Udbudsbetingelser FR3 Udbud af Flextrafik Rute

Transkript

1 Udbudsbetingelser FR3 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter Trafikselskabet Movia Marts 2013

2 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbuddets omfang Udbudsenheder Kørsel i julen Vogne Vogntype og materiel Miljøforhold Udstyr i vognene Fastgørelse af kørestole m.m Vognrengøring Øvrige krav Kommunikationsudstyr IT-udstyr til vognene Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Personaleforhold Arbejdsmiljø Chaufføruddannelse Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Kørslens udførelse og driftskvalitet Krav til kørslen Køretid Ruteændringer Ledsageordninger Kundeservice Kvalitetsstyring Oplysningspligt Afregning Beregning af betaling Regulering af antal vogntimer m.v Indberetning af korrektioner Bortfald af betaling Regulering af betaling Kontraktperiode og kontraktindgåelse Sikkerhedsstillelse Afgivelse og vurdering af tilbud Bydere Afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Vurdering af tilbud Aktindsigt offentliggørelse Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser Bilag 1 - Nyttige informationer... 32

3 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 3 Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud Kontrakt Formål/Forudsætninger Kontraktgrundlag Kontraktperioden Operatørens og Movias ydelser Ejerforhold Regnskab og budget Kontrol Underleverandører Overdragelse af rettigheder Skadeforvoldelse Konkurs m.m Erstatning Misligholdelse Modregninger i betalingen Genforhandling Sikkerhedsstillelse Diskretion Tvistigheder / Lovvalg Underskrifter... 41

4 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11. april 2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, åbne brugere ) C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, visiterede brugere. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Dette udbud omhandler kørselsordning D specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere (i det følgende kaldt brugere), til skoler, beskyttede værksteder, dagtilbud og lign. (i det følgende kaldt institutioner), hvor der foreligger et fast kørselsmønster. Operatøren har mulighed for at køre i de øvrige kørselsordninger på de tidspunkter, der ligger uden for tidsrummene for Flextrafik Rute ved at byde på det årlige udbud af variabel kørsel. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca vogntimer pr. år, og til denne kørsel skal anvendes ca vogne. Udbuddet omfatter kørsel til institutioner i kommuner i Region Hovedstaden fordelt på 17 udbudsenheder. Kørslen foretages primært indenfor Region Hovedstaden. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder ses af skemaerne på følgende side. Uddybende oplysninger om enhederne ligger på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale. Hver institution udbydes, så der kun indgåes kontrakt med en operatør pr. institution Bemærk at aflevering/afhentning også kan ske til/fra f.eks SFO-afdelingen for de pågældende skoler, aflastningsadresser og til/fra satelitadresserne for værestederne m.m.

5 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 5 Institutionsadresserne er alle placeret inden for Region Hovedstaden. Udbuds enhed Institutioner Bemærkninger Beliggende i: Postnr. By Ca. antal personer 1 Buddinge Skole Gladsaxe Kommune 2860 Søborg 5 2 Herlev Byskole Herlev Kommune 2730 Herlev 3 3 Gl. Hjortespringskole Herlev Kommune 2730 Herlev 9 4 Egebjergskolen Ballerup Kommune 2750 Ballerup 11 5 Rugvængets Skole En del mellemkørselmange faktaark Ballerup Kommune 2750 Ballerup 42 6 Østerhøj Skole Ballerup Kommune 2750 Ballerup 3 7 Kastrupgårdsskolen Tårnby Kommune 2770 Kastrup 11 8 Søgårdsskolen Gentofte Kommune 2820 Gentofte 7 9 Dronninggårdskolen Rudersdal Kommune 2840 Holte Søborg Skole Gladsaxe Kommune 2860 Søborg Grønnemose Skole Grundet omlægning skal timer forhandles i 2013 Gladsaxe Kommune 2860 Søborg Valhøj Skole Rødovre Kommune 2610 Rødovre 9 13 Tårnbygårdsskolen Tårnby Kommune 2770 Kastrup Grantofteskolen Ballerup Kommune 2750 Ballerup Hedegårdsskolen Ballerup Kommune 2750 Ballerup 4 16 Lundebjergskolen Ballerup Kommune 2740 Skovlunde 6 17 Helhedstilbuddet Blindenetværket Store krav til opgavens udførelse! Gentofte Kommune 2820 Gentofte Kørsel i julen. I forbindelse med dette udbud er det et krav, at operatører, som der indgås kontrakt med, skal stille chauffører og tilbudte liftvogne (vogntype 4 eller 5) til disposition til kørsel hvert år den 24. december i kontraktens løbetid. Antallet skal som minimum udgøre 75 % af de liftvogne, som der indgås kontrakt på - der rundes ned til nærmeste hele tal dog minimum 1 liftvogn. Den enkelte operatør skal senest 14 dage efter kontraktindgåelse oplyse om antal og type af liftvogne, som bliver stillet til rådighed for kørsel i driftsdøgnet fra kl den 24. december til 04:59 den 25. december. I de følgende år oplyses antal og type senest 1. august. Køretiden vil blive fastlagt i ovennævnte tidsrum med et tidsbånd op til 10 timer. Operatøren kan i tidsbåndet efter aftale med Movia indlægge spise- og/eller hvilepause. Tidsbåndet beregnes fra afgang fra operatørens garage og til hjemkomst. Kørsel i tidsbåndet disponeres af Movia. Uanset om der planlægges en eller flere ture på en liftvogn afregnes der for 10 timer (garanti). Movia forbeholder sig dog ret til senest den 1. december at meddele operatøren, såfremt nogle liftvogne ikke skal benyttes - dermed bortfalder garantibetalingen for disse vogne.

6 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 6 Beløbet for kørsel den 24. december fastsættes til kr ,-. Såfremt kørslen forsinkes udover de 10 timer afregnes pr. minut med kr. 7,50. Beløbene indeksreguleres én gang årligt idet indeks for 4 kvartal for den øvrige del af udbuddet anvendes. Beløbet indeksreguleres i Såfremt operatøren ikke leverer den aftalte vognkapacitet anses det som en kvalitetsbrist, svarende til manglende gennemførelse af vognløb. 3. Vogne Operatøren anskaffer selv de drifts- og reservevogne, der skal anvendes til kørslen. De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. Vognene skal være vel vedligeholdte og fremtræde rene og præsentable gennem hele kontraktperioden. Operatøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de aftalte retningslinjer, og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. 3.1 Vogntype og materiel Der kan afgives tilbud med vogntyperne 1, 4 og 5. Vogntyperne 4 og 5 kan være såvel M1 som M2 vogne. Type 1 Lav vogn (Sedan/Stationcar) Vognen skal have plads til 4 personer (ekskl. fører) og være udstyret med mindst 4 døre. Indstigningen skal være uden trin. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 2 rollatorer. Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. Type 2 Stor vogn (bla.mpv/suv) Vogntypen kan ikke anvendes til kørsel for Movia efter 1. oktober Type 3 - Liftvogn Vogntypen kan ikke anvendes til kørsel for Movia efter 1. oktober Type 4 Liftvogn

7 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 7 Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Type 5 - Liftvogn (med trappemaskine) Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt - som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. I dette udbud kan der kun være tale om brug af trappemaskine i forbindelse med julekørsel. Vognen skal være udstyret med transportstol og en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse) samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og hjulbredde fra 37 til 63 cm samt en vægtkapacitet på minimum 120 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i tilbudsblanketten. Ved tilbud med en vægtkapacitet på minimum 160 kg skal trappemaskinen kunne betjene en manuel kørestol med hjulbredde fra 37 til 73 cm. Kørestolskunder skal, hvor der er mere end et trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Nogle kunder med andre ganghjælpemidler er ikke i stand til at passere trapper med chaufførstøtte. Der skal i stedet tilbydes transportstol og trappemaskine. Fælles for liftvogne Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til kørestol med maksimal længde på 140 cm. For nye liftvogne skal liften samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Dette gælder for såvel sidedør som bagdør.

8 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 8 Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede Vognens alder må ikke overstige 8 år i kontraktperioden. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Movia ønsker et lavt emmisionsniveau. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne til enhver tid stillede energi- og miljøkrav til taxier som minimum være opfyldt. Der kan henvises til gældende bekendtgørelse nr. nr 1176 af 12. december Alle dieselvogne skal fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug ved udarbejdelsen af Movias grønne regnskab efterspørger Movia i tilbudsblanketten oplysninger omkring brændstofforbrug m.v. 3.3 Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med : Håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for operatørens driftskontor / Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. GPS navigations-system (GPS = Geographic Positioning System) og altid af nyeste version. Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (bestående af engangshandsker, mundbind, beskyttelsesforklæde, opsamlingssæt i plastik, afskaffelsespose, desinfektionsservietter, desinfektionsspray til vognen, desinfektionsspray til hænderne og super absorberende pulver). Minimum 1 stk. synligt Flextrafik skilte med sugekop og evt. sidestreamer. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale vedr. Flextrafik Rute. Materialet skal udleveres af chaufføren på brugerens forlangende. Almindeligt udstyr til fastspænding og lignende så som remme, seler, skjolde, donkrafte, stropper o.s.v.

9 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side Fastgørelse af kørestole m.m. Brugere i kørestol UskalU være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Det er chaufførens pligt at sikre, at alle passagerer er korrekt og forsvaligt fastspændt inden kørselsstart. Fastgørelse af kørestolen skal minimum være med to hold bespændingsremme foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må brugeren ikke befordres i kørestolen. I stedet kan brugeren placeres i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må brugeren ikke befordres. Babyer og små børn skal fastgøres i godkendt autostol, der udleveres af institutionen/forældrene. Nærmere om denne type kørsel aftales mellem institution og operatøren. Alle brugere og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Udgifterne til anskaffelse af særligt indrettede specialseler og autostole afholdes af institutionen/ hjemkommunen og er institutionens/hjemkommunens ejendom. Hvis anvendelse af specialsele medfører fixering af brugeren, er det kommunens/institutionens opgave at indhente de fornødne tilladelser hertil. Al bagage og ekstra-hjælpemidler skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende. 3.6 Øvrige krav Operatøren sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Den indskiftede vogn må ikke være ældre end den vogn, der erstattes. Movia skal underrettes herom. Vogne skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts.

10 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 10 Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud eller af andre årsager skal operatøren straks indsætte reservemateriel. Rygning (herunder e-cigaret eller tilsvarende) er ikke tilladt i vognene. Operatørens logo skal fremgå af vognen. Reklamer Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer eller anden kommerciel kommunikation i og på vognene. Reklamer skal være lovlige, sømmelige, hæderlige, sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for reklame og markedskommunikation Det skal fremgå af reklamen, hvem der annoncerer. Reklamerne skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt efter Movias nærmere skøn. De nærmere regler for reklamer og deres indhold kan rekvireres ved henvendelse til Movia. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Der skal i alle vogne være installeret udstyr, som skal afsende gps-positioner hvert minut til Movia. Oplysningerne opsamles kun, når der er tændt for udstyret. Der kan således slukkes for udstyret i perioder, hvor der ikke køres for Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Movias planlægningssystem. Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse.

11 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 11 Nærmere information om GPS locksystemerne findes på : Udstyr til at kunne levere de ønskede data kan købes til ca kr. samt en årlig udgift til teleoperatør på ca kr. (alle beløb inkl. moms.) Kendte leverandører ProTracking (Garmin) salg@protracking.dk ABC Radiotelefon (Reeft) kaj@abcradiotelefon.dk Frogne A/S info@frogne.dk Halda AB kundsupport@halda.se TDS salg@tds.as Taxamat fklug@mail.dk Little Beacon ckj@littlebeacon.dk Partex hotline@partex.dk Austrosoft office@austrosoft.at OTT pelle@structab.se Datalogistic Trapeze info@trapezegroup.dk Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Der er planer om, at operatører elektronisk skal kunne overføre de daglige kørselsruter til Movia. Der foreligger dog endnu ikke en beskrivelse af, hvilke systemer der vil kunne afsende data direkte til Movia. I det omfang kravet indføres, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Dette tiltag skal ses i forbindelse med, at der ønskes en mere nøjagtig registrering af, hvor ofte de enkelte brugere, som er visiteret til kørselsordningerne, benytter disse. Ligeledes som et kommunalt ønske om bedre afregningsgrundlag af afviklet kørsel. Til brug for overførsel af dokumenter skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af PC Windows 95 eller nyere version adresse

12 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side Personaleforhold 5.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (marts 2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. I så fald at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er forpligtet til at følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr af 12/11/2012) eller i henhold til taxaloven (LBK nr af 8/10/2009), og et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor skal alle operatører, som kører for Movia, have formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning fra Movia skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden.

13 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side Chaufføruddannelse Operatøren skal sørge for, at nye chauffører ikke sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, medmindre de har gennemgået grunduddannelsen Befordring af bevægelseshæmmede (BAB). Gennemførelse af uddannelsen skal efter anmodning kunne dokumenteres skriftligt. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende liften og fastspænde kunder og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne er instrueret i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr. Endelig er det operatørens ansvar, at chaufførerne har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufførerne, skal være tilgængeligt og kendt af chaufførerne. Fra 2013 indføres der et nyt BAB-kursus, som er bygget op over 3 moduler, dog vil det gamle kendte BAB-kursus forsat være eksisterende. Hvis det nye kursusforløb anvendes, skal alle chauffører i dette udbud gennemgå modul 2 og 3. Modul 1 omhandler introduktion til Offentlig service trafik (som afholdes hos Movia i forbindelse med andre udbud). Modul 2 er med et sundhedsfagligt indhold og modul 3 omhandler fastspænding af kørestole m.v. samt betjening af trappemaskiner. Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve samt en praktisk prøve i modul 3. Der indføres ligeledes et krav om efteruddannelse på 3 dage hvert 5. år. Chauffører, der allerede har gennemgået BAB-kursus, skal gennemgå modul 2. Movia kan sammen med institutionerne tilbyde kurser om specielle handicapgrupper (af ca. 2 timers varighed) og kan i særlige tilfælde kræve, at disse gennemføres af de chauffører, der kører med de pågældende brugere. Kursusomkostninger afholdes af operatøren. 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale, læse og forstå dansk samt være i stand til af hjælpe brugerne i tilstrækkelig omfang også i hektiske situationer. Operatøren skal indsende uniformsregulativ til Movia inden driftsstart. Operatøren skal indhente straffeattest for chaufførerne og eventuelle ledsagere. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia.

14 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 14 Der gøres opmærksom på, at chauffører i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Operatøren har pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. indenfor transportsministeriets ressortområde. Der påhviler operatøren, dennes personale og eventuelle underleverandører tavshedspligt efter 27, stk. 3, i forvaltningsloven (lovbek. nr. 988 af 9. oktober 2012) med senere ændringer omkring alle de forhold, de i forbindelse med denne befordringsopgave måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. Overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Operatøren skal så vidt muligt forpligte sig til, at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør, og kun i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende tvingende grunde erstattes af anden chauffør. Det er et generelt krav, at chaufførerne har forståelse for og accept af brugergruppen og er uddannet til de særlige opgaver, som ansvaret for kørsel med handicappede indebærer. Der forudsættes en udpræget modenhed og handlekraft samt evnen til at bevare roen og overblikket i pressede situationer. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudsættes konflikter, eller andre problemer af et omfang, som er større end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte operatøren med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Fysisk og psykisk magtanvendelse er ikke tilladt. I de tilfælde, hvor en bruger udviser voldsom eller truende adfærd, som formodes at kunne medføre skade på personen selv eller på andre, kan nødværge dog anvendes. I sådanne tilfælde skal den fysiske magtanvendelse indskrænkes til det absolut nødvendige og gennemføres på lempeligst mulige måde. Har fysisk eller psykisk magtanvendelse fundet sted, skal institutionslederen, Movia og forældre underrettes herom omgående. Chaufføren skal inden kørslens påbegyndelse være gjort bekendt med ovennævnte og herunder vejledninger, der gives af skolen eller institutionen om den særlige behandling af den enkelte bruger. Operatøren skal drage omsorg for, at chaufførerne deltager i institutionens informationsmøder (max. 2 møder á 3 timer årligt) eller stiller en kontaktchauffør til rådighed, afhængig af institutionernes ønske. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav.

15 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren udarbejder selv en køreplan og skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Al kontakt vedrørende driften skal ske via operatørens kontor til Flextrafik Rutes administartion pr. telefon lokal 4 eller mail rute@moviatrafik.dk. 6.1 Krav til kørslen Movia forpligter sig til via de deltagende kommuner og institutioner at sikre, at operatøren skriftligt får stillet de nødvendige oplysninger vedrørende brugere til rådighed. Operatøren/chaufføren må ikke medtage brugere i vognen, som ikke er tilmeldt kørselsordningerne. Hvor et forløb følger et helt skoleår, fremsender institutionerne senest 15 hverdage inden starten på en ny visitations-/kørselsperiode en liste over brugere, der skal transporteres i den kommende periode, til operatøren. Desuden sendes særlige oplysninger om brugersammensætning, krav til placering i vognen, evt. hjælpemidler, risiko for krampeanfald og lignende relevant information. Af listen fremgår afhentnings- og afsætningsadresser samt møde- og sluttid. Institutionen kan kræve faste pladser og inddrages derved i planlægningen af den mest hensigtsmæssige placering af brugerne. Senest 5 hverdage inden starten på en ny kørselsperiode fremsender operatøren rutelister til institutionen og Movia. Operatøren er ansvarlig for, at de opstillede krav til servicetider afsnit 6.2 Køretid er overholdt i planlægningen. Såfremt institutionen eller Movia har bemærkninger til det fremsendte, skal dette ske inden 2 hverdage, således at operatøren kan nå at få rettet listerne til. Operatøren underretter straks efter endelig godkendelse af rutelisterne institutioner samt Movia om ruteplanen, og operatøren er herefter ansvarlig for en korrekt og rettidig befordring i henhold til planen. Operatøren underretter brugerne/pårørende om afhentnings- og tilbagekomsttidspunkterne. Såfremt året er opdelt i 2-4 visitations-/kørselsperioder, fremsendes oplysningerne senest 10 hverdage inden hver ny visitations-/kørselsperiode. Ved kortere visitationsperioder/undervisningsperioder fremsender institutionen oplysningerne senest 5 hverdage inden starten på en ny periode. Øvrige ændringer fremsendes hurtigst muligt.

16 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 16 Ruteoptimering skal ske i samarbejde mellem operatør, institution og Movia. Til- og frameldinger til kørselsordning Operatøren skal uopfordret pr. mail orientere Movia i alle tilfælde om evt. permanente til- og framelding til kørselsordningerne, som kommer til operatørens kendskab. 6.2 Køretid Køretiden for den enkelte borger må højst være på 1 time og 15 min. - for førskolebørn dog maksimalt 1 time. I enkeltstående situationer kan længere køretid accepteres eksempelvis ved kørsel med brugere til og fra andre regioner end de områder som indgår i dette udbud eller på grundaf særlige trafikale forhold. De særlige tilfælde skal godkendes af Movia. På enkelte institutioner stilles krav om kortere rutetid end de ovenfor nævnte. Dette fremgår af oplysningerne til de enkelte enheder. Den enkelte bruger skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte og på rutesedlen specificerede tidspunkt. For at leve op til kvalitetskravene kan afhentning af brugere højst afvige med 5 min. før og 15 min. efter aftalte tider. Hvis chaufføren forventer at blive mere end 15 minutter forsinket i forhold til det aftalte tidspunkt, skal forældre/værge eller skole/institution straks underrettes. I tilfælde af svigtende afhentning kontakter institutionen eller de pårørende operatøren. Anden forsvarlig afhentning skal omgående foretages af operatøren. Hvis dette ikke sker, rekvireres anden forsvarlig afhentning på operatørens regning. Operatøren indberetter derefter omgående tilfældet til Movia og institutionen. 6.3 Ruteændringer På institutioner med mange ruteændringer skal operatøren på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia inden kl. 14:00 pr. . Rutelisterne skal være fyldestgørende med angivelse af brugere, og hvorledes vognen kan kontaktes fra institutionen. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionen skal senest 1 time før afhentningstidspunkt give operatøren besked, hvis en bruger ikke skal køre den pågældende dag. Afbud gives til det af operatøren opgivne telefonnummer. Operatør-telefonen skal være åben for henvendelse senest 1 time før rutens påbegyndelse samt 1 time efter rutens afslutning. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionerne skal meddele varige ændringer senest fem hverdage før, ændringen kan iværksættes. Hvis operatøren modtager ændringer fra bruger, foræl-

17 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 17 dre/værge, skal operatøren sikre, at ændringen er indenfor rammerne af aftalen, og at institutionen er informeret. Movia skal informeres pr. mail hvis ændringerne overstiger 7 dage. Ændringer i kørslen som følge af institutionens hele eller delvise lukning under ferier og lignende meddeles skriftligt til operatøren senest 4 uger før ændringen. Operatøren er ansvarlig for at holde sig orienteret om institutionens faste ferieplaner-årsplanlægning, f.eks. via institutionens hjemmeside. Ændringer i ruter som følge af brugeres ferie skal meddeles til øvrige brugere, institutioner og Movia senest 5 hverdage før ændringens ikrafttræden. 6.4 Ledsageordninger Institutionen kan tage initiativ til etablering af ledsagerordning, såfremt institutionen skønner en sådan nødvendig. Ledsageren skal f.eks. hjælpe med medicinering, der overskrider chaufførens beføjelser eller andre funktioner for at etablere en velfungerende kørsel. Hvis en institution eller kommune ikke selv kan fremskaffe en ledsager, skal operatøren etablere ledsagerordning efter forudgående skriftlig aftale med en bevilgende kommune. Såfremt operatøren etablerer en ledsageordning, afregnes operatøren jf. kontraktens priser. Operatøren er ansvarlig for, at ledsageren opfylder samme betingelser som en ansat chauffør, herunder kursus i befordring og straffe- og børneattest. Undtaget dog evt. kørekort. 6.5 Kundeservice Befordring af brugere til institutioner skal ske på en betryggende måde under hensyn til de specielle forhold, der gør sig gældende med transport af siddende handicappede. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe brugeren ind og ud af vognen. Chaufføren må ikke efterlade vognen uden opsyn, og brugeren må ikke efterlades uden, at institutionens personale, forældre eller plejepersonale er tilstede. Modtageren underrettes om evt. problemer under kørslen. For voksne brugere kan der skriftligt aftales andet. I forbindelse med julekørsel jf. afsnit 2.2 må vognen gerne forlades, da denne kørsel bl.a. kan være ture, hvor brugeren skal transporteres med trappemaskine. Hvis der ikke er nogen til at modtage en bruger, skal institutionen kontaktes for nærmere aftale hvis institutionen ikke kan modtage, kontaktes den sociale døgnvagt. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og brugerens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til poli-

18 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 18 tiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra brugerne. Movia iværksætter kundetilfredshedsundersøgelser, som skal hjælpe operatøren og Movia til at yde en endnu bedre service. Movia vil i samarbejde med operatører og institutioner efter en kundetilfredshedsanalyse udarbejde handlingsplaner med fokuspunkter for at sikre en fremtidig bedring af kundetilfredsheden. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. 6.6 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatørerne kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og opfølgningen skal foregå i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvaliteten ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. I brugerundersøgelsen lægger Movia vægt på, hvordan brugeren oplever operatørens punktlighed, vognstandarden og chaufførens adfærd. Brugerens tilfredshed er et vigtigt redskab i opfølgningen på kvaliteten. Såfremt der hyppigt opstår forsinkelser eller de stillede krav til vognstandarden ikke overholdes vil Movia sammen med operatøren udarbejde en handlingsplan for, hvorledes fremtidige problemer undgås. Chaufføren er operatørens og Movias frontperson og har derved stor indflydelse på brugerens oplevelse af kvaliteten. Chaufførens adfærd indgår derfor også, som et vigtigt kvalitetsparameter i brugerundersøgelsen. Movia arbejder løbende på at forbedre standarden af den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.v. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 6.7 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt.

19 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 19 Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal umiddelbart underrette Flextrafik Rutes administration om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for brugerne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en udtalelse inden max. 3 dage. Henvendelser direkte til operatøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af operatøren, og Movia underrettes ved fremsendelse af kopi af såvel henvendelsen som af operatørens svar. Henvendelser direkte til operatøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Movia til besvarelse. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem, jf. Kontrakten. 7. Afregning Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført den foregående måned. Fakturaer der er indsendt til Movia senest den 5. hverdag i måneden indgår i afregningen. Pr. mail fremsendes opgørelse over hvilke data, der ligger til grund for afregningen, og indeholder oplysninger om, hvor mange timer og dage der har været udført kørsel den pågældende måned. 7.1 Beregning af betaling Betalingen for den udførte faste kørsel beregnes af Movia med udgangspunkt i de i kontrakten aftalte vogntimer for fast rutekørsel. Betalingen beregnes pr. kørselsdag. I de tilfælde, hvor den faste kørsel over ugens 5 hverdage er forskellig fra dag til dag, beregnes et gennemsnitstimetal som summen af timer på hver af de 5 dage divideret med 5. Af de enkelte udbudsenheder fremgår det, hvilke institutioner der kan forventes at have differentieret timetal over ugen. Ligeledes kan der være institutioner, hvor en del af brugerne kun skal køres én vej. Derfor beregnes dagens timeforbrug for hele dagen og ikke alene for f.eks. morgenkørsel x 2. Der afregnes udelukkende for antal effektive køredage, hvilket betyder, at afregningsgrundlaget vil blive reguleret i forhold til de ruter, der køres i ferieperioderne. Der vil ikke blive afregnet for hele lukkedage.

20 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 20 Der afregnes ikke for fremkørsel fra garagen el. lign. til første opsamling eller hjemkørsel til garagen el. lign. fra sidste afsætning. Dette gælder både for fast kørsel, ekstrakørsel og ledsagerbetaling. Kørslen afregnes pr. påbegyndt 15 minutter. Der afregnes ikke særskilt for: Kørsel til aflastningsinstitutioner eller aflastningsadresser. Kørslen skal af operatøren indarbejdes i den almindelige ruteplanlægning, idet kørsel til aflastningsadresse ses som et alternativ til at køre til hjemadresse. Praktikkørsel, hvor enkelte institutioner modtager brugere i praktikforløb af kortere varighed. Kørslen til praktiksted udføres af den operatør, som har kontrakt på kørslen til pågældende institution og indpasses i eksisterende ruter. Specielle arrangementsdage som kan forekomme, hvor brugere skal møde på andre tidspunkter eller på andre adresser i nærheden af instituitionen - f.eks. idrætsdage eller lign. Ekstrakørsel For betaling af ekstrakørsel skal operatøren fremsende en faktura månedsvis, opgjort pr. enhed, bruger, pr ledsager og med specifikation af de enkelte brugers kørsel. Timerne for ekstrakørsel afregnes ud fra den i kontrakten aftalte pris. Tidsberegningen baseres på køretid beregnet i minimumsbetaling 30 minutter, herefter pr. påbegyndt 15 min. Hvis der foreligger en bevilling fra brugerens betalingskommune om solokørsel, skal operatøren gennemføre denne opgave. Det afregnes som ekstrakørsel. Ruteplanlægning, som resulterer i, at enkelte brugere kører alene, er ikke solokørsel og udløser derfor ikke ekstrabetaling. Løskørsel er akutkørsel i forbindelse med med f.eks. sygdom og afregnes som ekstrakørsel. Ledsagerkørsel Hvis operatøren stiller ledsager til rådighed, afregnes med et grundbeløb på 2 timer pr. dag og derudover i forhold til køretid pr. påbegyndt 15 min. Eksempel Hvis prisen på 1 ledsagertime er 100,00 kr og det samlede tidsforbrug er 3 timer, afregnes der således 300 kr. Timerne for ledsager afregnes efter den i kontrakten aftalte pris.

21 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 21 Operatøren skal optimere anvendelsen af ledsagere og skal dokumentere, hvilke ledsagere der benyttes til hvilke brugere. Der bliver kun udbetalt grundbeløb én gang pr. dag pr. ledsager. Kørsel i ferier og på lukkedage I forbindelse med ferier skelnes mellem skoler og institutioner. Skoler følger et fast skema og har en feriekalender. Feriekalenderen definerer antallet af effektive køredage som udgangspunkt vil der være 200 skoledage pr. år. Antallet af skoledage kan variere alt efter hvornår fridage/lukkedage placeres. Ligeledes for institutioner er der tilknyttet en feriekalender. Nogle institutioner har åben hele året, mens andre f.eks. holder lukket mellem jul og nytår m.v. Specielt inden for skoleområdet kan der på lukkedage blive tale om reduceret kørsel, hvilket betyder, at et mindre antal brugere skal køres til/fra skole i ferieperioderne. For denne kørsel skal operatøren opgøre timeforbruget pr. dag og fremsende månedlig faktura til Movia herfor. Timerne afregnes til de i kontrakten aftalte priser for fast kørsel efter, Movia har godkendt timeforbruget. Fakturaen skal ud over opgørelse af tidsforbrug/ruteliste indeholde oversigt over, hvilke brugere der er kørt de enkelte dage. 7.2 Regulering af antal vogntimer m.v. Det i kontrakten aftalte antal vogntimer på en enhed kan reguleres i op-eller nedadgående retning, hvis antallet af brugere ændres jf. nedenstående. Ændringer i antal af vogntimer kan foretages ved udgangen af hvert kvartal samt i forbindelse med starten af hvert nye skoleår, såfremt antallet af kørte brugere er ændret med mere end +/- 5 % i forhold til sidste gang, antallet af vogntimer blev ændret. Ændringen medtages fra og med først kommende afregning herefter. Eksempel På en skole går 40 brugere, der alle kører ugens 5 dage. Brugertallet ændres til 41 eller 39, uden at der ændres i afregningen. Såfremt brugertallet ændres til 42 eller 38, skal der reguleres i antallet af vogntimer. Operatøren skal fremsende ruteplaner for det nye antal kørsler, som skal afspejle ændringen i tidforbruget. Reguleringen af vogntimerne vil herefter blive forhandlet. Timerne afregnes til den i kontrakten aftalte pris for fast kørsel.

22 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side Indberetning af korrektioner Såfremt den af Movia fremsendte afregning ikke stemmer overens med operatørens notater, skal der straks og inden 8 dage gives besked herom til Movia. Evt. korrektioner vil i det omfang, de imødekommes, blive medtaget i førstkommende afregning. 7.4 Bortfald af betaling Betalingen bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade eller lignende. Dette gælder, uanset om ovennævnte forhold rammer operatøren direkte eller rammer leverandører, underleverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 7.5 Regulering af betaling Priserne, oplyst på tilbudsblanketten, reguleres efter et reguleringsindeks, som på tidspunktet for tilbudsafgivelse er sammensat af nedenstående delindeks på følgende måde: 1) 9,71 % Forbrugerprisindeks ( Pris6 ) Diesel og motorolie. 2) 90,29 % Lønindeks for den private sektor ( ILON2 1. kvt = 100, sæsonkorrigeret). 100,0 % Total Kilde: Den aftalte tilbudssum reguleres for udviklingen i det vægtede reguleringsindeks fra tidspunktet for tilbudsafgivelse (prisniveau gennemsnit af 4. kvartal 2012) og indtil tidspunktet for kontraktens udløb, jf. det nedenstående eksempel og illustration af principper. Reguleringen vil ske 4 gange årligt pr. kvartal - på grundlag af ovennævnte delindeks - første gang ved driftsstart pr. 1. august Reguleringen vil ske med den procentsats, der svarer til den procentuelle ændring i det vægtede reguleringsindeks. Reguleringsindekset pr. kvartal udregnes som et gennemsnit. Reguleringen sker hhv. 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober med udgangspunktet i de senest offentliggjorte indeks. Regulering vil ske inden 5 hverdage. Der foretages ikke efterregulering. Diesel og motorolie indekset offentliggøres pr. måned. Lønindekset offentliggøres pr. kvartal - normalt i månederne februar, juni, august og november. Forsinkelser i offentliggørelsen af de enkelte delindeks vil betyde forskydninger i tidspunktet for regulering. Hvis de enkelte delindeks ændrer indhold eller bortfalder i kontraktperioden, forbeholder Movia sig ret til at indsætte et andet tilsvarende indeks.

23 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 23 Eksempel Tilbud afgivet på 350,- kr. pr. time, prisniveau 1. kvartal 2012, driftsstart november Afregning for november og december 2012 (4. kvt.): Når kørslen starter i november, er sidst kendte og offentliggjorte indeks for både diesel og motorolie og løn formentlig indeks for 2. kvartal 2012, hvilket betyder, at prisen på de 350,- kr. vil blive ændret med udviklingen fra 1. kvartal til 2. kvartal. Model: Tilbudt timepris x indeks 2. kvartal 2012 Indeks 1. kvartal 2012 = ny timepris Hvilket betyder 350,- x 100,66 100,00 = kr. 352,30 Afregning for januar, februar og marts 2013 (1. kvt.): I november måned 2012 blev nyt indeks for 3. kvartal offentliggjort, og prisen på de tilbudte 350,- kr. vil blive ændret med udviklingen fra 1. kvartal 2012 frem til 3. kvartal Ny timepris: 350,00 x 101,18 100,00 = kr. 354,13 Der foretages ingen efterregulering af ovennævnte afregninger. Illustration af principper Principperne illustreres af nedenstående eksempel. Vi tager udgangspunkt i eksemplet fra før. Idet der reguleres kvartalsvis, skal også reguleringsindekset opgøres kvartalvis. Tabel 1 viser de faktiske indeks i de relevante kvartaler, som er fremkommet ved at tage gennemsnittet af summen af de faktiske indeks i de enkelte måneder. Eksempel: Indeks for diesel og motorolie 1. kvartal: 174,90 (jan.) + 177,50 (feb.) + 180,60 (mar.) 3 = 177,67 Tabel 1 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 122,60 122,80 123,10 123,70 Diesel og motorolie 177,67 173,40 178,73 175,30

24 FR3 Udbud af Flextrafik Rute Side 24 Tabel 2 viser udviklingen i de i tabel 1 viste indeks, når 1. kvartal 2012 sættes lig 100. Tabel 2 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 100,00 100,16 100,41 100,90 Diesel og motorolie 100,00 97,60 100,60 98,67 Tabel 3 viser udviklingen i det beregnede reguleringsindeks (1. kvartal 2012 = 100), når de forskellige indeks vægtes i forhold til udviklingen i tabel 2. Tabel 3 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2012 Lønindeks 90,67 90,82 91,04 92,41 Diesel og motorolie 10,08 9,84 10,14 9,94 I alt 100,75 100,66 101,18 102,35 Alle mellemregninger udføres uden afrunding, og det samlede reguleringsindeks afrundes med 2 decimaler. 8. Kontraktperiode og kontraktindgåelse Movia vil efter tildelingen indgå kontrakt med operatøren. Udbudsvilkårene vil indgå i kontrakten og således indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget. Kørslen efter de indgåede aftaler påbegyndes den 1. august 2013 og vil strække sig til og med 30. september Kontrakten er for begge parter uopsigelig i hele den aftalte kontraktperiode, se dog Kontrakten. Måtte en institution i kontraktperioden imidlertid blive lukket, vil den del af kontrakten, som måtte indeholde denne kørsel, ophøre. Dette vil kunne ske med et varsel på 6 måneder. Kontrakten kan af Movia forlænges med op til 2 år på uændrede vilkår. Movia kan udnytte denne option, hvis det meddeles operatøren med mindst 3 måneders varsel. Denne forlængelse af kontraktperioden kan ske op til 4 gange med 6 måneder ad gangen. Ved udløb af kontraktperioden har Movia ikke pligt til at overtage nogen del af operatørens faste ejendom, vogne, opstillingsplads/garage, radio og telefonudstyr eller andet. 9. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for operatørens opfyldelse af kørselsaftalen stilles gennem anerkendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 5 % af den ved kontraktindgåelse estimerede årlige kontraktværdi. Garantien skal stilles senest 14 dage efter kontraktindgåelse og indestå 3 måneder efter kontraktperiodens udløb, medmindre der forinden er rejst krav mod garantien.