BAT Din bus på Bornholm

Transkript

1 BAT Din bus på Bornholm Udbudsbetingelser OST 1 Udbud af offentlig service trafik. Garanti / variabel Trafikselskabet BAT Oktober 2014 Oktober 2014 S. 1

2 Udbudsmaterialet indholdsfortegnelser : 1. Indledning side 2 2. Udbuddets omfang side 3 3. Vogne side 6 4. Kørsel under kørselskontoret side Personaleforhold side Kørslens udførelse og driftskvalitet side Sociale klausuler side Afregning side Kontraktperiode og kontraktindgåelse side Afgivelse og vurdering af tilbud side Aktindsigt offentliggørelse side Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser side 22 Bilag 1 - Definitioner og andre informationer side Indledning Trafikselskabet BAT (i det følgende benævnet BAT) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11.april 2010 (Trafikselskabsloven) som en kommunal afdeling i Bornholms Regionskommune. BAT skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan BAT efter aftale med Bornholms Regionskommune varetage opgaver vedrørende indkøb og drift af trafik, som Bornholms Regionskommune skal varetage efter anden lovgivning. BAT Servicetrafik (i det følgende kaldet S-trafik) administrerer følgende kørselsordninger: A: Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning B: S-trafik med betalende passagerer C: Kørsel for Bornholms Regionskommune f.eks kørsler til dagcentre, kørsel efter sundhedsloven,, visiterede brugere samt lign. D: S-trafik rute bl.a. med specialkørsel af børn, unge og øvrige brugere. Oktober 2014 S. 2

3 BAT bestræber at koordinere turene i disse kørselsordninger i størst muligt omfang på tværs af kørselsordningerne, hvorfor de enkelte operatører skal udføre flere former for kørsel. Omfanget af ovennævnte kørsler for Bornholms Regionskommune forventes at være uændret med svagt faldende tendens i kontraktperioden. Kørslen foretages på hele Bornholm og der kan forekomme ture til det øvrige Danmark. Kørsel for kunder, der er omfattet af lignende kørselsordninger fra det øvrige Danmark, kan blive en del af kørselsopgaven. Kørslen tilbydes i tidrummet fra kl alle dage og med undtagelse af kørsler i kørselsordning B bringes kunderne som hovedregel fra dør til dør. Til bestilling og afvikling af ture er oprettet et kørselskontor hos BAT. Turene samordnes og koordineres løbende af kørselskontoret. 2. Udbuddets omfang Garantibiler: Der udbydes ca garantitimer samt 5000 rådighedstimer på hverdage pr. år. Til denne kørsel skal benyttes i alt 11 liftvogne af type 4 eller 6. Garantivognene forventes at køre alle kørsler under S-trafik rute samt dagcenterkørsel og visiterede borgere til gentagne behandlingstilbud. Herudover vil de garanterede timer blive fyldt op med ture fra andre kategorier. Udbuddet på garantivogne er opdelt i 6 udbudsenheder, der hver omfatter 1-2 vogne. Hertil er der option på alle enheder med ca. samme kørselsomfang. Det vil sige, at BAT kan udvide kørslen med 1 vogn pr. udbudsenhed i kontraktens første 6 måneder, med et varsel på 2 måneder, til de i kontraktens aftalte vilkår. De garanterede timer vil være på hverdage. Der skelnes mellem skoledage (200) og andre hverdage (ca.50). Der vil ikke være garantikørsel på helligdage og lørdage/søndage bortset fra Udbudsenheder på garantibiler har følgende indhold: Oktober 2014 S. 3

4 Enhed 1: Hjemsted: Rønne Antal vogne: 2 Dage: Hverdage samt 24.december Tidsrum: Enhed 2: Hjemsted: Rønne Antal vogne: 2 Dage: Hverdage samt 24.december Tidsrum: Enhed 3: Hjemsted: Åkirkeby Antal vogne: 2 Dage: Hverdage samt 24.december Tidsrum: Enhed 4: Hjemsted: Allinge Antal vogne: 2 Dage: Hverdage samt 24.december Tidsrum : Enhed 5: Hjemsted: Østermarie Antal vogne: 2 Dage: Hverdage samt 24.december Tidsrum: Enhed 6: Hjemsted: Nexø Antal vogne: 2 Dage: Hverdage smat 24.december Tidsrum: Hovedparten af alle ture ligger erfaringsmæssigt i tidsrummet Hver vogn vil blive planlagt og fordelt på følgende måder gældende alle udbudsenheder: Oktober 2014 S. 4

5 Skoledage: 6 sammenhængende garantitimer og 2 rådighedstimer pr. dag, (Den første og sidste time på vognløbet er rådighedstimer, hvilket vil sige at vognen er til BAT s rådighed. BAT giver ikke garanti for betaling af rådighedstimer.) eller 2 perioder af 3 garantitimer med 1 rådighedstime tilknyttet hver periode. De 2 perioder vil maksimalt strække sig over et 12 timers forløb i udbuds enhedens tidsbånd. Hverdage ikke skoledage Minimum 3 sammenhængende garantitimer og 2 rådighedstimer pr. dag, (Den første og sidste time på vognløbet er rådighedstimer, hvilket vil sige at vognen er til BAT s rådighed. BAT giver ikke garanti for betaling af rådighedstimer.) eller 2 perioder af 3 garantitimer med 1 rådighedstime tilknyttet hver periode. De 2 perioder vil maksimalt strække sig over et 12 timers forløb i udbuds enhedens tidsbånd. Herudover har operatøren mulighed for med sine garantivogne at byde på den variable kørsel og køre efter denne aftale i de perioder, der ligger uden for garanti- og rådighedsperioden. Variabel kørsel: Den udbudte kørsel er variabel, hvilket betyder, at BAT ikke garanterer nogen fast mængde af kørsel til den enkelte operatør, der indgås kontrakt med. Der udbydes betjeningen af ca ture i udbudsperioden fordelt på hele Bornholm. For at kunne opretholde forsyningen af disse ydelser og samtidig sikre en rentabel kollektiv trafik, forventes det at indgå kontrakter med vogne fordelt i følgende 5 hjemstedsområder: Oktober 2014 S. 5

6 Rønne Åkirkeby Allinge Nexø Østermarie Kørslen vil foregå alle dage i tidrummet Det vil således udelukkende være køretøjer med variabel kontrakt, der udfører ture i weekender og på Helligdage bortset fra den 24. december. Den 24.december vil alle køretøjer med kontrakter fra dette udbud skulle udføre primært handicapkørsel for BAT. De enkelte køretøjer vil skulle køre i tidsbånd på maksimalt 12 timer. inkl. pause på op til 3 timer. 3: Vogne De vogne, der skal anvendes til kørslen, skal være egnede til opgaven og må maksimalt være 8 år gamle i kontraktperioden. Der kan i særlige tilfælde gives dispensation til at vognen kan overstige 8 år i kontraktperioden. BAT vil hvert tilfælde vurdere bilens stand forud for en eventuel dispensation. Derudover skal vognene være vel vedligeholdte, rene og fremtræde præsentable gennem hele kontraktperioden. BAT har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstandard. Vogne og udstyr skal til enhver tid opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. Vogntyper og materiel: Der kan bydes med følgende køretøjer på Variabel kørsel Type 1 lav vogn (sedan/stationcar) med plads til 4 personer udover fører og være udstyret med mindst 4 døre og have plads til minimum 2 rollatorer eller tilsvarende bagage Oktober 2014 S. 6

7 Type 2 - Stor vogn med plads til mindst 6 personer udover fører og være udstyret med mindst 4 døre og have plads til minimum 2 rollatorer eller tilsvarende bagage. Type 3 Liftvogn med plads til mindst 6 personer heraf en kørestolsbruger udover fører og plads til nødvendige personlige hjælpemidler. Type 4 Liftvogn med plads til mindst 6 personer og 2 kørestolsbrugere udover fører. Mindst en kørestolsplads skal være placeret foran bagakslen. Type 6 Bus med lift med plads til mindst 9 personer og 3 kørestolsbrugere udover fører. Mindst en kørestolsplads skal være placeret foran bagakslen. Garantivogne: Der kan bydes med følgende køretøjer på Garantivogne: Type 4 og Type 6 som beskrevet ovenfor. Fælles krav for alle vogne med lift. Vognene skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til tranport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal være minimum 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i alt slags vejr. Der skal være afkørselsstop på lift. På nye liftvogne skal liften totalt kunne minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ind- og udstigning kan foregå ubesværet med dør mål med en bredde på mindst 90 cm og en højde på 170 gældende for både side- og bagdøre. Indstigningstrin skal være så lave som muligt og afstanden mellem vognen gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være fremadrettede og udstyret med nakkestøtte og 3-punktsseler. Oktober 2014 S. 7

8 Liftvogne skal være udstyret med en transportstol med fodstøtte, som skal kunne benyttes af dårligt gående personer og disse skal kunne benytte stolen under transporten. For at øge liftvognenes konkurrencemuligheder ved tildeling af ture under variabel kørsel, vil der blive brugt et fradrag i sammenligningsprisen på kr. 25. Vognen vil blive afregnet til den tilbudte pris. Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med nedenstående udstyr, som til enhver tid skal overholde kravene i dansk lovgivning: GPS system med nyeste kort kortversion Håndfri mobilforbindelse. Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit til minimering af smittefare samt sikring af god hygiejne i vognen. Kundemateriale udleveret fra BAT, som udleveres på kundens forlangende. Tydelig operatørmarkering på vognens højre side. Udstyr til modtagelse af ture samt løbende geografisk placering af køretøj evt. via app udleveret fra BAT. Minimumskrav til udstyr er mailmodtagelse af turlister og ændringer samt mulighed for app- installation og brug af disse under drift. Smartphones vil kunne anvendes. Anskaffelse drift og vedligeholdelse af dette udstyr påhviler operatør ved indgåelse af kontrakt på variabel kørsel. Garantivogne kan få udleveret tablet incl. mobiltelefon og nødvendig software ved kontraktstart, hvis vognen i forvejen ikke har det beskrevne udstyr. Det af BAT udleverede udstyr skal tilbageleveres i brugbar stand ved afslutning af kontraktperioden. Omkostninger til mobiloperatør samt installation i vogn afholdes af garantivognen. Oktober 2014 S. 8

9 Fastgørelse af kørestole m.m. Kunder i kørestole skal være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Alle vogne indrette til kørestolstransport skal således være forsynet med det fornødne antal fastspændelsesudstyr. Kørestole skal fastspændes med minimum to hold foran stolen og 2 hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastspændes efter forskrifterne, skal kunden transporteres på et fast sæde eller i den af vognen medbragte transportstol. Såfremt dette ikke er muligt må kunden ikke befordres og kørselskontoret skal underrettes. Alle kunder der transporteres på de faste sæder skal være fastspændte i 3- punktssikkerhedssele eller det af kunden medbragte udstyr f.eks. barnestol. Byder bedes oplyse, om der fast vil være selepuder i vognen til brug ved transport af børn under 135 cm. Vognrengøring Det forventes at vognene fremtræder rene ved kørsel for BAT både ude og indvendigt. Ud over den daglige rengøring af vognen skal der gennemføres hovedrengøring med passende mellemrum. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er BAT uvedkommende. Øvrige krav: Operatøren sørger selv for opstillingsplads til sine vogne og afholder selv alle omkostninger forbundne hermed. Vogne, der udfører S-trafik, skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15.november til og med 31.marts. Rygning (herunder E cigaretter og lignende) er på intet tidspunkt tilladt i forbindelse med kørsel for BAT. Det skal tilstræbes, at de til BAT tilbudte vogne er fuldstændig røgfri også når de udfører kørsel uden for kontrakt med BAT. Der må ikke føres nogen form for private telefonsamtaler, når der transporteres kunder. Oktober 2014 S. 9

10 Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer på vognene. Reklamerne skal være lovlige og følge almindelige reklameetiske normer og kodeks. Operatøren kan frit skifte vogn i kontraktperioden hvis den tilbudte funktionalitet opretholdes. BAT skal underrettes ved skift af vogn. 4: Kørsel under kørselskontoret Kørselskontoret er organisatorisk placeret hos BAT og er ansvarlig for modtagelse af bestillinger af ture, planlægning af kørsel, kontakt til bestillende myndigheder samt udsendelse af kørselsordrer til den tilknyttede vognpark. Den enkelte operatør og dennes chauffører er således ikke involveret i modtagelse af turbestillinger og planlægningen af kørsel. Det forventes, at operatøren aktivt deltager i arbejdet med at optimere kørslerne, således at de befordrede borgere får den bedst mulige service. Kørselsplanlægning Kørselskontoret bruger Frogne - systemet som planlægnings- og afviklingssystem. Planlægningen har som mål, at kørslen udføres af de køretøjer som bedst og billigst kan udføre opgaven. Planlægningen tager hensyn til en lang række faktorer der afgør, hvilke biler der skal udføre turene. Den økonomiske gevinst ved at samle planlægningen i kørselskontoret opnås ved At tomkørsel minimeres At der sidder flere passagerer i vognene på samme tidspunkt En stor del af den samlede kørselsopgave er faste ture og disse fordeles hovedsagligt til garantivogne. Her tilstræbes, at den samme vogn kører samme faste ture dagligt, da brugergrupperne på disse kørsler har behov for en høj grad af kontinuitet. Derfor forventes det også, at garantivognene bemandes med en fast chauffør, der betjener vognen på minimum alle skolehverdage. Turene planlægges og fordeles elektronisk til garantivognene dagen før den planlagte kørsel ca. kl Er der flere kørselsordrer end garantivognene kan dække, planlægges ekstra vognløb til udførelse af de variable vogne. Færdig planlagte vognløb fremsendes ligeledes kl. Oktober 2014 S. 10

11 ca dagen før udførelse til den valgte operatør. Tildelingen af disse vognløb foregår ud fra køretøjets funktionalitet geografi og laveste samlede pris. Ture, der bestilles til udførsel samme dag, forsøges først tildelt til ledig kapacitet på garantivogne og variable biler, der er i drift på turbestillingstidspunkt. Er der ikke ledig kapacitet tildeles turen til variable biler, der er tilmeldt til kørselskontoret på den givne dag. Tildelingen af disse ture foregår ud fra de ledige tilmeldte køretøjers funktionalitet geografi og laveste samlede pris. Tildelte ture fremsendes elektronisk eller telefonisk. Da der løbende indgår nye kørselsordrer, kan der ske ændringer i de planlagte vognløb, hvorfor de fremsendte vognløb kan ændres i indhold i driftsperioden. Driftsovervågning Operatøren og den enkelte chauffør har pligt til selv at løse problemer i afviklingen af kørslerne. Kan problemer ikke umiddelbart løses af operatør/chauffør kontaktes kørselskontoret. Kørselskontoret har til opgave at overvåge den samlede drift og løse problemer, der ikke kan løses af operatør/chauffør. Det skal bemærkes, at kørselskontorets overordnede overvågning ikke fritager operatøren for ansvaret for overvågning af egen drift. Andre kunder i vognene Der må ikke være andre kunder i vognene under udførelse af S-trafik uden forudgående aftale med BAT. 5: Personaleforhold Det er et krav, at operatørens drift sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med alle gældende lovgivninger. Operatøren skal i kontraktperioden kunne redegøre for, efter anmodning, hvordan arbejdsmiljølovgivningen krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. Hvis operatøren i kontraktperioden får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af BAT, skal disse uden ophold indberettes til BAT. Oktober 2014 S. 11

12 Operatøren skal være i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr af 12/11/2012) eller i henhold til taxaloven (LBK nr.107 af 30/01/2013). Et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der henvises her til buslovens 18.stk.2 og taxalovens 5.stk.5. I tilfælde, hvor BAT eller Bornholms Regionskommune bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsens stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen. Operatøren er forpligtet for at arbejde for, at chauffører og andre medarbejdere i virksomheden har et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Uddannelse Operatøren skal sørge for, at ingen chauffører sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for BAT, inden de har erhvervet den nødvendige uddannelse i køretøjernes funktionalitet samt i den helt nødvendige forståelse for de kundegrupper, som vil blive transporteret i S-trafik. Herudover skal alle chauffører gennemgå og bestået AMU-kurset "Befordring af sygdoms- og alderssvækkede passagerer". Der kan dispenseres for gennemførelsen af ovennævnte kursus, hvis der fremlægges dokumentation for tilmelding for første ledige kursus. Kursusbevis eller dispensation skal altid medbringes under kørsel. Hvis operatøren eller chauffører har et tilsvarende eller højere uddannelsesniveau accepteres dette. Det skal dog dokumenteres for BAT for den enkelte medarbejder samt medbringes under kørsel. Det er operatørens ansvar at chauffører har det fornødne lokalkendskab samt er uddannet i brug af det nødvendige elektroniske udstyr til udførsel af kørselsopgaven. Øvrige krav til operatør samt chauffører. Alle chauffører, der udfører S-trafik for BAT, skal være velsoignerede og præsentable, bære uniform, optræde venligt og kunne tale og forstå dansk, samt være i stand til at hjælpe passagererne i tilstrækkeligt omfang med fokus på høj kvalitet og sikkerhed. Chaufførerne skal ligeledes have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Oktober 2014 S. 12

13 Operatøren skal, efter anmodning fra BAT, indhente straffeattest for chaufførerne. BAT betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe, og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for BAT. Da chauffører, der udfører S-trafik for BAT, kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Derfor er det et krav, at chauffører der udfører denne kørsel har rene børneattester. Det er operatørens ansvar, at alle chauffører har ren børneattest. Operatøren skal uden ophold fjerne en medarbejder, som ikke har en ren straffeattest og samtidig informere BAT herom. Overtrædelse af ovennævnte kan have kontraktretslige konsekvenser. Operatøren og dennes medarbejdere kan under udførelse af S-trafik få kendskab til forhold, som kan være underlagt tavshedspligt. Overtrædelse af denne kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en medarbejder hos operatøren giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra kunder, kan BAT kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Ved indgåelse af kontrakt skal tilbudsgiver indgive dokumentation for besiddelse ad de nødvendige tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring, såfremt dette ikke er indsendt i forbindelse med tilbudsgivning. Samtidig skal BAT modtage dokumentation for gyldig erhvervsansvarsforsikring og registreringsattester. 6: Kørslen udførelse og driftskvalitet. Operatøren samt dennes medarbejdere skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som BAT fastlægger. Når der er tildelt kørsel, skal de elektroniske kommunikationsmidler være tændt mindst 5 min. før driftsstart og vognen skal være anmeldt. Vogne, der har udstyr der kan kommunikere direkte med BAT s Fognesystem, skal ligeledes anmelde vogne i systemet samt foretage elektronisk registrering af ankomst hos kunder. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen af den tildelte kørsel og de nødvendige driftsmæssige dispositioner forbundet hermed. Operatøren skal selv sørge for vagtplanlægningen for de tilknyttede chauffører. BAT vil, i samarbejde med den enkelte operatør, forsøge at planlægge kørselsaktivitet på garantivogne, så arbejdstidstilrettelæggelsen i den tilknyttede overenskomst kan Oktober 2014 S. 13

14 overholdes. Det er operatørens entydige ansvar at denne overholdelse sker uanset tildelingen af kørsel. Det er et krav, at vognen befinder sig på hjemstedet ved tidsbåndets begyndelse. Kørslen skal altid udføres efter det af kørselskontorets planlagte forløb. I forbindelse med faste kørsler, forventes det at operatøren aktivt deltager i optimerende planlægning, således at brugerne oplever så kort transporttid som muligt. For de variable biler gælder, at det altid er den hurtigste vej mellem stoppene på vognforløb der er beregningsgrundlag. Det giver ikke ekstra betaling, hvis operatøren vælger en anden og langsommere vej. Opståede forsinkelser skal straks søges afhjulpet. Hvis det ikke kan ske, gives besked til kørselskontoret, der vurderer om der skal ske ændringer i det planlagte forløb. Operatøren er altid ansvarlig for kørslen planmæssige gennemførelse, medmindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller forhindre, hindrer dette. Såfremt en vogn må tages ud af driften uanset årsag, er det operatørens ansvar straks at indsætte reservemateriel med samme funktionalitet. Det accepteres at reservemateriellet kører i op til 3 dage. Kørsel med reservemateriel udover denne periode skal der skriftligt anmodes om tilladelse til med angivelse af årsag og forventet varighed. Der skal foreligge en skriftlig godkendelse fra BAT for at godkendelsen er givet. Hvis en operatør, uanset årsag, ikke er i stand til at gennemføre en udmeldt kørsel, skal det straks meddeles kørselskontoret. Hvis operatøren ønsker at få lagt pauser i garantiperioderne skal det på forhånd oplyses til BAT. Pauserne lægges i ind som flydende pause, der passer ind i den overordnede planlægning. Ønskede pauser betales ikke af BAT. Vognløbet vil kunne blive tidsmæssigt udvidet med den ønskede pauses længde. Det skal præciseres, at alene gennemført kørsel betales. Såfremt kørsel ikke gennemføres som aftalt gentagne gange, kan kontraktens bestemmelser om misligholdelse tages i anvendelse. Kundeservice BAT lægger vægt på, at kunderne oplever en god og forsvarlig transport. Oktober 2014 S. 14

15 Chaufføren skal ved afhentning og aflevering hjælpe kunden ind og ud af vognen sammen med kunden ejendele og eventuelle hjælpemidler. BAT forventer, at chaufføren selv kan vurdere den enkelte situation og udvise passende konduite. Chaufføren skal ved forsinkelser på mere end 15. min i forhold til det aftalte, kontakte kunden pr. telefon og oplyse om det forventede ankomsttidspunkt. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudses problemer, der ikke vil kunne afhjælpes af chaufføren, skal kørselskontoret kontaktes med henblik på en eventuelt omorganisering af kørslen. Det er operatørens ansvar at fundne glemte sager i køretøjerne mærkes med de nødvendige oplysninger og afleveres til kørselskontoret hurtigst muligt eller afleveres til kunden, hvis dette er muligt. Kvalitet i kørselsopgaven BAT ønsker så høj kvalitet i udførelsen af kørselsopgaven som muligt og vil løbende fortage stikprøver på de i nærværende udbudsmateriales krav. Ved konstatering af manglende opfyldelse i henhold til det aftalte, vil BAT kunne bringe misligholdelsesbestemmelserne i kontrakten i anvendelse. Operatøren skal have en døgnbetjent vagttelefon, hvor det er muligt for BAT at kunne give og søge informationer, der vedrører driften. Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at oplyse BAT om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren skal umiddelbart underrette kørselskontoret om alle uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som kan have betydning for kunderne. Ved driftsuheld skal BAT endvidere modtage skriftlig redegørelse for uheldet inden for 24 timer af hensyn til besvarelse fra involverede parter samt presse. Ved skriftlige kundehenvendelser vil operatøren få 3 dage til at lave en udtalelse, inden BAT besvarer kundehenvendelsen. Oktober 2014 S. 15

16 7: Sociale klausuler Opgaven er ikke omfattet af bestemmelser om sociale klausuler, herunder uddannelses- og praktikpladser, idet der er lovgivningsmæssige krav til at chaufførpersonale skal være uddannet til opgaven. 8: Afregning Betalingen for den udførte kørsel beregnes løbende på daglig basis pr. vogn. Der betales udelukkende for den faktiske tid beregnet fra afgangstid fra hjemadresse og til tilbagekomst på hjemadresse gældende for de variable biler. Der betales for minimum 15 minutter beregnet i forhold til den tilbudte driftstimepris for de variable biler. For garantibiler betales minimum for de garanterede timer pr. dagstype og for det faktiske tidsforbrug i rådighedstimerne. Der betales fra afgangstid fra hjemkomstadresse til tidspunkt for ankomst på hjemadresse. Der betales kun for rådighedstimer i det omfang, der er udført kørsel i disse tidsrum. Alt afregningstid betales med den tilbudte timepris. Tidsberegningen vil være baseret på den samlede driftstid, som er udtryk for den samlede køre vente og servicetid. Vente- og servicetid er den tid, der bruges af chaufføren i forbindelse med afhentning og aflevering af kunder, samt beordrede ophold uden for vognens hjemsted. Der er fastsat vente- og servicetider i forbindelse med afhentning og aflevering af de enkelte kunder samt på de forskellige faste kørselslokationer. Vente- og servicetid afregnes til den tilbudte driftstimepris. Ved månedens afslutning udarbejdes en samlet opgørelse over den udførte kørsel. Betaling for den præsterede kørsel udført i forrige måned fremsendes senest den 15. bankdag i måneden. Opgørelsen af den præsterede kørsel vil indeholde de nødvendige oplysninger, så operatøren kan kontrollere beregningen. Hvis der ønskes korrektioner af afregningsgrundlaget pr. driftsdag, skal der indberettes efter den af BAT udarbejdede procedure. Der korrigeres ikke for ændringsønsker på under 5 min. pr. driftsdag, hvorfor operatøren skal tage hensyn til dette i den tilbudte driftstimepris. Alle korrektionsindberetninger skal kunne verificeres af GPS positioner. Det er operatørens ansvar at fremskaffe GPS-positioner, hvis BAT ikke har disse i egne systemer. Korrektionsindberetninger, der ikke kan GPS-verificeres afvises. Oktober 2014 S. 16

17 Minimumskravene til dokumentationen fordrer tydelighed (kort) og have en frekvens på minimum 1.minut pr. GPS position. Derudover skal der afgives en fyldestgørende forklaring på årsagen til merforbruget af tid. Korrektionsindberetninger skal være BAT i hænde senest 3 døgn efter forsinkelsen er opstået. Senere modtagelse accepteres ikke og korrektioner vil således ikke blive honoreret. BAT anbefaler at korrektionsindberetninger fremsendes så tæt på den opståede hændelse som muligt, så BAT har mulighed for at behandle henvendelsen inden månedens afregningsgrundlag fremsendes. Eventuel egenbetaling fra kunder vil blive modregnet i betalingen for den præsterede kørsel. Bortfald af betaling Betalingen bortfalder, hvis kørslen er indstillet på grund af arbejdskonflikt, blokade, ekstreme vejrforhold eller lignende. Dette gælder, uanset ovennævnte forhold rammer operatøren direkte eller rammer leverandører eller andre, der medvirker til opfyldelse af kontrakten. 9: Kontraktperiode og kontraktindgåelse BAT vil efter tildelingen indgå kontrakt med operatøren. Udbudsvilkårene vil indgå i kontrakten, og således indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget. Kørslen efter de indgåede aftaler påbegyndes den 1.januar Den udbudte kørsel vil omfatte 1-årige kontrakter og kontraktperioden vil således strække sig til og med 31.december BAT har ret til at forlænge kontraktperioden frem til og med 31.juli 2016 på uændrede vilkår. BAT kan udnytte option om forlængelse, hvis det meddeles operatøren senest den 31.oktober Den tilbudte driftstimepris vil ikke blive reguleret i kontraktperioden. Ved udnyttelse af option om forlængelse opreguleres driftstimeprisen med 1% med virkning fra 1.januar Oktober 2014 S. 17

18 For garantibiler er kontrakten for begge parter uopsigelig i hele kontraktperioden bortset fra, hvis der er tale om misligholdelse og overtrædelse af øvrige juridiske bestemmelser og kontrakten. For kontrakter omhandlende variabel kørsel kan kontrakten opsiges af operatøren med 45 dages varsel. Ved udløb af kontraktperioden har BAT ingen pligt til at overtage nogen del af operatørens faste ejendom, vogne, opstillingsplads/garage, radio og telefonudstyr eller andet. 10: Afgivelse og vurdering af tilbud. Bydere Aftale om kørsel kan indgås med enkeltpersoner som et selskab eller en anden juridisk person. Byderen, for selskaber den ansvarlige leder, skal opfylde de kvalifikationskrav, der stilles i henhold til gældende lovgivning på området, og skal have tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring. Der vil alene være tale om tilladelse til EP eller Offentlig Service Trafik samt bus- og taxikørsel. Den udbudte kørsel er almindelig rutekørsel og kan derfor udføres med busser som taxi. Tilbudsgivere skal indsende kopi af registreringsattest til BAT inden driftsstart. Vogne, som kører på taxitilladelse tilknyttet et bestillingskontor, er undtaget. Her indsendes i stedet dokumentation for tilladelse til bestillingskontor. På forlangende skal byderens økonomiske og faglige baggrund dokumenteres. Disse oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Hvis byderen er bosat i udlandet, skal der opgives navn på en person med bopæl eller hjemsted i Danmark, som kan foretage økonomisk bindende dispositioner på byderens vegne, mod hvem søgsmål kan rettes på byderes vegne, og med hvem alle forhandlinger kan føres, og alle meddelelser gives med bindende virkning for byderen. Oktober 2014 S. 18

19 Afgivelse af tilbud Udbuddet foretages som offentligt udbud i henhold til EU's forsyningsvirksomhedsdirektiv 2004/17/EF af 31.marts 2004 og udbudsmaterialet består af: Udbudsbetingelserne inkl. bilag Tilbud skal afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav og bestemmelser.. Tilbud baseret på anden kontraktperiode eller andre kontraktvilkår accepteres ikke. Tilbud skal afgives på dansk, ligesom al efterfølgende kommunikation, skriftlig såsom mundtlig under den senere driftsperioden, skal foregå på dansk. Alle de i udbudsmaterialet omhandlede ydelser skal udføres i fuld overensstemmelse med dansk lovgivning. Alle prisangivelser i nærværende udbudsmateriale er inkl. dansk moms, med mindre andet er aftalt. Tilbudsblanketten kan rekvireres ved skriftlig henvendelse til: post@bat.dk Ved afgivelse af tilbud skal den rekvirerede tilbudsblanket anvendes og der skal afgives en pris for en driftstime. Den tilbudte driftstimepris vil også være gældende for optioner på ekstra vogne. Der skal angives driftstimepriser for følgende tidsperioder: Mandag til fredag Øvrig tid (herunder helligdage) Driftstimeprisen skal omfatte samtlige ydelser, som operatøren skal levere- f.eks reservevogne, administration, telefonvagt, omkostninger til forlangte hjælpemidler samt kommunikationsudstyr m.m.. Tillæg accepteres ikke. Samtlige priser skal angives i danske kroner samt være inkl. eventuel moms og alle afgifter. For garantivogne kan der afgives tilbud på en eller flere af de udbudte enheder samt kombinationer heraf. Ved afgivelse af kombinerede tilbud skal der samtidig afgives tilbud på de enkelte udbudsenheder, der indgår i kombinationen. Oktober 2014 S. 19

20 Der kan ikke afgives tilbud på udbudsenheder- udover de ovenstående kombinationsbud- som indeholder forbehold om, at andre udbudsenheder vindes. Foruden prisen skal der på tilbudsblanketten oplyses specifikke forhold såsom tilbudt vogntype og hjemstedsadresse/hjemstedsområde. Fuldstændige kort over de af BAT fastlagte hjemstedsområder kan rekvireres ved skriftlig henvendelse til: Bydere på variabel kørsel, der repræsenterer et bestillingskontor, skal angive hvor mange af de enkelte vogntyper der tilbydes som rådighedsbiler. Bemærk, at der ved tilbud på variabel kørsel med vogne, der også indgås kontrakt omhandlende garantikørsel med, skal have samme hjemstedoplysninger. Vognens funktionalitet skal ligeledes være identisk uanset hvilken kontraktform der køres under. Tilbud, der skal være bindende til 1.januar 2015, skal være BAT i hænde senest: Onsdag den 26. november 2014 kl Tilbud skal mærkes: Tilbud- borgerbefordring. Må ikke åbnes af postafdelingen og sendes eller afleveres til: BAT Munch Petersens Vej Rønne Att. Lars Bjørn Høybye Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet/forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige spørgsmål skal stilles skriftligt til BAT på: post@bat.dk Bemærk at alle henvendelser samt svar herpå - vil i anonymiseret form, løbende blive gjort tilgængelige på Bemærk at eventuelle rettelser til udbuddet vil bliver gjort tilgængelige på Alle interesserede tilbudsgivere er selv ansvarlige for at indhente supplerende oplysninger i Oktober 2014 S. 20

21 form af spørgsmål, svar og rettelser til udbuddet, når disse er tilgængelige på Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål løbende og senest den 19. november Alle spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Vurdering af tilbud: Efter åbning af tilbud vil BAT gennemgå tilbuddene for at afgøre, om de er afgivet i overensstemmelse med de i udbudsmaterialet stillede betingelser, herunder formkrav og mindstekrav. Under denne gennemgang kan BAT, uden på nogen måde at forpligte sig, anmode enhver tilbudsgiver om at afgive uddybende eller supplerende oplysninger om tilbuddet. Der vil blive set bort fra urealistisk lave tilbud og tilbud fra operatører, som ikke skønnes at kunne udføre opgaven, samt ikke konditionsmæssige tilbud. Tildelingskriteriet er laveste pris. Såfremt der indkommer flere identiske bud vil BAT tildele kørslen ved lodtrækning. Såfremt denne situation opstår, vil BAT indkalde de involverede tilbudsgivere til at overvære denne lodtrækning. BAT forbeholder sig ret til, i overensstemmelserne med reglerne i EU's forsyningsdirektiv, at annullere udbuddet helt eller delvist og eventuelt foretage nyt udbud af kørslen. 11: Aktindsigt offentliggørelse: BAT kan videregive oplysninger angående dette udbud, såfremt dette er påkrævet i henhold til lovgivning, eller en afgørelse er truffet herom af domstol eller offentlig myndighed, herunder f.eks. den danske stat, konkurrencemyndighederne eller Europakommissionen. Efter kontraktindgåelse vil der i henhold til EU s udbudsprocedure blive afgivet oplysninger til EU. Derudover vil BAT kunne offentliggøre følgende oplysninger : Oktober 2014 S. 21

22 Navn på tilbudsgiverne Den gennemsnitlige driftstimepris for de indgåede kontrakter. Der kan ikke ved forbehold kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang. Tilbudsgiver kan markere, hvilke forhold i tilbuddet, der af tilbudsgiver betragter som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og /eller fortrolige aspekter, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet, art.13. BAT er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelser med aktindsigt begæring, men vil indgå som element i BATs vurdering af, om og i hvilket omfang, der skal gives aktindsigt. 12: Misligholdelse og øvrige juridiske bestemmelser: Reglerne om misligholdelse, tvistløsning og en række andre juridiske bestemmelser er samlet i kontrakten. Der kan ikke tages forbehold over for indholdet af kontrakten. Kontrakten, der vil blive anvendt kan ligeledes rekvireres skriftligt på : post@bat.dk Oktober 2014 S. 22

23 Bilag 1: Definitioner og andre nyttige informationer Driftstimepris Den samlede pris for såvel køre- som vente-/servicetid. Det vil sige den timepris der afregnes når vognen kører og holder stille er i drift Helligdage De i udbudsmaterialet nævnte helligdage er følgende: nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, påskedag, 2.påskedag, st.bededag, Kr.himmelfartsdag, grundlovsdag, pinsedag, 2.pinsedag, juleaftensdag, 1.juledag, 2.juledag og nytårsaftendag. Skoledage De dage, hvor den Bornholmske folkeskole har kalendersat undervisning. Der kan regnes med ca. 200 dage pr skoleår. En fuldstændig kalender over disse dage kan rekvireres på: post@bat.dk Hverdage, kke skoledag De hverdage, hvor den bornholmske folkeskole ikke har kalendersat undervisning. Hjemsted for vogne Det sted hvor vognen starter og slutter. En fysisk adresse, der fastsættes af operatøren i samarbejde med BAT, inden for et hjemområde der er defineret af BAT. Operatør Tilbudsgiver, vognmand eller taxivognmand. Samordning og koordinering af kørsel Ved samordning af kørsel forstås, at turene forsøges samlet til kørsel i samme vogn på samme tid, således at antallet af udførte kørsler bliver færre. Med koordinering af kørsel forstås, at turene forsøges samlet på et antal vogne, således at den enkelte vogn skal udføre flere ture i forlængelse af hinanden. Herved undgås tomkørsel og antallet af vogne, der skal benyttes til udførelse af turene, mindskes. Kørselskontoret Oktober 2014 S. 23

24 Organisatorisk enhed, der er ansvarlig for driftsgennemførelsen overordnet og med den koordinerende rolle mellem bestillere af ture - kunder og de udførende vogne. Variabel kørselskontrakt Aftale om, at forud aftalte vogne kan indmeldes til drift i tidsrum tilbudsgiver afgør til forud aftalt pris. Oktober 2014 S. 24