DSB s almindelige indkøbsbetingelser

Transkript

1 DSB s almindelige indkøbsbetingelser 1. Generelt 1.1 Hvor intet andet skriftligt er aftalt mellem DSB og Leverandøren gælder følgende almindelige indkøbsbetingelser for leverancer til DSB. 1.2 Leverandørens generelle salgs og leveringsbetingelser, kutymer og lignede, hvad enten de fremtræder som bestanddel af Leverandørens salgsdokumenter, tilbud eller andet, finder ikke anvendelse, medmindre betingelserne er skriftligt accepteret af DSB. I tilfælde af modstrid har DSB s almindelige indkøbsbetingelser forrang. Dette gælder uanset, hvordan og hvornår betingelserne mv. måtte fremkomme. 2. Ordreafsendelse og ordrebekræftelse 2.1 DSB indkøbsordre sendes til Leverandøren i pdf format via , og kun DSB s indkøbsordrenummer 200xxxxxx, 300xxxxxx og 45xxxxxx anses som gyldige handelsdokumenter med mindre andet skriftligt er aftalt med DSB Koncernindkøb. 2.2 Som gyldig accept af indkøbsordre anses udelukkende et af Leverandøren bekræftet (og til DSB returneret) eksemplar af DSB s indkøbsordre. 3. Leveringsbetingelser 3.1 Leverandøren skal levere i overensstemmelse med det i indkøbsordren anførte. Afvigelser anerkendes kun i den udstrækning, Leverandøren forud for leveringen har adviseret DSB herom, og DSB skriftligt har accepteret afvigelserne. 3.2 Levering skal ske i henhold til Incoterms 2010 DDP for Leverandørens regning og risiko på den af DSB angivne leveringsadresse. Levering anses dog først for at have fundet sted, når leverancen til den aftalte leveringstid og i den aftalte mængde er fremme på leveringsadressen, samt godkendt af DSB. 3.3 Alle leverancer skal være solidt emballeret og være forsynet med følgeseddel med tydelig angivelse af ordrenummer samt ordregivers navn (inklusive navngiven medarbejder i DSB). Foretager Leverandøren delleverance anføres dette på følgeseddelen, herunder delleverancens nummer samt størrelsen af leverance som resterer. Delleverancer accepteres af DSB, kun hvis dette er skriftligt aftalt. 3.4 Afvigelser fra den i DSB s indkøbsordre angivne leveringstid betragtes som væsentlig mislighold else. 3.5 Såfremt DSB finder, at leverancen ikke er i overensstemmelse med specifikationerne i DSB s indkøbsordre eller såfremt leverancen i øvrigt efter DSB s opfattelse er mangelfuld, herunder ikke er af tilfredsstillende kvalitet, er DSB berettiget til at returnere varen for Leverandørens regning og risiko med fuld kreditering for alle hermed forbundne omkostninger, herunder omkostninger til midlertidig opbevaring, emballe ring og anden håndtering samt transport. 4. Dokumentation 4.1 Alle leverancer skal være ledsaget af relevant dokumentation, udfærdiget på dansk, som beskri ver leverancen, dens anvendelse, vedligeholdelse og/eller reparation. DSB kan på ethvert tidspunkt kræve fyldestgørende dokumentation efterleveret. 4.2 Ejendomsretten herunder samtlige immaterielle rettigheder til dokumentation vedrørende leve rancer udviklet af Leverandøren specielt til DSB, tilkommer DSB. Anvender Leverandøren under leverandører, skal Leverandøren sikre, at der tilkommer DSB de samme rettigheder til doku mentationen, som havde Leverandøren ikke be nyttet underleverandører. 4.3 Ejendomsretten herunder samtlige immaterielle rettigheder til al dokumentation herunder tegninger, designs, mønstre, specifikationer, værktøjer samt andre data og redskaber udleve ret af DSB til Leverandøren og/eller underleve randører forbliver hos DSB. Dokumentation udleveret af DSB skal på DSB's opfordring uden ugrundet ophold returneres af Leverandøren til DSB. 4.4 Leverandøren eller dennes underleverandør er ikke berettiget til at anvende, herunder kopiere dokumentation udleveret af DSB eller videregive oplysninger om sådan dokumentation til andre formål end til opfyldelse af leverancen. 5. Miljø 5.1 DSB arbejder aktivt for at sikre, at ingen medarbejdere eller kunder udsættes for farlige stoffer på arbejdet eller i toget, og at det eksterne miljø belastes mindst muligt. Leverandøren forpligter sig til at have en miljøpolitik, samt til i hele aftaleperioden at opretholde en officielt godkendt miljøstyrings ordning (ISO 14001, EMAS el. lign), alternativt til enhver tid på forlangende at kunne fremvise dokumentation for et ikkecertificeret miljøstyringssystem, eksempelvis Leverandørens miljøhåndbog eller miljømålsætning. DSB kan i samråd med sin miljøafdeling stille yderligere krav til miljø, som er tilpasset de konkrete brancher og typer. 6. Arbejdsmiljø 6.1 DSB forlanger, at arbejdsmiljøet er sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. DSB arbejder efter retningslinjerne i arbejdsmiljøstandarden OHSAS 18001:2008 og

2 stiller tilsvarende krav til sine leverandører af varer og serviceydelser. Leverandøren skal i aftaleperioden efterleve DSB's arbejdsmiljøpolitik, som er offentligt tilgængelig på: DSB/Virksomheden/Organisationen/Arbejdsmiljopolitik/ Leverandøren skal gennem hele aftaleperioden have en formuleret arbejdsmiljøpolitik. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at virksomheden prioriterer arbejdsmiljø, og at man arbejder systematisk og forsvarligt med eget arbejdsmiljø, f.eks. ved fremvisning af arbejdsmiljøhåndbog, arbejdsmiljømålsætninger og handlingsplaner. 6.2 DSB kan i samråd med sin arbejdsmiljøafdeling stille yderligere arbejdsmiljøkrav, som er tilpasset konkrete brancher og typer. Leverandøren forpligtiger sig til både overordnet og lokalt i de konkrete opgaver at udvise evne og vilje til at samarbejde med DSB om arbejdsmiljøspørgsmål. 6.3 Leverandøren skal overfor DSB på en loyal måde oplyse om nye, forbedrede eller alternative muligheder til de i aftalen omfattede produkter/ydelser. 6.4 DSB forbeholder sig ret til eksempelvis via stikprøver at auditere de ovenfor i pkt. 5 og pkt. 6 beskrevne forhold vedrørende miljø og arbejdsmiljø gældende for alt arbejde til DSB og udført på DSB's område. 7. Garanti og mangler 7.1 Leverandøren garanterer, at leverancen opfylder de i DSB s indkøbsordre specificerede krav. 7.2 Garantiperioden udløber 24 måneder efter leveringsdatoen. For alle reservedele regnes garantiperioden dog først fra monteringsdagen. Herudover gælder dansk rets almindelige forældelsesregler vedrørende mangelsansvar mv. 7.3 Såfremt der indenfor garantiperioden konstateres fejl eller mangler ved leverancen, er Leverandøren forpligtet til uden omkostninger for DSB at udbedre disse eller at foretage omlevering efter DSB s valg. DSB er berettiget til at få krediteret tid, som er forbrugt i forbindelse med reklamation og udbedring af fejl eller manglen, med en timepris på 400,00 kr. ekskl. moms. Levering af garantidele skal ske i overensstemmelse med leveringsbetingelserne angivet ovenfor. 7.4 Sker udbedringen ikke uden ugrundet ophold, er DSB berettiget til at lade de konstaterede fejl og mangler udbedre for Leverandørens regning og risiko. Såfremt der er tale om en for DSB væsentlig fejl eller mangel, enten kvalitativt eller kvantitativt, kan DSB vælge at hæve købet helt eller delvist. 7.5 Sker omleveringen ikke uden ugrundet ophold, er DSB berettiget til at indkøbe erstatnings leverancer fra tredjemand for Leverandørens regning og risiko. DSB s adgang til at undersøge leverancen inden og ved leveringen fratager ikke DSB rettigheder i henhold til nærværende indkøbsbetingelser og dansk rets almindelige regler. 7.6 Leverancer eller dele deraf, som erstattes eller udbedres under Leverandørens garanti, vil være omfattet af en 24 måneders garantiperiode, regnet fra leveringstidspunktet af erstatnings leverancen, eller tidspunktet for DSB s godkend else af den udbedrede leverance. 8. Prisforhold 8.1 Prisen er fastsat i danske kroner (DKK) ekskl. moms med mindre andet fremgår af DSB s indkøbsordre. Alle priser er faste og er ikke genstand for regulering uanset dokumenterede ændringer i eksempelvis råvarepriser, valuta kurser eller lignende. Dog er Leverandøren forpligtet til, såfremt Leverandøren nedsætter sine generelle listepriser mellem ordre og leve ringsdagen, at fakturere DSB de laveste priser. 8.2 DSB hæfter ikke for betaling af omkostninger for udført arbejde, varer leveret eller emballage af nogen art medmindre dette er specificeret i en indkøbsordre. 8.3 Såfremt der efter ordreafgivelse kommer nye eller ændrede afgifter, foretages der en regulering, så Leverandøren stilles uændret. Det påhviler Leverandøren at fremlægge fyldest gørende dokumentation herfor. 9. Betalingsbetingelser 9.1 Parterne aftaler at betalingsbetingelserne er netto 60 dage efter godkendelse af leverancen samt modtagelse af Leverandørens elektroniske faktura, jf. pkt Ethvert beløb, som DSB kan kræve som følge af leverancen eller andre leverancer fra Leverandøren kan modregnes i DSB s betaling for leverancen. 9.2 Faktura skal sendes elektronisk og indeholde indkøbsordrenummer. 9.3 Faktura til DSB sendes via EANnummer Faktura til DSB [Stog] sendes via EANnummer Faktura til Kort & Godt A/S sendes via EAN nummer Faktura til DSB Ejendomsudvikling A/S sendes via EANnummer Faktura til DSB Vedligehold A/S sendes via EAN nummer Faktura til DSB Øresund A/S sendes via EAN nummer Såfremt DSB modtager en fejlbehæftet faktura, eller en faktura, der ikke opfylder ovennævnte krav, skal DSB underrette Leverandøren herom.

3 Leverandøren er herefter forpligtet til at sende DSB en kreditnota/ny faktura indenfor 5 arbejds dage. Betalingsdato vil blive beregnet fra korrekt fakturas modtagelsesdato Ethvert beløb DSB kan kræve som følge af en leverance eller andre leverancer fra Leverandøren, kan modregnes i DSB s betaling for leverancen. 10. Misligholdelsesbeføjelser ved forsinkelse 10.1 Såfremt levering ikke sker rettidigt er DSB berettiget til ved skriftlig meddelelse uden yderligere dokumentation at kræve dagbøder, eller hæve købet helt eller delvist, medmindre forsinkelsen beror på DSB s forhold eller skyldes force majeure Dagbøder skal anses for et nedslag i den aftalte pris inden beregning af moms og skal godtgøre DSB s ikkeøkonomiske tab i form af gener, indskrænkninger, etc. Leverandørens betaling af dagbøder begrænser ikke DSB adgang til at kræve erstatning i medfør af pkt for et eventuelt økonomisk tab Dagbøder udgør ½ % af den totale købesum pr. påbegyndt dag forsinkelsen varer. Den samlede bod kan dog højst udgøre 20% af den totale købesum. 11. Ansvar 11.1 Dansk rets almindelige regler om erstatning, samt de til enhver tid gældende regler om produkt ansvar, er som helhed gældende for leverancer til DSB Hverken Leverandøren eller DSB er dog ansvarlige for driftstab, følgeskader, eller andet indirekte tab, herunder bl.a. avancetab, rente eller kurstab, tab af data, fejlbehæftede data, etc Hvis tredjemand gør produktansvar gældende mod DSB eller Leverandøren, skal vedkommende part uden ugrundet ophold skriftligt underrette den anden part herom Leverandøren er forpligtet til at lade sig sagsøge ved den domstol eller voldgiftsret, som behandler erstatningskrav, der er rejst mod DSB på grundlag af en skade, som påstås forårsaget af leverancen I det omfang DSB efter dansk eller udenlandsk ret måtte blive pålagt produktansvar for Leveran dørens leverance, er Leverandøren forpligtet til at skadesløsholde DSB for ethvert krav, herunder sagsomkostninger I det omfang DSB måtte lide tab som følge af produktskade på DSB s ejendom forårsaget af Leverandørens leverance er Leverandøren forpligtet til at skadesløsholde DSB for ethvert tab Leverandøren er forpligtet til at skadesløsholde DSB for ethvert krav, der måtte blive rejst af tredjemand for påstået krænkelse af immaterial rettigheder af enhver art, som relaterer sig til Leverandørens leverancer Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører. Leverandøren indestår for underleverandørens leverancer Leverandøren er forpligtet til at tegne og vedligeholde nødvendig erhvervs og produkt ansvarsforsikring hos anerkendt forsikringssel skab med en forsikringssum på minimum DKK pr. skadesbegivenhed, hvor intet andet skriftligt er aftalt. Kopi af forsikringscer tifikat er fremsendt DSB senest ved Aftalens underskrift. 12. Myndighedskrav 12.1 Leverandøren er ansvarlig for, at leverancen, når den leveres, opfylder alle gældende danske myn dighedskrav I den udstrækning DSB kan påvise, at ændrede myndighedskrav gør gennemførelsen af leveran cen mindre omkostningsfuld, vil DSB kunne kræ ve købesummen nedsat tilsvarende. 13. Force majeure 13.1 Hverken Leverandøren eller DSB skal i henhold til nærværende indkøbsbetingelser anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger udenfor partens kontrol, og som parten ikke ved købets afslutning burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force maje ure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt Den part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til helt eller delvis at annullere købet, såfremt den aftalte leveringsdag overskrides med 30 kalenderdage som følge af force majeure. I tilfælde af sådan annullation tilbageleverer begge parter snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden part, og der består derefter ingen yderligere krav mellem parterne. 14. Diskretion, brug af DSB som reference mv.

4 14.1 Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet at hemmeligholde enhver viden og oplysning, som Leverandøren måtte komme i besiddelse af om DSB's kommercielle og tekniske knowhow, kundekreds m.m. Leverandørens tavshedspligt er ubegrænset i tid. DSB 2013/ Uanset det ovenfor anførte, har Leverandøren dog ret til at videregive sådan viden eller oplys ning, såfremt: 14.3 a) det er påkrævet i henhold til lovgivningen eller en afgørelse truffet af en domstol eller en offentlig myndighed, herunder Transportmini steriet, Trafikstyrelsen, Banedanmark og de dan ske konkurrencemyndigheder, 14.4 b) denne viden eller oplysning er offentligt til gængelig eller retmæssigt modtaget af tredje mand 14.5 Leverandøren må ikke uden DSB s skriftlige samtykke benytte DSB s eller med DSB koncern forbundne selskabers navn, logo, varemærker mv Anvender Leverandøren underleverandører, skal Leverandøren sikre, at underleverandører under lægges ovenstående forpligtelser med hensyn til diskretion mv. 15. Overholdelse af DSB's rusmiddelpolitik 15.1 Leverandøren og dennes personale skal ved arbejde for DSB være upåvirket af alkohol og andre rusmidler, samt respektere at indtagelse af rusmidler under enhver form er forbudt i arbejdstiden inklusiv frokostpauser. 16. Etiske regler (Code of Conduct) 16.1 Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører er bekendt med DSB's etiske regelsæt Code of Conduct, som er offentligt tilgængelig på DSB/Virksomheden/Organisationen/DSBKoncernindkob/, og forpligter sig til at efterleve de deri anførte krav. 17. Overdragelse 17.1 Leverandøren kan ikke helt eller delvist overdrage sine forpligtelser eller rettigheder uden forudgå ende skriftlig accept fra DSB. DSB kan ikke nægte samtykke uden saglig begrundelse. 18. Tvistigheder, lovvalg og værneting 18.1 Dansk rets almindelige regler gælder i parternes indbyrdes forhold, for så vidt disse ikke er skriftligt fraveget og med undtagelse af danske international privatretlige regler Enhver tvist mellem parterne i anledning af Leverandørens leverancer til DSB, som ikke kan bilægges i mindelighed, skal afgøres ved Køben havns Byret

5 Fremsendelse af fakturaer til DSB DSB er som en Særlig Offentlig Virksomhed forpligtet til kun at modtage elektroniske fakturaer via EAN numre. Fakturering til DSB koncernen skal derfor foregå via NemHandel, som er Danmarks standard for elektronisk fakturering. NemHandel er omfattet af bekendtgørelser, der gør det obligatorisk at fakturere det offentlige via NemHandel. I bekendtgørelserne om NemHandel fremgår, at alle offentlige myndigheder skal understøtte standarderne i NemHandel. Det betyder også, at alle offentlige myndigheder skal være registreret i NemHandelsregistret, og som minimum skal understøtte OIOUBL dokumenterne Faktura og Kreditnota. DSB s leverandører forventes at kunne sende OIOUBL Faktura og Kreditnota. Leverandører behøver ikke være registreret i NemHandelsregistret, hvis det kun er disse dokumenter, der skal fremsendes. For leverandører med ganske få fakturaer til offentlige virksomheder, er det lettest at indtaste dem via en formular på For de leverandører, der sender mange fakturaer til offentlige virksomheder, findes der en række såkaldte læsindbureauer, der formidler NemHandelsprogrammer, der konverterer fakturaerne til det korrekte OIOUBLformat eller andet standardiseret elektronisk format (bemærk PDFfil modtages derfor ikke). Information og oversigt over læsindbureauer findes i Ibizcenters leverandørregister ( Fakturaer skal overholde alle SKAT s krav til formalia eksempelvis fakturadato, fortløbende nummerering, CVRnummer m.m. se evt. (Virksomheder, Vejledning, Moms fakturering og regnskab). OBS! Det er et krav fra DSB, at der på fakturaen henvises til indkøbsordrenummer (200xxxxxx, 300xxxxxx eller 45xxxxxx), som skal fremgå i OIOUBL<feltet "BuyersOrderID" (Købers ordrenummer). Hvis leverandør mod forventning skulle modtage en bestilling uden indkøbsordrenummer, f.eks via telefon eller mail, skal vedkommende bede rekvirenten om et indkøbsordrenummer inden ordren behandles. Fakturaer skal sendes til os via et af følgende EANnumre: Firma EANnummer DSB : DSB[ Stog] : DSB Ejendomsudvikling A/S : DSB Vedligehold A/S : DSB Øresund A/S : DSB Kort og Godt A/S : Det korrekte EANnummer fremgår altid på DSB s indkøbsordre. Spørgsmål til ovenstående kan mailes til kreditor@dsb.dk eller ring på Kreditorbogholderiets hotline på tlf Eksempel på indkøbsordre og tilhørende faktura efterfølgende:

6