøge hvorvidt kreditorerne efterfølgende var blevet betalt, samt hvordan området blev administreret. 72. Gennemgangen viste, at DCISM s fællesadministration var ansvarlige for kreditorforvaltningen. Rigsrevisionen udvalgte ved revisionen et antal større forfaldne kreditorer. DCISM dokumenterede, at betalingerne var blevet foretaget. Rigsrevisionen finder DCISM s varetagelse af kreditorforvaltningen tilfredsstillende. 73. Rigsrevisionen vurderer, at området udgifter og kreditorer var ikke helt tilfredsstillende. Indtægter og debitorer 74. Rigsrevisionen reviderede DCISM s indtægter og debitorer på baggrund af en stikprøvevis gennemgang af en række relevante indtægtskonti. Rigsrevisionen gennemgik endvidere et antal forfaldne debitorer til vurdering af DCISM s debitorforvaltning. 75. Størstedelen af DCISM s indtægter stammer fra projektvirksomhed. Retningslinjer for prisfastsættelse og øvrigt relateret til disse indtægter gennemgås i pkt Rigsrevisionen konstaterede, at DCISM i september 2011 havde fremsendt en faktura til Institut for Flerpartisamarbejde vedrørende lokaleomkostninger for 1. halvår Gennemgangen af kontrakten viste, at betaling for lokaleleje mv. skulle betales forud. Rigsrevisionen anbefaler, at DCISM fremover sikrer, at tilgodehavender bliver faktureret rettidigt. 77. Gennemgangen af DCISM s debitorforvaltning, viste at denne håndteres af SAM i overensstemmelse med kundeaftalen. Rigsrevisionen gennemgik på baggrund af et udtræk fra SKS en række større, ældre debitorer. Gennemgangen viste, at debitorerne efterfølgende var blevet rykket i overensstemmelse med DCISM's retningslinjer. Dette finder Rigsrevisionen tilfredsstillende. 78. Rigsrevisionen vurderer, at området indtægter og debitorer samlet set fungerede tilfredsstillende. Karsten Lund Jørgensen Klaus Kring Nikolaj Espersen